EDI-yhteydet. ei rakettitiedettä, vaan tietojärjestelmien välinen sähköposti. Mitä hyötyä EDI-sanomista on?



Samankaltaiset tiedostot
Yrityksen sähköisen sanomaliikenteen automatisointi

Loogisempaa sisälogistiikkaa: tuotteiden yksilöinti ja tuotetietojen hallinta verkkokaupassa

Tutkimus: Verkkolasku, automaatio ja liikekumppanien kanssakäynti avoimessa verkossa. Ajankohta helmikuu 2012

verkkolasku.fi

Markkinakartoitus Matias Mattila Miia Nevalainen Ville-Oskari Pirhonen Ville Tammelin Annina Tuominen Liiketalous,P2P Syksy, 2013

GS1 Golli-palvelu digitalisoi PK-yritysten toimitusketjua. Mikko Luokkamäki, GS1 Finland Oy

Tutkimus verkkolaskutuksesta, automaatiosta ja tietojen välityksestä toimittajaverkostossa. Ajankohta helmikuu 2010

Siirtyminen sähköiseen tilausjärjestelmään. TOOLS Finland Oy Timo Kaartinen, MDM- manager

Milloin kannattaa käyttää XML:ää CASE: VR - e-cargo

TIKLI Tietojärjestelmien monialaisen oppimisympäristön kehittäminen ja pilotointi. Päivi Ovaska Projektipäällikkö, yliopettaja, TkT

REDOFLOW. Kokonaisvaltainen toiminnanohjauksen ja tiedonhallinnan ratkaisu pkyrityksille. Redoflow on kehitetty alusta asti pkyritysten

adminetin vastaavat tuotteet

REDOFLOW YKSI RATKAISU, JOLLA JOHDAT KOKO LIIKETOIMINTAASI

TIETOTEKNIIKKAVALMIS TOIMISTO

asapflow - Yksinkertaistetut työprosessit saumattomalla yhteydellä SharePointiin ja SAP-järjestelmään

Tehokasta tiedonvälitystä rakennusalalla

Sähköisen toimitusketjun tuomat edut Liikenne- ja viestintäministeriö Ilkka Tirkkonen Regional CIO

Kuljetustilaukset sähköisesti

Sähköisten tilaussanomien tuleminen EDIn rinnalle

Kauppa se on joka kannattaa

Paketoidut toiminnanohjausratkaisut projektiorganisaatioille. Jan Malmström Mepco Oy

Pipfrog AS Tilausten hallinta

Paikoillenne, valmiit, lähetetty!

Parempaan jäljitettävyyteen GS1 standardeilla Projektiesittely: GS1 GLS. Mikko Luokkamäki

SÄHKÖISET RAHTIKIRJAT - VISMA AUTOTRANSPORT

GS1 edistämässä yritysten välistä tiedonvaihtoa

Business Oulu. Teollisuus-Forum Wisetime Oy:n esittely

GS1 Golli modernisoi pk-yritysten tilaustoimitusketjun

GS1 Golli modernisoi pk-yritysten tilaustoimitusketjun. Mikko Luokkamäki, GS1 Finland Oy

Myyntilasku: 100 % lähteviä laskuja verkkolaskuina Joustavat ratkaisut omien asiakkaittesi valmiuksista riippumatta

UBL sanomien käyttö sähköisessä kaupankäynnissä. Heikki Laaksamo, TIEKE ry

E-laskusta helpotusta yrityksen arkeen

SIIRRÄ ASIAKKAASI VERKKOLASKUUN

Ajankohtaisfoorumi, Tallinnan asiakaspäivät Joonas Korhonen LOGISTIIKKA-ALAN TULEVAISUUDEN NÄKYMÄT SUOMESSA. Page 1

Basware Käyttäjäpäivät

Sähköiset laskut kaikissa muodoissa suoraan nykyiseen järjestelmääsi

Case: Hanakat LVIS-ketjun verkkokaupparatkaisu

Mikä ihmeen e-lasku? E-laskutietoa yritysten käyttöön

Sähköinen laskutus etenee. Jaana Ryynänen-Raikio

ERP, joka menestyy muutoksessa

Lisäarvoa asiakkaalle

ENEMMÄN VAI FIKSUMMIN? - ÄLÄ TAPA UUSIA BISNESMAHDOLLISUUKSIA TEHOTTOMALLA TYÖLLÄ! Anssi Tikka, Business Unit Manager

1 Ostolaskupalvelu...2

Pikaopas toiminnanohjausjärjestelmän. Mitä sinun tulee tietää, kun yritykseesi aiotaan hankkia toiminnanohjausjärjestelmä

Varastossa kaikki hyvin vai onko?

