Yleisten kirjastojen arvot laatusuositusten ja indikaattorien pohjana Laatua ja tuottavuutta kirjastopalveluille verkostoituen Hämeenlinnan, Kouvolan ja Lahden kirjastojen laatujärjestelmähanke / Teemaryhmä D Toinen teemaryhmätapaaminen, Lahdessa 12.2.2013 Hanna Kaisti (hanna.kaisti@hameenlinna.fi)
Viime teemaryhmä D:n kokouksessa puhuttua Tarpeellista luoda kirjallinen ohje yhteistyökumppaneille ja tapahtumien järjestäjille jossa selkeytetään mm. tiedotusvastuut ja aikataulu Kattavaa sapluunaa ei voi tehdä, vain suuntaa-antava ohje jota voidaan tapauskohtaisesti soveltaa Ohjeen lopussa kysymysluettelo joka ohjaisi tapahtuman järjestäjää esim. kohderyhmään, markkinointiin ja aikataulutukseen liittyen Jos väkeä tulee paljon, onko korvaavaa ohjelmaa ulos jääneille(lastentapahtumissa)? Ohje nähtäville myös kirjaston verkkosivulle Myös tapahtumissa voisi olla S, M, L, XL kokoluokitus ja sitä vastaava ohjeistus suurissa tapahtumissa ennakkoilmoittautuminen & turvallisuuskysymykset Ohjeen pohjana voi käyttää jo olemassa olevia ohjeistuksia (esim. Heinolan & Lahden kirjastojen ohjeet wikissä) http://laatuakirjastoon.wikispaces.com/
Ohjeistuksen lisäksi tehdään yksinkertaiset lomakekyselyt: (a) Tapahtuman järjestäjälle eli kirjaston yhteistyökumppaneille Mikä oli tapahtuman päämäärä? Saavutettiinko se? Kouluarvosanalla 4-10 miten onnistuneena tapahtumaa pidit? Miten järjestelyt toimivat? Miten yhteistyö kirjaston kanssa toimi työnjaon osalta? Kouluarvosanalla 4-10 miten hyvää oli yhteistyö kirjaston kanssa? Risut ja ruusut?
(b) Kysely tapahtuman osallistujille Mistä sait tietää tapahtumasta? Vastasiko tapahtuma odotuksiasi? Kouluarvosanalla 4-10 minkä arvosanan antaisit tapahtumalle? Piditkö jostain asiasta erityisen paljon? Missä olisi vielä kehitettävää? Tulisitko uudelleen jos saman teeman tapahtumia järjestetään myöhemmin? Mitä muita tapahtumia toivoisit kirjastoon? Tuletko kirjastoon uudelleen myös muissa asioissa? Lomakkeiden vastauksista voisi kehittää laadullisia indikaattoreita joita seurattaisiin
Fokusryhmähaastattelut ja laatumatriisi Fokusryhmähaastattelut tehdään ei-käyttäjille. Suunnittelutyöryhmä kokoontuu ensimmäisen kerran 13.2. Laatumatriisi tehdään hyvin kevyessä muodossa eli check-list itsearviointia varten. Sitä voi käyttää myös suunnittelua ja työnjakoa koskevissa yleisimmissä keskusteluissa
Ohjelmassa tänään Yleisen kirjaston arvot ja miten ne laitetaan käytäntöön asiakastapahtumien ja tilaisuuksien osalta Olemassa olevat laatuindikaattorit ja mitä tarvitaan lisää Lopuksi huhtikuun kokouspäivämäärästä päättäminen & varmistuneet yhteisseminaarien päätöspäivämäärät kalenteriin
Laatu heijastaa arvoja Laatu tarkoittaa tuotteen, palvelun tai prosessin, tai näiden yhdistelmien, kykyyn täyttää sille asetetut vaatimukset ja siihen kohdistuvat odotukset Yleisten kirjastojen laatusuosituksessa laatu on aina sidoksissa asiakkaiden tarpeiden tyydyttämiseen. (OKM 2010) Laadun määrittely on arvopohjaista eli perustuu tiettyihin arvoihin
YKN:n yleisten kirjastojen arvot
Yleisten kirjastojen neuvoston (YKN) määrittelemät arvot 1. Tiedonsaannin vapaus Asiakastyössä tämä tarkoittaa: Ei sitouduta ideologioihin Monipuolinen aineistokokoelma Käyttäjän tiedontarvetta arvostetaan Kirjaston sisäisessä toiminnassa tämä tarkoittaa: Tietosisältöjen ja aineistotuotannon tuntemuksen jatkuva ylläpitäminen Kollegan tiedonsaannin oikeutta arvostetaan
2. Ennakkoluulottomuus o Asiakastyössä: Uusien palvelukonseptien kokeilu ja käyttöönotto - riskinotto sallitaan o Sisäisessä toiminnassa: Uusien asioiden kehitteleminen ja käyttöönotto ennakkoluulottomasti epäonnistumisen uhallakin Ideoinnista palkitaan Muita aloja seurataan ja hyviä käytäntöjä omaksutaan
