TUHA VIITEARKKITEHTUURIN TYÖSTÄMINEN 27.8.2015 jälkeen Sisältää tutkimuspalvelupäivillä tehdyn työn. TUTKIMUSRAHOITUS JA PROJEKTIT (kokonaisuus) Kuvaus: Kokonaisuus käsittää tutkimusprojektien hallintaan sekä rahoitukseen liittyvät prosessit ja palvelut. Kokonaisuus on jaettu neljään osaan tutkimustyön edellytyksien luomisesta projektien päättymisen jälkeiseen tilanteeseen. Tässä työversiossa ei vielä ole mukana sellaisia tukiprosesseja ja palveluita, jotka liittyvät omarahoituksella tai palkkatyönä (ei projektimuotoista) tehtävään tutkimukseen. Tutkimustyön mahdollistaminen Kuvaus: Tällä tarkoitetaan niitä tuen ja hallinnon prosesseja, joilla luodaan tutkimustyölle edellytykset. Luetellut asiat edeltävät hankkeistamista ja hakemusten kirjoittamista. Erityisesti kokonaisuuteen sisältyvät rahoituslähteiden ja ideoiden tunnistaminen sekä hankkeiden esivalmistelu. TUTKIJAN TOIMINTA Rahoituksen hankinta Lähteiden tunnistaminen ja rahoitusehtoihin perehtyminen Rahoitusmahdollisuuksiin vaikuttaminen Strateginen suunnittelu Lisärahoituksen hakeminen Projektihallinnan valmistelu Hankkeiden koordinointi Projektisalkun hallinta Henkilöiden resursointi projektille Tilat ja tutkimusinfrastruktuurit Yhteistyön rakentaminen Yhteistyöaiheiden tunnistaminen Mahdollisten kumppanien tunnistaminen Yhteistyöohjelmien, rakenteiden ja muotojen tunnistaminen. Verkostoituminen Haku kumppanuuteen HALLINNON PROSESSI TAI PALVELU Tiedotus rahoituslähteistä Rahoituslähteiden tunnistaminen Neuvonta ja koulutus (instrumentit, haut, rahoittajat, rahoitustietokannat) Rahoitusmahdollisuuksiin vaikuttaminen Strategisen suunnittelun tuki Rahoitusehtojen tulkinta Hankkeiden koordinointi Projektisalkun hallinta Projekti idean arviointi Henkilöiden resursointi Ideointipajat tutkijoille, joissa voi etsiä synergiaetuja. Yritysyhteistyön edistäminen Yliopiston tunnetuksi tekeminen Avainasiakkaista huolehtiminen IPR Yliopiston infrat ja laboratoriopalvelut
Yliopiston sisäiset kannustimet, esim. yhteistyö KOMMENTIT TUTKIMUSPALVELUPÄIVILTÄ: Tutkijan aika tutkimukseen > projektinhallinta siirretään hallinnolle kohdistettua tiedotusta rahoituksesta tutkijoille ja esimiehille (=> Miten tuen kutakin alaistani?) Hallinnosta rahoitus verkoston tai yhteistyön valmistelulle (esimerkiksi vierailut). 4 tutkimuspolitiikkaan ja ohjelmiin vaikuttaminen. 2 Hallinto toimii portinavaajana. Nuoren tutkijan strateginen kasvu + vanhemman tutkijan henkinen herättely. 5 Nuoren tutkijan rahoituslähteiden tunnistaminen. Nuoren tutkijan urasuunnittelu Hallinto (käsitettynä yleishallintona) ei ole oikea toimija (ei yksin, mutta apuna) > kyse on tutkijakoulusta ja sen palveluista. Ennakointi hakemusvalmistelussa. 5 Tulevaisuustutkimus työpajoja tutkijoiden verkottamiseksi. 2 Alueiden platformit Tutkimusaiheen kirkastaminen Sen tarkistaminen onko tutkimusaihe yliopiston/tutkimusorganisaation strategian mukainen Strategiset liikkuvuuskumppanit ja niistä tiedottaminen. Verkottaminen. 3 Monitieteisyyden laajentaminen koordinoimalla Rahoituslähteiden tunnistaminen ja tiedotus Saadun palautteen yhteinen läpikäyminen Kohdennettujen tukipalveluiden tarjonta, myös harvinaisemmat rahoituslähteet. 