Konsernihallinto ja johtaminen

Konsernihallinto ja johtaminen 24.8.2017 klo 09.00-10.45 Tampereen kaupungin virastotalon monitoimitila, Innovation Space, 2. krs 13.9.2017 1 www.pirkanmaa2019.fi

Kokoukseen osallistuneet Tarja Puskala, Tampere, puheenjohtaja Jukka Alasentie, Pirkanmaan liitto, MAKU-projektijohtaja Jaakko Joensuu, Pirkkala Isto Nordback, PSHP Matti Isotalo, Pirkanmaan pelastuslaitos Juha Sammallahti, Pirkanmaan ELY-keskus Vuokko Ylinen, PSHP Marko Mäkinen, Pirkanmaan liitto Marko Koskinen, Pirkanmaan liitto Eeva Torppa-Saarinen, Tampere Tuukka Salkoaho, Tampere (kutsuttu asiantuntija) Mikko Koponen, Pirkanmaan liitto, asiantuntijasihteeri 13.9.2017 2 www.pirkanmaa2019.fi

Muistio 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 09.04, todettiin läsnäolijat ja käytiin läpi asialista. Mainittiin, että kokous on luonteeltaan tiedonjakotilaisuus jatkovalmistelun suunnasta. 2. Tilannekatsaus Pirkanmaa2019-valmisteluun (liite 1) Jukka Alasentie taustoitti kansallisen ja Pirkanmaan valmistelun ajankohtaisia asioita ja aikatauluja. Muutosjohtaja Kari Hakari työskentelee STM:ssä neljä päivää viikossa lokakuun loppuun. Valinnanvapauslainsäädännön uudistamistarpeesta johtuen valmisteluun tuli vuoden jatkoaika. Tavoitteena on saada uudet lait voimaan kesäkuussa 2018. Pirkanmaa sai noin kolmanneksen vähemmän rahoitusta valtion lisärahoituspäätöksestä. Uusimaa voitti, muutamilta muilta maakunnilta rahoitusta vietiin. Rahoitus on varmistunut tämän vuoden loppuun. Ensi viikolla on valtion budjettiriihi, jossa selvinnee mikä tulee olemaan rahoitustaso jatkossa ja mitkä ovat rahanjaon periaatteet. Valmistelu jatkuu Pirkanmaalla esivalmistelun hengessä, siirrytään esivalmistelun II vaiheeseen, nyt kun väliaikaishallinto ei aloittanut. Todettiin, että lisäaika varmistaa paremman valmistelun monelta osin. Kysyttiin sopimusten ja muun omaisuuden siirron selvittämisaikataulusta. Tällä hetkellä mennään alkuperäisen aikataulun mukaan, mahdollisesti muutama kuukausi lisäaikaa on tulossa. Keskusteltiin myös tehdyistä avainrekrytoinneista. Rahoitus on tällä hetkellä alijäämäinen. Lisäksi Pirkanmaan valmistelulla on suuret lisärekrytointitarpeet (esim. tuotannon suunnittelutarpeet). Toimeenpanosuunnitelma tiekarttoineen ja vaiheistuksineen laaditaan syyskuun loppuun mennessä. Syksyn ja talven osalta suunnitelma pyrkii olemaan tarkka, väliaikaishallinnon ja maakuntavaltuuston ajalta yleispiirteinen. Suunnitelmaan kirjataan muun muassa esivalmistelun II vaiheen yleiset ja yhteiset periaatteet sekä työryhmäkohtaiset tehtävät ja tavoitteet. Työryhmätyöskentelyä jatketaan, työn luonne muuttuu enemmän toimeenpanevaksi. Ryhmien kokoonpanoja myös harkitaan uudelleen. KoJo-ryhmän työssä korostuu läpileikkaavuus ja yhteistyö muiden ryhmien kanssa. Työskentelyssä on tärkeä hakea yhteisiä linjoja valmisteluun. Projektiryhmistä luovutaan ja uusien koordinaatioryhmien tehtävä on varmistaa koordinaatio, yhdessä sopiminen ja vuoropuhelu työryhmien välillä. 13.9.2017 3 www.pirkanmaa2019.fi

