RAPORTOINTI LIIKKUVUUSHANKKEISSA

24.8. 2007 RAPORTOINTI LIIKKUVUUSHANKKEISSA VUONNA 2007 HYVÄKSYTYT HANKKEET SISÄLTÖ: RAP4LEO KÄYTTÖOHJEET KOORDINAATTORILLE.2 1 VASEMMAN VALIKON TOIMINNOT...4 2 APURAHANSAAJIEN JA ULKOMAANJAKSOJEN REKISTERÖINTI...5-7 - APURAHANSAAJAN LUOMINEN JA TIETOJEN LISÄÄMINEN - VASTAANOTTAVAN JA LÄHETTÄVÄN ORGANISAATION TIETOJEN LISÄÄMINEN - USEAMMAN APURAHANSAAJAN LUOMINEN KERRALLAAN 3 APURAHANSAAJIEN RAPORTIT...7-9 - KUINKA OHJEISTAA APURAHANSAAJA RAPORTIN TÄYTTÄMISEEN - RAPORTIN LISÄÄMINEN APURAHANSAAJALLE (VÄLI/ LOPPURAPORTTI) - TÄYTETYN RAPORTIN PALAUTTAMINEN APURAHANSAAJALLE - TÄYTETYN APURAHANSAAJARAPORTIN UUDELLEENAUKAISEMINEN 4 TALOUSTIETOJEN REKISTERÖIMINEN...10-13 - TALOUSTIETOJEN LISÄÄMINEN - USEAMMAN MERKINNÄN LUOMINEN KOPIOINTI-TOIMINNOLLA - LISÄÄ RAPORTTI - TALOUSRAPORTIN JÄTTÄMINEN 5 OHJEITA RAPORTIN TEKEMISEEN VUONNA 2007.14 HYVÄKSYTYILLE HANKKEILLE JA UKK 1

RAP4LEO KÄYTTÖOHJEET KOORDINAATTORILLE Tämän ohjeistuksen on tarkoitus opastaa askel askeleelta hankkeen raportoinnin eri vaiheissa. Raportointiin tarvittava, komission tuottama tietokanta on osoitteessa http://fi.rap4leo.org CIMO auttaa kaikissa tietokantaa koskevissa kysymyksissä. Mahdolliset kysymykset ja kehittämisideat voi lähettää osoitteeseen rap4leo@cimo.fi. Alusta toimii parhaiten Internet Explorerilla. YLEISTÄ: Koordinaattorin tehtävät Rap4Leo-alustalla korjaa virheelliset ja täydentää puutteelliset organisaatiotiedot luo ulkomaanjaksot apurahansaajille lisää apurahansaajien tiedot lähettää apurahansaajille tunnukset (kirjekuori-ikoni) lisää partneritiedot lisää yhteyshenkilöitä tarvittaessa lisää kulut apurahansaajille ja hankkeelle tulostaa excel -muotoisen raportin hankkeen loppuraportin liitteeksi CIMOn tehtävät Rap4Leo-alustalla avaa sopimukset kantaan hankkeille lähettää koordinaattorin tunnukset tietokantaan hyväksyy väli/loppuraportin muuttaa sopimuksen statuksen tarvittaessa etsii kadonneet tunnukset mikäli koordinaattorilla kaksoisrooli (sekä koordinaattori että apurahansaaja), CIMO etsii tunnukset Huom! Rap4Leo-tietokantaan syötetyt tiedot ovat osittain peräisin hakemuksesta, mutta osa tiedoista, (kuten organisaation alue ) on annettu oletusarvona ja koordinaattorin tulisi korjata tiedot oikeiksi. Käyttäjätunnukset Koordinaattorin tunnukset Käyttäjätunnus ja salasana lähtevät tietokannasta automaattisesti koordinaattorin hakemuksessa ilmoittamaan sähköpostiin heti kun sopimus on avattu tietokantaan CIMOssa sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Mikäli koordinaattori vaihtuu hankkeen aikana, uudet nimitiedot kirjoitetaan vanhojen päälle. Käyttäjätunnusta ei tarvitse vaihtaa. 2

