Muistio 1 (3) 7.4.2017 HENKILÖSTÖASIAT-TEEMARYHMÄN KOKOUS 4/2017 Aika 7.4.2017 kello 13.30 15.30 Paikka Osallistujat Kutsuttuna Poissa Syke-kokoustila, Finn-Medi 2, 7. kerros, Biokatu 9, Tampere Raija Ruoranen, PSHP, puheenjohtaja Niina Pietikäinen, Tampere Eija Tetri-Lähde, Kangasala (asiakohdasta 6 alkaen) Mikko Nyberg, Mänttä-Vilppula Mira Hirvonen, Hämeenkyrö Airi Mast, TE-toimisto Tinja Tähtinen, PSHP, Tehy Elina Pimiä, Tampereen kaupunki, Juko Reija Neva, Pirkanmaan Ely-keskus, Juko Aino Hirvonen, Tampereen kaupunki, Jyty Liisa Koota, TE-toimisto, Pardia Tarja Kranni, Nokian kaupunki, JHL Arja Herckman, Sastamala, Super Elina Ranta, PSHP, sihteeri Minna Soinila, PSHP Anni Vähälä, PSHP Maarit Mäntykoski, Jämsä Vesa Koskinen, Nokia Tove Lindell, LSSAVI Arja Erola, Ely-keskus/KEHA-keskus Kari Hakari, Pirkanmaan liitto Mikko Koponen, Pirkanmaan liitto Asia Esittely/esittelijä, keskustelu, jatkotoimenpiteet 1 Kokouksen avaus Raija Ruoranen avasi kokouksen. Todettiin tiedottaja Anni Vähälän liittyminen teemaryhmään. 2 Esityslistan hyväksyminen Hyväksyttiin esityslista kokousjärjestykseksi muutoksitta. 3 Edellisen kokouksen muistio Hyväksyttiin 15.3.2017 kokousmuistio muutoksitta. 4 Terveiset yhteiset asiat projektiryhmän 23.3.2017 kokouksesta Puheenjohtaja tiedotti projektiryhmän kokouksessa käsitellyt asiat: - Väliaikaishallinnon työskentelyn aloitus siirtyy (arvioidusta 1.7.), jos lakiluonnoksen voimaan tulo viivästyy. - Muutosvoimahankkeelle on tehty jatkohakemus. - Väliaikaishallinnon organisaation henkilöstö rekrytoidaan ensisijaisesti ns. luovuttajaorganisaatioista. - Väliaikaishallintoon rakennetaan oma yhteistoimintaorganisaatio. - Tampereen kaupunki ja Pirkanmaa2019 ovat käynnistäneet tukipalveluselvityksen. - Teemaryhmien loppuraportit käsitellään projektiryhmän 24.5. kokouksessa - Yhteiset asiat-projektiryhmän alle on perustettu uusi teemaryhmä, jonka tehtävä on asiakirjahallinnon ratkaisujen ja päätöksenteon valmistelu. Teemaryhmän puheenjohtajana toimii Petri Pikkuaho Pirkanmaan liitosta. - Tukipalveluhenkilöstön asemointi keskusteluttaa eri selvittelyiden yhteydessä. - Henkilöstö- ja talousteemaryhmien puheenjohtajat yhdessä muutosjohtajan kanssa on kutsuttu palvelukeskuksen valmistelusta vastaavan tahon kuultavaksi.
