Linnea2-konsortion ohjausryhmän kokous

Transkriptio

1 Sivu 1 / 5 Kansalliskirjasto Linnea2-konsortion ohjausryhmän kokous Aika: ti klo Paikka: Helsingin yliopisto, Fabianinkatu 32, neuvotteluhuone (7. krs). Jäsenet: Esittelijät: Sihteeri: Poissa: Tiina Järvinen, Maanpuolustuskorkeakoulun kirjasto Vuokko Palonen, Tritonia, puheenjohtaja Jarmo Saarti, Itä-Suomen yliopiston kirjasto Kaisa Sinikara, Helsingin yliopiston kirjasto Pentti Vattulainen, Varastokirjasto Kuno Öhrman, Hanken Nina Hyvönen, Kansalliskirjasto Tommi Jauhiainen, Kansalliskirjasto Lassi Lager, Kansalliskirjasto Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto Pöytäkirja: 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Asialistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi Muihin asioihin lisättiin Lindan kustannushyötyanalyysi. Lindan laaturyhmä järjestää tästä seminaarin Asialista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi tällä muutoksella. 4. Edellisen kokouksen muistio (LIITE 1) Edellisen kokouksen muistio hyväksyttiin. Asialistan kohdassa 6 palattiin kuitenkin vielä edellisen kokouksen muistion kohtaan 8.

2 Sivu 2 / 5 5. Linnea2 -kehittämisseminaari Seminaariin on kutsuttu Linnea2-ohjausryhmä ja AMKIT-konsortion johtoryhmä, Yliopistokirjastojen neuvoston työvaliokunta, Linnea2-työryhmät, Lindan laaturyhmä sekä yliopistokirjastojen sisällönkuvailuverkoston edustaja Esko Siirala. Esitys: Vahvistetaan seminaarin tarkka aika ja paikka, ohjelma ja toteutustavat. Päätös: Seminaari järjestetään Hankenilla klo Seminaarin ohjelma, ryhmätöissä työstettävät kysymykset ja työryhmien viime vuoden lopulla tekemät raportit lähetetään osallistujille etukäteen: OHJELMA: Seminaarin avaus (puheenjohtajana Vuokko Palonen). Lyhyet alustukset: - Linnea2-ohjausryhmän pj Vuokko Palonen: tilannekatsaus ja Linnea2-TOSU - AMKIT-konsortion johtoryhmän pj Sinikka Luokkasen alustus - Tommi Jauhiaisen (KK) alustus uuden kirjastojärjestelmän hankinnan suunnittelusta - Nina Hyvösen (KK) alustus kansallinen yhteisluettelo -hankkeen tilanteesta - Linnea2-työryhmien puheenjohtajien puheenvuorot: lyhyet katsaukset eri ryhmien toiminnasta, tämänhetkisestä tilanteesta ja mahdollisesti koetuista ongelmista Ryhmätyöt: jakaantuminen neljään sekaryhmään (kahvitauko ryhmätyön aikana) - Ryhmät työskentelevät etukäteen lähetettyjen kysymysten pohjalta. - Ryhmien puheenjohtajina toimivat Linnea-työryhmien puheenjohtajat tai muut edustajat sekä Lindan laaturyhmän puheenjohtaja Yhteenveto (puheenjohtajana Jarmo Saarti) KYSYMYKSET: 1. Mihin tarvitaan työryhmiä ja mikä on niiden ohjausjärjestelmä? - Onko nykyinen ryhmäjako järkevä ja tarvitaanko muita ryhmiä? - Miten pitäisi huolehtia työryhmien resursoinnista ja millainen ohjausjärjestelmä niillä pitäisi olla? Ryhmien raportointikäytännöt. - Työryhmien kokoonpanon ja toimikauden määrittely, työryhmien nimeäminen ja jäsenien vaihtaminen kesken kauden (vrt. ed. kokous kohta 8, v.). - Työryhmät on tähän asti nimetty Kansalliskirjastossa kirjastojen tekemien esitysten pohjalta. Jatkossa työryhmät nimettäisiin ohjausryhmässä? - Linnea2-ohjausryhmän kokouspöytäkirja , kohta 8., v.: Kaikki työryhmät voivat pienentää tai muuttaa kokoonpanoaan myös kesken kauden, jos tämä koetaan esim. toimenkuvan muutosten tai työn luonteen takia perustelluksi. Jos työryhmä vaihtaa jäsentään kesken kauden, uusi jäsen voisi tulla mielellään sellaisesta organisaatiosta jolla ei ole vielä edustajaa Linnea-työryhmissä. Jäsenmuutoksista informoidaan Linnea2-ohjausryhmää. 2. Työryhmien perustehtävä - Mikä on työryhmien keskeinen tehtävä, mihin ne haluavat ja mihin niiden pitäisi voida vaikuttaa?