BASWARE E-INVOICE KAIKKI MYYNTILASKUT VERKKOLASKUINA. Juho Värtö, Account Manager

Logistiikkaselvitys 2009

PALVELUKUVAUS järjestelmän nimi versio x.x

Visma Netvisor. Kaikki mitä pk-yritys tarvitsee liiketoiminnan ohjaamiseen. RAPORTOINTI Asiakashallinta Myynnin seuranta Myynnin ennusteet

Kuluttajat mukaan verkkolaskujen vastaanottajiksi

KAIKKI KERRALLA Yrityksen uusi matematiikka

SG550. Riistakameran MMS- ja GPRS- asetukset

Tervetuloa! Finnvera Technopolis Roadshow

Logistiikan sekä tavarakuljetusten uudet mahdollisuudet ja niiden hyödyntäminen

<<PALVELUN NIMI>> Palvelukuvaus versio x.x

ecome Markkinoiden kehittynein julkaisujärjestelmä

Maventa Connector Käyttöohje

- sähköinen rahtikirja

Chint, keskuskomponenttien markkinajohtaja

TIETOTEKNIIKAN HYÖDYNTÄMINEN OSANA LIIKETOIMINTAPROSESSEJA: Toiminnan raportointi ja seuranta, tapahtuneisiin poikkeamiin nopea reagointi.

VISMA TEHOSTAA LIIKETOIMINTAA

Verkostojen tehokas tiedonhallinta

ISO/DIS 14001:2014. DNV Business Assurance. All rights reserved.

Sopimusten ja tärkeiden asiakirjojen arkistointi vaivattomasti palveluna

Missä mennään ja mitä on tulossa

Anvia Oyj. Alueverkon Ethernet Hinnasto

Ostolaskujen haku Netvisorista

konsultointia parhaasta päästä TYÖMME ON ETSIÄ SÄÄSTÖJÄ. HALUATKO SINÄ SÄÄSTÖJÄ.

TietoEnator Logistics Solutions

Baswaren verkkolaskuratkaisut PK-yritykselle. Mikael Ylijoki VP, Network Services Product Management

Anvia Oyj. Operaattori DSL Kuitu Hinnasto

Netplaza. paremman palvelun puolesta! Asiakaspalvelu palvelee. Sinä keskityt omaan työhösi. Jos jokin ei suju niin kuin oletit

Verkkolaskupalvelut automatisoinnista lisäarvoa

haluaa verkkolaskuja

HELPOSTI SÄHKÖISEEN LASKUTUKSEEN. Jaakko Laurila E-invoicing forum

Helppo ottaa käyttöön, helppo käyttää Basware Virtual Printer

DOCUMENT MANAGER FI/ NO/ SE

Tietotekniikka ja sähköinen kauppa yrityksissä kysely

10 SYYTÄ VALITA VISMA JÄRJESTELMÄTOIMITTAJAKSI

Kokemuksia käyttäjätunnistuksen ja käyttöoikeushallinnan käyttöönotosta

Fivaldi laskutusliittymä

Julkinen sektori uusien teknologioiden kehittäjänä. Huippuostajat-ohjelman käynnistysseminaari Finlandia-talo, Ville Valovirta

Procountor laskutusliittymä

Suomen Kaukokiito Oy. Sähköinen tiedonsiirto Ohjeistus asiakkaalle sähköiseen asiointiin

Alerta-palvelut Hallittua turvallisuutta Alerta-palvelut

Aktivointipalvelut - vähemmän paperia, enemmän verkkolaskuja

Paikallistason kiinteät yhteydet Palvelukuvaus ja hinnasto

Tarkkuutta tuotannon suunnitteluun ennustamisen kehittämisestä Jaakko Takala RELEX Tammiseminaari

