Mobiilikassa Käyttöohje Mobiilikassa on ensimmäinen suomalainen kassaohjelmisto ipad -tablettiin, jonka avulla kassan toiminnot ovat käytössä paikasta riippumatta. Miksi hankkia myymälän kassalle kiinteä kassakone tai PC-pohjainen POS kassajärjestelmä, kun ipad kassakoneena kulkee tarvittaessa kätevästi mukana myymälässä, messumyynnissä, tai ravintolassa. Mobiilikassan avulla asiakaspalvelun ja myynnin yhdistäminen voidaan viedä aivan uudelle tasolle. Oppimiskynnys on pieni, sillä ipad -sovelluksiin tottuneelta Mobiilikassan käyttö onnistuu ilman koulutusta.
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 2 / 36 Sisällysluettelo 1. Ensimmäinen käynnistyskerta... 3 2. Tuotteiden hallinta... 4 2.1. Tuoteryhmät... 4 2.2. Tuotteet... 9 3. Myyntitapahtuman hallinta... 13 3.1. Tuotteiden lisäys ja poisto kuitille... 13 3.2. Alennusprosentit... 15 3.3. Vapaa myynti... 17 3.4. Myyntitapahtuman tyhjennys... 19 3.5. Maksaminen... 20 4. Asetukset... 22 4.1. Yrityksen tiedot... 23 4.2. Arvonlisäverokantojen muokkaus... 24 4.3. Lisäasetukset... 26 5. Raportointi ja myyntitapahtumien hallinta... 27 5.1. Yksittäiset myyntitapahtumat ja päiväraportti... 28 5.2. Kuukausiraportti... 29 6. FAQ Usein Kysytyt Kysymykset... 31
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 3 / 36 1. Ensimmäinen käynnistyskerta Ensimmäisellä käynnistyskerralla Mobiilikassaan tulee täyttää yrityksen tiedot: yrityksen nimi, yrityksen yhteystiedot, sähköpostiosoite ja y- tunnus (kuva 1). Yrityksen tiedot tulostuvat kuitille, jonka asiakas saa kaupan päätteeksi sekä raporteilla. Täytä kentät ja napsauta Tallenna. Tietojen tallennuksen jälkeen perusnäkymään siirrytään napauttamalla yläkulmassa olevan takaisin nuolta. Kuva 1
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 4 / 36 2. Tuotteiden hallinta 2.1. Tuoteryhmät Tuoteryhmän muokkaus tapahtuu painamalla pitkään ruudun alalaidassa olevaa tuoteryhmille tarkoitettua aluetta, jolloin alue aktivoituu. Tuoteryhmä on muokkaustilassa, kun tuoteryhmä-ikonin ylälaidassa on rattaan kuva (kuva 2). Kuva 2
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 5 / 36 Aktiivisella tuoteryhmä alueella voidaan luoda uusia ryhmiä, muokata olemassa olevia ryhmiä tai poistaa tuoteryhmiä. Mobiilikassassa on oltava vähintään yksi tuoteryhmä. Olemassa olevia ryhmiä voidaan muokata painamalla tuoteryhmän ikonia, jolloin aukeaa muokkausikkuna. Ryhmälle voidaan vaihtaa nimi, tuoteryhmän oletusveroprosentti ja ikonin väri (kuva 3). Tallenna muutokset napauttamalla Tallenna tuoteryhmä -painiketta. Kuva 3
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 6 / 36 Uusi tuoteryhmä luodaan napauttamalla Lisää uusi tuoteryhmä - painiketta (kuva 4.) Kuva 4
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 7 / 36 Anna tuoteryhmälle nimi ja tuoteryhmän arvolisäveroprosentti ja valitse tuoteryhmän ikonin väri. Alv-prosentti määrittää oletus alv-prosentin tuoteryhmään lisättäville tuotteille, mutta uuden tuotteen luonnin aikana voidaan vaihtaa tuotteelle yksilöllinen alv-prosentti. Tallenna tiedot napauttamalla Tallenna tuoteryhmä painiketta (kuva 5). Tuoteryhmä voidaan poistaa napauttamalla Poista tuoteryhmä painiketta. Kuva 5
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 8 / 36 Lisää edellisten ohjeiden mukaan kaikki tarvittavat tuoteryhmät. Tuoteryhmien muokkaustilasta poistutaan painamalla pitkään näytön alalaidassa olevaa tuoteryhmien aluetta (kuva 6). Kuva 6
