JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO HALLITUKSEN ESITYSLISTA 3/2014 Kokous: Keskiviikko 12.3.2014 klo 11.00 Päijänne-kabinetti, Kärki, Mattilanniemi 6 Läsnä: Tieteellinen johtaja Anne-Christine Ritschkoff, puheenjohtaja Professori Timo Ahonen Opiskelija Kalle Jokinen Professori Rauno Julin Toimitusjohtaja Antti Määttä Toiminnanjohtaja Anneli Pauli Lehtori Auli Poutanen Muut läsnäolijat Rehtori Matti Manninen Hallintojohtaja Kirsi Moisander Yhteysjohtaja Anu Mustonen Suunnittelupäällikkö Sakari Liimatainen (läsnä asioissa 3-5) Talousjohtaja Päivi Seppä (läsnä asioissa 3-5) Tilintarkastaja JHTT Erkka Ollila (läsnä asiassa 3) Tilintarkastaja KHT, JHTT Hanna Kuhanen, BDO Oy (läsnä asiassa 3) Henkilöstöjohtaja Jouni Valjakka (läsnä asioissa 3-5) Laatupäällikkö Pirjo Halonen (läsnä asiassa 5) Sisäinen tarkastaja Matti Pitkänen (läsnä asiassa 7) Tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja Hannu Salminen (läsnä asiassa 7) Tilapalvelujohtaja Suvi Jokio (läsnä asiassa 7-8) Arkkitehti SAFA Juha Mäki-Jyllilä (läsnä asiassa 8) Sihteeri yliopistonlakimies Sanna Anttilainen p. 050 443 2367, sanna.anttilainen@jyu.fi. Hallituksen esityslista 3/2014 Sivu 1 / 6
1. Päätösvaltaisuuden toteaminen 2. Esityslistan hyväksyminen 3. Vuoden 2013 tilinpäätös (Päätösasia) Rehtori Matti Manninen, p. 040 680 0215, matti.manninen@jyu.fi (Valmistelijat suunnittelupäällikkö Sakari Liimatainen, p. 050 373 2121, sakari.liimatainen@jyu.fi ja talousjohtaja Päivi Seppä, p. 050 591 9522, paivi.seppa@jyu.fi. Käsittelyn alussa läsnä myös tilintarkastajat JHTT Erkka Ollila ja KHT, JHTT Hanna Kuhanen, BDO Oy) Yliopistolain (558/2009) 14 :n mukaan julkisoikeudellisen yliopiston hallituksen tehtävänä on laatia tilinpäätös. Yliopistolain mukaan yliopiston kirjanpitoon sovelletaan kirjanpitolakia (1336/1997). Opetus- ja kulttuuriministeriön laatima yliopistojen taloushallinnon koodisto sisältää periaatteet, joiden mukaisesti yliopistot järjestävät taloushallintonsa sekä yhtenäiset tilinpäätösmallit, joiden mukaisesti yliopistot laativat tilinpäätöksensä. Yliopistolain mukaisesti yliopistolla voi olla välittömästi sen yliopistolaissa säädettyjen tehtävien toteuttamiseen liittyvässä yhdessä tai useammassa yrityksessä kirjanpitolain edellyttämä määräysvalta. Yritykset, joissa yliopistolla on määräysvalta, ovat yliopiston tytäryrityksiä. Yliopisto ja sen tytäryritykset muodostavat yliopistokonsernin. Yliopisto, EduCluster Finland Oy ja UniServices Oy muodostavat yliopistokonsernin. Kansainväliset standardit ja hyvä tilintarkastustapa edellyttävät yliopiston johdon antavan tilintarkastajalle kirjallisen vahvistusilmoituksen muun muassa siitä, että tilinpäätös ja toimintakertomus antavat oikeat ja riittävät tiedot. Liitteessä 3 on yliopiston yksiköiden taloudellinen tulos 31.12.2013. Hallituksen esityslista 3/2014 Sivu 2 / 6
- Käsitellään ja allekirjoitetaan yliopistokonsernin tasekirja (liite 1) - Esitetään tilikauden tuloksen siirtämistä voittovaroihin (edellisten tilikausien ylijäämän lisäykseksi) - Esitetään yliopistokollegiolle yliopiston tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen vahvistamista - Annetaan vahvistusilmoitus tilintarkastajille liitteen 2 mukaisesti 4. Henkilöstökertomus 2013 (Tiedoksi) Rehtori Matti Manninen, p. 040 680 0215, matti.manninen@jyu.fi (Valmistelija henkilöstöjohtaja Jouni Valjakka, p. 050 3365404, jouni.valjakka@jyu.fi) Tiedoksi vuoden 2013 henkilöstökertomus (liite 4). Henkilöstökertomuksen tarkoituksena on esittää luotettavaa ja objektiivista henkilöstön määrää ja -rakennetta koskevaa tietoa käytettäväksi strategiatyössä, toiminnan ja talouden suunnittelussa, henkilöstöohjelmassa sekä mm. tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelmassa määriteltyjen toimintalinjojen ja tavoitteiden toteutumisen seuraamiseen. Henkilöstökertomuksessa tietoja esitetään kuluneen vuoden lisäksi pääsääntöisesti kahdelta aikaisemmalta vuodelta. Tiedot on koottu pääsääntöisesti Jyväskylän yliopiston käyttämistä henkilötietojärjestelmistä. Henkilöstökertomuksen sisältämiä tietoja on osittain esitetty myös yliopiston toimintakertomuksessa. Todetaan. 5. Johdon katselmus (Päätösasia) Rehtori Matti Manninen, p. 040 6800215, matti.manninen@jyu.fi (Valmistelija laatupäällikkö Pirjo Halonen, p. 0504285315, pirjo.halonen@jyu.fi) Jyväskylän yliopiston johdon katselmus on vuosittain hallitukselle annettava selonteko yliopiston ydintoimintojen tilasta viimeksi kuluneen Hallituksen esityslista 3/2014 Sivu 3 / 6
