Profiilinhallinta UNIFAUN WWW.UNIFAUN.COM [VÄLJ DATUM]
Sisältö 1 Johdanto... 4 2 Profiilinhallinnan keskeisimmät käsitteet... 4 3 Hallintaoikeus ja kirjautuminen... 6 4 Esimerkkiyritys Oy Kukka Ab... 7 5 Profiilinhallinnan luominen Unifaun Onlineen... 10 5.1 Luo Roolit... 10 5.2 Perusta Profiiliryhmät... 12 5.3 Luo Profiilit... 13 6 Tulostussuosikit... 14 6.1 Asetukset... 14 6.2 Esimerkki... 15 7 Osoiteluettelon tuonti... 15 8 Vinkkejä Profiilinhallinnan aloittamiseen... 16 8.1 Esimerkkejä yrityksistä/organisaatiosta jotka hyötyvät Profiilinhallinnasta:... 16 PROFIILINHALLINTA 3 / 16
1 Johdanto Profiilinhallinta on useiden käyttäjien luomiseen ja niiden hallintaan tarkoitettu toiminnallisuus. Profiilinhallinnan avulla voit helposti hallinnoida eri käyttäjien oikeuksia ja esimerkiksi tulostussuosikkeja. Voit luoda eri käyttäjäprofiileja asiakaspalvelullenne, varastoihinne, myyntiin jne. Eri profiileille voidaan määrittää eri oikeudet luoda kuljetustilauksia sekä oikeudet muokata valintoja. Voit esimerkiksi rajata käytettäväksi muutaman kuljetuspalvelun tai päättää mitä kuljetuspalvelua käytetään, ja voit myös rajata tai päättää vastaanottajan tai lähettäjän sekä kuljetuspalvelun. Määrittelemällä tiedon saatavuutta sekä jakamalla erilaisia oikeuksia voidaan jokaisen käyttäjän työskentelytapaa järjestelmässä ohjata hyvinkin yksityiskohtaisesti. Profiilinhallinnan keskeisimmät käsitteet ovat Profiiliryhmä, Profiili sekä Rooli. Oikeudet käyttää tilin toimintoja määritellään Roolin kautta. o Saako profiili esimerkiksi luoda uusia profiileja? Informaatioon saatavuutta määritellään Profiiliryhmän kautta. o Samaan profiiliryhmään kuuluvat profiilit näkevät toistensa lähetykset. Jokainen Profiili on yksilöllinen yhdistelmä oikeuksia ja pääsyä informaatioon. o Profiili on itse käyttäjän kirjautumistunnus. 2 Profiilinhallinnan keskeisimmät käsitteet On tärkeää ymmärtää Profiilinhallinnan keskeisimmät käsitteet. Kuvan 1 on kaavamainen kuvaus Profiilinhallinnan keskeisimpien käsitteiden yhteydestä toisiinsa Unifaun Onlinessa. Käyttäjätunnus Användar - ID Perusprofiili ryhmä Grundprofil - grupp Profiiliryhmä Profilgrupp Perusprofiili Profiili Rooli Standard - profil Profil Rol Tulostussuosikit Utskriftsfavoriter Kuva 1 Profiilinhallinnan keskeisimpien käsitteiden yhteys toisiinsa PROFIILINHALLINTA 4 / 16
Käyttäjätunnus Käyttäjätunnus ei edusta fyysistä henkilöä vaan yritystä tai organisaatiota. Käyttäjätunnus koostuu 10 numerosta. Kaikki Profiilit käyttävät kirjautuessaan samaa käyttäjätunnusta. Unifaun käyttäjätunnuksesi näet päätilillä valikon alla (alkaa 002 ). Perusprofiiliryhmä ja Perusprofiili Jokaiselle käyttäjätunnukselle löytyy oletuksena Perusprofiiliryhmä. Perusprofiiliryhmällä on pääsy kaikkeen käyttäjätunnuksien takana olevaan informaatioon, ja samalla kaikkien Profiiliryhmien informaatioon. On aina olemassa Perusprofiili, joka on yhdistetty Perusprofiiliryhmään. Perusprofiilia voidaan tarkastella eräänlaisena tilin superkäyttäjänä (Super User), tai pääkäyttäjänä ja