BASWARE PORTAL. Verkkolaskutuksen uusi ikkuna

Ariba Hankinnan kokonaisjärjestelmä

TALOUSHALLINTOJÄRJESTELMÄN YHTEISKÄYTTÖ TILITOIMISTON KANSSA

TIEKE katsaus. johtava asiantuntija Pertti Lindberg, Energiateollisuus ry

Kuluttajaverkkolaskutus ja esilläpitopalvelu Suomessa

Loikkaa turvallisesti pilveen

ENERGIA JA URAKOINTI AJANKOHTAISFOORUMI

SSCC - SERIAL SHIPPING CONTAINER CODE

Turvallisuuden ja toimintavarmuuden hallinta tieliikenteen kuljetusyrityksissä. Anne Silla ja Juha Luoma VTT

Global Reports LLC. Beltton-Yhtiöt Oyj PÖRSSITIEDOTE , klo 9.15

Sanna Nupponen-Nymalm Sodexo Oy

Pk-yritykset maailmalle roadshow Nordean tuella kansainvälisille markkinoille

Transkriptio:

ei rakettitiedettä, vaan tietojärjestelmien välinen sähköposti Yhä useammassa pienessä ja keskisuuressa yrityksessä törmätään termiin EDI-yhteys. Suuremmissa teollisuusyrityksissä nämä tietojärjestelmien väliset sähköiset yhteydet ovat olleet käytössä jo 1990-luvulta lähtien. Nyt 2010-luvulla teollisuuden ohella myös kaupan suuret toimijat ovat kuitenkin alkaneet edellyttää EDI-yhteyksiä yhä pienemmiltä kumppaneiltaan. Onkin nähtävissä, että EDI-yhteyksien mahdollistama organisaatioiden välinen automaattinen tietojenkäsittely on tullut jäädäkseen samaan tapaan kuin ihmisten välinen sähköposti kaksi vuosikymmentä sitten. Tässä oppaassa käydään tiivistetysti läpi mitä hyötyjä EDI-sanomista on, miten ne toimivat ja mistä tekijöistä EDI-yhteyksien hankinta- ja käyttökustannukset muodostuvat. Mitä hyötyä EDI-sanomista on? Perinteisesti asiakasyrityksen järjestelmä tuottaa ostajalle päivittäiset ostoehdotukset laskemiensa varastotasojen ja kulutuksen perusteella. Ostaja tarkastaa ehdotukset ja luo niistä toimittajalle sähköpostitse lähetettävän ostotilauksen. Toimittaja vastaanottaa ostotilauksen sähköpostin liitetiedostona ja siirtää tiedot manuaalisesti omaan ERPjärjestelmäänsä. ERP:n tietojen perusteella toimittaja arvioi sopivan toimitusajan ja lähettää edelleen tilausvahvistuksen sähköpostitse. Jälleen asiakkaan päässä tilausvahvistuksen tietojen siirto toiseen ERPjärjestelmään vaatii manuaalista työtä. Samoin tilauksen etenemisen seuranta edellyttää sähköpostinvaihtoa. EDI ja OVT Electronic Data Interchange eli Organisaatioiden Välinen Tiedonsiirto EDI-sanomien avulla kaikki tämä hoituu täysin tai osittain automaattisesti suoraan järjestelmien välillä. EDI:n ansiosta ostajan ja toimittajan ERP- tai laskutusjärjestelmät lähettävät ja vastaanottavat tilaukset, tilausvahvistukset ja tilauksen seurantatiedot automaattisesti keskenään, jolloin vältetään henkilötyönä tehty tietojen tarkistaminen, syöttäminen ja sähköpostittelu. Sarjatoimitusyksikkökoodeja (SSCC, serial shipping container code) puolestaan voidaan EDI:n myötä hyödyntää tehokkaammin logistiikassa: niiden avulla toimitusten jäljitettävyys paranee, pakkauslistat ja VAK-tiedot voidaan luoda kollikohtaisesti, ja kappaleiden tilavuus- ja painotietoja voidaan hyödyntää kuljetusten optimoinnissa. Mitä suurempi rutiinitoimenpiteiden määrä on, sitä järkevämpi investointi yleensä on. Kun tilausmäärät kasvavat, ei työntekijä ennen pitkää kykene käsittelemään kaikkia tietoja, varsinkaan virheettömästi. Suoraan järjestelmien välillä vaihtuville sanomille kapasiteettia voidaan kasvattaa erittäin joustavasti. Luotettava ja nopea tiedonvälitys Suurten tietomäärien käsittely skaalautuvasti Rutiinityön automatisointi Parempi toimitusketjun seuranta Yhteistyö suurten kumppaniyirysten kanssa Kuva 1. EDI-yhteyksien hyötyjä yritykselle

