1 9.5.1997 Taloussäännön voimaantulo 1.7. 1997 lukien. Valtuusto on hyväksynyt 29.5.1997 1997, 75 MÄNTYHARJUN KUNNAN TALOUSSÄÄNTÖ I YLEISIÄ MÄÄRÄYKSIÄ 1 Soveltamisala Tässä säännössä annetaan kunnan kaikille toimielimille yhteiset talousarviota, taloussuunnittelua ja muuta taloudenhoitoa koskevat määräykset. 2 Taloudellisuus ja tulosvastuu 3 Sisäinen valvonta 4 Riskienhallinta Kunnan tehtävät on hoidettava taloudellisesti ja järjestettävä siten, että vastuu tavoitteiden toteuttamisesta sekä toiminnallisesta ja taloudellisesta tuloksesta on selkeä. Kunnan toiminnot on järjestettävä ja johtamistehtävät hoidettava niin, että organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on riittävä sisäinen valvonta. Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan sekä rahavarojen ja omaisuuden säilyttämistä ja hoitoa että toiminnan oikeellisuuden, tuloksellisuuden ja taloudellisuuden jatkuvaa seuraamista. Kullekin tulosyksikölle määrää vastuuhenkilön kirjallisesti toimielin (kunnanhallitus tai lautakunta), ellei se ole delegoinut tätä tehtävää osastopäällikölle. Jokaisen osaston on pidettävä yhtenäistä luetteloa määrätyistä vastuuhenkilöistä. Kunnan toiminnot on järjestettävä ja tehtävät hoidettava taloudellisia ja muita riskejä välttäen. Riskien hallitsemiseksi on selvitettävä todennäköisten riskien olemassaolo ja niiden mahdolliset vahinkokustannukset. Vahinkoihin on varauduttava siten, etteivät niiden kustannukset aiheuta häiriöitä kunnan toiminnoille ja rahoitukselle.
2 Kunnanhallitus vastaa riskienhallinnan toteuttamisesta ja yhteensovittamisesta sekä päättää kunnan omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. Kunnanhallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. II TALOUSSUUNNITTELU 5 Taloussuunnitelma Valtuuston on vuoden loppuun mennessä hyväksyttävä kunnalle seuraavaksi kalenterivuodeksi talousarvio. Sen hyväksymisen yhteydessä valtuuston on hyväksyttävä myös kolmea vuotta koskeva taloussuunnitelma. Talousarviovuosi on taloussuunnitelman ensimmäinen vuosi. Valtuusto antaa vuosittain määrärahan tehtäväalueelle käyttötalousosassa ja hankkeille/hankeryhmälle investointiosassa. Taloussuunnitelmassa esitetään kunnan toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet sekä selvitetään miten toiminta ja investoinnit rahoitetaan. Taloussuunnitelma koskee vähintään kolmea vuotta. 6 Talousarvio ja sen rakenne Vuosittaisen talousarvion laadinnan lähtökohtana on taloussuunnitelman tavoitteet. Talousarvio laaditaan valtuuston hyväksymän talousarvioasetelman mukaisesti. Talousarvio jakaantuu käyttötalousosaan, investointiosaan, tuloslaskelmaosaan ja rahoitusosaan. Talousarvion käyttötalousosassa valtuusto hyväksyy toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet sekä osoittaa tavoitteiden edellyttämät määrärahat ja tuloarviot toimielimelle/tehtäväalueelle tehtävien hoitamiseksi. Tuloslaskelmaosa osoittaa, kuinka tulorahoitus riittää palvelutoiminnan menoihin, korkoihin ja muihin rahoitusmenoihin sekä omaisuuden kulumisen edellyttämiin suunnitelman mukaisiin poistoihin. Investointiosassa esitetään määrärahat ja tuloarviot hankkeille ja hankeryhmille. Rahoitusosassa esitetään kuinka paljon tarvitaan tulorahoituksen lisäksi pääomarahoitusta investointeihin ja lainan lyhennyksiin ja miten rahoitustarve katetaan tai kuinka suuri on rahoitusjäämä ja miten se käytetään. Kunnanvaltuuston hyväksymässä talousarviossa on kaaviokuva siitä mikä toimielin/viranhaltija hyväksyy kutakin toimielintä varten laadittavan käyttösuunnitelman. Mikäli kunnanvaltuusto tai kunnanhallitus tekee erillispäätöksen jonkun määrärahan käyttöön liittyvästä asiasta kirjataan kulut päätökseen merkityn tiliöinnin mukaisesti. 7 Talousarviomuutokset