nk. hallinnollisena profiilina, jolla on pääsy kaikkeen tietoon. Perusprofiililla on esimerkiksi pääsy kaikkien tilillä tehtyjen Profiilien lähetyshistoriaan, hän voi perustaa tai poistaa profiileja sekä lisätä tai vähentää näiden oikeuksia. Roolit Erilaisilla rooleilla voidaan Unifaun Onlinessa määritellä oikeudet suorittaa erilaisia tehtäviä. Tiliä perustettaessa perustetaan aina automaattisesti Hallinta niminen tehtäväkuvaus, jolla on hallintaoikeus käyttää kaikkia järjestelmään ja tiliin kuuluvia toimintoja ja tehtäviä. Hallinta-rooli voi määritellä mitä muita mahdollisia Rooleja luodaan järjestelmään. Yhdellä Roolilla voi esimerkiksi olla oikeudet luoda tietyn tyyppisiä rahtiasiakirjoja, kun taas toisella Roolilla on oikeudet hakea järjestelmästä vain tilastoja. Kolmannella roolilla voi olla oikeudet tehdä molempia. Profiiliryhmät Profiiliryhmä määrittää mihin informaatioon siihen kuuluvilla Profiileilla on pääsy. Profiililla on pääsy vain siihen informaatioon, joka sisältyy profiiliryhmään, johon profiili kuuluu. Profiiliryhmään kuuluu esim. tietyt lähettäjät, vastaanottajat ja tietty osa lähetyshistoriasta. Mikään Profiiliryhmä ei voi nähdä toisen Profiiliryhmän tietoa, Perusprofiiliryhmää lukuun ottamatta. Profiilit Profiileja voidaan tarkastella yrityksen eri toimintoina tai osastoina, joita voi edustaa yksi tai useampi käyttäjä. Yhdellä profiililla on profiilinimi ja salasana, jotka yhdessä käyttäjätunnuksen kanssa luovat edellytykset kirjautua palveluun. Näitä hallinnoidaan Perusprofiilin toimesta. Jokaisen profiilin nimi on oltava uniikki. Jokainen profiili kuuluu jollekin profiiliryhmälle, ja sille voidaan jakaa yksi tai useampi rooli. Jakamalla yhdelle profiilille useita rooleja, kyseinen profiili saa kaikki näille rooleille annetut oikeudet. Erottamalla profiilit ja roolit toisistaan oikeuksien hallinnointi helpottuu. Useita profiileja voidaan päivittää samanaikaisesti, koska muutokset tehdään ainoastaan rooliin! Tulostussuosikit Helpottaaksesi sekä tehostaaksesi työtapoja kannattaa luoda tulostussuosikeita. Tulostussuosikit toimivat pohjina lähetysten teolle. Tulostussuosikki voidaan valmiiksi täydentää tietyillä arvoilla (esim. lähetyksen PROFIILINHALLINTA 5 / 16
sisältö Vaatteita ) sekä kriteereillä (esim. lisäpalvelu Vastaanottaja maksaa rahdin valmiiksi valittuna, tms.). Kun tulostussuosikkia käytetään, toimivat annetut kriteerit esivalittuina arvoina lähetyksessä, jolloin käyttäjälle jää vähemmän täydennettävää lähetykseen. Näin hallinnoida lähetysten teko, ja määritellä esim. millä kuljetuspalvelulla ja asiakasnumerolla lähetys tehdään. Ohjesivulla on erillinen ohje tulostussuosikkien luomiseen. Jotta Profiilinhallinta toimisi mahdollisimman tehokkaasti, on erinomaisen tärkeää miettiä oman yrityksen tarpeita heti alusta alkaen. Lähtökohtana tulisi aina olla yrityksen tai organisaation vallitseva toimintatapa/toivottava toimintatapa. 