Ohjeita Erasmus+ ohjelman hakijoille: Miten PIC koodin rekisteröityminen tehdään URF tietokantaan osallistujaportaaliin (Participant Portal) PIC = Participant Identification Code URF = Unique Registration Facility CIMO 24.2.2015 Miten valmistaudun tietojen syöttöä varten? 1) Tarkista ensin, onko omalla organisaatiolla jo PIC koodi (Katso kalvot 3 4) 2) Tutustu kenttiin syötettäviin tietoihin. (Katso kalvot 11 18) 3) Täytä valmiiksi URF:iin ladattavat dokumentit jahaeallekirjoitukset niihin sekä skannaa ne vaadittavine liitteineen. Tarvittavat liitteet on mainittu kunkin lomakkeen alareunassa. Osa URF:iin syötettävistä tiedoista löytyy näistä dokumenteista. A. Oikeussubjektilomake (Legal Entity form) a) Luonnollinen henkilö b) Julkisyhteisö, c) Yksityinen yritys http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm B. Tilitietolomake (Financial Identification form) http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_en.cfm 2
Miten tiedän, onko meillä jo PIC koodi? (Vaihtoehto A) Voit hakea ja tarkistaa rekisteröityneiden organisaatioiden PIC koodit osoitteesta: http://ec.europa.eu/education/participants/portal/ Tämä haku toimii myös ilman ECAS järjestelmään kirjautumista. Hakutuloksia helpompi lukea Table view -näkymässä. Voit käyttää Erasmus+ hakemuksessa Validated, Declared tai Sleeping -statuksella olevaa PIC:ä. 3 Miten tiedän, onko meillä jo PIC koodi? (Vaihtoehto B) Voit kirjautua URF tietokantaan ja järjestelmä tunnistaa ensimmäisen välilehden tietojen syötön jälkeen organisaation. Huom. Tämä hakutoiminto vaatii ECAS järjestelmään kirjautumisen (Kalvot 6 9). 4
PIC rekisteröitymisen vaiheet Kaikkia tietoja ei tarvitse syöttää kerralla, vaan voit tallentaa tiedot myös luonnoksena (Save Draft). Luonnosta säilytetään 12 kk. Erasmus+ -ohjelman hakua varten tulee tehdä vaiheet 1-3. 1) Järjestelmään tunnistautumien ECAS tunnuksella 3) Ladattavat tiedostot ja tietojen päivitys 2) Organisaation perustietojen syöttö Organisaation rekisteröiminen URFjärjestelmään 4) Olemassa olevien tietojen muokkaus ja päivitys 5 1. Järjestelmään kirjautuminen ECAS tunnuksella 6
Näin pääset alkuun PIC rekisteröitymisessä Osoite on http://ec.europa.eu/education/participants/portal/ Valitse LOGIN, jonkajälkeenavautuuecas tunnistautuminen. Klikkaa LOGIN Tarkista, että olet Education, Audivisual, Culture, Citizenship and Volunteering -osallistujaportaalissa, etkä esim. Research&Innovation -osallistujaportaalissa. 7 ECAS = European Commission Authentication Service URF järjestelmään kirjaudutaan ECAS järjestelmän kautta. Kolme vaihtoehtoa: A. Jos sinulla ei ole ECAS tunnusta, rekisteröidy ensin ECAS järjestelmään. B. Jos sinulla on jo ECAS tunnus, voit käyttää sitä. C. Jos ECAS salasanasi on kadonnut, voit saada uuden tunnuksen sähköpostiisi. A. B. Valitse verkkoalueeksi External tai Ulkopuolinen. C. 8
ECAS tunnuksen rekisteröitymissivu ECAS rekisteröitymisen jälkeen saat sähköpostiin viestin, jossa pyydetään vahvistamaan ECASrekisteröityminen 90 minuutin sisällä. Vahvistamisen yhteydessä pitää vaihtaa salasana. Laita tunnus hyvään talteen! 9 ECAS kirjautumisen jälkeen Participant Portal (=URF) aukeaa: http://ec.europa.eu/education/participants/portal/ Tässä pitäisi näkyä oma nimesi = sama nimi kuin ECAS:ssa. Jos ei, niin valitse LOGIN. 10
2. Organisaation perustietojen syöttö jos päivität/täydennät PIC:ä siirry kalvoon 21. 11 Tietojen syöttö Welcome sivulle Kysytyt tiedot What is the Legal Name of your organisation? What is the Country of registration? Does your organisation have a Value Added Tax (VAT) number? Yes /No Does it have a Business Registration Number? Yes / No Does it have a website? Yes / No Organisaation virallinen nimi (suomeksi/ruotsiksi) Organisaation maa ALV tunnus. Esim. FI12345678 Y tunnus (yritystunnus). Esim. 1234567 8 Organisaation kotisivun osoite. 12
