2017 Ikäihmisten kotihoidon toimintamalli ja kirjaamisen edellytykset IKI-HANKE, LOPPURAPORTTI
Sisällysluettelo 1. JOHDANTO... 4 1.1.Raportin tarkoitus ja rakenne... 4 2. HANKKEESEEN OSALLISTUNEET TYÖNTEKIJÄT... 4 3. HANKKEEN TARKOITUS... 5 4. HANKKEEN TOTEUTUS... 5 4.1 Hankkeen toimintaympäristö... 5 4.2 Hankkeen hallinnointi... 6 5. HANKKEEN KÄYNNISTYMINEN... 7 6. HANKKEEN TAVOITTEET... 7 6.1 Pitkän ajan tavoitteet... 7 6.2 Lyhyen ajan tavoitteet... 7 7. HANKKEEN TOTEUTUS... 8 7.1 Nykytilan kuvauksen laatiminen... 8 7.2 Nykytilan kuvauksen jälkeinen tarve priorisoinnille... 8 7.3 Kotihoito... 9 7.4 Omaishoidontuki... 10 7.5 SAS toiminta... 10 7.6 Kuntoutumisen suunnitelma... 10 8. KEHITYSTYÖN ALOITUS... 11 9. TULOKSET... 11 9.1 Toimintaan toteutetut muutokset ja niiden vaikutukset... 12 10. KOTIHOITO... 12 10.1 Ilmoitus kotipalvelujen tarpeesta ja Kotipalvelujen tarpeen ensiarvio... 13 10.2 Kotipalvelujen palvelutarpeen arvio... 13 10.2.1 Iki-hankkeen palaute THL:lle asiakirjarakenteesta... 14 10.3 Kotipalvelujen asiakassuunnitelma ja Kotipalvelujen asiakassuunnitelman arvio... 14 10.3.1. Iki- hankkeen palaute THL:lle asiakirjarakenteesta... 15 10.4 Kotipalvelujen asiakaskertomus... 16 10.5 Muut hankesuunnitelmaan kirjatut kotipalvelun asiakirjat... 16 10.6 Asiakirjojen laatimisen tehtäväsiirto esimieheltä kotihoidon tiimisairaanhoitajille/ Uusikaupunki... 17 10.7. Mahdolliset riskitekijät hankkeen jälkeen kotipalvelun asiakirjoja ajatellen... 17 11. OMAISHOIDONTUKI... 18 11.1. Ilmoitus Omaishoidon tuen tarpeesta... 19 11.2 Omaishoidon tuen palvelutarpeen arvio... 19 11.2.1 Iki- hankkeen palaute THL:lle asiakirjarakenteesta... 19 11.3 Omaishoidon tuen asiakassuunnitelma ja asiakassuunnitelman arvio... 19 11.3.1. Iki- hankkeen palaute THL:lle asiakirjarakenteesta... 20 11.4 Omaishoidon tuen asiakaskertomus... 20 11.5 Omaishoidon tuen hakemus, Päätös omaishoidon tuesta ja Päätös omaishoidon tuen sosiaalipalveluista... 20 11.6 Mahdolliset riskitekijät hankkeen jälkeen omaishoidontuen asiakirjoja ajatellen... 21 12. SAS-TOIMINTA... 21 12.1 Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta ja Sosiaalihuollon tarpeesta tehdyn yhteydenoton tai ilmoituksen arvio... 22 12.2 Hakemus sosiaalihuollon asumisen palveluihin... 22 12.3 Sosiaalihuollon palvelutarpeen arvio... 22 12.3.1 Iki- hankkeen palaute THL:lle asiakirjarakenteesta... 22 12.5 Sosiaalihuollon palvelupäätös ja asiakaskertomus... 22 12.6 Mahdolliset riskitekijät hankkeen päättymisen jälkeen SAS toiminnan asiakirjoja ajatellen... 23 13. RAISION OMA PILOTTI... 23 14. KUNTOUTUMISEN SUUNNITELMA... 24 2
15. KIRJAAMISVALMENNUS... 24 16. MUUT HANKEEN AIKANA TEHDYT MUUTOKSET... 25 17. JOHTOPÄÄTÖSET... 25 17.1 Hankkeen onnistuminen suhteessa sille asetettuihin tavoitteisiin... 25 17.2 Hankkeen onnistuminen suhteessa sille asetettuihin riskeihin... 26 18. EHDOTUKSIA JATKOTOIMENPITEIKSI... 27 19 IKI HANKKEEN TYÖSTÄMISEN TOIMINTAPROSESSI LYHYESTI... 28 19.1 Ongelman tunnistaminen ja hankesuunnitelman laatiminen... 29 19.2 Hankkeen esittely henkilöstölle... 29 19.3 Nykytilan kuvaaminen... 29 19.4 Hankkeen työstämisen vaihe... 30 19.5 Pilotointivaihe... 30 19.6 Pilotointivaiheen aikana nousseet muutostarpeet... 30 19.7 Pilotoinnin tulosten läpikäynti ja päätöstenteko... 31 19.8 Hankkeen tulosten raportointi... 31 19.9 Hankkeen jälkeinen aika... 31 20. LOPPUAJATUS... 31 3
1. JOHDANTO 1.1.Raportin tarkoitus ja rakenne Tämä raportti on aikavälillä 1.1.2015 31.3.2017 toteutetun Ikäihmisten kotihoidon toimintamalli ja kirjaamisen edellytykset hankkeen loppuraportti. Hankkeen alkuperäinen nimi on lyhennetty hankeaikana Iki-hankkeeksi ja tässä raportissa käytetään hyvin pitkälle lyhennettyä Iki nimeä. Hanke on toteutettu yhteistyössä Liedon, Raision sekä Uudenkaupungin kuntien kanssa. Hankkeen aloituksesta vuonna 2014 vastasi Varsinais-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus OY Vasso Ab. Hankkeen hallinnollisen vastuusta on huolehtinut Raision kaupunki. Raportin tarkoituksena on kuvata hankkeen tarkoitus, toteutuksen keinot sekä hankkeessa syntyneet tulokset. Lisäksi yhtenä tavoitteena on kuvata, miten saavutettuihin tuloksiin on hankeaikana päädytty. Raportin rakenne muodostuu siten, että alussa esitellään hankkeen toimintaympäristöä lyhyesti, hankkeen tarkoitus, tavoitteet, hallinnointi ja käynnistyminen. Tämän jälkeen käsitellään yksityiskohtaisemmin hankkeen käytännön työstämistä sekä toteutusta. Lisäksi käydään läpi hankkeen kehittämistyön tulokset sekä niiden vaikuttavuutta. Lisäksi raportin lopussa kuvataan hankekunnissa nousseita asioita koskien sosiaali- sekä terveydenhuollon rajapinnan työssä laadittaviin asiakirjoihin. Raportin loppuun on lisäksi kuvattu hankkeen toimintaprosessin etenemisen vaiheita. 2. HANKKEESEEN OSALLISTUNEET TYÖNTEKIJÄT Mitään hankeraporttia ei olisi mahdollista laatia ilman kuntien työntekijöitä, jotka ovat omalla työpanoksellaan mahdollistaneet hankkeen systemaattisen kehitystyöhön kahden vuoden aikana kunnissa. Kuntakohtaisten kiitosten tekeminen ei ole turhaa: Lieto: Ritva Isotalo-Rahkonen, Merja Nessling, Oili Vähätalo, Jaana Vesma, Saara Johansson, Sari Pihlaja, Anniina Haavisto ja Tarja Uusitalo Uusikaupunki: Sirpa Heilä, Marika Rautarinta, Laura Kirkkomäki, Jaana Aitta, Mirva Lähteenmäki, Lea Mäkinen, Suvi Laurila, Outi Oksanen, Sanni Ala-Uotila ja Anneli Suvanto Raisio: Anne Ahonen, Minna Salonen, Marianne Hellgren, Tuula Nikkilä, Marjo Kanerva, Virpi Seppänen, Marja Laakso-Mutikainen ja Hanna-Mari Pölkkynen Kiitos kuuluu yllämainittujen henkilöiden lisäksi myös aivan kaikille Liedon, Uudenkaupungin sekä Raision kotihoidossa, omaishoidontuessa sekä SAS toiminnassa työskenteleville työntekijöille, joita Iki on koskettanut kuluneiden vuosien aikana joko suoraan tai välillisesti. Lämpimät kiitokset lisäksi vielä eri tavoin hankkeen toteuttamiseen osallistuneille tahoille, kuten ohjausryhmälle ja eri yhteistyökumppaneille. Näistä on ehdottomasti mainittava Kapsa-projekti sekä Kansa-kouluhanke. Iki- hankkeen ohjausryhmän toiminnasta on luettavissa tarkemmin kohdassa 4.2 Kiitos kuuluu vielä Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle hankkeen rahoituksen mahdollistamisesta ja Oper yksiköille, eritoten Outi Lehtokarille, tuesta sekä kannustuksesta hankeaikana. 4
