KÄYTTÖVALTUUSHALLINTA (KVH) 1 (16) Käyttöohjeen sisältö s. 1: ENSIMMÄINEN KIRJAUTUMINEN, SALASANAN VAIHTO s.2 PERUSNÄKYMÄ/ALKUNÄKYMÄ s.3 Kuva yhteyshenkilön itsepalveluliittymän näkymästä. VALIKOT s.4 Kappaleessa käydään läpi yhteyshenkilön näkymässä olevat valikot. TOIMINNOT s.5 Kappaleessa käydään läpi yhteyshenkilön käytössä olevat toiminnot ja ohjeet niihin. Muuta omia tietoja s.5 Voit muuttaa järjestelmään tallennettuja yhteystietojasi (sähköpostiosoite, matkapuhelin ja puhelin). Salasanaasi et tämän toiminnon kautta pääse muuttamaan. Salasana muutetaan Vaihda salasana-toiminnon avulla. Näytä käyttövaltuudet s.6 Tästä näet voimassa olevat käyttöoikeutesi (Kiinteistötietopalvelun käyttöoikeutesi) ja ylläpitoroolisi ts. yhteyshenkilö-roolisi. Vaihda salasana s.7 Voit vaihtaa salasanasi jolla pääsee Käyttö-valtuushallintaan ja esim. Kiinteistötietopalveluun jos käyttäjätunnuksellasi on sinne oikeudet. Muiden organisaationne Kiinteistötietopalvelun käyttäjien salasanoja et pääse uusimaan. Käyttäjä voi itse tilata uuden salasanan osoitteesta https://idmpw.nls.fi Luo uusi käyttäjä s.8 Kuvalliset ohjeet uuden käyttäjän luomiseen kohta kohdalta kerrottuna. Muuta käyttäjätietoja s.13 Tällä toiminnolla voit esimerkiksi sulkea organisaationne tarpeettomaksi käyneet Kiinteistötietopalvelun käyttäjätunnukset tai muuttaa käyttäjien käyttöoikeuksia. Organisaationne Kiinteistötietopalvelun käyttäjien salasanoja et pääse muuttamaan. Käyttäjä voi itse tilata uuden salasanan osoitteesta https://idmpw.nls.fi Näytä käyttäjätiedot s.16 Tällä toiminnolla voit esimerkiksi hakea ajantasaisen listan organisaationne Kiinteistötietopalvelun käyttäjistä. Listalla näkyvät sekä voimassa olevat, että suljetut käyttäjät.
KÄYTTÖVALTUUSHALLINTA (KVH) 2 (16) MML Käyttövaltuushallintaan mennään osoitteen https://idmservice.nls.fi kautta. ENSIMMÄINEN KIRJAUTUMINEN, SALASANAN VAIHTO Kun olet saanut sähköpostiisi Käyttövaltuushallinnan käyttäjätunnuksen ja salasanan, voit kirjautua palveluun osoitteesta https://idmservice.nls.fi. Sähköpostitse saamasi salasana on kertakäyttöinen ja palvelu pakottaa vaihtamaan salasanan heti ensimmäisellä kirjautumiskerralla antamalla seuraavan ilmoituksen: Kun olet syöttänyt ja vahvistanut salasanan paina Lähetä-painiketta. Huomaa ohje salasanan sisällöstä. Palvelu tarkistaa, täyttääkö syöttämäsi salasana vaatimukset ja kun vaihtamasi salasana on hyväksytty saat alla näkyvän ilmoituksen. Tästä pääset jatkamaan Käyttövaltuushallintaan kuittaamalla ilmoituksen OK-painikkeella.
KÄYTTÖVALTUUSHALLINTA (KVH) 3 (16) PERUSNÄKYMÄ/ALKUNÄKYMÄ Käyttövaltuushallintaan kirjauduttaessa aukeaa organisaation yhteyshenkilölle ja varayhteyshenkilölle alla olevan kuvan mukainen perusnäkymä.
