Sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta. Tiivistelmä päätösehdotuksen perusteluista

Transkriptio

1 Perusturvalautakunta Kunnanhallitus Kunnanvaltuusto Sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta Perusturvalautakunta Tiivistelmä päätösehdotuksen perusteluista Hankinnan kohde Hankinnan kohteena on Helsingin, Vantaan ja Kauniaisten kaupunkien, Kirkkonummen kunnan sekä Helsingin ja Uudenmaan Sairaanhoitopiirin kuntayhtymän (HUS) yhteinen sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmä. Tarjousten vertailu ja vertailun lopputulokset on kuvattu yksityiskohtaisesti liitteenä olevassa perustelumuistiossa liitteineen (liite 1). Hankinnan kohde on tarkemmin kuvattu hankintaa koskevassa tarjouspyynnössä liitteineen (liite ). Hankinnan tausta Helsingin, Vantaan ja Kauniaisten kaupungit, Kirkkonummen kunta, Helsingin ja Uudenmaan Sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (HUS) sekä KL-Kuntahankinnat Oy ovat tehneet sopimuksen sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintayhteistyöstä. Hankintayhteistyö on osa APOTTI hankekokonaisuutta. Hankinnan kohteena on kuntien ja HUS:n käyttöön tuleva sosiaali- ja terveydenhuollon yhteinen asiakas- ja potilastietojärjestelmä. Hankinta kilpailutettiin myös puitejärjestelynä ja muut HUS-alueen kunnat voivat halutessaan liittyä puitejärjestelyn perusteella järjestelmän käyttäjiksi. Järjestelmähankinnasta julkaistiin hankintailmoitus -sivustolla Hankinta toteutettiin hankintalain 5 :n mukaisena neuvottelumenettelynä. Hankintamenettelyyn valittiin osallistumishakemusten perusteella alkuvaiheessa kuusi tarjoajaa. Neuvotteluja käytiin kaikista hankinnan ehdoista ja hankinnan sisältö ja laajuus sekä tarjoajien ratkaisut tarkentuivat neuvottelujen aikana. Menettelyn ensimmäisen vaiheen aikana neuvotteluissa mukana olevien tarjoajien määrää saatettiin rajoittaa hankintalain 6 :n momentin mukaisesti. Hankinnan toiselle neuvottelukierrokselle hankintayksiköt valitsivat tarjoajat Epic Systems Corporation ja CGI Suomi Oy. Toisen neuvottelukierroksen päätyttyä tarjoajille lähetettiin lopulliset tarjouspyynnöt. Lopullinen tarjouspyyntö julkaistiin Tarjoajat saivat esittää tarjousaikana kysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen ja niihin toimitettiin hankintarenkaan osalta kirjalliset vastaukset. Tarjousaika päättyi.6.015

2 kello Tarjoajia pyydettiin toimittamaan tarjouksen hintaliite muusta tarjouksesta erillisenä liitteenä. Kumpikin tarjoajista jätti tarjouksen asetetussa määräajassa. Tarjousten avaaminen ja tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjoukset vastaanotettiin ja avattiin Helsingin kaupungin kirjaamossa Tarjousten hintaliitteet avattiin erillisessä tilaisuudessa , kun tarjousvertailun muut tulokset olivat selvillä. Kummastakin tilaisuudesta laadittiin pöytäkirja. Molemmat tarjoukset olivat sisällöltään tarjouspyyntöä vastaavia. Tarjousten vertailu Parhaan tarjouksen valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjouksia vertailtiin seuraavin ennalta ilmoitetuin perustein ja painoarvoin: Vertailuperuste Kuvaus sekä vertailuperusteen sisäiset painoarvot Painoarvo 1) Hinta ) Ratkaisun toiminnallisuudet 3) Toteutus- ja käyttöönottokyky Järjestelmän (käyttöoikeus) ja palveluiden (toteutus, käyttöönotot, tuki- ja ylläpito, jatkokehitys) hinta Vertailuhinta tarjouksen selvityksen G mukaisesti (100 %).1 Tuotevertailu B:n tulokset (toteutettu syksyllä 014) Tuotevertailun kokonaispisteet tuotevertailun kuvauksen ja arviointeja ennen toimitetun pisteytysmallin mukaisesti Käytettävyys (40 %) Toiminnallinen laajuus ja laatu (40 %). Kirjalliset vastaukset järjestelmän toiminnalliseen vaatimusmäärittelyyn (0 %) Tarjoajan vastaukset vaatimusmäärittelyyn selvityksen B mukaisesti 3.1 Projektisuunnitelman sisältö ja laatu (50 %) 40 % 30 % 0 %