Muistio 2 (3) 7.4.2017 Tähtinen huomautti lakisääteisten yhteistoimintaneuvotteluiden tarpeellisuudesta ja nopeuttamisesta, mikäli henkilöstön siirto palvelukeskukseen on toteutumassa aiempaa nopeammassa aikataulussa. Merkittiin tiedoksi. Puheenjohtaja vie yhteistoimintaneuvotteluja koskevat terveiset projektiryhmälle. 5 Henkilöstötiedonkeruun alustavat raportit Henkilöstön perustiedot kysely ja henkilöstöhalinnon menettelytavat ja henkilöstöetuudet -kysely Kyselyihin on saatu vastaukset lukuun ottamatta kahden kunnan tukipalvelutietoja. Puheenjohtaja esitteli alatyöryhmän esityksen tiedonkeruulla syntyneen aineiston luokittelusta ja raportointimallista (liite 1). Pääsääntöinen raportointimuoto on taulukko. Grafiikkaa voidaan hyödyntää soveltuvin osin. Minna Soinila esitteli raportointimallin mukaisesti tuotettua dataa. Määräaikaisen henkilöstön mukaan lukeminen nostaa siirtyvän henkilöstön kokonaismäärää n. 20 prosentilla. Merkittiin esittely ja käyty keskustelu tiedoksi. Hyväksyttiin alatyöryhmän esitys luokittelu- ja raportointimallista. Raporttia varten - pyydetään valtion henkilöstöstä tehtävien lukumäärä-, palkka- ja HTVtiedot yhteensä-lukuina (tilinpäätöstiedot) - tarkistetaan tietojen toimittajatahoilta, että palkkakulut sisältävät sijaisten palkkatiedot (Minna Soinila). 6 Tilannekatsaus alatyöryhmien työskentelyn etenemiseen Merkittiin tiedonkeruu-alatyöryhmän työskentelyn edistyminen käsitellyksi edellisessä asiakohdassa. Alatyöryhmälle on tällä hetkellä sovittuna kaksi kokousta. Henkilöstöpolitiikka ja erilliset kysymykset, Mira Hirvonen Työryhmä työstää henkilöstöpoliittisen ohjelman luonnosta 19.4. kokouksessa. Ohjelman sisältö muodostuu hepo-periaatteiden luomisesta ja muutoksen alkuvaiheessa huomioitavista asioista. Paikallisten sopimusten ja johtajasopimusten kerääminen toteutetaan huhtikuun aikana. Tärkeää selvittää, mitä henkilöstöryhmää tai asiayhteyttä sopimus koskee. Yhteistoiminta ja muutosjohtaminen Yhteistoimintamenettelyn sisältöä täydennettiin alatyöryhmän tämänpäiväisessä kokouksessa. Keskusteltiin muutokseen osallistuvien organisaatioiden henkilöstön tiedottamisesta. Teemaryhmä pitää tärkeänä luotettavaa (yhtenäistä, organisaatiosta riippumatonta) ja ajantasaista tiedottamista mm. henkilöstösiirron aikataulusta. Työnantajapuolelle annetaan toimeksianto käynnistää säännölliset henkilöstöinfot. Merkittiin tiedoksi tilannekatsaukset. Alatyöryhmien työskentely jatkuu suunnitellusti. Anni Vähälä keskustelee Pirkanmaan liiton viestintäjohtajan kanssa Pirkanmaa2019 sivulle perustetun henkilöstö-sivun hyödyntämismahdollisuuksista. Yhteiset asiat projektiryhmää tiedotetaan viestinnän suunnittelusta ja alatyöryhmien työskentelyn etenemisestä. 7 Tiedoksi asiat Merkittiin tiedoksi tietosuojavaltuutetun vastaus lausuntopyyntöön henkilöstötietojen keräämisestä sote- ja maakuntavalmistelua varten (liite 2) ja
Muistio 3 (3) 7.4.2017 Pirkanmaa2019 loppuraportin runko (liite 3). Teemaryhmä käsittelee loppuraporttia 19.5. kokouksessa. Tämän jälkeen tehtävät korjaukset hyväksytetään teemaryhmällä sähköpostitse. Teemaryhmän jäsenet lähettävät esityksensä raporttiin kirjattavista teemaryhmän jatkotyöskentelyn aiheista (esim. täydennyskoulutus, osaamiskysymykset, eläkepoistuma) puheenjohtajalle 12.5. mennessä. 8 Muut asiat Ei muita asioita. 9 Seuraava kokous 19.5. - teemaryhmän alustava loppuraportti - katsaukset alatyöryhmien työskentelyyn ja 9.6. kello 13.30 15.30 10 Kokouksen päättäminen Raija Ruoranen päätti kokouksen.
