Hallituksen kokous 1/2011 Aika:!! 21.1.2011 klo 18:00 Paikka:! Kokoushuone Lakki (Mechelininkatu 3C, 00100 Helsinki) Läsnä:! Vertti Virkajärvi (puheenjohtaja), Alpo Martikainen (sihteeri), Mikko Nieminen,!! Hanna-Kaisa Mäkelä, Eeva Puustjärvi, Teija Hakkarainen, Iida Sivula, Jenni!! Westerlund, Eero Kananen, Miiro Jääskeläinen, Paavo Lyytikäinen ja!! Charlotta Hyttinen Poissa:! Ville Makkonen 1.Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 18:24. 2.Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi, sillä se oli sääntöjen mukaisesti kutsuttu koolle ja edustajia oli tarpeeksi paikalla. Ote säännöistä: 21...hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai tämän estyneenä ollessa varapuheenjohtajan kutsusta. Hallitus kokoontuu vähintään kerran kuussa lukukausien aikana. Kokouksista on hyvissä ajoin ja vähintään kaksi päivää ennen kokouspäivää tiedotettava hallituksen jäsenille. Kokouskutsussa on mainittava ainakin tärkeimmät käsiteltävät asiat. 22 Hallituksen kokous on päätösvaltainen, kun puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi vähintään puolet hallituksen muista jäsenistä on läsnä 3.Kokouskäytännöt Keskusteltiin pöytäkirjojen hyväksymisprosessista. Päätettiin, että hyväksytään pöytäkirjat aina seuraavassa hallituksen kokouksessa. Keskusteltiin seuraavien kokousten ajankohtien päättämisestä. Päätettiin, että seuraava kokous pyritään sopimaan kokousten lopussa.
Keskusteltiin esityslistojen jakamisesta ennen kokousta. Päätettiin, että puheenjohtaja lähettää esityslistan sähköpostilla muulle hallitukselle vähintään kaksi päivää ennen kyseistä kokousta. Keskusteltiin Drop Box -palvelun käytöstä. Palvelu on kehitetty erilaisten tiedostojen jakoon. Palvelun käyttöönottoa harkitaan. 4.Järjestäytyminen Päätettiin, että ääntenlaskijat valitaan tarvittaessa. Erillistä puheenjohtajaa tai sihteeriä ei tarvinnut valita, sillä puheenjohtaja ja sihteeri olivat paikalla. 5.Esityslistan hyväksyminen Esityslista hyväksyttiin sellaisenaan. 6.Vuoden 2011 toimintasuunnitelma Keskusteltiin toimintasuunnitelmasta (Liite 1). Paavo saapui 18:42. 7.Toimikunnat ja eri toimialojen vastaavien tapaamiset Keskusteltiin mitä toimikuntia tarvitaan tänä vuonna. Päätettiin, että opintotoimikunta kokoontuu vähintään kaksi kertaa vuodessa ja sen kutsuu koolle opintovastaava. Keskusteltiin vuosijuhlista ja valittiin Heli Suutarla vuosijuhlavastaavaksi. Päätettiin, että vuosijuhlavastaavalla on valtuudet perustaa vuosijuhlatoimikunta. Keskusteltiin mahdollisesta KV-toimikunnasta. KV-vastaavaa kiinnosti toimikunnan perustaminen, päätöstä perustamisesta ei kuitenkaan tehty. Keskusteltiin puheenjohtajien kokouksista, pj-iltakerhosta. Päätettiin, että puheenjohtaja kutsuu koolle pj-iltakerhon vähintään kaksi kertaa vuodessa. Siirrettiin mmyl-pj-sähköpostilistan hallinnointioikeudet pj-iltakerhon perustajilta Alpolta ja Vertiltä MMYL ry:n tiedotusvastaavalle Paavo Lyytikäiselle. 8.PR-toiminta
