Eviran ohje Menettelyt kala-, liha- ja maitotuotteiden viennissä Venäjälle ja tulliliittoon Elintarviketurvallisuusvirasto Evira
Eviran ohje Menettelyt kala- liha- ja maitotuotteiden viennissä* Venäjälle ja tulliliittoon 2014 *Koskee soveltuvin osin myös muita eläimistä saatavia elintarvikkeita.
Eviran ohje Käyttöönotto: 27.5.2014 / Rajajaosto Hyväksyjä Laatijat jaostopäällikkö Thimjos Ninios ylitarkastaja Joni Haapanen ylitarkastaja Ulla Ollila ylitarkastaja
Vastuuhenkilö Ulla Ollila Sivu/sivut 3 / 14 Laatijat Joni Haapanen, Ulla Ollila, Sisällysluettelo 1 Määritelmiä... 4 2 Laitokseen kohdistuvat tarkastukset... 4 3 Tarkastuksen sisältö... 5 3.1 Tarkastuksen valmistelu... 5 3.2 Tarkastuksen kulku... 6 3.3 Tarkastustuloksen arviointi... 6 3.4 Tarkastuspöytäkirjan toimittaminen... 7 3.5 Korjaavat toimenpiteet ja niiden seuranta... 8 4 Eviran toimenpiteet tarkastuksen jälkeen... 9 4.1 Laitoksen ilmoittaminen Venäjän viranomaiselle... 9 5 Eläinlääkintötodistusten hallinnointi... 10 5.1 Todistusten tilaaminen ja raportointi todistusten käyttämisestä... 10 5.2 Todistusten säilyttäminen... 11 5.3 Lisävakuutukset... 11 6 Selvityspyynnöt... 11 6.1 Selvityksen sisältö... 12 7 Palautuserät... 13 8 Eviran suorittama ohjaus- ja arviointi... 14 9 Vientioikeudesta luopuminen... 14
Vastuuhenkilö Ulla Ollila Sivu/sivut 4 / 14 1 Määritelmiä Tässä ohjeessa tarkoitetaan Venäjän viranomaisella Venäjän eläinlääkintä- ja kasvinterveyslaitosta (Rosselhoznadzor), Tulliliitolla Valko-Venäjän, Kazakstanin ja Venäjän tulliliittoa, Tulliliiton ja Venäjän vaatimuksilla tulliliiton ja Venäjän lainsäädännössä viennille asetettuja vaatimuksia, Laitoksilla kala-, liha- ja maitoalan laitoksia, joilla on tai jotka hakevat Venäjän viranomaisen hyväksyntä kalan, kalastustuotteiden, lihan, lihavalmisteiden, maidon tai maitotuotteiden vientiin Venäjälle. Tällaisia laitoksia voivat olla tuotteita valmistavat prosessilaitokset ja raakaaineita tai tuotteita varastoivat varastolaitokset, Toimijalla: laitoksia ja viejiä, jotka ovat mukana viennissä Valko- Venäjän, Kazakstanin ja Venäjän tulliliiton alueelle, Laitosta valvovalla viranomaisella laitoksen valvonnasta vastaavaa viranomaista (Kunta/kuntayhtymä tai Evira), Laitoksen valvojalla laitoksen valvonnasta vastaavaa virkaeläinlääkäriä. Laitoksen valvonnasta vastaava virkaeläinlääkäri voi olla kunnaneläinlääkäri (Eläintautilaki 441/2013 71 ) tai Eviran tarkastuseläinlääkäri (Eläintautilaki 441/2013 84 ), Eläinlääkintötodistuksella vientieräkohtaista eläinlääkintötodistusta (veterinary certificate), josta on käytetty eri yhteyksissä myös nimityksiä terveystodistus, vientitodistus ja veterinääritodistus ja Venäjän-viennin omavalvonnalla laitoksen dokumentoitua laatujärjestelmäohjelmaa, jolla se osaltaan varmistaa että laitos ja sen toiminta, Venäjälle vietävät tuotteet sekä niihin käytettävät eläimistä saatavat raaka-aineet täyttävät tulliliiton ja Venäjän vaatimukset. 2 Laitokseen kohdistuvat tarkastukset Venäjän ja Suomen viranomaisten välisten sopimusten perusteella Evira Suomen toimivaltaisena viranomaisena vastaa ja vakuuttaa, että Venäjän-vientiin hyväksytyt ja Venäjän viranomaiselle vientihyväksyttäviksi ehdotettavat Suomen laitokset (eläimistä saatavia raaka-aineita käsittelevät laitokset, lopputuotteita valmistavat laitokset ja varastolaitokset) sekä Venäjälle vietävät tuotteet täyttävät tulliliiton ja Venäjän asettamat vaatimukset. Vaatimusten täyttyminen selvitetään laitokseen kohdistuvalla tarkastuksella.
