Tämä materiaali EI korvaa opintojakson oppikirjaa tai sovelluksen ohjetta. Materiaali tukee opiskeluasi ja palauttaa jälkeenpäin mieleen keskeisimmät asiat esitysgrafiikkasovelluksen opintojen sisällöstä. Huom. tätä materiaalia työstettäessä käyttöjärjestelmänä on ollut Windows XP, joten osa kuvakaappauksista voi näyttää erilaiselta, jos käytössäsi on Windows Vista tai joku muu käyttöjärjestelmä. Huom. uusi tiedostomuoto (*.pptx) EI avaudu vanhoilla sovellusversioilla ilman erillistä konversio-ohjelmaa. Voit ladata ohjelman Microsoft Office Online -sivustolta.
2 Esitysgrafiikkaesitys on julkaisutapa, jossa tiivistät sanallisen ilmaisusi ja käytät kuvia runsaasta. Esitysgrafiikkaohjelma on sovellus, jolla voit tehdä useista peräkkäisistä dioista (sivuista) koostuvan kokonaisuuden eli diaesityksen, ja tallennat sen yhteen tiedostoon. PowerPoint on esitysgrafiikkaohjelma, jota tarvitset, kun haluat jakaa ja esitellä tietoa, mielipiteitäsi tai aikaansaannoksiasi muille mielenkiintoisella tavalla. PowerPoint-ohjelmalla luot helposti korkealuokkaisia ja tyylikkäitä esityksiä. PowerPoint-esityksissä voit käyttää animaatioita, jotka liittyvät dian vaihtumiseen, dian rakenneosiin tai yksittäisiin objekteihin. Voit tulostaa aineiston tarvittaessa paperille muun muassa tiivistelmänä, ja voit jakaa niitä yleisölle oheismateriaaliksi. Oppimistasi avustavia keinoja: Hanki opiskelumateriaali käyttöösi etukäteen. Tutustu opiskeluympäristöön ja oppituntien sisältöön etukäteen. Kirjoita ja/tai piirrä lisäohjeita materiaaliin tai muistiinpanoihin. Kuuntele ja ole rohkea kokeilija. Pohdiskele, miten voit soveltaa asiaa omaan työhösi. Kertaa sisältöjä itsenäisesti ja tee itsenäiset tehtävät. Käy avointa keskustelua muiden kanssa.
Jakautuu kolmeen osaan: Diaruutu, Diatvälilehti ja Muistiinpanoruutu (alue). Lisäksi näytössä on Office-painike, Pikatyökalurivi, Otsikkorivi, Välilehdet, Valintanauha ja Tilapalkki (-rivi). 3
4 Pikatyökalurivi on pieni alue valintanauhan vasemmassa yläkulmassa. Se sisältää jatkuvasti käytetyt komennot: Tallenna, Kumoa ja Toista. Voit lisätä suosikkikomentosi pikatyökaluriville, jolloin ne ovat käytettävissä aktiivisena olevasta välilehdestä riippumatta. Kun painat Office-painiketta, näyttöön avautuu valikko, joka muistuttaa jonkin verran Officen aiempien versioiden Tiedosto-valikkoa. Valikon vasemmalla puolella ovat komennot tiedoston käsittelemistä varten. Näiden komentojen avulla voit luoda uuden tiedoston tai avata aiemmin luodun tiedoston. Myös komennot: Tallenna, Tallenna nimellä ja Tulosta sijaitsevat valikossa. Pikavalikoima -painikkeen kautta voit muuttaa PowerPointin yleisimpiä asetuksia. Kun valitset tekstin ja asetat hiiriosoittimen valinnan päälle, pikavalikoima tulee näkyviin himmeänä. Jos asetat hiiriosoittimen työkalurivin päälle, se muuttuu aktiiviseksi ja voit valita pikavalikoimariviltä haluamasi muotoiluvaihtoehdon.