Yleisimmät syyt EDI-yhteyksien käyttöönotolle EDI-yhteyksien käyttöönottotilanteet voidaan jakaa kahteen pääkategoriaan: yrityksen omasta, sisäsyntyisestä aloitteesta tapahtuviin tai sitten ulkoisen liiketoimintaympäristön paineesta tapahtuviin. Alla olevassa listassa 1 ja 2 ovat yrityksen oman proaktiivisuuden aikaansaamia tilanteita ja kohdat 3 5 ulkoisesta paineesta johtuvia: 1. Tavoite luoda alusta alkaen skaalautuvat tukitoiminnot kasvuhakuiselle yritykselle 2. Halu tehostaa omaa toimintaa automatisoimalla rutiinitöitä 3. Yhteistyö suurten kaupan keskusliikkeiden kanssa 4. Yhteistyö suurten kansainvälisten teollisuusyritysten kanssa 5. Ulkomaisen tai kotimaisen konsernin tytäryhtiö, jolle päätös tulee annettuna emoyhtiöltä. Listan ensimmäinen tilanne ilmenee usein uusien kasvuyritysten kohdalla. Nämä yritykset tähtäävät nopeaan liikevaihdon kasvuun, mikä edellyttää mahdollisimman kustannustehokkaita tukitoimintoja. Koska samalla kasvuyritysten valmius omaksua uutta teknologiaa on yleensä keskimääräistä korkeampi, päätyvät usein ne hankkimaan modernin ERP-järjestelmän, ja muita perinteisiä myyntisihteerin töitä hoitavia ratkaisuja jo hyvin aikaisessa vaiheessa. Kasvuyrityksille osaavien ja lahjakkaiden työntekijöiden rekrytointi on tyypillisesti avainasemassa, jolloin hallinnollisia kiinteitä henkilöstökustannuksia pyritään välttämään aina, mikäli rutiinityön voi automatisoida. Toinen syy toiminnan tehostaminen pätee varsinkin, mitä suuremmasta yrityksestä on kyse. Suurimmat yritykset kohtaavat väistämättä kovaa kansainvälistä kilpailua. Kilpailu pakottaa omaksumaan uusia teknologisia ratkaisuja, joilla ihmistyötä voidaan säästää luovempaan ongelmanratkaisutyöhön. Tästä johtuen esimerkiksi suomalaiset suuret konepajateollisuuden yritykset ovat alkaneet edellyttää toimittajiltaan EDI-yhteyksiä osana projektia, jossa suuryritys ottaa käyttöön modernin ERP-järjestelmän. Ennen talouden taantumaa vuonna 2009 moni näistä yrityksistä kannusti toimittajiaan siirtymään EDI-sanomiin tarjoamalla niiden käyttäjille parempia hintoja, mutta taloudellisen tilanteen kiristyttyä porkkana on pääsääntöisesti vaihtunut keppiin mikäli EDI-valmiutta ei ole, myös tilaukset saatetaan tehdä toisille toimittajille. Samaan tapaan myös kaupan keskusliikkeiden vaatimustaso kumppaneitaan kohtaan on noussut. Koska kotimaiset markkinat ovat melko kypsät, haetaan kustannussäästöjä tehostamalla toimintaa ICT:n avulla. Toisaalta myös päivittäistavara- ja ruokakaupan kehittyvä verkkomyynti tuo alalle murrosta, jonka myötä yhtenäisten tietojärjestelmien omaksuminen on aiempaa tärkeämpää koko toimitusverkostossa. Edellisillä ilmiöillä on suora syy-seuraussuhde kohtiin 3 ja 4, sillä ne ovat saman tapahtumaketjun kaksi eri puolta. Kuluttajatuotemarkkinoilla toimiville pienille ja keskisuurille tukkukaupoille, maahantuojille ja valmistajille pääsy kaupan keskusliikkeiden jakeluun on liiketoiminnan elinehto. Näissä tilanteissa sopivan ratkaisun löytäminen onkin Profiz Business Solution Oyj www.profiz.com