KÄYTTÖVALTUUSHALLINTA (KVH) 4 (16) VALIKOT Vasemmassa reunassa sijaitsee Tehtävä -valikko, seuraavassa käydään läpi valikoiden sisällöt. Koti Koti-valikon kautta pääset muuttamaan omia tietojasi, tarkistamaan käytössä olevat käyttövaltuutesi ja vaihtamaan salasanasi. Muuta omia tietojasi-kohdassa voit muuttaa järjestelmään tallennettuja yhteystietojasi (sähköpostiosoite, matkapuhelin ja puhelin). Näytä käyttövaltuudet-kohdasta näet voimassa olevat käyttöoikeutesi (Kiinteistötietopalvelun käyttöoikeutesi) ja ylläpitoroolisi ts. yhteyshenkilöroolisi. Vaihda salasana-kohdassa voit vaihtaa salasanasi jolla pääsee Käyttövaltuushallintaan ja esim. Kiinteistötietopalveluun jos käyttäjätunnuksellasi on sinne oikeudet. Käyttäjähallinnointi Luo uusi käyttäjä-kohdan kautta pääset tilaamaan uudelle käyttäjälle käyttäjätunnuksen. Muuta käyttäjätietoja-kohdasta pääset muuttamaan organisaationne käyttäjien tietoja ja heidän käyttöoikeuksiaan. Näytä käyttäjätiedot-kohdasta pääset katsomaan organisaationne käyttäjät ja käyttöoikeudet.
KÄYTTÖVALTUUSHALLINTA (KVH) 5 (16) TOIMINNOT Muuta omia tietoja Kohdasta Muuta omia tietoja, pääset katselemaan järjestelmään tallennetut perustietosi ja voit tarvittaessa muuttaa sinne tallennettuja yhteystietojasi. Kun valitset joko kuvakkeesta tai Tehtävät-valikosta Muuta omia tietoja, aukeaa seuraava ikkuna.
KÄYTTÖVALTUUSHALLINTA (KVH) 6 (16) Näytä käyttövaltuudet Näytä käyttövaltuudet kohdasta pääset katsomaan voimassa olevat käyttöoikeutesi ja ylläpitoroolisi. Käyttöoikeudet-välilehdellä näet käytössäsi olevat Kiinteistötietopalvelun käyttöoikeudet. Mikäli olet organisaationne yhteyshenkilö ja sinulla ei ole käytössäsi Kiinteistötietopalvelun käyttöoikeuksia listalla näkyy alla olevan kuvan mukaisesti ainoastaan LDAP-EXT-tunnus. Kaikilla Käyttövaltuushallintaan luoduilla käyttäjillä näkyy automaattisesti järjestelmän vaatima LDAP-EXT-tunnus. Ylläpitoroolit-välilehdellä näet ylläpitoroolisi ts. yhteyshenkilöroolisi; Yhteyshenkilö (Contact Person) tai Yhteyshenkilön sijainen (Contact Person Backup). Järjestelmän vaatima Service User-rooli näkyy automaattisesti kaikilla Käyttövaltuushallintaan luoduilla yhteyshenkilöillä.
KÄYTTÖVALTUUSHALLINTA (KVH) 7 (16) Vaihda salasana Vaihda salasana-kohdasta pääset vaihtamaan salasanasi. Kun valitset joko kuvakkeesta tai Tehtävät-valikosta Vaihda salasana, aukeaa salasananvaihtoikkuna. Kun olet painanut Lähetä-painiketta, palvelu tarkistaa, täyttääkö syöttämäsi salasana vaatimukset ja kun vaihtamasi salasana on hyväksytty saat alla näkyvän ilmoituksen. Huomioi salasanaa valitessasi lisäksi se, että salasanan tulee olla eri kuin viisi edellistä salasanaa.
KÄYTTÖVALTUUSHALLINTA (KVH) 8 (16) Luo uusi käyttäjä Luo uusi käyttäjä-kohdasta pääset hakemaan Kiinteistötietopalvelun käyttäjätunnusta uudelle henkilölle. Kun valitset joko kuvakkeesta tai Tehtävät-valikosta Luo uusi käyttäjä, aukeaa käyttäjätunnuksenluonti-ikkuna. Ensimmäisenä pitää syöttää käyttäjän etunimi ja sukunimi (kohta 1.Profiili): Tunnuksen luonnissa kestää jonkin aikaa, odota rauhassa. Sovellus siirtyy automaattisesti käyttäjätunnuksen luonnin seuraavaan vaiheeseen.
KÄYTTÖVALTUUSHALLINTA (KVH) 9 (16) Toiseksi syötetään käyttäjäntiedot (kohta 2 Käyttäjätiedot). Punaisella pallukalla merkityt kohdat ovat pakollisia, osan tiedoista sovellus luo automaattisesti. Varmista että käyttäjän sähköpostiosoite on oikein ja jo voimassa, koska kun tunnus on asiakastuen toimesta hyväksytty, lähtee sähköpostitse käyttäjätunnusviesti käyttäjän sähköpostiin välittömästi. Tunnussähköposti muodostuu automaattisesti ja asiakastuelle tai tunnuksen tilaajalle ei tule ilmoitusta siitä, jos sähköposti ei mene käyttäjälle perille. Kun olet täyttänyt tarvittavat tiedot, jatka eteenpäin painamalla Seuraava-painiketta. Kolmanneksi valitaan käyttäjälle haettavat käyttöoikeudet (Kohta 3. Käyttöoikeudet).
