ASUKASKYSELYOHJE Sivu 1 / 8 Asukaskyselypalvelun käyttöönotto Sisällys 1. Palveluun kirjautuminen... 1 2. Uusien taloyhtiöiden lisääminen... 2 3. Rakennusten lisääminen... 3 4. Lupahakemuksen lähetys... 6 5. Yhtiöiden ja rakennusten poistot ja tietojen muokkaus... 7 6. Muuta huomioitavaa... 7 Kauppalehti Tietopalvelujen asiakaspalvelu vastaa lupahakemuksen tarkastamisesta ja luvan myöntää Väestörekisterikeskus. Lupahakemukset täytetään ja lähetetään tässä oppaassa kerrotulla tavalla Kauppalehti Tietopalveluille. Tarkastakaa ja tarvittaessa korjatkaa hallinnoimienne taloyhtiöiden kaupparekisterimerkinnät isännöinnin osalta. Kun merkinnät ovat ajan tasalla, se nopeuttaa lupahakemuksen käsittelyä ja Asukaskyselypalvelun käyttöönottoa. 1. Palveluun kirjautuminen Palveluun kirjaudutaan osoitteessa https://tietopalvelut.kauppalehti.fi Valitse päävalikosta Kiinteistöt ja sieltä Asukaskysely.
ASUKASKYSELYOHJE Sivu 2 / 8 Voitte siirtyä lisäämään taloyhtiötä ja rakennuksia tietokantaan heti käyttäjätunnukset saatuanne. Kauppalehti Tietopalvelut voi kuitenkin hyväksyä lisäämänne kohteet vasta, kun Väestörekisterikeskus on myöntänyt yrityksellenne luvan asukaskyselyn käyttöön. Kauppalehti Tietopalvelut lähettää lupahakemuksen puolestanne VRK:lle, ja VRK lähestyy sähköpostitse lupahakemuksessa ilmoittamaanne yhteyshenkilöä. Yhteyshenkilön tulee hyväksyä VRK:n toimittamat tietoluvan ehdot, minkä jälkeen VRK myöntää yrityksellenne luvan asukaskyselyn käyttöön. Kauppalehti Tietopalveluiden asiakaspalvelu toimittaa teille etukäteen asukaskyselyn Raamiluvan ja Palvelukuvauksen. 2. Uusien taloyhtiöiden lisääminen Voitte tarkistaa Yrityshaun maksuttomalta Kaupparekisteritiedot tuotteelta, että asunto-osakeyhtiöidenne tietoihin on merkitty isännöitsijäksi joko teidän yrityksenne tai henkilöisännöitsijänne. Jos kaupparekisteritiedot eivät ole ajantasaiset, toimitattehan meille todistuksen isännöinnin siirtymisestä, esimerkiksi allekirjoitetun taloyhtiön pöytäkirjan sähköpostitse tietopalvelut@kauppalehti.fi. Asukaskyselypalvelussa on oikeassa yläreunassa kolme osioita. Hallinnassanne olevien taloyhtiöiden tietojen tallennus / muuttaminen / poistaminen tapahtuu lupahakemuksen palvelun ensimmäisen osion YHTIÖIDEN JA RAKENNUSTEN HALLINTA kautta. Osiossa Hakemusten katselu ja lähettäminen näette tilaajatietonne, jotka tulevat lupahakemukselle suoraan tilausjärjestelmästä. Valitkaa oikea vaihtoehto yrityksenne toimialalle. Jos tilaajatiedoissa on korjattavaa, ota yhteyttä Kauppalehti Tietopalvelujen asiakaspalveluun puh. 0800 141 070 tai tietopalvelut@kauppalehti.fi.
ASUKASKYSELYOHJE Sivu 3 / 8 Taloyhtiöiden syöttämisen voit aloittaa Yhtiöiden ja rakennusten lisääminen ja poisto välilehdeltä. Voit hakea yhtiötä koko nimellä, tai käyttämällä yhtä tai useampaa yhtiön nimessä olevaa sanaa. Sanoja ei voi katkaista. Yleiset hakuehdot voivat tuottaa suuren osumalistan, listalla näytetään enintään 10 osumaa. Lisää yhtiö valitsemalla LISÄÄ YHTIÖ. Voit poistaa lisäämäsi yhtiön -painikkeella, jos lisäsit sen vahingossa. Kaikki tekemäsi lisäykset, muutokset ja poistot tallentuvat automaattisesti heti. Yksinkertaisinta on lisätä ensin yhtiö ja siirtyä heti sen jälkeen lisäämään kyseiselle yhtiölle kuuluvat rakennukset. 3. Rakennusten lisääminen Voit lisätä yhtiöön kuuluvat rakennukset valitsemalla haluamasi yhtiön kohdalta LISÄÄ RAKENNUKSIA. Tarvittaessa saat yhtiön tiedot näkyville hakemalla yhtiötä nimellä. Aiemmin lisättyjen yhtiöiden kohdalle aktivoituvat painikkeet LISÄÄ RAKENNUKSIA ja POISTA YHTIÖ. Jos et ole vielä lisännyt yhtiötä, lukee sen perässä LISÄÄ YHTIÖ. Palvelu hakee rakennukset osoitteella suoraan Väestötietojärjestelmästä.