Apurahansaajien tunnukset Koordinaattorin tulee huolehtia siitä, että apurahansaajilla on toimiva sähköpostiosoite. Koordinaattori lähettää apurahansaajille raportointitunnukset ja tarvittaessa muistutuksen raportin palauttamisesta. Kun apurahansaajan tiedot on syötetty kantaan, koordinaattori painaa henkilön nimen kohdalle ilmestyvää kirjekuori-ikonia, jolloin tietokanta lähettää käyttäjätunnuksen ja salasanan annettuun sähköpostiosoitteeseen automaattisesti. Raportointilomakkeen täyttäminen on hyvä sisällyttää lähtövalmennukseen. Käyttäjätunnukset hankkeen muille yhdyshenkilöille Käyttäjätunnus sopimukseen lähetetään hankkeen koordinaattorille, mutta vastuun vaihtojaksojen lisäämisestä ja talousraportoinnin kirjaamisesta voi jakaa verkostossa tai omassa organisaatiossa. Uuden yhdyshenkilön tunnukset luodaan seuraavasti. Kohdassa Omat tiedot luodaan uusi yhteyshenkilö. Henkilön sähköpostiosoite on tärkeä, sillä henkilö saa tunnuksensa sähköpostitse. Tämän jälkeen palataan http://fi.rap4leo.org aloitussivulle, jossa on kohta "Unohditko käyttäjätunnuksesi tai salasanasi? Kirjoita s-postiosoitteesi alla olevaan kenttään ja paina 'Lähetä'. Jos olet kirjautunut tietokantaan, saat tunnukset sähköpostiisi." Uuden yhdyshenkilön sähköpostiosoite kirjoitetaan tekstikenttään. Henkilö saa tunnukset ja käyttöoikeudet. Mikäli yksi henkilö on mukana monissa verkostoissa ja on yhteyshenkilönä useassa hankkeessa samanaikaisesti, tietokanta tunnistaa vain yhdet tunnukset/ henkilön sähköpostiosoite. Tällöin tunnukset tulee pyytää osoitteesta rap4leo@cimo.fi 3

1 VASEMMAN VALIKON TOIMINNOT: Rap4Leo-sivun vasemmasta valikosta löytyy seuraavia toimintoja: Omat tiedot - näkymästä voi muokata kaikkia muita organisaation tietoja paitsi organisaation nimeä (nimenmuutoksesta ilmoitetaan suoraan CIMOon). - uuden yhteyshenkilön lisääminen Sopimukset Talousraportointiin ja sopimukseen liittyviin opiskelijaraportteihin ja vastaamatta jättäneiden muistutuksiin Sopimustietojen katselu TYÖKALUT sopimusnäkymässä: Talousraportointi. Apurahansaajien taloustietojen päivityttäminen Ulkomaanjaksoraporttien katselu Talousraporttien katselu (Huom! Ilmestyy vasta raportin lähettämisen jälkeen) (Kuva 1) Apurahansaajien raportointitunnusten lähetys Ulkomaanjaksot Apurahansaajat Tästä näkymästä vaihtojen ja apurahansaajien kirjaaminen! Luo uusi vaihto -komennolla luodaan apurahansaajat, ulkomaanjakson vastaanottava organisaatio ja vaihtojen muut tiedot. Tästä näkymästä voi selailla kaikkien organisaatioosi liittyvien apurahansaajien tietoja ja muokata niitä työkalulla Voit myös poistaa apurahansaajia Uusia apurahansaajia voi luoda vain Ulkomaanjaksot -linkistä tai käyttämällä Tuo apurahansaajat toimintoa (import). Partnerit Tulosteet Näkymästä voit vain selailla kaikkien organisaatioosi liittyvien partnereiden tietoja ja muokata niitä, mutta uusia partnereita voi luoda vain Ulkomaanjaksot -linkistä liittyen apurahansaajiin. Voit valita riippuvalikosta haluamasi raportin sopimuksiin liittyvistä syöttämistänne tiedoista. Asiakirjat Raporttipohjia, import-lomake, Rap4Leo-manuaali 4