erityisen kriittistä. Sama tilanne pätee myös kotimaisiin teollisuuden alihankkijoihin ja tukkureihin, jotka ovat viimeisten kahden vuosikymmenen aikana menettäneet yhä enemmän tilauksiaan ulkomaisille kilpailijoille. Koska näille yrityksille alemmilla kustannuksilla ja jopa työn laadulla kilpaileminen on yhä haastavampaa, on niiden valttina tarjota vielä Suomessa valmistaville teollisuusyrityksille parempaa palvelutasoa nopeilla toimituksilla ja tehokkailla tietojärjestelmillä kuten EDI-yhteyksillä. Viides tilanne koskee tytäryrityksiä, jotka toimivat osana joko kotimaista tai kansainvälistä konsernia. Niissä syy EDI-yhteyksien käyttöönotolle voi olla mikä tahansa edellä mainituista. Erityisenä syynä voi kuitenkin olla myös konsernin halu keskittää hankintatointa tai yhdenmukaistaa tietojärjestelmiään ottamalla käyttöön sama ERP- tai laskutusjärjestelmä, jolloin myös hankitaan saman projektin myötä. Miten EDI toimii? EDI on lyhenne sanoista Electronic Data Interchange ja tarkoittaa siten kirjaimellisesti sähköistä tiedonsiirtoa. EDI on yleisnimitys standardeille, joita hyödyntäen eri yritysten tietojärjestelmät voivat lähettää ja vastaanottaa sanomia keskenään suoraan ilman, että ihmisten täytyy toimia viestin välikäsinä. Tästä johtuen EDI-sanomista käytetään usein myös suomenkielistä termiä OVT, organisaatioiden välinen tiedonsiirto. Yksinkertaistetusti EDI-sanomat ovat kahden tai useamman tietojärjestelmän välinen sähköposti. Tyypillisesti viestit vaihtuvat kahden toiminnanohjauksen, varastonohjauksen tai muun operatiivisen tietojärjestelmän välillä. Käyttötilanteet liittyvät tavallisimmin rutiininomaisiin osto- ja myyntitapahtumiin, joiden automatisoinnilla voidaan säästää työntekijöiden työpanosta arvoa luoviin tehtäviin sekä vähentää inhimillisten virheiden riskiä. EDI-sanomien toimintaan liittyy kuitenkin merkittävä ero verrattuna sähköpostiin. Sähköpostiviesti on ihmisen tuottamaa tekstiä, jonka vastaanottava ihminen osaa tulkita joustavasti. EDI-sanomien rakenne ja sisältö on määriteltävä huomattavasti yksityiskohtaisemmin, sillä tietokoneohjelmat eivät osaa tehdä luovia tulkintoja viestin sisällöstä. Jokainen lähtevä ja vastaanotettava tietokenttä täytyy määritellä yksiselitteisesti, jotta tieto välittyy oikein. Toisaalta EDI-sanomien käyttöönotto ei sulje pois tilausten tai vahvistusten lähettämistä myös sähköpostilla toisille yrityksille, vaan halutun viestinvälitystavan voi tallentaa perusasetukseksi tai valita tapauskohtaisesti. Kuva 2 havainnollistaa EDI-sanomien kulkua. Yrityksen ottaessa EDIyhteydet käyttöön on aluksi määriteltävä operaattorin kanssa lähtevät ja vastaanotettavat sanomat ja niiden tietokentät. Koska tarpeet ovat yrityksillä hieman erilaiset, on määrittelytyö usein tapauskohtaista. Yleensä määrittelytyön toteutukseen käytetään IT-konsulttia, jolla on kokemusta sekä ERP- ja laskutusjärjestelmistä että toiminnasta operaattorien kanssa. EDI-verkkoon liittymisen kustannukset syntyvätkin usein palveluntarjoajalle maksettavasta määrittelystä ja operaattorille maksettavasta EDI-liittymän avaamisesta ja käytöstä.