3 Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. 8 Investointivaraus ja rahastointi Tuleviin investointeihin varaudutaan tekemällä investointivaraus tai siirtämällä varoja kunnan tilinpidossa olevaan rahastoon tilikauden ylijäämäisestä tuloksesta. 9 Käyttöomaisuuden myynti/osto Käyttöomaisuuden ostosta päättää se tulosyksikkö, jonka talousarviossa ao. hanke on, ellei talousarviossa ole toisin päätetty. Käyttöomaisuuden myynnistä päättää kunnanhallitus silloin, kun myytävän omaisuuden hankintahinta on yli 100.000 mk ellei kunnanhallitus ole delegoinut päätösvaltaa muulle toimielimelle tai viranhaltijalle. Muutoin myynnistä päättää se toimielin (lautakunta), jonka alaisuuteen esine kuuluu. Myynneistä/ostoista johtuvat oikaisukirjaukset käyttöomaisuusluetteloihin tulee kunkin hallintokunnan antaa tiedoksi kirjanpitoon. Kunnanhallitus on hyväksynyt irtaimiston luettelointiohjeet erikseen. 10 Poistosuunnitelman hyväksyminen 11 Hankinnat 12 Tarkastustoimi Poistosuunnitelman hyväksyy kunnanhallitus. Hankinnoilla tarkoitetaan valmiiden tai tilauksesta valmistettavien tavaroiden, raaka- ja tarveaineiden sekä puolivalmisteiden ja palvelujen hankkimista kunnalle. Hankinnoista on kunnanhallitus antanut erilliset, yleiset hankintaohjeet. Hallinnon ja talouden tarkastamisesta, tarkastuslautakunnasta ja tilintarkastajasta on määrätty tarkastussäännössä.
4 III RAHATOIMI 13 Kassanhallinta Kunnan kassanhallinta on järjestettävä siten, ettei toimintoihin sitoudu tarpeettomasti pääomaa. Rahoitus, maksuliikenne ja sijoitustoiminta on hoidettava riskit halliten. Sijoitustoiminnasta antaa ohjeet kunnanhallitus. 14 Maksujen määrääminen Maksujen määräämisestä säädetään hallintosäännössä (johtosäännöissä). IV LASKENTATOIMI 15 Laskentatoimen hoito 16 Tilijärjestelmä Laskentatoimi on järjestettävä siten, että se tuottaa ohjauksessa ja valvonnassa tarvittavat toiminta- ja taloustiedot. Tilijärjestelmän on oltava selkeä ja riittävästi eritelty. Jokainen tili on pidettävä jatkuvasti sisällöltään samana. Sitä voidaan kuitenkin muuttaa toimintojen aiheuttamien muutosten, parannettuun tilijärjestelmään siirtymisen tai muun erityisen syyn vuoksi. Kirjanpidossa on tarpeelliset tasetilit sekä talousarviotilit, joista on käytävä ilmi talousarvion määräraha ja tuloarvio muutoksineen sekä määrärahan käyttö ja kertynyt tulo. Taloustapahtumat käsitellään meno- ja tulolajeittain. 17 Kirjanpidon menetelmäkuvaus Kirjanpidosta on oltava ajan tasalla oleva menetelmäkuvaus. 18 Kirjaamisperusteet Meno ja tulo kirjataan tilinpäätöksessä suoriteperusteen mukaan jaksotettuna (paitsi verotulot). 19 Kirjaaminen ja kirjaamisjärjestys Kirjanpitoon merkitään menot, tulot, varat ja velat sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät. Taloustapahtumat on merkittävä kirjanpitoon siten, että kirjausten yhteys talousarvion toteutumisvertailuun ja taseeseen voidaan vaikeuksitta todeta. Taloustapahtumat on kirjattava aikajärjestyksessä. Maksutapahtumat on kirjattava aikajärjestyksessä viivytyksettä päiväkohtaisesti, jolloin kirjaus voidaan tehdä myös yhdistelmänä. Muut kirjaukset pyri-