5 Tukipalvelupakettien koostaminen ja niistä viestiminen. Yritysyhteistyön edistäminen, yliopiston tunnetuksi tekeminen, avainasiakkuuksista huolehtiminen. 4 Hankkeistaminen Kuvaus: Hankekuvaukset luodaan ja hankkeille hankitaan rahoitus sekä tehdään suunnitelmat. Kohta sisältää myös yhteistyökumppanien haun. Vaiheeseen ei kuulu vielä varsinainen tutkimustyö. TUTKIJAN TOIMINTA Rahoituksen varmistus Lähteiden tunnistus ja ehdot Rahoituksen hakeminen HALLINNON PROSESSI TAI PALVELU Grant writing / reading Säätiöapurahojen haun tukeminen
Hakemiseen liittyvät muodollisuudet (allekirjoitukset ym.) Rahoituspäätöksen vastaanottaminen Sopimusneuvottelut Raportointi rahoittajalle Suunnitelmatyö Tutkimussuunnitelma Työsuunnitelmat Tutkimuslupaprosessi Projektisuunnitelman ja budjetin laadinta ja tarkistuttaminen Hankkeiden koordinointi Budjetointi Projektisalkun hallinta Henkilöiden resursointi projektille (mikä tässä eroaa vastaavaan hallinnon puolen taulukossa?) Tilat ja tutkimusinfrastruktuurit Rahoittajakohtaisten koulutusten järjestäminen Rahoitusehtojen tulkitsemisen/noudattamisen tuki Sopimuksen laadinnan tuki ( kuka vastaa sopimus ja rahoitusprosessista? tutkija vai tukipalvelu. Sisältö ja muotoseikat ) Raportoinnin tuki (talous) Tutkimusrahoitustietokantojen hankinta ja käytön koulutus (esim. Research Professional) Kustannusten ja rahoituksen budjetointi Tutkimusprojektien juridinen neuvonta ja sopimusten hallinta (mm. mallipohjasopimuksien ja vakioehtojen ylläpito) Projekti idean arviointi laitoksen (ja yo:n) strategian näkökulmasta Projektisuunnitelman ja projektibudjetin hyväksyminen Projektisuunnitelman ja projektibudjetin sisällöllinen tarkistaminen ( taustamateriaalin tunnistaminen) Hankesuunnittelun tuki (tämä alla) Budjetoinnin tuki Hankintoihin (ml. kilpailutukseen) liittyvä tuki Budjetin tarkistaminen, neuvonta, päivittäminen ja tukipalvelut Hankkeiden koordinointi Hankkeen / Projektin avaus, hallinnointi ja päättäminen (järjestelmään) Projektisalkun hallinta
Henkilöiden resursointi projekteille Projektihenkilöstön palkkauksen yleiset periaatteet Yhteistyökumppanuudet Verkostoituminen ja konsortiot Aiheiden kytkeminen kumppanuuksiin Haku kumppanuuksiin Hallinnollisten raporttien ja muiden asiakirjojen säilytys Hakemustietojen hallinnointi KOMMENTIT TUTKIMUSPALVELUPÄIVILTÄ: Tutkijan toiminta: Innostus (onko tukipalvelun tehtävä?) Strateginen tähtääminen ja valinnat resurssien suunnittelu eli budjetointi palvelujen priorisointi 2 Rahoitushaun vertaistuki Tukipalvelut: Mitä grant writing on? Open sources / Green / Gold avaaminen Aineistonhallintasuunnitelma, aineistoinfrat, aineistonhallintapalvelu, aineistonhallintakoulutus. Julkaisusuunnitelmat, julkaisuarkisto IPR (työsopimukset ja projektikohtaiset erikseen) (verkostoituminen tehtävä aikaisemmin) eettinen ennakkoarviointi palvelu Puitesopimuksia strategisten partnerien kanssa. tukipalvelu ei saa häiritä tutkijaa. 3 Rahoituslähteiden tunnistus ja ehdot 4 yhteistyökumppanien haku ja niiden taustojen varmistaminen 7 tiedekuntien omat arviointipaneelit, jonka jälkeen hakemus rahoittajalle (kommentointi, sparraus) 2 hakemusten priorisointi strategian kannalta NCP:n tuen hyödyntäminen yritykset yhteistyökumppaneina Toteuttaminen Kuvaus: Suunnitelman mukainen tutkimusprojekti toteutetaan. Tässä vaiheessa syntyvät projektin tuotokset, jotka on suunnitteluvaiheessa ennakoitu. Toisin sanoen
