SOSKANTA-HANKKEEN ASIANTUNTIJATYÖRYHMIEN TYÖSKENTELY Jaana Taina & Kati Utriainen

Transkriptio

1 SOSKANTA-HANKKEEN ASIANTUNTIJATYÖRYHMIEN TYÖSKENTELY Jaana Taina & Kati Utriainen

2 PROSESSITUNTEMUKSIA Taina & Utriainen

3 SOSKANTA-HANKKEEN ASIANTUNTIJATYÖRYHMÄT Nykytilan kartoittamiseksi ja muutostarpeiden tunnistamiseksi tarvittiin tietoa toiminnan asiantuntijoilta Ohjausryhmän hyväksynnällä päätettiin perustaa palvelutehtäväkohtaiset asiantuntijatyöryhmät Toimintamalli Kansa-koulu-hankkeen lapsiperheiden palvelujen pilotista Esimiehet nimesivät työryhmät 4-6/17 ja työskentely käynnistyi kesäkuussa Työryhmissä esimiehiä, perustyöntekijöitä ja kirjaamisvalmentajia Työskentely ollut kesän jälkeen tiivistä ja jatkuu osin edelleen Tapaamisia ollut 1-3 /työryhmä, pääasiassa 2h/ tapaaminen Palvelutehtäväkohtaisten työryhmien lisäksi tarvittiin tapaamisia myös sosiaalipalveluittain Taina & Utriainen

4 ASIANTUNTIJATYÖRYHMIEN TYÖSKENTELY HANKKEEN TUKENA Asiantuntijatyöryhmien avulla viedään eteenpäin hankkeen tavoitteita Työpaketti 5: Asiakastietojärjestelmän sisällöllinen valmistelu sosiaalihuollon arkiston käyttöönottoon Työpaketti 6: Nykytilan kartoittaminen ja tarvittavien muutosten tunnistaminen Työpaketti 7: Muutosten vieminen palveluprosesseihin ja toimintaan Työpaketti 8: Muutosten toteuttaminen asiakastietojärjestelmään Taina & Utriainen

5 ASIANTUNTIJATYÖRYHMÄT JA TAPAAMISET Lapsiperheiden palvelut Lapsiperheiden palvelujen perustyöryhmä Tapaamiset: ja Kasvatus- ja perheneuvonta Tapaamiset: ja Työikäisten palvelut Työikäisten perustyöryhmä Tapaamiset: 2.6., ja Työelämäpalvelut Tapaaminen Taina & Utriainen

6 ASIANTUNTIJATYÖRYHMÄT JA TAPAAMISET Iäkkäiden palvelut SosiaaliEfficaan tehtävät Iäkkäiden palvelupäätökset Tapaamiset: ja , työskentely kesken Lisäksi palvelutarpeen arviointiin liittyviä kansallisia määrityksiä on käyty erikseen läpi Perheoikeudelliset palvelut Tapaaminen Taina & Utriainen

7 ASIANTUNTIJATYÖRYHMÄT JA TAPAAMISET Vammaispalvelut Tapaamiset 11.8., ja Lastensuojelu Tapaamiset 17.8., 7.9. ja Päihdehuolto Päihde- ja mielenterveyspalveluissa SosiaaliEfficaan tehtävät päätökset Tapaaminen Taina & Utriainen

8 ASIANTUNTIJATYÖRYHMÄT JA TAPAAMISET Omaishoito: tapaaminen Toimeentulotuki: tapaamiset ja Sosiaalipäivystys: tapaaminen Maahanmuuttopalvelut: tapaaminen Rikokset ja päihteet : tapaaminen Välitystili: tapaaminen Esimiesten tapaaminen Taina & Utriainen

9 ALUKSI TUNTUI TÄLTÄ MITÄ HEDELMIÄ ON TARJOLLA JA MISSÄ OVAT KIRSIKAT? Mitä sosiaalipalvelua mikäkin Eksoten palvelu on, missä palvelutehtävissä niitä toteutetaan ja millä asiakirjoilla? Miten kansallisia määrityksiä tulkitaan ja mitkä ovat Eksoten linjaukset? Miten kokonaisuus toteutetaan järjestelmään? Mitä muutokset tarkoittavat toiminnan kannalta? Taina & Utriainen

