THL:n sosiaalihuollon palvelutehtäviä koskeva määräys, käyttöoikeuksien perusteet ja muut määräykset

Transkriptio

1 THL:n sosiaalihuollon palvelutehtäviä koskeva määräys, käyttöoikeuksien perusteet ja muut määräykset Maarit Rötsä Kehittämispäällikkö THL/OPER Maarit Rötsä / OPER 1 Sisältö Palvelutehtäväluokitusta koskeva määräys Sosiaalihuollon tehtävät, palvelut ja prosessit Käyttöoikeuksien perusteet Käytön valvonnan prosessi Käytön valvonnan toteuttaminen tietojärjestelmissä Sosiaalihuollon asiakastietojen käyttöoikeuksien perusteita koskeva määräysluonnos Muut määräykset Tietosuojan ja tietoturvallisuuden omavalvontasuunnitelmaa koskeva määräys Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien olennaisista toiminnallisia vaatimuksia koskeva määräys A-luokkaan kuuluvien sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien olennaisia tietoturvavaatimuksia koskeva määräys Maarit Rötsä / OPER 2 1

2 MÄÄRÄYS PALVELUTEHTÄVIEN LUOKITUKSESTA Maarit Rötsä / OPER 3 Palvelutehtäväluokituksen käyttö tiedonhallinnassa Palvelutehtävän käsite otettu käyttöön lainsäädännössä laissa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015). Sosiaalihuollon asiakastiedot talletetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon Kanta-palveluissa Asiakasasiakirjat on varustettava tiedolla niiden syntykontekstista (metatiedot) Kontekstitietoja ovat esim. sosiaalihuollon palvelutehtävä, sosiaalipalvelu ja palveluprosessi THL on antanut palvelutehtävistä määräyksen Maarit Rötsä / OPER 4 2

3 22 Tietojen tallettaminen sosiaalihuollon henkilörekistereihin Sosiaalihuollon viranomaisen on talletettava sosiaalihuollon ilmoitusrekisteriin yksityisen henkilön palveluntarpeen selvittämiseksi tehdyt ilmoitukset ja pyynnöt sekä niiden käsittelyä koskevat tiedot. Muut asiakasasiakirjat on talletettava sosiaalihuollon asiakasrekisteriin. Kaikista henkilörekistereihin talletettavista asiakasasiakirjoista on käytävä ilmi, mihin palvelutehtävään tai palvelutehtäviin se liittyy. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos antaa määräykset sosiaalihuollon palvelutehtävien luokituksesta Maarit Rötsä / OPER 5 23 Sähköisesti talletettujen asiakastietojen käyttöoikeudet Sen lisäksi, mitä asiakastietolain 5 :n 1 momentissa säädetään, sosiaali- ja terveydenhuollon ammatillisen henkilöstön käyttöoikeudet sähköisesti talletettuihin sosiaalihuollon asiakastietoihin on määriteltävä palvelutehtävittäin ja ottaen huomioon kunkin henkilön tehtävät. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos antaa määräykset niistä perusteista, joiden mukaisesti sosiaalihuollon palvelunantajan on määriteltävä käyttöoikeudet sosiaalihuollon asiakastietoihin Maarit Rötsä / OPER 6 3

4 Asiakas- ja ilmoitusrekisteriin siirtyminen Yhden rekisterin mallin käyttöönotto on mahdollista Kun asiakastietoja käsittelevän henkiöstön käyttöoikeudet on sidottu vähintään palvelutehtäviin; JA Kun sosiaalihuollon asiakasasiakirjat voidaan ryhmitellä palvelutehtävien mukaisesti; JA VIIMEISTÄÄN silloin kun sosiaalihuollon palvelunantaja littyy Kanta-palveluihin ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjäksi Tavoite: Asiakastietolain mukainen yhden rekisterin malli toteutetaan samoilla yllä mainituilla periaatteilla sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen osalta Maarit Rötsä / OPER 7 Sosiaalihuollon palvelutehtävät Maarit Rötsä / OPER 8 4

5 Sosiaalipalvelut palvelutehtävittäin Maarit Rötsä / OPER 9 Sosiaalihuollon palvelutehtävät Maarit Rötsä / OPER 10 5

6 Lapsiperheiden palvelut Maarit Rötsä / OPER 11 Sosiaalihuollon palvelutehtävät Maarit Rötsä / OPER 12 6

7 Lastensuojelun palvelut Maarit Rötsä / OPER 13 Palvelutehtävän geneerinen asiakkuusprosessi Palvelutehtävän asiakkuus kiireellinen tuen tarve asiakassuunnitelma ilmeisen tarpeeton Vireilletulon käsittely Palvelutarpeen arviointi Asiakkuuden suunnittelu Päätöksenteko ja palvelun järjestäminen Palvelun toteuttaminen suunnitelman tarkistaminen syy arvioida palvelutarve uudelleen Lastensuojelun ja perheoikeudellisten palvelujen prosessit eroavat muista! Maarit Rötsä / OPER 14 7