3 Hallintaoikeus ja kirjautuminen Henkilöllä, jolla on Unifaun Online tilin hallintaoikeudet, on tärkeä rooli Profiilinhallinnan kannalta. Hallintaoikeudet omaava rooli määrittelee järjestelmässä profiiliryhmät, profiilit sekä roolit ja vastaa käyttäjätunnuksista ja salasanoista. Yrityksen Hallintaoikeudet määritellään Unifaun Onlinessa automaattisesti Perusprofiilille (pääkäyttäjä), ja tälle jaetaan automaattisesti rooli nimeltä Hallinta. Suosittelemme että hallintaoikeudet annetaan vähintään kolmelle henkilölle. Hallintaoikeuksia omistava vastaa Perusprofiilista ja voi omilla tunnuksillaan Ylläpidon alta luoda uusia profiileja. Jotta prosessi olisi käyttäjien näkökulmasta mahdollisimman jouheva, kannattaa profiilit ensin luoda ja määritellä näille tulostussuosikit, jotta niiden käyttäjät voivat heti ensimmäisestä sisäänkirjautumisesta lähtien luoda oikeanlaisia lähetyksiä. Määritykset voidaan tehdä Profiiliryhmään ja/tai Profiiliin. Voidaan myös luoda perusasetus perusprofiiliin, mikä jaetaan jokaiselle perustetulle profiiliryhmälle. Kun Profiilinhallinta on aktivoitu, Unifaun Onlinessa ilmoitettu tilin yhteyshenkilö tulisi toimia Perusprofiilin haltijana, vastaten perustettavista profiiliryhmistä, profiileista ja rooleista. Tilin haltija on se, jonka ensisijaisesti tulisi ottaa yhteyttä Unifaun Support asiakastukeen, kun jotain kysymyksiä ilmenee. Profiilitilin käyttäjän tulisi sitä vastoin ensisijaisesti ottaa yhteyttä tilin haltijaan, kun he haluavat tiedustella vaikkapa käyttöoikeuksista, tulostussuosikkien rakenteista, tiedon jakamisesta, jne. Toisinaan profiilien käyttäjät soittavat Unifaunin asiakastukeen, jolloin tuki ohjaa henkilön olemaan yhteydessä tilin yhteyshenkilöön. Jokainen profiili kirjautuu palveluun osoitteessa www.unifaunonline.fi. Kirjautumisessa käytetään Unifaun Online palveluun kirjautumista varten saatuja tunnuksia, eli Käyttäjätunnnus, Profiili sekä Salasana. Tilin hallintaoikeudet omistava vastaa siitä, että tunnukset palveluun sekä luodaan että jaetaan käyttäjille. Käyttäjätunnus on sama kuin millä pääkäyttäjä kirjautuu. Kirjautuminen Unifaun Online -palveluun hallintaoikeuksilla tehdään myös osoitteessa www.unifaunonline.fi. Hallintaoikeudet omistava kirjautuu pelkällä Käyttäjätunnnuksella ja Salasanalla. HUOM! Salasana on tilin haltijan uniikki tunnus eikä sitä tulisi koskaan luovuttaa toiselle osapuolelle! PROFIILINHALLINTA 6 / 16
4 Esimerkkiyritys Oy Kukka Ab Oy Kukka Ab on yritys joka myy kukkia ja floristipalveluja. Yritys ei ole kovinkaan iso, mutta sillä on useita työntekijöitä erilaisilla tehtävänkuvauksilla. Näille halutaan luoda yksinkertainen ja tehokas tapa hoitaa päivittäisiä kuljetushallintarutiineja. Tämän lisäksi halutaan erotella lähettäjät, vastaanottajat ja lähetykset eri osastojen välillä. Profiilinhallinnalla halutaan lisäksi saavuttaa parempi ja jouhevampi kustannusseuranta. On myös tärkeää, että oma asiakaspalvelu voi nopeasti vastata asiakkaiden ja toimittajien kysymyksiin. Oy Kukka Ab:lla on toimintaa kahdella paikkakunnalla, Kaupunki ja Kylä. Kaupungissa on 3 henkilöä työllistävä pääkonttori, 2 henkilöä työllistävä varasto sekä 2 henkilöä työllistävä Kukka-Kauppa. Kylästä löytyy 2 henkilöä työllistävä Kukka-Puoti, sekä varasto jossa työskentelee 1 henkilö. Mitkä roolit yrityksestä löytyy? Henkilöstölukumäärästä huolimatta voimme identifioida Oy Kukka Ab:lla seuraavat roolit: Pääkonttori: Asiakaspalvelu Taloushallinto Toimitusjohtaja PROFIILINHALLINTA 7 / 16