Valintanauhauhassa on kolme perusosaa: Välilehtiä on seitsemän: Aloitus, Lisää, Rakenne, Animaatiot, Diaesitys, Tarkista ja Näytä. Välilehdillä on useita ryhmiä, joissa puolestaan on useita komentoja: painikkeita tai kenttiä tietojen lisäämistä varten, ja valikkoja. Ryhmien oikeassa alakulmassa olevaa nuolikuvaketta kutsutaan valintaikkunan avaimeksi. Sen kautta saat tehtyä lisäasetuksia. Näkyviin tulevat lisävälilehdet Kun valitset esim. kuvan, piilossa ollut Kuvatyökalut-välilehti tulee näkyviin. Välilehdellä on komentoryhmiä valitsemasi kuvan käsittelemistä varten. 5
PowerPointin käynnistys aloittaa uuden tyhjän diaesityksen, joka perustuu ns. oletusrakenteeseen, Office-teemaan. Voit liittää diaesitykseesi teeman, joka sisältää mm. taustavärin tai -kuvion, taustan grafiikkaobjektit, fonttimääritykset, luettelomerkit, kaavioiden tai piirrosobjektien oletusvärit. Napsauta Rakenne-välilehden Teemat-ryhmästä sitä teemaa, jonka haluat ottaa esityksessäsi käyttöön. Voit lisätä teeman kaikkiin sivuihin, vain valittuihin sivuihin tai perustyyliin. Napsauta haluamaasi teemaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sopiva vaihtoehto. 6 Huom. valmiissa esityksessä teeman vaihtaminen voi aiheuttaa ongelmia.
Jokaiseen teemaan sisältyy runsaasti värimalleja. Ne sisältävät dian objektien vaihtoehtoisen oletusvärivalikoiman. Löydät värimallit ( ) Teemat-ryhmästä. Pelkän taustavärin vaihdat Tausta-ryhmän Taustatyylit-valinnoilla. Teemat-ryhmän Fontitpainikkeen kautta valitset teemassa käytettäviä fonttimäärityksiä. 7
Napsauta Aloitus-välilehden Diat-ryhmän kaksiosaista Uusi dia -painiketta. Alaosan diarakennevalikoimasta valitset dian rakenteen. Napsauta otsikon paikkamerkkiä ja kirjoita otsikko. Siirry sitten luettelon paikkamerkkiin ja kirjoita haluamasi sisältö siihen. Kun haluat muotoilla koko paikkamerkin sisältöä niin napsauta paikkamerkin reunaa (reuna muuttuu yhtenäiseksi viivaksi). Siten merkkimuotoilu kohdistuu paikkamerkin koko tekstiin. Valitun sanan tai alueen muotoilet mm. Aloitus-välilehden Fontti-ryhmän painikkeilla. muutat valitun dian asettelun Voit muotoilla tekstiä myös pikavalikoiman avulla. Valitse teksti ja siirrä hiiren osoitinta hiukan valitun alueen yläpuolelle niin saat pikavalikoiman näkyviin. 8 Aloitus-välilehden Diat-ryhmässä olevaa Asettelu-painiketta napsauttamalla saat näkyviin erilaisia diarakenteita. Voit vaihtaa diarakenteen napsauttamalla haluamaasi rakennetta.
Dian sivuasetuksia muutat Rakenne-välilehden Sivun asetukset -painikkeella. PowerPointissa on kolme erilaista näkymää: 1. Normaalinäkymä on PowerPointin oletusnäkymä. 2. Dialajittelunäkymässä diat näkyvät pienoiskuvina. 3. Diaesitys-painike käynnistää diaesityksen. Esityksen saa käyntiin myös F5-painikkeella. Keskeytät esityksen Esc-painikkeella. Muistiinpanojen kirjoittaminen Diojen muistiinpanoruutuihin voit kirjoittaa muistiinpanoja. Voit tulostaa ne esityksen tueksi tai yleisölle oheismateriaaliksi. Napsauttamalla Muistiinpanosivu-painiketta avaat näkymän, jossa dia on pienoiskoossa ja sen alle on varattu tila muistiinpanollesi. 9
Pidä luettelon rivien määrä maksimissaan 10:ssä. Aseta kirjasimen (Fontti) koko vähintään 24:ään. Muuta rivinväliä -painikkeilla ja sen asetuksilla. Muuta tekstialueen kokoa paikkamerkin kulmakahvoista vetämällä. Siirrä tekstialue paikkamerkin reunasta vetämällä (nelipäinen nuoli). Muuta tasoa sisennyspainikkeilla (suurenna/pienennä). Vaihda luettelomerkki tarvittaessa -painikkeen valinnoilla. Enterillä saat aikaan rivinvaihdon (kappalejaon) ja uuden luettelomerkin. 10 Poista luettelomerkki -painikkeella. Vaihto+Enterillä saat aikaan myös rivinvaihdon, mutta alkuun ei tule luettelomerkkiä. Rivi vaihtuu ilman kappalejakoa.
