1 KOKOUSKUTSU KOKOUSAIKA torstaina 18. päivä toukokuuta klo 19:00 Kahvitarjoilu klo 18:30 alkaen KOKOUSPAIKKA Seurakuntatalo/takasali 46 Kokouksen avaus 47 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 48 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta 49 Työjärjestyksen hyväksyminen 50 Kirkonmäen peltojen vuokraus 51 Rahavarojen ja arvopaperien tarkastaminen 52 Toimintakertomus ja tilinpäätös vuodelta 2016 53 Vastuuvapauden myöntäminen 54 Piispantarkastuksen päätöslausunto 55 Kuopion hiippakunnan tuomiokapitulin selvityspyyntö 27.4.2017 56 Vuosilomien vahvistaminen 57 Ilmoitusasiat 58 Muut mahdolliset asiat 59 Valitusosoitus 60 Kokouksen päättäminen Vieremä 9.5.2017 Jukka Koivusalo kirkkoherra Mikäli et pääse tulemaan kokoukseen, ilmoitathan siitä välittömästi taloustoimistoon Puh. 0400 711 084 tai sähköpostilla tiina.toppinen@evl.fi
2 KOKOUSPÖYTÄKIRJAN NUMERO 4/2017 KOKOUSAIKA Torstai 18. toukokuuta 2017 KOKOUSPAIKKA JÄSENET VARAJÄSENET Seurakuntatalo/takasali Viljo Honkanen Markku Huttunen Jukka Koivusalo Heini Niskanen Pertti Rytkönen Sirkka Rönkkö Kerttu Tiikkainen Anneli Toppinen Kalevi Vidgren puheenjohtaja kirkkoneuvoston varaphj MUUT KUTSUTUT Erkki Huuskonen, kirkkovaltuuston puheenjohtaja Tanja Ruotsalainen, kirkkovaltuuston varapj. POISSA Tiina Toppinen, talouspäällikkö/pöytäkirjanpitäjä ALLEKIRJOITUKSET Jukka Koivusalo puheenjohtaja Tiina Toppinen pöytäkirjanpitäjä PÖYTÄKIRJA ON TARKASTETTU Vieremä 18.5.2017 Anneli Toppinen Kalevi Vidgren PÖYTÄKIRJA ON OLLUT YLEISESTI NÄHTÄVILLÄ Vieremän seurakunnan kirkkoherranvirastossa ajalla 19.5 19.6.2017 kirkkoherra
3 46 Kokouksen avaus avasi kokouksen. 47 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous on laillinen, kun kokouskutsu on toimitettu kirkkoneuvoston jäsenille, kirkkovaltuuston puheenjohtajalle ja varapuheenjohtajalle viimeistään kaksi päivää ennen kokousta. Kirkkoneuvoston kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja kirkkoneuvoston päättämällä tavalla. Kokous on päätösvaltainen, kun paikalla on enemmän kuin puolet jäsenistä. n ehdotus: Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Ehdotus hyväksyttiin päätökseksi yksimielisesti. 48 Pöytäkirjantarkastajien valinta n ehdotus: Pöytäkirjantarkastajiksi valitaan aakkosjärjestyslistan mukaisesti Anneli Toppinen ja Kalevi Vidgren. Tarvittaessa he toimivat myös ääntenlaskijoina. Ehdotus hyväksyttiin päätökseksi yksimielisesti. 49 Työjärjestyksen hyväksyminen n ehdotus: Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Ehdotus hyväksyttiin päätökseksi yksimielisesti seuraavin lisäyksin: Muissa mahdollisissa asioissa 58 käsitellään Vieremän seurakunnan luottamushenkilöiden palkkiosääntöä. Ilmoitusasioihin 57 lisätään tiedoksi Kyrönniemen talkooasia.