Varasto Varastopäällikkö Varastotyöntekijä Myymälä Myymäläpäällikkö Myyjä Tarkastellessamme Oy Kukka Ab:n myymälätoimintaa lähemmin näemme siis kaksi erilaista roolia, Myymäläpäällikkö ja Myyjä. Roolit Myymäläpäälliköiden tehtävänkuvaukset ovat samanlaiset, joten heille voidaan jakaa sama rooli ja siten samat oikeudet. Samaa koskee eri paikkakuntien myymälätyöntekijöitä/varastotyöntekijöitä. Yksi vaihtoehto on olla erottelematta Varaston, Myymälän ja Pääkonttorin työntekijöitä ja sen sijaan luoda Roolit Myymäläpäällikkö ja Työntekijä, riippuen yrityksen toimintatavoista. - Roolit: o o Myymäläpäällikkö Työntekijä Profiiliryhmät Oy Kukka Ab:lla on toimintaa kahdella eri paikkakunnalla, Kaupungissa ja Kylässä. Molemmilla paikkakunnilla tulisi olla pääsy, sillä paikkakunnalla toimivan myymälän tietoihin. Koska profiililla on pääsy vain hänen profiiliryhmänsä informaatioon, perustamme kaksi profiiliryhmää, Kaupunki ja Kylä. - Profiiliryhmät Profiilit o Kaupunki o Kylä Myymäläpäällikkö ja Myyjä hallinnoivat ja vastaavat kaikesta myymälän sisällä tapahtuvasta. Heitä tulee näin erotella Varastosta ja Pääkonttorista. Lisäksi heidän tulisi saada pääsy vain oman myymälänsä informaatioon. Lisähenkilökunnan ja kesätyöntekijöiden palkkaaminen on myös mahdollista, jolloin halutaan välttää tilannetta jossa profiilit ovat sidottuja fyysisiin henkilöihin. Kaupat tarvitsevat 4 profiilia: - Profiilit o Kukkakauppa 1 o Kukkakauppa 2 o Kukkapuoti 1 o Kukkapuoti 2 PROFIILINHALLINTA 8 / 16
0000000123456 Oy Kukka Ab:n profiiliasetukset näyttävät nyt tältä: Käyttäjätunnus Profiiliryhmä Profiili Roolit Kukka- Kauppa 1 Kaupunki Kukka- Kauppa 2 Myymäläpäällikkö Kylä Kukka- Puoti 1 Myyjä/ työntekijä Kukka- Puoti 2 Kuva 2 Oy Kukka Ab:n Profiilinhallinta Käyttäjätunnuksen alle on nyt luotu kaksi profiiliryhmää, jotka näkevät vain omat lähetyksensä. Loimme neljä eri profiilia, jotka kuuluvat oman alueensa profiiliryhmään. Kukkakauppa 1 ja 2 näkevät siis toistensa tekemät lähetyksen, koska kuuluvat samaan profiiliryhmään, mutta profiileilla on eri roolit. Myymäläpäälliköllä on enemmän oikeuksia muokata tiliä kuin työntekijällä. Varastolle emme tässä tapauksessa tehneet profiilia lainkaan. Asiakaspalvelu Pääkonttorilla halutaan antaa asiakaspalvelulle pääsyn kaikkien profiilien informaatioon, jotta he näkevät kaikki yrityksen lähetyksen. Asiakaspalvelulle luodaan vielä erikseen oma profiili, joka kuuluu perusprofiiliryhmään. Näin asiakaspalvelu näkee kaikkien profiilien alla tehdyt lähetykset. Asiakaspalvelulle ei kuitenkaan haluta antaa tilin hallintaoikeuksia, joten luodaan asiakaspalvelulle oma rooli, jossa määritellään tämän osaston oikeudet. PROFIILINHALLINTA 9 / 16
