Kirjastokonsortioiden laitteistoympäristön kehitysprojekti Triangelipäivät Kuopiossa Katri Vänttinen n kehittämispäällikkö, projektin ohjausryhmän jäsen katri.vanttinen@arene.fi
Taustaa Yliopistokirjastojen johtajien päätös: Sanni-palvelin modernisoidaan vuonna 2007 Samalla selvitetään mahdollisuudet triangelisovelluksia pyörittävien kirjastopalvelinten konsolidointiin, esim: Sanni + Nelli + Julle + Armas (tai osa näistä) (= CSC:llä olevat kirjastojärjestelmä-, tiedonhakuportaali- ja dokumenttiarkistopalvelimet)
Projektin tavoitteet Analysoida palvelinympäristön nykytila ja kehittämistarpeet Tehdä selvitys soveltuvista hankintamenettelyistä Selvittää rahoitusratkaisut (keskitetty/hajautettu) Esitellä kirjastokonsortioille vaihtoehtoisia ratkaisumalleja palvelinympäristön kehittämiseksi Valita ja suositella yhtä vaihtoehtoa, lähtökohtana kokonaistaloudellisuus
Projektin organisoituminen HYK asetti projektin vuoden 2006 alussa Ohjausryhmä: Linnea2-edustajat: pj. Esko Ala-Peijari (Teak), Päivi Kytömäki (OYK) AMKIT-edustajat: Pirkko Pietiläinen (Oamk), Katri Vänttinen () HYK-edustajat: Juha Hakala, Kristiina Hormia (Nelli-näkökulma) Kutsuttuna asiantuntijana Thomas Roos (CSC) Osaprojekteina tekninen selvitys ja hankintamenettelyselvitys Projektitoimeksiannon mukaan CSC toimii asiantuntijana molemmissa selvityksissä, lisäksi selvitysryhmiin on nimetty myös kirjastojen asiantuntijoita Ohjausryhmä on valmisteilla olevan valtion IT-strategian periaatteiden mukaisesti päättänyt selvittää myös mahdollisuuden teknisen palvelukokonaisuuden hankintaan, jolloin kirjastot eivät omistaisi laitteistoa vaan maksaisivat palvelumaksua.
Tekninen selvitys (ryhmä Thomas Roos, Ari Ahlqvist, Ere Maijala, Jouni Jääskeläinen) Yhteenvetoa: tällä hetkellä kirjastokonsortioilla on 5 tietokantapalvelinta (Sanni + apupalvelin V880, Armas, Nelli, Doria) 10 pienempää palvelinta, 5 levyjärjestelmää tietoliikennelaitteita ja nauharobotti. Vuonna 2007 Sanni-palvelin on ollut käytössä jo 7 vuotta ja on elinkaarensa päässä, uusiminen on tarkoituksenmukaista Vuonna 2007 Armas on ollut käytössä 5 vuotta. Uusiminen on ajankohtaista viimeistään 2008. Levytilaa tarvitaan todennäköisesti lisää jo vuonna 2007 (nykyiseen levyjärjestelmään ei saa lisälevyjä vaan se pitäisi uusia) Vuonna 2007 Nellillä on käyttöikää n. 3 vuotta Julle on palvelimista uusin. Jäljellä olevaa käyttöikää on vuosia.
Teknisen selvitysryhmän näkemys Mitään estettä siirtää kirjastokonsortioiden tietokantapalvelinten palvelut samaan palvelimeen ei ole. Yhteisellä palvelimella voisi yksinkertaistaa laitteistokokonaisuutta, vähentää tilavaatimuksia ja hankkia lisää kapasiteettia ja laajennusvaraa kaikille konsortioille. Kerralla toteutettu isompi hankinta tarkoittaa todennäköisesti myös alhaisempaa hintaa yksittäisille konsortioille.
