Palautusten hyvittäminen Päivitetty 11.3.2015 11.3.2015
Sisältö AUTOMAATTIPALAUTUKSET - VÄHITTÄISKAUPPA YLEISESTI LAITE ja PALAUTUSTIEDOT AUTOMAATTIPALAUTUSTEN PAKKAAMINEN AUTOMAATTIPALAUTUSTEN HYVITTÄMINEN LASKUTUSKATKOJEN AIKATAULU JA MAKSUAIKA POIKKEUSTILANTEET MANUAALIPALAUTUKSET TÖLKIT JA MUOVIPULLOT YLEISESTI MANUAALIPALAUTUSTEN PAKKAAMINEN MANUAALIPALAUTUSTEN HYVITTÄMINEN KIERRÄTYSLASIPULLOT YLEISESTI MANUAALIPALAUTUSTEN PAKKAAMINEN MANUAALIPALAUTUSTEN HYVITTÄMINEN LASKUTUSKATKOJEN AIKATAULU JA MAKSUAIKA PALAUTUSTEN KULJETTAMINEN PALAUTUSTILITYKSISTÄ YLEISESTI YHTEYSTIEDOT 11.3.2015 2
AUTOMAATTIPALAUTUKSET YLEISESTI: Palautuspisteitä ohjeistetaan tulostamaan säiliöraportti automaatilta säiliön täytyttyä. Näin toimitaan kaikkien palautusjärjestelmien osalta (kierrätyslasi, tölkki ja muovipullo) Palautuspisteen vastuulla on automaatin ja sen linjayhteyden toimivuus PALPA ilmoittaa toimimattomasta linjayhteydestä Extranet-palvelun etusivulla kirjautumisen jälkeen. Tieto päivitetään kaksi kertaa kuukaudessa. Tiedon Palpa saa laitevalmistajilta. Toimimaton linjayhteys kaupan automaatin ja laitevalmistajan välissä aiheuttaa sen, etteivät ohjelmistopäivitykset mene perille ja automaatilta ei saa palautustietoa. Ohjelmistopäivityksien puute aiheuttaa sen, ettei uusia järjestelmään liitettyjä palautuspakkauksia voida tunnistaa automaatissa pantilliseksi. Palautustietojen siirron epäonnistuminen aiheuttaa viivästyksiä pantti- ja käsittelykorvauksien maksuun. PALPAlla ei ole hyvitysperusteita niin kauan kun laitevalmistaja ei saa kerättyä laitteelta palautustietoja. PALPA ja laitevalmistajat vastaavat yhdessä siitä, että laitevalmistajien keräämä palautustieto siirtyy ajallaan ja oikeana tietona PALPAlle hyvitettäväksi. 11.3.2015 3
AUTOMAATTIPALAUTUKSET LAITE ja PALAUTUSTIEDOT: Laitevalmistaja vastaa laite- ja palautustietojen oikeellisuudesta PALPAn järjestelmässä. Uudet, poistuneet ja muuttuneet laitetiedot ilmoitetaan PALPAlle laitevalmistajan toimesta kahdesti kuukaudessa, ennen palautusten hyvityslaskutusta. Laitevalmistaja vastaa säiliöraporttien koostamisesta palautusraportiksi ja toimittaa tiedon sähköisesti PALPAlle. PALPA huolehtii laitetietojen hallinnasta järjestelmässään ennen palautustietojen latausta. Huomioitavaa: Käytössä olleen laitteen poistuessa palautuspisteen käytöstä on pisteen huolehdittava siitä, että kertyneet palautustiedot on kuitattu säiliöraportille ja että palautustieto on haettu laitevalmistajan toimesta laitteelta, ennen kuin laite poistetaan. Mikäli laite poistetaan käytöstä ilman näitä toimenpiteitä jää hyvitykset viimeisistä palautuksista saamatta. Laitepoistoista voi ilmoittaa etukäteen sähköpostilla asiakaspalvelu@palpa.fi, PALPA voi välittää tiedon edelleen laitevalmistajille tiedoksi. PALPA ei kuitenkaan voi tilata hyvitystietojen noutoa palautuspisteen puolesta. 11.3.2015 4
AUTOMAATTIPALAUTUKSET AUTOMAATTIPALAUTUSTEN PAKKAAMINEN: Automaatin laskemat pakkaukset pakataan/ lajitellaan seuraavasti Säiliölajittelu (automaattinen) tölkit ja muovipullot PALPA-laatikko ½ EUR-säkki (sininen painatus) Pöytälajittelu (manuaalinen) tölkit ja muovipullot Automaattisäkki (sininen painatus) Säiliö- ja pöytälajittelu kierrätyslasipullot 600 l tai 240 l KLP-astia Uudelleentäytettävät pullot palautetaan panimoille kennolevyillä tai koreissa. Ne tölkit ja muovipullot joita ei ole laskettu palautusautomaatilla pakataan manuaalipalautussäkkeihin, jotta pakkaukset lasketaan käsittelylaitoksella. Jokainen lähtevä kuljetusyksikkö on merkittävä PALPA tunnistetarralla. Tarkemmat ohjeet toimitetaan tunnistetarratilausten liitteenä ja ovat myös ladattavissa verkkosivultamme. 11.3.2015 5