Alla olevassa taulukossa näet ne yhdistelmät, jotka olemme luoneet Oy Kukka Ab:lle: Profiili Profiiliryhmä Rooli Kukkakauppa 1 Kaupunki Myymäläpäällikkö Kukkakauppa 2 Kaupunki Myyjä/työntekijä Kukkapuoti 1 Kylä Myymäläpäällikkö Kukkapuoti 2 Kylä Myyjä/työntekijä Oy Kukka Ab Perusprofiiliryhmä Asiakaspalvelu Perusprofiili Perusprofiiliryhmä Hallinta Jos olisimme huomioineet kaikki yrityksen eri osastot ja toiminnot erikseen, olisi lista kasvanut ja erilaisia yhdistelmiä olisi useampia. Alussa profiiliasetusten määritteleminen voi olla aikaa vievä ja paljon ajattelua vaativa tehtävä, mutta hyvä suunnittelu palkitaan, kun päivittäinen työ jatkossa helpottuu ja tehostuu. 5 Profiilinhallinnan luominen Unifaun Onlineen Profiilinhallinnan voi perustaa Unifaun Onlinessa halumassaan järjestyksessä. Tässä esimerkissä aloitamme luomalla roolit, ja tämän jälkeen profiiliryhmät. Lopuksi luomme Profiilit. 5.1 Luo Roolit Tehtävänkuvauksilla määritellään mitä oikeuksia käyttäjällä on järjestelmän sisällä, eli luodaan Roolit. Erilaisilla rooleilla on oikeudet suorittaa järjestelmässä erilaisia tehtäviä. Valitse YLLÄPITO > Roolit. Valitse luodaksesi uuden roolin, tai hae jo olemassa olevia rooleja - painikkeella. Voit kopioida jo olemassa olevan roolin painamalla -painiketta ja valitsemalla. PROFIILINHALLINTA 10 / 16
Valitse, ja anna uudelle roolille sopiva nimi ja kuvaus. Merkitse tämän jälkeen mitä tehtäviä kyseisellä roolilla tulisi olla oikeus suorittaa. Valitse lopuksi Kaksi esimerkkiä rooleista: 1. Rooli joka voi ainoastaan käyttää sille tehtyä tulostussuosikkia ja tarkastella lähetyshistoriaa. Valitse roolille seuraavat tehtävät: Oikeudet käyttää vain suoralinkitettyjä Tulostussuosikkeja Oikeudet tulosteisiin Oikeudet tarkastella lähetyshistoriaa 2. Rooli joka voi tarkastella lähetyshistoriaa, tulostussuosikkeja sekä osoitetietoja. Valitse rollille seuraavat tehtävät: Oikeudet tarkastella lähetyshistoriaa Oikeudet tarkastella lähettäjiä Oikeudet tarkastella vastaanottajia Oikeudet tarkastella tulostussuosikkeja PROFIILINHALLINTA 11 / 16
5.2 Perusta Profiiliryhmät Profiiliryhmällä määritellään mitä tietoja jaetaan ja kenellä on niihin pääsy. Valitse YLLÄPITO > Profiiliryhmät. Valitse luodaksesi uuden profiiliryhmän, tai hae jo olemassa olevia profiiliryhmiä -painikkeella. Voit kopioida jo olemassa olevan profiiliryhmän painamalla -painiketta ja valitsemalla. Anna uudelle profiiliryhmälle uusi nimi. Huom! Perusprofiiliryhmää ei normaalisti muokata. Valitse, ja anna uudelle profiiliryhmälle sopiva nimi ja kuvaus. Valitse lopuksi. PROFIILINHALLINTA 12 / 16
5.3 Luo Profiilit Profiileja voidaan tarkastella yrityksen eri toimintoina tai osastoina, joita voi edustaa yksi tai useampi käyttäjä. Yhdellä profiililla on oma profiilinimi ja salasana. Profiilin nimi voi olla esimerkiksi yksikön, osaston, paikkakunnan tai henkilön nimi. Valitse YLLÄPITO > Profiilit. Valitse luodaksesi uuden profiilin, tai hae jo olemassa olevia profiileja - painikkeella. Voit kopioida jo olemassa olevan profiilin painamalla -painiketta ja valitsemalla. Anna uudelle profiilille uusi nimi. Valitse luodaksesi uuden profiilin. Valitse mihin profiiliryhmään Profiili kuuluu. Määrittele profiilin oikeudet yhdistämällä profiili yhteen tai useaan rooliin. Valitse lopuksi. PROFIILINHALLINTA 13 / 16