Jos organisaatio on jo rekisteröity URF:iin, saat tällaisen ilmoituksen More details nappulan takaa löydät tarkemmat tiedot. Jos haluat syöttää uudet tiedot, niin valitse Next> Contact nappulan takaa voit lähettää viestin oman organisaation PIC tietojen syöttäjälle/ylläpitäjälle. 13 Tietojen syöttö Organisation sivulle Non profit organisation = voittoa tavoittelematon (esim. oppilaitokset) Public body = julkisyhteisö NGO = non govermental body = kansalaisjärjestö Business name = esim. Organisaation virallinen lyhenne Is the organisation a Legal Person? Yes = Legal person =. Oikeushenkilö eli juridinen henkilö esim. kunta, yritys, yliopisto. No, I m a natural person = Luonnollinen henkilö yksityishenkilö Registration date = Organisaation rekisteröintipäivä/ perustamispäivä esim. sama kuin PRH:n rekisterissä tai perustamiskirjassa Registration authority = esim. asetus, kaupparekisteri. Löytyy yleensä organisaation perustamiskirjasta. 14
Tietojen syöttö Address sivulle Legal Address = organisaation virallinen osoite Region/County: Täytä myös aluekoodi, vaikka sitä ei ole merkitty pakolliseksi kentäksi. 15 Tietojen syöttö Contact sivulle Contact = Organisaation PIC yhteyshenkilön tiedot. Eli sama henkilö, jonka ECAS tunnuksilla PICrekisteröintiä tehdään ja jokatoimiipic tietojen eli organisaatiota koskevien tietojen päivittäjänä. Huom. Erasmus+ hakulomakkeeseen syötettävä yhteyshenkilö (Contact person) tarkoittaa hankkeen yhteyshenkilöä, joka voi olla eri henkilö kuin PIC rekisteröinnin yhteyshenkilö (Contact). 16
Programme Specific information (vaihtoehto: no) Is your organisation a small/medium-sized enterprise (SME)? = Onko organisaatiosi pieni- tai keskisuuri yritys (pk)? 17 Programme Specific information (vaihtoehto: yes) Erasmus+ -ohjelmasta hakijoiden ei tarvitse syöttää tietoja SME Self assessment kohtaan. Jos haet jostakin muusta ohjelmasta, tarkista kelpoisuusehdot hakuohjeista. 18
Syötettyjen tietojen tarkistus ja vahvistaminen Confirm:vahvista antamasi tiedot. Sen jälkeen saat sähköpostiin varmistuksen PIC koodista. Nyt voit käyttää saamaasi PIC koodia esim. Erasmus+ ohjelman hakulomakkeessa. 19 Organisaation perustietojen rekisteröinnin lopetus Jos vastaat NO, palaat takaisin edellisen sivun näkymään. Jos vastaat YES, olet päättänyt perustietojen rekisteröitymisen. Tämän jälkeen tulee kirjautua uudelleen URF järjestelmään ja lisätä ladattavat tiedostot URFjärjestelmään. Ladattavia tiedostoja ei voi lisätä saman istunnon aikana, vaan järjestelmästä tulee kirjautua ensin ulos. 20
3. Ladattavat tiedostot ja tietojen päivitys 21 URF järjestelmään ladattavat dokumentit Jokaisen organisaation pitää lisätä seuraavat dokumentit URFjärjestelmään: A. Oikeussubjektilomake (Legal Entity form) a) Luonnollinen henkilö b) Julkisyhteisö, c) Yksityinen yritys http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfm B. Tilitietolomake (Financial Identification form) http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_en.cfm Suomalaiset organisaatiot voivat käyttää suomen tai ruotsinkielisiä lomakkeita. Täytä valmiiksi ladattavat lomakkeet, liitä niihin vaadittavat liitteet ja hae tarvittavat allekirjoitukset sekä skannaa ne. Tarvittavat liitteet on mainittu kunkin lomakkeen alareunassa. 22