Pirkanmaan suunnitelmat talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen etenemismallista (palveluntuottaja- sekä järjestelmävalinnat) pitää olla TAHE-valmistelun tiedossa viimeistään 30.11.2017 mennessä. KoJo-ryhmän tehtävä on tukipalvelujen pohdinta konsernin kokonaisuuden, ohjauksen ja rakenteiden suhteen. Mahdolliset substanssiryhmät pohtivat yhtiöiden sisällöllistä perustamista. Todettiin, että valmistelussa olisi erittäin tärkeää saada kunnille roolia, jotta ne eivät tipu ulkokehälle tukipalveluiden järjestämisen osalta. Vuoropuhelua on käytävä aktiivisesti. Maakuntien tilakeskus Oy on käynnistänyt vuokranmääritys- ja maakunnalle siirretyvien tilojen tiedonkeruupilotin, jossa Tampere on mukana. Pilotin jälkeen kaikkia maakunnan kuntia lähestytään tilakeskuksen kyselyn muodossa syksyn aikana. Maakuntaan siirtyvien sopimusten kokoamiseen ja hallintaan on hankittu Cloudia-järjestelmä, joka tulee myös kuntien käyttöön. Cloudian käyttöönotto alkanee syys-lokakuussa, jonka jälkeen toteutetaan koulutukset kunnille. Korostettiin, että alustava työryhmäjako ei ole organisaatiomalli. Käytiin läpi valmistelun aikataulu (liite 1). Mainittiin, että uudella valtuustolla on valtava määrä päätöksiä, joita joudutaan tekemään ensimmäistä kertaa. Tämä vaatii aikaa. Lisäksi valmistelussa on huomioitava, että on paljon asiakokonaisuuksia, jotka vaativa poliittista harkintaa ja linjauksia, ei vain teknisiä päätöksiä. Todettiin, että KoJo-ryhmä valmistelee paljon asioista, joita poliittinen järjestelmä haluaa linjattaviksi. Tavoitteena on tuottaa vaihtoehtoja keskusteltavaksi ja linjattavaksi ennen yksityiskohtaisemman valmistelun käynnistymistä keskustelun on oltava jatkuvaa. Tämän kaltainen toimintamalli helpottaisi valtuuston työtä tulevaisuudessa, kun jo etukäteen rakennetaan poliittista ymmärrystä. Keskusteltiin myös liikennevirastouudistuksesta, joka ajoittunee vuoden 2019 alkuun LUOVAn kanssa. 13.9.2017 4 www.pirkanmaa2019.fi

3 KoJo-ryhmän tehtävät ja alatyöryhmät (liite 2) Käytiin suuntaa-antava keskustelu KoJo-ryhmän toimeenpanosuunnitelmasta, ydintehtävistä ja mahdollisista alatyöryhmistä esivalmistelun II vaiheessa. Ryhmältä tiedusteltiin syötteitä KoJo-teemaryhmän tehtävänantoon sekä kiinnostusta/mahdollisuuksia osallistua ryhmän työhön jatkossa. Työryhmän luonne muuttuu enemmän toimeenpanevaksi, kokouksiin pyritään tuomaan aiempaa valmiimpaa materiaalia ja vierailevia aisantuntijoita. Myös yhdessä tekeminen korostuu eri työryhmien välillä. Työryhmän tehtäväkokonaisuuksien osalta ehdotettiin, että pitäisi piirtää mahdollisimman nopeasti johtamisjärjestelmän ja organisaation kuva sekä mallintaa maakunnan johtaminen. Korostettiin tarvetta siirtyä vaihtoehdoista konkreettisiin esityksiin. Tärkeä myös selvittää, mitä reunaehtoja ulkopuolelta tulee organisaatioon ja päätöksentekoon liittyen (esimerkiksi liikennepuolen linjaukset). Esitettiin, että muutamalle yhteistilaisuudelle KoJon, joryn ja ohryn kesken voisi olla tarvetta. Tilaisuudessa keskityttäisiin KoJon tehtäväkokonaisuuksiin. Tarkennettava, mikä on maakunnan, kunnan ja valtion suhde yhteistyörakenteiden osalta (paljon asioita, joista pitäisi olla kuntien kanssa yhdensuuntaiset päätökset). Työryhmä voisi myös miettiä, miten toteutettaisiin yleinen vuorovaikutus sidosryhmien kanssa. 4. Muut asiat Yhteiset asiat -projektiryhmä kokoontuu vielä 6.9. klo 13-15. 5. Seuraava kokous ja kokouksen päättäminen Teemaryhmä kokoontuu seuraavan kerran 5.10. klo 09 alkaen (nh. Tammerkoski, Pellava-kokouskeskus, Kelloportinkatu 1B). Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 10.45. 13.9.2017 5 www.pirkanmaa2019.fi