AUTOMAATTIPALAUTUKSET AUTOMAATTIPALAUTUSTEN HYVITTÄMINEN: Automaattipalautukset hyvitetään säiliöraportin (kuittinumeron) perusteella. Yksilöintitietona toimii yhdessä; kuitin nro, kuitin pvm ja laitenumero Hyvitysperusteena ovat panttikoodikohtaiset kappalemäärät. PALPA hyvittää kaikki avoimet virheettömät kuitit, jonka jälkeen virhetilaan jääneet kuitit tutkitaan. Tutkinnan tuloksen perusteella kuitit voidaan joko hylätä tai vapauttaa hyvitettäväksi seuraavassa laskutuskatkossa. PALPA suosittelee, että säiliöraportit säilytetään ja toimitetaan laskuntarkastajalle. Epäselvässä tilanteessa säiliöraportilla on kaikki hyvittämiseen tarvittava tieto. PALPAn on helppo tarkistaa onko kuittia asianmukaisesti hyvitetty. Jos kuittia ei ole hyvitetty ja sitä ei ole PALPAn järjestelmässä, vastaa laitevalmistaja palautustiedon tuottamisesta PALPAlle seuraavassa mahdollisessa laskutuskatkossa. 11.3.2015 6
AUTOMAATTIPALAUTUKSET LASKUTUSKATKON AIKATAULU Laskutuskatkot ovat aina kuukauden 15. päivä ja viimeinen päivä. Maksuaika tilityksille on arvopäivästä 21 päivää netto. 11.3.2015 7
AUTOMAATTIPALAUTUKSET POIKKEUSTILANTEET AUTOMAATTIPALAUTUSTEN REKLAMAATIOT/ HYVITYSKYSELYT: Tarkistetaan ensin Extranetistä, jos ei löydy laitetaan sähköpostilla asiakaspalvelu@palpa.fi Suositeltavaa on, että liitetään mukaan kopio kuitista (säiliöraportista) Pakolliset tiedot ovat:» Kuitin numero» Kuitin päivämäärä» Laitteen numero» Kuitin sisältö (panttikoodikohtaiset palautusten kappalemäärät tölkille, muovi- tai lasipulloille) Mikäli kuitilla on PALPAn hyvittämää sisältöä, mutta sitä ei ole PALPAn järjestelmään toimitettu, välitetään viesti edelleen laitevalmistajalle. Laitevalmistaja vastaa palautustietojen toimittamisesta PALPAlle seuraavassa mahdollisessa laskutuskatkossa. Kaikki hyvityskyselyt ja reklamaatiot pyritään hoitamaan viikon sisällä. LAITETEKNISTEN ONGELMIEN ensisijainen kontakti on laitevalmistajan huolto. MUUT ONGELMA- TAI POIKKEUSTILANTEET kontakti PALPAlle arkisin klo 8-16. (sähköposti: asiakaspalvelu@palpa.fi tai puh. 09 868 9860). 11.3.2015 8
MANUAALIPALAUTUKSET Manuaalipalautusta käytetään silloin kun palautuspisteessä ei ole palautusautomaattia, se on rikki tai automaatin ohi vastaanotetaan kuluttajalta pakkauksia, joista maksetaan pantti. TÖLKIT JA MUOVIPULLOT Tölkkien ja muovipullojen manuaalipalautukset pakataan manuaalipalautussäkkiin (punainen painatus) ja säkin sulkimeen liimataan PALPA tunnistetarra. Väärässä säkissä palautetut pakkaukset eivät ohjaudu käsittelylaitoksella laskentaan eikä niitä silloin voida hyvittää. Tölkit pakataan omaan säkkiin ja muovipullot omaansa. Kierrätysmateriaalien sekoittaminen aiheuttaa ongelmia materiaalin kierrätettävyydessä. PALPA hyvittää sekasäkistä vain sen kierrätysjakeen, jota säkissä on kappalemäärällisesti enemmän. Mikäli lajitteluongelma palautuspisteessä jatkuu, voi PALPA sanktioida ohjeistuksen noudattamatta jättämisestä. Tarkemmat ohjeet toimitetaan tunnistetarratilausten liitteenä ja ovat myös ladattavissa verkkosivultamme. PALPA hyvittää manuaalipalautukset käsittelylaitosten toimittamien laskentatietojen perusteella. Kuittinumero on sama kuin tarranumero ja kuitin päivämäärä on laskentapäivä. PALPA hyvittää ja maksaa kaikki avoimet virheettömät kuitit, jonka jälkeen virhetilaan jääneet kuitit tutkitaan. Tutkinnan tuloksena kuitti voidaan joko hylätä tai vapauttaa hyvitykseen seuraavassa laskutuskatkossa. 11.3.2015 9
