VALTIONEUVOSTON KANSLIA MUISTIO LIITE 1 Anne Niemi Neuvotteleva virkamies 14.2.2017 VALTIONEUVOSTON YHTEISEN ASIAINHALLINTAJÄRJESTELMÄN (VAHVA) HANKINTA 1 Valtioneuvoston yhteinen asianhallintajärjestelmä (VAHVA) VAHVA-asianhallintajärjestelmä on ratkaisu, joka sisältää kaikki nykyaikaisen tiedonhallinnan toiminnallisuudet, kuten asianhallinnan, asiakirjan- ja dokumentinhallinnan, säilytysratkaisun ja tiedonohjausjärjestelmän sekä prosessien automatisoinnin tuen. Se tulee korvaamaan vaiheittain ministeriöiden, tasavallan presidentin kanslian ja oikeuskanslerin viraston erilliset asianhallintajärjestelmät, EUasioiden ja -asiakirjojen hallintajärjestelmä EUTORIn ja valtioneuvoston ja tasavallan presidentin päätöksentekojärjestelmä PTJ:n. Käyttöönotto tapahtuu seuraavassa järjestyksessä: Vaihe 1 vuonna 2018: oikeusministeriö, puolustusministeriö ja ympäristöministeriö. Vaihe 2 a vuonna 2018: valtioneuvoston kanslia, valtiovarainministeriö, työ- ja elinkeinoministeriö, liikenne- ja viestintäministeriö, sosiaali- ja terveysministeriö ja oikeuskanslerin virasto. Vaihe 2 b vuonna 2018: maa- ja metsätalousministeriö, opetus- ja kulttuuriministeriö ja tasavallan presidentin kanslia. Vaihe 2 c vuonna 2019: ulkoasiainministeriö ja valtioneuvoston ja tasavallan presidentin päätöksentekojärjestelmä PTJ:n korvaaminen. Vaihe 3 vuonna 2020: sisäministeriö ja suojaustaso III asiakirjojen käsittely. Vaihe 4 vuonna 2020: EU-asioiden ja asiakirjojen hallintajärjestelmä EUTORIn korvaaminen. VAHVAa käytetään edellä mainittujen organisaatioiden lisäksi kansallisessa EUvalmisteluprosessissa sellaisenaan myös EU-valmisteluun osallistuvissa valtioneuvoston ulkopuolisissa hallinnonalan viranomaisissa sekä Ahvenanmaan
maakuntahallituksessa. Euroopan unionin neuvoston luokiteltujen Restrentasiakirjojen sähköistä hallintaa VAHVA-asianhallintaratkaisulla ei tulla toteuttamaan. Restrent-asiakirjojen julkaisu on tavoitteena laajentaa vuonna 2018 neuvoston nykyiseen luokittelemattomien asiakirjojen sähköiseen palveluun neuvoston itsensä toimesta. Tavoitteena on, että valtioneuvoston käyttöönoton jälkeen tai osittain samanaikaisesti asianhallintaratkaisu käyttöönotetaan Valtorissa ja sen jälkeen Valtorin tuottamana palveluna Valtorin asiakkaille. Järjestelmähankinta sisältää yleisellä tasolla asianhallintaratkaisun lisensseineen, asianhallintaratkaisun toimitus- ja käyttöönottoprojektit sekä ylläpito- ja tukipalvelut, ml. erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut jatkokehitykseen ja tuotantotoimintaa tukevaan pienkehittämiseen. 2 Hankintamenettely Tarjouskilpailusta lähetettiin hankintailmoitus HILMA-palveluun 12.2.2016. Kilpailutuksessa käytettiin julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 25 :n mukaista neuvottelumenettelyä. Osallistumishakemuksen jättäneistä yrityksistä varsinaiseen neuvotteluvaiheeseen valikoituivat pisteytyksen perusteella seuraavat yritykset: Tieto Finland Oy, Innofactor Oyj, Visma Consulting Oy sekä Fujitsu Finland Oy. Neuvottelukutsun yhteydessä neuvotteluihin mukaan valituille tarjoajille toimitettiin hankkeen alustava tarjouspyyntö liitteineen. Alustavien tarjousten sisältöä, tarjottuja ratkaisuja sekä vaatimusmäärittelyä, hinnoittelumallia ja sopimusehtoja käytiin kunkin tarjoajan kanssa läpi neuvottelukierroksilla. Neuvottelukierroksia pidettiin kaiken kaikkiaan viisi, joista kolme tarjoajakohtaista ja kaksi kirjallista. Lopullinen tarjouspyyntö toimitettiin tarjoajille 18.11.2016. Tarjouksen jättivät kaikki neljä tarjoajaa. Tarjousten tarkastuksen yhteydessä todettiin, että Fujitsu Finland Oy:n tarjous ei kaikilta osin ollut tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen, mistä syystä tarjous tuli sulkea pois tarjouskilpailusta. Muiden tarjoajien tarjoukset vastasivat tarjouspyyntöä ja ne otettiin mukaan varsinaiseen tarjousvertailuun.