3 4) Ratkaisun tekninen toteutus, ylläpito ja jatkokehittäminen Tarjoajan toteutus- ja käyttöönottosuunnitelman sisältö ja laatu (tarjouksen selvitykset C1-C3 sekä ratkaisukuvaus) 3. Toimittajan resurssit ja osaaminen (50 %) Tarjoajan henkilöstön osaaminen ja kokemus vastaavan laajuisista ja sisältöisistä toteutus- ja käyttöönottoprojekteista (tarjouksen selvitys D) 4.1 Integroitavuus ja avoimet rajapinnat (50 %) Apotti Avoin Rajapinta -arvioinnin tulokset 4. Järjestelmän ylläpidettävyys (50 %) Järjestelmän ylläpidettävyyden arvioinnin tulokset 10 % Tarjousvertailun käytännön toteutus on kuvattu liitteenä 1 olevassa perustelumuistiossa liitteineen. Vertailuperusteittain tarjoajat saivat pisteitä seuraavasti: Vertailuperuste Enimmäispisteet CGI Suomi Oy Epic Systems Corporation 1 1 Hinta 40 40,00 33,3.1 Tuotevertailu B:n tulokset 4 17,4 4,00. Kirjalliset vastaukset vaatimusmäärittelyyn 6 6,00 5, Projektisuunnitelman sisältö ja laatu 10 8,5 10, Toimittajan resurssit ja osaaminen 10 8,7 10, Integroitavuus ja avoimet 5 4,50 5,00

4 rajapinnat 4. Järjestelmän ylläpidettävyys 5 4,60 5,00 YHTEENSÄ ,76 9,3 Voittaneen tarjouksen valinta Tarjousvertailun tuottamien yhteispisteiden perusteella kokonaistaloudellisesti edullisemman tarjouksen jätti tarjoaja Epic Systems Corporation. Asiakas- ja potilastietojärjestelmän toimittajaksi tulee näin ollen valita Epic Systems Corporation. Hankintasopimuksen allekirjoittaminen Hankintayksiköiden ja valitun toimittajan kesken allekirjoitetaan hankintasopimus. Lisäksi toimittajan kanssa allekirjoitetaan toimitus- ja palvelusopimukset. Sopimusluonnokset ovat tarjouspyynnön liitteinä. Sopimukset tulevat voimaan vasta, kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet ne. Ennen sopimusten allekirjoittamista sopimusasiakirjoihin tehdään hankinnassa noudatettavien sääntöjen mukaisesti mahdolliset välttämättömät tekniset korjaukset, tarkennukset ja tarjoajakohtaiset täsmennykset. Kirkkonummen kunnan puolesta hankintasopimuksen allekirjoittaa kunnanjohtaja. Toimitussopimuksen ja Palvelusopimuksen allekirjoittaa Apotti Oy:n toimitusjohtaja. Koska kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, hankintasopimus tehdään aikaisintaan 1 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajien katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Hankintapäätösten tiedoksianto Kaikkien hankintayksiköiden päätökset annettaan tarjoajille tiedoksi yhdellä kertaa tarjoajien ilmoittamia sähköisiä yhteystietoja hyväksikäyttäen (sähköinen tiedoksianto). Päätösehdotuksen perustelut Päätösehdotuksen perustelut ja vertailupisteiden muodostuminen on tarkemmin kuvattu liitteenä 1 olevassa perustelumuistiossa sekä sen liitteinä olevissa vertailuperustekohtaisissa asiakirjoissa. Lisätietojen saaminen Toiminnan kehitysjohtaja Antti Iivanainen ja lakimies Vesa Mutalahti ovat kuultavana tätä asiaa käsiteltäessä perusturvalautakunnan kokouksessa. Lisätietoja asiasta antaa hankejohtaja Hannu Välimäki (p /hannu.valimaki(at)hel.fi)