3. HANKKEEN TARKOITUS Iki:n tarkoituksena on ollut kehittää hankekuntien ikäihmisten palveluja hyödyntämällä sekä pilotoimalla kansallisesti määriteltyjä sosiaalihuollon palveluluokituksia, toimintaprosesseja ja niiden eri vaiheisiin liittyviä asiakasasiakirjoja ja termistöä. Lisäksi hankkeessa on huomioitu kotihoidossa tehtävä terveydenhuoltolain mukainen palvelu ja sen yhteensovittaminen sosiaalihuollon palveluihin kirjaamisen sekä dokumentoinnin näkökulmasta. Hankkeen kehitystyö on painottunut jo hankesuunnitelmassa käytännön kehitystyöhön ei tietojärjestelmien systemaattiseen kehitystyöhön. Pilotoinnin kohteeksi valikoitui hankkeen valmisteluvaiheessa ikäihmisten palvelukokonaisuus, kotipalvelu sekä omaishoidontuki. Alun hankehakemukseen oli lisäksi suunniteltu pilotoitaviksi lukuisia sosiaalihuollon yhteisiä asiakasasiakirjoja, mutta nämä vaihdettiin hankemuutoksen kautta SAS-toimintaan kohdentuviksi asiakirjoiksi. Hankemuutoksen kautta Iki saatiin kokonaisvaltaisesti ikäihmisten palvelukokonaisuuteen liittyväksi hankkeeksi. 4. HANKKEEN TOTEUTUS Tässä raportin osissa on tarkoitus kuvata, miten Iki-hanke käytännössä toteutui ja mistä se lähti liikkeelle. Aluksi kuvataan yleisesti toimintaympäristö eli se, minkä laajuisesta hankkeesta Iki:ssä on ollut kysymys ja minkälaista työntekijämäärää ja kokoisia organisaatioita se on käytännön työn tasolla koskettanut. Tämän jälkeen käydään läpi tarkemmalla tasolla, miten hanketta on hallinnoitu, miten hankkeen toteutus suunniteltiin ja miten Iki konkreettisesti eteni Nykytilan kuvaamisesta kehittämistyön kautta uusiin toimintakäytäntöihin. 4.1 Hankkeen toimintaympäristö Toimintaympäristö koskettaa kolmen kunnan kotihoidon, omaishoidontuen sekä SAS toiminnan henkilöstöä. Kunnissa on määritelty osalle työntekijöistä työaikaprosenttiosuuksia eli yhden työntekijän työnkuva saattaa koostua kunnan sisällä eri kokonaisuuksista. Hankekuntien henkilöstörakenteet ovat olleet seuraavat: Lieto: Kotihoito: (6 sairaanhoitajaa, 32 lähihoitajaa, 2 kodinhoitajaa, kotiutushoitaja ja palveluohjaaja) SAS-toiminta: 1 (50%) SAP-koordinaattori Omaishoito: 1 (50%) Palveluohjaaja, 2 lähihoitajaa, 1 (50%) hoitoapulainen Uusikaupunki: Kotihoito: (15 sairaanhoitajaa, 45 lähihoitajaa, 5 kodinhoitajaa, 2 fysioterapeuttia, 1 (50%)kuntohoitaja, 50% vapaaehtoistyön koordinaattori, 2 kotihoidon esimiestä) SAS-toiminta: 1 Palveluohjaaja Omaishoito: 1 Omaishoidon koordinaattori, 1 Omaishoidontuessa työskentelevä lähihoitaja Raisio: Kotihoito: (11 sairaanhoitajaa, 61 lähihoitajaa, 10 kodinhoitajaa, 1 fysioterapeutti, 1 Fysioterapeutti (50%), 1 Toimintaterapeutti (50%), 2 kotikuntoutusavustajaa, 2 apulaisosastonhoitajaa, 1 osastonhoitaja) SAS-toiminta: 1 SAS- koordinaattori Omaishoidontuki: 1 Omaishoidon koordinaattori, 1 Muistikoordinaattori (40%: ajantasaistusten teko) Alle on kuvattu mahdollisimman lyhyesti hankekuntien asiakasmäärät vuodelta 2016. Näitä asiakkaita hankkeen aikana työstetyt tulokset ovat jotenkin koskettaneet tai tulevat koskettamaan. Kotihoidon kohdalta on 5
kuvattu säännöllisen kotihoidon asiakkaiden määrät, omaishoidontuessa yli 65 vuotiaiden asiakkaiden määrä ja SAS toiminnassa saapuneiden sekä käsiteltyjen hakemusten määrät vuodelta 2016 Lieto: Kotihoito: 286 säännöllisen kotihoidon asiakasta SAS-toiminta: Uusia asiakkaita 46, näistä 10 sellaisia, joiden hakemus saapunut vuonna 2015 Omaishoidontuki: 74 omaishoidontuen asiakasta Uusikaupunki: Kotihoito: 270 säännöllisen kotihoidon asiakasta SAS-toiminta: Uusia asiakkaita 68 Omaishoidontuki: 84 omaishoidontuen asiakasta Raisio: Kotihoito: 585 säännöllisen kotihoidon asiakasta SAS-toiminta: Uusia asiakkaita 172 ja näiden lisäksi 5 asiakasta, joille haettiin ryhmäkotipaikasta siirtoa hoivalle. Lisäksi perhehoidon toimeksiantosopimukset, jotka SAS-koordinaattori laati, oli yhteensä 16. Kotikuntalaki-siirto asiakaskäsittelyjä oli 4 Omaishoidontuki: 227 omaishoidontuen asiakasta 4.2 Hankkeen hallinnointi Hankkeen aloituksesta vastasi Varsinais-Suomen Sosiaalialan osaamiskeskus OY Vasso Ab. Vasso lähestyi hankekuntia tiedustellen kiinnostuksesta yhteisen Iki-hankehakemuksen laatimiseen. Kunnat kiinnostuivat ja hankehakemus laadittiin loppuvuodesta 2014. Hallinnollisen vastuun hankkeesta otti vastaan Raision kaupunki ja tämän johdosta hankkeen projektipäällikön toivottiin tulevan Raision kaupungilta, kotihoidosta. Hankkeelle perustettiin ohjausryhmä jo alun suunnitteluvaiheessa ja siihen ovat kuuluneet seuraavat henkilöt: Juha Sandberg, sosiaali- ja terveysjohtaja, Raision kaupunki Sari Tanninen, johtava hoitaja, Raision kaupunki Marja-Leena Brander, hallinto ja talouspäällikkö, Liedon kunta Ritva Isotalo-Rahkonen, kotihoidon esimies, Liedon kunta Kirsi Routi-Pitkänen, vs. vanhustyön johtaja, Uusikaupunki, Sirpa Heilä, vs. kotihoidon esimies, Uusikaupunki, Jaakko Penttinen, projektipäällikkö, Turun kaupunki, hyvinvointitoimiala Juha Knuuttila, lehtori, Turun ammattikorkeakoulu Tapio Häyhtiö, toimitusjohtaja, Varsinais-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus OY Vasso Ab Outi Lehtokari, erikoissuunnittelija, Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos Varajäseninä hankkeen ohjausryhmässä ovat olleet: Tarja Miikkulainen, Toimialajohtaja, Liedon kunta Tuula Nikkilä, kotihoidon osastonhoitaja, Raision kaupunki Erillisen kutsun saaneena ohjausryhmän kokouksiin on osallistunut kolme kertaa myös Raision kaupungin talouspäällikkö Sami Koskikallio, joka on vastannut hankkeen rahoitusliikenteen sekä budjetin seurannasta. Ohjausryhmä on kokoontunut hankeaikana yhteensä seitsemän kertaa ja sen tehtävänä on ollut ohjata sekä 6
