Tehokkuutta ja vaikuttavuutta tiedonhallintaa kehittämällä Kohti avoimempaa ja digitaalisempaa työskentelykulttuuria Miikka Saarteinen
Valtikka-hanke? Tärkein tavoite: Yhteinen tietomme kaikkien sitä työssään tarvitsevien valtiokonttorilaisten käyttöön helposti ja laadukkaana. helpottaa päivittäistä työtä, säästää aikaa tiedon etsimiseltä vapauttaa aikaa asiantuntijatyölle Valtikka-aamukahvit esimiehille
Kehittämisen kohteena on kaksi erillistä prosessia sekä toimintatavat Tiedon elinkaarenhallintaa tukevat palvelut: Asianhallinta Suunnittelu Luo, hanki, päivitä Säilytä, hallitse, (monista), jaa Suojaa, toivu Arkistoi, hyödynnä (arkistoa) Tuhoa siirrä Tiedon elinkaarenhallinta prosessi Ajuri: Toiminnan tehokkuus, tuottavuus, riskienhallinta Laadukas tiedonhallinnan ja (yhteisen) tiedon jakamisen kulttuuri Sisäistä yhteistyötä ja tiedon jakamista ja hyödyntämistä tukevat palvelut: Intranet / SharePoint Ajuri: Yhteisen tiedon jakaminen, yhdessä jalostaminen ja sen laadun kehittäminen, innovaatiot, oppiminen Miikka Saarteinen
Mutta miksi Valtiokonttorissa on päätetty panostaa tiedonhallinnan kehittämiseen? Tiedonhallinnan kehittäminen ja digitaaliseen palvelutoimintaan siirtyminen on yksi Valtiokonttorin strategisista tavoitteista. Valtikka-hankkeen tehtävänä on luoda toiminnallinen ja tekninen perusta toimivalle tietojen hallinnoinnille: - Luoda toimiva tietopääoman elinkaaren hallinta. - Tuottaa digitalisointia ja tiedon elinkaarenhallintaa mahdollistavat tekniset ratkaisut. - Mahdollistaa työssä tarvittavan tiedon nopea ja helppo saatavuus. - Kehittää yhteistä tietoa hyödyntävä, innovatiivinen kulttuuri. Valtikka luo Valtiokonttorin yhteisen tiedonhallinnan perustan, jota substanssitoimialat voivat hyödyntää omassa työssään ja joka Mahdollistaa Valtiokonttorille toimimisen sisäisesti digitaalisesti vuonna 2017 4
Miten muutos näkyy Valtiokonttorissa? Toimintamallin muutokset Avaamme sisäisiä tietoaineistoja Yhdenmukaistamme tietojenhallintaa Parannamme tietojen saatavuutta Keskitämme säilytyskanavia Tekniset muutokset Asianhallinnassa siirrymme asteittain uuteen Valtikkajärjestelmään SiNetistä siirrymme älykkäämpään ja yhteisöllisempään intranet- Mestaan Dokumenttien säilytyksessä Luomme toimintaa, joka ohjaa siirrymme MOSSista yhteisölliseen asiantuntijatyöhön SharePoint 2013:een (SPS:ään) Valtikka-aamukahvit esimiehille
Miten kehitystyö on edennyt? Valtiokonttorin tiedonhallinnan kehitystiekartta / esiselvitys Tiedonhallinnan kehitystarpeiden valmistelu ja kehittämisen suunnittelu Digitalisoitavien yhteisten prosessien suunnittelutyö Intranet uudistuksen esiselvitys Sisäisen tiedonhallinnan kehityssuunnitelman tarkennus Intranet konsepti ja kehitystyön aloitus Sisäisen tiedonhallinnan konsepti ja kehitystyön alku 2013 2014 2015 2016 Tiedon- ja asianhallintajärjestelmän toimittajan valinta Tiedon- ja asianhallintajärjestelmän hankinta / neuvottelumenettely Tiedon- ja asianhallintajärjestelmän kilpailutuksen aloittaminen: - Tietopyyntö ja neuvottelukutsu Tiedon- ja asianhallintajärjestelmän vaatimusmäärittely Tiedon- ja asianhallintajärjestelmän käyttöönottoprojekti alkaa Miikka Saarteinen 6