HUOM! Hallinta on rooli, jolla voit määritellä profiiliryhmät, profiilit ja roolit. Hallinta rooli vastaa myös profiilin käyttäjätunnuksesta ja salasanoista. Siksi kyseinen Rooli tulisi vain jakaa henkilöille joille halutaan antaa oikeudet hallita kaikkia profiiliryhmiä, profiileja ja rooleja. 6 Tulostussuosikit Ohjeet tulostussuosikkien luomiseen löydät ohjesivulta, Ohje > Ohjesivu > Tulostussuosikit. Tässä kappaleessa on muutama lisäohje koskien profiilinhallintaa ja tulostussuosikkeja. Tulostussuosikkeja käytetään mahdollisuutena ohjata ja rajoittaa valintoja, joita lähetyksen luomisen yhteydessä tehdään Jos tulostussuosikki kuuluu perusprofiiliryhmään, voidaan se jakaa kaikille muille profiiliryhmille. Luomalla vähemmän tulostussuosikkeja ja jakamalla niitä usealle profiilille, on helppoa päivittää tulostussuosikkeja, sillä perusprofiilissa tehdyt muutokset päivittyvät samalla kaikkiin jaettuihin tulostussuosikkeihin. 6.1 Asetukset Asetukset voidaan määritellä eri tasoilla. Asetukset tekee profiili, jolla on Hallinta-rooli. Asetuksilla voi muokata tilillä näkyvää valikkoa, PDF asetuksia sekä kuinka monta rahtikirjaa tietylle kuljetusliikkeelle tulostuu. Käyttäjätunnus (päätili) Valitse YLLÄPITO > Oma tili > >. Asetukset koskevat kaikkia jotka käyttävät kyseistä käyttäjätunnusta. Profiiliryhmä Valitse YLLÄPITO > Profiiliryhmät >. Valitse profiiliryhmä -painikkeesta. Valitse >. Asetukset koskevat kyseistä profiiliryhmää ja näkyvät kaikilla profiileilla jotka kuuluvat kyseiseen profiiliryhmään. Profiili Valitse YLLÄPITO > Profiilit >. Valitse profiili -painikkeesta. Valitse >. Asetukset koskevat kyseistä Profiilia. Huom! ASETUKSET otsikon alla tehdyt muutokset koskevat vain sitä profiilia, jolla olet kirjautunut. Jos asetukset tehdään Profiili tai Profiiliryhmä otsikoiden alla, koskevat ne niitä profiileja tai profiiliryhmiä. Huomioithan että tulostusasetukset ovat profiilikohtaisia, eli ne on tehtävä erikseen jokaisella profiililla. PROFIILINHALLINTA 14 / 16
6.2 Esimerkki Yrityksen logistiikkapäällikkö haluaa, että kaikki toimipisteet käyttävät muovilaatikoiden palautuksia varten tiettyä kuljetuspalvelua ja asiakasnumeroa. Koska palautukset palautetaan aina samaan osoitteeseen ja samalla kuljetuspalvelulla, valitsee Logistiikkapäällikkö tulostussuosikkiin lähettäjän, vastaanottajan ja kuljetuspalvelun, ja lukitsee tämän jälkeen valinnat. Näin ollen toimipiste ei voi valita MISTÄ, MINNE ja MITEN. Lähettäjänä toimii siis toimipiste, ja vastaanottaja keskusvarasto. Asiakasnumerona kuljetusliikkeelle käytetään keskusliikkeen asiakasnumeroa, joten logistiikkapäällikkö valitsee tulostussuosikin taakse, että vastaanottaja (joka tässä tapauksessa on keskusliike) toimii aina rahdinmaksajana. Tämän valinnan