DIGITALISAATIO VAIKUTTAVUUS UUDET PROSESSIT TIEDON LIIKKUVUUS TIEDON HYÖDYNTÄMINEN MODULAARISUUS ONION
ONION - Tiivistelmä 1 1. Esipuhe 2013 aloitetun ONION-hankkeen taustalla oli tarve hahmottaa, miten koko Pohjois- Suomen kattavalle Oulun yliopistosairaalan eritysvastuualueelle (OYS erva) luodaan kokonaisvaltainen uusi tietojärjestelmäarkkitehtuuri. Samalla haluttiin selvittää vaihtoehtoja, miten tällainen laaja kokonaisuus voitaisiin toteuttaa. Hankkeen myöhemmässä vaiheessa kansallinen sosiaali- ja terveydenhoidon rakennemuutos (sote-uudistus) antoi työlle sopivan kehyksen. Hankkeen tuotoksena syntyi ylätason kuvaus tavoitetilasta, joka palvelisi Pohjois- Suomen laajuista kokonaisuutta ja mitä sen toteuttamisessa tulisi ottaa huomioon. Tavoitetila ei sinällään ole tiukasti sidoksissa sote-uudistukseen, vaan se rakentuu pääosin alueellisten tarpeiden sekä kansallisten strategioiden ja linjausten varaan. Työn edetessä kävi ilmi, että mahdollinen työ kohti tavoitetilaa merkitsee Pohjois- Suomen mittakaavassa tähän mennessä suurinta ja todennäköisesti haastavinta ICT-kehityshanketta. Onnistuessaan tämä hanke tukisi palvelurakenteen muutosta, vaikuttavuuden ja tuottavuuden kehitystä sekä tukisi digitalisaation laajempaa hyödyntämistä. Kuva 1: OYS erva alue
ONION - Tiivistelmä 2 2. Nykytilan haasteet Nykyjärjestelmiin liittyviä haasteita selvitettiin sote-alan ammattilaisten haastattelujen avulla ja hyödyntäen kansallisen VAKAVA-hankkeen alueellisen projektin luomaa verkostoa. Haastattelujen ja selvitysten kautta samat teemat nousivat esiin lähes kaikissa yhteyksissä. Suurin haaste liittyi tietoon, ja erityisesti siihen miten tieto saadaan käyttöön oikeassa paikassa oikeaan aikaan riippumatta siitä onko kyseessä tietojen hyödyntäminen hoitotyössä, asiakkaiden palvelussa tai kansalaisen halu nähdä itseään koskevia tietoja. Alla on listattuna nykytilakartoituksen oleellisimmat löydökset: Kuva 2: Merkittävimmät nykytilan haasteet ONION-hankkeen nykytilakartoituksen tulokset eivät olleet yllättäviä. OYS -ervan ominaispiirteet nousevat esille verrattaessa tilannetta muihin erva-alueisiin. Näistä esimerkkejä ovat pitkät välimatkat ja osittain puutteellinen tiedonsiirtokapasiteetti. Haasteista strategisesti merkittävimmiksi todettiin seuraavat: Tiedon saatavuus ja käytettävyys Tiedon käytettävyydellä tarkoitetaan että tieto on saatavilla silloin kun sitä tarvitaan, siellä missä sitä tarvitaan ja että tieto on oikeassa ja ymmärrettävässä muodossa. Tiedon käytettävyys ei rajaudu vain ammattilaisiin, vaan se on yhtä merkityksellistä myös kansalaisille sähköisten palvelujen yleistyessä. Potilaiden liikkuvuus ja sektorirajat ylittävät hoitoketjut korostavat tiedon saatavuuden merkitystä. Tiedon käytettävyys edellyttää myös toimivia ja alueellisesti kattavia tietoliikenneyhteyksiä, jotka palvelevat keskussairaaloiden lisäksi alueen kuntia hajaasutusalueiden palveluita unohtamatta. Lisäksi palvelujen digitalisaatio edellyttää tukea monikanavaisuudelle.