Tiedonhallinnan ja sähköisten kanavien kehittämisen viitteellinen aikajana tästä eteenpäin Sisäinen sähköinen kanava Ulkoinen sähköinen kanava Päivittäisen työn tehokkuus ja miellyttävyys - Sisällöt, työkalut ja ihmiset helposti saatavilla Yhdessä toimiminen ja sujuvat palvelut asiakkaille ja kumppaneille - Kaikki toiminta Valtiokonttorin kanssa yhdeltä luukulta 2015 2017 2020 Sisäinen kanava rakennetaan ensin, jotta: 1. Uudenlaiset palvelut ja välineet tulevat tutuksi käyttäjille. 2. Tekninen ratkaisu hiotaan kuntoon oman väen kanssa. 3. Digitaalinen kulttuuri muovautuu kypsemmäksi ennen toimintaa ulkoisten tahojen kanssa. 4. Välttämättömät järjestelmäpäivitykset saadaan tehtyä. Miikka Saarteinen
Informaationhallinta Infrastruktuuri ja integraatiot Identiteetin- ja pääsynhallinta Yhtenäinen ja hyvä käyttäjäkokemus Hallintamalli ja tekninen viitekehys Muutoksenhallinta, käyttäjätuki Valtiokonttorin sähköiset kanavat Tavoitetilan viitekehys Ulkoinen Viestintä Työtilat Dokumentit Yhteistyö Yhdessä toimiminen ja sujuvat palvelut asiakkaille ja kumppaneille Valtiokonttori.fi Ekstranet Päivittäisen työn tehokkuus ja miellyttävyys Sähköinen työpöytä Sisäinen Asianhallinta Dokumentit Viestintä Sähk. palvelut (Substanssijärjestelmät)
Tiedonhallinnan kehittämisellä tavoiteltavat hyödyt Toiminnan tehokkuus kasvanut Minulle! Ajan säästäminen asiantuntijoilta Meille! Parempi työn laatu Läpinäkyvä päätöksenteko ja vaikuttaminen Riskien parempi hallinta Uudet tietoon perustuvat innovaatiot Miikka Saarteinen 9
Havaintoja kuljetun matkan varrelta Tiedon- ja asianhallinnan kehittäminen on monimutkainen kokonaisuus. Tärkeä, koska se luo perustan digitaalisaation toteuttamiselle! Kun digitalisoidaan nykyistä toimintaa se tulee tuntea hyvin. (jotta ymmärrämme miten se on mahdollista tuottaa digitaalisena) Pilko kehittäminen hallittaviin osiin. Ole kärsivällinen ja älä yritä ratkaista kaikkia asioita kerralla. Salli kokeilut ja epäonnistumiset. Keskeistä on toimintakulttuurin ja toimintatapojen kehitys ja muutos. niiden suunnitteluun tulee panostaa riittävästi. Vaatii johtamista!! Tekniset ratkaisut tulee kehittää siten, että ne vahvistavat tavoiteltavaa toimintakulttuurin muutosta. Ota loppukäyttäjät mukaan kehittämiseen heti alussa. Samalla sitoutat heidät muutokseen. Viesti ja tiedota riittävästi ja kaikille tasoille. Viesti muutosta hyötyjen kautta! Miikka Saarteinen
Kiitos! Lisätiedot: Miikka Saarteinen, apulaisjohtaja Tieto- ja kehitys yksikkö Valtiokonttori Puh: 02 955 024 90 / 050 376 0432 Email: Miikka.Saarteinen@valtiokonttori.fi Miikka Saarteinen 24.9.2015 11