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 9 / 36 2.2. Tuotteet Tuote lisätään painamalla pitkään tuotteiden aluetta (kuva 7). Kuva 7
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 10 / 36 Napsauta tuoteryhmä alueelta tuoteryhmä, johon tuote listään. Valittu tuoteryhmä näkyy tuotealueen ylälaidassa. Lisää tuote napsauttamalla tuote-alueen alalaidassa olevaa Lisää uusi tuote painiketta (kuva 8). Kuva 8
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 11 / 36 Anna tuotteelle nimi ja hinta sekä arvonlisäveroprosentti, mikäli tuotteella ei käytetä tuoteryhmälle annettua arvonlisäveroprosenttia. Valitse tuotteen ikonille väri. Tallenna tuotetiedot napauttamalla Tallenna tuote painiketta (kuva 9). Kuva 9
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 12 / 36 Olemassa olevia tuotteita voidaan muokata napauttamalla tuotteen ikonia, jolloin aukeaa muokkausikkuna. Tuotteelle voidaan vaihtaa nimi, tuotteen arvonlisäveroprosentti ja ikonin väri (kuva 10). Tuote voidaan poistaa napauttamalla Poista tuote -painiketta. Tuotteiden muokkausvalinnasta siirrytään pois painamalla pitkään tuotealuetta. Kuva 10
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 13 / 36 3. Myyntitapahtuman hallinta 3.1. Tuotteiden lisäys ja poisto kuitille Kuitille voidaan lisätä tuotteita painamalla ikoneita tuotteet-alueelta. Tuoteryhmän ikonia painamalla saadaan toisen tuoteryhmän tuotteet näkyviin. Kuitti-näkymässä näkyy asiakkaalle myytävät tuotteet, tuotteen arvonlisäveroprosentti, veron hinta, veron osuus sekä verollinen hinta yhteensä (kuva 11). Kuva 11
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 14 / 36 Kuitti-näkymässä tuote valitaan painamalla tuoteikonia. Plus- ja miinus-merkit lisäävät ja vähentävät valitun tuotteen kappalemäärää. Jos tuote halutaan poistaa kokonaan kuitilta, valitaan se kuitilta ja vedetään tuotetta oikealle tai vasemmalle oikealle puolelle ilmestyy Poista -painike (kuva 12)., jolloin tuoterivin Vaihtoehtoisesti tuote voidaan poistaa kuitilta painamalla miinusmerkkiä kunnes tuotteen kappalemäärä on nolla. Kuva 12
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 15 / 36 3.2. Alennusprosentit Alennus annetaan tuotekohtaisesti koko tuoterivin määrälle. Mikäli alennus halutaan antaa vain yhdestä kappaleesta, tuote tulee myydä käyttäen Vapaa myynti valintaa, jota käsitellään tarkemmin 3.3 Vapaa myynti kohdassa. Tuotteesta voidaan antaa alennusta painamalla - % merkkiä (kuva 13). Kuva 13
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 16 / 36 Tuoterivikohtainen alennus annetaan joko valitsemalla alennusprosentti listalta, tai lisäämällä uusi alennusprosentti Lisää uusi painikkeen avulla (kuva 14). Alennusprosentti voidaan poistaa listalta vetämällä sormella oikealle tai vasemmalle poistettavan alennusprosentin kohdalta, kunnes Poista -painike ilmestyy. Kuva 14