3. Yhteisöllisyys Asiakastyössä: Kirjasto tarjoaa tiloja erilaisille työryhmille ja yhteisöille Kirjasto osallistuu kumppanina työryhmien ja yhteisöjen toimintaan Kirjasto järjestää tapahtumia Kirjasto tarjoaa mahdollisuuksia sisältöjen luomiseen Sisäisessä toiminnassa: Kirjastojen yhdessä toimiminen etenkin verkkomaailmassa tärkeää Tilaa hierarkioista riippumattomalle ideoiden ja kokemusten vaihdolle
4. Luotettavuus Asiakastyössä: Kirjaston eri muodoissa välittämän tiedon luotettavuus ja ajantasaisuus Kirjasto valikoi tarjolle laadukkaita sisältöjä Sisäisessä toiminnassa: Luottamus ja arvostus toisten kirjastojen ja kirjastoammattilaisten työhön sekä tiedon jakaminen Tiedonvälitys on avointa ja tehdyt päätökset ovat kaikkien saatavilla Teot ja viestit tukevat toisiaan
5. Avoimuus Asiakastyössä: Käyttäjäpalaute otetaan vakavasti Kirjastotyön perusteiden selvittäminen soveltuvin osin käyttäjälle (esim. hankintaperiaatteiden esittely) Kerrotaan, mitä kirjastosta saa verorahojen vastineeksi Sisäisessä toiminnassa: Käyttäjäpalautteelle on selkeät kanavat ja se käsitellään Vastuut ovat selvät Osallistumisjärjestelmä toimii Tärkeät yhteiset päätökset kirjataan
6. Tasa-arvo Asiakastyössä: Kaikkia asiakkaita kohdellaan tasa-arvoisesti Kirjastot ja kirjastoverkko ovat kaikkien ulottuvilla Peruspalvelut ovat tarjolla kaikille samantasoisina Sisäisessä toiminnassa: Oikeudenmukainen johtaminen ja esimiestyö Työyhteisötaidot kaikille Erilaisuuden hyväksyminen, esim. maahanmuuttajataustaiset kollegat
*Keskustelua * Mieti kirjaston omia sekä yhteistyössä tehtyjä asiakastapahtumia ja - tilaisuuksia: 1) Miten taata YKN:n arvojen toteutuminen? 2) Miten arvioida tapahtumia (mitä mittareita)?
Yhteisöllisyys o o o o o o Miten yhteisöllisyys toteutuu kirjaston tapahtumatuotannossa? Lähtevätkö tapahtumat yhteisön tarpeista? Ovatko ne avoimia kaikille? Vahvistavatko ne yhteisöä? Onko tapahtumien ja yhteisöjen välillä synergiaa ja hyvää vuorovaikutusta? Onko työnjako selvä kirjaston sisällä ja yhteistyökumppaneiden kanssa? Kasvattaako tilaisuus hyvää työilmapiiriä, joka välittyy myös tilaisuuteen osallistuville, heijastavatko osallistujat samoja asioita takaisin työyhteisöön ja toisilleen?
Tasa-arvo ja avoimuus Edistävätkö tapahtumat/ tilaisuudet kuntalaisten yhtäläisiä mahdollisuuksia kirjallisuuden, taiteen harrastamiseen? Ovatko tilaisuudet maksuttomia? Onko tapahtumia/ tilaisuuksia järjestetty tasapuolisesti eri-ikäisille kirjaston eri pisteissä? Onko kirjasto avoin tila harrastajien, yhdistysten, seurojen jne. erilaisten toimijoiden tilaisuuksille? Onko kirjastossa mahdollista järjestää eri toimijoiden tilaisuuksia silloin, kun paikkakunnan muut esitystilat ovat toimijoille saavuttamattomissa esim. liian kalliina?
Ennakkoluulottomuus, suvaitsevaisuus, kansainvälisyys Edistävätkö tapahtumat/ tilaisuudet ennakkoluulottomuutta, suvaitsevaisuutta, kansainvälisyyttä? Hyvinvointi, virkistys, oppiminen, sivistykselliset arvot, syrjäytymisen ehkäisy Lisäävätkö tapahtumat/ tilaisuudet yleistä hyvinvointia ja virkistystä? Voiko niissä ja niistä oppia jotakin, ehkäisevätkö ne syrjäytymistä? Tapahtumientuotannon talous?
Kirjaston palvelujen tunnetuksi tekeminen, markkinointi Houkuttelevatko tapahtumat/ tilaisuudet kirjastoon myös ei-käyttäjiä, markkinoivatko ne kirjaston palveluja, tekevätkö kirjastoa tunnetuksi, luovatko positiivista imagoa? Uusien mahdollisuuksien hyödyntäminen, innovatiivisuus, rohkeus, luovuus Hyödynnetäänkö tapahtumatuotannossa esim. internetin uusia mahdollisuuksia? (videotapahtumat, sosiaalinen media, nettitapahtumat, Flash Mob, LAN-tapahtumat?)
Jo käytössä olevat indikaattorit eli mitä jo kerätään?