Diaesityksen alatunnisteen sisällön määrität Lisää-välilehden Teksti-ryhmän Ylä- ja alatunniste -painikkeella. Alatunniste koostuu päivämäärästä, dian numerosta ja alatunnisteesta. Valinnalla Älä näytä otsikkodiassa tunnisteet eivät näy otsikkodialla. Dioilla voi olla vain yksi alatunniste. Voit tehdä erilliset tunnisteet muistiinpano- ja tiivistelmäsivuille. Alatunnisteen kirjasinmuotoiluja määrittelet perustyylin kautta. 11
Diaesityksen ensimmäisen tallennuksen ja ns. välitallennukset teet: pikatyökalurivin Tallenna-painikkeella tai Office-painikkeen Tallenna-komennolla tai Ctrl+S-näppäinyhdistelmällä. Kun haluat tallentaa esityksesi toisella nimellä tai eri paikkaa, on sinun käytettävä Office-painikkeen -komentoa. PowerPoint 2007 -tiedoston oletustallennusmuoto on PowerPoint-esitys (*.pptx). Tallenna nimellä -valintaikkunan Tallennusmuoto-luettelosta voit valita myös vanhojen versioiden kanssa yhteensopivia muotoja. PowerPoint asetukset Tallentaminen-välilehdeltä voit muuttaa oletustallennusmuodon vanhempaan muotoon (*.ppt). Siirtymävaiheessa (ohjelmaversioihin) tämä voi olla hyvinkin paikallaan. Huom. kun PowerPoint 2007:ssa luotu asiakirja tallennetaan vanhempaan ohjelmaversioon, otsikkoriville ilmestyy merkintä [Yhteensopivuustila]. Tässä tilassa on estetty monien sellaisten PowerPoint2007 toimintojen käyttö, joille ei ole tukea vanhemmissa ohjelmaversioissa. Näihin kuuluvat muun muassa teemat ja 12 SmartArt-grafiikkaobjektit.
Lisää-välilehden Kuvat-ryhmän: -painikkeella lisäät leikekuvia. -painikkeella lisäät kuvia tiedostosta. Muotoilet kuvia Kuvatyökalut Muotoile-välilehden toiminnoilla. 13 Huom. kuvan mittasuhteet eivät muutu, kun käytät kuvan kulmakahvoja. Älä muuta kokoa reunakahvoista.
-painikkeen Tulosta-komento tai näppäinyhdistelmä avaa Tulosta-ikkunan, jossa määrittelet, mitä ja millä tavalla tulostat. Nykyinen dia -valinnalla tulostat aktiivisen dian. Diat-kohtaan voit kirjoittaa niiden diojen järjestysnumerot, jotka haluat tulostaa. Tulosta-kohdasta valitset tulostatko diat, tiivistelmät, muistiinpanosivut vai jäsennysnäkymän. Kun tulostat värillistä tulostusta mustavalkotulostimelle, valitse Harmaasävy-valinta. Tällä valinnalla optimoit värit harmaasävytulostusta varten. 14 Huom. tulosta vedoslaadulla säästä väriä. Melkein kaikissa tulostimissa on erillinen vedoslaadun asetus (esimerkiksi draft tai economy), joka säästää mustekuluissa. Yleensä kulutus putoaa ainakin puoleen. Arkitulostuksessa vedoslaatu kannattaa usein laittaa oletusasetukseksi.
WordArt-objektit sisältävät valmiita muotoiluja. Voit muokata tekstiä Piirtotyökalujen Muotoile-valinnoilla. Tuo Word-asiakirjan teksti leikepöydän kautta tai Avaa-toiminnolla: 1. Tuo teksti leikepöydän (Kopioi) kautta diaesitykseen. Sijoita (Liitä) teksti suoraan paikkamerkin sisällöksi tai erilliseen tekstikehykseen. 2. Valitse -valintaikkunassa Tiedostotyyppikohtaan Kaikki jäsennykset -vaihtoehto ja valittu teksti sijoittuu esitykseen. 15 Jos Word-asiakirjan jäsentelyyn on käytetty otsikkotyylejä, ne muuttuvat diaesityksessä otsikoiksi ja sisennystasoiksi. Normaali- ja leipätekstityylillä muotoillut kappaleet sijoittuvat enemmän ja vähemmän mielivaltaisesti, joten Avaa-toiminnolla tuotua tekstiä joutuu yleensä muokkaamaan käsin.