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 17 / 36 3.3. Vapaa myynti Vapaa myynti toiminnan avulla voidaan myydä tuotteita, joita ei ole lisätty tuoteryhmiin tai tuotetta halutaan myydä asiakaskohtaisesti (kuva 15). Vapaa myynnin avulla tuotteita voidaan myydä erikoishinnoin, eri arvonlisävero- tai alennusprosentilla. Vapaa myynti on kertaluontoinen tapahtuma ja koskee vain kyseistä myyntikertaa. Vapaan myynnin tuotteet eivät tallennu minnekään, mutta ne myynnit näkyvät kuitissa ja raportissa. Vapaa myynti painiketta napauttamalla aukeaa valikko, jossa on vapaa myynnin vaihtoehdot: Ilman tuoteryhmää valinnasta voidaan myydä tuotteita, jotka eivät kuulu mihinkään tuoteryhmään. Valitusta tuoteryhmästä valinta myy tuotteen osana valittua tuoteryhmää. Valittu tuoteryhmä määräytyy sen mukaan mikä on Vapaa myynti nappia napauttaessa auki. Tuoteryhmän oikea valinta on tärkeää, koska myyntiraportilla tuote lasketaan sen tuoteryhmän alle johon tuote on määritetty. Ilman tuoteryhmää myydyt tuotteet näkyvät myyntiraportilla kokonaan omana ryhmänä. Kuva 15
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 18 / 36 Anna vapaasti myytävälle tuotteelle nimi, kuvaus, hinta ja alv-prosentti. Siirrä tuote kuitille napauttamalla Lisää tuote painiketta. (kuva 16) Kuva 16
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 19 / 36 3.4. Myyntitapahtuman tyhjennys Myyntitapahtuma voidaan tyhjentää kuitti -näkymän oikeassa laidassa olevasta roskakori-painikkeesta (kuva 17), jolloin kaikki kuitilla olevat tapahtumat poistetaan. Kuva 17
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 20 / 36 3.5. Maksaminen Myyntitapahtuma saatetaan loppuun Maksu -painikkeella (kuva 18). Myynti voidaan maksaa joko maksukortilla tai käteisellä. Maksukorttimaksaminen on mahdollista vain, mikäli Asetukset -> Lisäasetukset -kohdassa on sallittu korttimaksaminen. Kuva 18
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 21 / 36 Käteismaksuvalinnassa Annettu kenttään syötetään asiakkaan antama summa. Takaisin kentästä nähdään suoraan asiakkaalle palautettava summa. Korttimaksun yhteydessä tulee valinta josta kauppa voidaan hyväksyä sen jälkeen kun maksu on suoritettu maksupäätteellä. Napsauta lopuksi Hyväksy kauppa painiketta, jonka jälkeen kuitti voidaan tulostaa ja lähettää se haluttaessa sähköpostiin (kuva 19). Kuva 19
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 22 / 36 4. Asetukset Asetukset avautuvat napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa rattaan kuvaa (kuva 20). Kuva 20
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 23 / 36 4.1. Yrityksen tiedot Yrityksen tiedot valikossa voidaan muuttaa yrityksen tietoja (kuva 21). Hyväksy muutokset Tallenna painikkeella. Yrityksen tiedot tulostuvat raporteille ja kuitille. Kuva 21
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 24 / 36 4.2. Arvonlisäverokantojen muokkaus Jos tuotteen verokanta muuttuu arvonlisäverokantojen muokkaus näkymässä voidaan muuttaa massatoiminnolla kaikkien tuotteiden arvonlisäveroprosentti. Syötä muutettavan veroprosentti ja uusi veroprosentti, napauta lopuksi Muuta painiketta (kuva 22). Kuva 22
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 25 / 36 Muutoksen jälkeen näytöllä näkyy listaus tuotteista joiden arvonlisäveroprosentti on muutettu (kuva 23). Jos verokanta muuttuu, tulee vaihtaa myös tuoteryhmien oletus arvonlisäveroprosentti, jotta uuden tuotetta lisättäessä saadaan automaattisesti tuotteelle oikea arvonlisäveroprosentti. Kuva 23
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 26 / 36 4.3. Lisäasetukset Lisäasetuksista voidaan muuttaa sähköpostiosoitetta, johon raportit ja kuitit lähetetään sekä määritellä maksu- ja tulostinasetukset (kuva 24). Kuva 24