4 50 KIRKONMÄEN PELTOJEN VUOKRAUS Kirkkoneuvosto 1.3.2017 39 Kirkonmäen pellot (Sotkunlammin tilan pellot) on vuokrattu Arto Vornaselle vuoden 2017 loppuun saakka. Arto Vornanen on ilmoittanut halukkuutensa jatkaa vuokrasopimusta vuosille 2018-2022 entisin ehdoin (liite). Pellot ovat olleet hänellä vuokralla vuodesta 1996 alkaen. Vuokra on pysynyt samana koko ajan ollen tällä hetkellä 84,10 /ha. Talouspäällikön esitys: Kirkkoneuvosto keskustelee kirkonmäen peltojen vuokrauksesta ja vuokrahinnasta. Kirkkoneuvosto keskusteli asiasta ja päätti, että kirkonmäen pellot ilmoitetaan julkisesti vuokrattavaksi tarjousten perusteella 1.1.2018 alkaen 10 vuoden vuokra-ajaksi. Kirkkoneuvosto 18.5.2017 50 Arto Vornanen on lähestynyt 9.3.2017 päivätyllä kirjeellä kirkkoneuvostoa. Kirje kokonaisuudessaan on pykälän liitteenä. Korjauksena edellisen kokouksen pykälään 39 mainittakoon, että Arto Vornanen on ollut seurakunnan vuokralaisena Sotkunlammin tilan pelloilla jo vuodesta 1988 alkaen. Kirjeessään hän myös toivoo neuvoston harkitsevan uudelleen peltojen vuokrauksen laittamista julkiseen hakuun. Talouspäällikön esitys: Arto Vornanen ei ole tuonut mitään sellaista asiaa esiin 9.3.2017 päivätyssään kirjeessä, joka edellyttäisi kirkkoneuvoston 1.3.2017 kokouksen pykälän 39 uudelleen käsittelyä. Kirkkoneuvosto toteaa, että Arto Vornanen on hoitanut tilan pellot hyvin vuosien ajan. Seurakunta on kuitenkin julkinen yhteisö ja sen toiminnan tulee kestää julkista tarkastelua. Julkinen tarjouskilpailu on tätä päivää ja oikeudenmukaista kaikkia alueella maanviljelyä ammattinaan harjoittavia kohtaan. Asian näin ollen kirkkoneuvoston 1.3.2017 tekemä päätös ilmoittaa kirkonmäen pellot (Sotkunlammin tilan pellot) julkisesti vuokrattavaksi tarjousten perusteella 1.1.2018 alkaen, säilyy ennallaan. Esitys hyväksyttiin yksimielisesti
5 51 RAHAVAROJEN JA ARVOPAPERIEN TARKASTAMINEN Talouspäällikön ehdotus: Kirkkoneuvosto valitsee vuosiksi 2017-2018 keskuudestaan kaksi henkilöä, jotka aikaa edeltäpäin ilmoittamatta yhdessä tarkastavat seurakunnan rahavarat ja arvopaperit ainakin kerran vuodessa. Tarkastuksesta on annettava kertomus kirkkoneuvostolle sekä varsinaisille tilintarkastajille. Kirkkoneuvosto valitsi rahavarojen ja arvopaperien tarkastajiksi Viljo Honkasen ja Markku Huttusen vuosiksi 2017-2018.
6 52 TOIMINTAKERTOMUS JA TILINPÄÄTÖS VUODELTA 2016 Kirkkoneuvosto 1.3.2017 41 Talouspäällikön ehdotus: Kirkkoneuvosto 1) hyväksyy toimintakertomuksen sivulla 40 esitetyn kirkkoneuvostotason ylityksen 2) esittää kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi kirkkovaltuustotason ylityksen 3) esittää kirkkovaltuustolle, että tilikauden alijäämä 30.811,60 euroa siirretään taseen omaan pääomaan tilille "Edellisten tilikausien yli/alijäämä". 4) hyväksyy ja allekirjoittaa vuoden 2016 toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen sekä jättää sen tilintarkastajan tarkastettavaksi. Liitteenä on toimintakertomus ja tilinpäätös. Ehdotus hyväksyttiin päätökseksi yksimielisesti. Kirkkoneuvosto 18.5.2017 52 Toimintakertomus ja tilinpäätös on lähetetty edellisen kokouskutsun liitteenä. Vieremän seurakunnan tilintarkastus suoritettiin 16.3.2017. Talouspäällikön ehdotus: Kirkkoneuvosto 1) esittää kirkkovaltuuston vahvistettavaksi toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen vuodelta 2016 2) esittää kirkkovaltuustolle tilintarkastuskertomuksen (liitteenä) Ehdotus hyväksyttiin päätökseksi yksimielisesti.