ONION - Tiivistelmä 3 Nykyisten järjestelmien elinkaaren loppuminen Valtaosa nykyisin käytössä olevista järjestelmäkokonaisuuksista on käyttöikänsä kannalta elinkaariensa loppupäässä. Tämä ei välttämättä ole vielä näkyvissä akuuttina ongelmana, mutta on oletettavaa, että tulevaisuudessa alla kuvatun kaltaiset ongelmat yleistyvät. Vanhat järjestelmät eivät enää kykene sopeutumaan uusiin tarpeisiin Uudet toiminnallisuudet maksavat paljon koska ne on hankala toteuttaa elinkaarensa lopussa oleviin järjestelmiin Uudet toiminnallisuudet ovat hankalia käyttää, koska elinkaarensa lopussa olevaan järjestelmään niitä ei ollut mahdollista toteuttaa optimaalisella tavalla Nykyjärjestelmät eivät myöskään välttämättä sopeudu hyvin uusiin tarpeisiin Niiden liitettävyys muihin järjestelmiin kuin myös monikanavaisuuden tukeminen eri päätelaitteille aiheuttavat haasteita ja kustannuksia. Deloitten kesällä 2014 toteuttamassa selvityksessä, jossa kartoitettiin sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmien nykytilaa, vastaajat kokivat helppokäyttöisyyden ja toimintavarmuuden toteutuvan varsin heikosti nykyjärjestelmissä. Erityisen huonosti nykyjärjestelmissä toteutuivat päätöksenteon tuki, jatkokehittämisen helppous, taloudellisuus sekä tietojen siirrettävyys järjestelmien välillä. Nykyjärjestelmien kokonaisarvosanaksi (asteikolla 4 10) kyselyyn osallistuneet antoivat keskiarvon 6,7 ja järjestelmätoimittajan palvelukyvylle 6,6. Toimittajalukitus Nykytilanteessa sote-sektorin ICT-toimintoihin liittyvä markkinatilanne on vääristynyt. Suomessa markkinaa dominoi vahvasti kaksi toimijaa Tieto ja CGI, joiden yhteen lasketut markkinaosuudet ovat perusterveydenhuollossa 85 %, erikoissairaanhoidossa 83 % ja sosiaalihuollossa 87 %. Näillä markkinaosuuksilla toimittajat pystyvät kontrolloimaan tarjonnallaan kehitystä. Lisäksi kilpailun puute on johtanut hintatason kasvuun ja kehityksen hidastumiseen. Sote-kokonaiskustannukset Sote-sektorin kokonaiskustannukset ovat olleet hitaassa ja vääjäämättömässä kasvussa jo useamman vuoden ajan. Tämä tilanne ei tule helpottumaan väestön ikääntymisen ja hoitotarpeen kasvaessa. ICT-kulujen leikkaaminen, jotka sote-sektorilla vaihtelevat keskimäärin 2 % - 4 % välillä, ei tarjoa helpotusta tilanteeseen. Oikein käytettynä ICT:n avulla voidaan kuitenkin vaikuttaa kokonaiskulujen kasvuun ja parhaassa tapauksessa kulujen kasvua voidaan myös hillitä.