ne tuotokset, jota varten rahoitus on alun perin myönnetty. Ylimääräiset ja tutkimustyössä toki hyvin tavalliset muut tuotokset katsotaan tutkimuksen tuottamaksi lisäarvoksi (seuraava kohta) ottamatta kantaa siihen kenelle ne esimerkiksi kuuluvat. TUTKIJAN TOIMINTA Rahoitus Projektin budjettiseuranta Raportointi rahoittajalle, tilintarkastukset (tilintarkastukset hallinnon puolelle) Lisärahoituksen hakeminen HALLINNON PROSESSI TAI PALVELU Budjetoinnin tuki Rahoitusehtojen tulkitsemisen/noudattamisen tuki Projektirahoituksesta tiedottaminen (mitä tällä tarkoitetaan?) Kustannusten ja rahoituksen budjetointi Laskutus/tulojenkirjaus Projektibudjetin arviointi ja päivittäminen (ennustaminen) Projektibudjetin päivittäminen rahoituspäätöksen mukaisest (mikä on tämän ja edellisen kohdan ero?) i Rahoittajan mahdollisesti vaatimien tilintarkastusten hoitaminen (liittynee kohtaan kirjanpito) Raportoinnin tuki (talous) Rahoituspäätöksen mukainen budjetti Kirjanpito Projektinhallinta Projektisuunnitelman kirjoittaminen ja päivittäminen Projektisalkun hallinta Työsuunnittelu ja seuranta Henkilöiden resursointi projekteille Raportointi Projektin päättäminen ja arkistointi (huom, data!) Tutkimusprojektien juridinen neuvonta ja sopimusten hallinta (mm. mallipohjasopimuksien ja vakioehtojen ylläpito) Projektisuunnitelman ja projektibudjetin arviointi ja hyväksyminen Projektisalkun hallinta Hankkeen / Projektin avaus, hallinnointi ja päättäminen (järjestelmään) Projektihenkilöstön palkkauksen yleiset periaatteet
Henkilöiden resursointi projekteille (tarkennettava tähän, kirjoitettu samalla lailla molemmille puolille) Tutkimusprojektien resurssien seuranta ja raportointi (vrt. tutkijan kohtaan hankeraportointi) Työajanseurantajärjestelmä Hankinnat Tutkimusluvat Tutkimushankkeesta tiedottaminen Hankintoihin (ml. kilpailutukseen) liittyvä tuki Sopimuksen laadinnan tuki Hankkeiden koordinointi (kuka koordinoi ja mitä?) Tiedottamisen tuki + CRIS Hankkeiden koordinointi (vastaa hallinnon puolen toimintoa, mitä?) Hankeraportointi Projektin onnistumisen ja vaikuttavuuden arviointi (sisäinen/ulkoinen) Hallinnollisten raporttien ja muiden asiakirjojen säilytys Sähköinen työtila/alusta innovaatiopalvelut? KOMMENTIT TUTKIMUSPALVELUPÄIVILTÄ: Tutkijan toiminta: Aineistojen hallinta, yo:n palvelut keksintöilmoitukset aikaa tutkimukselle 11 päävastuu hankkeesta/projektista tutkijalla projektinhallinta (projektisuunnitelman päivittäminen) 1 tutkimusdatan arkistointi varsinainen tutkimustyö ja julkaisut lienee keskeistä 1 Tukipalvelut: tilintarkastukset koulutusta projektinhallintaan koskien erityisesti kv ympäristöä budjetin seuranta taloussihteerien ja tutkijoiden yhteistyönä arkistointi (vrt. tutkijan tekemään arkistointiin) Kirjaston, tietohallinnon ja HR:n roolit?