Kuva 2. EDI-yhteyksien toiminta pähkinänkuoressa. Yrityksen ja operaattorin välillä sanomat siirtyvät ERP-järjestelmien tavallisesti ymmärtämässä XML- tai CSV-muodossa. On hyvin tyypillistä, että asiakkaalla ja toimittajalla on käytössä eri operaattori, joiden välillä EDI-sanomat kulkevat tietyssä standardimuodossa, yleensä EDIFACT- tai UBL-formaatissa. Tämän jälkeen vastaanottajan operaattori muokkaa EDI-sanoman jälleen kohdeyrityksen tietojärjestelmän ymmärtämään XML- tai CSV-muotoon. Poikkeuksena voivat olla pääasiassa vain yhden kumppanin kanssa tekevät pk-yritykset, joiden kohdalla saman operaattorin valinta voi olla taloudellisesti ja teknisesti järkevintä. Toinen poikkeus on EDI-yhteyden luominen suoraan toimittajan ja asiakkaan järjestelmien välille ilman operaattoria, jos yritysten välinen yhteistyö on erittäin läheistä. Mitä EDI-yhteyksien hankinta maksaa? EDI-yhteyksien kustannukset jakautuvat hankinta- ja käyttökustannuksiin. Tarvittavien sanomien ja tietokenttien määrittely vaatii yleensä aluksi asiantuntijan tekemää määrittelytyötä, tyypillisesti parin työpäivän verran tarpeiden määrästä ja monimutkaisuudesta riippuen. Myös operaattoriliittymän tekninen perustaminen maksaa. Hinnoittelu vaihtelee suuresti operaattoreiden välillä alkaen muutamien satojen eurojen perusliittymästä aina kymmeniä tuhansia euroja maksaviin räätälöinteihin. Hintavaihtelu on suurta myös käyttömaksujen puolella. Yleensä operaattorit veloittavat käytöstä joko sanoma- tai megatavukohtaisesti, minkä lisäksi voidaan periä myös kiinteitä kuukausimaksuja. Hinnoittelu on tyypillisesti volyymiperusteista, jolloin yhden sanoman hinta laskee määrien kasvaessa. Vaihtelevista avaus- ja käyttömaksuista johtuen operaattorien vertailu on ostajan näkökulmasta ensiarvoisen tärkeää. Profiz Business Solution Oyj www.profiz.com

Yleisesti operaattori voidaan kuitenkin valita käytössä olevasta ERPjärjestelmästä riippumatta. Näin pääset alkuun EDI-yhteyksien käyttöönotossa 1. Kartoita tarpeet ja liiketoimintakumppanit nyt ja 3 vuoden aikajänteellä 2. Vertaile operaattoreiden palveluita ja hintoja 3. Määrittele tarvitut sanomat ja tietokentät sekä perusta liittymä 4. Testaa ratkaisua huolellisesti kokeilujakson aikana ennen tuotantokäyttöä Hyvä muistaa Hintavertailussa tarkista mitä operaattori veloittaa myöhemmistä muutostöistä ja uusien liikekumppanien liittymien lisäämisestä. Pitkän aikavälin kustannuksissa tämä voi olla merkittävämpi kuluerä kuin itse sanomaliikenne. Profiz Business Solution Oyj:llä on pitkä kokemus EDI-yhteyksien käyttöönotoista useisiin eri ERP-järjestelmiin. Saat kauttamme tarvitsemasi tuen kaikkiin EDI-käyttöönoton vaiheisiin: asiantuntijamme auttavat kartoittamaan yrityksesi tarpeet ja löytämään parhaan kokonaisratkaisun. Ota yhteyttä ja kysy lisää EDI-palveluistamme: info@profiz.com SAP Business One on erityisesti pk- ja kasvuyritysten tarpeisiin suunniteltu toiminnanohjausjärjestelmä. SAP Business One sisältää myös valmiin alustan yrityksesi liittämiseksi yhteistyökumppaniesi järjestelmiin nopeasti ja kustannustehokkaasti. Lue lisää osoitteessa www.profiz.com.