Vastuuhenkilö Ulla Ollila Sivu/sivut 5 / 14 3 Tarkastuksen sisältö Evira on ohjeistanut menettelyistä kala-, liha-, ja maitotuotteiden viennissä Venäjälle ja tulliliittoon (Eviran ohje 18507/1) 1. Venäjän-viennin vaatimukset koostuvat tulliliiton ja Venäjän lainsäädännön vaatimuksista sekä kansainvälisissä sopimuksissa sovituista menettelyistä. Tarkastuksessa selvitetään, onko laitoksen Venäjän-viennin omavalvonta riittävä ja täyttävätkö laitoksen tuotanto-olosuhteet ja tuotteet kansallisen ja EU:n lainsäädännön vaatimusten lisäksi tulliliiton ja Venäjän vaatimukset eli ovatko eläinlääkintötodistuksessa esitetyt tiedot täsmällisiä ja oikeita. Viennin edellytyksien voidaan katsoa täyttyvän, kun laitos on huomioinut tulliliiton ja Venäjän vaatimukset Eviran ohjeessa 18507/1 esitetyllä tavalla. Tarkastuksia voivat tehdä Evira ja laitoksen valvoja tai hänen sijaisensa, jolla on riittävä tieto laitoksen toiminnasta. Evira voi myös pyytää ulkopuolista tahoa suorittamaan tarkastuksia. Valvontaviranomainen voi periä tarkastuksesta hinnastonsa mukaisen maksun. 3.1 Tarkastuksen valmistelu Vientihyväksyntää hakeneen laitoksen tapauksessa laitoksen valvoja voi tehdä tarkastuksen missä vaiheessa tahansa laitoksen esitettyä hakemuksen aloittaa vientihyväksyntäprosessi. Ennen tarkastusta laitokselta pyydettävät asiakirjat (jos laitos on valvojalle entuudestaan tuttu, laitoksen valvoja voi valita, mitä seuraavista asiakirjoita pyytää laitokselta ennen tarkastusta): - Lomake Laitoksen perustiedot täytettynä (omat versiot kala-, liha, maito- ja varastolaitokselle) http://www.evira.fi/portal/fi/elintarvikkeet/tuonti+ja+vienti/vienti+eu+n +ulkopuolelle/vientimaat/venaja+- +tulliliitto/todistukset+ja+lomakkeet/laitoksen+perustiedot/ - asemapiirros - pohjapiirros, jossa näkyy hygienia-aluejako, sulkutilat, vesipisteet sekä henkilöiden, raaka-aineiden, tuotteiden, sivutuotteiden ja pakkausmateriaalien kulkureitit sekä eri tilojen nimet/käyttötarkoitukset - syöttikartta - yhden tai useamman Venäjälle vietäväksi aiotun tuotteen HACCPohjelma ja/tai vuokaavio, johon on merkitty kriittiset hallintapisteet Laitosta pyydetään tutustumaan tarkastuspöytäkirjaan etukäteen sekä huolehtimaan siitä, että kaikki asiakirjat (hyväksyntäpäätös, suunnitelma, vuokaavio, säädös, ohje, kartta, ohjelma, kirjanpito yms.) löytyvät tarkastuksella nopeasti niitä kysyttäessä. Näin tarkastus saadaan suori- 1 Eviran ohje 18507/1 (19.5.2014)
Vastuuhenkilö Ulla Ollila Sivu/sivut 6 / 14 tettua mahdollisimman tehokkaasti ja samalla valmistetaan laitosta mahdollista myöhempää Venäjän tai tulliliiton viranomaisen suorittamaa tarkastusta varten. Esimerkkejä asiakirjoista ja seikoista, joihin Venäjän viranomaiset ovat omilla tarkastuksillaan eri maiden elintarvikealan laitoksissa kiinnittäneet huomiota, löytyvät Eviran ohjeesta 18507/1. 3.2 Tarkastuksen kulku 3.3 Tarkastustuloksen arviointi Tarkastukseen kuuluvat aloituskeskustelu, laitoskierros ja loppukeskustelu. On tärkeää, että laitoksen henkilöstöstä on koko tarkastuksen ajan paikalla ainakin laatu- ja omavalvontavastaava. Lisäksi laitoskierroksen aikana jokaisen osaston esimies esittelee oman osastonsa. Osastojen esimiesten ei ole tarpeen osallistua laitoskierrokseen muualla kuin omalla osastollaan. Huollosta ja kunnossapidosta vastaavan henkilön (henkilöiden) tulee olla mukana tarkastuksen aloituskeskustelussa ja koko laitoskierroksella. Loppukeskustelussa riittää, että huollosta ja kunnossapidosta