Kansa-koulu Kohti sosiaalihuollon Kanta-palveluja

Transkriptio

1 Kansa-koulu Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpano Kohti sosiaalihuollon Kanta-palveluja Hankejohtaja Maarit Hiltunen-Toura Sosiaalihuollon tiedonhallinnan asiantuntija Teppo Taskinen Kansa-koulu-hanke

2 Kansa-koulu-hanke Kansa-koulu-hanke on sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpanohanke Hanke toteutetaan sosiaalialan osaamiskeskusverkostoa hyödyntäen ajalla Hanketta hallinnoi Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom Jokaisessa sosiaalialan osaamiskeskuksessa toimii hankkeen aluekoordinaattori Hankkeen rahoittaa Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Kansa-koulu-hanke koostuu kahdesta kehittämiskokonaisuudesta Toiminta- ja tietomääritysten toimeenpano Kirjaamisosaamisen kehittäminen Hiltunen-Toura ja Taskinen

3 Tavoitteet Toiminta- ja tietomääritykset TP 1 Palvelutehtäväluokituksen käyttöönotto Sosiaalihuollon palvelutehtäväluokitus otetaan käyttöön julkisen sosiaalihuollon palvelunjärjestäjänä toimivissa organisaatioissa TP 2 Palveluprosessien yhtenäistäminen Sosiaalihuollon organisaatioiden palveluprosessien kuvaukset yhtenäistetään kansallisten prosessikuvausten mukaisesti TP 3 Asiakasasiakirjojen sisällön yhtenäistäminen Sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaiset asiakasasiakirjojen sisällöt otetaan käyttöön asiakastietojärjestelmissä Hiltunen-Toura ja Taskinen

4 Tavoitteet Kirjaamisosaamisen kehittäminen TP 4 Kirjaamisvalmennuksen sisällön tuottaminen Sosiaalihuollon henkilöstölle tuotetaan valmennus- ja perehdytysmateriaalia asiakasasiakirjalain vaatimuksista ja määrämuotoisesta kirjaamisesta TP 5 Kirjaamisvalmentajien valmennus Sosiaalipalveluja tuottaviin organisaatioihin valmennetaan määrämuotoiseen kirjaamiseen ja kansallisen asiakastietomallin käyttöönottoon perehdytettyjä ammattihenkilöitä, jotka vastaavat henkilöstön kirjaamisvalmennuksesta omissa organisaatioissaan TP 6 Kirjaamisvalmennusten alueellinen toteutus Sosiaalihuollon henkilöstölle järjestetään kirjaamisvalmennusta hankkeessa mukana olleissa sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioissa ja henkilöstön kirjaamisosaamista vahvistetaan Hiltunen-Toura ja Taskinen

5 Toiminta- ja tietomääritysten toimeenpano Hiltunen-Toura ja Taskinen

6 Toiminta- ja tietomääritysten toimeenpanon pilotoinnit Kehittämiskokonaisuudessa on 7 pilottia Lastensuojelu: Jyväskylä ja Turku, Effica YPH Vaasa, Abilita Lapsiperheiden palvelut: Eksote ja Päijät-Hämeen maakunta, Effica YPH Omaishoidon tuki: Ylä-Savon SOTE kuntayhtymä, Pegasos Koko palvelutehtäväluokitus: Oulunkaaren kuntayhtymä, Pro Consona, Effica Kotihoito Pilotit käynnistyivät helmikuussa 2016 ja päättyvät: Turku 12/16 Jyväskylä, Vaasa ja Ylä-Savon SOTE 2/17 Eksote, Oulunkaari ja Päijät-Hämeen maakunta 4/17 Hiltunen-Toura ja Taskinen

7 Pilotoinnin vaiheet ja tehtävät Kuvataan sosiaalihuollon palvelutehtävien ja sosiaalipalvelujen nykytila ja kartoitetaan palveluprosessikuvaukset sekä käytettävät asiakasasiakirjat Selvitetään, miten käytössä olevat asiakastietojärjestelmät täyttävät asiakasasiakirjalain ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston I-vaiheen vaatimukset Suunnitellaan toiminnalliset ja asiakastietojärjestelmään tehtävät muutokset Viedään palvelutehtäväluokitus asiakastietojärjestelmään Määritellään käyttöoikeudet palvelutehtävien, työtehtävien ja tulevan THL:n määräyksen mukaisesti Muodostetaan sosiaalihuollon henkilörekisteri asiakasasiakirjalain edellyttämällä tavalla Hiltunen-Toura ja Taskinen

8 Pilotoinnin työkalut kaikkien käytettävissä Pilottien työsuunnitelman pohja Auttaa konkretisoimaan Kanta-palveluihin valmistautumisen vaiheita Nykytilan kartoituksen työkalu (julkaistaan 2/2017) Tarkoitettu käytettäväksi Kanta-palveluihin valmistautumisen suunnittelun tueksi Työkalun avulla on tarkoitus Listata nyt käytettävät ja tallennettavat asiakasasiakirjat Selvittää, missä palvelutehtävässä, sosiaalipalvelussa ja palveluprosessissa tietty asiakasasiakirja laaditaan Selvittää, onko käytössä itse laadittuja asiakasasiakirjapohjia Nostaa esille, mikäli jotain valtakunnallisesti määriteltyä asiakasasiakirjaa ei käytetä Hiltunen-Toura ja Taskinen