ONION - Tiivistelmä 4 3. Tavoitetila ONION-hankkeen ehdottaman tavoitearkkitehtuurin pohjana on ollut parhaan vaikuttavuuden löytäminen haasteisiin. Vaikka mikään tavoitearkkitehtuuri ei yksinään kykene vastaamaan nykytilan haasteisiin, eikä takaa sote-kokonaiskustannusten vähentymistä, niin oikeisiin linjauksiin ja valintoihin pohjautuva arkkitehtuuri antaa organisaation johdolle paremmat välineet kustannusten kontrollointiin ja toiminnan kehittämiseen sekä uudistamiseen. Näistä lähtökohdista ONION-hankkeessa päädyttiin esittämään vaiheittain kehittyvää tavoitearkkitehtuuria, jossa korostuu kokonaisuuden avoimuus ja modulaarisuus. Tässä arkkitehtuurissa kansallinen palveluväylä ja oma alueellinen integraatioalusta ovat olennaisessa roolissa mahdollistaen kokonaisuuden jakamisen selkeisiin toiminnallisiin osiin. Tämä puolestaan avaa mahdollisuuden vaiheittaiseen järjestelmäevoluutioon ja useiden toimittajien kilpailuttamiseen hankinnoissa. Seuraavaksi esiteltävät lyhyen ja pitkän tähtäimen mallit voidaan nähdä toistensa vaihtoehtoina riippuen strategisista linjauksista. Vahva oletus on, että pitemmän aikavälin malli vastaa paremmin nykytilan haasteisiin ja tulevaisuuden mahdollisuuksiin. Valittu arkkitehtuuri on niin ikään linjassa kansallisen VAKAVA hankkeen tuotosten kanssa. Lyhyen aikavälin tavoitearkkitehtuuri Lyhyellä aikavälillä oleellisin tavoitearkkitehtuurin elementti on alueellinen palveluväylä, joka voidaan nähdä ICT-evoluution kulmakivenä kohti lopullista tavoitetilaa. Sen varaan rakentuu alueellisten ja paikallisten järjestelmien välinen integraatio. Se tukee vaiheittaista siirtymää vanhoista järjestelmistä uusiin ja sen kautta uusia alueellisia palveluja voidaan joustavasti tuoda osaksi alueellista järjestelmäkokonaisuutta (esim. Nordlab uudet laboratoriojärjestelmät). Kuva 3: Tavoitetila lyhyellä aikavälillä Olennaista on huomata, että myös Pohjois-Suomessa on pystyttävä tarjoamaan vähimmäistoiminnallisuus myös niissä tilanteissa, joissa alueellisen palveluväylän kautta käytettävien tai muiden yksiköiden tarjoamien tietojärjestelmäpalveluiden käyttö on jostain syystä estynyt.
ONION - Tiivistelmä 5 Pitemmän aikavälin tavoitearkkitehtuuri Pitemmän aikavälin evoluutiossa korostuu yhteisten, alueellisten tietojärjestelmien lukumäärän kasvu strategisten linjausten ja operatiivisten tavoitteiden mukaan. Alueellisen palveluväylän kehitys jatkuu sekä näiden järjestelmien että kansallisten hankkeiden tarpeiden mukaisena alueellisena integraatioalustana. Kuva 4: Tavoitetila pitemmällä aikavälillä Käytössä olevien paikallisten ydintietojärjestelmien määrä vähenee ja niiden toimintoja yhdistetään mahdollisuuksien mukaan. Asiakkuudenhallinta, toiminnan- ja tuotannonohjausta tukevat järjestelmät ja tiedolla johtamisen järjestelmät lisääntyvät ja niitä kehitetään yhteisesti.
