Rovaniemen kaupungin Tilaliikelaitoksen strategia 2017 Tilannekatsaus Johtokunta 26.4.2017
Arvot Strategian toteuttaminen perustuu Rovaniemen kaupungin yhteisiin arvoihin Osallisuus Luovuus Turvallisuus
Visio Tarjoamme toimivat, viihtyisät ja turvalliset toimitilat kaupungin toimintoja varten. Toiminta-ajatus Vastaamme rakennusomaisuuden kehittämisestä ja ylläpidosta sekä hyvästä vuokrausasteesta. Vastaamme kaupungin investointi- ja peruskorjausohjelmiin sisältyvien kohteiden rakennuttamisesta kaupunginvaltuuston hyväksymän investointiohjelman mukaisesti.
Strategiset päämäärät Seuraamme aktiivisesti toimintaympäristön muutoksia ja reagoimme joustavasti asiakkaiden tarpeisiin. Huolehdimme toimivasta, oikea-aikaisesta ja tehokkaasta viestinnästä. Huolehdimme toiminnan läpinäkyvyydestä niin, että luottamus ja kumppanuus asiakkaiden kanssa syntyy ja syvenee. Ylläpidämme henkilöstön työhyvinvointia ja osaamista.
Asiakas Luottamus Kumppanuus Henkilöstö Hyvä esimiestyö, Osaava ja oikein resursoitu henkilöstö, Toimiva tiimityö Toimiva johtamisjärjestelmä Toimivat ja turvalliset toimitilat Prosessit Perustehtävä toimii Jatkuva kehittäminen palautteen pohjalta Talous Tuottavuus Taloudellisuus Hallinta 5
Kriittinen menestystekijä Omistajapoliittisia linjauksia noudatetaan Asiakkaiden luottamuksen saavuttaminen Tilaliikelaitos Asiakaspalvelu toimii kaikilla tasoilla Strateginen tavoite 2017 Tavoite 2017 Mittari Tilaliikelaitos tekee tiivistä yhteistyötä hallintokuntien kanssa Viestintä on suunnitelmallista, avointa ja läpinäkyvää Sopimukset ajan tasalla Sopimukset ovat selkeitä ja läpinäkyviä Hallintokunnat tuntevat Tilaliikelaitoksen tehtävät, vastuut ja velvoitteet Asiakaspalvelun laadun kehittämiseen panostetaan Esimiesosaamista parannetaan Asiakas Yksiköt sopivat hallintokuntien vastuuhenkilöiden kanssa säännöllisesti pidettävät palaverit 31.5.2017 mennessä Tilaliikelaitoksen viestintäsuunnitelma on valmis 31.3.2017 mennessä UUSI AIKATAULU 31.5.2017 Uusi vuokrajärjestelmä on valmis ja otettavissa käyttöön 1.1.2018 Tilaliikelaitoksen esitysmateriaali on valmis 31.3.2017 mennessä Asiakastyytyväisyyskyselyt toteutetaan yksiköittäin vuosikellojen mukaisesti Kehityskeskustelut toteutetaan strategisen vuosikellon mukaisesti Tilaliikelaitos osallistuu laatujärjestelmän kehittämistyöhön aktiivisesti Hallintokuntien kanssa pidettävien palaverien muistiot käsitellään Liikelaitosten johtokunta hyväksyy Tilaliikelaitoksen viestintäsuunnitelman 30.4.2017 mennessä Asiakastyytyväisyyskyselyiden tuloksissa saavutetaan tulos vähintään 3 (asteikolla 1-5) Muuta asiakaspalautetta käsitellään viikoittain Kehityskeskusteluiden etenemistä seurataan Esimiesten kehittymistä seurataan 6
Kriittinen menestystekijä Tilaliikelaitos Henkilöstö Strateginen tavoite 2017 Tavoite 2017 Mittari Osaava ja oikein mitoitettu henkilöstö Osaamisen kehittymiseen panostetaan Koulutussuunnitelma tukee osaamisen kehittymistä Toimistohenkilöstön osaamiset on kartoitettu 30.4.2017 mennessä C & Q järjestelmään (23 henkilöä) Koulutussuunnitelma laaditaan huomioiden osaamisvaje, kehityskeskustelut, lakisääteiset koulutukset ja asiakaspalautteet Osaamiskartoitusten etenemistä seurataan Koulutussuunnitelma hyväksytään johtoryhmässä 31.5.2017 mennessä Toimiva esimiestyö Johtamisjärjestelmä tukee henkilöstön osaamista ja työhyvinvointia Henkilöstö noudattaa yhteisesti sovittuja ohjeita Henkilöstölinjaukset ohjaavat käytännön esimiestyötä Esimiestyö kehittyy osallistavan johtamisen suuntaan Työpaikkakokouksissa ja toimistopalavereissa käydään säännöllisesti läpi yhteisesti sovittuja ohjeita OK Henkilöstökysely toteutetaan strategisen vuosikellon mukaisesti Henkilöstökyselyn tulokset käsitellään johtoryhmässä Työntekijä tietää omat vastuunsa ja velvoitteensa Vastuut ja velvoitteet on määritelty Jokaisen työntekijän tehtävät on määritelty Vastuumatriisit on valmiit 28.2.2017 mennessä Tehtävänkuvaukset on valmiit 31.3.2017 mennessä 31.5.2017 mennessä Vastuumatriisit hyväksytään johtoryhmässä Tehtävänkuvaukset hyväksytään johtoryhmässä