2 APURAHANSAAJIEN JA ULKOMAANJAKSOJEN REKISTERÖINTI Ulkomaanjaksot Vain tästä näkymästä luodaan apurahansaajia ja merkitään heidän ulkomaanjaksonsa ja vastaanottavan organisaation tiedot! Ulkomaanjakso tarkoittaa yhden tai useamman samaan maahan menevän henkilön jaksoa. Kun ulkomaanjakso on luotu, siihen voidaan lisätä useampi apurahansaaja. Jotta apurahansaaja voi täyttää raportin, hänen ulkomaanjaksonsa tulee olla merkittynä. 1. Ulkomaanjaksojen rekisteröinti: valitse vasemmasta valikosta Ulkomaanjaksot (kuva 2) ja valitse ilmestyvästä riippuvalikosta sopimus, johon jakso liittyy. 2. Jos sopimukseen liittyy vain yksi kohdemaa, ulkomaanjakso tulee tehdä vain kerran. Mutta jokaisen uuden maakohteen kohdalla tulee valita Luo uusi, jonka jälkeen valitaan lähettävä maa (aina Suomi) ja vastaanottava maa. 5

3. Luo/muokkaa vaihto ikkuna avautuu: : (kuva 3) 1) Luo apurahansaaja: luo uusi apurahansaaja (tai valitse jo rekisteröity henkilö riippuvalikosta). - Syötä Luo apurahansaaja -lomakkeelle kaikki määritellyt tiedot. Osoite- ja puhelinnumerotiedot voivat olla lähettävän organisaation. Sähköpostiosoitteen tulee kirjattu oikein, sillä apurahansaaja saa raportointitunnuksensa vain sitä kautta. 2) Lähettävä partneri: Valitse riippuvalikosta organisaatio tai luo uusi (verkoston jäsen). 3) Vastaanottavat organisaatiot: Valitse riippuvalikosta vastaanottava organisaatio tai luo uusi. Täytä loppuun saakka ja paina Tallenna. 6

Useamman apurahansaajan luominen yhdellä kertaa: Jos apurahansaajien lähettävän ja vastaanottavan organisaation tiedot ovat samoja, voit monistaa apurahansaajan tiedot seuraavasti: Valitse ulkomaanjaksot, (kuva 4) Jonka jälkeen paina monistettavan apurahansaajan kohdalla ikonia Avautuvasta apurahansaajan ikkunasta luodaan uusi apurahansaaja: (kuva 5) Ja tallennetaan uuden henkilön tiedot. Muut tiedot joko muutetaan tai jätetään kopion kaltaisiksi. Tallennetaan. Apurahansaajatietolomake ja import-toiminto: Koordinaattorilla on mahdollisuus siirtää useampi vaihtoon lähtijä kerralla tietokantaan importtoiminnolla. Tarvittavan excel- tiedoston voi tallentaa omalle koneelle kohdasta Asiakirjat. Apurahansaajien tiedot kirjataan oransseihin kenttiin ja tallennetaan omalle koneelle. Tarvittavat aluekoodit ovat saman tiedoston toisella välilehdellä. (kuva 6) 7

