Todettiin kokous laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

Transkriptio

1 1 Linnea2-konsortion ohjausryhmän kokous Aika: klo 9-12 Paikka: Joensuun yliopiston kirjasto, Joensuu Läsnä: Esittelijä: Sihteeri: Ari Muhonen, puheenjohtaja Kristiina Hormia-Poutanen Helena Hämynen Vuokko Palonen Kaisa Sinikara - videoyhteys Pentti Vattulainen poissa Kuno Öhrman - videoyhteys Annu Jauhiainen, Kansalliskirjasto Päivi Järvinen, Kansalliskirjasto 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Tiedotusasioita Tiedotusasioita ei ollut. 4. Ohjausryhmän kokoonpano v Linnea2-ohjausryhmän toimikauden on määrä päättyä keväällä Jos uusi korkeakoulujen kirjastojärjestelmäkonsortio syntyy suunnitelmien mukaan vuoden 2010 alusta, jää nyt valittavan uuden ohjausryhmän toimikausi hyvin lyhyeksi. Vaihtoehtoina ovat nykyisen ohjausryhmän toimikauden jatkaminen vuoden 2009 loppuun saakka tai uuden ohjausryhmän valitseminen niin, että uusi puheenjohtaja voisi olla ehdokas uuden konsortion ohjausryhmän puheenjohtajaksi. Esitys: Esitetään yleiskokoukselle nykyisen ohjausryhmän toimikauden pidentämistä vuoden 2009 loppuun saakka. Kokoonpanossa voidaan tehdä muutoksia, jos joku jäsenistä ei voi jatkaa kevään 2009 jälkeen. Päätöksen asiasta tekee yleiskokous. Keskustelu: Ari Muhonen ilmoitti, että hänellä ei ole mahdollisuutta jatkaa ohjausryhmässä kevään yleiskokouksen jälkeen. Tulevan toiminnan suunnittelun lähtökohtana on, että uusi kirjastojärjestelmäkonsortio syntyy vuoden 2010 alussa. Esitetään, että ohjausryhmä jatkaa tällä kokoonpanolla myös loppuvuoden, poikkeuksena että Ari Muhonen jää pois ohjausryhmästä. Linnea2-konsortion sääntöjen mukaan konsortion ohjausryhmä valitsee puheenjohtajan keskuudestaan. Puheenjohtajan valinnasta käytiin keskustelua ja päädyttiin siihen, että nykyinen varapuheenjohtaja Helena Hämynen siirtyy puheenjohtajaksi nykyisen

2 2 puheenjohtajan jäädessä pois. Uudeksi varapuheenjohtajaksi tullaan esittämään Kuno Öhrmania. Päätös: Päätettiin esittää yleiskokoukselle nykyisen ohjausryhmän toimikauden pidentämistä vuoden 2009 loppuun saakka. Kokoonpanoon tulee muutos kun ohjausryhmän puheenjohtaja Ari Muhonen päättää kautensa kevään yleiskokoukseen ja hänen tilalleen yleiskokous valitsee uuden jäsenen. Ohjausryhmän puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valinnasta päättää ohjausryhmä yleiskokouksen jälkeen. 5. Korkeakoulujen yhteinen kirjastojärjestelmäkonsortio (liitteet 1 4) Linnea2-ohjausryhmä ja AMKIT-johtoryhmä ovat yhteisessä kokouksessaan käsitelleet yhteistä kirjastojärjestelmäkonsortiota valmistelevien työryhmien raportit ja ehdotukset sopimuksesta ja kustannustenjaosta. Asia menee Linnea2-ohjausryhmän kautta Linnea2-yleiskokouksen käsittelyyn 2.4. Amk-puolella edetään samalla tavalla; AMKIT-konsortion yleiskokous käsittelee asiaa Päätökset uudesta konsortiosta ja sen toiminnasta tehdään konsortioiden jäsenten tasolla (rehtorit/hallintojohtajat), joille asia esitellään sitten kun konsortioiden yleiskokoukset ovat hyväksyneet omalta osaltaan kustannustenjako- ja päätöksentekomallit. Yhteisen kirjastojärjestelmäkonsortion on määrä aloittaa toimintansa vuoden 2010 alussa. Esitys: Käsitellään sopimusryhmän laatima sopimusluonnos ja loppuraportti sekä kustannustenjakoryhmän laatima kustannustenjakomalli ja loppuraportti. Keskustelu: Aikataulu on hieman muuttunut; ensin asia viedään Linnea2- ja AMKIT- konsortioiden kevään yleiskokouksiin huhtikuussa, ja syksyllä järjestetään ylimääräiset yleiskokoukset, minkä jälkeen asia voitaneen viedä rehtoreille/hallintojohtajille. Tavoitteena on, että ensi vuoden alusta uusi konsortio voisi aloittaa toimintansa. 6. Aleph-Lindan tilanne ja jatkosuunnitelmat (liite 5) Linda-yhteisluettelon ohjelmisto vaihtui vuodenvaihteessa: Voyager Universal Catalogue korvattiin Aleph Central Catalogue-sovelluksella. Aleph-sovellus toimii hyvin, mutta käyttöönottoprojekti sen sijaan oli erittäin raskas sekä Kansalliskirjastolle että Lindaa käyttäville kirjastoille. Keskeisimmät ongelmat Kansalliskirjastossa ovat olleet resursoinnin riittämättömyys, projektinhallinta sekä ohjeistuksen ja tiedotuksen ajoittaminen. Edelleen meneillään olevan siirtymävaiheen aikana kirjastojen työ on vaikeutunut kohtuuttomasti. Alephin ja muiden sovellusten (mm. Voyager, BookWhere) integrointi oli odotettua vaikeampaa ja se on vaikuttanut kirjastojen luetteloinnin sujuvuuteen. Tiedonhakua puolestaan on haitannut Alephin www-käyttöliittymän valmistumisen viivästyminen. Kansalliskirjasto on tehnyt palautekyselyn Aleph-projektin sekä samanaikaisesti tehdyn formaattivaihdoksen tiedotuksesta. Tiedottamisen ohella kyselyssä saatiin kommentteja hankkeista myös muilta osin. Kyselyn perusteella ollaan laatimassa toimenpideohjelmaa, jolla halutaan varmistaa vastaavanlaisten virheiden välttäminen tulevissa hankkeissa. Aleph-sovellus toimii hyvin ja vastaa sille asetettuja tavoitteita. Se antaa mahdollisuudet luetteloinnin prosessien kehittämiseen ja LINDAn laajentamiseen kaikkia kirjastoja palvelevaksi kansalliseksi yhteisluetteloksi.