Lisäät piirrosobjektin diaan mm. Lisää-välilehden Kuvat-ryhmän Muodot-painikkeen valinnoilla. Vapaapiirtoviivat ja nuolet Muotoile viivoja Piirtotyökalut Muotoile-välilehden Muodon tyyli -valinnoilla. 16 Suoran viivan piirrät Vaihto-näppäin pohjassa!
Suorakulmiot ja perusmuodot Leveät nuolet Tähdet ja nauhat Tämä on tekstikehys Voit kirjoittaa muodon sisään Voit kirjoittaa muodon sisään Voit kirjoittaa muodon sisään 17 Muotoile muotoja Piirtotyökalut Muotoile-välilehden Muodon tyyli -valinnoilla. Hiiren kakkospainikkeesta Muokkaa tekstiä -valinnalla voit kirjoittaa muodon sisälle tekstiä.
Kopioi aina, kun tarvitset useita samanlaisia/-kokoisia objekteja. Järjestä, tasaa, ryhmitä jne. objektit Järjestä-valinnoilla. Neliön tai ympyrän piirrät Vaihto-näppäin pohjassa! 18 Neliön tai ympyrän piirtyy keskipisteestä alkaen, kun pidät Ctrl+Vaihtonäppäimet pohjassa!
Perustyyleissä määrität diojen, muistiinpanosivujen ja tiivistelmien ulkoasuun vaikuttavat seikat, mm. fonttimääritykset, luettelomerkit, taustan grafiikkaobjektit, logot ja tekstien sijoittelun. Esityksessä voi olla yksi tai useampi perustyyli. Käytännössä usein otsikkodian ja dian perustyyli (kaksi ylintä rakennetta). Jokainen dian perustyyli sisältää yhden tai useamman diarakenteen (vähintään otsikkodian ja dian rakenteet), joista muodostuu malli. Malli sisältää esityksessä käytettävät tyylit, esim. fonttien lajin ja koon, täytön, värimallit sekä dian perustyylin. Jokaisessa mallissa voi olla teema, jonka avulla voit määrittää diaesitykselle yhtenäinen ulkoasu, mm. värin ja tehosteet. 19 Tee AINA, kaikissa dioissa, samanlaisena toistuvat sisällöt dian perustyyliin.
Pääset perustyyliin Näytä-välilehden Esitysnäkymätryhmän Dian perustyyli -painikkeella. Valitse haluamasi (esim. ylimmäinen) rakenne aktiiviseksi. Tee perustyyliin haluamasi muutokset: kirjasin, luettelomerkit, grafiikka jne. Poistut perustyylistä Perustyylidianvälilehden -painikkeella. Esitysnäkymät-ryhmä sisältää painikkeet myös tiivistelmän ja muistiinpanojen perustyylin muokkaamiseen. 20
Luo oma suunnittelumalli aina kun halua luoda esitykseen oman visuaalisen ilmeen kun tarvitset tai käytät toistuvasti samaa ilmettä kun diaesityksissä toistuvat samat tiedot, grafiikka tmv. Oma suunnittelumalli on aina persoonallinen. 1. Aloita työskentely tyhjästä esityksestä (tai muokkaa jotain vanhaa). 2. Tee perustyyli (-tyylit) ja muotoile tausta. 3. Tallenna esitys suunnittelumalliksi: Valitse Office-painikkeesta Tallenna nimellä. Valitse Tallennusmuoto-luettelosta malli-muoto. Tallenna oma malli haluamallasi nimellä avautuvaan Mallit-kansioon. Malliin pohjautuvan diaesityksen luot napsauttamalla ensin Uusi esitys -valintaikkunassa Mallit-kohdasta Omat mallit -painiketta. Avautuvasta valintaikkunasta valitset halutun mallin ja napsautat OK-painiketta. 21