Taustaa Opetus- ja kulttuuriministeriön Yleisten kirjastojen laatusuositus (2010) on laadittu siten että se kattaa kirjaston tilat; kokoelmat; henkilöstön ja osaamisen; ja palvelut. Niistä jokaisesta on laadittu lista suosituksista siten että kerrotaan esim. uudet laatusuositukset ja sen jälkeen mitä hyvässä kirjastossa/laadukkaita tarjoavassa kunnassa tehdään Muita laatusuosituksia yleisille kirjastoille ovat: Yleisten kirjastojen neuvoston strategia 2011-2016 (YKN 2011); Hyvän maakuntakirjaston laatukuvaus (OKM 2011) Kirjastosektorin kymmenen mittaria (Kirjastotoiminnan vaikuttavuuden arviointiryhmä 2010) Lähetin näistä teille sähköpostilla tiivistelmän 16.1.2013
Asiakastapahtumien, tilaisuuksien ja koulutusten olemassa olevat indikaattorit Kirjaston järjestämien näyttelyiden määrä Kirjaston järjestämien muiden tapahtumien määrä Tapahtumien osallistujamäärä (ei näyttelyt) Käyttäjäkoulutusten määrä Käyttäjäkoulutus tunteina Käyttäjäkoulutusten osallistujamäärä
Muita olemassa olevia indikaattoreita Opetus- ja kulttuuriministeriö edellyttää että kirjasto seuraa seuraavia indikaattoreita: Kirjaston toimintakulut / asukas (suositus: 55,50 ) Kirjaston toimintakulujen prosenttiosuus kunnan toimintamenoista (suositus: 1,5-2%) Kirjastoaineistokulut / asukas Fyysiset käynnit kirjastossa (suositus: 10 käyntiä / asukas/ vuosi) Verkkokäynnit (suositus: 10 / asukas / vuosi) Lainat (suositus 18 lainaa / asukas / vuosi) Asiakkaiden prosenttiosuus asukasmääristä (lainaajia 45% asukkaista) Henkilökunnan mitoitus eli henkilötyövuosia / 1000 asukasta (suositus: 1 htv / 1000 asukasta) Henkilöstön täydennyskoulutus/htv/vuosi (suositus: 6 pv/htv/vuosi)
Kirjastojen uutuushankinta (suositus: 400 kirjaa / 1000 asukasta) Muun aineiston uutuushankinta (suositus: 100kpl/1000 asukasta) Lehtien vuosikerrat (suositus: 15-20 vuosikertaa / 1000 asukasta) Poistojen prosenttiosuus kokoelmasta (suositus: poistot 8% vuodessa) Lastenkirjojen määrä (suositus: 1 lastenkirja jokaista alle 15-vuotiasta kohden vuodessa) Hyötypinta-ala (suositus: 100 neliömetriä / 1000 asukasta) Henkilöstömäärä: 1 henkilötyövuosi / 1000 asukasta Kirjastoammatillisen henkilökunnan osuus henkilökunnasta (70%, määritelty kirjastoasetuksessa) Korkeakoulutetun kirjastoammatillisen henkilökunnan osuus (45%, määritelty kirjastoasetuksessa) Täydennyskoulutuspäiviä henkilöstölle 6 kpl / htv / vuosi
Muita kunnissa kerättäviä indikaattoreita kirjastoihin liittyen Kirjastojen aukioloaikojen pituus (luettelo ylläpidettävistä toimipaikoista aukioloaikoineen) Kirjastoautojen pysähtymispaikkojen lukumäärä (luettelo kirjastoauton pysähdyspaikoista Kirjaston näkyminen mediassa (esim. palstamillit) Asiakastyytyväisyys yleisarvosana asiakkailta Yhteenveto asiakaspalautteista
Laadullisia indikaattoreita ei juuri ole, asiakastyytyväisyyttä ja asiakaspalautetta lukuun ottamatta Laadullisia indikaattoreita voisivat olla esim. asiakkaiden tietämys kirjaston palveluista (esim. tapahtumista) Kokemus palveluiden / tapahtumien mielekkyydestä Tietämyksen lisääntyminen tai asenteen muuttuminen tapahtuman jälkeen Mitä muuta? Mitä vielä tarvitaan? Ohjeistuksen ja lomakkeiden työstämissuunnitelma?
Lopuksi Huhtikuun teemaryhmä D:n kokouspäivämäärä ja paikka? Hanna Kouvolan kaupunginkirjastossa 19.2. ja Lahdessa 11.3. Pistäkää kalenteriinne yhteisten seminaarien päivämäärät: Lahden seminaari 7.3. (kaupunginkirjaston auditorio klo 9.15-14.30) Muista ruokajärjestelyiden vuoksi ilmoittautua viimeistään 25.2. mennessä! (hanna.kaisti@hameenlinna.fi) Kouvolan seminaari 21.5. (kaupunginkirjaston auditorio klo 10-15) Päätösseminaari 2.10. (Hämeenlinnan raatihuone) KIITOS TÄSTÄ PÄIVÄSTÄ! PS. Käy hankkeen wikissä. Ei edellytä rekisteröitymistä! Osoite: laatuakirjastoon.wikispaces.com