Liite 1. Jatkovalmistelun suuntaviivat Maan hallitus päätti neuvottelussaan 5.7.2017 jatkaa sote- ja maakuntauudistusta siten, että uudistus tulee voimaan 1.1.2020 alkaen. Maakuntavaalit järjestetään lokakuussa 2018. Vuoden lisäaika mahdollistaa paremman valmistelun. Valmistelua ei saa kuitenkaan nyt pysäyttää tai hidastaa. Esivalmistelun toiseen vaiheeseen (-6/2018) laaditaan toimeenpanosuunnitelma ja valmistelun työryhmät uudelleen organisoidaan. Toimeenpanosuunnitelma käsitellään 29.9.2017 johtoryhmässä Nyt rekrytoitavat projektipäälliköt otetaan mukaan valmisteluun (8 hlö). Uusien työryhmien toimeksiannot valmistellaan yhdessä projektipäälliköiden kanssa. 13.9.2017 6 www.pirkanmaa2019.fi

Toimeenpanosuunnitelmat perustuvat esivalmistelun ensimmäisen vaiheen loppuraporteissa esitettyihin toimenpide-ehdotuksiin. Esivalmistelun ensimmäisen vaiheen tilannekuvan arvioista ja erilaisten vaihtoehtojen selvittämisestä toisessa vaiheessa siirrytään kohti konkreettisia ratkaisu- ja toimenpide-ehdotuksia. Toisessa vaiheessa johtoryhmän ja poliittisen ohjausryhmän roolit säilyvät ensimmäisen vaiheen kaltaisena Sote- ja maku-valmistelua tehdään entistäkin enemmän yhdessä Uudet työryhmät kootaan kolmeen kokonaisuuteen: Palvelut (sisällöllinen kehittäminen) Järjestäjätoiminnot (toimintatavat) Strategiset konsernipalvelut (hallinto) 13.9.2017 7 www.pirkanmaa2019.fi

Sote, maku ja yhteiset asiat -projektiryhmät lakkautetaan. Tilalle tulevat palvelujen koordinaatioryhmä ja järjestämisen koordinaatioryhmä. Työryhmiä uudistetaan vastaamaan uusia tehtäviä Ryhmistä tulee nykyistä pienempiä Työryhmille perustetaan enemmän tilannekohtaisia alaryhmiä Valittavista projektipäälliköistä työryhmien valmistelijoita/vetäjiä Ryhmien kokoonpanot tehdään yhteistyössä luovuttavien organisaatioiden kanssa Siihen saakka kun uudet ryhmät aloittavat, vanhat teemaryhmät jatkavat soveltuvin osin. Tärkeää on, että työ ei keskeydy. Laaja osallistuminen (henkilöstö, kansalaiset, yritykset, yhdistykset) varmistetaan esivalmistelun toisen vaiheen aikanakin Valmistellaan uusia osallistumisen muotoja Henkilöstön osallistuminen turvataan kaikilla valmistelun tasoilla 13.9.2017 8 www.pirkanmaa2019.fi