toteutuksen projektipäällikkö vai sihteeri? tulosmateriaalin tunnistus. tutkimusaineiston hallintapalvelu (huom! avoin tiede) 10 Syntyneen kokonaisuuden hyödyt Todettiin yhdessä tutkimuspalvelupäivillä, että voi olla järkevää poistaa tämä neljäs kokonaisuus ja sen sijasta linkittää julkaisut & hyödyntäminen kokonaisuuteen. Asiat, jotka tulivat keskusteluissa esille on jo käsitelty siellä. Kuvaus: Tutkimusprojektin vaikuttavuus sekä siitä syntyneet muut hyödyt, jotka voidaan tulkita tutkimuksen lisäarvoksi. Esimerkiksi uudet infrastruktuurit tai jatkokäyttöön soveltuvat ohjelmistot. Tämä vaihe toimii myös syötteenä ensimmäiseen vaiheeseen. TUTKIJAN TOIMINTA HALLINNON PROSESSI TAI PALVELU Rahoitusmahdollisuuksiin vaikuttaminen ja rahoituksen strateginen suunnittelu Tutkimusprojektin onnistumisen ja vaikuttavuuden arviointi (sisäinen/ulkoinen) Rahoitusmahdollisuuksiin vaikuttaminen Tuki strategiselle suunnittelulle Uudet tutkimusinfrastruktuurit Tutkimusprojektista tiedottaminen Tutkimusinfrastruktuuripalvelun luominen Tiedottamisen tuki Verkostoituminen (konsortiot) Projektisalkun hallinta KOMMENTIT TUTKIMUSPALVELUPÄIVILTÄ: Näkökulma on vähän vinksallaan: liian sisäänpäinkääntynyttä, yhteiskunnallinen aspekti puuttuu. strategisen näkökulman laajentaminen yhteiskunnalliseen suuntaan, viestin vieminen eteenpäin. vaikuttavuuden arviointi ja sen hyödyntäminen 10 miten mitataan pitkäaikaiset hyödyt, jotka nähdään vasta vuosien päästä. mukana olleiden yritysten ja muiden organisaatioiden näkökulma mukaan! +pitkäaikainen vaikuttavuus.
Sisäiset ja ulkoiset on käsiteltävä yhdessä. aineistoista infraksi hankehallinnon oppimiskokemus. kehitysnäkökulma, miten hanke pitäisi hallinnoida? 1 kick down palaver, lessons learned ja sudenkuopat yhteiskunnan kehittäminen 7 kaupallistaminen 6 globaaleihin ongelmiin vastaaminen 2 tieteen kansantajuistaminen urasuunnittelu / meritoituminen 10 uudet tutkimusideat kokemus tutkimusprosessista kasvaa ekstradatan saaminen ja sen jatkohyödyntäminen julkaisut, sitaatit lessons learned tulokset? (tieteelliset) aineistot ja säilytys, ATT? open data. 1 Keitä tai mitä toimijoita tähän kokonaisuuteen liittyy. Jos mahdollista kuvatkaa myös mitä ao toimija tekee (päättää, valtuuttaa, valmistelee jne.) : Yhteenveto pisteytyksistä: Aikaa tutkimukselle (toteuttaminen) 11 Tutkimusaineiston hallintapalvelu (huom! avoin tiede) (toteuttaminen) 10 Urasuunnittelu / meritoituminen (hyödyt) 10 Vaikuttavuuden arviointi ja sen hyödyntäminen (hyödyt) 10 Yhteiskunnan kehittäminen (hyödyt) 7 Yhteistyökumppanien haku ja niiden taustojen varmistaminen (hankkeistaminen) 7 Kaupallistaminen (hyödyt) 6 Ennakointi hakemusvalmistelussa. (mahdollistaminen) 5 Kohdennettujen tukipalveluiden tarjonta, myös harvinaisemmat rahoituslähteet. (mahdollistaminen) 5 Nuoren tutkijan strateginen kasvu + vanhemman tutkijan henkinen herättely. (mahdollistaminen) 5 Hallinnosta rahoitus verkoston tai yhteistyön valmistelulle (esimerkiksi vierailut). (mahdollistaminen) 4 Rahoituslähteiden tunnistus ja ehdot (hankkeistaminen) 4 Yritysyhteistyön edistäminen, yliopiston tunnetuksi tekeminen, avainasiakkuuksista huolehtiminen. (mahdollistaminen) 4 Strategiset liikkuvuuskumppanit ja niistä tiedottaminen. Verkottaminen (mahdollistaminen). 3 Tukipalvelu ei saa häiritä tutkijaa. (hankkeistaminen) 3 Globaaleihin ongelmiin vastaaminen (hyödyt) 2 Palvelujen priorisointi (hankkeistaminen) 2
Tutkimuspolitiikkaan ja ohjelmiin vaikuttaminen. (mahdollistaminen) 2 Tulevaisuustutkimus työpajoja tutkijoiden verkottamiseksi. (mahdollistaminen) 2 Tiedekuntien omat arviointipaneelit, jonka jälkeen hakemus rahoittajalle (kommentointi, sparraus) (hankkeistaminen) 2 Open data. (hyödyt) 1 Projektinhallinta (projektisuunnitelman päivittäminen) (toteuttaminen) 1 Varsinainen tutkimustyö ja julkaisut lienee keskeistä (toteuttaminen) 1