5 tään tekemään kuukausikohtaisesti. Kustannuslaskennalliset jaot tehdään puolivuosittain tai vuosittain. Käyttöomaisuudessa tapahtuvat muutokset kirjataan vähintään vuosittain (SUMU-poiston alainen). 20 Tosite 21 Tilinpäätös Kirjausten on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa taloustapahtuman. Tositteeseen on merkittävä käytetyt kirjanpidon tilit. Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannon tekijä ja tulotositteesta luovutettu suorite tai muu tulon peruste. Tuotannontekijän vastaanottoja suoritteen luovutusajankohta on voitava osoittaa tositteen tai sen liitteen avulla tai muulla tavoin. Tositteessa on oltava merkintä alv:n markkamäärästä ja prosentista. Lautakunnan tai muun kunnan viranomaisen on vuosittain määrättävä henkilöt, jotka sen puolesta hyväksyvät menotositteet, jollei hyväksyjää ole määrätty johtosäännössä. Ennenkuin maksu suoritetaan on tosite varustettava hyväksymismerkinnällä. Hyväksyjän on tarkistettava, että tosite on muodollisesti ja asiallisesti oikea, tavara, työsuoritus tai muu palvelus on merkitty vastaanotetuksi, tositteessa on oikea tilimerkintä ja että menon suorittamiseen on käytettävissä määrärahaa. Kirjanpitoon tulee vuosittain ilmoittaa toimielimen määräämät laskujen hyväksyjät nimikirjoitusnäyttein. Hyväksyjän on huolehdittava siitä, ettei käytettävissä olevaa määrärahaa ylitetä. Tavaran tai palvelun vastaanottajan on verrattava saatu luovutus lähetyslistaan tai tehtävä suorituksesta muutoin riittävät muistiinpanot. Vastaanottajana ja hyväksyjänä ei saa olla sama henkilö. Tositteen valmistelussa on otettava huomioon mahdolliset esteellisyydet. Hyväksyjän on toimitettava hyväksymänsä tositteet viipymättä maksuliikennettä hoitavalle viranhaltijalle (laskut laitetaan maksuun osastoittain). Tositteet on säilytettävä tositelajeittain numerojärjestyksessä. Kirjanpidon aineiston säilytyspaikan ja -ajan osalta on noudatettava voimassa olevia arkistonhoidon säännöksiä ja määräyksiä. Kunnan tilikausi on kalenterivuosi. Tilikaudelta laaditaan tilinpäätös, joka saatetaan valtuuston käsiteltäväksi tilikautta seuraavan vuoden kesäkuun loppuun mennessä. Tilinpäätökseen kuuluvat tuloslaskelma, tase ja niiden liite-
6 tiedot sekä talousarvion toteutumisvertailu ja toimintakertomus. Lisäksi tilinpäätökseen liitetään konsernitase liitteineen. Toimintakertomuksessa on esitettävä selvitys valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Toimintakertomuksessa on myös annettava tietoja sellaisista kunnan talouteen ja konsernitaseeseen liittyvistä olennaisista asioista, joista ei ole tehtävä selkoa tuloslaskelmassa tai taseessa. 22 Tilinpäätöksen laatiminen ja allekirjoittaminen 23 Tasekirja 24 Arvoposti Tilinpäätös (tuloslaskelma, tase, tuloslaskelman ja taseen liitetiedot, talousarvion toteutumisvertailu, toimintakertomus ja konsernitase) varainhoitovuodelta on laadittava ja annettava tarkastuslautakunnalle ja tilintarkastajille seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Tilinpäätös on päivättävä sekä kunnanhallituksen jäsenten ja kunnanjohtajan allekirjoitettava. Taseen erittelyt on päivättävä ja niiden laatijoiden allekirjoitettava. Tilinpäätösasiakirjat kootaan tasekirjaksi, jonka sivut numeroidaan ja sidotaan. Kunnalle osoitetun saapuvan arvopostin sekä muut arvolähetykset kuittaa ja vastaanottaa kunnanhallituksen valtuuttama henkilö tai henkilöt. Toimielimelle (lautakunnalle) tai muulle kunnan viranomaiselle osoitetun arvopostin kuittaa ja vastaanottaa tämän valtuuttama henkilö tai henkilöt. 25 Rahavarojen ja asiakirjojen tarkastus Kunnanhallituksen keskuudestaan valitseman kahden jäsenen on vähintään kerran vuodessa ennalta ilmoittamatta tarkastettava hallinto- ja talousosaston kassa- ja pankkitilien varat sekä sen hallussa olevat arvopaperit ja vakuudet. Jos toimielimen (lautakunnan) alaisen yksikön hallussa on edellä mainittuja varoja (alitilittäjä) tai asiakirjoja, on osastopäällikön vähintään kerran vuodessa huolehdittava niiden tarkastuksesta. Kassanhoitajan tai alitilittäjän vaihtuessa on aina toimitettava kassan tarkastus. Tarkastuksista on annettava kertomus kunnanhallitukselle tai asianomaiselle lautakunnalle.
