Unifaun Online - johdanto

Transkriptio

1 Unifaun Online - johdanto Tervetuloa Unifaun Online käyttäjäksi! Unifaun Online on Internetin välityksellä toimiva palvelu, jonka avulla voidaan tulostaa kaikki yrityksen rahtiasiakirjat ja välittää kuljetuskumppaneille lähetystiedot sähköisesti. Käyttäjän ei tarvitse asentaa tai ylläpitää ohjelmaa - ohjelmaa ylläpidetään kokonaan Unifaunin toimesta. Tarvitaan vain toimiva Internet-yhteys, laser- tai tarratulostin sekä tarramateriaalia osoitekortteja varten. Tulostaminen voi alkaa! Tulostuksen yhteydessä Unifaun välittää automaattisesti rahdinkuljettajille rahtikirjatiedot sähköisesti. Sähköisen tiedonsiirron myötä rahdinkuljettajan asiakas saa yhä parempaa toimitusvarmuutta virheettömän tiedonsiirron myötä. Myös laskujen oikeellisuus paranee kun tieto siirtyy sähköisesti. Informaatio kulkee nopeammin ja varmemmin osapuolten välillä sekä asiakaspalvelu tehostuu. Unifaun Online tarjotaan kahtena eri versiona, Unifaun Online Standard ja Unifaun Online Plus. Alla lyhyesti Standard-version sisältämät toiminnot. Osoitteessa löytyy lisätietoa sekä Standard ja Plus versiosta. Unifaun Online Standard Automaattinen sähköinen tiedonsiirto rahdinkuljettajalle Yksilölliset rahtikirja- ja kollinumerot Statusseuranta jokaiselle kollille ja lähetykselle Täydellinen historia kaikista lähetyksistä Vastaanottajarekisterin tuontitoiminto Tulostus toimii kaikentyyppisillä lasertulostimilla sekä nykyaikaisilla tarratulostimilla Sisäänkirjautuminen vierasprofiilissa Massamuotoinen tulostus Integroitavuus toiminnanohjaukseen Unifaun ERPConnect -palvelun avulla Verkkokauppa Unifaun Support asiakastuki Aloita näin Uudelle käyttäjälle jaetaan sähköpostitse käyttäjätunnus ja salasana. Näitä kannattaa varjella huolellisesti. Palveluun kirjaudutaan osoitteessa Tili on heti käyttövalmis. Ensimmäisen tulostuksen yhteydessä tili vaati käyttäjää hyväksymään Unifaunin Java-sovelman lisenssisopimus. Mikäli työasemalle ei vielä ole asennettu Java-ohjelmaa, käyttäjää opastetaan asentamaan se Unifaun Online ohjelmasta käsin. Java on käyttäjilleen täysin ilmainen. Lisätietoa Javasta osoitteessa Tulostaminen Tulostamiseen riittää pelkkä lasertulostin, niin osoitetarroja kuin rahtikirjoja ja raportteja varten. Yrityksen tulostustarpeen ollessa kymmenissä lähetyksissä per päivä, tarratulostimen hankinta voi olla suositeltavaa. Samaa tiliä voidaan samanaikaisesti hyödyntää yrityksen eri osastoilla tai paikkakunnilla. Tällöin halutaan todennäköisesti tulostaa rahtiasiakirjat eri tulostuspisteistä.