Koordinaatioryhmien rooli ja tehtävät Koordinaatioryhmiä tarvitaan palvelujen ja järjestämisen kokonaisuuksien hallinnassa. Kokoonpano Työryhmien puheenjohtajat Substanssiasiantuntijat Puheenjohtajat: Palvelut: Jaakko & Jukka Järjestäminen: Kari Henkilöstöjärjestöjen edustus aikaisempien projektiryhmien mukaisena (4) 13.9.2017 9 www.pirkanmaa2019.fi

13.9.2017 10 www.pirkanmaa2019.fi

13.9.2017 11 www.pirkanmaa2019.fi

Liite 2. Toimeenpanosuunnitelma Konsernirakenne ja johtaminen 1. Työryhmän tehtäväkokonaisuudet ja selvitysvastuut I. Valmistelee maakunnan toimielinmallin, palvelutuotannon organisoitumisen ja ohjausmallien kokonaisuuden. a. Valmistelee em. kokonaisuudet poliittisen ohjausryhmän priorisoitavaksi ja linjattavaksi b. Hahmottelee palvelutuotannon ohjausmallin. Ohjausinstrumenttien määrittely monituottajamallissa konsernin johtamisen ja päätöksenteon näkökulmasta. c. Valmistelee omistajaohjauksen periaatteet ja konserniohjeen. d. Arvioi toimielinten toimielinmalli) roolia (päätöksentekijä, valmisteleva, tarkoituksenmukaisuuteen perustuva hybridi II. Tuottaa hallintosääntöön sisältöä liittyen päätöksenteon tarkoituksenmukaiseen delegointiin ja (poliittisen)ohjauksen asemoitumiseen. Tavoitteena mahdollistava ja moderni hallintosääntö. Hallintosäännön valmistelun koordinointi ja kokoamisvastuu mahdollisesti yleishallinto ja lakipalvelut työryhmällä? III. Suunnittelee suoran ja edustuksellisen osallistumisen työkalut ja toimintamallit liittyen päätöksentekoprosessiin ja toimielintyöskentelyyn (yhdessä osallistuminen työryhmän kanssa). IV. Valmistelee maakuntakonsernin toiminta- ja johtamiskulttuurin periaatteet päätöksentekoon. V. Ottaa osaltaan kantaa ja tukee tarkoituksenmukaisten palvelukokonaisuuksien järjestämistä johtamisen ja päätöksenteon sekä toimielinratkaisun näkökulmasta. VI. Arvioi ja tuo keskusteluun luottamushenkilöiden, erityisesti maakuntahallituksen jäsenten roolia ja tehtäväkuvaa uudessa maakunnassa (politiikan ammattimaistuminen) VII. VIII. Maakunnan viranomaistoiminnan hahmottaminen ja määrittely (sisälle tehtäviin II ja V?) Määrittää valtion, maakunnan ja kuntien suhdetta yhteistyörakenteiden näkökulmasta (millaisia reunaehtoja maakuntaan kohdistuu ulkopuolelta organisaatioon ja päätöksentekoon liittyen, miten rakennetaan vuorovaikutus ulospäin?) IX. Yhtymäkohta järjestäjäprojekti, maakunta järjestäjänä koordinaatioryhmä X. Koordinaatio: Sitra

2. Tavoitteet I. Esivalmistelun toisen vaiheen loppuun mennessä (30.6.2018) II. Valtuuston 1.1.2019 alkuun mennessä III. Järjestämisvastuun 1.1.2020 alkuun mennessä 3. Tiekartta Miten tavoitteet saavutetaan, tehtäväkokonaisuuksien priorisointi. Kriittiset ajankohdat tavoitteiden suhteen (tiekartan visualisointi) 4. Organisoituminen ja osallistuminen I. Ryhmän jäsenet ja alatyöryhmät II. Sidosryhmien ja työryhmien mukaan ottaminen 5. Resursointi 6. Riskien hallinta