KÄYTTÖVALTUUSHALLINTA (KVH) 10 (16) Lisää käyttövaltuus-painikkeen painaminen avaa valikon, jossa käyttövaltuudet valitaan. Valittavana on kaikki organisaatiolle haettavaksi luvitetut käyttövaltuudet, valitse niistä käyttäjälle ne, joita hän työssään tarvitsee. Kaikkia oikeuksia ei pidä valita, mikäli käyttäjä ei niitä työtehtävissään tarvitse. Huomio kuitenkin, että käyttäjälle on valittava vähintään ns. perusoikeus: KTPKiinteistötiedotSuppea tai KTPKiinteistötiedotLaaja, muutoin käyttäjätunnus ei toimi. Valitse-painikkeen painaminen avaa valikon, jossa näkyy käyttäjälle valitut oikeudet. Voit vielä tässä vaiheessa poistaa anotun oikeuden ottamalla väkäsen poistettavan oikeuden edestä pois. Käyttäjän tietojen tallentamisessa kuluu hetken aikaa ja kun luonti on valmis tulee alla oleva ilmoitus, joka kuitataan OK-painikkeella.
KÄYTTÖVALTUUSHALLINTA (KVH) 11 (16) Käyttäjätunnushakemus on nyt lähetetty MML:n verkkopalvelutuen asiakastuen hyväksyttäväksi. Hakemus voidaan: a) Hyväksyä sellaisenaan, jolloin hyväksynnästä tulee ilmoitus yhteyshenkilön sähköpostiin ja käyttäjätunnusviesti käyttäjän sähköpostiin. b) Asiakastuki voi pyytää lisätietoja hakemukseen liittyen. Lisätietopyynnöstä tulee ilmoitus yhteyshenkilön sähköpostiin ja Käyttövaltuushallintaan tulee uusi tehtävä yhteyshenkilön käsiteltäväksi. c) Käyttäjälle anotut oikeudet voidaan hyväksyä joko kokonaan tai osittain. Hylätyistä oikeuksista tulee erillinen viesti yhteyshenkilön sähköpostiin. Mikäli asiakastuki tarvitsee lisätietoja hakemukseen liittyen, tulee yhteyshenkilön perusnäkymään automaattisesti Työluettelo, jossa on uusi tehtävä käsiteltäväksi (kts. kuva alla). Tehtävää pääsee käsittelemään painamalla tehtävän sinistä tekstilinkkiä. Työluettelossa voi olla useitakin tehtäviä käsiteltäväksi, jos käyttäjätunnusta on haettu usealle uudelle käyttäjälle ja niistä halutaan lisätietoja.
KÄYTTÖVALTUUSHALLINTA (KVH) 12 (16) Tehtävän sinisen tekstilinkin kautta aukeaa varsinainen lisätietopyyntö. Kun lisäselvitys on lähetetty takaisin asiakastuen käsiteltäväksi (Palauta-painikkeella), tulee alla oleva ilmoitus, joka kuitataan OK-painikkeella. Kun tehtävä on lähetetty takaisin asiakastuen käsiteltäväksi, poistuu se Työluettelosta. Huom! Mikäli huomaat, että olet unohtanut valita jonkin käyttövaltuuden uudelle käyttäjälle ja olet jo ehtinyt lähettää käyttäjätunnushakemuksen asiakastuen hyväksyttäväksi, älä tee lisäoikeushakemusta ts. älä yritä muuttaa käyttäjän tietoja ennen kuin varsinainen käyttäjätunnushakemus on asiakastuen toimesta hyväksytty ja käyttäjätunnus on tullut voimaan. Jos käyttäjän tietoja yrittää muuttaa ennen kuin käyttäjätunnus on tullut voimaan, sovellus menee uuden käyttäjätunnuksen osalta virhetilaan ja käyttäjätunnuksen hyväksyminen ei enää tuessa onnistu eikä käyttäjätunnus tule voimaan.