ONION - Tiivistelmä 6 4. Mistä ICT-hyödyt: Strateginen näkökulma Suuri sairastavuus, ikääntyvä väestö ja sen myötä alati heikkenevä huoltosuhde ovat tyypillisiä OYS -ervalle ja erityisesti sen harvaanasutuille alueille. Laadukkaiden ja tasapuolisten sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden järjestäminen on tulossa tiensä päähän. Tarvitaan uusia tapoja tuottaa sosiaali- ja terveydenhuollon palveluita. Kun pyritään hakemaan vastauksia nykytilan haasteisiin ICT-toimintojen kautta, nousevat seuraavat kehittämiskohteet oleellisiksi: Toiminnan tehostaminen ICT:n tulee mahdollistaa toiminnan yleisen tehokkuuden parantaminen ja sitä kautta tukea kokonaiskustannusten parempaa hallintaa. Erityisesti toiminnanohjauksen ja raportoinnin järjestelmien rooli korostuu tässä työssä. Uudet prosessit Tietojärjestelmien tulee olla vaivattomasti mukautuvia ja kyetä tukemaan uusia toimintamalleja ja prosesseja, kuten esimerkiksi organisaatiorajat ylittäviä hoitoketjuja. Tiedon liikkuvuus Järjestelmäkokonaisuuden tulee mahdollistaa toiminnassa tarvittavan tiedon saanti helposti ja vaivattomasti riippumatta miltä paikkakunnalta, mistä järjestelmästä ja mihin sote-sektoriin liittyen se on alun perin talletettu. Tiedon tehokkaampi hyödyntäminen ICT:n tulee tukea tiedolla johtamista ja tiedon hyödyntämistä raportointiin, toiminnan kehittämiseen ja tutkimustoimintaan. Uudet toimintatavat Tietojärjestelmien tulee edistää sähköisen asioinnin roolin kasvua ja prosessien digitalisointia sekä tarjota tuki monikavaisuudelle asiakkaiden eri päätelaitteille. Yllä olevien kehittämiskohteiden vuoksi tavoitearkkitehtuurissa pyritään luomaan avoin ympäristö, joka nykytilanteeseen verrattuna tukisi paremmin sektoreitten yli meneviä hoitoketjuja, helpottaisi olennaiseen ja merkitsevään tietoon käsiksi pääsyä sekä tarjoaisi työvälineet ja alustan tiedolla johtamiseen sekä toiminnanohjaukseen. Avoimuus tarjoaa paremmat edellytykset osakokonaisuuksien hankintoihin ja mahdollisten toimittajien aitoon kilpailuttamiseen. Kaikki tämä yhdessä antaa johdolle paremmat työkalut hallita sote-kokonaiskustannusten kasvua.
ONION - Tiivistelmä 7 5. Kehittämiskohteet Pyrittäessä vastaamaan ICT:n tarjoamin keinoin nykytilan haasteisiin ehdotettua tavoitearkkitehtuuria hyödyntäen, nousevat oleelliseen rooliin hallittu kehitys, siihen liittyvä organisoituminen ja vaiheittaisen hankesalkun hallinta. Alla oleva kuva tarjoaa näkymän yhdestä mahdollisesta lähestymistavasta kehittämiskohteineen, sekä siitä mihin polttavimpiin nykytilan haasteisiin kukin kehittämiskohde vastaa jaottelulla: Tiedon käytettävyys, Nykyisten järjestelmien elinkaaren loppuminen, Toimittajalukitus ja Sote-kokonaiskustannukset. Kuva 5: Kehittämiskohteet Oleellista näiden kehittämiskohteiden osalta on, että riittävään nykytilan kartoitukseen perustuen tavoitellaan konkreettisia strategisia hyötyjä sekä toiminnallisesta että kustannusnäkökulmasta. ONION-hankkeen puitteissa tätä pohjatyötä ei ollut mahdollista tehdä riittävässä laajuudessa ja perusteellisuudella. Alla on avattuna raamit eri kehittämiskohteille: Alueellinen tietoliikenneverkko ja palveluväylä Alueellisesti kattava ja riittävän palvelutason myös syrjäseuduilla tarjoava tietoliikenneverkko on perusedellytys toimintojen kehittämiselle. Alueellinen palveluväylä puolestaan tarjoaa integraatioalustan, jonka kautta voidaan tarjota liitynnät uusiin alueellisiin palveluihin kuin myös tukea tuotantoalueiden ja OYS ervan välisten järjestelmien integraatioita tarpeiden mukaan. Palveluväylä tarjoaa myös joustavan tavan kasvattaa alueellista kokonaisuutta uusilla osajärjestelmillä tai tarvittaessa palastella nykyisiä kokonaisuuksia pienempiin toiminnallisiin osiin.