3 3 Alehp-projektin jatkosta on tehty projektisuunnitelma, joka sisältää: - Voyager-Aleph -siirron jälkihoidon - Auktoriteettitietokannan rakentamisen valmistelun - Fennican integroinnin Aleph-Lindaan yhteisluettelotoimintojen osalta - Linnea2-konsortion tukemisen uuden yhteisluettelon ylläpidossa (koulutus, viestintä) - Neuvotteluja amk-sektorin ja yleisten kirjastojen liittymisestä yhteisluetteloon - Kaukopalveluohjelmiston integroinnin yhteisluetteloon Lindan tiedontuottajasopimukset tullaan uudistamaan vuoden 2009 aikana. Sopimukseen sisältyvät tietokantojen päivittämisen periaatteet, mm. tietueiden replikoituminen Lindasta kirjastojen tietokantoihin. Esitys: Annu Jauhiainen esittelee Aleph-Lindan tilannetta, palautekyselyn tuloksia ja Lindan jatkosuunnitelmia. Keskustellaan myös tietokantojen päivittämisen periaatteista. Keskustelu: Todettiin, että Teknillisen korkeakoulun kirjasto ja Helka-kirjastot ovat lähettäneet palautetta Aleph-projektista Linnea2-ohjausryhmälle. Kirjastoverkkopalveluihin on tullut suoraan palautetta myös muualta, mm. Varastokirjastosta. Keskusteltiin Aleph-Lindan tilanteesta ja todettiin, että kirjastojen olisi pitänyt olla paremmin mukana Lindan muutosprosessissa ja sen suunnittelussa. Palautekyselyn perusteella Kansalliskirjastossa on tehty suunnitelmia tulevaisuuden varalle, jotta vastaavat virheet osattaisiin jatkossa paremmin välttää. Todettiin, että vielä ollaan perustamisvaiheen alkuvaiheessa, ja osa yhteisluettelon työvälineistä on vielä kehitteillä. Yleiskokouksessa on mahdollisuus vastata kirjastojen kommentteihin ja yleiskokouksessa voidaan mm. pohtia, miten jatkossa varmistetaan yhteistyö kirjastojen kanssa vastaavissa hankkeissa. Yleiskokoukseen kannattaa etukäteen valmistella asioita, joita nostetaan esille, koska kaikentyyppisiä kysymyksiä ei kannata käsitellä tällä foorumilla. Keskusteluja on mahdollisuus jatkaa useilla foorumeilla, sillä myös Linda-päivä on tulossa 31.3., ja lisäksi eri asiantuntijaryhmät käsittelevät asiaa keskuudessaan. Keskusteltiin myös yhteisluettelon laadusta ja yhteisistä pelisäännöistä. Yliopistokirjastojen neuvoston käynnistämä sisällönkuvailuryhmä on aloittamassa työskentelyään kesäkuussa Ensin on ratkaistava yhteisluettelon nykyiset ongelmat, sitten vasta yhteisluettelon laajenemisneuvottelut voivat täysipainoisesti käynnistyä. Todettiin, että yhteistyön foorumina voisi toimia ns. Lindan laaturyhmä. Ryhmän perustamiselle pyydetään valtuutus sekä linjaukset yleiskokoukselta, minkä jälkeen ohjausryhmä nimeää sen jäsenet. Jäseniksi kaavailtiin kirjastonjohtajia asiantuntijoilla vahvistettuna. 7. Kaukopalveluohjelmiston käyttöönotto (liite 6) Sopimusneuvottelut Relais Internationalin kanssa ovat meneillään. Toiminnallisella puolella selvitellään edelleen NCIP-tukea eli sitä, miten Relais ja Voyager toimivat yhteen. Selvittely vaatii keskusteluja sekä Relaisin että Ex Libriksen kanssa.