Tietojen siirto tietokantaan import-toiminnolla: 1) Apurahansaajat -valikossa: paina ylävalikon Tuo apurahansaajat nappia (kuva 6). 2) Anna kuvaus (esim. päivämäärä) ja valitse alasvetovalikosto Participants import 3) Valitse alasvetovalikosta hankkeen valintavuosi 4) Valitse tiedosto, johon on syötetty apurahansaajien tiedot ja paina ok, lähetä ja sulje 5) Tarkista tietojen oikeellisuus (tietokanta ilmoittaa virheellisistä tiedoista) 6) Paina Siirrä tietojen siirtämiseksi tietokantaan ja tarkista että tiedot löytyvät Apurahansaajat -valikosta. 3 APURAHANSAAJIEN RAPORTIT Apurahansaajien tulee täyttää raportti viimeistään 10 päivää ulkomaanjakson päätyttyä. Yli 13 viikkoa kestävissä vaihdoissa apurahansaajien tulee täyttää väliraportti, joka on sama lomake kuin loppuraportti. Tällöin raportti tulee palauttaa apurahansaajalle (ks. alla). Raportin lähettäminen apurahansaajan täytettäväksi: Sopimuksen tiedoissa näkyy työkalujen kohdalla ikoni (kuva 7) Paina kirjekuori-ikonia, jolloin aukeaa tiedot apurahansaajista, joilla ei ole raportointitunnuksia tai jotka eivät ole vielä täyttäneet raporttiansa. Valitse haluamasi henkilöt ja paina Lähetä. Muistus lähtee apurahansaajalle ja hän saa tunnukset sähköpostitse. Täytetyn raportin palauttaminen apurahansaajalle: Pitkissä jaksoissa apurahansaajan tulee täyttää väliraportin jälkeen loppuraportti, jolloin koordinaattorin tulee ns. palauttaa raportti apurahansaajalle. Raportti voidaan palauttaa myös jos apurahansaaja haluaa täydentää raporttia tai se on täytetty puutteellisesti. 8

Mene ulkomaanjaksot kohtaan, klikkaa ikonia (neliö, jossa ruksi päällä ilmestyy täytettyjen rapottien yhteydessä), muuta statusta painamalla OK. Nyt apurahansaaja voi täyttää lomakkeen uudestaan. (kuva 8) APURAHANSAAJAN RAPORTIN TÄYTTÄMINEN Lähetettyäsi tunnukset apurahansaajalle raportin täyttämiseksi, apurahansaaja saa sähköpostitse käyttäjätunnuksen ja salasanan ja osoitteen Rap4Leo-kantaan http://fi.rap4leo.org (kuva 9) Apurahansaajalle avautuu (kuva 8) ikkuna, jossa hän voi tarkistaa omat tietonsa (mutta hän ei pääse niitä itse muuttamaan). Klikkaamalla ikonia avautuu apurahansaajaraportti. Apurahansaajan tulee vastata kaikkiin kysymyksiin joko avokenttiin tai numero- ja värikoodein: Täysin eri mieltä - Eri mieltä - Jokseenkin samaa mieltä - Samaa mieltä - Täysin samaa mieltä Jokaisen sivun jälkeen tulee painaa Jatka tai peruuta. Lopuksi raportti kysyy Haluatko sulkea raportin? Sulkemisen jälkeen voit tulostaa raportin ja lähettää yhteyshenkilöllesi. Jos vastaat "Ei", raportti tallentuu vastauksineen ja voit jatkaa raportin täydentämistä myöhemmin, tulostaa sen ja lähettää sen kansalliselle toimistolle. 9

Kun apurahansaaja vastaa Kyllä, raportti sulkeutuu ja ikkunanäkymä palaa apurahansaajan tietoihin. Tällöin kuvassa 8 (yllä) oikeaan reunaan kohtaan Valinnat ilmestyy ikoni tulostusta varten. Raportti tulostetaan ja lähetetään koordinaattorille, joka kerää raportit ja lähettää väli-/ loppuraportin yhteydessä kansalliseen Leonardo-toimistoon. Apurahansaajien valmennus: raportointilomakkeen täyttäminen on hyvä sisällyttää lähtövalmennukseen. Koordinaattori pääsee katsomaan raportin kysymyksiä Sopimus -näkymästä suurennuslasilta näyttävän ikonin kautta. Jo täytetyt raportit näkyvät Ulkomaanjaksot -näkymästä suurennuslasi-ikonin alta. 4 TALOUSTIETOJEN REKISTERÖIMINEN HUOM! TÄMÄ OSIO PÄIVITETÄÄN SYKSYN 2007 AIKANA. TALOUSTIETOJA EI VOI TÄLLÄ HETKELLÄ REKISTERÖIDÄ. Taloustietojen lisääminen koskee jokaista ulkomaanjaksoa/ sopimus. Tietoja käytetään (väli- ja/tai) loppuraportointiin. Klikkaa Sopimukset kohtaa vasemmassa valikossa. Kyseenomaisen sopimuksen kohdalla klikkaa symbolia talousraportointiin: (kuva 10) 10