valvoa hankkeen toimintaa, rahaliikennettä sekä verrata näitä asioita hankesuunnitelmassa asetettuihin tavoitteisiin. Ohjausryhmän vastuulla on ollut myös hankesuunnitelman, hankkeen väli- ja loppuraporttien sekä maksatushakemusten hyväksyminen. Käytännön toteutuksesta on vastannut hankkeeseen palkattu projektipäällikkö Terhi Kiviharju. Projektipäällikön tehtävänä on ollut vastata siitä, että Iki saavuttaa ohjausryhmän hyväksymässä hankesuunnitelmassa sille asetetut tavoitteet. Projektipäällikkö on toiminut lisäksi hankkeen yhteyshenkilönä, vastannut ohjausryhmän päätettäväksi vietävistä asioista ja niiden valmistelusta sekä raportoinut hankkeen edistymisestä. Hankkeeseen ei ole palkattu projektipäällikön lisäksi muita henkilöitä. Ohjausryhmän kokoonpanossa tapahtui hankkeen jatkoaikana pieni muutos. Lehtori Juha Knuuttila oli opetustyönsä vuoksi estynyt saapumaan ohjausryhmän kokouksiin ja jättäytyi pois ohjausryhmästä hankkeen jatkoajaksi. Lisäksi Kapsa-projektin Jaakko Penttinen oli uuden työnkuvansa vuoksi estynyt osallistumaan ohjausryhmän kokouksiin hankkeen jatkoajan aikana, mutta hän on ollut taustatukena tavoitettavissa Ikihankkeelle jatkoaikana. 5. HANKKEEN KÄYNNISTYMINEN Iki:n valmistelu kunnissa aloitettiin hyvissä ajoin loppuvuoden 2014 aikana hankkeen sisällön, aikataulun sekä budjetin laatimisella. Hankehakemuksen laatimisesta sekä jättämisestä Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan kehittämiseksi myönnettävän valtionavustuksen saamiseksi vastasi Vasso. Myönteinen rahoituspäätös tuli joulukuussa 2014. Iki käynnistyi virallisesti 1.1.2015, mutta projektipäällikön löytyminen sekä hankkeeseen siirtyminen tuotti haasteellisuutta. Virallinen työstäminen alkoi tämän vuoksi vasta 1.4.2015 kun projektipäällikkö pystyi irrottautumaan omasta kotihoidon vakanssistaan Raision kotihoidosta hankkeeseen. Projektipäällikön työtiloiksi sovittiin Varsinais-Suomen Sosiaalialan osaamiskeskuksen tilat. Koska hankkeen virallisen työstämisen vaihe siirtyi alun suunnitellusta muutamalla kuukaudella myöhemmäksi, tämä näkyi hankkeen päättymisen vaiheessa. Hankkeelle anottiin lisäaika aikavälille 1.1 31.3.2017, jotta saavutettujen muutosten juurruttaminen saisi lisäaikaa. Samalla saatiin lisäaikaa loppuraportin sekä toimintaoppaan laatimiseen. 6. HANKKEEN TAVOITTEET Vuonna 2014 laaditun hankesuunnitelman mukaan hankkeelle kohdennettiin sekä pitkän, että lyhyen ajan tavoitteita. 6.1 Pitkän ajan tavoitteet Pitkän ajan tavoitteiksi määriteltiin Iki:lle seuraavat asiat: Edistää pilotoinnin myötä saatavan tiedon avulla sosiaalihuollon kansallisen sähköisen asiakastietojärjestelmän ja sähköisen arkiston kehittämistä ja käyttöönottoa kansallisella tasolla Edistää pilotoinnin myötä saatavan tiedon avulla kansallisia tavoitteita ikäihmisten kotihoidon edistämiseksi ja kehittämiseksi Edistää hankkeeseen osallistuvien kuntien valmiutta liittyä sosiaalihuollon valtakunnallisen asiakastietojärjestelmän käyttöönottoon 6.2 Lyhyen ajan tavoitteet Nämä tavoitteet vastaavasti määriteltiin seuraavanlaisesti: Tavoitteena on kuvata ikäihmisten kotihoidon toimintamallit hankekunnissa 7
Tavoitteena on laatia ikäihmisten kotihoidon järjestämisen ja tuottamisen työnkulkukuvaukset kunnissa Tavoitteena on kuvata ikäihmisten kotihoidon onnistumisen kannalta merkittävät asiakkaita ja työntekijöitä koskevat tietosisällöt ja niiden käsittelysäännöt Tavoitteena on kuvata ja tunnistaa ikäihmisten kotihoidon kirjaamisen ongelmakohdat liittyen prosessissa tapahtuvaan kirjaamiseen niin sosiaalihuollon kuin terveydenhuollon asiakirjahallintaan sekä analysoida, miten näitä voi sovittaa yhteen Tavoitteena on luoda toimintamalli asiakkaita ja yksityisiä palveluntuottajia osallistavalle kirjaamiselle ikäihmisten kotihoidossa Hankkeelle asetettuja tavoitteita sekä saavutettuja tuotoksia tarkastellaan tässä raportissa kohdassa 9. 7. HANKKEEN TOTEUTUS 7.1 Nykytilan kuvauksen laatiminen Hankkeen ensimmäisenä konkreettisena tehtävänä oli kuvata hankkeen nykytila kotihoidoissa sekä omaishoidontuessa hankekunnissa. Kuvaaminen toteutettiin hyödyntämällä työntekijöiden asiantuntemusta. Työntekijöitä ja esimiehiä haastateltiin heidän omissa työympäristöissään kuntakohtaisesti, asiakokonaisuuskohtaisesti. Etukäteen työntekijät saivat täytettäväksi Excel pohjaisen lakanan johon työntekijöitä pyydettiin kuvaamaan todellinen prosessi sekä toimintakäytäntö. Toiveena oli todellisuus, eli se todellinen tapa, jolla kysytyn asian kanssa toimitaan. Tapa, miten työntekijät toimivat aidosti, mikä on kuntien lähtötilanne, josta hanke lähtee kuntakohtaisesti eteenpäin. Nykytilan kuvaamisen tavoitteena oli lisäksi nostaa esille käytännön toimintaprosesseihin sisältyvät kehittämistarpeita. Alusta alkaen hankkeessa havaittiin, että kehittämisen keskiössä tulee olla toiminnan kehittäminen, laadittavien asiakirjojen sisällön kehittäminen, ei käytössä olevien tietojärjestelmien systemaattinen kehitystyö. Lisäksi kaiken kehitystyön haluttiin kohdentuvan johonkin, tässä hankkeessa se oli kotona asuva ikäihminen. Kotihoidon sekä omaishoidontuen toimintaprosesseja kuvattiin auki Nykytilan kuvauksessa lyhyesti keskeisten työvaiheiden kautta. Lisäksi Nykytilan kuvauksessa kuvattiin eri vaiheissa syntyvät asiakasasiakirjat sekä tarvittavat tiedot ja niiden tietolähteet. Lisäksi kuntakohtaisesti selvitettiin, minkä ammattinimikkeen työntekijä laatii sekä työstää asiakirjoja. Nykytilan kuvaus laadittiin keväällä 2015. Tästä syntyi oma erillinen dokumentti, Iki-hanke, Nykytilan kuvaus, joka julkaistiin Terveyden ja hyvin- voinnin laitoksen sivuilla loppukesästä 2015. Kehittämiskohteita nousi esille vielä nykytilan kuvaamisen jälkeen. Suurin muutos oli hankkeelle asetettujen Sosiaalihuoltolain mukaisten asiakirjojen jättäminen pois hankkeesta ja tilalle otettiin SAS- toiminnassa työstettävien asiakirjojen pilotointia. Nykytilan kuvauksen jälkeen oli tehtävä hieman priorisointia hankkeeseen kohdennettujen asiakirjojen pilotoinnille. 7.2 Nykytilan kuvauksen jälkeinen tarve priorisoinnille Priorisoinnin kautta selkiintyi tilanne, että hankkeessa on tarve korjata haasteellisimmassa tilanteessa olevien asiakirjojen tilanne sekä toimintaprosessit kuntoon. Asiakirjojen sisällöllinen kehitystyö oli välttämätöntä toteuttaa myös sen vuoksi, jotta käytössä olevat asiakirjat saataisiin vastaamaan hyvin pitkälle THL:n asiakirjarakenteita. Ennen tätä oli kuitenkin tehtävä muutoksia, jotta kaikkia asiakirjoja alettiin edes laatia asiakkaille, koska tämä ei ollut hankkeen alussa kaikissa kunnissa itsestään selvä toimintakäytäntö. Tulevaisuuden Kanta-palveluiden muutoksia ajatellen Iki:ssä oli huomioitava myös määrämuotoisen kirjaamisen asettamat tulevat muutokset asiakirjojen laatimisen prosesseissa tulevien lähivuosien aikana. Asiakirjo- 8