ONION - Tiivistelmä 8 Sähköisen asioinnin alusta ja palvelut Rajalliset resurssit sosiaali- ja terveydenhuollossa, käyttäjien perustellut vaatimukset/tarpeet ja teknologiakehityksen tuomat mahdollisuudet nostavat tarpeen kehittää ja käyttöönottaa uusia monikanavaisia, tarkoituksenmukaisia ja vaikuttavia palveluita. Sähköisen asioinnin ja omahoidon evoluution on vastattava näihin tarpeisiin. Olennaista on tunnistaa, että tällä alueella tarpeisiin ja mahdollisuuksiin ei voi vastata kertahankinnalla vaan kyseessä on pitkän tähtäimen evoluutio (vertaa esim. pankkipalvelujen yli 20 vuotta jatkunut digitalisointi). Alueellisen tiedonjaon alustat ja palvelut Monien tietoon liittyvien palveluiden osalta selkeästi kustannustehokkain vaihtoehto on pyrkiä hoitamaan tietyt ratkaisut alueellisina palveluina. Tällä alueella työ keskittyy lähinnä erilaisiin tietohakemistoihin ja varantoihin sekä mahdollisesti arkistointiin. Liittymät kansallisiin palveluihin Toteuttamalla kansallisten palveluiden liityntäpisteet alueellisella tasolla saavutaan selkeitä synergiaetuja (kuten KanTa ja KanSa). SoTe-järjestelmien elinkaaren hallinta Kehitys kohti tavoitearkkitehtuuria vaatii jatkuvaa työtä, jossa Pohjois-Suomen järjestelmäkokonaisuuksia ja kirjoa tarkastellaan nykytila/tarpeet/mahdollisuus/kustannus/hyöty näkökulmista. Tämän työn tarkoituksena on tarjota päätöksenteon tueksi johdolle selkeä näkymä liittyen esim. tulevaisuuden kehityshankkeiden valintaan ja päätöksiin eri järjestelmien elinkaaren hallinnasta. Alueellinen yhteentoimiva asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuus Lähtökohtana oleva asiakas- ja potilastiedon parempi saatavuus sekä organisaatiorajat ylittävien hoitoprosessien käyttö onnistuu helpoiten jos asiakas- ja potilastiedot ovat yhteisessä tietokannassa. Seuraava looginen askel olisi alkaa kasvattaa alueellisten, yhteisten järjestelmien salkkua.
ONION - Tiivistelmä 9 6. Suositukset Sote-sektori on keskellä suurta muutosta ja sama koskee myös toimintaa tukevia palveluja sekä ICT-järjestelmiä. Muutoksen yhteydessä on mahdollisuus hyödyntää ICT:tä välineenä, jonka avulla voidaan tukea ja helpottaa toiminnan kehittämistä. Digitalisaatio mahdollistaa palvelujen tarjoamisen tavoilla, jotka ennen eivät olleet mahdollisia ja toisaalta asiakkaat tulevat myös edellyttämään palvelujen olevan helposti saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. ONION-hankkeen ehdottamaan tavoitteeseen ei päästä ilman alueellista yhteistyötä ja yhteistä tahtotilaa. Alla on lista toimista, joista uskomme olevan hyötyä tässä työssä. SUOSITUKSET 1. OYS-erva tarvitsee ICT-strategian, jossa kuvataan tavoitearkkitehtuuri ja tärkeimmät strategiset linjaukset 2. Kokonaisarkkitehtuurimenetelmän systemaattinen käyttö tulee aloittaa välittömästi OYS-ervassa 3. Tavoitearkkitehtuurin tulee olla: Mahdollistaa alueellisesti hajautettu toiminta Mahdollistaa kokonaisuuden vaiheittainen kehittäminen Tukea eri sote-sektoreiden (sosiaalitoimi, perusterveydenhoito ja erikoissairaanhoito) välisen yhteistyön tiivistämistä Vahvasti modulaarinen hyödyntäen sekä alueellista että kansallista palveluväylää Hyödyntää avoimia ja tuoteriippumattomia rajapintoja sekä alan yleisiä standardeja 4. OYS-ervan potilas- ja asiakastietovarannot kannattaa yhdistää aluekohtaiseksi yhteisrekisteriksi huomioiden lakien asettamat vaatimukset 5. Ydintietojärjestelmien osalta tulee pyrkiä tavoitetilaan, jossa samaan tarkoitukseen käytetään vain yhtä ratkaisua 6. Toimittajien kanssa on käytävä jatkuvaa vuoropuhelua jotta varmistetaan arkkitehtuurin mukainen, suunniteltu kehitys