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 27 / 36 5. Raportointi ja myyntitapahtumien hallinta Asetusten myyntitapahtumat välilehdeltä voidaan hakea päiväkohtaisesti listaus kuiteista sekä voidaan ottaa päivä- ja kuukausiraportteja (kuva 25). Kuitit ja raportit voidaan tulostaa joko Mobiilikassaan liitetyllä tulostimella tai lähettää yrityksen asetuksissa määritettyyn sähköpostiosoitteeseen. Kuva 25
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 28 / 36 5.1. Yksittäiset myyntitapahtumat ja päiväraportti Myyntitapahtumia voidaan selata päiväkohtaisesti nuolinapeilla. Napauttamalla ylälaidan suurennuslasia saadaan auki kalenterinäkymä. Yksittäistä kuittia pääsee tarkastelemaan napauttamalla kuittia kaksi kertaa. Toiminnot painikkeen kautta valittu kuitti voidaan tulostaa tai lähettää yrityksen asetuksissa määritettyyn sähköpostiin. Päiväkohtainen myyntiraportti saadaan napauttamalla ensin ruudun alalaidasta Toiminnot painiketta ja napauttamalla tämän jälkeen Näytä raportti painiketta. Toiminnot painikkeen kautta voidaan myös myyntiraportti tulostaa tai lähettää yrityksen asetuksissa määritettyyn sähköpostiin (kuva 26). Kuva 26
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 29 / 36 5.2. Kuukausiraportti Paina suurennuslasi -kuvaketta ja napsauta Hae kuukauden perusteella painike (kuva 27). Valitse kuukausi, jonka myynnit halutaan raportille. Kuva 27
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 30 / 36 Napsauta alalaidasta Toiminnot painike ja paina Näytä raportti (kuva 28). Kuva 28
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 31 / 36 6. FAQ Usein Kysytyt Kysymykset Mikä on Mobiilikassa? Mobiilikassa on ensimmäinen suomalainen kassaohjelmisto ipad -tablettiin, jonka avulla kassan toiminnot ovat käytössä paikasta riippumatta. Mobiilikassaan lisätään halutut tuotteet hintoineen ja arvonlisäverokantoineen, jonka jälkeen ostot näppäillään kassaan kuten perinteisessä kassakoneessa. Kassakone, kassapääte, kassajärjestelmä vai Mobiilikassa? Rakkaalla lapsella on monta nimeä, mutta kaikki tekevät samaa asiaa. Ensimmäisen kassakoneen keksi James Ritty estääkseen työntekijöitä varastamasta rahaa. Ensimmäiset kassakoneet olivat täysin mekaanisia yhteenlaskukoneita, eivätkä ne tulostaneet kuitteja. Miksi hankkia myymälän kassalle kiinteä kassakone, kassapääte tai PC-pohjainen POS kassajärjestelmä, kun ipad kassakoneena kulkee tarvittaessa kätevästi mukana myymälässä tai sen ulkopuolella? Mobiilikassan avulla on mahdollista uudistaa koko kassatyön konsepti ja lisätä myyntiä, parantaa asiakaspalvelua sekä tehostaa työntekijöiden ajankäyttöä. Soveltuuko Mobiilikassa minulle? Myytkö tuotteita ja/tai palveluja? Mobiilikassa on edullinen kassaratkaisu pk-yrityksille. Mobiilikassa soveltuu päivittäiseen kassamyyntiin. Huomaa vuoden 2014 alusta voimaan tuleva kuittipakko. Miksi ipad -tabletit yleistyivät muutamassa vuodessa räjähdysmäisesti? Koska ne tarjoavat aivan uudenlaisen, helposti omaksuttavan käyttäjäkokemuksen. ipad -tabletti on monipuolisempi kuin laskukone ja yksinkertaisempi käyttää ja ylläpitää kuin tietokone. Mobiilikassa on monipuolisempi kuin perinteinen kassakone ja yksinkertaisempi käyttää ja ylläpitää kuin kassajärjestelmä.