7 53 VASTUUVAPAUDEN MYÖNTÄMINEN n ehdotus: Kirkkoneuvosto jättää kirkkovaltuustolle vastuuvapauden myöntämisen seurakunnan hallintoa ja taloutta hoitaneille tilikaudelta 1.1. - 31.12.2016. Ehdotus hyväksyttiin päätökseksi yksimielisesti.
8 54 PIISPANTARKASTUKSEN PÄÄTÖSLAUSUNTO Päätöslausunnossa Vieremän piispantarkastuksesta 21.4. ja 23.4.2017 annetaan sivulla 7 Vieremän seurakunnan työn tukemiseksi kehittämistehtäviä. Ensimmäisessä kohdassa mainitaan avoimen keskustelun käyminen piispantarkastuksesta. Päätöslausunto liitteineen on jaettu työntekijöille ja lähetetty luottamushenkilöille jo aiemmin. n esitys: Käydään avoin ja arvioiva keskustelu piispantarkastuksesta. Käydyn keskustelun pohjalta päätettiin seuraavista asioista: 1. Talouspäällikkö, yhteistyössä johtoryhmän kanssa, laatii taloudentasapainottamiseksi ohjelman joka tuodaan viimeistään syyskuussa neuvoston käsiteltäväksi. 2. Kyrönniemen leirikeskus suljetaan talvikaudeksi, ajalle 1.11.2017-30.4.2018. Tästä saadaan säästöjä energiakuluista, jätehuollosta sekä talvikunnossapidosta. Kyrönniemen käyttö talviaikaan on ollut vähäistä ja kannattamatonta.
9 55 KUOPION HIIPPAKUNNAN TUOMIOKAPITULIN SELVITYSPYYNTÖ 27.4.2017 Kuopion hiippakunnan tuomiokapituli 27.4.2017 67 Kirkkohallitus on lähettänyt tuomiokapituleille kirkonkirjojen digitointiin liittyvän selvityspyynnön. Selvityspyynnössä mainitaan seuraavaa: Kirjuri-jäsentietojärjestelmän tavoitteena on kirkonkirjojen valtakunnallinen käytettävyys. Seurakunnan jäsenen kaikki tiedot hänen elinkaarensa ajalta voidaan tulevaisuudessa koota yhdelle Kirjurista tulostettavalle virkatodistukselle. Tietojen kokoaminen yhdelle virkatodistukselle edellyttää, että seurakunnat digitoivat ja indeksoivat manuaalisen kirkonkirjamateriaalinsa (kirjamuotoiset kirkonkirjat ja perhelehdet), että materiaali on viety Kirjurin digiosioon ja että se on tarkastettu. Kirkkohallituksen täysistunnon 13.10.2015 antaman määräyksen mukaan seurakuntien on digitoitava ja indeksoitava materiaali vuoden 2016 loppuun mennessä sekä tarkastettava materiaali ja korjattava huomatut virheet ja puutteet vuoden 2017 loppuun mennessä. Kirkkohallitus on voinut seurakunnan kirjallisesta hakemuksesta erityisestä syystä myöntää digitointiin ja indeksointiin lisäaikaa enintään kuusi kuukautta eli 30.6.2017 saakka. Lisäaikaa ei myönnetä aineiston tarkastamiseen tai korjaamiseen. Päätös on julkaistu Kirkon säädöskokoelmassa (Nro 121/2015). Se on tullut voimaan 1.11.2015. Kirkkohallituksen tiedon mukaan osa seurakunnista ei kuitenkaan ole noudattanut kirkkohallituksen täysistunnon määräystä kirkonkirjojen digitoinneista. Selvityspyynnössä mainitaan Kuopion hiippakunnan osalta seuraavat seurakunnat, joista kirkkohallitukseen ei ole tullut aineistoa eivätkä seurakunnat ole hakeneet jatkoaikaa kirkonkirjojen digitoimiseksi: Hankasalmen seurakunta (puuttuu perhelehdet), Ilomantsin seurakunta (puuttuu perhelehdet), Joensuun seurakunta (puuttuu historiakirjat), Juuan seurakunta (puuttuu perhelehdet), Varkauden seurakunta