Suomen kalat Silakka Lohi Kirjolohi Harjus Silakka on tuttu Itämeren kala, joka on sillin alalaji. Lohta pidetään perustellusti kalojen kuninkaana. Se on voimakas vaeltaja, isokokoinen, kaunis ja hyvänmakuinen kala. Kirjolohi on istutuskalana suomalaisissa vesissä jo niin tuttu, että kenties kukan ei muista sen olevan amerikkalaista alkuperää. Makuasioista ei voi kiistellä, mutta kyllä harjus ainakin kauneimpien kalojemme joukkoon pitää laskea, jos ei sitä jopa kauneimmaksi julista. Lähde: Skes ry (http://www.skes.fi/kalalajit.php) Muotoile taulukkoa Taulukkotyökalut Rakenne- ja Asettelu-välilehtien toiminnoilla. 22
SmartArt-kaaviot ovat tekstin ja grafiikkaobjektien yhdistelmiä. Ne kuvaavat havainnollisesti prosessin kulkua, ilmiön hierarkkisuutta, osien keskinäisiä suhteita yms. Silakka Lohi Kirjolohi Muotoile kaaviota SmartArt-työkalut Rakenne- ja Muotoile-välilehtien toiminnoilla. 23
Muotoile kaaviota SmartArt-työkalut Rakenne- ja Muotoile-välilehtien toiminnoilla. 24
2008 tilasto elokuuhun mennessä g Ahven Hauki Kuha Muotoile kaaviota Kaaviotyökalut Rakenne-, Asettelu- ja Muotoile-välilehtien toiminnoilla. 25
Animaatiot-välilehden ryhmien valinnoilla asetat esitykseen tehosteita. PowerPoint-diaesityksessä voit käyttää animaatioita, jotka liittyvät dian vaihtumiseen dian rakenneosiin yksittäisiin objekteihin. Diaesitys-välilehden ryhmien valinnoilla vaikutat esityksen asetuksiin. 26 Määritä diaesitys -valinnolla valitset mm. esitystavaksi itsenäisen esityksen, jolloin esitys pyörii alusta loppuun ja alkaen taas alusta sinne asti, kunnes käyttäjä sen katkaisee. Esityksen asetuksilla voit määrittää myös esityksen näkymään ilman animaatiota.
Tarkastele esitystäsi kriittisesti, tee lisäykset, mutta uskalla myös jättää turha pois. Mieti diojen järjestys vielä kertaalleen. Oikolue sisältö. Tarkista ja merkitse käyttämäsi lähteet. Tee tarvittavat muistiinpanot muistiinpanoalueelle. Tarkista tallennusmuoto (muodot yhteensopivuus eri versioihin). Muista, että Vähemmän on enemmän monessa suhteessa. Lue myös *.pdf-dokumentti Muistilista esityksen tekijälle. Huomioi esityksen vuorovaikutus, sen tulisi keskittyä esiintyjän, yleisön ja esityksen sisällön välille. Pyydä esityksestä kommentteja ennen esitystä. Testaa esitys tilassa, missä pidät esityksen, jos se suinkin on mahdollista. 27
28 Hyppönen, A., Ojala, A. ja Joutsi, J. 2007. Tietokoneen käyttötaito 1 Office 2007 -ohjelmille. Porvoo: WS Bookwell. Kiianmies, M. 2008. Microsoft Office 2007 tehokäytössä. Jyväskylä: Gummerus Oy. Lammi, O. ja Mäkelä, H. 2009. Tietokoneen käyttötaito 1. Monipuolinen A-korttitutkinto. Jyväskylä: WSOYpro. Lammi, O. 2009. Vaikuta visuaalisesti - laadi selkeä esitys. Helsinki: WSOYpro. Lammi, O. 2007a. PowerPoint 2007 Tehoa viestintään. Jyväskylä: WSOY. Lammi, O. 2007b. Tietokoneen käyttötaito 2 Office 2007 -ohjelmille. Porvoo: WS Bookwell. Microsoft. 2008a. MS Office Online. http://office.microsoft.com/ fi-fi/powerpoint/fx100487761035.aspx. 8.8.2008. Microsoft. 2008b. Ajan tasalle PowerPoint 2007:ssä. http://office.microsoft.com/training/training.aspx?assetid=rc100687671035. 12.8.2008. Microsoft. 2008c. Pikaopas Ajan tasalle PowerPoint 2007:ssä. http://office.microsoft.com/training/training.aspx?assetid= RP100684731035&CTT=6&Origin= RC100687671035. 12.8.2008. Rousku, K. 2008. Office 2007 Tehoa työskentelyyn. Porvoo: WS Bookwell. Tieturi Oy. 2008. Office 2007 Uusi tapa toimia. Helsinki: Tieturi Oy.