TietotiliOnline TALOUSHALLINTO Älä johda sumussa
Sisällysluettelo 2 2. Sisällysluettelo 3. TietotiliOnline järjestelmän esittely 4. Myyntilaskutus 5. Saatavien valvonta 6. Osto- ja kululaskut 7. Maksuliikenne 8. Palkanlaskenta 9. Matka- ja kululaskut 10. Raportointi 11. Tilinpäätös 12. Veroasiat 13. Siirto sähköiseen taloushallintoon 14. Tilitoimiston kirjanpitäjän tehtävät 15. Tiedot tarjousta varten 16. Yhteystiedot
Tietoa johtamiseen tosiaikaisena 3 TietotiliOnline on tosiaikainen taloushallintojärjestelmä, jolla voidaan hoitaa koko yrityksen taloushallinto Myyntilaskutus Ostolaskujen käsittely Maksatukset Maksuvalmiuden hallinta Kirjanpito ja kustannuslaskenta Raportointi Ajantasaiset näkymät Tarvittaessa ajettavat raportit Jaksoittain laadittavat raportit, kuten kuukausikatkot ja ALV ilmoitukset Palkanlaskennan hoidamme eri järjestelmällä
Myyntilaskut 4 Laskutustiedot talletetaan TietotiliOnline laskutusjärjestelmään Laskut lähetetään operaattorin kautta Verkkolaskuina liitteineen Tulostetaan ja lähetetään paperisina laskuina Haluttaessa voidaan lähettää sähköpostin liitteenä Asiakasrekisteri Laskutusasiakkaiden perustiedot Laskutuksen perustana käytetään tuoterekisteriä, mutta se ei ole pakollinen Tuotteen perustietojen lisäksi voidaan käyttää kustannuspaikkoja Sopimuslaskutus toistuviin laskutuksiin Esimerkiksi kuukausittain lähetettävät vakiolaskut
Saatavien valvonta 5 Lähetetyt myyntilaskut siirtyvät automaattisesti myyntireskontraan Viitenumeroilla saapuneet suoritukset kohdistuvat automaattisesti avoimille laskuille joka yö, aamulla reskontra on ajan tasalla Manuaaliset, viitteettömät suoritukset kohdistetaan manuaalisesti avoimille laskuille Avoimista laskuista voidaan lähettää huomautuskirjeet Erääntyneet saatavat voidaan siirtää perittäväksi Suomiperintä Oy:lle joustavasti Perintävaiheet sovitaan halutulla tavalla Perintäyhtiön kulut peritään normaalisti laskun myöhässä maksaneelta asiakkailta
Osto- ja kululaskut 6 Saapuvat paperiset osto- ja kululaskut skannataan ja tulkitaan dataksi operaattorin toimesta Verkkolaskut haetaan operaattorilta joka yö Tarkastaja tarkastaa laskujen teknisen oikeellisuuden ja tulkinnan onnistumisen Hyväksyjä hyväksyy tarkastetut lasku, jonka jälkeen laskut siirtyvät ostoreskontraan ja kirjanpitoon Laskut on hyväksyttävä tai ne eivät siirry kirjanpitoon ja reskontraan Laskut maksetaan maksatustoiminnolla jos laskulle ei ole laitettu maksukieltoa Tiliöinti tehdään ostolaskun käsittelyssä Tiliöinnin voi tehdä ja siitä vastaa joko Tietotilin ammattitaitoinen kirjanpitäjä tai päämies itse
Maksuliikenne 7 Maksuliikenteen hoitaja näkee maksutilanteen ajantasaisesta kassavirtaennusteesta Tulevat maksutapahtumat voidaan ennakoida, esimerkiksi palkanmaksut ja verotilitykset Ennen maksatusta voidaan katsoa pankkitilien saldot tai noutaa tapahtumat Kassanhoitaja tekee maksatukset hyväksytyistä laskuista Myös valuuttamaksut Osasuoritukset helposti, et voi maksaa tuplana Tehdyt maksatukset kirjautuvat automaattisesti ostoreskontraan Näkymä kassatilanteesta koko ajan ajantasainen, hyvä kokonaiskuva Rahat ja erääntyvät saamiset Erääntyvät laskut ja muut maksut