Keskusteltiin nettisivujen, logon, haalarimerkin ja lipun uusimisesta. Nykyinen logo ei ole alkuperäinen, joten suurta historiapainetta logon uusimiselle ei ole. Lisäksi vanhat merkit on loppu. Ne on todennäköisesti varastettu MMYL ry:n toimistolta samalla kertaa kuin boomblaster. Logosta tehdään uusi haalarimerkki ja lippu. Logo, joka näkyisi sekä haalarimerkissä että lipussa, voitaisiin julkistaa esim. Fuksiaisissa. Käydyn keskustelun perusteella on selvää, että halutaan uudistaa MMYL ry:n ilmettä. Keskusteltiin, että uuden logon kehittäminen voitaisiin suorittaa suunnittelukilpailulla. Suunnittelukilpailua voitaisiin mainostaa julisteilla. Kilpailu olisi hyvää kokemusta suunnittelijoille ja voittaja saisi stipendi/ lahjakortti, jonka arvo voisi olla noin 200-300 euroa. MMYL ry pidättäisi oikeudet kaikkeen tuotettuun materiaaliin. Logokilpailun ympärille voitaisiin hyvin rakentaa mainoskampanja. Keskusteltiin eduskuntavaaleihin liittyvän paneelikeskustelun järjestämisestä. Paneelikeskustelu pitäisi järjestää maaliskuussa. Paikalle voitaisiin kutsua tiedekunnasta dekaani ja laitosten henkilökuntaa. Paikalle olisi hyvä saada myös lehdistö. Paneelikeskustelu voitaisiin järjestää samana päivänä Viikki- GP:n kanssa. Hyviä tiloja keskustelun järjestämiseen olisivat B1- tai info-1- sali. Paneelikeskustelun järjestäminen vaatii paljon yhteydenottoja ja vie paljon aikaa. Ehdokkaista mielenkiintoisia olisivat nuoret ehdokkaat, joita olisi hyvä saada paikalle kaikista puolueista. Paavo ehdotti paneelikeskustelun järjestäjäksi Johanna Haapalaa. Paavo lupautui kysymään Haapalan suostumusta. Päätettiin kysyä apua myös tiedekunnan tiedottajalta (Sanna Schildt).! Asioista keskusteltiin ja päätökset tehdään seuraavissa kokouksissa. 9.Nettisivut ja tiedotus Puheenjohtaja ehdotti, että nettisivut teetettäisiin kyseiseen ammattiin opiskelevalla/ammattilaisella. Perustettiin työryhmä, jota vetää Paavo. Työryhmä tekee hallitukselle ehdotelman mitä nettisivuilla pitäisi olla. Hallituksen tulee hyväksyä nettisivuehdotelma, jonka jälkeen voidaan lähettää tarjouspyynnöt Tarjouksiin tulee sisältyä hinta-arvio ja malliesimerkki mahdollisista nettisivuista. Puheenjohtaja toi esille, että nyt ei pidä pelätä liikaa rahan käyttöä, jotta nettisivuista saadaan tarpeeksi hyvät ja toimivat. Taloudenhoitaja toi esille, että nettisivut tulee olla tehty käyttäen avointa lähdekoodia ja niiden päivittäminen pitää olla mahdollista ja helppoa myös sellaisille, jotka eivät ole alan ammattilaisia. 10.Sääntömuutokset Puheenjohtajan alustuksen perusteella kaikki olivat sitä mieltä, että MMYL ry:n sääntöjä on muutettava. Päätettiin, että puheenjohtaja ottaa sääntömuutoksen vastuulleen ja hän kutsuu koolle tiimin, joka valmistelee
sääntömuutosehdotuksen hallitukselle. Puheenjohtaja toi esille, että yksi mahdollisuus olisi tehdä täysin uudet säännöt Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) suositussääntöjen pohjalta. Nykyisissä säännöissä on lähes kaikissa kohdissa jotain korjattavaa, joten olisi helpompaa tehdä kokonaan uudet säännöt. Sääntömuutostiimi tekee esityksen sääntömuutoksista seuraavaan kokoukseen. 11.Talousarvio ja talousasiat Taloudenhoitajan selonteko MMYL ry:n varoista: Käyttötilillä on rahaa n. 20 000 euroa ja osakkeissa n. 15 000 euroa. LAWRA -tilillä on rahaa, joihin taloudenhoitaja ei osaa ottaa kantaa. MMYL ry:n varallisuus on kertynyt tilikausien voitoista. Omaisuutta ei tulisi kartuttaa enempää, sitä tulisi päinvastoin käyttää enemmän. Taloudenhoitaja käy osakesalkun läpi tullessaan matkalta 11.3. Taloudenhoitajan mielestä rahaa on nyt hyvin käytettävissä MMYL ry:n kasvojenkohotukseen. Päätettiin myöntää tilinkäyttöoikeudet Mikko Niemiselle (taloudenhoitaja) ja Vertti Virkajärvelle (puheenjohtaja). Tilinkäyttöoikeus LAWRA:n tilille myönnettiin Iida Sivulalle (kehy- ja ympäristövastaava). Päätettiin hankkia kaksi nimetöntä korttia, jos sellaisten hankkiminen on mahdollista. Jos nimettömiä ei ole mahdollista