vastaava henkilö (henkilöt) ovat tavoitettavissa siltä varalta, että esiin tulee kysymyksiä heidän vastattavakseen. Laitoksen vientivastaavan on hyvä olla mukana aloitus- ja loppukeskusteluissa. Tarkastuksessa käytetään Eviran pöytäkirjapohjaa, joka löytyy Eviran internet-sivulta http://www.evira.fi/portal/fi/elintarvikkeet/tuonti+ja+vienti/vienti+eu+n+ulk opuolelle/vientimaat/venaja+- +tulliliitto/vientivaatimuksia/tarkastuspoytakirjat/ Laitostarkastuksella otetaan valokuvia erityisesti epäkohdista tarkastuspöytäkirjan tueksi. Laitoksen valvojan ei ole välttämätöntä toimittaa kuvamateriaalia tarkastuksen jälkeen laitokselle. Tästä syystä laitoksen edustajia on syytä pyytää kuvaamaan tarkastuksella samat kohteet kuin tarkastuksen suorittaja, jolloin havaittujen epäkohtien korjaaminen selkeytyy. Tarkastajan tavoitteena on tehdä tarkastus niin hyvin ja perusteellisesti, että mahdollisessa tulliliiton tai Venäjän viranomaisten tarkastuksessa ei tulisi vastaan enää sellaisia puutteita tai laiminlyöntejä, jotka aiheuttaisivat laitokselle vientirajoituksen. 882/2004 3 art. 4: Virallinen valvonta on tehtävä yhtä huolellisesti, kun tuotteita viedään yhteisön ulkopuolelle, kun niitä saatetaan yhteisön markkinoille ja kun niitä saatetaan kolmansista maista liitteessä I tarkoitetuille alueille. Tarkastuksen lopputulokselle on kolme vaihtoehtoa:
Vastuuhenkilö Ulla Ollila Sivu/sivut 7 / 14 - Laitos täyttää tulliliiton ja Venäjän vaatimukset riittävässä määrin (hyväksyntä, ei poikkeamia). Laitos täyttää (täysin) sille asetetut laitoshyväksynnän edellyttämät (EUn ja kansalliset) vaatimukset sekä tulliliiton ja Venäjän vaatimukset. - Laitos täyttää tulliliiton ja Venäjän vaatimukset riittävässä määrin edellyttäen, että laitos toimittaa asianmukaisen suunnitelman korjaaville toimenpiteille (ehdollinen hyväksyntä, pieniä poikkeamia). Laitoksen toiminnassa on epäkohtia. Tarkastaja joko määrää korjaaville toimenpiteille aikataulun (elintarviketurvallisuuden vaarantavat epäkohdat) tai sopii laitoksen kanssa korjaavien toimenpiteiden aikataulun (muut kuin elintarviketurvallisuuden vaarantavat epäkohdat). Laitoksen valvoja valvoo, että korjaavat toimenpiteet toteutetaan sovitussa aikataulussa ja dokumentoi seurannan. - Laitos ei täytä tulliliiton ja Venäjän vaatimuksia (hylkääminen, huomattavia poikkeamia). Laitos ei tarkastuksen perusteella täytä sille asetettuja laitoshyväksynnän edellyttämiä (EUn ja kansalliset) vaatimuksia tai tulliliiton ja Venäjän vaatimuksia. Vakavia elintarviketurvallisuutta vaarantavia epäkohtia / puutteita monitorointiohjelmassa 2, sen toteutuksessa tai laitoksen muussa toiminnassa. Tarkastus voidaan uusia (laitos voidaan arvioida uudestaan), kun laitos on korjannut havaitut puutteet. 3.4 Tarkastuspöytäkirjan toimittaminen Pöytäkirja suositellaan täytettäväksi tarkastuksen yhteydessä laitoksella. Alkuperäinen tarkastuspöytäkirja jää tarkastuksen tehneelle laitosta valvovalle viranomaiselle ja kopio laitokselle. Tarkastuksen jälkeen skannattu pöytäkirja sekä laitoksen perustiedot lomake toimitetaan Eviraan osoitteeseen kirjaamo@evira.fi. 2 Monitorointiohjelma eli tuotteiden näytteenotto- ja tutkimussuunnitelma on oleellinen osa tulliliiton ja Venäjän vaatimusten täyttämisessä. Saadakseen tai ylläpitääkseen Venäjän viennin hyväksynnän laitoksen on teetettävä tuotteista tulliliiton/venäjän vaatimusten mukaisia tutkimuksia (mikrobiologiset, kemialliset, radiologiset ja kalastustuotteiden osalta