Palkanlaskenta 8 Palkanlaskennan perustiedot toimitetaan Tietotiliin ajoissa Tapahtumat sähköisesti Perustiedot, kuten verokortit paperilla Tietotilin palkanlaskija kirjaa perustietojen muutokset tekee palkanlaskennan ja Toimittaa palkkaerittelyt työntekijöille ja hoitaa siirrot kirjanpitoon Lähettää palkat maksettavaksi pankista Siirto kirjanpitoon Palkat, vuosilomapalkat ja sosiaalikulut lasketaan ja kirjataan kuluksi kuukausittain Vuosilomakirjanpito työntekijöittäin Tehdään kirjaukset verotilille
Matka- ja kululaskut 9 Matkustaja tekee matkalaskun suoraan matkalaskujärjestelmään Lasku kierrätetään laskun tarkastajalle ja hyväksyjälle Yrityksen puolesta kuluja maksanut laatii kululaskun matkalaskujärjestelmässä Hyväksytyt matka- ja kululaskut siirretään palkanlaskentaan, missä ne siirretään kauden palkkalaskelmiin ja maksetaan palkkojen mukana Maksatus ja siirto kirjanpitoon voidaan tehdä myös palkanlaskennan ohi, mikäli matka- ja kululaskut eivät sisällä verottajalle ilmoitettavia eriä (kuten verovapaat korvaukset) Tositteet arkistoidaan liittämällä skannatut tositteet matkalaskuun Jos skannaus ei onnistu, voidaan matkalasku tehdä ilman liitteitä. Tällöin laskun tarkastajalla on oltava alkuperäiset tositteet ja ne on arkistoitava osaksi palkanlaskenta- ja kirjanpitomateriaalia
Raportointi 10 Raportointi = kaikki se tieto, mitä yrityksessä halutaan seurata Pääsy raportteihin voidaan rajata käyttäjäkohtaisesti Raportti voi olla ajantasainen näkymä järjestelmästä tai halutun muotoinen, säännöllisesti päivitettävä raportti Järjestelmän raportit ovat porautuvia raportteja, jotka voidaan yksinkertaisesti siirtää exceliin jatkokäyttöä varten Raportit arkistoidaan järjestelmään ja niitä voidaan selata milloin tahansa Esimerkkejä raporteista Tuloslaskelma, tase, rahoituslaskelma Tilien saldot, josta voidaan porautua tapahtumatasolle Käyttäjän määrittelemä erityinen raportti kustannuslaskennasta
Tilinpäätös 11 Tilinpäätös on tärkein vuosittainen yrityksen taloudesta kertova raportti Tilinpäätöksen oikeellisuus on ehdottoman tärkeää Tilinpäätöksen allekirjoittaja on vastuussa sen tiedoista, vaikka tilitoimisto olisi laatinut tilinpäätöksen pahasti väärin Tilinpäätös valmistellaan Tietotilissä päämiehen toimittamien tietojen perusteella Tilinpäätöksen oikeellisuus pyritään varmistamaan huolellisella ja ammattitaitoisella työllä, käytettävissä olevin keinoin Mahdollisuus huippuammattilaisten tapaamiseen tilinpäätösneuvottelussa erityistä huomiota vaativien asioiden kohdalla Tilintarkastus Ammattitilintarkastajan käyttö on hyvin suositeltavaa.
Veroasiat 12 Veroilmoitukset laaditaan valmiin tilinpäätöksen perusteella Oleelliset päätökset esimerkiksi osingonjaosta edellyttävät asian ymmärtämistä ja verosuunnittelua Osingonjakoesitys ja osakaskohtainen verosuunnittelu voidaan tehdä asiantuntijan toimesta Tietotilissä osana tilinpäätösneuvottelua tai erillisenä tehtävänä Verotuksen kyselyt, oikaisut ja valitukset Vero-osaamisemme on käytettävissä verotuksen eri vaiheiden hoitamisessa Ennakkotiedot ja -ratkaisut Verottajaa sitova ennakkotieto tai ennakkoratkaisu on tehokas keino varmistaa toimenpiteiden kohtelu verotuksessa. Haemme ammattitaidolla tarvittavat päätökset.