5 Valmistelija: perusturvajohtaja Liisa Ståhle, p etunimi.sukunimi(at)kirkkonummi.fi Oheismateriaalit: 1. Perustelumuistio liitteineen. Tarjouspyyntö (saatavissa liitteineen verkko-osoitteesta Ehdotus Perusturvajohtaja Perusturvalautakunta päättää esittää kunnanhallitukselle ja edelleen kunnanvaltuustolle, että 1 kunnanvaltuusto hyväksyy Epic Systems Corporationin tarjouksen sosiaalija terveydenhuollon yhteisestä asiakas- ja potilastietojärjestelmästä kunnanvaltuusto valtuuttaa kunnanjohtaja Tarmo Aarnion allekirjoittamaan hankintasopimuksen kunnan puolesta 3 kunnanvaltuusto toteaa, että hankinnan vertailuhintaan perustuva kokonaisarvo 10 vuoden sopimuskaudella on ,00 euroa. Perusturvalautakunta päättää, että pöytäkirja tarkastetaan tämän pykälän osalta kokouksessa. Päätös Perusturvalautakunta: Perusturvalautakunta päätti esittää kunnanhallitukselle ja edelleen kunnanvaltuustolle, että 1 kunnanvaltuusto hyväksyy Epic Systems Corporationin tarjouksen sosiaalija terveydenhuollon yhteisestä asiakas- ja potilastietojärjestelmästä kunnanvaltuusto valtuuttaa kunnanjohtaja Tarmo Aarnion allekirjoittamaan hankintasopimuksen kunnan puolesta 3 kunnanvaltuusto toteaa, että hankinnan vertailuhintaan perustuva kokonaisarvo 10 vuoden sopimuskaudella on ,00 euroa.

6 Perusturvalautakunta päätti, että pöytäkirja tarkastetaan tämän pykälän osalta kokouksessa. Tiedoksi Muutoksenhakuohje Kunnanhallitukselle jatkokäsittelyyn (kunnanvaltuustolta tiedoksi Apotti-hanketoimistolle) Muutoksenhakukielto (Kuntalaki 91 ) Kunnanhallitus Hannu Välimäki on kutsuttu kunnanhallituksen kokoukseen klo 19 vastaamaan kunnanhallituksen kysymyksiin. Ehdotus Kunnanjohtaja Kunnanhallitus päättää 1 ehdottaa kunnanvaltuustolle, että kunnanvaltuusto 1.1 hyväksyy Epic Systems Corporationin tarjouksen sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisestä asiakas- ja potilastietojärjestelmästä 1. valtuuttaa kunnanjohtaja Tarmo Aarnion allekirjoittamaan hankintasopimuksen kunnan puolesta 1.3 toteaa, että hankinnan vertailuhintaan perustuva kokonaisarvo 10 vuoden sopimuskaudella on ,00 euroa tarkastaa pöytäkirjan tämän pykälän osalta kokouksessa Käsittely Hallintojohtaja Christoffer Masar on Apotti Oy:n hallituksen jäsen ja poistui esteellisenä kokouksesta tämän pykälän käsittelyn ajaksi. Hankejohtaja Hannu Välimäki ja hallintolakimies Vesa Mutalahti Apotti Oy:sta olivat kokouksessa esittelemässä hankintasopimuksen sisältöä. Perusturvajohtaja Liisa Ståhle oli myös kokouksessa esittelyn ajan.