parasitologiset), joiden tulosten tulee täyttää sekä EU:n ja kansalliset että tulliliiton ja Venäjän vaatimukset. Nämä tulokset laitoksen tulee kirjata monitorointiohjelmaan. Jos vietäville tuotteille on haettu Venäjällä tuotesertifiointi (useimmiten venäläisen asiakkaan toimesta), laitos voi käyttää sertifioinnin yhteydessä tehtyjen tutkimusten (tulokset kaikista tuotteelta vaadituista tutkimuksista) tuloksia osana monitorointiohjelmansa tuloksia. Venäjän-viennin alettua laitoksen on noudatettava monitorointiohjelman mukaista näytteenottosuunnitelmaa. Jos tarkastuksessa havaitaan, että suunnitelmaa ei ole noudatettu, näytteitä ei ole otettu ohjelman mukaisesti tai tuloksia ei ole, tarkastuksen loppuarvioksi tulee vaihtoehto "Laitos ei täytä tulliliiton ja Venäjän vaatimuksia (huomattavia poikkeamia)". Kun kyseessä on laitoksen vientihyväksyntäprosessi, laitoksella tulee olla suunnitelman lisäksi raja-arvot alittavia tutkimustuloksia (mikrobiologiset, kemialliset, parasitologiset ja radiologiset) vähintään yhdelle tuotteelle kaikista kyseiseltä tuotteelta tulliliiton ja Venäjän lainsäädännössä vaadituista tutkimuksista, jotta tarkastuksen lopputulos voi olla hyväksytty.
Vastuuhenkilö Ulla Ollila Sivu/sivut 8 / 14 Tarkastuspöytäkirjan kopion voi lähettää myös postitse osoitteeseen: Elintarviketurvallisuusvirasto Evira Kirjaamo Mustialankatu 3 00790 Helsinki Jos tarkastuksessa on otettu valokuvia, jotka halutaan liittää tarkastuspöytäkirjaan liitteeksi, kuvat toimitetaan erikseen postitse muistitikulla Eviran kirjaamoon. Kuvat on suositeltavaa nimetä sen mukaan, mistä kuva on otettu. Kuvia voi liittää myös tarkastuspöytäkirjaan huomioiden tiedoston koko niin, että tarkastuspöytäkirja voidaan edelleen lähettää sähköpostitse. 3.5 Korjaavat toimenpiteet ja niiden seuranta Jos tarkastuspöytäkirjassa edellytetään korjaavia toimenpiteitä, toimijan on laadittava suunnitelma ja aikataulu korjaavista toimenpiteistä ja toimitettava se laitoksen valvojalle arvioitavaksi ja hyväksyttäväksi. On suositeltavaa, että laitos laatii suunnitelman ja aikataulun korjaavista toimenpiteistä taulukkomuotoisena, jolloin laitoksen valvoja voi lisätä omat, korjaavien toimenpiteiden seurantaan liittyvät huomionsa samaan taulukkoon. Valvoja voi todeta korjaavan toimenpiteen tehdyksi tapauskohtaisesti laitoksen toimittaman asiakirjan, valokuvan tai valvojan tekemän tarkastuskäynnin perusteella. Tapauskohtaisesti myös Evira voi pyytää asiakirjoja tai kuvia, arvioidakseen korjaavien toimenpiteiden riittävyyttä. Kun laitoksen valvoja toteaa korjaavat toimenpiteet suoritetuiksi, hän voi todeta tulliliiton ja Venäjän vaatimusten täyttyvän. Valvoja lähettää Eviraan (kirjaamo@evira.fi) laitoksen korjaavien toimenpiteiden suunnitelman ja joko erillisen lausunnon tai em. korjaavien toimenpiteiden taulukkoon lisäämänsä huomion Laitos (hyväksyntänumero ja nimi) on suorittanut tarkastuspöytäkirjassa (pvm) edellytetyt korjaavat toimenpiteet ja täyttää tulliliiton ja Venäjän vaatimukset. Lausunto vahvistetaan valvojan allekirjoituksella ja virkaleimalla. Tällöin vientihyväksyntäprosessi etenee sitten, kun laitoksen valvoja ilmoittaa Eviraan laitoksen suorittaneen korjaavat toimenpiteet. Laitoksen valvoja seuraa, että laitos suorittaa korjaavat toimenpiteet annetussa määräajassa. Jos laitos ei toteuta korjaavia toimenpiteitä määräajassa, laitoksen valvoja ilmoittaa asiasta Eviraan ja Evira voi harkita laitoksen vientioikeuden keskeyttämistä määräajaksi.
