Rekrytointiprosessin kehittäminen Kuopion yliopistollisessa sairaalassa Rekrytointipäällikkö Marja Hietamäki 30.5.2011
Ripaus teoriaa - näin se tapahtuu teoriassa Prosessien kehittämisessä on kyse nopeasta ja hallitusta toimintamallin muuttamisesta, johon on kytketty sekä organisaation että tietojärjestelmien kehittäminen ja joka johtaa merkittäviin muutoksiin toiminnassa ja on sidottu määräaikoihin. Prosessien kehittäminen aloitetaan kuvaamalla prosessien nykytila sekä analysoimalla prosessien ominaisuuksia sekä prosesseihin kohdistuvia odotuksia. Lopuksi määritellään prosessit uudelleen sekä laaditaan muutoksen toteuttamista varten toteutussuunnitelma ottaen huomioon henkilöstön koulutus ja tiedottaminen.
Käytännössä: kaiken perustana on PSSHP:n henkilöstöstrategian linjaus Sujuva rekrytointimenettely vakinaisen ja määräaikaisen henkilökunnan hankintamenettely keskitetään rekrytointipalveluun sisäisessä ja ulkoisessa rekrytoinnissa ja prosessi kuvataan palvelussuhteiden täyttömenettelyssä otetaan käyttöön sähköinen rekrytointijärjestelmä hakumenettelyssä valitsematta jääneiden hakijoiden mielenkiinto KYSiä kohtaan säilyy valintatuloksista tiedotetaan jokaiselle hakijalle sähköisesti tai kirjeitse valinnan ulkopuolelle jääneet potentiaaliset työntekijät pyydetään sijaisrekisteriin
Käytännössä Laadimme Kuntarekryn käyttöönotosta projektisuunnitelman, jäsentämään käyttöönottoa. Perustimme moniammatillisen rekrytoinnin kehittämistyöryhmän, jossa kehitämme sähköisen, keskitetyn rekrytoinnin toimintamallia. Aloitettiin käyttöönottoprojekti: VAIHE 1: 1.9.2010 31.12.2010, järjestelmän organisaatiokohtainen rakentaminen, hoito- ja toimistotyöntekijöiden sijaisuuksien ilmoitukset ja hakumenettely. VAIHE 2: 1.1. 2011 31.12.2011 A) Kaikkien ammattiryhmien sijaisuudet sähköiseen hakuun, sijaisrekrytointiprosessin ja rekrytointijärjestelmän kehittäminen B) Sijaismoduuli (keikkatyöt): koulutus ja käyttöönotto kevät 2011. VAIHE 3: 1.8.2011 30.6.2012: Kaikki virat ja toimet (30.6 2012 mennessä), siirtyminen sähköiseen hakumenettelyyn, rekrytointiprosessin ja rekrytointijärjestelmän kehittäminen.
Rekrytointiprosessi ennen Kuntarekryä
Sama prosessi, työvälineenä Kuntarekry
Käytännön testi sijaisrekrytointiprosessille Kesäsijaisten rekrytointi Kuntarekry työvälineenä Kaikki sijaiset haastateltiin keskitetysti rekrytointipalveluissa Rekrytoinnin vaiheista tiedotettiin järjestelmän avulla hakijoille rekrytointiprosessin aikana ja lopussa. Hakijoiden määristä tiedotettiin esimiehille rekrytointiprosessin aikana. Rekrytointiprosessin lopuksi kerättiin palaute hakijoilta ja esimiehiltä prosessin toimivuudesta. Järjestelmästä saatavia tunnuslukuja hyödynnettiin raportoidessa kesäsijaisten rekrytoinnista.
Palaute Hakijat: Haastattelukäytäntö koettiin hyväksi. Ajankohta koettiin sopivaksi tai toivottiin aikaistettavan. Järjestelmän käyttö luonnistui alkukankeuden jälkeen erityisen hyväksi koettiin omien tietojen jatkokäytettävyys järjestelmässä. Esimiehet: Kesärekrytointi ajankohta aikaisemmaksi. Keskitetty haastattelukäytäntö koettiin hyväksi. Yhteistyö koettiin tärkeäksi koko rekrytointiprosessin ajan. Tiedottaminen koettiin hyvänä ja tärkeänä. Paperitulosteet järjestelmästä heikosti luettavia.
Kuinka jatko kehitämme sijaisen rekrytointiprosessia? Koko rekrytointiprosessi sähköiseksi: paperitulosteiden sijaan käyttäjätunnukset rekrytoinnissa mukana oleville esimiehelle. Työnjaon selkiyttäminen kaikkien prosessissa toimivien tahojen välillä: rekrytointipalvelujen sisäisen työnjaon selkiyttäminen, rekrytointipalvelujen ja esimiesten välisen työnjaon selkiyttäminen. Tavoitteena on sujuva, yhtenäinen rekrytointiprosessi niin hakijan kuin organisaation sisäisestä näkökulmasta.
Haasteena muutos Samaan aikaan: Uuden järjestelmän käyttöönotto ja käytön opettelu sekä käytön opettaminen. Järjestelmän testaus käytännössä ja kehittämisehdotukset. Rekrytointiprosessin kuvaaminen ja sen jalkauttaminen käytäntöön. Uuden toimintatavan oppiminen ja vanhan poisoppiminen. KYS organisaatiouudistus vuoden 2011 vaihteessa.
Haasteet ovat mahdollisuuksia Uuden järjestelmän käyttöönotto tukee uuden rekrytointiprosessin kehittämistä - järjestelmän ominaisuudet tukevat toimintatapojen muutosta: vanha toimintatapa ei hyödynnä uusia mahdollisuuksia. Uuden toimintatavan jalkauttaminen käytäntöön vaatii päämäärätietoisuutta, jatkuvaa tiedottamista ja toisaalta täytyy antaa aikaa sopeutumiseen: jätetään jäljelle jotain vanhaa, tuodaan jotain uutta ja vähitellen muutetaan koko toimintatapa (vrt. paperitulosteiden kautta kokonaan sähköiseen prosessiin).
Seuraava haaste: virka/toimiprosessin jalkauttaminen
Seuraava haaste: virka/toimiprosessin jalkauttaminen syksy 2011 Rekrytointiprosessista tiedottaminen läpi organisaation. Rekrytointitiimin oma oppiminen, opettelu ja opettaminen Rekrytointitiimin toiminnan ja työjaon suunnittelu. Järjestelmän käytön opettaminen eri ammattiryhmille. Palautteen kerääminen ja prosessin edelleen kehittäminen Lähtökohtana ajatus: "Ihminen ei saisi tehdyksi mitään, jos hän odottaisi, kunnes osaisi tehdä sen niin hyvin, ettei kukaan löytäisi siitä moitteen sijaa." -J.H. Newman-