8 Lapsiperheiden palvelut ja lastensuojelu arvioidaanko palvelutarve peruspalveluissa ja sen osana lastensuojelun tarve? lastensuojelun tarpeen toteaminen lapsiperheiden palveluissa johtaa asiakkuuden suunnitteluun lastensuojelussa? Lapsiperheiden palvelujen asiakkuusprosessi kiireellinen tuen tarve asiakassuunnitelma ilmeisen tarpeeton Vireilletulon käsittely Palvelutarpeen arviointi arvioidaan palvelutarve Vireilletulon käsittely lastensuojelun tarve kiireellinen tuen tarve kiireellinen tuen tarve Asiakkuuden suunnittelu Päätöksenteko ja palvelun järjestäminen suunnitelman tarkistaminen syy arvioida palvelutarve uudelleen Lastensuojelun asiakkuusprosessi Asiakkuuden suunnittelu suunnitelman tarkistaminen Päätöksenteko ja palvelun järjestäminen Palvelun toteuttaminen Palvelun toteuttaminen Maarit Rötsä / OPER 15 KÄYTTÖOIKEUKSIEN PERUSTEET SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIETOIHIN Maarit Rötsä / OPER 16 8

9 Käytön valvonnan prosessi Kirjautuu ja valitsee roolin Valitsee asiakkaan, jonka tietoja käsittelee Hakee tietoja Käsittelee asiakkaan tietoja HARKINNAN mukaan Ammattihenkilön tunnistaminen ja roolin mukaiset käyttöoikeudet Asiayhteyden todentaminen (asiakkaalla ja ammattilaisella sama palveluyksikkö) Hakupyyntö Suodattaa palautetut tiedot käyttöoikeuksien perusteella Tarkistaa järjestelmän, organisaation ja asiayhteyden olemassaolon Palauttaa asiakastiedon koosteen tai pyydetyn tiedot Sekä lisäksi aktiivinen käytön seuranta ja käyttö- ja luovutuslokin valvonta Maarit Rötsä / OPER 17 Käytön valvonnan toteuttaminen tietojärjestelmissä Tekninen käytön valvonta perustuu: 1. Ammattihenkilön todentamiseen (Ammattihenkilön varmenne) 2. Ammattihenkilön oikeuksiin (Suosikki rekisteri) 3. Asiayhteyden todentaminen asiakkaan ja työntekijän välillä palveluyksikkö tiedon avulla (tieto tallentuu lokiin ja asiakkuus asiakirjalle); 4. tai tietojen käsittelyn erityinen syy (tieto tallentuu lokiin); 5. Käyttöoikeuksiin (henkilön työtehtävät kytketään käyttöoikeuksiin) 6. Ammattihenkilön tietoiseen tekemiseen (tieto lokiin) 7. Lokivalvontaan 8. Käytön seurantaan 9. (Tietojärjestelmien ja organisaatioiden tunnistamiseen Kantapalveluissa) Maarit Rötsä / OPER 18 9

10 Perusperiaatteet käyttöoikeuksien myöntämiseen 23.. sosiaali- ja terveydenhuollon ammatillisen henkilöstön käyttöoikeudet sähköisesti talletettuihin sosiaalihuollon asiakastietoihin on määriteltävä palvelutehtävittäin ja ottaen huomioon kunkin henkilön tehtävät Maarit Rötsä / OPER 19 Henkilöstön käyttöoikeudet Käyttöoikeuden kytketään työtehtäviin. Työtehtävien kuvausten tulee pohjautua AINA Sosiaalihuollon palvelutehtävään tai palvelutehtäviin Sosiaalipalveluun tai sosiaalipalveluihin (käytetään THL:n sosiaalihuolto-sosiaalipalvelut luokitusta) TARVITTAESSA voitava kytkeä Palveluprosessiin tai palveluprosesseihin Tiettyyn asiakirjatyyppiin tai asiakirjatyyppeihin Maarit Rötsä / OPER 20 10