4 4 Linnea2-konsortion jäsenistä lähes kaikki eli 23 kirjastoa on ilmoittanut vakavan kiinnostuksensa hankintaan. Se oikeuttaa kirjastot täysiin alennuksiin eli 50 % hankintahinnasta ja 25 % implementointi- ja tukimaksuista. Hintatiedot liitteenä (liite 2) Sovelluksen käyttöönotto kestää useita kuukausia. Tavoitteena on päästä aloittamaan kevään aikana ja saada ohjelmisto tuotantokäyttöön vuoden loppuun mennessä. Käyttöönottoprojektin projektipäällikkönä tulee toimimaan Minttu Hurme, apunaan Päivi Järvinen. Molemmat ovat tietojärjestelmäasiantuntijoita Kansalliskirjastossa ja heillä on vankka tekninen tausta ja osaaminen. Linnea-kaukopalvelutyöryhmän apua tarvitaan kaukopalvelunasiantuntijoina. Koska Linnea-kaukopalvelutyöryhmälle tulee tavallista enemmän kokouksia vuoden 2009 aikana, esitetään Helsingin ulkopuolelta tulevien jäsenten matkakulujen korvaamista konsortion yhteisistä varoista. Lisäksi esitetään kahdelle henkilölle (Linnea-kaukopalvelutyöryhmän puheenjohtajalle ja Relais-projektin projektipäällikölle) matka-avustuksia kansainväliseen kaukopalvelukokoukseen Hannoveriin ( Kysely sitovasta mukaantulosta lähetetään kirjastoille siinä vaiheessa kun sopimus on valmiimpi ja kun siihen ja sovelluksen toimintaan liittyvät avoimet kysymykset ovat selvinneet. Esitys: Annu Jauhiainen esittelee kaukopalveluohjelmiston hankinnan tilannetta ja käyttöönottosuunnitelmia. Hyväksytään Helsingin ulkopuolelta tulevien Linneakaukopalvelutyöryhmän jäsenten matkakulujen korvaaminen sekä matkaavustukset kansainväliseen kaukopalvelukokoukseen konsortion yhteisistä varoista. Keskustelu: Yhteinen toive kirjastoissa lienee, että kiirettä Relais-ohjelman käyttöönotossa ei pidetä. Ensivaikutelmana todettiin, että yhteistyö Relaisin kanssa vaikuttaa sujuvalta. Käyttöönottoprojektiin mennee muutama kuukausi ja todennäköisesti kuluvan vuoden lopussa ensimmäiset pilotit voisivat olla toiminnassa. Alustava käyttöönottosuunnitelma on laadittu, mutta ilman sopimusta ei vielä ole saatu kaikkia tarvittavia tietoja suunnittelua varten. Kirjastoissa olisi hyvä tietää mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, kuinka paljon paikallisesti pitää resurssoida työpanosta kaukopalveluohjelmiston käyttöönottoon. Päätös: Käsiteltiin kulut pöytäkirjan kohdassa CSC-maksujen jakaminen kirjastokonsortioiden kesken Korkeakoulukirjastojen tietojärjestelmien laitteistouudistuksen ohjausryhmä teki viimeisessä kokouksessaan konsortioille ehdotuksen palvelimen vuotuisten ylläpitokustannuksen jaoksi. Jakomallissa otetaan erikseen huomioon sekä CSC:n konsortiolle tekemä henkilötyö että konsortion käyttöön varattu laitteistokapasiteetti, jonka perusteella jaetaan materiaalikustannukset. Tavoitteena on ollut mahdollisimman yksinkertainen ja oikeudenmukainen jakomalli. Linnea2- konsortio hyväksyi jakomallin yleiskokouksessa Ehdotuksen mukaan vuoden 2008 kulut, jotka perustuivat aiempien vuosien tietoihin, pyöristettiin (Armas 20 %, Nelli 20 %, Linnea 60 %). Vuotta 2009 varten on saatu CSC:ltä tiedot henkilötyön jakautumisesta sekä laitteistokapasiteetin käytöstä joulukuun lopussa Niiden perusteella Linnean