hän lukitsee ja lisäksi piilottaa, jotta toimipisteet eivät pääsisi vaikuttamaan sääntöön eivätkä näkisi asiakasnumeroa. Myös lähettäjän asiakasnumero on pakollinen tieto, joten lähettäjän tietoihin on tallennettu toimipisteen oma asiakasnumero kuljetusliikkeelle. Koska palautukset tehdään kerran viikossa ja ne pakataan aina yhdelle EUR-lavalle, logistiikkapäällikkö valitsee valmiiksi lähetyksen pakkaustyypiksi EUR-lava. Tämäkin valinta lukitaan, mutta ei piiloteta, jotta toimipisteet näkevät mitä kuljetuspakkausta heidän tulisi käyttää. EUR-lavan rahdituspaino on 740 kg, joten lähetyksen painoksi annetaan valmiiksi 740 kg. Tämän jälkeen kenttä lukitaan. Koska muovilaatikoiden palautuslähetysten sisältö rahtikirjassa on aina sama, sisältökenttään kirjoitetaan valmiiksi MUOVILAATIKOITA, jonka jälkeen sisältökenttä lukitaan. Kaikki turhat kentät piilotetaan, jotta tulostussuosikki olisi mahdollisimman yksinkertainen, ilman mitään ylimääräisiä valintoja. Tulostussuosikin nimeksi tulee MUOVILAATIKOIDEN PALAUTUS. Näin ollen toimipisteiden ei tarvitse tehdä muovilaatikoiden palautusrahtikirjaan muuta kuin klikata seuraavasti: Muovilaatikoiden palautus > Seuraava > Tulosta. HUOM! Mieti tarkkaan minkälaisia kuljetustarpeita yrityksessänne on, mitä kuljetuspalveluja ja lisäpalveluja yleensä käytetään sekä mitkä ovat käytetyimmät lähettäjät ja vastaanottajat. Tulostussuosikkeja voidaan luoda niin monta kuin on tarvetta. On kuitenkin tehokkaampaa yrittää optimoida päivittäiset toiminnot ja näin tehostaa työntekoa ja lähetysasiakirjojen tulostusta. Tässä tapauksessa logistiikkapäällikkö luo jokaiselle profiilille (toimipisteelle) oman tulostussuosikin, sillä kaikilla on eri lähettäjän osoite. Mikäli kahdella profiililla olisi samat osoitetiedot, voisi samaa tulostussuosikkia käyttää molemmat profiilit. 7 Osoiteluettelon tuonti Ohjesivulta löydät erillisen ohjeen osoitteiden tuontia varten. Voi merkitä tiedostoon mihin profiiliryhmään osoitetiedot kuuluvat. Vain se profiiliryhmä joka osoitteiden tietoihin on tallennettu, voi käyttää osoitetietoja. Perusprofiili (pääkäyttäjä) voi aina käyttää kaikkia osoitetietoja. Kaikki profiilit voivat myös nähdä perusprofiiliin tallennetut osoitetiedot, riippuen profiilin asetuksista. Sinun tulee ensin luoda profiiliryhmät tilille, ja tämän jälkeen voit tuoda osoitteet ja tallentaa ne samalla oikealle profiiliryhmälle. PROFIILINHALLINTA 15 / 16
Esimerkki Iso kauppaketju lähettää tavaraa omien myymälöittensä välillä. Oma myymälä on aina lähettävä osoite, ja vastaanottaja on joku muista myymälöistä. 1. Luo tarpeelliset profiiliryhmät ja profiilit. 2. Tuo ensin osoiterekisteri jossa ei ole määritelty mitään profiiliryhmiä. Merkitse osoitteet vastaanottajiksi. Kaikki osoitteet tallentuvat perusprofiiliryhmään. 3. Tuo uudestaan sama rekisteri, mutta määrittele osoitteille profiiliryhmät. Merkitse osoitteet vastaanottajiksi. 