Lopuksi soveltuviksi arvioitujen tarjoajien tarjouspyynnön mukaisiksi arvioidut tarjoukset vertailtiin käyttämällä tarjouspyynnössä ilmoitettuja kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteita ja painoarvoja: Tarjousten lopullinen vertailuhinta, painoarvo 40 % Laatukriteeri 1: Vertailtavat vaatimukset, painoarvo 10 % Laatukriteeri 2: Projektisuunnitelman laadukkuus, 10 % Laatukriteeri 3: Tarjottujen asiantuntijoiden kokemus ja osaaminen, painoarvo 20 % Laatukriteeri 4: Käyttöliittymän toiminnallisuuksien ja järjestelmän käytettävyyden laadukkuus, painoarvo 20 % Kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi tarjoukseksi arvioitiin Tieto Finland Oy:n tarjous. Yksikään tarjoajista ei hakenut hankintapäätökseen oikaisua tai valittanut määräaikaan 2.2.2017 mennessä, joten päätös on lainvoimainen. 3 Hyväksyttäväksi ehdotetun sopimuskokonaisuuden keskeinen sisältö Kilpailutuksen kohteena on ollut VAHVA -asianhallintajärjestelmän hankkiminen valtioneuvoston, oikeuskanslerin viraston ja tasavallan presidentin kanslian käyttöön. Kilpailutuksen kohteena on ollut myös järjestelmän hankkiminen Valtorin käyttöön. Valtori voi kilpailutuksen perusteella tarjota asianhallintaratkaisua myös asiakkailleen osana palvelutuotantoaan. Valtioneuvoston kanslia ja Valtori tekevät hankintapäätöksen jälkeen omat hankintasopimuksensa. Valtioneuvoston kanslian osalta hankinnan keskeinen sisältö on asianhallintajärjestelmän toimittaminen ja sen kehittäminen sopimuskaudella valtioneuvostolle (ml. oikeuskanslerin virasto ja tasavallan presidentin kanslia). Sopimus asianhallintajärjestelmän toimittamisesta tullaan tekemään valtioneuvoston kanslian ja sopimustoimittajan välillä. Järjestelmä tullaan ottamaan ministeriöissä käyttöön vaiheittain hankintasopimuksessa sovituin tavoin. Valtioneuvoston VAHVA -hankkeen osuus toteutetaan neljässä vaiheessa. Ratkaisu hankitaan vaiheen 1 määrittely- ja toteutustyön sekä vaiheen 2 määrittelytyön osalta kiinteähintaisena. Vaiheen 2 toteutuksen sekä vaiheiden 3 ja 4 toimituksen hinnoittelu perustuu tarjottuihin henkilötyöhintoihin. Henkilötyöhinnastoa sovelletaan myös mahdollisiin lisä-, muutos- ja kehitystöihin.