7 26 Alitilittäjä 27 Yleisohje Alitilittäjä on kunnan viranomainen, jonka tehtäväksi on kunnanhallituksen päätöksellä annettu kunnan tulojen periminen, menojen suorittaminen tai kumpikin niistä. Kunnanhallitus päättää erillisellä päätöksellä ne henkilöt, jotka ovat alitilittäjiä, pohjakassan suuruuden, kassojen enimmäismäärät ja toiminnan laajuuden. Kunnanhallitus voi antaa erillisiä, täydentäviä ohjeita tämän taloussäännön soveltamiseksi. G/DATA/WINWORD/KH/SÄÄNNÖT/TALOUSSÄ.DOC
1 TALOUSSÄÄNNÖN TOIMEENPANO-OHJEET 1. SISÄISEN VALVONNAN TOTEUTTAMINEN 1.1. Materiaalihallinnon järjestäminen Hankinnat on suoritettava taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti tarpeetonta varastointia välttäen. Hankinnoissa noudatetaan taloussäännön ja kunnanhallituksen mahdollisesti antamia määräyksiä. Varsinaisen varaston materiaalihankinnat rahoitetaan kassavaroin, muut kulutusvarastohankinnat rahoitetaan talousarviovaroin. Varastojen suuruudet ja niihin sijoitettujen varojen enimmäismäärät määrää ao. osastopäällikkö. Varastonhoitaja vastaa siitä, että materiaalit vastaanotetaan, varastoidaan ja luovutetaan annettujen ohjeiden mukaisesti. Mikäli kulutusvarastolla ei ole varsinaista varastonhoitajaa, määrää vastuuhenkilön ao. osastopäällikkö. Materiaalia vastaan otettaessa varastoon on tarkastettava, että se on lähetysilmoituksen mukainen. Milloin materiaalia ei ole seurannut lähetysilmoitus, siitä on tehtävä saapumisilmoitus. Materiaalin varastoon vastaanottaa ja kuittaa saaduksi varastonhoitaja tai hänen määräämänsä henkilö. Varastosta luovutetaan materiaalia käyttöön tarkoituksenmukaisissa erissä. Varsinaisesta varastosta luovutettu materiaali on vastaanottajan kuitattava käyttäen numeroitua tilauslomaketta. Kulutusvarasto ja varsinainen varasto on inventoitava varainhoitovuoden päättyessä. Varastoluettelo on inventoinnin suorittajan päivättävä ja allekirjoitettava. Tilinpäätöksessä varastot on arvostettava joko hankinta- tai valmistusarvoon. Käyttöön soveltumaton materiaali on poistettava varastosta. Poistoista päättää ao. osastopäällikkö. Varastosta luovutettava materiaali hinnoitellaan siten, että materiaalin hinta sisältää kaikki varastoinnista aiheutuvat kustannukset. Kunnan kirjanpidossa tulee olla jokaisella kassavaroin hankitulla varastolla oma tilinsä. Jokaisesta varsinaisesta varastosta on pidettävä erillistä varastokirjanpitoa, josta ilmenee varastossa olevan tavaran nimikkeet, yksikköhinnat, vastaan-
2 otetut ja luovutetut sekä jäljellä olevat määrät. Varastokirjanpito on pidettävä ajan tasalla. 1.2. Tulojen perintä ja saamisten valvonta Kunnalle tulevat rahasuoritukset on, mikäli mahdollista ohjattava kunnan pankkitilille. Alitilittäjän ottaessa vastaan kunnalle tulevia maksuja maksajalle on annettava juoksevalla numerolla ja päiväyksellä varustettu kuitti tai kassakoneella laskuun tehty kuittaus. Ellei maksua ole kuitattu vastaanotetuksi kassakoneella, on tulotositteeksi jäätävään kappaleeseen otettava maksajan allekirjoitus. Alitilittäjän määräämisestä, pohjakassan suuruudesta, käteiskassan suuruudesta ja muista alitilitystoimintaan liittyvistä seikoista päättää kunnanhallitus erillisellä päätöksellä. Numeroiduista tulotositesarjoista pitää arkistonhoitaja erillistä luetteloa. 