Täytä itse LdV:tä ja muista varoista hallintoon käytetyt varat Muut tiedot ylänäkymässä päivittyvät automaattisesti sitä mukaa kuin taloustietoja täytetään apurahansaajille. (kuva 11) Huom.1. Hankkeen aikana apurahalle kertynyt korko -osiota ei tarvitse huomioida. Huom.2. Esitäytetyissä luvuissa on matkaan ja elinkustannuksiin myönnetty tuki on merkitty kohtaan elinkustannukset. Koordinaattorin tulee jakaa summat talousraporttiin oikeisiin kohtiin: matka, vakuutus ja elinkustannukset. Apurahansaajien talousraporttia klikattaessa avautuu alla oleva näkymä: 11

(kuva 12) Täytä matka-, vakuutus- ja muut taloustiedot. Voit palata muokkaamaan niitä myöhemmässäkin vaiheessa. Mahdollinen valmennus merkitään taulukkoon Luo uusi -toiminnolla. Lopuksi tallenna kaikki Ok-painikkeesta. Kun lähtijäkohtainen talousraportti suljetaan Päivitä talousraportti -näkymän alareunasta voit valita joko Ok, jos aiot vielä myöhemmin lisätä apurahansaajien taloustietoja. Kun talousraportti on valmis väli- tai loppuraporttiin, paina Lähetä talousraportti lähettääksesi sen. Huomaa, että sen jälkeen raporttiin ei voi tehdä muutoksia. Huom! Jos lähetät raportin vahingossa ennen aikojaan, ota yhteyttä RAP4LEO@CIMO.FI, ja raportti aktivoidaan uudestaan 12

USEAMMAN MERKINNÄN LUOMINEN KOPIOINTI-TOIMINNOLLA Päivitä talousraportti -näkymästä (kuva 10) klikkaa ikonia, jolloin voit tehdä identtisiä talousmerkintöjä kaikille haluamillesi lähtijöille, ja halutessasi muokata niitä. TALOUSRAPORTIN JÄTTÄMINEN Kun olet täyttänyt kaikki taloustiedot, valitse Lähetä talousraportti ja paina ok. Lähettämisen jälkeen et voi enää tehdä muutoksia, mutta raportti on nähtävissä -ikonin alta. Paina osaksi. jolloin saat tiedot excel-tiedostoon. Tallenna raportti itsellesi ja tulosta se loppuraportin TYÖKALUT Muokkaa Tietojen yleiskatsaus Raportin katseleminen Talousraportin katseleminen Selaa listaa Kopioi apurahansaaja- tai rahoitustietoja (voit luoda samankaltaisista tiedoista useamman kerralla) Täytetyn raportin palauttaminen apurahansaajalle Täytä/ muokkaa talousraportti Talousraportin kooste excel -tiedostona (kerää automaattisesti täytetyt tiedot) Lähetä automaattinen e-mail apurahansaajalle raporttia varten Tulosta Ryhmäpostitus: Rap4leo-alustassa on massapostitus-toiminto. Koordinaattori voi valita kaikista lähtijöistä haluamiensa kriteereiden avulla henkilöt, joille lähettää saman sisällön ryhmäpostina, esim. muistutuksen raportoinnista: Apurahansaajat -näkymästä valitaan kohta Lähetä postia. Viesti voi olla teksti- tai html-muotoinen. 13