Liite 1 Henkilöstötietojen keruu Raija Ruoranen Henkilöstöteemaryhmän pj 11.4.2017 1 www.pirkanmaa2019.fi
Henkilöstötietojen keruu Henkilöstötiedot ryhmitellään toiminnoittain/palveluittain ja sille suunnitellaan yhtenäinen malli muuttujina tehtävänimikkeet, palkat ja htv:t ryhmittely tehdään myös nykytilan mukaan tehtävittäin Tehtävänimikkeet luokitellaan yleiset tehtävänimikkeet (rajaus vähintään 10 tai 20 nimikettä) kaikki yhteensä lukuina ja erikseen alle 50% tehtävät koostetaan top ten-tehtävät suuruusjärjestyksessä tukipalveluhenkilöstö eriteltynä ja erikseen alle 50% tehtävät siivotaan listalle kuulumattomat tehtävät pois 11.4.2017 2 www.pirkanmaa2019.fi
Henkilöstötietojen keruu Henkilötyövuodet ja palkkakustannukset yhteensä lukuina taulukkoon organisaatioittain Palkkakustannusten ja muiden henkilöstökulujen yhteenveto Työsuhdetta kuvaavat tiedot Määräaikaiset/ vakinaiset Virat ja toimet Sopimusalat Työaikamuodot Tarkistetaan lisätiedot ja poimitaan tarvittavilta osin 11.4.2017 3 www.pirkanmaa2019.fi
Henkilöstöetuudet Raportoidaan työryhmän havainnot ja esitykset jatkotyöskentelyyn Havaintoja ovat esimerkiksi etuuksia ja menettelytapoja koskevat erot ( näyttäkö ne vähäisiltä vai merkittäviltä) Puheenjohtaja valmistelee Minna Soinilan kanssa alatyöryhmälle ehdotuksen raportointia varten Alatyöryhmän jäsenet tekevät ehdotukset, mitä kyselyn aiheita ja menettelytapoja esivalmistelun aikana tai myöhemmin tulevissa organisaatioissa pitäisi erityisesti ottaa huomioon henkilöstöä koskevissa linjauksissa ja menettelytavoissa. 11.4.2017 4 www.pirkanmaa2019.fi
Liite 2 TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO Dnro 509/03/2017 VASTAUS 17. 03. 2017 Pirkanmaan sairaanhoitopiiri Ruoranen Raija raija.ruoranen@pshp.fi Ranta Elina elina.ranta@pshp.fi Tietosuojavaltuutetun vastaus lausuntopyyntönne 30.01.2017 Pyysitte tietosuojavaltuutetun lausuntoa tiedustelussanne, joka liittyy henkilötietojen käsittelyyn sote- ja maakuntauudistukseen valmistautumisessa. Tietosuojavaltuutettu kiittää yhteydenotostanne ja on tutustunut toimittamiinne tietoihin. Yhteydenottonne johdosta tietosuojavaltuutettu tuo esille seuraavaa. Henkilötietojen automaattiseen käsittelyyn sekä rekisterinpitoon sovelletaan henkilötietolakia. Työnantajan oikeudesta käsitellä työntekijöiden tietoja säädetään laissa yksityisyyden suojasta työelämässä. Henkilötietojen käsittelyn kannalta keskeinen toimija on rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan henkilötietolain 3 4 kohdassa annetun määritelmän mukaan yhtä tai useampaa sellaista luonnollista tai oikeushenkilöä, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä henkilörekisterin käytöstä tai jonka tehtäväksi rekisterinpito on lailla säädetty. Rekisterinpitäjä muun muassa vastaa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta. Sote- ja maakuntauudistus on tällä hetkellä valmisteluvaiheessa. Kuvaamassanne projektissa ei tässä vaiheessa voida tunnistaa rekisterinpitäjäksi sopivaa luovutuksensaajaorganisaatiota, jolla olisi lainmukainen oikeus vastaanottaa ja käsitellä kyseessä olevia tietoja. Kuvaamanne hankeorganisaatio ei ole luonteeltaan oikeushenkilö, joka voisi toimia rekisterinpitäjänä. Edellä todetusta johtuen tietosuojavaltuutettu katsoo, että hankkeessa tulisi tällä erää operoida kuvaamienne tietojen osalta tilastotasolla. Tiedoksenne ilmoitamme, että tietosuojavaltuutetun toimisto käynnistää tämän kevään aikana neuvottelut, joiden tavoitteena on laatia valtakunnallinen ohjeistus erityisesti maakuntauudistukseen liittyvästä henkilötietojen käsittelystä. Tietosuojavaltuutettu Reijo Aarnio Ylitarkastaja Tanja Muotka Postiosoite Käyntiosoite Vaihde Sähköposti ja kotisivut PL 800 Ratapihantie 9 029 56 66700 tietosuoja@om.fi 00521 Helsinki 6. kerros http://www.tietosuoja.fi Neuvonta 029 56 16670 ma-to 9:00-11:00 & 13:00-15:00 pe 9:00-12:00