1.3. Saamisten laskutus ja periminen Laskutus Se viranomainen, jonka toiminnasta syntyy laskutusperuste ja jonka tuloksi lasku kirjataan, huolehtii kokonaisvaltaisesti laskun laatimisesta ja lähettämisestä ja erääntyneen laskun perinnästä. Laskutuksen perusteena olevat asiakirjat laaditaan sellaiseen muotoon, että ne sisältävät laskutuksessa tarvittavat tiedot. Laskutus tulee mahdollisuuksien mukaan hoitaa atk:lla reskontran kautta. Käsilaskutuksesta on annettava maksuunpanoluettelo sekä tilikohdilla varustetut laskujäljennökset kirjanpitoa varten. Vuoden vaihteessa on huolehdittava laskutuksen kohdistumisesta oikealle vuodelle sekä annettava saldoselvitykset pääkirjanpitäjälle. Laskutus tulee järjestää siten, että laskutusajankohta ja eräpäivä ovat säännönmukaiset. Laskutuksessa käytettävän viivästyskoron suuruus on sama, joksi Suomen Pankki on sen päättänyt (viitekorko) ellei laista tai asetuksesta muuta johdu. Lasku laaditaan selkeälukuiseksi ja siitä tulee ilmetä: 1. velallisen nimi 2. laskutusosoite 3. laskuttava viranomainen 4. laskun päiväys 5. laskun numero 6. veloituksen perusteet, kuten kohde, määrä ja aika 7. laskutettava markkamäärä 8. laskun eräpäivä 9. laskun myöhästymisestä aiheutuva viivästyskorko ja perimispalkkio 10. pankkiyhteys
3 Laskuun merkitään tarvittaessa kirjanpidon tili, jota maksusuorituksella hyvitetään. Laskussa ei saa esiintyä maksettavan markkamäärän kohdalla korjauksia. Virheellisen laskun sijaan kirjoitetaan uusi lasku. Virheellinen lasku mitätöidään hyvityslaskulla. Laskut numeroidaan siten, että laskut ovat yksilöitävissä ja laskutuksen hoito valvonnassa. Lasku laaditaan yleensä atk:n laskutusohjelmalla. Saaminen laskutetaan viipymättä veloitusperusteen syntymisen jälkeen. Eräpäivä Sopimuksiin perustuvat ja kuukausittain laskutettavat palvelut tulee suorittaa viimeistään eräpäivänä. Eräpäivä määrätään siten, että se on pääsääntöisesti enintään 14 päivää laskun päiväyksestä. Eräpäivän tulee olla pankkipäivä. Viikonloppuun ajoittuva eräpäivä tulee määrätä perjantaiksi. Maksun suoritus Lasku on maksettava pankkeihin. Maksu katsotaan suoritetuksi kunnalle sinä päivänä, kun se on merkitty kunnan tilille pankissa tai maksettu kunnan alitilittäjälle (poikkeustapaus). Asiakkaan maksama liikasuoritus on viipymättä palautettava tai sovittava maksajan kanssa muusta käytännöstä. Mikäli liikasuoritus on 10 mk tai sitä pienempi niin sitä ei palauteta pyytämättä. Maksun viivästyminen Jos velallinen ei pysty suoriutumaan maksuista eräpäivään mennessä, voi velallinen pyytää maksun lykkäystä. Lykkäyksestä päättää kunnanhallitus tai se viranomainen, jolle tämä oikeus on johtosäännöllä annettu. Myös ao. osastopäällikkö voi velallisen pyynnöstä myöntää maksulykkäystä enintään 4.000 markan saamisesta enintään kahdeksi kuukaudeksi. Jos maksu