Vastuuhenkilö Ulla Ollila Sivu/sivut 9 / 14 4 Eviran toimenpiteet tarkastuksen jälkeen Laitos täyttää tulliliiton ja Venäjän vaatimukset riittävässä määrin Jos laitos tarkastuksen perusteella täyttää sille asetetut laitoshyväksynnän edellyttämät (EU:n ja kansalliset) vaatimukset sekä tulliliiton ja Venäjän vaatimukset, niin vientihyväksyntää hakeneen laitoksen tapauksessa Evira voi vakuuttaa Venäjän viranomaiselle, että laitos täyttää tulliliiton ja Venäjän vaatimukset. Kun kyseessä on vuosittainen Venäjänviennin ylläpitotarkastus, laitos voi jatkaa vientiä Venäjälle. Laitos täyttää tulliliiton ja Venäjän vaatimukset riittävässä määrin edellyttäen, että laitos toimittaa asianmukaisen suunnitelman korjaaville toimenpiteille. Jos laitoksen toiminnassa on tarkastuksen perusteella epäkohtia vaatimusten noudattamisessa, tarkastaja joko määrää korjaaville toimenpiteille aikataulun (elintarviketurvallisuuden vaarantavat epäkohdat) tai sopii laitoksen kanssa realistisen korjaavien toimenpiteiden aikataulun (muut kuin elintarviketurvallisuuden vaarantavat epäkohdat). Laitoksen valvoja valvoo, että korjaavat toimenpiteet toteutetaan sovitussa aikataulussa ja dokumentoi seurannan. Vientihyväksyntää hakeneen laitoksen tapauksessa Evira voi vakuuttaa Venäjän viranomaiselle, että laitos täyttää tulliliiton ja Venäjän vaatimukset sen jälkeen, kun laitoksen valvoja todennut, että korjaavat toimenpiteet on toteutettu määräajassa (elintarviketurvallisuuden vaarantavat epäkohdat) tai laitoksen kanssa on sovittu korjaavien toimenpiteiden aikataulusta. Kun kyseessä on vuosittainen Venäjän-viennin ylläpitotarkastus, laitos voi jatkaa vientiä Venäjälle. Laitos ei täytä tulliliiton ja Venäjän vaatimuksia (huomattavia epäkohtia) Jos laitos ei tarkastuksen perusteella täytä sille asetettuja laitoshyväksynnän edellyttämiä (EU:n ja kansalliset) vaatimuksia eikä tulliliiton ja Venäjän vaatimuksia, Evira ei voi vakuuttaa Venäjän viranomaiselle, että laitos täyttää tulliliiton ja Venäjän vaatimukset eikä ehdottaa laitosta vientihyväksyttyjen laitosten luetteloon. Kun kyseessä on vuosittainen Venäjän-viennin ylläpitotarkastus, laitoksen vienti Venäjälle keskeytetään, kunnes huomattavat epäkohdat on korjattu tai niiden korjaamiselle on esitetty riittävä suunnitelma aikatauluineen (arvioidaan tapauskohtaisesti). 4.1 Laitoksen ilmoittaminen Venäjän viranomaiselle Kun tarkastuskäynnillä mahdollisesti määrätyt korjaavat toimenpiteet on tehty ja Evira katsoo laitoksen toiminnan ja sen valmistamien tuotteiden täyttävän tulliliiton ja Venäjän vaatimukset, Evira esittää kirjallisesti laitoksen lisäämistä Venäjän viranomaisen ylläpitämään hyväksyttyjen laitosten luetteloon.