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 32 / 36 Perinteisiin kassakoneisiin tai kassajärjestelmiin verrattuna Mobiilikassan oppimiskynnys on pieni, sillä ipad -sovelluksiin tottuneelta käyttö onnistuu ilman koulutustakin. Kuittipakko? Kuittipakko tulee voimaan 1.1.2014. Yrityksen täytyy tarjota kuittia sekä käteisellä että kortilla maksettaessa. Kuittipakko koskee ostoksia kaikilla toimialoilla. Mikäli kuittia ei tarjota, valvoja voi määrätä laiminlyöntimaksun. Kuinka Mobiilikassa otetaan käyttöön? Ensimmäisellä käynnistyskerralla Mobiilikassaan tulee täyttää yrityksen tiedot: yrityksen nimi, yrityksen yhteystiedot, sähköpostiosoite ja y-tunnus. Yrityksen tiedot tulostuvat kuiteille sekä raporteille. Täytä kentät ja paina Tallenna. Lisää vielä tuotteesi. Olet valmis. Kuinka monta tuotetta Mobiilikassaan voi syöttää? Helposti vaikka useita satoja. Varsinaista maksimimäärää ei ole. Perinteisessä kassakoneessa painikkeiden määrä rajoittaa tuotteiden määrää, Mobiilikassassa vastaavaa ongelmaa ei ole. Käytännössä määrää rajoittaa kuitenkin käyttöliittymä, eli mikäli tuote- ja kategoriapainikkeiden lukumäärä on valtaisa niin kassamyynnin käytettävyys kärsii. Tähänkin on kuitenkin apuväline: viivakoodinlukija. Mitä tietoja tuotteilla voi olla? Tuotteen nimi Tuotteen lisätiedot (vapaata tekstiä) Hinta Tuotteen ALV EAN koodi
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 33 / 36 Pitääkö kaikki tuotteet syöttää Mobiilikassaan? Kyllä ja ei. Tuotteet on hyvä olla syötetty jotta ne löytyvät nopeasti näppäilemällä. Mobiilikassassa on kuitenkin myös toiminto "vapaa myynti", jonka avulla voit myydä tuotteita joita Mobiilikassaan ei ole ennalta syötetty, tai ovat myymälässä sellaisia yksittäistuotteita ettei niitä kannata syöttää. Vapaa myynti on kertaluontoinen tapahtuma ja koskee vain kyseistä myyntikertaa. Vapaan myynnin tuotteet eivät tallennu, mutta luonnollisesti ne näkyvät kuitissa ja raporteissa. Millaiset raportit Mobiilikassasta saa? Päiväkohtaisesti listaus kuiteista sekä päivä- ja kuukausiraportteja. Kuitit ja raportit voidaan tulostaa joko Mobiilikassaan liitetyllä kuittitulostimella tai lähettää PDF tiedostoina sähköpostilla. Myyntitapahtumia voidaan selata päiväkohtaisesti. Minkä tahansa yksittäisen kuitin voi tulostaa jälkikäteen. Miten Mobiilikassalla myynti tapahtuu? 1. Näppäile kosketusnäytöltä myytävät tuotteet kuittinäkymään. Tuoteryhmän ikonia painamalla saadaan toisen tuoteryhmän tuotteet näkyviin. 2. Kuitti-näkymässä näkyy asiakkaalle myytävät tuotteet, tuotteen arvonlisäveroprosentti, veron hinta, veron osuus sekä verollinen hinta yhteensä. 3. Paina Maksu painiketta. Myynti voidaan maksaa joko maksukortilla tai käteisellä. 3.1 Käteismaksuvalinnassa Annettu kenttään syötetään asiakkaan antama summa. Takaisin kentästä nähdään suoraan asiakkaalle palautettava summa. 3.2 Korttimaksun yhteydessä tulee valinta josta kauppa voidaan hyväksyä sen jälkeen kun maksu on suoritettu korttimaksupäätteellä. 4. Napsauta lopuksi Hyväksy kauppa painiketta, jonka jälkeen kuitti voidaan tulostaa ja lähettää se haluttaessa sähköpostiin.