Esiselvitys hankintamenettelystä (CSC: Katri Luostarinen, Tiina Kupila-Rantala) Uusi hankintalaki saattaa astua voimaan ennen projektin hankintoja: ei suurta vaikutusta hankintatapaan Kilpailutus: avoin tai rajoitettu menettely mahdollisia, avoin yksinkertaisin (vanha ja uusi laki) Uuden hankintalain mukaan myös suora neuvottelumenettely voi olla mahdollinen, mikäli kilpailutusta ei pidetä tarkoituksenmukaisena hankintalakiehdotus 23, kohta 2: teknisestä tai taiteellisesta taikka yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; hankintalakiehdotus 23, kohta 5: alkuperäisen toimittajan kanssa tehtävä tavarahankinta on lisätilaus, jonka tarkoituksena on aikaisemman toimituksen tai laitteiston osittainen korvaaminen taikka toimitusten tai olemassa olevien laitteistojen laajentaminen, ja toimittajan vaihtaminen johtaisi teknisiltä ominaisuuksiltaan erilaisen materiaalin hankkimiseen, mikä aiheuttaisi yhteensopimattomuutta tai suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia tuotteiden käytössä ja kunnossapidossa;
Mitä hankitaan: palvelin vai palvelu? Palvelin Konsolidoitu tai erilliset + ylläpitopalvelu (nyt CSC) Hankintatapana osto (organisaatioiden kertainvestointi) tai leasing (esim. 5 vuoden kuoletusaika) Konsortiot päättävät ja rahoittavat laitteiston päivitykset Palvelu Ostetaan kokonaispalvelu avaimet käteen periaatteella Laitteistohankinnat, tukimaksut ja laitteiston päivitykset palveluntarjoajan vastuulla Palveluntarjoaja takaa, että kirjastojen sovellukset ovat käytettävissä ja että palvelinympäristön kapasiteetti on riittävä Palvelusta maksetaan käytetyn kapasiteetin mukaan. Toukokuussa valmistuu konsulttiselvitys palvelun hankinnan edellytyksistä (Olavi Köngäs, Netum Oy)
Pohdintaa palvelunhankintaselvityksen valmistumista odotellessa Mikä käytännössä muuttuisi, jos kirjastot eivät omistaisi palvelimia vaan vain käyttäisivät niitä? Vuosimaksut käytön mukaan, ~ tasasummia joka vuosi Ei tarvetta omiin investointeihin Jos CSC olisi palveluntarjoaja, muutos olisi käytännössä pieni, koska jo nyt palvelukonseptiin kuuluu CSC:n laitteiston käyttöoikeutta (esim. Nelli&Julle nauharobotti) Uusien sovellusten liittäminen palveluun joustavaa Palvelun hankintaan siirtyminen on valtion ITstrategian ja tuottavuusohjelman linjausten mukaista toimintaa Kokonaistaloudellisuusnäkökulma Mahdollisuus opetusministeriön keskitettyyn rahoitukseen?
Miten edetään? Projektin ohjausryhmä käsittelee palveluhankintaselvityksen touko-kesäkuussa ja valitsee edetäänkö palvelun vai palvelimen hankinnan suuntaan Samalla selvitetään rahoitusvaihtoehdot (keskitetyn rahoituksen osuus) Valmistellaan tarjouspyyntö (palvelin) tai hintatiedustelu (palvelu), joka sisältää vaihtoehdot: Vain Sanni-ympäristö uusitaan (palvelin tai kokonaispalvelu) Optiot myös muiden konsortioiden liittymiseksi samaan ratkaisuun
Miten edetään (2) Ohjausryhmä valmistelee esityksen kirjastokonsortioille (tiedoksi myös Digitaalisen kirjaston verkkopalveluryhmälle) Konsortiot (Linnea2- ja ) päättävät hankinnasta kirjastojärjestelmän osalta omien johto-/ohjausryhmiensä valmistelun perusteella FinELib-ohjausryhmä päättää Nellin osalta HYK päättää Jullen osalta Konsortioiden jäsenet päättävät asiasta omalta osaltaan (sitoutuminen sopimuksiin ja omarahoitusosuuksiin)
Milloin edetään Vuonna 2007: Vähintään Sanni uusitaan Muut mahdolliset uusimistoimet ja niiden aikataulutus konsortioiden päätösten mukaisesti
Kysymysten aika Kuinka kauan? Miksi????? Miten käytännössä? Milloin? Kenen kanssa? Mitä? Mitä sitten? Kuka?