10 NYKYTILAN KARTOITTAMINEN JA MUUTOSTARPEIDEN TUNNISTAMINEN Kartoitus aloitettiin hankkeessa kokoamalla dokumentteja Kansa-koulu-hankkeen nykytilan kartoituksen työkalulla palvelutehtävittäin Järjestelmässä on paljon ajansaaton tuomaa kerroksellisuutta Havaittiin, että tarvitaan systemaattisemmin tieto kaikesta järjestelmässä tällä hetkellä olevasta Otettiin Exceliin kaikki SosiaaliEfficasta löytyvät vireillepanot, selvitykset, palvelut ja näihin liittyvät asiakasasiakirjat Järjestelmässä olevan tietojen tulkitsemiseen tarvittiin tietoa toiminnasta nykytilan ymmärtämiseksi Asiantuntijatyöryhmissä käytiin kaikki läpi Tarkistettiin, mitä järjestelmästä tällä hetkellä käytetään eli tunnistettiin toiminnan käyttötarpeet Nykytilaa verrattiin kansallisiin määrityksiin ja tunnistettiin muutostarpeet asiakasasiakirjoissa ja prosesseissa Taina & Utriainen

11 MUUTOSTARPEET EKSOTEN ASIAKIRJOISSA Suurimmalle osalle käytössä olevista asiakirjoista löytyi kansallinen vastaavuus Esim. sosiaalityön tilannearvio = työikäisten/ iäkkäiden palvelutarpeen arvio, lausunto sosiaalisista olosuhteista/ vammaispalvelujen lausunto = sosiaalihuollon lausunto Osa poistuu käytöstä Esim. työttömien työllistymisen tukemisen alkuarvio, työnhakusuunnitelma, lähete kuntouttavaan työtoimintaan Osan käyttötarkoitukset tarkentuivat Esim. vammaispalvelujen toimintakyvyn arviointi on osa vammaispalvelujen palvelutarpeen arviota Taina & Utriainen

12 MUUTOSTARPEET EKSOTEN ASIAKIRJOISSA Osa otetaan uutena käyttöön, osaa ei tässä vaiheessa Uutena esim. puolison elatussopimus, osa toteuttamissuunnitelmia, sähköisiä ilmoitusja hakemuslomakkeita Ei oteta vielä esim. sosiaalisen luototuksen asiakirjoja Kansallisten asiakasasiakirjojen lisäksi on tarvetta omille asiakirjoille Kirjeet, päätökset Esim. yhteystiedoille ei löytynyt kansallista vastaavuutta, mutta tämä pystytään ratkaisemaan ATJ:n toiminnallisuuksilla (viitehenkilön käyttö) Päätöksiä yksinkertaistetaan ja yhdenmukaistetaan Osa asiakirjoihin liittyvistä kysymyksistä on vielä auki Monialainen työllistymissuunnitelma vs. aktivointisuunnitelma Taina & Utriainen

13 MUUTOSTARPEET EKSOTEN PALVELUISSA JA PROSESSEISSA Työryhmissä käytiin läpi, mitä sosiaalipalvelua mikäkin Eksoten palvelu on, missä palvelutehtävissä niitä toteutetaan ja millä asiakirjoilla Esim. rikokset ja päihteet poistuvat On sosiaaliohjausta/ sosiaalityötä ja palvelutarpeen arviointia lapsiperheiden palvelutehtävässä Osa sosiaalipalveluista upotetaan useisiin palvelutehtäviin ja palvelutehtävien mukaisiin prosesseihin Esim. maahanmuuttopalvelut (kotoutumisen edistäminen) ja sosiaalipäivystys Näillä muutoksilla on suurimmat vaikutukset toimintaan Tarvitaan myös johdon linjauksia Taina & Utriainen