4. Luo tulostussuosikki kohdassa Ylläpito > Tulostussuosikit. Valitse tulostussuosikille oikea profiiliryhmä ja nimi. 5. Valitse tulostussuosikille lähettäjän osoite kohdassa Lähettäjä ja Vastaanottaja. Voit myös lukita lähettäjän osoitteen, jolloin sitä ei voi muuttaa. Tallenna tulostussuosikki klikkaamalla OK > Valmis. 6. Tulostussuosikissa on nyt valittuna lähettäjän osoite. Vastaanottajina näet kaikki vastaanottajat jotka on tallennettu perusprofiiliryhmään. 8 Vinkkejä Profiilinhallinnan aloittamiseen Jotta saat täyden hyödyn profiilihallinnasta, kannattaa käydä läpi muutama kysymys ja analysoida minkälainen juuri teidän tarpeenne on. On hyvä suunnitella prosessi etukäteen, jolloin profiilien, profiiliryhmien ja roolien luominen on selkeämpää. Alla on muutama kysymys jota kannattaa miettiä etukäteen. - Kuinka monta profiilia/sisäänkirjautumistunnusta tarvitaan? - Kuinka monta profiiliryhmää tarvitaan? - Voiko useita profiileja kuulua samaan profiiliryhmään ja näin ollen nähdä toistensa lähetykset? - Kuinka monta eri roolia tarvitaan? - Saavatko profiilit itse luoda uusia osoitetietoja? - Tehdäänkö profiileille omat tulostussuosikit? - Mitä tietoja tulostussuosikkeihin määritellään? - Saavatko profiilit itse valita esim. kuljetuspalvelun? - Saavatko profiilit luoda lähetyksiä Luo lähetys (tyhjä pohja) toiminnon kautta? - Miten osoitetiedot tuodaan Unifaun tilille? - Kuka saa hallintaoikeudet Unifaun tilille, ja pystyy tarvittaessa muokkaamaan ja luomaan uusia profiileja? - Teenkö profiilinhallinnan itse vai ostanko konsultaatiopalvelun Unifaunilta? 8.1 Esimerkkejä yrityksistä/organisaatiosta jotka hyötyvät Profiilinhallinnasta: Sairaala tai yliopisto, jonka tulee toimia yhdenmukaisella tavalla minimoiden virhelähteitä. Tarve jakaa rahtikustannukset oikeille kustannuspaikoille. PROFIILINHALLINTA 16 / 16
Teollisuuden yritykset, jotka haluavat ohjata toimittajiaan lähettämään toimituksensa (palautukset) samaan paikkaan. Samanaikaisesti ko. yritykset haluavat hallinnoida mitä palveluja ja asiakasnumeroita toimituksissa käytetään. Isompi kauppaketju, joka pääasiallisesti myy tavaraa kuluttajille, mutta lähettää lähetyksiä ohjatun toimintatavan mukaisesti myymälöiden välillä. Tavaraa lähetetään myös myymälöiden ja keskusvarastoiden välillä. Hankintaan erikoistuneet toimijat, jotka keskitetysti ostavat palveluja esim. jäsenyrityksilleen. Toimintaa halutaan kokonaisvaltaisesti hallita niin, että pystytään ohjamaan mitä palveluja, tässä tapauksessa jäsenyritykset, saavat käyttää sekä miten kustannukset jaetaan. 3PL-toimija, joilla on useita toimeksiantajia jotka ovat ulkoistaneet varastointinsa tälle. Profiilinhallinnan avulla 3PLtoimija voi luokitella asiakasyrityksiään eri profiiliryhmiin, joilla on oma pääsynsä historiaan ja rekisteriin. Näin he voivat avata asiakkailleen omat tunnukset palveluun (profiili), joiden takana on määritellyt oikeudet (Rooli). Tunnuksilla asiakkaat voivat mm. seurata mitä heidän lukuunsa on lähetetty. Oikeuksien niin salliessa, he voivat lisäksi itse tehdä kuljetustilauksia lähetyksille joita lähetetään varastolähetyksien lisäksi jostain muualta. PROFIILINHALLINTA 17 / 16