9 Nykytilan kartoituksen työkalun sisältö Asiakasasiakirjan nimi organisaatiossa / ATJ:ssä Asiakasasiakirjan nimi kansallisissa määrityksissä Asiakasasiakirjatyyppi Asiakkaalle annettavan palvelun nimi organisaatiossa / ATJ:ssä Sosiaalipalvelu 2016 Sosiaalipalvelu 2011 Palvelutehtävä 2016 Palvelutehtävä 2011 Palvelutehtävä 1989 Sosiaalihuollon palveluprosessi Millä välineellä asiakirja on luotu? Minne asiakirja on arkistoitu? Hiltunen-Toura ja Taskinen

10 Toiminta- ja tietomääritysten tuki sote-organisaatioille Pilotoinnin työkalut Kansa-koulu-hankkeen internetsivuilla Pilotin työsuunnitelma (julkaistu) Nykytilan kartoituksen työkalu (julkaistaan 2/2017) Aluekierros keväällä 2017: Sosiaalihuollon Kantapalveluihin valmistautuminen -lainsäädäntöä, tukea ja ohjausta sote-toimijoille Kansa-koulu-hankkeen aluekoordinaattorien tuki omilla toiminta-alueillaan hyödyntäen pilottien tuotoksia, havaintoja ja kokemuksia Palvelutehtäväluokituksen käyttöönotto Palveluprosessien yhtenäistäminen Asiakasasiakirjojen sisällön yhtenäistäminen Hiltunen-Toura ja Taskinen

11 Kokemuksia piloteista TP 1 Palvelutehtäväluokituksen käyttöönotto Järjestelmätoimittajat kehittävät osin uusia, osin nykyisiä asiakastietojärjestelmiä Abilitan palvelutehtäväluokituksen sisältävä versio asennetaan asiakkaalle koulutusympäristöön CGI keskittyy OMNI360:n kehitystyöhön Tieto kehittää Lifecarea Kaikissa nykyisissä tietojärjestelmissä ei ole mahdollista ottaa palvelutehtäväluokitusta käyttöön. Esim. Effica YPH:ssa aktit voi tehdä palvelutehtävien mukaisesti Hiltunen-Toura ja Taskinen

12 Kokemuksia piloteista TP 2 Palveluprosessien yhtenäistäminen Piloteissa on kartoitettu aikaisemmin laadittuja palveluprosessien kuvauksia => Prosessien määrää on ATJ:ssä vähennetty => Prosessien toimintalogiikkaa on yhtenäistetty Prosessikuvauksia tarvitaan mm. SOTE-suunnittelussa, kokonaisarkkitehtuurityössä, tiedonohjaussuunnitelman laatimisessa Nykytilan kartoituksen ja prosessikuvausten päivittäminen samanaikaisesti laajoissa työryhmissä tuo lisää näkökulmia ja osallistujat hahmottavat toistensa työn sisältöä paremmin Päällekkäisen työn (kirjaamisen) vähentäminen Esim. päihdehuollossa kirjataan ATJ:ään ja PTJ:ään Työtapoja ja toimintakäytäntöjä voi yhtenäistää tarvittaessa Esim. kaikki kirjaavat asiakastiedot heti tietojärjestelmään, ei enää muistiinpanoja vihkoon Hiltunen-Toura ja Taskinen

13 Kokemuksia piloteista TP 2 Palveluprosessien yhtenäistäminen Kun uudet prosessit rakennettu ATJ:ään, sovittava, missä ajassa ja miten asiakkuudet siirretään vanhoista prosesseista uusiin Esim. uusien prosessien käyttöönotto 1/2017 Pääasiassa vastuusosiaalityöntekijät siirtävät itse asiakkuuksia uusiin prosesseihin ja ehdoton määräaika siihen on asti. Hiltunen-Toura ja Taskinen

14 Kokemuksia piloteista TP 3 Asiakasasiakirjojen sisällön yhtenäistäminen Nykytilan kartoituksella on havaittu, että käytössä on ollut useita asiakirjoja, jotka hajottavat kokonaisuutta Esim. Turussa lastensuojelussa oli käytössä 150 erilaista päätöstä, jotka oli tehty jokaiselle sosiaalipalvelulle erikseen ja nimetty omassa organisaatiossa käytössä olleiden palveluiden nimien mukaisesti (ei sosiaalihuollossa yleisesti käytettyjä palveluja) Päätösten määrää on vähennetty ja otettu käyttöön THL:n määritysten mukaisia asiakasasiakirjoja Terminologiaa on muutettu sosiaalihuollon sanaston mukaiseksi Esim. Oulunkaaressa ollut käytössä useita eri lomakkeita omaishoidon tuen hakemiseen => Yhtenäistetään Hiltunen-Toura ja Taskinen