Kangaslammen seurakunnan osalta (puuttuu perhelehdet), Vaara-Karjalan seurakunta Kiihtelysvaaran (puuttuu perhelehdet ja historiakirjat) ja Tuupovaaran (puuttuu perhelehdet) seurakuntien osalta, Kiuruveden seurakunta (puuttuu perhe-lehdet), Konneveden seurakunta (puuttuu perhelehdet), Outokummun seurakunta (puuttuu perhelehdet), Lapinlahden seurakunta (puuttuu perhelehdet), Liperin seurakunta (puuttuu perhelehdet), Nurmeksen seurakunta (puuttuu perhelehdet), Pielaveden seurakunta (puuttuu perhelehdet),
10 Pielisensuun seurakunta (puuttuu perhelehdet ja osa historiakirjoista), Lieksan seurakunta (puuttuu perhelehdet), Polvijärven seurakunta (puuttuu perhe-lehdet), Pyhäjärven seurakunta (puuttuu perhelehdet ja osa historiakirjoista), Rääkkylän seurakunta (puuttuu perhelehdet), Sonkajärven seurakunta (puuttuu perhelehdet, pääkirjat ja osa historiakirjoista), Tervon seurakunta (puuttuu perhelehdet), Valtimon seurakunta (puuttuu perhelehdet), Vesannon seurakunta (puuttuu perhelehdet), Vieremän seurakunta (puuttuu perhelehdet), Rantakylän seurakunta (puuttuu perhelehdet ja kirkonkirjat) ja Joensuun seurakuntayhtymän keskusrekisteri (puuttuu perhelehdet). Kirkkohallituksen selvityspyynnön mukaan puuttuvien aineistojen vuoksi Kirjurijäsentietojärjestelmälle asetettu alkuperäinen tavoite kirkonkirjojen valtakunnallisesta käytettävyydestä mm. asiakkaan palvelemiseksi yhdestä paikasta ei toteudu. Kirkkojärjestyksen 19 luvun 1 :n mukaan valvonta kuuluu tuomiokapituleille, joten Kirkkohallitus pyytää tuomiokapitulia selvittämään miksi kirkonkirjojen digitointeja ei ole tehty ja pyytää tuomiokapitulia ryhtymään tarvittaviin toimenpiteisiin. Pyydetään yllä mainittujen seurakuntien kirkkoneuvostoilta ja keskusrekisteriin kuuluvien seurakuntien osalta seurakuntayhtymän yhteiseltä kirkkoneuvostolta selvitys siitä, 1) miksi kirkonkirjojen digitointia ei ole tehty sekä 2) millä aikataululla seurakunta / seurakuntayhtymä suorittaa puuttuvien kirkonkirjojen / perhelehtien digitoinnin ja materiaalin tarkastamisen. Selvitys tulee toimittaa tuomiokapitulille 26.5.2017 mennessä. Rääkkylän seurakunta kuuluu nykyään Kiteen seurakuntaan ja Mikkelin hiippakuntaan. Esitys Pyydetään Hankasalmen, Ilomantsin, Juuan, Varkauden, Kiuruveden,Konneveden, Outokummun, Liperin, Nurmeksen, Lieksan, Polvijärven,Pyhäjärven, Tervon, Valtimon, Vesannon ja Vieremän seurakuntien osalta seurakunnan kirkkoneuvostolta sekä Joensuun seurakuntayhtymän keskusrekisteriin ja Ylä-Savon seurakuntien keskusrekisteriin kuuluvien seurakuntien osalta seurakuntayhtymien yhteiseltä kirkkoneuvostolta selvitys siitä, 1) miksi seurakunnan / keskusrekisterin kirkonkirjojen / perhelehtien digitointia ei ole tehty sekä 2) millä aikataululla seurakunta / seurakuntayhtymä suorittaa puuttuvien kirkonkirjojen / perhelehtien digitoinnin ja materiaalin tarkastamisen. Mikäli seurakuntayhtymässä kirkonkirjojen / perhelehtien digitointi ja tarkastaminen on seurakunnan vastuulla, pyydetään selvityspyyntö välittämään kyseisille seurakunnille.