jen laatimiseen on tulossa valtakunnallisia isoja muutoksia, joten nyt hankkeen aikana haluttiin saada hankekuntia valmistautumaan myös tulevaisuuden muutoksiin. Priorisointi oli välttämätöntä tehdä ja se tuotti päämäärän, tavoitetilan, että korjataan keskitetysti nyt suurimmat haastekohdat kuntoon, kuin että työstetään jokaista vähäsen kokonaisuuden jäädessä silloin hajanaiseksi. Mikäli priorisointia ei olisi tehty, nyt saavutettujen tulosten aikaansaannos saattaisi olla pienempi. Alle kirjatut kehittämiskohteet ovat koosteet kolmen kunnan kokonaistilanteista. Käytännöt saattoivat toteutua toisessa hankekunnassa hyvin, mutta toisessa käytäntö saattoi uupua kokonaan. Näiden käytäntöjen pohjata alettiin rakentaa yhtenäistä työkäytäntöä jokaiseen hankekokonaisuuteen niin työprosessia kuin asiakirjon laadintaa ajatellen. Haasteellisuutta tilanteeseen rajapinnan työ, asiakirjojen sisällöt koostuvat niin asiakas kuin potilastiedoista. Lisäksi oman painopisteenä toivat hankekuntien kirjaamisen tasot, joissa oli lisäksi eroavaisuutta. Keskeiset kehittämiskohteet nousivat esille nykytilan kuvaamisen jälkeen seuraavanlaisesti: 7.3 Kotihoito Kaikissa hankekuntien kotihoidoissa ei oltu kuvattu työntekijöille uuden asiakkaan asiakkuuden prosessia asiakirjojen näkökulmasta. Jokaisessa hankekunnassa toimittiin pitkälle oman vuosien aikana -syntyneen työkäytännön mukaan. Uusi työntekijä perehdytettiin asiakirjojen laatimiseen vieriopetuksella, jolloin myös mahdollinen väärä toimintakäytäntö asiakirjan laatimiselle siirtyi uudelle työntekijälle. Syntyneet toimintakäytännöt vaikuttivat osin hiljaisen tiedon tuloksena syntyneinä, näin meillä on aina toimittu -käytänteiltä. Kotihoitojen sisällä samassa organisaatiossa jopa työntekijöiden välillä oli eroavaisuuksia toimintakäytännöissä. Tällöin asiakkaat eivät saaneet saman kunnan sisällä tasa-arvoista palvelua, palvelu oli työntekijäkohtaista, palvelun sisällön määritti työntekijän motivaatio omaan työhönsä sekä näkökulma, jota yksittäinen työntekijä piti tärkeänä. Asiakirjoja ei aina laadittu asiakkaille, asiakkaat eivät välttämättä saaneet itselleen tietoa laadituista kotihoidon palvelukokonaisuudesta asiakassuunnitelman muodossa. Järjestelmään kirjattavan tiedon määrässä oli lisäksi vaihtelevuutta, osa tiedoista saattoi jäädä kunnan omiin paperisiin lomakkeisiin. Tieto ei siirtynyt paperilomakkeelta järjestelmään. Kun tietoa ei dokumentoitu järjestelmään, tieto ei ollut jatkohyödynnettävissä asiakkaan elämässä, hänen palvelukokonaisuudessaan. Asiakirjojen laatimisessa oli hieman sisältöpuutteita, tietoa asiakirjan sisällöistä ei ollut käytössä ja yhtenäiset selkeät työkäytännöt uupuivat. Uuden asiakkaan palveluntarpeen arvion teolle oli kahdessa kunnassa käytössä kunnan oma lomake, kolmannessa kunnassa ei ollut mitään sovittua käytäntöä. Kotihoidon palveluntarpeen arviota ajatellen voidaan tiivistää, että tavallaan jokainen työntekijä toimi oman, itselleen parhaiten sopivan tavan mukaisesti, koska yhtenäistä käytäntöä ei oltu sovittu. Lisäksi yhdessä kunnassa esimiehen työtehtäväksi oli määritelty uuden asiakkaan alun tärkeiden asiakokonaisuuksien hoito esimiestyön lisäksi. Tässä toimintakäytännössä yhteen työntekijään kohdentui kahden ison työosa-alueen valtava kuormitus sekä vastuualueet. Tämän vuoksi yhdeksi tavoitteeksi asetettiin työnsiirtona palveluntarpeen arvion sekä asiakassuunnitelman asiakirjojen laatimisen työprosessien siirrot esimieheltä tiimisairaanhoitajille. Hallinnolliseen päätöksentekoon liittyvät asiakirjat laadittiin joka hankekunnassa oikein, niihin liitettiin saatetekstiosuudet sekä näiden asiakirjoihin liittyvät toimintaprosessit toimivat moitteettomasti. Kotihoidon asiakirjojen pilotoinnin tavoitteeksi asetettiin asiakirjojen sisällön kehitystyö kolmen asiakirjan kohdalla isolla tärkeysjärjestyksellä. Näitä asiakirjoja olivat ilmoitus kotipalvelun tarpeesta, palveluntarpeen arvio sekä asiakassuunnitelma. Iki:ssä otettiin tavoitteeksi asiakkaan osallistamisen lisääminen heti palveluntarpeen laadinnan alkuvaiheesta osaksi asiakkuutta. Kohdentaa juuri arvion laadinnan merkitystä koko asiakkuuden aikana palveluprosessia ajatellen. Lisäksi kunnissa oli havaittavissa tarvetta sisällöllisesti laadukkaampiin asiakirjoihin ja lisätä lain tuntemusta asiakirjojen laadinnassa. Tietojärjestelmän käyttöön kohdistettiin pieni tavoite; järjestelmän tehokkaampaa käyttöä sekä dokumentoitavan tiedon kirjaamista oikein, jotta tieto olisi jatkohyödynnettävissä paremmin asiakkaan palvelukokonaisuudessa. 9
7.4 Omaishoidontuki Hankekunnissa palveluntarpeen arvio omaishoidontukea ajatellen laadittiin hyvin pitkälle omaishoidontuen koordinaattoreiden omasta näkökulmasta. Jokainen koordinaattori oli kehittänyt työvuosiensa aikana oman työtavan toimia, koska yhtenäistä sovittua linjaa ei oltu kunnassa laadittu. Lisäksi kirjaamistavat tietojärjestelmään olivat työntekijöiden omia kirjaamistapoja. Omaishoidontuen asiakassuunnitelmien sisällöissä oli sisältöä ajatellen hieman puutoksia, yhdessä kunnassa ei edes laadittu asiakassuunnitelmia omaishoidontuen asiakkaille. Asiakirjojen dokumentoinnissa tietojärjestelmään oli lisäksi vaihtelevuutta, osa tiedoista jäi paperiseen omaishoidontuen hakemukseen ja tieto ei ollut jatkohyödynnettävissä. Hankkeelle asetettu tavoite oli kaikkien omaishoidontuessa laadittavien asiakirjojen toimintaprosessien kuvaaminen sekä käytössä olevien asiakirjojen sisällöllinen tarkastus. Omaishoidontukea ajatellen tavoitteeksi hankkeelle asetettiin yhtenäiset työkäytännöt palveluntarpeen arvioinnin laatimiselle sekä asiakassuunnitelman sisällölle. Lisäksi Effican järjestelmissä ilmoituksen omaishoidontuen tarpeesta asiakirjan kirjaamista oikein sekä asiakirjan käyttöönotto kunnissa. Omaishoidontuessa on kuntakohtaiset kriteerit olemassa tuen myöntämiselle. Heti alussa oli selkeä linja siinä, että Iki ei ota kantaa kuntakohtaisiin kriteereihin omaishoidon tuen myöntämiselle. Hanke ei ole siis yhtenäistänyt näitä kriteerejä, se rajattiin pois. Lisäksi tässä osa-kokonaisuudessa hanke keskittyi vain yli 65 vuotiaiden omaishoidontukeen, jolloin halutut muutokset saatiin rajattua ikäihmisten palveluiden kokonaisuuteen. Kaikkien näiden tavoitteiden päälle asetettiin vielä, kuten kotihoidossa, tietojärjestelmän käyttöön kohdistuva tavoite; järjestelmän tehokkaampaa käyttöä sekä dokumentoitavan tiedon kirjaamista oikein, siten että tieto on jatkohyödynnettävissä paremmin asiakkaiden palvelukokonaisuudessa. 