Valtioneuvoston kanslia tulee tekemään valitun toimittajan kanssa hankinnasta pääsopimuksen, projektisopimuksen, sopimuksen jatkuvista palveluista sekä turvallisuussopimuksen. Hankintasopimus on voimassa määräaikaisena valtioneuvoston kansliaa sitovana kaksi (2) vuotta ja toimittajaa sitovana neljä (4) vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. 4 Hyväksyttäväksi ehdotetun sopimuksen keskeiset vaikutukset VAHVA -asianhallintajärjestelmän toteuttamisvaiheen menot on budjetoitu valtioneuvoston kanslian toimintamenomomentille 23.01.01 vuoden 2016 talousarviossa sekä vuosien 2017 2020 julkisen talouden suunnitelmassa. Rahoitus on toteutettu määrärahasiirtona momentilta 28.70.20 (Tuottavuuden edistäminen) valtioneuvoston kanslian ja valtiovarainministeriön 28.10.2015 VAHVA-hankkeesta allekirjoittaman yhteistyöpöytäkirjan johdosta. Suomen EU-puheenjohtajuuskausi aikaistui Britannian EU-kansanäänestystuloksen johdosta puolella vuodella, vuoden 2019 syyskaudelle. Puheenjohtajuuskauden aikaistumisen vaikutus VAHVA-hankkeen rahoitustarpeen ajoitukseen huomioidaan tarvittaessa kehys- ja talousarviomenettelyissä. VAHVA-hankkeen toteuttaminen tulee arviolta vähentämään henkilötyövuosia valtioneuvostossa yhteensä 26 htv:tä alkaen vuodesta 2020 (1,04 miljoonaa euroa). Näistä 10 htv:tä kohdistuu valtioneuvoston kansliaan ja 16 htv:tä muihin ministeriöihin. Mikäli VAHVA-ratkaisua ei toteutettaisi, tulisi nykyjärjestelmien pakollisesta kehittämistyöstä kustannuksia arviolta n. 12 miljoonaa euroa kehyskaudella 2016-2019 minkä lisäksi maksettavaksi tulisivat nykyjärjestelmien ylläpitokustannukset. Valtioneuvoston kanslia vastaa kustannuksista valtioneuvoston, tasavallan presidentin kanslian ja oikeuskanslerin viraston järjestelmäkehityshankkeen osalta mukaan lukien EU-toiminnallisuuden korvaaminen EUTORIa nyt käyttäville virastoille. Sopimuksen arvo sisältäen kiinteähintaisen osuuden, tuki- ja ylläpitokustannukset kuuden vuoden ajalta sekä asiantuntijatyön on arviolta n. 4,5 miljoonaa euroa, jonka lisäksi kokonaisarvoon tulee huomioida kehitys- ja muu tuntiperusteinen työ. Lisäksi myönnetystä budjetista maksetaan järjestelmän tekniseen alustaan liittyviä maksuja, lisenssikustannuksia sekä hankehenkilöstön palkkakuluja. Edellä mainitut huomioiden kokonaiskustannukset tulevat nousemaan yli 5 miljoonan euron ja ne katetaan myönnetystä määrärahasta.
Sopimuksen lopullinen kokonaisarvo riippuu hankintayksikön sopimuksen voimassaoloaikana tekemien tilausten määrästä. Valtioneuvoston kanslia ei sitoudu vaiheiden 2-4 osalta ennalta määrättyihin tilausmääriin. 5 Asian valmistelu Valtioneuvoston kanslia ja valtiovarainministeriö ovat allekirjoittaneet yhteistyöpöytäkirjan tuottavuutta lisäävästä hankkeesta 28.10.2015. Tällä pöytäkirjalla valtiovarainministeriö on myöntänyt hankkeen toteuttamiseen tarvittavan rahoituksen hankkeen elinkaaren ajaksi. Valtiovarainministeriö on antanut tietohallintolain mukaisen lausunnon Valtioneuvoston yhteisen asianhallinnan kehittäminen (VAHVA) -hankkeesta 30.10.2015. Hankintamenettely on toteutettu ja sopimuksia valmisteltu virkamiestyönä 12.2.2016 19.1.2017 valtioneuvoston kansliassa ja valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorissa. Valmistelussa on käytetty myös Hansel Oy:n kilpailutuksen asiantuntijapalveluita. 6 Esitys Esitetään, että valtioneuvoston raha-asianvaliokunta puoltaa Valtioneuvoston yhteisestä asiainhallintajärjestelmästä laadittavan sopimuksen hyväksymistä ja allekirjoittamista.