11 Selvitys tulee toimittaa tuomiokapitulille 26.5.2017 mennessä. Selvityksen antamatta jättäminen ei estä tuomiokapitulia ryhtymästä asiassa tarvittaviin toimenpiteisiin. Päätös: Esitys hyväksyttiin Kirkkoneuvosto 18.5.2017 55 Kuopion hiippakunnan tuomiokapitulin pöytäkirjanote 27.4.2017 67 on kokonaisuudessaan pykälän liitteenä. n esitys: Vieremän seurakunnan kirkkoneuvosto antaa Kuopion hiippakunnan tuomiokapitulille seuraavan selvityksen: 1) Miksi seurakunnan perhelehtien digitointia ei ole tehty? Vieremän seurakunta on antanut kirjuri-hankkeeseen liittyvän digitoinnin Arkistointipalvelu Signumin tehtäväksi. Arkistointipalvelu Signum ei ole toimittanut materiaalia kirkkohallitukseen vuoden 2016 loppuun mennessä vaikka digitointi on suoritettu annetussa aikataulussa. Seurakunnalla ei ole ollut tietoa materiaalin toimittamatta jättämisestä määräaikaan mennessä, joten se ei ole voinut hakea jatkoaikaa aineiston toimittamiselle kirkkohallitukseen. 2) Millä aikataululla seurakunta suorittaa puuttuvien perhelehtien digitoinnin ja materiaalin tarkastamisen? Perhelehdet on digitoitu. Riitta Mäntylä Arkistopalvelu Signumista on henkilökohtaisesti puhelimessa 5.5.2017 luvannut kirkkoherra Jukka Koivusalolle, että materiaali kuljetetaan kirkkohallitukseen viimeistään 15.6.2017 mennessä. Vieremän seurakunta tarkistaa aineiston vuoden 2017 loppuun mennessä. Esitys hyväksyttiin päätökseksi yksimielisesti.
12 56 VUOSILOMIEN VAHVISTAMINEN Vuosilomalistaus on pykälän liitteenä. Papiston lomat tiedoksi. n ehdotus: Kirkkoneuvosto hyväksyy lomat esitetyn mukaisesti. Kirkkoneuvosto hyväksyi lomat esitetyn mukaisesti.
13 57 ILMOITUSASIAT - Iisalmen rovastikunnan lääninrovastin päätös 10.5.2017 1 Iisalmen rovastikunnan edustajasta ja varajäsenestä Iitan johtokuntaan Päätös: edustaja Vieremän seurakunnan talouspäällikkö Tiina Toppinen, varajäsen Kiuruveden vt. talouspäällikkö Virpi Tikkanen - Kirkkoherran ja talouspäällikön viranhaltijapäätökset Kipan järjestelmistä, tuodaan nähtäville kokoukseen. - Alustava tuloslaskelma 1-4/2017, tuodaan nähtäville kokoukseen - Kyrönniemessä talkoot 22.5.2017 klo 10, katsomon kattopressujen paikoilleen laitto - Seuraava kirkkovaltuuston kokous 7.6.2017 klo 19 - Seuraava kirkkoneuvoston kokous 14.6.2017 klo 18 n esitys: Kirkkoneuvosto toteaa ilmoitusasiat tietoon saatetuiksi. Kirkkoneuvosto totesi ilmoitusasiat tietoon saatetuiksi.
14 58 LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PALKKIOSÄÄNTÖ Tammikuun 1. päivänä vuonna 2013 voimaantulleen Vieremän seurakunnan luottamushenkilöiden palkkiosäännön 7:s määrittää, että palkkiot maksetaan puolivuosittain jälkikäteen. Kirkon palvelukeskus laskuttaa seurakunnalta palkkioiden maksusta 12,77 /kpl. Luottamushenkilöpalkkioiden maksun ollessa kyseessä tämä tekee noin 400 euroa. Talouspäällikön ehdotus: Siirrytään maksamaan luottamushenkilöpalkkiot kerran vuodessa säästösyistä. Vuoden 2017 palkkioiden maksupäivä olisi tammikuussa 2018. Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi luottamushenkilöiden palkkiosäännön 7. pykälän muutoksen seuraavasti: Luottamushenkilöpalkkiot maksetaan kerran vuodessa jälkikäteen. Ehdotus hyväksyttiin päätökseksi yksimielisesti.
15 59 OIKAISUVAATIMUSOHJEET JA VALITUSOSOITUS Oikaisuvaatimusohje ja valitusosoitus liitetään pöytäkirjaan. 60 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN päätti kokouksen ja luki siunauksen.