suoritetaan eräpäivän jälkeen, on viivästyneelle määrälle maksettava eräpäivästä maksupäivään saakka viivästyskorkoa, jonka suuruus määrätään vuosittain Suomen Pankin vahvistaman viitekoron perusteella (ellei toisin ole määrätty). Enintään 40 mk:n erillistä viivästyskorkoa ei lähetetä velalliselle, mikäli laskun alkuperäinen pääoma on maksettu. Maksun viivästymisestä muistutetaan velallista kirjallisesti viimeistään 14 päivän kuluessa eräpäivästä lukien. Muistutuskirje lähetetään myös niille velallisille, joiden lasku voidaan periä suoraan ulosottoteitse. Muistutuksessa viitataan erääntyneeseen laskuun ja mainitaan viivästyskorosta sekä muista toimenpiteistä (ilmoitus laskun perimisestä perintätoimiston kautta tai suoraan ulosottoteitse), joihin ryhdytään, ellei maksua suoriteta määräpäivään men-
4 nessä. Maksumuistutukseen merkitään viivästyskorko laskettuna uuteen eräpäivään saakka sekä muistutusmaksua 40 mk. Mikäli saaminen on saatettu ulosottotoimin perittäväksi, kunta ei toimita lisää palveluja velalliselle ennen kuin saaminen on maksettu, ellei ao. lainsäädännöstä muuta johdu ja kunnanhallitus toisin päätä. Ilmoituksen palvelujen keskeyttämisestä velalliselle antaa ao. osastopäällikkö. Maksujen pakkoperintä Erääntyneet saamiset, jotka ovat ulosottokelpoisia ilman tuomiota tai päätöstä, lähettää se hallintokunta, jonka toimialueelle maksu kuuluu ellei yksi maksukehotus ole tuottanut tulosta, suoraan ulosottoviranomaiselle perittäväksi. Mikäli muita kuin suoraan ulosottokelpoisia kunnan saatavia ei ole yhden maksukehotuksen jälkeen suoritettu kunnan tilille, siirretään se hallinto- ja talousosastolle, joka huolehtii saatavien pakkoperinnästä. Jokaisen osaston on pidettävä luetteloa kaikista saamisistaan ja niiden perintätilanteesta. Enintään 500 markan suuruisen saamisen pakkoperintään ei ryhdytä, mikäli on ilmeistä, ettei velallisella ole ulosottokelpoista omaisuutta. Enintään 500 markan suuruinen saaminen saatetaan ulosottotoimin perittäväksi vain kerran. Tilinpito Jokaisesta laskutuserästä on tehtävä maksuunpanokirjaus kirjanpitoon. Maksuunpanoon liittyvistä laskutusoikaisuista ja hyvityslaskuista tulee myös antaa oikaisukirjaustositteet. Vuoden päättyessä on maksamattomista laskuista annettava tulojäämäluettelo tilinpäätöstä varten. Liikaveloitus tai -palautus korjataan tilivuoden aikana tilioikaisulla, mutta tilinpäätöksen jälkeen ainoastaan poistokirjausta käyttäen. Saamisten poistaminen Kunnanjohtajalla on oikeus poistaa talousarviovuoden aikana kertymättömiä saamisia yhteensä 20.000 markan edestä. Ennen saamisten poistamista on todettava maksukyvyttömyys. Kunnanhallituksella on oikeus poistaa tileistä saamiset, joita ei ulosottoteitse ole pystytty perimään tai joiden periminen ei muusta syystä ole mahdollista. Mikäli joku saaminen on lain tai asetuksen nojalla suoraan ulosottokelpoinen ja sitä ei saada perittyä, saamisen voi poistaa asianomainen lautakunta. Mikäli saaminen poistetaan, se kirjataan sen hallintokunnan menoksi, jonka tuloa asianomainen saaminen on.