11 Esimerkkejä määräysluonnoksessa olevista periaatteista 1/3 Lähtökohtaisesti työntekijällä on käyttöoikeus tarvitsemiinsa asiakastietoihin siinä palvelutehtävässä, johon hänen työtehtävänsä kohdistuvat. Lisäksi hänelle määritellään käyttöoikeus muissa palvelutehtävissä syntyneisiin asiakastietoihin, joita hän säännönmukaisesti tarvitsee työnsä suorittamiseksi. Mikäli työn suorittaminen ei edellytä kaikkien palvelutehtävään liittyvien asiakastietojen käsittelyä, käyttöoikeus rajoitetaan vain osaan palvelutehtävässä annettavista sosiaalipalveluista, tiettyihin palveluprosesseihin tai vain tiettyihin palvelutehtävässä laadittaviin asiakasasiakirjoihin Maarit Rötsä / OPER 21 Esimerkkejä määräysluonnoksessa olevista periaatteista 2/3 Sosiaalipäivystystä antavalla työntekijällä, palvelutarpeen arvioinnista vastaavalla työntekijällä ja asiakkaan sosiaalipalvelujen kokonaisuutta koordinoivalla työntekijällä (omatyöntekijä, vastuutyöntekijä tai lapsen asioista vastaava sosiaalityöntekijä) on käyttöoikeus kaikissa palvelutehtävissä syntyneisiin asiakastietoihin lukuun ottamatta perheasioiden sovittelua. Sosiaalityötä tai sosiaaliohjausta antavalla työntekijällä on käyttöoikeus kaikkiin asiakastietoihin siinä palvelutehtävässä, jossa hän työskentelee Maarit Rötsä / OPER 22 11

12 Esimerkkejä määräysluonnoksessa olevista periaatteista 3/3 Lastensuojelun sosiaalityötä tai sosiaaliohjausta antavalla työntekijällä on lastensuojelun lisäksi käyttöoikeus lapsiperheiden palvelujen asiakastietoihin. Päihdehuollon sosiaalityötä tai sosiaaliohjausta antavalla työntekijällä on päihdehuollon asiakastietojen lisäksi käyttöoikeus iäkkäiden palvelujen, lapsiperheiden palvelujen ja työikäisten palvelujen asiakastietoihin Omaishoidon tukea, toimeentulotukipalvelua tai sosiaalista luototusta antavalla työntekijällä on käyttöoikeus kyseisissä sosiaalipalveluissa syntyviin asiakastietoihin kaikissa niissä palvelutehtävissä, joissa kyseistä palvelua annetaan Maarit Rötsä / OPER 23 MUUT MÄÄRÄYKSET Maarit Rötsä / OPER 24 12

13 Tietojärjestelmätoteutuksissa ja organisaatioiden toiminnassa huomioitavat vaatimukset THL:n määräykset sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallinnan vaatimusten yhdenmukaistamiseksi 1. Määräys 1/2015: A-luokkaan kuuluvien sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien olennaiset tietoturvavaatimukset (pdf 526 kt) Liite 1: Tietoturvavaatimukset A-luokkaan kuuluville järjestelmille ja järjestelmien käyttöympäristöille (pdf 326 kt) 2. Määräys 2/2015: Omavalvontasuunnitelmaan sisällytettävät selvitykset ja vaatimukset (pdf 2 Mt) Liite 1: Omavalvontasuunnitelman mallipohja (doc 105 kt) Maarit Rötsä / OPER 25 Tietojärjestelmätoteutuksissa ja organisaatioiden toiminnassa huomioitavat vaatimukset 3. Määräys 2/2016: Määräys sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien olennaisista toiminnallisista vaatimuksista (pdf 506 kt) Liite 3d, Profiilit: Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston profiilit (xls 302 kt) Sosiaalihuollon asiakastietojen arkiston vaiheen I liittyvä järjestelmä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon vaiheessa I tallentava järjestelmä Valmisteilla uusi profiili: Asiakastietoja katseleva järjestelmä Maarit Rötsä / OPER 26 13