ASUKASKYSELYOHJE Sivu 4 / 8 Syötä kunta, katu ja katunumero. Huomioithan kirjoitusasun: Jotta rakennus löytyy, tulee osoitteen isot ja pienet kirjaimet syöttää oikein, eikä merkkien perässä saa olla tyhjiä välilyöntejä. Huomaathan, että asunto-osakeyhtiön osoite voi olla eri kuin sen nimi. Rakennusten haku voi kestää hetken haun ollessa käynnissä näytöllä näkyy Haetaan rakennuksia -teksti. Lisää rakennus painikkeella LISÄÄ RAKENNUS. Jos osoitteelle löytyy useampia rakennuksia, voit lisätä kaikki rakennukset kerralla valitsemalla LISÄÄ KAIKKI. Osoitteella haetaan myös rakennukset, joissa ei ole asukkaita. Voit itse valita, lisätäänkö ne yhtiön rakennuksiin. TUNNISTE-kohtaan voit syöttää rakennukselle vapaavalintaisen yksilöivän hakuehdon, jolla voit helpottaa rakennuksen löytymistä kun haluat myöhemmin ottaa siitä asukaslistan. Jos et syötä tunniste-kenttään mitään, tulee tunnisteeksi automaattisesti rakennuksen osoite ilman rappukirjaimia.
ASUKASKYSELYOHJE Sivu 5 / 8 NÄYTÄ/ MUOKKAA RAKENNUKSIA painikkeesta saat näkyviin rakennuksen tiedot. Tässä näkymässä voit vielä muokata rakennuksen vapaavalintaista tunnistetta tai poistaa rakennuksen, jos lisäsit sen vahingossa. Kaikki tekemäsi lisäykset, muutokset ja poistot tallentuvat automaattisesti heti. Tehtyäsi kaikki haluamasi lisäykset, muokkaukset ja poistot, voit siirtyä lähettämään hakemuksen käsiteltäväksi Hakemuksen katselu ja lähettäminen välilehdellä.
ASUKASKYSELYOHJE Sivu 6 / 8 4. Lupahakemuksen lähetys Hakemuksen katselu ja lähettäminen välilehdellä listataan kaikki yhtiöt ja rakennukset, myös aiemmin lisätyt ja hyväksytyt. Aiemmin hyväksyttyjen kohteiden perässä lukee Hyväksytty, uudet kohteet näkyvät tilassa Odottaa. Asukaslistat ovat saatavilla vain hyväksytyistä rakennuksista. Lähetä hakemus painikkeella LÄHETÄ HAKEMUS. Kun lupahakemus on lähetetty asiakaspalvelun käsittelyyn, siihen ei voi tehdä muutoksia ennen kuin hakemus on käsitelty Kauppalehti Tietopalveluissa. Pääsy Yhtiöiden ja rakennusten lisääminen ja poisto välilehdelle on estetty, Lähetä hakemus painikkeen tilalla on teksti Asiakaspalvelulla käsittelyssä. Teille ilmoitetaan sähköpostitse kun lupahakemus on hyväksytty. Tämän jälkeen voitte käyttää asukaskyselypalvelua välilehdellä ASUKASKYSELY. Jos tilaajan tiedoissa on korjattavaa, ota yhteyttä Kauppalehti Tietopalvelujen asiakaspalveluun puh. 0800 141 070 tai tietopalvelut@kauppalehti.fi
ASUKASKYSELYOHJE Sivu 7 / 8 5. Yhtiöiden ja rakennusten poistot ja tietojen muokkaus Taloyhtiöiden ja rakennusten poistoja ja tunnisteiden muokkauksia voi tehdä aina tarvittaessa. Tietojen muokkaukseen pääsee noudattamalla uusien lisäyksien teon ohjeita edellä. Muokkaukset tehdään välilehdellä Yhtiöiden ja rakennusten lisääminen ja poisto hakemalla halutun yhtiön tiedot näkyviin yhtiön nimellä. 6. Muuta huomioitavaa Mikäli asukaskyselyn yhteyshenkilönne vaihtuu, siitä tulee ilmoittaa Kauppalehti Tietopalveluiden asiakaspalveluun, tietopalvelut@kauppalehti.fi.
ASUKASKYSELYOHJE Sivu 8 / 8 Kaikissa asukaskyselyä ja Tietopalveluja koskevissa asioissa voitte olla yhteydessä maksuttomaan asiakaspalveluun p. 0800 141 070 tai tietopalvelut@kauppalehti.fi (arkisin 8.30-16.30). Tarkastakaa ja tarvittaessa korjatkaa hallinnoimienne taloyhtiöiden kaupparekisterimerkinnät isännöinnin osalta. Kun merkinnät ovat ajan tasalla, se nopeuttaa lupahakemuksen käsittelyä ja Asukaskyselypalvelun käyttöönottoa.