Vastuuhenkilö Ulla Ollila Sivu/sivut 10 / 14 Venäjän viranomainen päättää, myöntääkö se laitokselle vientihyväksynnän. Venäjän viranomainen ilmoittaa Eviralle kirjallisesti, myöntääkö se laitokselle vientihyväksynnän. Venäjän tai tulliliiton viranomainen saattaa myös ilmoittaa, että sen tulee tarkastaa laitos ennen vientihyväksynnän myöntämistä. Evira ilmoittaa laitoksen valvojalle ja laitokselle Venäjän viranomaisen vastauksen sisällöstä. Hyväksynnän saamisessa saattaa kulua kuukausia tai jopa vuosia. Ennen vientihyväksynnän saamista laitos ei voi toimittaa tuotteitaan vietäväksi Venäjälle suoraan eikä minkään muunkaan laitoksen kautta. Laitoksen tuotteita ei myöskään saa käyttää Venäjälle vietävien tuotteiden raaka-aineena missään laitoksessa. Venäjän viranomainen ilmoittaa Venäjän-vientiin hyväksymänsä suomalaiset elintarvikealan laitokset internet-sivuillaan: http://www.fsvps.ru/fsvps/importexport/finland/index.html?_language=e n (englanninkielinen sivu) http://www.fsvps.ru/fsvps/importexport/finland (venäjänkielinen sivu) 5 Eläinlääkintötodistusten hallinnointi 5.1 Todistusten tilaaminen ja raportointi todistusten käyttämisestä Evira toimittaa mm. Venäjän-viennissä käytettäviä, turvapaperille painettuja eläinlääkintötodistuksia (myös pre-export -todistuksia) ainoastaan virkaeläinlääkäreille, joilla on oikeus myöntää eläinlääkintötodistuksia Eläintautilain 441/2003 mukaan. Eläinlääkintötodistuksia ei saa luovuttaa toisen valvontaviranomaisen (kunta, kuntayhtymä tai valvontayksikkö) käyttöön. Virkaeläinlääkäri voi kuitenkin luovuttaa tyhjiä turvapaperille painettuja eläinlääkintötodistuksia viejälle niiden täyttämistä varten. Eläinlääkintötodistuksia tilataan käyttäen tilauslomaketta, joita on neljä erilaista: Tilauslomake 1 elävät eläimet, Tilauslomake 2 elintarvikkeet, Tilauslomake 3 rehut ja nahat sekä Tilauslomake 4 pre-export todistukset. Valvontaviranomaisen tulee pitää kirjaa myöntämistään todistuksista. Valvontaviranomaiset raportoivat myöntämistään todistuksista Eviraan kuukausittain käyttäen kuukausi-ilmoituslomaketta, jota on kaksi erilaista: toinen eläinlääkintötodistuksille ja toinen pre-export todistuksille. Todistusten tilauslomakkeet ja kuukausi-ilmoituslomakkeet löytyvät Eviran internet-sivulta http://www.evira.fi/portal/fi/elintarvikkeet/tuonti+ja+vienti/vienti+eu+n+ulk opuolelle/vientimaat/venaja+-+tulliliitto/todistukset+ja+lomakkeet/tilaus- +ja+ilmoituslomakkeet/
Vastuuhenkilö Ulla Ollila Sivu/sivut 11 / 14 Kuukausi-ilmoituksessa ilmoitettavat tiedot ovat seuraavat: - Todistuksen numero (todistuksen oikeassa yläkulmassa) - Todistuksen tyyppi (esim. horse meat) - Viejä (jolle todistus on myönnetty) - Myöntöpäivämäärä (tai merkintä, jos todistus mitätöity) - Todistuksen myöntäneen virkaeläinlääkärin nimi (allekirjoittaja). Kuukausi-ilmoituksella ilmoitettavien asioiden lisäksi valvontaviranomaisen tulee pitää kirjaa seuraavista tiedoista: - Päivämäärä, jona todistus (useimmiten erä todistuksia) on saatu Evirasta (todistusten numerot) - Päivämäärä, jona todistus (useimmiten erä todistuksia) on luovutettu viejälle täytettäväksi (todistusten numerot). - Merkintä, mihin erään (todistukseen) on kohdistunut lastaustarkastus. 5.2 Todistusten säilyttäminen Eläinlääkintötodistus luovutetaan toimijalle liitettäväksi vientierän mukaan. Eläinlääkintötodistuksen myöntäneen valvontaviranomaisen on säilytettävä jäljennökset myöntämistään todistuksista ja pidettävä niistä kirjaa. Eläinlääkintötodistusten jäljennöksiä on säilytettävä vähintään kolmen vuoden ajan (MMMa 832/2013, 8 ). Myös kuukausi-ilmoituksia ja muuta todistuksiin liittyvää kirjanpitoa sekä (mahdollisesti) saatuja alkuperäisiä pre-export todistuksia ja EU:n ulkopuolisesta maasta saatuja eläinlääkintötodistuksia on säilytettävä vähintään kolmen vuoden ajan. 5.3 Lisävakuutukset Joissakin tapauksissa Venäjän tai tulliliiton viranomainen voi vaatia varsinaisen eläinlääkintötodistuksen lisäksi lisävakuustodistuksen. Evira tiedottaa lisävakuutusten käytöstä laitosten valvojia tapauskohtaisesti erikseen. Mahdolliset lisätodistusasiat hoidetaan aina Eviran kautta, lisävakuutustodistuksia ei myönnetä esim. viejän asiakkaan pyynnöstä. 