7.5 SAS toiminta SAS toiminnan asiakirjat ovat sosiaalihuoltolain mukaisia asiakirjoja, joiden laatimista ei ole kuvattu Nykytilan kuvauksessa. Tämä asiakokonaisuus tuli hankkeeseen vasta Nykytilan kuvauksen jälkeen hankemuutoksen kautta. SAS toimintaan ei ole olemassa valmiita asiakirjarakenteita. SAS toiminta kuitenkin kohdentuu kotihoidon sekä omaishoidontuen asiakkaisiin jossakin vaiheessa asiakkuutta. Hankekunnissa toivottiin yhtenäinen käytäntö myös SAS toimintaan siinä laajuudessa kuin se vain olisi mahdollista toteuttaa. Hankkeessa siis kuvataan auki SAS toiminnan prosessit sekä prosessin eri vaiheissa laadittavat asiakirjat. SAS koordinaattoreilla oli omat työtavat kirjaamisessa sekä asiakirjojen laadinnassa. SAS toimintaan toivottiin yhtenäinen palveluntarpeen arvion teon asiakirjan pohja, koska siihen ei ole olemassa valmista asiakirjarakennetta saatavilla. Lisäksi yhden kunnan toiveesta uudistettiin hakemus asumisen palveluihin- asiakirja. Kuten kotihoidossa sekä omaishoidontuessa, niin myös SAS toiminnassa kuntakohtaisesti haluttiin yhdeksi tavoitteeksi tietojärjestelmän käyttöön kohdistuva tavoite; järjestelmän tehokkaampaa käyttöä sekä dokumentoitavan tiedon kirjaamista oikein, siten että tieto on jatkohyödynnettävissä paremmin asiakkaiden palvelukokonaisuudessa. 7.6 Kuntoutumisen suunnitelma Hankkeen ohjausryhmän toiveesta haluttiin lisätä hankkeeseen kuntoutumisen suunnitelmien laatimisen aloittaminen säännöllisen kotihoidon asiakkaille. Lukuisten tutkimusten kautta on havaittu, miten ikäihmisellä fyysisen toimintakyvyn tukeminen säännöllisten liikuntaharjoitteiden avulla tukevat sekä samalla mahdollistavat ikäihmisen kotona asumisen pidempään. Lisäksi tänä päivänä kuntien toiminta-ajatukset pyrkivät lisäksi siihen, että ikäihminen saisi sekä pystyisi asumaan omassa kodissaan pidempään, mitä aikaisemmin. Tämä ei kuitenkaan mahdollistu täysin ilman toimintakyvyn säännöllistä tukemista. 10
8. KEHITYSTYÖN ALOITUS Nykytilan kuvauksen jälkeen perustettiin pienryhmiä, joiden tehtäväksi tuli hankkeen asioiden eteenpäin vieminen omassa kunnassa. Jokaista asiakokonaisuutta ei työstetty eteenpäin samanaikaisesti. Ensimmäisenä lähdettiin liikkeelle kotihoidon, tämän jälkeen omaishoidontuen ja viimeisenä SAS-toiminnan pilotoitavista asiakirjoista. Asiakirjoja työstettiin eteenpäin pienryhmien, pari tai yksilötapaamisten kautta kuntakohtaisesti tai järjestelmäkohtaisesti. Lisäksi pienryhmät kokoontuivat myös kaikki yhdessä hankkeen asioiden parissa. Kehitystyö lähti asiakirjojen tarkastamisella, niiden sisältöjä peilattiin THL:n asiakirjarakenteisiin, etsittiin yhtäläisyksiä sekä eroavaisuuksia. Terveydenhuollon näkökulmat lisättiin pienryhmien kanssa työstettäviin asiakirjoihin. Jokaisessa hankeosiossa oli selkeä näkemys siitä, että asiakirjoja ei voida rajapinnan työssä laatia vain sosiaalihuollon näkökulmasta vaan terveydenhuollon kokonaisuus on otettava huomioon jokaisen osion pilotoitavassa asiakirjassa. Mediatrin järjestelmässä Uusikaupunki on kustantanut pieniä muutoksia uuden Kotihoito-osion käyttöönoton yhteydessä järjestelmäänsä. Muutosten kautta esimerkiksi asiakirjojen otsikot on saatu vastaamaan hyvin pitkälle kansallisen palveluluokituksen otsikoita ja sisältöjä vastaamaan THL:n asiakirjarakenteita. Effican uusi LifeCaren tulo vuonna 2017 toi Effica hankekunnilta kiellon Effican kehitystyöhön. Kaikki muutokset järjestelmään oli suunniteltava ilman kustannuksia, pääkäyttäjien avulla. Perustelut tälle olivat selkeästi kustannussyyt. Uuden LifeCare version käyttöönotto on kunnille iso taloudellinen kustannus, joten vanhaa Efficaa ei haluttu enää rahallisesti kehittää. Efficassa pilotoitavat asiakirjat ovat hyvin pitkälle Effican Kotihoito-osiossa ja se koettiin hankkeen pienryhmissä osin hankalaksi käytännöksi. Lisäksi Kotihoito-osiossa oleva Voimavarakartoituksen asiakirja (palveluntarpeen arvio) koettiin kankeaksi. Sen käyttö oli ennen hankkeen aloitusta jo niukkaa. Hankekunnissa etsittiin vaihtoehtoa siirtää Kotihoito-osiossa laadittava Voimavarakartoitus eli palveluntarpeen arvio asiakirja kertomusosion puolelle potilastietojärjestelmään. Tällöin tieto voidaan myös kirjata rakenteisesti hyödyntämällä FinCC luokitusta, joka myös mahdollistaa kirjatun tiedon jatkohyödynnettävyyden. Tämä työstämistapa tuli kyseeseen palveluntarpeen arvion laatimisen asiakirjassa. 9. TULOKSET Iki:lle yhteiseksi päämääräksi oli asetettu tavoite, että Iki tuottaa hankeaikanaan osallistuville kunnille ikäihmisten kotihoidon palvelujen osalta kansallista määrittelyä hyödyntävän palveluluokituksen ja niitä hyödyntävät palveluprosessit ja asiakasasiakirjat. Hieman Iki:n aloituksen jälkeen alkoi myös valtakunnallinen Kansa-koulu-Hanke, asiakasasiakirjalain toimeenpanohanke, joka tukee sosiaalialan organisaatioiden valmiutta liittyä valtakunnalliseen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Tässä hankkeessa edistetään valtakunnan tasolla määrämuotoisen kirjaamisen käyttöönottoa sekä kansallisten luokitusten ja asiakirjarakenteiden toimeenpanoa asiakastietojärjestelmiin siten, että ne noudattavat sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain vaatimuksia. Iki:n aikana oli kuitenkin selvästi havaittavissa tosiasia, että hankekunnissa tietyt asiakirjoihin liittyvät prosessit olivat sen verran haasteellisessa tilanteessa, joten niiden korjaaminen oli ensisijaista. Jotta hankekunnat voivat toteuttaa Kansa-koulu-hankkeen tuloksena vaadittavat valtakunnalliset muutokset organisaatioissaan, on perusasiat saatava Iki:n aikana edes jollain tasoilla kuntoon. Hankeaikana on palvelutehtäväluokitusten kohdalla keskitytty vain ohjauksen tasolla kertomaan tulevaisuuden muutoksista palvelutehtäväluokituksissa sekä puhuttu kunnissa tulevista muutoksista valtakunnan tasolla. Iki on omalta osaltaan osunut aikaan, jolloin sosiaalihuollon tiedonhallinnassa on tapahtunut paljon muutoksia sekä kehitystä. Monia määrityksiä ja luokituksia on päivitetty Iki:n toteuttamisaikana sosiaalihuollon tiedonhallinnassa, asiakasasiakirjarakenteita on päivitetty, joten osittain muutokset THL:ssä ovat tuoneet haasteellisuutta myös tämän hankkeen pilotoinneille. Lisäksi loppuraporttiin on pakko tehdä lisähavainto, että osin Iki:n aikana saavutetuista muutoksista on jo sosiaalihuollon tiedonhallintaa ajatellen vanhentuneita. 11