TIETOSUOJAVALTUUTETUN TOIMISTO 2/2 Tietosuojavaltuutetun toimivallasta Henkilötietolain (523/1999) 38 :n 1 momentin mukaan tietosuojavaltuutettu antaa henkilötietojen käsittelyä koskevaa ohjausta ja neuvontaa sekä valvoo henkilötietojen käsittelyä tämän lain tavoitteiden toteuttamiseksi ja käyttää päätösvaltaa siten kuin tässä laissa säädetään. Henkilötietolain 40 :n 1 momentin mukaan tietosuojavaltuutetun on edistettävä hyvää tietojenkäsittelytapaa sekä ohjein ja neuvoin pyrittävä siihen, ettei lainvastaista menettelyä jatketa tai uusita. Tarvittaessa tietosuojavaltuutetun on saatettava asia tietosuojalautakunnan päätettäväksi taikka ilmoitettava syytteeseen panoa varten. Henkilötietolain 40 :n 2 momentin mukaan tietosuojavaltuutetun on ratkaistava asia, jonka rekisteröity on saattanut 28 ja 29 :n nojalla hänen käsiteltäväkseen. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen rekisteröidyn tarkastusoikeuden toteuttamisesta tai tiedon korjaamisesta. Postiosoite Käyntiosoite Vaihde Sähköposti ja kotisivut PL 800 Ratapihantie 9 029 56 66700 tietosuoja@om.fi 00521 Helsinki 6. kerros http://www.tietosuoja.fi Neuvonta 029 56 16670 ma-to 9:00-11:00 & 13:00-15:00 pe 9:00-12:00
Liite 3 Pirkanmaa2019 loppuraporttirunko Versio 23.3.2017 11.4.2017 1 www.pirkanmaa2019.fi
Teemaryhmien väliraporttirunko 1. Teemaryhmän työskentely Teemaryhmän työskentelyyn osallistuneet Työryhmän kokoontumiset Aikataulutus kevät 2017 Eteneminen suhteessa asetettuihin tavoitteisiin (oma arvio) Resurssitarpeet 1-7/2017, 8/2017-3/2018 (arvio) 2. Palvelu- ja tehtäväkokonaisuuden nykytilan kuvaus ja analyysi Palvelu- ja tehtäväkokonaisuuden sisältö Tuotantotapa ja palveluverkko Nykytilassa toimivaa, mitä halutaan vahvistaa Nykytilan ongelmakohdat ja kehittämistarpeet Yhdyspinnat: muut teemaryhmät 3. Muutokset palvelu- ja tehtäväkokonaisuuteen Arvio palvelutarpeesta ja sen vaikutuksista palvelu- ja tehtäväkokonaisuuteen (järjestäminen ja tuottaminen) Lakiluonnosten vaikutukset palvelu- ja tehtäväkokonaisuuteen (järjestäminen ja tuottaminen) Tukipalveluiden muutostarpeet, mahdolliset organisointiehdotukset Yhdyspintojen ja työnjaon arviointi: kunta/maakunta 11.4.2017 2 www.pirkanmaa2019.fi
Teemaryhmien loppuraporttirunko 4. Palvelu- tai tehtäväkokonaisuus Palvelumallin/tehtäväkokonaisuuden kuvaus Ehdotuksia palveluverkon suunnitteluun (lähipalvelut, seudulliset ja maakunnalliset palvelut, digitalisaatio) Integraatiotarve maakunnan muihin palveluihin (esim. kasvupalvelut-sote) 5. Asiakkuuden hallinta Asiakkaiden palvelutarve ja sen määrittely Asiakassegmentointi ja asiakasohjaus (palvelukanavat jne.) 6. Järjestäjän ja tuottajan tehtävien jako (mitkä tehtävät voisivat kuulua järjestäjälle, mitkä liikelaitokselle, tuotannolle jne.) 7. Monituottajuus ja tuottamistavat (kuka ja miten) Näkemys mahdollisista julkisen, yksityisen ja järjestöjen rooleista palvelutuotannossa Muut voimavarat: esim. läheisapu, yhteisöt ja osallisuus Valinnanvapaus ja sen toteuttaminen 11.4.2017 3 www.pirkanmaa2019.fi
Teemaryhmien loppuraporttirunko 8. Vaikutusten arviointi Esimerkiksi vaikutukset strategisiin tavoitteisiin, henkilöstön osaamiseen kohdistuvat vaikutukset, taloudelliset ja ihmisiin kohdistuvat vaikutukset, yritys- ja markkinavaikutukset, ympäristövaikutukset 9. Yhteistyö ja yhdyspinnat Yhteistyö kuntien, maakunnan ja valtion kanssa Ulkoiset sidosryhmät ja ehdotukset yhteistyömuodoiksi 10. Teemaryhmän suositukset ja ehdotukset Väliaikaishallinnossa huomioitavaa: Yhteenveto teemaryhmän keskeisistä tuloksista, keskeiset viestit jatkovalmisteluun, aikataulukysymykset (valmistelun kannalta kriittiset ajankohdat) 11.4.2017 4 www.pirkanmaa2019.fi