Siirto sähköiseen taloushallintoon 13 1. Kirjanpito laaditaan sovitun kuukauden loppuun vanhalla menetelmällä 1. Kuukauden loppu on yleensä edellisen päättyneen kuukauden loppu 2. Avataan perustiedot TietotiliOnlineen 1. Avataan pankkitilien valtuutukset ja määritetään pankeista ja operaattoreilta noudettavat tiedot 2. Sovitut laskukierrot ym. 3. Siirretään ostolaskut saapumaan palveluntuottajalle 1. Ostolaskut käsitellään ja ne siirretään järjestelmään laskujen saapuessa 2. Aloituspäivän kaikki avoimet laskut siirretään järjestelmään 3. Kaikki maksatukset tehdään järjestelmästä 1. Myyntilaskut tehdään TietotiliOnlinella tai siirretään järjestelmään viivytyksettä 1. Liittymärajapinta, esimerkiksi Finvoice 2. TietotiliOnline noutaa öisin pankkitilien tapahtumat ja tekee viennit kirjanpitoon 1. Kirjanpito on tältä osin ajan tasalla joka aamu 3. Kirjataan TietotiliOnlineen tapahtumat ajalta ennen sähköistä tapahtumakäsittelyä 1. Alkusaldot vanhasta kirjanpidosta kuukauden lopun saldoista 2. Puuttuvat tapahtumat kirjataan manuaalisesti 4. Siirto on tehty, tiedot ovat ajan tasalla 1. Kirjanpito, ostoreskontra, myyntireskontra, rahoitustilanne, kaikki ovat ajan tasalla sähköisessä järjestelmässä
Tilitoimiston kirjanpitäjän tehtävät 14 Taloushallinnon toteuttamiseen oikein tarvitaan sekä toimiva hyvä järjestelmä, että ammattitaitoinen kirjanpitäjä TietotiliOnline mahdollistaa joustavan tehtävien jaon ja siten joustaa kustannuksissa ja resurssitarpeissa Kirjanpitäjä voi olla päämiehen oma, riittävän ammattitaidon omaava henkilö, tai Tietotilin osaava kokenut kirjanpitäjä Kirjausten tekijä vastaa työn oikeellisuudesta ja mahdollisten virheiden aiheuttamista vahingoista Kirjanpitäjän tehtävät TietotiliOnlinen käytössä Ostolaskujen ja matkalaskujen tiliöinti Manuaalisten tapahtumien kirjaaminen kirjanpitoon Viitteettömien suoritusten kirjaukset myyntireskontraan Jaksotusten ja täsmäytysten teko ja kirjaaminen Kuukausikatkon laadinta, sisältäen eri työvaiheet, raportointi ALV ilmoitusten laadinta verotilille Tilinpäätöksen ja tasekirjan laadinta, erityisesti liitetietojen laadinta Perustapahtumien käsittely on automatisoitu pitkälle TietotiliOnlinessä, mutta kaikkia tapahtumia ei voida automatisoida Ammattitaitoinen kirjanpitäjä on välttämätön oikein laadittujen kuukausikatkojen ja tilinpäätösten aikaansaamiseksi. Palkanlaskijan tehtävät Palkanlaskenta oikein huomioiden jatkuvat muutokset Palkkojen ja vuosilomatietojen siirrot kirjanpitoon Ilmoitukset verotilille sekä vuosi-ilmoitukset (tärkein) Matkalaskujen käsittely jos käsitellään palkkojen mukana Asiantuntijan / yrityksen sparraajan tehtävät Yrityksen liiketoiminnan kehittäminen ja erityiskysymysten ratkaisu
Tarjous 15 Tarvitsemme oheiset tiedot TietotiliOnline järjestelmän käyttötarjouksen laatimiseksi Tehtävärajaukset ammattityön tekemisestä sovitaan yrityksen tarpeiden mukaisesti Järjestelmä on nopeasti käyttöön otettavissa, joustavasti halutulla tavalla Liittymät muihin järjestelmiin otetaan käyttöön sovittavalla tavalla Tarjoukseen tarvittavat tiedot Asiakasyritys Toimiala Y-tunnus Liikevaihto, M Yhteyshenkilö Tase, M Puhelin Henkilökunta Sähköposti Taloushallinnon palvelut Määrä/kk Hinta Yhteensä Ostolaskut Myyntilaskut Kustannuslaskenta, viennit kustannuslaskentaan Henkilöstöhallinto, palkanlaskenta Määrä Hinta Yhteensä Kuukausipalkkaa saavia työntekijöitä 2 viikon välein palkkaa saavia työntekijöitä Työntekijöitä yhteensä Palkkojen lukumäärä / kk, keskimäärin Matka- ja kululaskut kpl/kk Palkanlaskenta, matka- ja kululaskujen käsittely/kk Palkkojen vuosi-ilmoitukset, palkansaajien tiedot
Yhteystiedot 16 Tietotili Consulting Oy Mannerheimintie 105 00280 Helsinki www.tietotili.fi 09 7253 0800 myynti@tietotili.fi