Hallinto ja talous Kriittinen menestystekijä Strateginen tavoite 2017 Tavoite 2017 Mittari Hallinnon ja talouden järjestelmät palvelevat ydinprosesseja Yksikkö tuntee ydinprosessien taloudelliset raportointitarpeet Ydinprosessien henkilöstöresurssit on oikein mitoitettu Yksikkö tuottaa ydinprosessien tarvitsemat raportit. Ydinprosessien henkilöstötarpeet on kartoitettu 30.4.2017 mennessä Ydinprosessien taloudelliset raportit käsitellään Tarvittavat rekrytoinnit on tehty 31.5.2017 mennessä Talouden hallinta Tilaliikelaitos saavuttaa valtuuston edellyttämän taloudellisen tuloksen ja investointeihin varattu nettokehys ei ylity Yksikkö tuottaa ja järjestelmällisesti talousinformaatiota päälliköille Johtaja ja päälliköt ryhtyvät tarvittaessa toimenpiteisiin Päällikköpalavereissa käsitellään talousraportit Hallinnon ja talouden yksikön organisaatio palvelee tuotantoa Prosessit tukevat tuotannon prosesseja kustannusten seurannassa ja tuotannon suunnittelussa OK Hallinnon ja talouden vastuumatriisit ovat valmiita 31.3.2017 mennessä Taloushallinnon henkilöstö on koulutettu ja valmennettu 31.12.2017 mennessä IMS-toimintajärjestelmä on otettu käyttöön 1.4.2017 mennessä Yksikön toimenpiteiden etenemistä seurataan 31.5.2017 mennessä
Prosessit / Rakennus- ja kunnossapitopalvelut Kriittinen menestystekijä Strateginen tavoite 2017 Tavoite 2017 Mittari Työohjelma toteutuu Pitkän tähtäimen korjaussuunnitelmasta on laadittu 25 % Yllättävät kohteet hallinnassa Palvelutuotannossa pitkällä aikajänteellä tarvittavien kiinteistöjen rakennustekniset ja talotekniset kuntotutkimukset tehty 5-10 kohteessa Työohjelmien toteutumista seurataan Kuntotutkimukset käsitellään Prosessin toiminnot hallittuja Työt dokumentoitu Haahtelaan Perusasiat kunnossa (lakisääteiset koulutukset ovat ajan tasalla) Sovellukset palvelevat tuotantoa Hankinnat kilpailutettu hankintasuunnitelman mukaisesti Piirustusten arkistointi on hallinnassa Investointien kustannusseuranta toimii Kohteiden aikataulutus ja työkuormat kunnossa Lakisääteiset koulutukset käyty 31.5.2017 mennessä Aikatauluohjelma PlanMan otetaan käyttöön 31.3.2017 mennessä LVIS-töiden puitesopimukset on kilpailutettu 31.5.2017 mennessä Piirustusten arkistointiin osoitetaan riittävät resurssit 31.5.2017 mennessä Suunniteltujen toimenpiteiden toteutumista seurataan OK Suunnitelmallisuus hallinnassa Vuosikello rakennettu 2017 kohteet toteutuvat suunnitelmien mukaisesti Asiakastyytyväisyyskysely on toteutettu 30.11.2017 mennessä IMS-toimintajärjestelmä on otettu käyttöön 1.4.2017 mennessä Työohjelma hyväksytty johtokunnassa Työohjelman toteutumista seurataan johtokunnassa Suunniteltujen toimenpiteiden toteutumista seurataan
Prosessit / Kiinteistöpalvelut Kriittinen menestystekijä Strateginen tavoite 2017 Tavoite 2017 Mittari Asiakkaan luottamuksen saavuttaminen Kohteiden vastuuhenkilöt tiedostavat kiinteistöpalveluiden tehtävät, vastuut ja velvoitteet Kiinteistöpalvelujen henkilöstö tiedostaa vastuunsa ja velvoitteensa Kiinteistöpalveluiden palvelukuvaus on päivitetty 30.4.2017 mennessä Vastuurajaliite on laadittu 31.3.2017 mennessä Kiinteistönhoitajien tehtäväluettelo on päivitetty 31.3.2017 mennessä Kiinteistöpalveluiden esimiehet perehdyttävät kiinteistöpalveluiden henkilöstön vuosikellon käyttöön 31.5.2017 mennessä Asiakastyytyväisyyskysely toteutetaan kiinteistöpalveluiden vuosikellon mukaisesti Päällikköpalavereissa seurataan tavoitteiden toteutumista Asiakastyytyväisyyskyselyiden tuloksissa saavutetaan tulos vähintään 3 (asteikolla 1-5) OK Olosuhteet ovat hallinnassa Kiinteistöpalveluiden vastuut ja velvoitteet ovat selkeitä Kohteiden suunnitelmallisia ja ennakoivia katselmointeja toteutetaan Kiinteistöhuolto käynnistää suunnitelman mukaiset kohteiden katselmoinnit 31.3.2017 mennessä Havaittuihin epäkohtiin puututaan välittömästi Vikailmoitusten määrän kehittymistä seurataan Muut asiakaspalautteet käsitellään Käytettävissä olevat resurssit vastaavat asiakkaiden tarpeisiin Omien resurssien ja ostopalveluiden käyttö on optimaalista Kiinteistömitoituksista on tehty 25 % 31.12.2017 mennessä Tarvittavat ostopalvelut on kilpailutettu suunnitellulla tavalla Asiakastyytyväisyyskysely toteutetaan kiinteistöpalveluiden vuosikellon mukaisesti Suunniteltuja toimenpiteitä seurataan Asiakastyytyväisyyskyselyiden tuloksissa saavutetaan tulos vähintään 3 (asteikolla 1-5) > 90 % tehty 31.12 mennessä