5 5 osuus on laskenut 50 prosenttiin. Vastaavasti Nelli on noussut 30 prosenttiin, Armaksen osuuden säilyessä ennallaan (20 %). Esitys: Hyväksytään Linnea2-konsortion osuudeksi 50 % CSC-maksuista. Keskustelu: Todettiin, että Nellin maksut tulevat keskitetystä rahoituksesta. Päätös: Hyväksytään Linnea2-konsortion osuudeksi 50 % CSC-maksuista. 9. Raportti järjestelmän toiminnasta ja kustannusten jakautumisesta 2008 (liitteet 7 ja 8) Esitys: Käsitellään Kansalliskirjaston laatima raportti järjestelmän toiminnasta ja kustannusten jakautumisesta vuonna Yleiskokous hyväksyy raportin. Keskustelu: Raportin tekninen osuus on kovin yksityiskohtainen, lyhyempi versio on riittävä. Raportti koskee vuotta 2008, mutta jos raportissa on osuuksia, jotka koskevat vain vuotta 2009, ne merkitään erikseen. Päätös: Raporttiluonnokseen tehtiin joitakin korjausehdotuksia ja sovittiin, että Annu Jauhiainen valmistelee lopullisen version yleiskokousta varten. 10. Konsortion varat ja budjetti 2009 (liite 9) Esitys: Käsitellään raportti vuoden 2008 tuloista ja menoista sekä vuoden 2009 budjetti. Yleiskokous hyväksyy kustannusraportin ja budjetin. Keskustelu: Annu Jauhiainen esitteli konsortion varat ja budjetin vuodelle Päätös: Varataan työryhmien kuluihin 5000 (uuden Linda-työryhmän ja kaukopalveluryhmän kuluihin). 11. Ohjausryhmän raportti 2008 (liite 10) Esitys: Käsitellään ohjausryhmän raportti vuodelta Yleiskokous hyväksyy raportin. Keskustelu: Annu Jauhiainen esitteli luonnoksen ohjausryhmän raportiksi Konsortion sääntöjen mukaan myös ohjausryhmän raportti pitää tehdä vuosittain. Ohjausryhmän raportti voidaan siirtää jatkossa osaksi toimintakertomusta. Päätös: Ohjausryhmän raportti voidaan siirtää jatkossa osaksi Linnea2-konsortion raporttia. 12. Konsortion toimintasuunnitelma 2009 (liite 11) Esitys: Käsitellään Kansalliskirjaston laatima toimintasuunnitelma vuodelle Yleiskokous hyväksyy toimintasuunnitelman. Päätös: Luonnokseen tehtiin joitakin korjausehdotuksia ja sovittiin, että Annu Jauhiainen valmistelee lopullisen version yleiskokousta varten.

6 6 13. Yleiskokous Esitys: Päätetään, mitkä asiat tulevat yleiskokoukseen. Konsortiotyöryhmien puheenjohtajia pyydetään esittelemään konsortioasiat. Keskustelu: Valmisteltiin yleiskokouksen asialista. Varataan riittävän pitkä kokousaika, jotta myös keskustelulle on mahdollisuus. Kokousajaksi päätettiin klo Kokouspaikka on Unioninkatu 34, Helsingin yliopisto, Auditorium VII, 3. krs. 14. Muut asiat Keskusteltiin erikoiskirjastojen tilanteessa konsortiossa. Tavoitteena on, että kohtelu olisi saatava samanarvoisiksi kaikille erikoiskirjastoille. Nykyisin osalla erikoiskirjastoja on oma sopimus, osa erikoiskirjastoista taas on kirjastotietokannoissa liitännäisinä ilman, että ovat maksaneet osuutta sovelluksen hankinnasta. Konsortioon ei jatkossa lisätä erityyppisiä jäsenorganisaatioita, vaan kaikki uudet jäsenet liittyvät konsortioon normaalisti järjestelmäntoimittajan ehdoilla. Jatkossa suositellaan erikoiskirjastojen Erkki-tietokantaan liittymistä kaikille uusille erikoiskirjastoille. 15. Seuraavan kokouksen ajankohta Ohjausryhmän uuden kokoonpanon seuraavan kokouksen ajankohta päätetään huhtikuun yleiskokouksen jälkeen. 16. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Vakuudeksi Ari Muhonen Päivi Järvinen puheenjohtaja sihteeri