14 Sosiaalihuollon toiminnalliset profiilit Toiminnallisten vaatimusten luokituksessa ja määräyksessä profiilit sosiaalihuollon liittyjille: Sosiaalihuollon asiakastietojen arkiston vaiheen I liittyvä järjestelmä Järjestelmä, joka on yhteydessä Kanta-palveluihin hakeakseen ja tallettaakseen sinne tietoja rekisterinpitäjän omaan käyttöön Mahdollistaa ennen sosiaalihuollon Kanta-palveluiden II-vaiheen liittymistä syntyneiden asiakasasiakirjojen tallentamisen ja hyödyntämisen tai pelkän tallentamisen rekisterinpitäjän omaan käyttöön Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon vaiheessa I tallentava järjestelmä Järjestelmän käyttötarkoituksena on arkistointiin liittyvien toiminnallisuuksien toteuttaminen, jolloin tietosisältöjen lukemiseen liittyvät toiminnallisuudet ja ATJ-vaatimukset ovat vähäisemmät. Järjestelmän avulla voidaan tukea esim. tietojärjestelmämuutoksia siirtämällä tiedot asiakastietoja käsittelevästä järjestelmästä arkistoon ennen uuden järjestelmän käyttöönottoa. ESIM. järjestelmässä skannataan ja arkistoidaan vanhoja paperiasiakirjoja pdf-muodossa tai koostetaan tietojärjestelmässä olevista tiedoista asiakasasiakirjoja Sosiaalihuollon asiakastietoja vaiheessa I katseleva järjestelmä Määrittelyssä Hakutoiminnallisuuksien lisäksi asian ja asiakkuuden muodostaminen ja käsittely, mm. asiayhteyden takia Maarit Rötsä / OPER 27 Toimeenpanon tuki OPER tukee ja ohjaa liittymisvalmisteluissa. Organisaatioiden koulutukset ja liittymisen tuki suunnitellaan Tarja Kalima Seuraa kehitystä liittymällä Ajankohtaista jakeluun Kansa-koulu-hanke antaa kirjaamisvalmennusta ja tukee luokitusten käyttöönotoissa. Pohjois-Suomi Tellervo Alanärä Keski- ja Itä-Suomi Riitta Häkkinen Väli-Suomi Taina Jokinen Lounais-Suomi Vaasan seutu Outi Lehtokari Etelä-Suomi Seija Viljamaa Yksityinen sosiaali- ja terveydenhuolto Päivi Achte THL/OPER 14

15 Pysy ajan tasalla! Ajantasaista tietoa sosiaalihuollon tiedonhallinnan valtakunnallisesta kehittämisestä suoraan sähköpostiisi Kysymykset ja kehittämisehdotukset: Tilaa uutiskirjeet sähköpostiisi! Sostiedonhallinta 6 krt/v Kanta-uutiskirje 10 krt/v THL/OPER BONUS! YLEISTÄ KANSA- HANKKEESTA Maarit Rötsä / OPER 30 15

16 Tavoitteena tiedon saatavuuden ja yhtenäisyyden parantaminen paikallinen valtakunnallinen SAATAVUUS Valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut (Kanta-palvelut) NYKY- TILA vapaamuotoinen Potilasasiakirjat ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjat YHTENÄISYYS TAVOI- TETILA rakenteinen 1-4/ THL/OPER Maarit Rötsä / OPER 31 Kansa-hanke (Sosiaalihuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja määrämuotoisen kirjaamisen toimeenpanohanke) Sosiaalipalveluissa otetaan käyttöön määrämuotoinen kirjaaminen asiakasasiakirjalain mukaisesti Ks. Kansa-koulu-hanke Otetaan käyttöön asiakasasiakirjojen rakenteinen tallentaminen Yhdenmukaistetaan asiakastiedot Yhdenmukaistetaan palvelutoimintaa Sosiaalihuollon Kanta-palvelut otetaan käyttöön Asiakastiedon arkisto Viestinvälitys Arkistonhoitajan käyttöliittymän laajennus sosiaalihuoltoon Omakanta-laajennus sosiaalihuoltoon Maarit Rötsä THL/OPER / OPER 32 16

17 I vaihe määrittely ja toteutus: PDFtallennus ja tiedon saatavuus rekisterinpitäjälle käyttöönotto II vaihe määrittely ja toteutus: Tiedon saatavuus rekisterien välillä ja Omakannan käyttöönotto arvioitu käyttöönotto III vaihe määrittely ja toteutus: Asiakirjojen rakenteinen tallentaminen ja Omakannan toiminnallisuuksien laajennus IV vaihe määrittely ja toteutus: Toimijoiden välinen yhteistyö ja raportointi Maarit Rötsä / OPER SOTE-toimijat Yhteinen toiminta THL & KELA STM Liittyminen Lainsäädännön valmistelu I-vaiheen määrittelyt Pilotointi Yhteistestaus ja sertifiointi Määrämuotoinen kirjaaminen II-vaiheen määrittelyt I-vaiheen toteutus I- vaiheen käyttöönottojen valmistelu Tietosisältömäärittelyt I-vaihe II-vaiheen toteutus II vaiheen käyttöönottojen valmistelu I-vaihe Tuotantokäyttö III-vaiheen määrittelyt II-vaihe II-vaihe I-vaihe toiminnallisuudet Asiakirjarakenteiden käyttöönotto vaiheittain IV-vaiheen määrittelyt III-vaiheen toteutus III-vaiheen käyttöönottojen valmistelu III-vaihe II-vaihe Liittyvien järjestelmien kehittäminen tai hankinta Maarit Rötsä / OPER 34 17