6 Selvityspyynnöt Venäjän eläinlääkintä- ja kasvinterveyslaitos saattaa asettaa Venäjälle vieviä laitoksia tarkkailuun (enchanced control). Syynä voi olla esim. bakteerilöydös laitoksen tuotteessa. Kun kyseessä on ensimmäinen tapaus, Venäjän viranomainen valvoo tehostetusti laitokselta toimitettavia tuotteita. Jos Venäjän viranomainen tekee laitoksen tuotteesta uuden esim. bakteerilöydöksen, se ottaa käyttöön väliaikaiset tuontirajoitukset (temporary restriction) laitoksen tuotteille. Jos laitokselle on asetettu
Vastuuhenkilö Ulla Ollila Sivu/sivut 12 / 14 tuontirajoitus Venäjän viranomaisen toimesta, sen valmistamia tuotteita ei voi viedä Venäjälle ennen kuin rajoitus poistetaan. Venäjän viranomainen julkaisee tarkkailun ja vientirajoituksen alaiset Suomen laitokset internet-sivullaan http://www.fsvps.ru/fsvps/importexport/finland/index.html?_language=e n Saatuaan Venäjän viranomaisen selvityspyynnön Evira toimittaa kyseisen pyynnön laitokselle ja sen valvojalle tiedoksi ja pyytää laitoksen valvojaa tekemään laitokselle tarkastuksen löydöksen syyn selvittämiseksi ja kokoamaan materiaalin Venäjän viranomaiselle toimitettavaan kirjeeseen. Laitoksen valvoja laatii tarkastuksesta vapaamuotoisen tarkastuspöytäkirjan, joka sisältää kohdassa 6.1 kuvatut osiot. Selvitykset toimitetaan Eviraan (kirjaamo@evira.fi) sekä tiedoksi tarkastuksen kohteena olleelle laitokselle. Evira toimittaa selvityksen edelleen Venäjän viranomaiselle saatekirjeen kera. Laitoksen valvojan on tapauskohtaisesti harkittava, onko kyseisen tuotteen tai tuoteryhmän vienti laitoksesta syytä keskeyttää, kunnes asia on tutkittu ja saatu varmistettua, että mahdollinen epäkohta ei aiheuta vaaraa elintarviketurvallisuudelle. 6.1 Selvityksen sisältö Selvityksessä Venäjän viranomaisille tulee kertoa mahdolliset syyt löydökseen sekä seuraamukset ja korjaavat toimenpiteet määräaikoineen, joita laitokselta on edellytetty ja joihin tehdyn havainnon johdosta on ryhdytty. Selvitystä varten valvojalla on oltava käytettävissään aineistot raaka-aineiden alkuperästä sekä tuotteiden, laitoksessa käytettävän veden ja pintapuhtausnäytteiden tutkimustulokset. Laitoksen tulee pääsääntöisesti ottaa ylimääräisiä näytteitä Venäjän viranomaisen raportoiman ongelman selvittämiseksi. Tarvittaessa otetaan myös viranomaisnäytteitä. Eviraan toimitettavaan selvitykseen ei tarvitse liittää tutkimustodistuksia eikä niihin tarvitse viitata suoraan pöytäkirjassa. Riittää, että todetaan oliko laitoksen omavalvonnan tutkimustuloksissa tai viranomaisnäytteiden tutkimustuloksissa huomautettavaa vai ei. Kuitenkin, jos venäläiset tekevät uusia löydöksiä ja laitos asetetaan sen johdosta vientikieltoon, on selvitykseen liitettävä myös tutkimustodistukset. Selvityksessä huomioidaan seuraavat asiat : - selvitys (tai tarkastuspöytäkirja) osoitetaan Eviran valvontaosaston raja- ja luomuvalvontayksikölle