KÄYTTÖVALTUUSHALLINTA (KVH) 13 (16) Muuta käyttäjätietoja Muuta käyttäjätietoja kohdan kautta pääset muuttamaan käyttäjien tietoja tai sulkemaan käyttäjätunnuksen. Kun valitset joko kuvakkeesta tai Tehtävät-valikosta Muuta käyttäjätietoja, aukeaa käyttäjähakuikkuna jossa voit hakea muutettavat käyttäjät. Muutettavia käyttäjiä voit hakea käyttäjiä käyttäjätunnuksen, etunimen tai sukunimen perusteella. Hakusanan katkaisemiseen käytetään *-merkkiä. Ensimmäisestä alasvetovalikosta valitaan millä perusteella käyttäjiä haetaan (käyttäjätunnus, etunimi tai sukunimi) ja toisesta alasvetovalikosta voi valita operaattorin (tämä kohta kannattaa jättää tyhjäksi). Kolmanteen kenttään kirjoitetaan hakusana. Saat listalle kaikki organisaationne käyttäjät kirjoittamalla kolmanteen kenttään pelkän *, tällä tavalla haettaessa ei ole merkitystä haetaanko käyttäjät etunimen, sukunimen vai käyttäjätunnuksen perusteella. Alla esimerkki, jossa on haettu etunimen perusteella käyttäjät hakusanalla *eino*. Sovellus etsii ja tuo listalle kaikki henkilöt joiden etunimessä on merkkiyhdistelmä eino. Käyttäjän tietoja pääsee muuttamaan laittamalla täpän halutun nimen kohdalle ja painamalla Valitse-painiketta, pois hausta pääsee valitsemalla Peruuta. Viimeisestä sarakkeesta näkee, onko käyttäjätunnus käytössä.
KÄYTTÖVALTUUSHALLINTA (KVH) 14 (16) Kun valitset muutettavan käyttäjän listalta aukeavat käyttäjän profiilitiedot ja käyttöoikeustiedot muutettaviksi. Profiili-välilehdellä voit muuttaa käyttäjän yhteystiedot ja voit asettaa hänelle käyttäjätunnuksen sulkeutumispäivän. Käyttäjätunnus on suljettava väärinkäytösten estämiseksi silloin, kun käyttäjä ei enää tarvitse Kiinteistötietopalvelua työtehtävien muuttumisen tai työsuhteensa päättymisen takia. Käyttäjätunnus on hyvä sulkea myös siinä tapauksessa, että käyttäjä jää pitemmäksi ajaksi pois töistä esim. vanhempainvapaalle tai vuorotteluvapaalle. Käyttöoikeudet-välilehdellä voit poistaa tai lisätä käyttäjälle käyttöoikeuksia.
KÄYTTÖVALTUUSHALLINTA (KVH) 15 (16) Mikäli haluat hakea käyttäjälle lisäoikeuksia, avautuu Lisää käyttövaltuus-painikkeella uusi ikkuna, jossa voit valita käyttäjälle halutun oikeuden. Listalla näkyvät ne oikeudet, joihin organisaatiolla on käyttöoikeus ja joita käyttäjällä ei vielä ennestään ole käytössään. Valitse-painikkeen painaminen tuo sinut takaisin Muuta käyttäjätietoja näkymään. Lähetä-painikkeen painamisen jälkeen tulee seuraava ilmoitus, jonka joko voi kuitata painamalla OK-painiketta tai voit palata aiemmin määrittämääsi (esimerkissä etunimessä olevalla merkkijonolla eino-haetut käyttäjät) muutettavien käyttäjien käyttäjälistaan Palaa hakuun-painikkeella.
KÄYTTÖVALTUUSHALLINTA (KVH) 16 (16) Näytä käyttäjätiedot Näytä käyttäjätiedot-toiminnolla voit hakea käyttäjiä käyttäjätunnuksen, etunimen tai sukunimen perusteella. Hakusanan katkaisemiseen käytetään *-merkkiä. Ensimmäisestä alasvetovalikosta valitaan millä perusteella käyttäjiä haetaan (käyttäjätunnus, etunimi tai sukunimi) ja toisesta alasvetovalikosta voi valita operaattorin (tämä kohta kannattaa jättää tyhjäksi). Kolmanteen kenttään kirjoitetaan hakusana. Saat listalle kaikki organisaationne käyttäjät kirjoittamalla kolmanteen kenttään pelkän *, tällä tavalla haettaessa ei ole merkitystä haetaanko käyttäjät etunimen, sukunimen vai käyttäjätunnuksen perusteella. Alla esimerkki, jossa haettu käyttäjätunnuksen perusteella käyttäjät hakusanalla *tulppaan*. Käyttäjän tietoja pääsee katsomaan laittamalla täpän halutun nimen kohdalle ja painamalla Valitse-painiketta, pois hausta pääsee valitsemalla Peruuta. Viimeisestä sarakkeesta näkee, onko käyttäjätunnus käytössä vai suljettu.