9.1 Toimintaan toteutetut muutokset ja niiden vaikutukset Iki:lle oli asetettu tavoite kirjaamisen ongelmakohtien esiin saattamisesta ikäihmisten palveluiden kokonaisuudessa, jolloin kirjaamiseen liittyy niin sosiaalihuolto kuin terveydenhuolto. Miten nämä asiat vaikuttavat toimintaan, kirjaamiseen sekä asiakirjojen laatimiseen. Kaikki Iki hankkeessa tehdyt muutokset ja kehittämistyö haluttiin kohdentaa osaksi sosiaali- sekä terveydenhuollon arkea ja käytännön työtä. Työprosessien uudelleen jäsentämisessä hyödynnettiin kansallisia toimintaprosesseja niin pitkälle, kuin se oli mahdollista. Toiminnan muutokset ovat jo juurtuneet osaksi hankekuntien käytännön työtä ja muutoksilla on ollut näkyviä vaikutuksia. Keskeisimmät toiminnalliset muutokset olivat työprosessin jäsentäminen uudelleen palvelutarpeen arvion avulla, johon on kohdennettu hankkeessa paljon työaikaa joka osiossa. Hankekunnissa on haluttu kohdentaa painopiste keskeisessä asemassa asiakkuutta laadittavaan asiakirjaan, jolla on iso vaikuttavuus asiakkaan palvelukokonaisuuden järjestämisessä. Lisäksi hyvin laadittu palveluntarpeen arvio mahdollistaa aikajana-ajattelun, mikäli laadittu palveluntarve ei johda asiakkuuden syntymiseen. Dokumentoitu kirjaus kuvaa asiakkaan sen hetkisen tilanteen kokonaisvaltaisesti ja tämä kirjaus saattaa saada tärkeän merkityksen myöhemmässä vaiheessa, mikäli asiakkaan elämäntilanne heikkenee huomattavasti. Tällöin voidaan selvittää aikajanallisesti, mitä asiakkaan elämässä on mahdollisesti tapahtunut palveluntarpeen arvioinnin laatimisen välillä. Tulokset asiakirjojen muutoksiin on raportoitu hankeosiokohtaisesti. Joitain pilotoitavia asiakirjoja on yhdistetty saman otsikon alle asiakirjan samanaikaisen käytön sekä merkityksen johdosta. 10. KOTIHOITO Hankekunnissa asiakirjat kotipalvelussa liikkuvat alla olevan kaavion mukaisesti. Punainen nuoli kuvaa asiakasta, jonka tilanne edellyttää välitöntä reagointia. Tämänkaltaisessa tilanteessa asiakirjat laaditaan jälkikäteen palveluiden aloittamisen jälkeen. Hallinnollinen päätöksenteko Kotipalvelujen asiakaskertomus Asiakkuuden alkaminen Kotipalveluhakemus Ilmoitus kotipalvelujen tarpeesta Kotipalvelujen tarpeen ensiarvio Kotipalvelujen asiakaskertomus Kotipalvelujen asiakasmaksupäätös Alkukartoitus Kotipalvelujen palvelutarpeen arvio Kotipalvelujen tuloselvitys Kotipalvelujen asiakasmaksulaskelma Kotipalvelupäätös Palvelujen järjestäminen kotiin Palvelujen tuottaminen Kotipalvelujen asiakaskertomus Palveluiden päättäminen Asiakasasiakirjojen arkistointi Kotipalvelujen asiakassuunnitelma Kotipalvelujen asiakassuunnitelman arvio Kotipalvelujen asiakaskertomus Kotipalvelujen asiakassuunnitelman arvio Kotipalvelujen 12
10.1 Ilmoitus kotipalvelujen tarpeesta ja Kotipalvelujen tarpeen ensiarvio Asiakirja on otettu käyttöön Effica kunnissa, mutta sen käyttöönotto ei ole ollut helppoa ja saumatonta. Käyttöönoton juurruttaminen vaatii edelleen seurantaa hankekunnissa. Mediatrin järjestelmässä tätä asiakirjaa ei ole vielä olemassa. Vaikutukset kohdentuvat eniten ilmoittajan anonymiteetin suojaamiseen. Ilmoittajan tietoja ei ole enää lupa kirjata asiakkaan potilastietojärjestelmän puolelle kertomukseen yhteystietojen kanssa, kuten aikaisemmin. Lisäksi ilmoituksen tulo sekä sen dokumentointi oikein, aloittaa asiakkaan asian vireilletulon prosessin oikein. Aikajana ilmoituksen tulosta palveluntarpeen arvion laatimisen välillä on selvitettävissä entistä helpommin tietojärjestelmästä ja lisäksi saapuneiden ilmoitusten määrää organisaatiotasolla on helppoa seurata. Näiden lisäksi ilmoitus kotipalvelujen tarpeesta tallentuu oikeaan rekisteriin. Kun työntekijä vastaanottaa ilmoituksen kotipalvelujen tarpeesta, asiakirja ohjaa järjestelmässä asiakirjan laatimista myös ensiarvion tekoon. Tällöin palveluiden kiireellisyysasteen arviointi sekä palveluntarpeen arvion laatimisen ajankohdasta sopiminen onnistuu helpommin. Tällöin vaikutus kohdentuu suoraan asiakkaaseen ja hänen palveluiden aloituksen saumattomaan onnistumiseen. Lisäksi vaikutus näkyy työntekijällä, asiakirja ohjaa työprosessia heti alusta lähtien oikein. 10.2 Kotipalvelujen palvelutarpeen arvio Tämän asiakirjan kohdalla vaikuttavuus on laajin. Kolme kuntaa toimii kotihoidon palveluntarpeen arvion laatimisessa hankkeen päättymisen jälkeen täysin yhdenmukaisesti riippumatta kunnasta tai työntekijästä. Asiakirjasta on laadittu yhtenäinen fraasimainen asiakirja. Fraasimaisuus pohjautuu FinnCC luokitukseen ja kirjaaminen tapahtuu potilastietojärjestelmän puolelle. Tietojärjestelmiin on laadittu valmiit fraasipohjat helpottamaan kirjausta ja fraasien perään ohjeistus mitä otsikoiden alle tulee kirjata. Asiakirjan sisältö on laadittu THL:n asiakirjarakenteista kotipalvelun palveluntarpeen arviolle ja siihen on lisätty terveydenhuollon näkökulma. Kokonaisuus on rakennettu järjestelmään jo olemassa olevien otsikoiden sekä tarkentimien mukaisesti. Vaikuttavuus on kohdennettavissa suoraan asiakkaaseen. Jokainen kotihoidon uusi asiakas saa nyt sisällöllisesti saman palveluntarpeen arvion. Lisäksi asiakas osallistetaan palveluntarpeen laatimisen yhteydessä entistä työkäytäntöä paremmin oman palvelukokonaisuuden laadintaan sekä asiakkaan mielipide huomioidaan paremmin. Asiakkaalta selvitetään asiakirjan laatimisen yhteydessä samat asiat, enää palveluntarpeen arvion laatiminen kotihoidossa ei ole työntekijän näköinen, se ei koostu asioista, joita yksittäinen työntekijä piti tärkeinä. Tämä turvaa tasapuolisen sekä oikeudenmukaisen toimintakäytännön kaikille kotihoidon asiakkaille. Palveluntarpeen arvion sisällölliselle laadinnalle on nyt hankkeen aikana työstetty sovitut selvitettävät asiat, sovitut mittarit sekä sovittu kirjaamiskäytäntö ja paikka järjestelmässä, jonne dokumentointi tehdään. Otsikot ovat rakenteiset, tieto on jatkohyödynnettävissä. On olemassa työprosessi, jonka mukaan jokaisen työntekijän tulee toimia ja asiakas huomioidaan tässä prosessissa enemmän. Vaikutus voidaan kohdentaa lisäksi työntekijään. Nyt jokaisella työntekijällä on selkeä sisällöllinen työkalu helpottamaan palveluntarpeen arvion laatimista uudelle asiakkaalle. Enää työntekijän ei tarvitse miettiä, mitä kotikäynnillä tulisi selvittää. Työntekijät toimivat yhdenmukaisen käytännön mukaisesti, jolloin myös tasapuolisuus toteutuu työntekijöiden välillä. Lisäksi, jos työntekijällä on tapa runsaaseen proosamaiseen kirjaamiseen, niin uusi työkäytäntö saattaa jäsentää tässä kohtaa työntekijän kirjaamista sitä helpottaen. Vaikutus on kohdennettavissa myös hankekuntien muihin yksiköihin. Hankkeessa kotihoitoon työstetty uusi toimintakäytäntö on saanut kiitosta hankekuntien terveysasemilta, osastoilta sekä päivätoiminnan yksiköiltä. Huolellisesti laaditun palveluntarpeen arvion dokumentointi on ollut jatkohyödynnettävissä asiakkaan hoidossa myös muissa yksiköissä. Dokumentoitu tieto on käytettävissä, ennen Voimavarakartoitukseen kirjattu tieto ei näkynyt kuin yksiköissä, joissa oli järjestelmän Kotihoito-osio käytettävissä. Mediatrin järjestelmässä ennen hanketta dokumentointi tehtiin toiseen järjestelmään, nyt käytössä vain yksi järjestelmä ja dokumentoitu tieto on kotihoidossa sekä muissa yksiköissä jatkohyödynnettävissä muilla asiakasta hoitavilla tahoilla. 13