Vastuuhenkilö Ulla Ollila Sivu/sivut 13 / 14 - viitteessä mainitaan Venäjän eläinlääkintä ja kasvinterveyslaitoksen kirjeen diaarinumero ja päiväys sekä tarvittaessa Eviran pyyntö toimittaa asiassa selvitys otsikko: esim. Selvitys kala-alanlaitoksessa tehdystä Venäjän-viennin tarkastuksesta - selvityksen alussa kerrataan lyhyesti, mistä laitoksesta (laitostunnus ja nimi), mistä tuotteesta ja vientierästä (eläinlääkintötodistuksen numero ja myöntöpäivä) sekä mistä löydöksestä (mainittu Venäjän viranomaisen kirjeessä Eviralle) on kyse. - mihin seikkoihin tarkastuksella kiinnitettiin huomiota, mitä käytiin lävitse ja miksi juuri nämä seikat tarkastettiin - suoritettiinko viranomaisnäytteenottoa ja mistä / oliko aiempia tutkimuksia - laitoksen oma näytteenotto - mitä tarkastuksessa ja näytteissä havaittiin, todettiinko epäkohtia, edellytettiinkö korjaavia toimenpiteitä ja missä määräajassa - seuranta korjaaville toimenpiteille - mihin toimenpiteisiin laitos on oma-aloitteisesti ryhtynyt, onko laitos esim. lisännyt näytteenottotiheyttä tai tehostanut muutoin omavalvontaansa - onko Venäjän viranomaisen tekemälle löydökselle todettu tarkastukseen perustuen syytä, onko kyseessä ollut yksittäinen tapaus, onko ollut tai voinut olla vaikutusta muihin valmistuseriin - yhteenveto tarkastuksesta ja sen havainnoista - yhteenvedon lopuksi; laitoksen valvojan lausunto siitä, täyttävätkö tuotteet tulliliiton ja Venäjän vaatimukset - allekirjoitus ja virkaleima. 7 Palautuserät Venäjän viranomainen voi palauttaa Suomeen erän (kuorman), joka ei täytä viennin vaatimuksia. Palautuksen syy voi olla esimerkiksi tuotteessa, pakkauksissa tai asiakirjoissa havaittu virhe tai puute. Erän palauttamista koskevat vaatimukset on esitetty Eviran ohjeessa 18002/ 2007 Ohje kolmannesta maasta palautettavien tuontierien eläinlääkinnällisistä rajatarkastuksista - EU-maan alkuperälaitoksesta peräisin olevat tuotteet. Erä voidaan palauttaa alkuperälaitokseen (laitos, jossa erän eläinlääkintötodistus on myönnetty). Palautettavan erän eläinlääkintötodistuksen myöntäneen virkaeläinlääkärin rooli erän palautuksessa on antaa palautettavalle erälle lupa palautukseen, jos palautus voidaan katsoa mahdolliseksi. Ote Eviran ohjeesta 18002/2007: "Ennen tuontierän palauttamista viejänä toimineeseen jäsenvaltioon, on alkuperäisen terveystodistuksen myöntäneen toimivaltaisen viranomaisen ilmoitettava hyväksyvänsä tuontierän palauttamisen." Palautusluvan voi antaa palautettavan erän
Vastuuhenkilö Ulla Ollila Sivu/sivut 14 / 14 eläinlääkintötodistuksen myöntänyt virkaeläinlääkäri tai saman valvontaviranomaisen palveluksessa työskentelevä virkaeläinlääkäri. Palautuslupa voi olla vapaamuotoinen, esim. sähköpostiviesti, jossa on erän yksilöivät tiedot ja josta käy ilmi, että erä voidaan palauttaa alkuperälaitokseen. Erän mukana saatava vakuutus Venäjän viranomaiselta voi olla joko Eviran internet-sivulla esitetyn mukainen Palautuserän mukana vaadittava käsittelemättömyystodistus (EN): http://www.evira.fi/portal/fi/elintarvikkeet/tuonti+ja+vienti/tuonti+eu+n+ul kopuolelta/ohjeita+tuonnista++kauttakulusta+ja+muonituksesta/ohjeet+toimijoille ++tullille+ja+rajaelainlaakareille/ tai September Memorandum 2004 liitteenmukainen Non-manipulation declaration http://www.evira.fi/attachments/elintarvikkeet/valvonta_ja_yrittajat/venaj an_vientitod/memorandum_annex_animal_04042006.pdf. 8 Eviran suorittama ohjaus- ja arviointi Eviran raja- ja luomuvalvontayksikkö suorittaa pistokoeluontoisesti ohjaus- ja arviointikäyntejä koskien valvontaviranomaisten tekemää tulliliiton-viennin valvontaa ja eläinlääkintötodistuksien myöntämiseen liittyviä menettelyitä. Evira voi myös pyytää ulkopuolista tahoa suorittamaan puolestaan ohjaus- ja arviointikäyntejä. 9 Vientioikeudesta luopuminen Venäjän-vientioikeutta hakevalla laitoksella on oikeus missä tahansa vientihyväksyntäprosessin vaiheessa ilmoittaa valvojalle, että se ei halua enää hakea vientioikeutta. Samoin jo vientiin hyväksytty laitos voi milloin tahansa ilmoittaa luopuvansa vientihyväksynnästä. Valvoja välittää tiedon Eviraan.
Elintarviketurvallisuusvirasto Evira Mustialankatu 3, 00790 Helsinki Puhelin 029 530 0400 Faksi 029 530 4350 www.evira.fi Kannen kuvat: Keskustan Mediaserveri/Tomi Hirvinen; Teija Pesonen, Eviran kuvapankki