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 34 / 36 Voiko Mobiilikassassa antaa alennusta asiakkaalle? Kyllä voi. Toimiiko Mobiilikassa korttimaksupäätteeni (Nets/Point/Sonera) kanssa? Mobiilikassaa ei kytketä korttimaksupäätteeseen. Myyjä päättää kassatapahtuman joko käteiseen tai korttimaksuun. Molemmissa tapauksissa Mobiilikassa tulostaa kuitin kuittitulostimelta josta näkyy myydyt tuotteet arvonlisäveroineen. Summan syöttäminen erilliseen maksupäätteeseen ei ole iso vaiva. Maksupääte tulostaa oman kuittinsa onnistuneesta maksutapahtumasta. Toimiiko Mobiilikassa kirjanpito- / varastonhallinta- / laskutusohjelman X kanssa? Mobiilikassaa ei voi toistaiseksi kytkeä ulkoisiin järjestelmiin. Mobiilikassa on itsenäinen kassaohjelma josta saa tarvittavat myyntiraportit liitettäväksi kirjanpitoon samalla tavoin kuin normaalista kassakoneesta. Toimiiko Mobiilikassa ipad minissä? Mobiilikassa toimii ipad 2 ja sitä uudemmissa, myös minissä. Ohjelmistoversion tulee olla ios6 tai uudempi. Huomioi että tietyt lisälaitteet kuten pöytäteline eivät kokonsa puolesta ole ipad mini yhteensopivia. Toimiiko Mobiilikassa kuittitulostimen X / viivakoodinlukijan Z kanssa? Ei. Mobiilikassa edellyttää yhteensopivan lämpökirjoittimen ja viivakoodinlukijan. Voit ostaa nämä verkkokaupastamme. Voinko lisätä varastosaldoja tuotteille? Olemme kehittämässä Mobiilikassa Pro versiota, jossa on tuki varastonhallinnalle.
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 35 / 36 Tarvitseeko Mobiilikassa verkkoyhteyden? Ei. Kassamyynti ei tukehdu yhteysongelmiin, sillä Mobiilikassa ei tarvitse aktiivista verkkoyhteyttä vaan toimii ipad - tablettiin asennettavana ios -sovelluksena. Kuinka Mobiilikassa varmistetaan? Mobiilikassa varmuuskopioituu icloud pilvipalveluun, tai itunes ohjelman avulla tietokoneellesi, riippuen kuinka varmistat ipad tablettisi yleensä. Saako Mobiilikassan Android tai Windows tablettiin, onko suunnitteilla? Ei ja ei. Toimiiko Mobiilikassa iphonessa? Ei. Mielestämme näyttö on liian pieni asialliseen kassatyöskentelyyn. Mikä on Mobiilikassan tulevaisuus? Uskomme, että vanhat manuaaliset kassakoneet tulevat jäämään historiaan. Mobiilikassa tulee päihittämään ominaisuuksillaan myös moninkertaisesti kalliimmat POS kassajärjestelmät. Olemme kehittämässä Mobiilikassa Pro versiota, jossa on tuki usean Mobiilikassan yhteisille raporteille, tuotteiden keskitetylle hallinnalle, varastosaldoille, sekä varmistuksille. Onko Mobiilikassassa transaktiomaksuja? Ei. Mobiilikassan käyttäminen ei maksa yhtään sen enempää teetpä sillä kymmenen, tai tuhat kauppaa päivässä.
Mobiilikassakoneen käyttöohje Sivu 36 / 36 www.mobiilikassa.fi www.facebook.com/mobiilikassa www.nettitieto.fi Asiakastuki Puhelimitse: 0200 19111 Sähköpostitse: apua@nettitieto.fi