Asiakirjan laatiminen vie uuden käytännön kanssa työaikaa enemmän, mutta menetetty aika tulee takaisin laadullisempina asiakirjoina, joiden hyödynnettävyys myös aikajanallisesti on jatkossa organisaatioissa turvatumpaa. Kotihoidon palveluntarpeen arvioinnin laatimista ajatellen ainoa virhe tapahtuu tietojen tallennuksessa. Asiakastietoa tallentuu terveydenhuollon rekisteriin rajapinnan työn haasteellisuuden vuoksi. Tähän hanke ei ole keksinyt ratkaisua. 10.2.1 Iki-hankkeen palaute THL:lle asiakirjarakenteesta Iki:n alussa tätä asiakirjaa työstettiin vanhan kotipalvelun palvelutarpeen asiakirjarakenteen pohjalta. Hankkeen aikana palvelutehtäväluokitusten määrät sekä niiden sisällöt ovat vaihtuneet. Tämän johdosta myös tämän asiakirjarakenteen sisältö muuttui. Lisäksi vaihtui termi, nyt käytössä Iäkkäiden palvelutarpeen arvio. Eroavaisuus asiakirjarakenteen sisällöissä on kuitenkin pienimuotoinen peilaten vanhaan. Asiakirjarakenteesta positiivista pilotointipalautetta hankekunnilta on tuonut ehdottomasti päihteiden käyttöä selvittävä osio. Nyt tämä asiakokonaisuus huomioidaan jatkossa myös hankekunnissa ja mahdolliseen ongelmatilanteeseen osataan puuttua entistä paremmin. Päihteistä ei ennen hanketta osattu kysyä, asia oli haasteellinen nostaa kotikäynnillä esille. Lisäksi teknologian käyttöä kuvaavat osiot saaneet kiitosta. Pienkeittiökoneiden äkkinäinen käyttämättä jättäminen saattaa olla muistisairaalla myös sairauden oire tai kertoa sairauden etenemisestä. Vastaavasti teknologian lisääntyminen ikäihmisten käytössä on huomioitava asia tulevaisuudessa, joten nämä tietokenttäosuudet ovat saaneet positiivista palautetta. Aikaisemmin tähän osa-alueeseen ei kiinnitetty huomiota. Asiakirjarakenteessa on huomioitu tietokentässä kotoutuminen. Tulevaisuudessa tämä asia tulee aivan varmasti myös hankekunnissa eteen ja sen sisäistäminen/huomioiminen on tärkeä asia. Tämä asiakirjarakennemuutos tuli uuden iäkkäiden palveluntarpeen arvion asiakirjarakenteisiin muutoksen jälkeen, joten Iki:ssä asia jätettiin toistaiseksi huomioimatta. Hankekunnista toivotaan asiakirjarakenteeseen selkeästi terveydenhuollon osa-alueen lisähuomioimista, edes pienimuotoisesti. Nyt rakenteessa maininta lääkityksestä, sekä maininta välttämättömistä tiedoista henkilön terveydestä, joilla on merkitystä palvelun antamisen tai tuen tarpeen kuvaamisesta (esimerkiksi kipu, somaattinen sairaus tai fyysistä toimintakykyä rajoittava asia). Näillä asioilla on merkitystä kotihoidon palvelun toteuttamiselle. Mutta: Voisiko asiakirjarakenteeseen lisätä tietokenttä kohtaan vielä Muu mahdollinen terveydenhuollon erikoistilanne kohdan. Tällöin huomautus kenttään voisi kirjata tiedon muusta terveydenhuollon erikoistilanteesta, jolla on vaikutusta asiakkaan palvelukokonaisuuteen, sen laatimiseen ja palveluiden järjestämiseen. Tällöin palveluntarpeen arvioinnin laatimisen ajankohtana tulisi kotihoitoa ajatellen kotisairaanhoidon osuus huomioiduksi myös asiakirjarakenteessa hieman paremmin. 10.3 Kotipalvelujen asiakassuunnitelma ja Kotipalvelujen asiakassuunnitelman arvio Asiakirjan kohdalla pilotoinnin tavoite on ollut kotihoidossa laadittavan asiakassuunnitelman sisällön kehitystyö. Hankekunnissa on otettu lisäksi käyttöön termi Kotihoidon asiakassuunnitelma. Uusi termi kuvastaa suunnitelman asiakaslähtöisyyttä ja asiakkaan osallistamista suunnitelman laadintaan. Asiakassuunnitelman arviointi tapahtuu samaan asiakirjaan, joten tämän vuoksi nämä kaksi asiakirjaa liikkuvat asiakkuuden aikana yhdessä koko asiakkuuden aikana. Vanhat toimintakäytännöt on hankkeen aikana purettu hankekunnissa. Työstämisen seurauksena jokaiselle säännöllisen kotihoidon asiakkaille laaditaan jatkossa asiakassuunnitelma, joka on sisällöllisesti entistä laadukkaampi kokonaisuus. Laatimiselle on sovittu yhteiset käytännöt, joihin jokainen hankekunta on sitoutunut. Asiakassuunnitelma on laadittu hyvin pitkälle toteuttamissuunnitelman mallin mukaisesti THL:n asiakirjarakenteen mukaisesti terveydenhuollon näkökulman painopisteet huomioiden. Asiakassuunnitelmaan kirjataan entistä selkeämmin nykytila, asetetaan tavoitteet kotihoidon palveluille sekä 14
huomioidaan auttamismenetelmien eli keinojen auki kirjaaminen entistä huolellisemmin. Lisäksi uusi käytäntö on kirjata asiakkaan näkemys, mielipide sekä toive hänelle laaditusta palvelukokonaisuudesta myös kotihoidon asiakassuunnitelmaan. Asiakas osallistetaan entistä paremmin myös suunnitelmassa, vaikka suunnitelmaa ei vielä voidakaan laatia yhdessä asiakkaan kanssa asiakkaan kotona. Painopiste asiakassuunnitelman laadinnassa on tulevaisuus, enää Kahdessa hankekunnassa oli käytössä malli, että kaikki asiakkaan palvelut nostetaan samaan palveluvalikkoon näkyville, jolloin asiakkaan koko palvelukokonaisuus on selkeästi katsottavissa yhdestä valikosta. Raisiossa tämä työkäytäntö aloitettiin hankkeen aikana. Tämän muutoksen yhteydessä lisättiin hankkeen aikana Raisiossa palveluluokkien yhteyteen tuntiviitekehykset, jotka antavat asiakkaalle tiedon, mihin tuntiviitekehykseen hänelle laadittu palveluluokka sijoittuu. Vaikutukset näillä pienillä muutoksilla järjestelmässä kohdentuvat juuri asiakkaan ymmärryksen vahvistamiseen. Vaikuttavuus näiden kahden asiakirjan pilotoinnin jälkeen hankekunnissa voidaan kuvata lyhyesti näin: Asiakkaalle laaditaan kotihoidon asiakassuunnitelma ja asiakas saa itselleen hänelle laaditun asiakassuunnitelman, jolloin asiakkaan lainmukainen oikeus asiakirjaan toteutuu. Sisällöllisesti entistä kattavampi, tarkempi sekä laadukkaampi asiakirja, jossa asiakkaan koko kotihoidon palvelukokonaisuus tulee huomioiduksi sekä hoitoon osallistuvien tahojen vastuut sekä velvoitteet kirjataan uuden käytännön mukaisesti