5 Tileistä poistettu saaminen on perittävä jos olosuhteissa on tapahtunut muutos, joka mahdollistaa perimisen. Poistettavista saamisista pidetään erillistä luetteloa, josta ne saadaan poistaa vasta sitten, kun vanheneminen tai muu syy tekee ne lopullisesti perimiskelvottomiksi. Ehdotuksen saamisten poistamiseksi kunnan tileistä tekee se viranomainen, joka on laskuttanut saamisen. 1.4. Omaisuusrekistereiden pitäminen Kiinteästä ja irtaimesta omaisuudesta, arvopapereista, saamisista ja muusta omaisuudesta sekä talousarviolainoista, sopimuksista, sitoumuksista, vakuuksista ja vakuutusasiakirjoista on pidettävä luetteloita. Luetteloiden pitämisestä lukuunottamatta irtainta omaisuutta vastaa taloustoimisto. Irtaimesta omaisuudesta pitää luetteloa ao. hallintokunta itse. Kiinteistöluetteloon on merkittävä tiedot kiinteistön hankinta-ajasta, määräalan erottamisoikeuden kiinnittämisestä, saannon lainhuudatuksesta, hankintahinnasta ja palovakuutusarvosta sekä kiinteistöjen luovutuksista ja niihin liittyvistä kiinnityksistä. Luettelon pitämisestä vastaa taloustoimisto. Irtaimiston luettelointiohjeet antaa kunnanhallitus. Irtaimistoluetteloista on poistettava esineet, joilla ei enää ole käyttö- tai vaihtoarvoa. Poistoista päättää ao. osastopäällikkö. 1.5. Sisäisten palvelujen hinnoitteluperiaatteet Hallintokuntien on kunnan kirjanpitoa varten laadittava ja annettava näiden välisistä tavaranluovutuksista ja työsuorituksista kirjanpitoon tositteet kuukausittain. Hinnoitteluperiaatteena on omakustannushinta. Hinnoitteluperusteet määrittelee tavaraa luovuttavan toimiston osastopäällikkö. 2. RAHATOIMI 2.1. Rahavarojen ja arvopapereiden säilyttäminen Rahavarat ja arvopaperit sekä muut tärkeät asiakirjat on säilytettävä tulenkestävässä holvissa tai kassakaapissa. Alitilittäjän rahavarat ja arvopaperit on säilytettävä varmassa säilytyspaikassa erillään muista varoista. 2.2. Pankkitilien käyttövaltuudet
6 Pankkitilien käyttövaltuudet ovat kunnanjohtajalla, hallintojohtajalla, henkilöstö-suunnittelusihteerillä ja pääkirjanpitäjällä. Hallinto- ja taloustoimiston on pidettävä luetteloa kaikista pankissa olevista kunnan tileistä ja niiden käyttäjistä. Tilien avaamisesta ja lopettamisesta päättää hallintojohtaja. 2.3. Maksujen suoritus Maksut suoritetaan pääsääntöisesti linjasiirtoina. Kunta on sopinut pankkien kanssa siitä, että nämä huolehtivat kunnan maksuliikenteen hoitamisesta. 2.4. Kirjanpidon raportointi Jokainen osasto huolehtii tarvittavien raporttien ja tietojen antamisesta alaisilleen. Kunnanhallitukselle annetaan tieto talousarvion toteutumisesta, rahoituslaskelmasta ja kassalaskelmasta kuukausittain.
7 MÄNTYHARJUN KUNNAN IRTAIMISTON LUETTELOINTIOHJEET 1.7.1997 LUKIEN 1. YLEISTÄ Valtuuston hyväksymän kunnan taloussäännön mukaan kunkin tulosyksikön on pidettävä hallussaan olevasta irtaimesta omaisuudesta irtaimistoluetteloa. 2. IRTAIMISTOLUETTELO Irtaimistoluettelot pidetään yleensä Atk-tallenteisina huoneittain. Luettelot on pidettävä ajan tasalla. 3. IRTAIMISTOLUETTELOJEN HOITAJAT Osastopäällikkö/päävastuualueen esimies määrää irtaimistoluettelojen hoitajan ja pitotavan. 