Tiedottamisen työkalupakki 28.1.2015 Laatija: Hanne Rantala
Vaikuttamisen keinoja Tiedote, tiedotustilaisuus (juttuvinkit, lehtijutut, puffit) Mielipidekirjoitus Blogitekstit Vaikuttaminen verkostoissa Kieli 2
Uutisvälityksessä tiedottajan tehtävä on: Uutisaiheiden etsiminen yhteisöstä Aiheiden tuottaminen uutisiksi, medioiden raaka-aineeksi Uutisten välittäminen viestimille tiedotteina tai vinkkeinä Uutisten tarjoaminen ja myyminen viestimille 3
Tiedote Tiedote on teksti, joka on toimituksen vapaasti käytettävissä, eli muokattavissa ja lyhennettävissä. Uutisarvonsa perusteella tiedote päätyy lehteen joko a.) sellaisenaan, b.) muokattuna, c.) ei ollenkaan tai d.) juttuideana, josta ei välity alkuperäinen lähde. Tiedote voi olla uutinen sellaisenaan tai idea laajemman jutun tekemiseen. Tiedote voi sisältää uutisen, joka on osa pitkää väliprosessia. Pidä siis media ajan tasalla! 4
Hyvä tiedote Hyvä tiedote on lyhyt (maksimissaan A4), selkeä ja ytimekäs. Hyvä tiedote noudattaa uutisen rakennetta, joka on kärjellään seisova kolmio. Tärkein asia kerrotaan aina ensimmäisenä ja vähiten tärkeimmät yksityiskohdat puolestaan viimeisenä. 5
Tiedotteen rakenne 1. Alkuun maininta, että kyse on tiedotteesta, päiväys sekä tieto julkaisuvapaudesta. 2. Otsikko: kiinnittää toimittajan huomion ja kuvaa ytimekkäästi uutisen pääasian. 3. Esittelykappale eli ingressi: kertoo uutisen pääasian otsikkoa tarkemmin. Vastaa peruskysymyksiin: mitä, missä ja milloin. 4. Pääkappaleet: kerrotaan yksityiskohtaisemmin uutisesta ja sen taustasta. Voivat vastata kysymyksiin: kuka, miten, miksi. 5. Lisätiedot/yhteystiedot: Lisä-/yhteystietoihin laitetaan sen henkilön puhelinnumero ja sähköpostiosoite, joka on valmistautunut vastaamaan toimittajien yhteydenottoihin ja lisäkysymyksiin. 6. Tietoja organisaatiosta: Tarvittaessa tiedotteen loppuun voi laittaa lyhyesti tietoa siitä organisaatiosta, johon asia liittyy. 6
Kirjoita tiedote uutisen tai tarinan muodossa. Mieti tarinan ydin. Kerro tarina ytimekkäästi ja selkeästi. Jos et ymmärrä tarinaa itse, ei lukijakaan sitä ymmärrä. Panosta laatuun. Ellet tuota lukijalle aitoa lisäarvoa, on turha tuottaa tiedotetta ollenkaan. Uuden näkökulman antaminen ajankohtaiseen aiheeseen vahvistaa tiedotteen laatua. Linkki mielenkiintoiseen blogiin tai videoon on modernia ja palvelee lukijaa. 7
Mistä löytyy uutisen kärki? Terävä kärki on keino, jolla uutiskynnys ylittyy helpoiten. Kärkeä voi etsiä asian eri näkökulmia käännellen, valittua kohtaa kärjistämällä tai tuomalla siihen jokin uusi elementti. Otsikko voi olla hyvinkin kärkevä asiaa voi pehmentää kokonaisuudeksi, kun toimittaja on ensin houkuteltu lukemaan koko teksti. Vrt. I maakuntavaihekaavan osaamis- ja arviointisuunnitelman sisältöön muutoksia Tuulivoimakaavan valmistuminen viivästyy 8
Käytännön vinkkejä Tiedote jaetaan sähköpostitse joko lehtien yleisosoitteisiin tai toimittajien henkilökohtaisiin osoitteisiin. Valitse mediat huolella: mitä suurempi vaikutusalue viestimellä on, sitä korkeampi on uutiskynnys. Älä unohda paikallislehtiä tai erikoisalojen omia julkaisuja! Erota mainostaminen ja tiedottaminen. Paras aika lähettää tiedote on aamupäivä ja huonoin perjantaiiltapäivä. 9
Uutiskriteerit Merkitys Kiinnostavuus Yllättävyys Ajankohtaisuus Läheisyys (Lähde STT) Uutisen tärkeys ja suuruus koetaan eri tavoin eri medioissa! 10