vuoden aikana. Johdon katselmus on osa yliopiston johtamis- ja laadunhallintajärjestelmää, ja se keskittyy yliopiston strategian Laatua ja liikettä tavoitteiden ja muiden strategisten tavoitteiden saavuttamisen arviointiin. Katselmus koostuu varsinaisesta katselmusosasta ja sen tausta-aineistoista. 1. Merkitään tiedoksi johdon katselmus (liite 5) 2. Hallitus arvioi johdon katselmuksen relevanttiuden ja hyödyllisyyden arviointitiedon tuottajana toiminnan jatkuvaksi parantamiseksi. 6. Ympäristöntutkimuskeskus (Päätösasia) Hallintojohtaja Kirsi Moisander, p. 0400 248061, kirsi.moisander@jyu.fi (Valmistelija yliopistonlakimies Sanna Anttilainen p. 050 443 2367, sanna.anttilainen@jyu.fi) Yliopiston hallitus käsitteli ympäristöntutkimuskeskuksen haasteelliseksi muodostunutta taloustilannetta kokouksessaan 21.11.2013. Tällöin hallitus päätti, että yliopisto solmii aiesopimuksen Nab Labs Oy:n kanssa yhteistyön tiivistämismahdollisuuksien kartoittamiseksi. Yliopiston ja Nab Labs Oy:n välisissä neuvotteluissa on todettu, että ympäristöntutkimuskeskuksen ja Nab Labs Oy:n osaaminen ja toimintaalueet täydentävät erinomaisella tavalla toisiaan. Edelleen on todettu, että neuvottelujen tavoitteeksi yliopiston puolelta asetettu toimintojen jatkuminen ja edelleen kehittäminen sekä alan työpaikkojen säilyminen Jyväskylässä voitaisiin parhaiten turvata siirtämällä ympäristöntutkimuskeskuksen toiminnot liiketoimintakaupalla Nab Labs Oy:lle. Kaupan kohteena on Jyväskylän yliopiston ympäristöntutkimuskeskuksen koko toiminta sekä siihen kuuluva käyttö- ja vaihtoomaisuus. Tapahtuessaan liiketoimintakauppa merkitsisi, että kaikki yksikön työntekijät siirtyisivät nk. vanhoina työntekijöinä Nab Labs Oy:n palvelukseen. Yksikkö jatkaisi toimintaa nykyisissä toimitiloissaan. Hallitus valtuuttaa rehtorin käymään loppuun neuvottelut Nab Labs Oy:n kanssa, tekemään päätöksen asiassa ja allekirjoittamaan asiaa koskevat sopimukset. Hallituksen esityslista 3/2014 Sivu 4 / 6
7. Tarkastus- ja varmennustoiminnan vuosiraportointi ja sisäisen tarkastuksen vuosiraportti 2013 (Tiedoksi) Rehtori Matti Manninen, p. 040 6800215, matti.manninen@jyu.fi (Valmistelijat sisäinen tarkastaja Matti Pitkänen, 040 8054402, matti.pitkanen@jyu.fi, tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja Hannu Salminen, 0400 641795, hannu.salminen@hansadialog.fi ja tilapalvelujohtaja Suvi Jokio, p. 040 3593973, suvi.jokio@jyu.fi) Jyväskylän yliopiston hallitus hyväksyi kokouksessaan 23.11.2012 Jyväskylän yliopiston tarkastus- ja varmennustoiminnan ohjesäännön. Ohjesäännön 5 :n mukaan tarkastus- ja arviointitoiminnan raportointi hallitukselle, rehtorille ja hallintojohtajalle tapahtuu tilivuosittain vuosiraportointina sekä vuoden aikana tapahtuvalla erillisraportoinnilla. Rehtorin ja hallintojohtajan tehtävänä on raportoida havainnot ja suositukset toimivalle johdolle ja ryhtyä niiden edellyttämiin toimenpiteisiin. Tarkastusvaliokunta käsittelee ja hyväksyy sisäisen tarkastuksen ja laatuauditointien vuosiraportit, jonka jälkeen ne toimitetaan hallitukselle. Tarkastusvaliokunta tekee ehdotuksen vuosiraporttien esittämistavasta joko erillisinä raportointikokonaisuuksina tai liitettynä johdon katselmukseen tai vastaavaan vuosiraportointiin. Tarkastusvaliokunta raportoi tarkastus- ja varmennustoiminnasta yliopiston hallitukselle vuosiraportoinnin yhteydessä ja sen lisäksi tarpeen mukaan. Raportoinnin toteuttaa tarkastusvaliokunnan puheenjohtaja ensisijaisesti tarkastusvaliokunnan hallitusjäsenten kanssa tai muutoin tarkastusvaliokunnan valitseman henkilön kanssa. Liite 6: Sisäisen tarkastuksen vuosiraportti 2013 / ei-julkinen, JulkL 5.3, 3-kohta. Todetaan ja keskustellaan vuosiraportista. 8. Rehtorin katsaus (Tiedoksi) Hallituksen esityslista 3/2014 Sivu 5 / 6
1) Mattilanniemen uudisrakennus 2) Seuraavan kokouksen asiat Todetaan. 9. Muut asiat 10. Pöytäkirjan tarkastaminen 11. Kokouksen päättäminen Hallituksen esityslista 3/2014 Sivu 6 / 6