Luonnosversion tai tallennettujen tietojen löytäminen Pääset takaisin Draft versioon kirjautumalla osoitteeseen http://ec.europa.eu/education/participants/portal/ Tallennetut rekisteröinnit Luonnosversiot 23 Lista omista organisaatioista Tässä näkymässä näkyy ainoastaan omalla ECAS-tunnuksella rekisteröidyt PIC:t. Valitse MO painikeeli Modify organisations (Muokkaaorganisaatiota). 24
Organisaation tietojen päivitys ( ) Lisää tai päivitä Organisation, Legal Address ja Contact Person välilehdille puuttuvat tiedot. (Älä turhaan täytä LEAR tai SME tietoja, ellei hakuehdot sitä erikseen vaadi.) Siirry päivitysten jälkeen Documentsvälilehdelle. Update your data: Tietojen päivitys Huom. Älä täytä LEARlehteä, jos haet kansallisesti hallinnoitua Erasmus+ hanketta. LEAR välilehti täytetään vain komissiosta hallinnoiduissa hankkeissa. Jos täytät LEAR tiedot, organisaatio validoidaan komissiossa Validation Servicessä (ei esim. CIMOssa) 25 Ladattavan dokumentin lisääminen 1/4 ( ) Klikkaa Add a new document painiketta (Lisää uusi dokumentti). 26
Ladattavan dokumentin lisääminen 2/4 Varmista aina lataamasi asiakirjan laatu ja oikeellisuus ennen kuin lähetät sen. Yhdessä tiedostossa voi olla useita sivuja. Ladattava tiedosto voi olla enintään 6 Mb. Suositeltavin tiedostomuoto on pdf. ( ) Document type: valitse tiedostoa vastaava asiakirjatyyppi. 27 Ladattavan dokumentin lisääminen 3/4 ( ) Submit for processing: lähetä lopuksi ladattava Submit for processing: lähetä lopuksi ladattava tiedosto käsiteltäväksi. Päivitykset tulevat voimaan heti. tiedosto käsiteltäväksi. Päivitykset tulevat voimaan heti. 28
Ladattavan dokumentin lisääminen 4/4 ( ) RECEIVED = tiedosto ladattu Jos haluat korvata tallentamasi tiedoston, Replace toiminto tulee näkyviin klikkaamalla dokumentin tietoruutua. 29 PIC rekisteröitymisen vaiheet Kaikki hakua varten tarvittavat tiedot (vaiheet 2-3) on viety URFjärjestelmään. 1) Järjestelmään tunnistautumien ECAS tunnuksella 3) Ladattavat tiedostot 2) Organisaation perustietojen syöttö Organisaation rekisteröiminen URFjärjestelmään 4) Olemassa olevien tietojen muokkaus ja päivitys 30
4. Tietojen muokkaus ja päivitys 31 Tietojen muokkaus ja päivitys Tietojen muokkaus ja päivitys tapahtuu samalla tavalla kuin kalvoissa 21-29. Jos organisaatiolla ei ole LEAR:ia (Legal Entity Appointed Representative), organisaation PIC-yhteyshenkilö voi päivittää organisaation perustiedot suoraan osallistujaportaaliin (URF:iin). Suosittelemme, että suomalaiset organisaatiot eivät turhaan syötä LEARtietoja, ellei hakuehdot sitä erityisesti vaadi. (esim. Horizon-ohjelma) Kansallinen toimisto tekee organisaatiotietojen kelpoisuustarkistukset niihin PIC:hin, joissa ei ole LEARia. Jos organisaatiolle on nimetty LEAR osallistujaportaaliin, tällöin ainoastaan LEAR voi päivittää tietoja ja komission yhteydessä toimiva Validation Services tekee myös päivitysten hyväksymiset. 32
Ohjeita URF/PIC ja ECAS rekisteröinneistä tämän kalvosarjan lisäksi CIMOn Erasmus+ -sivuilla www.cimo.fi/erasmusplus Hakuprosessi Technical guidelines for completing application e-forms (pdf), s. 54 -> http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/discover/guide/documents/eform-technicalguide_en.pdf URF/PIC-ohjeita löytyy myös muiden maiden kansallisten toimistojen sivuilta. http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/national-agencies_en.htm ECAS-ohje (CIMOn laatima suomenkielinen ohje) http://www.cimo.fi/instancedata/prime_product_julkaisu/cimo/embeds/cimowwwstructure/31369_ ECAS-ohje_Tunnuksen_luominen_fi_KUVAT_eng.pdf ECAS User Manual (Komission laatima englanninkielinen ohje) http://eeas.europa.eu/media/subscribe/ecas-user-manual.pdf 33