3 Sivu 3 / 5 3. Uuden kirjastojärjestelmän hankinta? - Miten työryhmät voisivat osallistua kirjastojen tarpeiden* kuvaukseen sekä uuden kirjastojärjestelmän toiminnallisuuksien ja mahdollisuuksien kartoitukseen ja kuvaukseen? - Tehdäänkö tämä olemassa olevissa ryhmissä vai luodaanko joku uusi ryhmä? - Tässä ryhmässä voisi esim. olla mukana Linnea2-ohjausryhmän, AMKIT-konsortion ja Kansalliskirjaston edustajia sekä nykyisten työryhmien edustajia tai muita kirjastojen asiantuntijoita - Mitkä ovat Linnea2- ja AMKIT-kirjastojen intressit? - Olisiko open source pohjaisen ratkaisun kehittäminen mahdollista? - Uuden kirjastojärjestelmän täytyy mahdollistaa myös yleisten kirjastojen mukaantulo * Esimerkiksi asiasanoituksessa eri sektoreilla voi olla erilaisia tarpeita: ainoastaan suomenkielisiä vai esim. tieteellisiä englanninkielisi? Yritetäänkö sovittaa erilaiset toiveet yhteen vai edellytetäänkö teknistä ratkaisua, joka huolehtii kirjastojen erilaisista tarpeista? 6. Linnea2-työryhmät Esitys: Tarkennetaan edellisen kokouksen kohdan 8 päätöksiä. Mietitään työryhmien tehtävien määrittelyä, työryhmien työn koordinoimista Linnea2-ohjausryhmässä ja sisällönkuvailuasioiden käsittelyä tulevaisuudessa. Päätös: Työryhmien puheenjohtajat kutsutaan syksyllä seuraavan kerran Linnea2- ohjausryhmän kokoukseen. Muihin asioihin palataan järjestettävän seminaarin jälkeen. 7. Tilannekatsaukset Esitys: Käydään läpi seuraavien työryhmien ja asioiden tilannekatsaukset. Päätös: Merkitään tilannekatsaukset tiedoksi Kokoelmien yhteiskäyttöä selvittävä työryhmä Työryhmä nimettiin Linnea2-yleiskokokouksessa ja sen tehtäväksi määriteltiin järjestää helmi-maaliskuussa kaukopalvelun yhteisiä kokoelmapoliittisia linjauksia työstävä puolen päivän seminaari. Ryhmä kokoontuu ja raportoi aikanaan seminaarin tuloksista Linnea2- ohjausryhmälle Kaukopalveluseminaarin suunnittelu Ks. edellinen kohta Relais-tilanne Vallilassa järjestetään Relais-työkokous, johon osallistuvat Kansalliskirjaston ja pilottikirjastojen edustajat. Pilotoinnissa vielä vähän huolestuttavia yksityiskohtia. Ryhmä laatii ja toimittaa Linnea2-ohjausryhmälle kunnollisen Relais-tilannekatsauksen ennen seuraavaa ohjausryhmän kokousta.

4 Sivu 4 / Yhteislainauksen tilanne ExLibris on saanut korjattua Linnea1-domainilla olevan yhteislainausmodulin, Linnea3:lla on tällä hetkellä eri versio joka toimii osittain. ExLibristä on pyydetty asentamaan Linnea1:llä oleva versio myös muihin domaineihin. 8. Linnea2-konsortion kustannusten jakautuminen 2011 (LIITE 2) Osa konsortion jaettavaksi tulevista kustannuseristä on täsmentynyt viime yleiskokouksen jälkeen. Esitys: Käydään läpi päivitetyt kustannustenjakolaskelmat. Keskustelua: Lahden tiedekirjasto on ilmoittanut eroavansa Linnea2-konsortiosta ja liittyvän AMKIT-konsortioon tämän vuoden alusta alkaen, mikä nostaa hieman muiden kirjastojen kustannuksia. Toisaalta CSC:n tukimaksuarvio on pienentynyt, koska laitteiston huoltokulut ovat laskeneet alkuperäisestä arviosta. Myös muistin laajennuksen hinta laski neuvotteluissa. Kaavion Voyager-tukimaksuissa on kuitenkin huomioitu dollarin kurssin huonontuminen, jonka takia loppusumma-arvio ei poikkea kovin paljon aikaisemmasta. Lahden tiedekirjaston eroamisen vaikutus yhteisluetteloon on vielä mietittävänä. Mietittiin sitä, onko kustannustenjakotaulukko salainen asiakirja taulukosta näkyvät esim. Voyager-tukimaksut ja eri kirjastojen maksamat osuudet. Tällaisia asioita käsitellään myös pe järjestettävässä Julkisuus ja tietosuoja muistiorganisaatioille seminaarissa. Päätös: Päivitetty kustannustenjakolaskelma lisätään kokouksen pöytäkirjan liitteeksi. 9. Toimintasuunnitelman tarkistaminen (LIITE 3) Esitys: Käydään läpi Linnea2-konsortion toimintasuunnitelma ja päivitetään sitä tarvittaessa. Päätös: Sopimusten kehittämisen aikatauluksi merkitään ja kohta siirretään Primon vaikutukset Voyagerin ylläpitoon ja kehittämiseen kohdan alakohdaksi. Toimintasuunnitelmaa täydennetään muilta osin työryhmäseminaarin jälkeen. 10. Seuraavan yleiskokouksen valmistelu Syksyn yleiskokouksessa päätettiin kevätkokouksen alustavaksi ajankohdaksi Päivi Kytömäki tarjosi kokouspaikaksi Oulua. Esitys: Suunnitellaan kevään yleiskokouksen ohjelmaa ja vahvistetaan ajankohta ja paikka. Päätös: Yleiskokouksen suunnittelu siirtyi seuraavaan ohjausryhmän kokoukseen.

5 Sivu 5 / Muut mahdolliset asiat Lindan kustannushyötyanalyysi Lindan laaturyhmä järjestää to klo ideariihen miettimään Lindan kustannushyötyanalyysin tekemistä. Mukaan tulee laaturyhmän lisäkis ainakin KVP:n uusi taloussunnittelija Markus Nieminen. Seminaarin tulokset tuodaan ohjausryhmälle tiedoksi. 12. Seuraavat kokoukset Seuraava kokous järjestetään klo Kansalliskirjastossa keskustan kokoustiloissa (Fabianian auditorio, Yliopistonkatu 1, Helsinki). Järjestetään osallistumismahdollisuus myös videoyhteydellä. 13. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 12.35