Uutiskynnys Uutistilanne Mediajulkisuus Eri uutisvälineiden ja asiakkaiden tarpeet Seuranta (STT) 11
Entä jos uutiskynnys alittuu kerta toisensa jälkeen? Onko uutisarvo riittävä? (-> sisältö) Tarkista tiedotteen rakenne pääasia on selvittävä ensimmäisistä virkkeistä Kiinnitä huomiota kieliasuun 12
Tiedotustilaisuus vai ei? Onko asian uutisarvo riittävä? Onko uutiskysyntä niin suuri, että toimittajia ei pystytä palvelemaan enää henkilökohtaisesti? 13
Juttuvinkit Vinkkaavan tiedotteen ei tarvitse olla valmis julkaistavaksi, vaan lyhyt ja ytimekäs teksti riittää. Sähköpostin viestikenttään kirjoitetaan aiheesta pieni tiivistelmä. Viestin liitteeksi voi lisätä pitemmän tiedotteen, jossa kerrotaan asiasta tarkempia yksityiskohtia tai tuodaan esiin esimerkiksi jokin tietty näkökulma. Juttuvinkin voi myös soittaa toimitukseen, jolloin aihe voi nousta tiedotemassasta paremmin esiin. 14
Mielipidekirjoitus (yleisönosastokirjoitus) Yleisönosastokirjoitus julkaistaan yleensä sellaisenaan tai vain hiukan muokattuna. Näin mielipide tai asia on mahdollista tuoda esiin omin sanoin, muuttumattomana. Varmista, että sinulla on oikeus käyttää organisaatiosi ääntä. Yleisönosastokirjoitus voi olla myös kannanotto aikaisemmin esitettyyn mielipiteeseen. Vastine voi olla kannustus, lisäys, tarkennus tai vastakkainen mielipide. 15
Mielipidekirjoituksen rakenne: Osuva otsikko Avaus: aiheen esittely (käytännön esimerkit), liittymäkohta Oma näkemys: vakuuttavat perustelut ja mahdollisten vastanäkemysten kumoaminen tai kyseenalaistaminen Parannusehdotus ja toiveet 16
Vinkkejä: Kirjoita mielipidekirjoitus omalla nimelläsi ja tittelilläsi. Mainitse myös edustamasi organisaatio. Käytä asiallista ja maltillista kieltä. Käsittele vain yhtä asiaa. 17
Virkamies sosiaalisessa mediassa Facebook-sivut, Twitter-tilit ja blogit ovat jo organisaatioiden arkipäivää. Kanavia käytetään vielä nykyäänkin pääosin yksisuuntaiseen viestimiseen. Keskustelunavauksia tehdään harvoin eikä kommentteihin juuri vastata. 18
Pohdittava etukäteen: On määriteltävä, miksi sosiaalisessa mediassa ollaan ja mihin pyritään. Kenellä lupa ottaa asioihin kantaa organisaation äänenä? Lisäksi on syytä suunnitella, miten toimitaan eri tilanteissa ja millaisia asioita sosiaalisen median foorumeilla käsitellään. Pelisäännöt ja selkeä ohjeistus auttavat jokapäiväisessä työssä ja ovat apuna silloin, kun jotain yllättävää tapahtuu. Keskusteluyhteyteen tarvitaan persoona, eikä muodollinen viranomaisrooli riitä siihen. (?) 19
Blogit Blogiteksteissä voidaan käsitellä esimerkiksi organisaation työn alla olevia asioita, projektien aikaansaannoksia tai tehtyjä (tekeillä olevia) päätöksiä. Tekstit kirjoitetaan nopealla otteella heti, kun asia on ajankohtainen. Kieli saa olla epämuodollisempaa kuin muussa viestinnässä. 20
Hyvä blogikirjoitus Herättää mielenkiinnon selkeällä otsikolla On tiivis Käsittelee yhtä asiaa On kirjoitettu omalla nimellä, omasta näkökulmasta Sisältö rohkeaa ja asiantuntevaa On hyvin jaksotettu (kappalejaot, väliotsikot) Sisältää esimerkiksi kuvia ja sitaatteja Ohjaa lisätiedon äärelle (linkit) Hyödyntää avainsanoja Avainsanat ovat sanoja, jotka liittyvät blogitekstin aihepiireihin. Blogin lisääjä luo avainsanat blogikirjoitukselle, kun se lisätään blogilistalle. Avainsanoja voi myös muokata jälkikäteen. 21