14 HAVAINTOJA JA TULOKSIA Kansallisten määritysten mukaisen tietojärjestelmän käyttöönotto ja hallinta vaativat työntekijöiltä aiempaa vahvempaa ymmärrystä Työntekijöiden on ymmärrettävä sosiaalihuolto kokonaisuutena paremmin ja sitä, mihin vaiheeseen kokonaisuutta oma työskentely ja työnkuva sijoittuvat Ymmärrys oltava myös johdolla Työskentelyn myötä on tultu tietoisemmaksi tehdystä työstä, mitä se on Eksotessa organisaatio ei vastaa järjestelmää Työntekijät voivat työskennellä useassa palvelutehtävässä, vaikka toimisivat yhdellä kustannuspaikalla Integroiduissa palveluissa on haasteena tunnistaa, milloin toteutettava palvelu on sosiaalihuoltolain mukaista palvelua ja milloin noudatetaan sosiaalihuollon asiakastiedon määrityksiä, prosesseja ja käytetään sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja Taina & Utriainen

15 HAVAINTOJA JA TULOKSIA Asiakastietojärjestelmän muutoksia on saatu tiukassa aikataulussa suunniteltua ja sovitettua yhteen toiminnan kanssa Toiminnasta on saatu tietoa uusien prosessien toteuttamiseksi Muutosten merkityksiä ja perusteita on alettu hiljalleen ymmärtämään Kyseessä ei ole yksinomaan järjestelmämuutos Muutoksia ja kansallisia määrityksiä on voitu työryhmissä pohtia ja perustella muutokseen motivointi Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennusten asiat alkavat konkretisoitua Vuoropuhelu hankkeen ja toiminnan välillä on vahvistunut Teknisesti ja toiminnallisesti ratkaistavia kysymyksiä on tunnistettu Viedään edelleen toiminnasta vastaavan johdon käsiteltäviksi. Hankkeen tavoitteena, että kokonaisuus toteutetaan toiminta huomioiden. Määrittelyiden soveltamiseen liittyviä kysymyksiä on tuotu THL tietoon Saatu tietoa ja ajatuksia koulutusten suunnittelemiseksi Käsitteiden käyttöön on kiinnitetty huomioita Taina & Utriainen

16 ORGANISAATIOSSA TYÖSTETTÄVÄÄ Asiakkuuden alku Kuka organisaatiossa käsittelee SHL ilmoitukset ja yhteydenotot? Miten prosessi toiminnassa toteutetaan yhdenmukaisesti? Palvelutarpeen arviointi Eksotessa palvelutarpeita arvioidaan usein sosiaalipalveluittain, ns. tehdään sosiaalipalvelukohtaisia arviointeja sosiaalihuoltolain mukaisen palvelutarpeen arvioinnin sijaan Missä palveluissa ja yksiköissä toteutetaan laaja-alaista, sosiaalihuoltolain mukaista palvelutarpeen arviointia? Miten toimitaan yhteistyössä? Miten prosessi voidaan toteuttaa, kun palvelutarpeen arviointia tehdään eri järjestelmään ja osana terveydenhuoltoa? Sosiaalipalvelut organisaatiossa Missä kaikissa yksiköissä tullaan tarjoamaan ja tekemään päätöksiä esim. sosiaalisesta kuntoutuksesta, taloudellisesta tuesta ja tukisuhdetoiminnasta? Myönnetäänkö SHL palveluita järjestelmässä erityispalveluiden palvelutehtävästä? Tarvitaanko sosiaalityöstä/ sosiaaliohjauksesta päätökset? Mitä palveluja ja prosesseja vielä siirtyy SosiaaliEfficaan? Esim. oikaisuvaatimusten käsittely, omaishoidon tuen prosessi, iäkkäiden prosessit? Taina & Utriainen

17 KOHTI UUTTA SOSIAALIHUOLLON TIEDONHALLINTAA jotain uutta, jotain vanhaa, jotain sinistä, jotain lainattua. Taina & Utriainen