MANUAALIPALAUTUKSET Manuaalipalautusta käytetään silloin kun palautuspisteessä ei ole palautusautomaattia, palautusautomaattiin ei ole asennettu kierrätyslasipullojen tunnistusta tai se on rikki. KIERRÄTYSLASIPULLOT Kierrätyslasipullojen manuaalipalauttamiseen suositellaan 240l KLP-astiaa. Astiat tilataan juomatoimittajalta. Astiassa palautetaan tyhjät lasiset juomapullot. Astiaan ei saa laittaa muuta lasimateriaalia (lasit, tuopit, tms.), posliinia (kahvikupit, lautaset tms.) eikä sekajätettä. Mikäli lajitteluongelmaa palautuksissa havaitaan, voi PALPA sanktioida ohjeistuksen noudattamatta jättämisestä. Kierrätyslasin palautukset hyvitetään KLP-astioiden kuljetustietojen perusteella astiakonversiolla. Astiakonversiot: Täysi astia 150 pulloa ja vajaa astia 75 pulloa. Kuittinumero on sama kuin tarranumero ja kuitin päivämäärä on noutopäivä. Kierrätyslasin manuaalipalautuksessa on tärkeää muistaa liimata PALPA tunnistetarra astian kahvassa olevaan sulkimeen ja tarkistaa, ettei astiassa ole edellisen käyttäjän tunnistetarraa. Tarkemmat ohjeet toimitetaan tunnistetarratilausten liitteenä ja ovat myös ladattavissa verkkosivultamme. PALPA hyvittää ja maksaa kaikki avoimet virheettömät kuitit, jonka jälkeen virhetilaan jääneet kuitit tutkitaan. Tutkinnan tuloksena kuitti voidaan joko hylätä tai vapauttaa hyvitykseen seuraavassa laskutuskatkossa. 11.3.2015 10
MANUAALIPALAUTUKSET LASKUTUSKATKON AIKATAULU Laskutuskatkot ovat aina kuukauden 15. päivä ja viimeinen päivä. Maksuaika tilityksille on arvopäivästä 21 päivää netto. 11.3.2015 11
PALAUTUSTEN KULJETTAMINEN TÖLKKIEN JA MUOVIPULLOJEN KULJETUS Palautukset kuljetetaan juomatoimittajien meno-paluu kuljetuksin ilman erillistä tilausta. PALPA vastaa kuljetuskustannuksista kuljettajalle maksettavalla kuljetuskorvauksella sopimuskumppaneidensa raportoimien kuljetustietojen mukaan. Yksittäistapauksissa voidaan huomattaville määrille palautuksia sopia myös erillinen laitosvastaanotto, jolloin palautusten kuljettamisesta vastaa palautuspiste. Asia sovitaan etukäteen, tapauskohtaisesti PALPAn kanssa. KIERRÄTYSLASIPULLOJEN KULJETUS Palautukset kuljetetaan juomatoimittajien meno-paluu kuljetuksin ilman erillistä tilausta tai palautuspisteessä käydään erillisen suoranoutosopimuksen mukaan tyhjentämässä täyttyneet lasi-astiat sopimuskumppanin toimesta. PALPA vastaa tyhjennys- ja kuljetuskustannuksista sopimuskumppaneidensa raportoimien tyhjennys- tai noutotietojen mukaan. Yksittäistapauksissa voidaan huomattaville määrille palautuksia sopia myös erillinen laitosvastaanotto, jolloin palautusten kuljettamisesta vastaa palautuspiste. Asia sovitaan etukäteen, tapauskohtaisesti PALPAn kanssa. 11.3.2015 12
PALAUTUSTILITYKSISTÄ YLEISESTI PALPA voi hyvittää pantteja vain rekisteröityneille palautuspisteille. Palautuspisteen on oltava rekisteröity elinkeinonharjoittaja tai yhdistys, jolla on Y-tunnus. Pantti sisältää arvonlisäveron 24 %. Jotta PALPA voi vähentää tämän veron ostostaan, on palautuspisteen oltava liiketoiminnastaan arvonlisäverovelvollinen. Mikäli palautuspiste ei ole liiketoiminnastaan arvonlisäverovelvollinen tilittää PALPA pantit verottomana. Hyvityslasku (palautustilitys) on PALPAn tai Palpa Lasin tekemä myyntilasku palautuspisteen puolesta. Tästä syystä palautustilityksellä on merkintä Itselaskutus (AVL 209e ) Palautustilitykset muodostetaan materiaalin mukaan, tölkille, muovi- ja lasipulloille muodostetaan omat tilityksensä. Palautustilitykset toimitetaan toimittajille joko paperilaskuina postitse tai verkkohyvityslaskuina. EDI-yhteys on myös mahdollinen isoimmille toimijoille. Palautustilityksen summa maksetaan automaattisesti viitesuorituksena PALPAn toimesta palautuspisteen ilmoittamalle tilille. 11.3.2015 13
YHTEYSTIEDOT: Suomen Palautuspakkaus Oy & Palpa Lasi Oy PL 119, 00241 Helsinki Puh. 09 868 9860 asiakaspalvelu@palpa.fi www.palpa.fi 11.3.2015 14