4. IRTAIMISTON MERKITSEMINEN LUETTELOIHIN Irtaimistoluettelon hoitaja merkitsee sijaintipaikkaan saapuneet esineet irtaimistoluetteloon hankintaa koskevista laskuista. Samalla laskuun tehdään merkintä, että hankittu esine on merkitty irtaimistoluetteloon. Irtaimistoon on tehtävä myös kunnan omistusta koskeva merkintä (Mäntyharju kunta) joko leimalla tai muulla sopivalla tavalla, mikäli se voi tapahtua esineen käyttöarvoa alentamatta ja kohtuullisin kustannuksin. Irtaimistoluettelojen hoitajat päättävät tarvittaessa tarkemmin irtaimiston varustamisesta omaisuusmerkinnöin. 5. IRTAIMISTOLUETTELOON MERKITTÄVÄT TIEDOT Irtaimistoluetteloon merkitään esineet riippumatta siitä, onko niiden hankinta käsitelty kirjanpidossa käyttötalous- vai investointimenoina. Luetteloon merkitään sellainen irtaimisto, jonka yksikköhinta on 500 mk tai sitä suurempi ja käyttöikä vähintään kolme vuotta. Irtaimistoluettelon tulee sisältää: 1. esineen nimike 2. esineen yksilöintitunnus 3. irtaimiston lisäykset - hankintavuosi - määrä - hankintahinta 4. irtaimiston vähennykset - poistettu tai siirretty määrä - viittaus poistoluetteloon (nro ja vuosi) 5. säilytyspaikka 6. IRTAIMISTOLUETTELOON EI MERKITÄ
8 7. POISTOLUETTELO 1. kulutustavaraa 2. arvoltaan vähäisiä tai nopeasti kuluvia esineitä, joiden käyttöaika on alle kolme vuotta 3. laitteisiin ja koneisiin kuuluvia osia eikä niiden käytön tai säilytyksen edellyttämiä varusteita 4. kiinteistöjen tarpeistoesineitä 5. varastotileillä olevaa tavaraa 6. lainattuja tai vuokrattuja esineitä Irtaimiston sijaintipaikassa irtaimiston hoitajan on pidettävä poistoluetteloa. Luetteloon merkitään hävinneet, sijaintipaikasta pysyvästi muualle siirretyt taikka myydyt esineet sekä kulumisen tai muun syyn takia käyttöarvonsa kokonaan menettäneet esineet. 8. POISTOEHDOTUKSEN LAADINTA JA HYVÄKSYMINEN Irtaimistoluettelojen hoitajan on jätettävä vuosittain viimeistään joulukuun loppuun mennessä laatimansa poistoehdotus ao. osastopäällikön hyväksyttäväksi. Hyväksytty poistoluettelo palautetaan irtaimistoluettelon hoitajalle tiedoksi, joka sen jälkeen tekee poistomerkinnät irtaimistoluetteloon. 9. POISTOLUETTELOON MERKITTÄVÄT TIEDOT Poistoluettelosta tulee selvitä sijaintipaikoittain irtaimistoluettelosta poistettavat esineet. Poistoluettelon tulee sisältää: 1. esineen nimi 2. esineen yksilöintitunnus 3. määrä 4. poiston syy tai uusi sijaintipaikka 5. päätös poiston hyväksymisestä Poistoluettelot pidetään erikseen varsinaisista irtaimistoluettelossa olevasta irtaimistosta. 10. IRTAIMEN OMAISUUDEN POISTO JA MYYNTI Toimielimet (lautakunnat) saavat päättää poistetun alaisensa irtaimen omaisuuden myynnistä silloin, kun sen arvo on 10.000 mk tai vähemmän. Lautakunnan poistama esine on erotettava muusta varsinaisesta irtaimistosta. Mikäli poistetun irtaimen esineen arvo on yli 10.000 mk, on tällainen esine vietävä teknisen osaston osoittamaan varastoon, josta se myydään huutokaupalla.
9 Edellä mainitun irtaimen omaisuuden arvolla tarkoitetaan hankinta-arvoa ja esineen yksikköhintaa. Tekninen lautakunta saa myydä järjestämässään huutokaupassa varastoonsa kertyneen poistetun irtaimiston, ellei kunnanhallitus yksittäistapauksissa aseta irtaimiston myyntiin rajoituksia. Ennen huutokaupan järjestämistä on teknisen toimiston huomioitava kunnan johtajan antamat mahdolliset ohjeet huutokauppamenettelystä. 11. IRTAIMISTOLUETTELON ARKISTOINTI Irtaimistoluettelon hoitajan on säilytettävä luettelot arkistolain ja asetuksen sekä niiden nojalla annettujen määräysten mukaisesti. 12. SIIRTYMÄSÄÄNNÖS Näitä luettelointiohjeita on noudatettava 1.1.1997 alkaen hankittujen irtaimistojen merkitsemisessä. G/DATA/WINWORD/KH/SÄÄNNÖT/TALOUSSÄ.DOC