15 Kokemuksia piloteista TP 3 Asiakasasiakirjojen sisällön yhtenäistäminen THL:n asiakasasiakirjarakenteiden mukaiset asiakasasiakirjat fraasiotsikoilla tai järjestelmätoimittajan tekemillä lomakkeilla käytettävään asiakastietojärjestelmään Lapsen/nuoren perustiedot lomake on otettu yhteisesti käyttöön, tavoitteena parantaa tietojen päivittämistä ja ajantasaisuutta eri yksiköiden välillä Lastensuojelun lähete otettu käyttöön perhetyöhön ohjaamisessa, tavoitteena yhtenäistää ohjauskäytäntöä avohuollosta perhetyöhön. Lastensuojelun lähete käyttöön myös asiakasohjauksessa perheiden tuetun asumisen ja päiväkuntoutuksen yksiköihin Uusien lomakkeiden (mm. asiakassuunnitelmien) koulutukset tarpeen Lomakkeiden käytettävyydessä ja teknisessä toimivuudessa haasteita, käyttäjän jätettävä pois niitä osioita ja otsikoita, joita kyseisen asiakkaan kohdalla ei tarvita Hiltunen-Toura ja Taskinen

16 Sosiaalihuollon Kanta-palveluihin valmistautuminen lainsäädäntöä, tukea ja ohjausta sote-toimijoille Sisältö: Asiakastietolain muutokset Sosiaalihuollon käyttöoikeuksien perusteiden määräys Hankkeen pilottien tuotokset ja kokemukset käyttöönotoista Nykytilan kartoituksen työkalun esittely Kohderyhmä: sosiaalialan johtotehtävissä työskentelevät, sosiaalihuollon tietojärjestelmien ja tiedonhallinnan parissa työskentelevät sekä kirjaamisvalmentajat Järjestäjinä: Kansa-koulu-hanke, STM, THL, sosiaalialan osaamiskeskus ja pilotit Aikataulu: Raisio Tampere 5.4. Järvenpää Helsinki Siilinjärvi Jyväskylä 3.5. Seinäjoki 4.5. Oulu Lappeenranta Lahti Vaasa (ruotsinkielinen) Hiltunen-Toura ja Taskinen

17 Kirjaamisosaamisen kehittäminen Hiltunen-Toura ja Taskinen

18 Kirjaamisvalmennus Kirjaamisvalmennuksen kohderyhmä on sosiaalialan henkilöstö yksityisissä ja julkisissa organisaatioissa Kirjaamisvalmentajien valmennus toteutetaan kahdessa vaiheessa 1. vaihe: sosiaalitoimistot, kasvatus- ja perheneuvolat, perheoikeudelliset yksiköt, sosiaalipäivystys, työllistymispalvelut, kunnalliset ja alueelliset lastensuojeluyksiköt, perhetyö ja lapsiperheiden kotipalvelu (syksy 2016 kevät 2017) 2. vaihe: hoivapainotteiset toimintayksiköt: asumispalvelut, kotihoito, päivätoiminta, erityishuoltopiirit sekä päihdehuollon yksiköt (kevät ja syksy 2017) Lisäksi toteutetaan Ruotsinkielinen valmentajavalmennus (syksy 2017 kevät 2018) Yksityiset palveluntuottajat mukana 1. ja 2.vaiheessa ja mahdollisesti erillinen valmennus Koulutusorganisaatioiden toimijoita mukana 1. ja 2. vaiheessa Tietojärjestelmätoimittajille valmennus Hiltunen-Toura ja Taskinen

19 Kirjaamisosaamisen kehittämisen tuki sote-organisaatioille 1. vaiheen kirjaamisvalmentajiksi valmistuu lähes 700 sote-ammattilaista (Itä-Uusimaa 10 henkilöä) 2. vaiheen kirjaamisvalmentajiksi tullee valmistumaan noin sote-ammattilaista (Itä-Uusimaa 20 henkilöä) Kirjaamisvalmentajat järjestävät kirjaamiskoulutukset omissa organisaatioissaan => Kirjaamisvalmennus tulee tavoittamaan kymmeniä tuhansia sosiaalihuollon työntekijöitä Kirjaamisvalmentajista muodostuu alueellisia verkostoja maakunnittain (itäisellä Uudellamaalla oma verkosto) => Tukee kirjaamisosaamisen ylläpitoa ja edelleen kehittämistä valtakunnallisesti yhtenäisellä tavalla Hiltunen-Toura ja Taskinen

20 Lisätietoja Hankejohtaja Maarit Hiltunen-Toura Kaakkois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Socom Sosiaalihuollon tiedonhallinnan asiantuntija Toiminta- ja tietomääritysten toimeenpano Teppo Taskinen c/o Itä-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus ISO Sosiaalihuollon tiedonhallinnan asiantuntija Kirjaamisosaamisen kehittäminen Hanna Lohijoki c/o Varsinais-Suomen sosiaalialan osaamiskeskus Oy Vasso Itä-Uudenmaan aluekoordinaattori Monica Blomqvist-Åkermarck Hiltunen-Toura ja Taskinen

21 Hiltunen-Toura ja Taskinen