suunnitelmaan, josta ilmenee entistä tarkemmin sovittujen palvelujen määrät ja kotihoidon käyntikerrat, sekä asiakkaan toiveet, mielipide ja näkemys huomioidaan suunnitelman laatimisen yhteydessä. Asiakirjan laatimiselle on uusi ohjeistus sekä toimintakäytäntö, jolloin asiakirjan laatimisen työprosessi on selkeytynyt ja yhdenmukainen. Asiakirjaa laativille työntekijöille on annettu hankkeen aikana lisäksi kirjaamisvalmennusta, jonka kautta lainsäädännön osuus sekä laatimisen velvoite on nostettu hankekunnissa esille ja asiakirjan arvioinnin laatimisen merkitys on saanut lisähuomiota. Mahdollisia riskejä asiakassuunnitelman laatimiselle hankkeen päättymisen jälkeen on kuvattu tarkemmin kohdassa 10.7. Hankkeen aikana painopiste on ollut lisäksi asiakirjan arvioinnin laadinnan merkityksen korostamisessa. Toimintakäytäntöjä kehitettäessä on määritelty myös vastuu arvioinnin toteuttamiselle. Kuka arvioinnin tekee ja koska, kenen vastuulla on huolehtia arvioinnista ja milloin. Hankekunnissa on nyt kotihoidon asiakassuunnitelman arvioinnin laatimisessa käytäntö, arviointi tehdään vähintään kerran vuodessa, suositus on puolen vuoden välein tai aina, mikäli asiakkaan palveluiden tilanne muuttuu. Arvioinnin laatimisesta vastaa joko tiimisairaanhoitaja tai omahoitaja. Arvioinnin laadinta kirjataan hankkeen jälkeen asiakirjaan. Arvioinnin kautta asiakkaalla on ajan tasalla oleva kotihoidon asiakassuunnitelma, ajan tasalla olevat palvelut ja näistä muodostuu oikea laskutus. Kotihoidon asiakassuunnitelman kokonaisuutta ajatellen ainoa vääryys tapahtuu tietojen tallennuksessa. Potilastietoa tallentuu sosiaalihuollon rekisteriin rajapinnan työn haasteellisuuden vuoksi. Tähän hanke ei ole keksinyt ratkaisua. Uusi kansallinen termi kotihoidon asiakassuunnitelmalle on Iäkkäiden palvelujen asiakassuunnitelma. Termi Iäkkäät on herättänyt keskustelua hankekunnissa, koska kaikki kotihoidon asiakkaat eivät ole iäkkäitä. Kotihoito hoitaa kaikenikäisiä asiakkaita, joten onko etuliite Iäkäs leimaava, siihen hankekunnat toivovat harkintaa. 10.3.1. Iki- hankkeen palaute THL:lle asiakirjarakenteesta Toteuttamissuunnitelman malli toimii kotihoidon työssä asiakassuunnitelmaa laadittaessa hyvin. Tämän mallin mukainen suunnitelma pitää sisällään sosiaalihuollon asiakkaan palvelutarpeen edellyttämien palvelujen kannalta lyhyen nykytilan kuvauksen, keskeiset tavoitteet palveluille sekä keinot tavoitteiden saavuttamiseksi. Eli rakenne on riittävä ja asiakirjarakenne antaa mahdollisuuden kuvata asiakkaan tilannetta kattavasti tai vastaavasti niukasti, riippuen asiakkaan tilanteesta. Rakenteista uupuu ainoastaan terveydenhuollon 15
näkökulma, joka on Iki:ssä lisätty yhdeksi osioksi suunnitelman laadintaa. Kotisairaanhoidon sekä kotipalvelun osa-alueet kuuluvat kotihoidon työtä ajatellen yhteen ja tämän vuoksi myös suunnitelman asiakirjarakenteisiin olisi hyvä saada maininta terveydenhuollon näkökulman asiakokonaisuuksista. Ainoa selkeä askarruttava palaute, joka Iki-hankkeen aikana on noussut esille, koskettaa vanhan kotipalvelun asiakassuunnitelman termiä, joka muuttui uusien palvelutehtäväluokitusten kautta. Uusi termi on Iäkkäiden palvelujen asiakassuunnitelma. Hankkeen aikana hankekunnat ovat ottaneet käyttöönsä termin kotihoidon asiakassuunnitelma. Terminä se kuvastaa kunnille enemmän juuri asiakaslähtöisyyttä ottamatta kantaa asiakaan ikään. Termi Iäkkäiden palvelujen asiakassuunnitelma ei tässä kohtaa vaikuta kattavalta, pikemminkin leimaavalta ja osa asiakkaista saattaa kokea termin haasteellisena. 10.4 Kotipalvelujen asiakaskertomus Kotihoidon asiakaskertomus hankekunnissa on potilastietojärjestelmässä kertomuksen puolella. Sinne dokumentoidaan hankkeen aikana laadittu kotihoidon palveluntarpeen arviointi käyttäen apuna rakenteista kirjaamista. Vääryys asiakirjan laatimisessa tapahtuu siinä, että asiakastietoa tallentuu terveydenhuollon puolelle terveydenhuollon rekisteriin, joka on rajapinnan työn haasteellisuuden vuoksi todettu ongelma. Tähän ongelmaan ei hankkeen aikana ole keksitty ratkaisua. 10.5 Muut hankesuunnitelmaan kirjatut kotipalvelun asiakirjat (Kotipalveluhakemus, Kotipalvelupäätös, Kotipalvelujen asiakasmaksupäätös, Kotipalvelujen tuloselvitys ja Kotipalvelujen asiakasmaksulaskelma) Kaikki asiakirjat sekä niiden laatimisen prosessit on tarkastettu kunnissa. Näiden asiakirjojen kohdalla ei havaittu Nykytilan kuvausta tehdessä sellaista haasteellisuutta, että näiden asiakirjojen työstämiseen olisi hankkeessa keskitytty tehostetusti. Kunnissa näiden asiakirjojen laatimisen osuus oli Liedossa sekä Uudessakaupungissa toimiva, asiakirjoja laadittiin ja näitä asiakirjoja myös allekirjoitettiin sekä lähetettiin asiakkaille. Raision kohdalla havaittiin tarve pieneen kehitystyöhön, jonka johdosta toimintakäytännöt saatiin myös yhdenmukaisemmiksi hankekunnilla. Raisiossa työstettiin hankkeen kautta asiakasmaksupäätöstä päivittämällä asiakasmaksupäätöksen sekä palvelupäätöksen liitteenä tuleva saatetekstiosuus. Saateteksti oli osin vanhentunut, lisäksi siellä oli kirjoitusvirheitä, joten päivitys toteutettiin yhdessä kaupungin lakimiehen sekä Effica pääkäyttäjän kanssa. Lisäksi Raision kotihoidon esimiehille, jotka laativat palvelu- ja maksupäätöksiä, ohjattiin lisäämään päätöstekstiin lakimiehen määrittämä lause, mitä palvelukokonaisuutta kyseessä oleva päätöstesti koskee ja mihin palveluihin kyseessä olevalla päätöksellä viitataan. Uusi toimintakäytäntö selventää asiakkaalle asiakasmaksupäätöstä huomattavan paljon aikaisempaan verraten. Muissa hankekunnissa tämä käytäntö oli ongelmitta toiminnassa ja käytäntö juurrutettiin nyt myös Raisioon. Tämä tavoite uuden toimintakäytännön sisäistämisestä onnistui hyvin ja vaikuttavuuden merkitys korostuu asiakkaille. Asiakas ymmärtää hänelle laaditun asiakasmaksupäätöksen helpommin ja uusi käytäntö on vähentänyt myös yhteydenottoja kotihoidon esimiehille. Aikaisemmin uudet asiakkaat tai heidän omaisensa soittivat kotihoidon esimiehille haluten lisätietoa ja perusteluja asiakasmaksupäätöksen muodostumisesta. Nyt nämä yhteydenotot ovat vähentyneet. Osaltaan yhteydenottojen vähenemiseen on vaikuttanut varmasti myös palveluvalikkoon tehdyt muutokset: tuntiviitekehyksen näkyminen ja kaikkien palveluiden esiin nostaminen näkyvät myös asiakasmaksupäätöksessä. Palvelukokonaisuus on nyt helpommin ymmärrettävissä. 16