Blogitekstin muotoilu ja jäsentely Teksti ei saa näyttää yksitoikkoiselta ja sen tärkeimmät asiat on paljastuttava silmäyksellä. Kappaleet: tyhjä tila helpottaa sisällön hahmottamista. Pidä kappaleet lyhyinä: 1 3 virkettä / kappale, 2 5 riviä / kappale. Voit käyttää tehosteena: listoja (luettelot, numeroidut listat) lihavointia (vähintään kahden sanan kokonaisuudet) kursivointia (teosten nimet, lainaukset) sisennyksiä (lainaukset) kuvia linkkejä (ankkuri) 22
Teknisiä ohjeita: Riviväli 1,5 Palstanleveys 10 13 cm pidä muuttumattomana (fixed width layout, fluid width layout). Valitse kirjasinlajiksi päätteetön fontti, esim. Arial tai Verdana. Älä käytä liikaa kontrastia (musta/valkoinen) Käytä tyhjää tilaa alaotsikoiden ympärillä sekä marginaaleissa. 23
Verkostoissa vaikuttaminen Hyviä verkostoitumistilaisuuksia ovat koulutukset, seminaarit ja alan tapahtumat. Hyödynnä väliajat ja tauot! Muista hissipuhe. Löytyykö valmiita verkostoja? Onko esimerkiksi ammattialasi järjestäytynyt? Osallistu toimintaan. Voit olla pioneeri, ja koota haluamasi verkoston yhteen (tiedonhaku, kutsu, tapaaminen). Missä päätetään asioista, joihin haluaisit vaikuttaa? 24
Miten viet eteenpäin asiaasi? Selvitä taustat, perehdy asiaan. Muodosta selkeä, käsiteltävissä oleva ehdotus siitä, miten asiassa edetään. Uskalla kertoa asiasi ääneen. Kannattaa lähteä oletuksesta, että esimerkiksi poliitikot ja virkamiehet eivät ole vastustajia, vaan yhteistyökumppaneita. Hakeudu tilaisuuksiin, joissa voit viedä asiaasi eteenpäin. Ole jämäkkä, mutta vältä aggressiivisuutta. 25
Hissipuhe Ensivaikutelman tekemiseen ei tule toista tilaisuutta. On tärkeää oppia esittämään asiansa niin, että kuulija kiinnostuu ja haluaa tutustua siihen tarkemmin. Hissipuhe on iskevä, kompakti ja positiivisen mielikuvan herättävä esitys sinusta ja niistä asioista, joita haluat korostaa ammattiisi tai päämääriisi liittyen. Se on kestoltaan noin 30 60 sekuntia. Kohdista hissipuhe oikein. Hissipuhetta ei pidetä, vaan kyse on luontevasta tarinankerronnasta. 26
Vinkkejä hyvään kieleen: 1. Kirjoita kokonaisia lauseita (subjekti, predikaatti ja objekti + tarvittavat määreet) 2. Käytä aktiivimuotoa aina kun se on mahdollista vältä substantiivitautia (suoritetaan vähennyksiä, tapahtuu kehitystä) 3. Vältä lyhenteitä 4. Suosi lyhyitä lauseita. Nyrkkisääntönä voidaan pitää noin 14 sanaa. 5. Valitse lyhyitä sanoja ja ilmaisuja 27
7. Vältä kuluneita ja turhia sanontoja (esimerkiksi nythän on niin, voidaan todeta, näyttää siltä) 8. Vältä erikoisia termejä ja sivistyssanoja. 9. Käytä toimintaverbejä 28
Sano se lyhyemmin: Lähitulevaisuudessa -> pian Jokin aika sitten -> äskettäin Henkilökohtaisesti -> minä, itse Mielipide-eroavaisuus -> erimielisyys Kehityksen alaisena -> kehitteillä Tullaan tekemään -> tehdään 29
Esimerkkejä kapulakielen sujuvoittamisesta: Hyvissä keliolosuhteissa nopeusrajoitusta nostetaan liikennetilanteen niin salliessa. Hyvällä kelillä nopeusrajoitusta nostetaan liikenteen salliessa. Mikäli kuivatus- ja siivoustoimenpiteet on tehty kuvatulla tavalla, toimenpiteet ovat virheellisiä. Mikäli kuivatus ja siivous on tehty kuvatulla tavalla, toimet ovat virheellisiä. 30
Kysyttävää? Hanne Rantala, tiedottaja hanne.rantala@etela-pohjanmaa.fi Puh. 040 5077 510 31