5 Ohjeita raportin tekemiseen vuonna 2007 hyväksytyille hankkeille ja usein kysytyt kysymykset Raportointi tapahtuu kokonaisuudessaan Rap4Leo-raportointitietokannassa (http://fi.rap4leo.org), lukuun ottamatta sisällön raportointia. Rap4Leo on EU:n komission tarjoama palvelu liikkuvuushankkeiden raportointiin. Tarvittavat tunnukset tietokantaan koordinaattori on saanut CIMOn Leonardo-yksiköstä kun hankkeen rahoitussopimus on tehty. CIMO auttaa kaikissa tietokantaa koskevissa kysymyksissä. Promoottorin loppuraportti koostuu seuraavista osista: 1. Laadullinen arvio hankkeesta (tavoitteet ja niiden toteutuminen, valmennus, jne.) 2. Apurahansaajien raportit allekirjoitettuina (apurahansaaja täyttää ja tulostaa raportin Rap4Leo-raportointitietokannasta) 3. Talousraportti (excel -tiedosto välilehtineen tulostetaan Rap4Leo-tietokannasta) 4. Kirjanpidon ote kaikilta hankkeilta 5. Kuittikopiot (toimitetaan CIMOon vain pyydettäessä) Loppuraportti tulee toimittaa CIMOon mahdollisimman pian hankkeen toimintojen päätyttyä, kuitenkin viimeistään 30 päivän kuluessa sopimuskauden päättymisestä omalle yhteyshenkilölle CIMOon. Raportti tarkastetaan sisällön ja talouden osalta. Promoottori saa loppuraportista palautteen. Loppuraportin tulee antaa hankkeesta selkeä sisällöllinen, tilastollinen ja taloudellinen kokonaiskuva, jonka perusteella CIMO tekee komissiolle yhteenvedon Leonardo-hankkeiden kansallisesta merkityksestä. Pyydämme toimittamaan myös kopiot mahdollisista apurahan saajien laatimista laajemmista raporteista CIMOon. Samoin pyydämme liittämään loppuraportin liitteeksi kopiot mahdollisista projektiin liittyvistä lehtiartikkeleista, julkaisuista jne. Laadullisen raportin pohja ja muita lomakkeita ja ohjeita on osoitteessa http://www.cimo.fi > Leonardo da Vinci > Liikkuvuushankkeiden hallinto. 14

Usein kysytyt kysymykset ja vastaukset 1. Kysymys: Sisäänkirjautuminen ei onnistu. Vastaus: Paina nappia kirjaudu, ei enter / kysyjä on kahdessa roolissa ja yrittää väärillä tunnuksilla. 2. Kysymys: Miten lisätään valmennuskulut? Vastaus: Mene kyseisen apurahansaajan kohdalle, skrollaa sivun alaosaan ja paina nappia lisää valmennuskulut. 3. Kysymys: Miten jätän väli/loppuraportin? Vastaus: Mene talousraporttinäkymään, paina sivun alaosassa olevaa nappia jätä väliraportti tai jätä talousraportti. Tulosta etusivun valinnat -kohdasta excel taulukko, jonka eri välilehdiltä tarvittavat tiedot löytyvät. 4. Kysymys: Miksi en saa excelissä kaikkia tietoja näkyviin? Vastaus: Tiedoston vasemmasta alakulmasta löytyvät eri välilehdet, joilla on tarvittavat tilasto- ja taloustiedot. Mikäli et saa välilehtiä näkyviin, tarkista tietokoneen näytön säädöt. 5. Kysymys: Miksi apurahansaajien kuluerittely ei tule näkyviin väliraportoinnin yhteydessä? Vastaus: Kuluerittely per edunsaaja tulee näkyviin kun NA on hyväksynyt väliraportin. Siihen saakka kuluerittely näyttää nollaa, vaikka kuluja on syötetty. 6. Kysymys: Miksi tunnukset eivät mene edunsaajille perille? Vastaus: Sähköpostiosoite on toimimaton tai väärä / vastaanottajalla on tehokas roskapostin suodatus. Tarvittaessa tunnukset voidaan lähettää CIMOsta. 7. Kysymys: Miksi tietokanta ei anna edetä ellen syötä tietoja kaikkiin kenttiin? Partnerilla ei ole postinumeroa / sähköpostia, jne. Vastaus: Ellei tietoa ole, keksi joku tekaistu, esim. etu.suku@sposti.com. 8. Kysymys: Syötin väärän luvun budjettitaulukkoon, enkä saa sitä korjattua. Mitä teen? Vastaus: Syötä sama summa miinusmerkkisenä kohdassa uusi maksu poistaaksesi virheellisen luvun. 15