2 Haluttuja tulostimia valitaan klikkaamalla valikossa Asetukset > Liitännäisohjelma, jolloin alla oleva ruutu ilmaantuu. Opastettujen asetuksien kautta käyttäjää viedään vaiheittain eteenpäin. Ensin valitaan tarramateriaali, sitten tarratulostin, jonka jälkeen tarratulostimen ajuri. Tietyille suoralämpötulostimille ohjelmaa tarjoaa valmiiksi niihin tarvittavat ajurit. Vaihtoehtoisesti voidaan käyttää tulostimen mukana tullutta ajuria. Lopuksi valitaan tulostin rahtikirjoja ja raportteja varten. Jos tulostamiseen käytetään ainoastaan lasertulostinta, osoitetarroja varten voidaan valita oma lokero tai mahdollisesti ohisyöttötoiminto, edellyttäen että käytettävä tulostin sitä tukee. Tällä tavalla käyttäjän ei tarvitse erikseen ladata tarrapaperia joka tulostuksen yhteydessä. Jos lasertulostimessa ei ole useampaa paperilokeroa tai ohisyöttötoimintoa, käyttäjä voi rastittaa Tauota ennen jokaista tulostusta. Tämän toiminnon avulla voidaan tauottaa osoitekorttien ja/tai rahtikirjojen tulostumista, jolloin käyttäjän on helpompi varmistaa, että tulostimessa on oikea materiaali, ennen kuin tulostus alkaa. Useita lähettäjiä ja vastaanottajia Käyttäjä voi lisätä tililleen useita lähettäjiä ja vastaanottajia klikkaamalla Ylläpito > Vastaanottaja tai Ylläpito > Lähettäjä. Tämän jälkeen voidaan luoda uusi lähettäjä tai vastaanottaja klikkaamalla esim. uuden vastaanottajan kohdalla painiketta. Tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. Vaihtoehtoisesti lähettäjiä ja vastaanottajia voidaan tuoda tuontitoiminnon avulla. Tämä kannattaa tehdä varsinkin silloin, kun esim. vastaanottajia on paljon eikä niitä haluta yksitellen syöttää osoitekirjaan. Lisätietoa tuontitoiminnosta löytyy ohjesivulla klikkaamalla Ohje > Ohjeet > Tuo osoiteluettelo. Vinkki! Jos yrityksellä on useita asiakasnumeroita käytössään samalle rahdinkuljettajalle, luodaan jokaiselle asiakasnumerolle oma lähettäjä. Asiakasnumerot lisätään lähettäjän kortin alaosassa. Antamalla jokaiselle lähettäjälle oma pikahakuarvo helpotetaan oikean lähettäjän valinta lähetystä luodessa. Luo lähetys Lähetyksen luonti tapahtuu klikkaamalla Luo lähetys, jolloin alla oleva näkymä ilmaantuu:

3 Ensin valitaan lähettäjä ja vastaanottaja. Isosta vastaanottajarekisteristä voidaan helposti hakea haluttu vastaanottajaa hyödyntämällä ohjelman tarjoamia hakukriteereitä. Jos ohjelman käyttäjät muistavat esim. asiakkaansa asiakasnumerot, voidaan hyödyntää hakukriteerinä Pikahakuarvo. Toinen tavallinen tapa on hakea tietty vastaanottaja nimellä, mutta yhtä hyvin käyvät myös muunlaiset hakukriteerit, kuten Kategoria, Maakoodi, Postinumero, jne. Kun hakuarvo on syötetty, klikataan hiirellä tai vaihtoehtoisesti näppäimistön Enter-painiketta. Kun Lähettäjä, Vastaanottaja ja Kuljetuspalvelu on valittu, siirrytään seuraavalle sivulle klikkaamalla, jolloin alla oleva näkymä ilmaantuu:

4 Ainoastaan tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. Eri kenttien pakollisuus riippuu rahdinkuljettajan vaatimuksista. Halutessaan käyttäjä voi lisätä viitteitä ja kuljetusohjeita. Näitä arvoja voidaan myös valmiiksi tallentaa tietyn lähettäjän ja vastaanottajan taakse, jolloin ne ilmaantuvat automaattisesti. Lisäpalveluosiossa näkyvät ne lisäpalvelut, jotka ovat valitun kuljetuspalvelun osalta käytettävissä. Esim. rastitettaessa Vastaanottaja maksaa rahdin ilmestyy yleensä pakollinen kenttä jonne syötetään vastaanottajan asiakasnumero. Vastaanottajien asiakasnumeroita voidaan niin ikään tallentaa valmiiksi vastaanottajien taakse, jolloin ne ilmaantuvat kenttään automaattisesti. Tällä tavalla niitä ei tarvitse muistaa tai erikseen ylläpitää muualla. Asiakasnumeroiden tallentaminen vastaanottajien taakse voidaan tehdä vastaanottajarekisterin tuonnin yhteydessä, tai vaihtoehtoisesti klikkaamalla Ylläpito > Vastaanottaja, jonka jälkeen avataan halutun vastaanottajan kortti muokkaa-tilassa. Osio Yleiset lisäedut näkyvät ainoastaan Unifaun Online Plus version käyttäjillä. Kun lähetys on valmis, klikkaa, jolloin alla oleva näkymä ilmaantuu: Noin viisi minuuttia tulostuksesta Unifaun Online välittää rahtikirjatiedot valitulle rahdinkuljettajalle sähköisesti (EDI). Tietyt rahdinkuljettajat Suomessa käsittelevät EDI-sanomaa sekä kuljetustilauksena että laskutustietona. Rahdinkuljettajalta voi tarvittaessa tiedustella heidän käytännöistä lisää. Virheellisiä lähetyksiä voi korjata lähetyshistoriassa, tai klikkaamalla heti tulostuksen yhteydessä, oranssin ruudun yläpuolella. Klikkaamalla lähetys peruuntuu, mutta avautuu samalla uudelleen muokattavassa tilassa, jolloin jo kertaalleen syötettyjä voidaan hyödyntää. HUOM! Aina kun lähetys peruutetaan ja tehdään uudelleen, Unifaun Online antaa lähetykselle uudet rahtikirja- ja kollinumerot. Näin vähennetään laskutusvirheitä. Lähetyshistoria Kaikki lähetykset kerääntyvät Unifaun Onlinen lähetyshistoriaan. Lähetyksiä voi tarkastella klikkaamalla Historia > Lähetykset, jolloin alla oleva näkymä ilmaantuu:

5 Käytössä on useita erilaisia hakukriteereitä, joiden avulla käyttäjä voi nopeasti hakea halutun lähetyksen tiedot. Esimerkiksi rastittamalla käyttäjä voi valita tietyn tarkastelujakson, jonka hän haluaa ilmaantuvan näkyviin. Rastittamalla käyttäjä voi hakea lähetyksiä omia arvoja käyttäen, esim. tilausnumero ja viite. Eri hakukriteereitä ja -arvoja voi vapaasti yhdistellä halutun hakutuloksen saavuttamiseksi. Vinkki: Jos tiettyä hakua suoritetaan lähetyshistoriasta säännöllisesti, kannattaa luoda ns. Hakusuosikki. Saavutetun hakutuloksen jälkeen klikataan hakusuosikille sille sopiva nimi., jonka jälkeen annetaan Tulostussuosikit Lähetyksen luontia voidaan nopeuttaa ja ohjata nk. Tulostussuosikkien avulla. Hyvin suunnitellun tulostussuosikin avulla kuljetushallintaa voidaan tehostaa huomattavasti. Lue lisää Unifaun Online ohjesivulta, Ohje > Ohjeet > Tulostussuosikit. Käyttöliittymä Käyttöliittymässä näkyvät linkit voidaan tilikohtaisesti muokata. Tämä tehdään klikkaamalla Asetukset > Käyttöliittymä. HUOM! Jotta tulostussuosikit ilmaantuisivat pikalinkkeinä tilin valikkoon, tulee käyttöliittymävalikossa haluttujen tulostussuosikkien lisäksi rastittaa myös Tulostussuosikit (Suora). Verkkokauppa Tilin verkkokaupasta käyttäjä voi aktivoida tilinsä lisää kuljetusliikkeitä, päivittää tilinsä Plus-versioon, aktivoida Unifaun ERPConnect tilausvälitystoiminto sekä ostaa tarratulostimia ja tarramateriaalia. Tarramateriaalia voi ostaa niin tarratulostimiin kuin lasertulostimiin. Tulostaminen suoraan toiminnanohjauksesta Unifaun ERPConnect Unifaun Online voidaan integroida yrityksen toiminnanohjaukseen, Unifaun ERPConnect tilausvälitystoiminnon avulla. Tällöin rahtiasiakirjojen tulostus ja sähköinen tiedonsiirto rahdinkuljettajille voidaan automatisoida tapahtuvaksi suoraan yrityksen toiminnanohjauksesta. Unifaun ERPConnect aktivoidaan Unifaun Online tilin verkkokaupasta. Lisätietoa osoitteessa > Tuotteet > Unifaun ERPConnect. Unifaun Support asiakastuki Unifaun Support asiakastukeen voi aina kääntyä Unifaun tuotteisiin liittyvien kysymysten kanssa. Asiakastuki on ilmainen ja se on auki arkisin klo välisenä aikana. Unifaun Online ohjesivulta löytyy lisäksi Foruumi, josta voi hakea kysymyksilleen vastauksia 24/7 periaatteella. Unifaun Support puh