7 Keskustelun aikana jäsen Matti Kaurila ehdotti, että kunnanhallitus jättää asian pöydälle siksi kunnes muut kunnat ovat tehneet päätöksensä. Jäsen Anna-Lotta Wichmann kannatti Kaurilan ehdotusta. Puheenjohtaja julisti keskustelun päättyneeksi ja totesi että jäsen Matti Kaurila on ehdottanut, että asia jätetään pöydälle. Ehdotusta on kannatettu. Kunnanhallitus ei hyväksynyt ehdotusta yksimielisesti, joten puheenjohtaja totesi, että ehdotuksista on äänestettävä. Puheenjohtaja ehdotti, että asiasta äänestetään nimenhuudolla siten, että ne, jotka kannattavat asian jatkamista, äänestävät JAA ja ne, jotka kannattavat asian jättämistä pöydälle, äänestävät EI. Jos EI voittaa, kunnanhallitus päättää jättää asian pöydälle. Ehdotus äänestysjärjestyksestä hyväksyttiin. Nimenhuudolla toimitetussa äänestyksessä annettiin ääniä seuraavasti: 11 Jaa -ääntä (Adlercreutz, Lindholm, Grönberg, Harinen, Hedberg, Isomäki-Reik, Kilappa, Lehtinen, Hakapää, Sinisalo, Vahasalo) Ei -ääntä (Kaurila, Wichmann) Asian jatkaminen sai enemmän ääniä. Jatkokäsittelyn aikana kunnanhallitus hyväksyi pohjaehdotuksen yksimielisesti. Päätös Kunnanhallitus: Kunnanhallitus päätti ehdotuksen mukaisesti. Tiedoksi Muutoksenhakuohje Ei muutoksenhakua, kuntalaki 91 Kunnanvaltuusto Apotti Oy:n edustajat hankejohtaja Hannu Välimäki ja hallintolakimies Vesa

8 Mutalahti on kutsuttu valtuuston kokoukseen esittelemään hankintasopimuksen sisältöä. Ehdotus Kunnanhallitus ehdottaa kunnanvaltuustolle, että kunnanvaltuusto 1 hyväksyy Epic Systems Corporationin tarjouksen sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisestä asiakas- ja potilastietojärjestelmästä valtuuttaa kunnanjohtaja Tarmo Aarnion allekirjoittamaan hankintasopimuksen kunnan puolesta 3 toteaa, että hankinnan vertailuhintaan perustuva kokonaisarvo 10 vuoden sopimuskaudella on ,00 euroa Käsittely Hallintojohtaja Christoffer Masar on Apotti Oy:n hallituksen jäsen ja poistui esteellisenä kokouksesta tämän pykälän käsittelyn ajaksi. Hankejohtaja Hannu Välimäki ja hallintolakimies Vesa Mutalahti Apotti Oy:sta olivat kokouksessa esittelemässä hankintasopimuksen sisältöä. Perusturvajohtaja Liisa Ståhle oli myös kokouksessa pykälän aikana. Valtuutettu Pekka Rehn saapui kokoukseen tämän pykälän käsittelyn aikana klo Päätös Kunnanvaltuusto: Kunnanvaltuusto hyväksyi kunnanhallituksen ehdotuksen. Tiedoksi Apotti-hanketoimisto ja yritykset CGI ja Epic. Päätösote lopullisesta valtuuston päätöksestä toimitetaan Apotti - hanketoimistolle, joka sen jälkeen kun se on saanut päätösotteen kaikilta hankintayksiköiltä (kunnilta), antaa keskitetysti tiedoksi kaikkien hankintayksiköiden päätökset. Apotti- hanketoimisto lähettää päätökset. muutoksenhakuohjeineen keskitetysti tiedoksi myös tarjoajille. Muutoksenhakuohje

9 Muutoksenhakuohjeena on kynnysarvot ylittävien hankintojen muutoksenhakuohje (hankintaoikaisu & valitus markkinaoikeudelle).