hankkia, niin silloin hankitaan kaksi nimellistä. Tällöin nimelliset kortit hankitaan Eero Kanaselle (tapahtumavastaava) ja Mikko Niemiselle. Aikaisemmin taloudenhoitajalla on ollut oikeudet hyväksyä 100 euron maksut ilman hallituksen kokouksen päätöstä. Taloudenhoitaja ehdotti, että hän saisi nyt hyväksyä normaalin talousliikenteen harkinnan mukaan. Erikoiset ja suuret summat pitäisi käydä läpi kokouksessa tapauskohtaisesti. Muut summat tuotaisiin hallituksen tietoisuuteen. Hallitus päätti muuttaa taloudenhoitajan valtuuksia hyväksyä laskuja taloudenhoitajan ehdotuksen mukaisesti. 12.Järjestövastaavat Puheenjohtaja ehdotti, että valittaisiin MMYL ry:n hallituksesta kaikille jäsenjärjestöillemme jäsenjärjestövastaavat. Järjestövastaavan toimenkuvaan kuuluu kertoa jäsenjärjestölle MMYL -kuulumiset ja kysellä järjestön kuulumiset jaa kuulla heidän toiveensa. Järjestövastaavan tulisi käydä vähintään kaksi kertaa vuodessa kummijärjestönsä kokouksessa. Ajatusta pidettiin hyvänä ja järjestövastaavat valittiin seuraavasti: Agro Forst; Charlotta Hyttinen, Boa; Miiro Jääskeläinen, Lipidi; Alpo Martikainen, Myo; Paavo Lyytikäinen, Myy; Iida Sivula, Oikos; Hanna-Kaisa Mäkelä, Sampsa; Teija Hakkarainen, Viri; Eero Kananen, Voluntas; Jenni Westerlund.
13.Järjestöilta Puheenjohtaja esitti, että voisimme pitää jäsenjärjestöillemme iltatapahtuman enne tulevaa ensimmäistä liittokokousta. Ilta voitaisiin järjestää kattosauna Sivistyksellä. Ilta tarjoaisi jäsenjärjestöille mahdollisuuden tavata toisiaan sekä MMYL ry:n hallituksen. Ilta sisältäisi MMYL ry:n toimintasuunnitelman esittelyn, ruokailua, saunomista, mahdollista pienryhmätyöskentelyä hallituspestin mukaisissa ryhmissä sekä vapaata keskustelua. Kyseinen tapahtuma olisi sopiva startti imagomme kohotukselle. Järjestöilta päätettiin järjestää. Illan budjetista päätettiin siten, että se on 7 euroa/henki + tila. Budjetin katoksi päätettiin 500 euroa. Tapahtuma on järjestöedustajille ilmainen. Ilta pidetään 17.2. ja sinne kutsutaan kaikki jäsenjärjestöjen hallitukset sekä LAWRA:n hallitus. Paavo kutsuu järjestöt ja Vertti kutsuu esimiehen. 14.Ensimmäinen liittokokous Liittokokous päätettiin järjestää 23.2. LAWRA järjestää tarjolle pientä suolasta. Liittokokous päätettiin järjestää iltakokouksena, jossa on tarjolla boolia. 15.Karonkka Karonkka järjestetään Järvenpäässä Stålhane -huvilalla 5.2. Karonkan budjetiksi päätettiin seuraavasti: Tila 350 euroa, kuljetus 200-300 euroa, ruoat 200 euroa. Paikka on varattu, mutta kuljetusta selvitellään vielä. Tapahtumavastaavat hoitavat karonkan ruokatarjoilut. Karonkan juomina käytetään PM-kisoista jääneitä juomia. Osa juomista on Oikos ry:n ja osa Sampsan varastossa. Alpo (sihteeri) selvittää kuinka paljon juomia on Oikos ry:n varastossa ja Teija selvittää juomien määrän Sampsan (urheiluvastaava) varastosta. 16.Ajankohtaiset opintoasiat Hyvä opettaja -palkintohakemuksia on tullut vähän. Hakemuksia kaivataan lisää. 17.Ajankohtaiset KV-asiat ja LAWRA-projekti LAWRA:n pöytäkirjat halutaan nähtäväksi MMYL ry:n hallituslistalle. Keskusteltiin nimenkirjoitusoikeuksista. Iida antoi puheenjohtajalle LAWRA:n toimintakertomuksen, toimintakalenterin ja toimintasuunnitelman. Kokoustauko 22:02. Kokoustauko päättyi 22:12
18.Viikki-GP ja laskiainen Viikki-GP järjestetään todennäköisesti maaliskuussa viikolla 11 (mahdollisia päiviä 17.3. 23.3. 30.3.). Puheenjohtaja kertoi, että Ville (varapuheenjohtaja) on saanut Viikki-GP:hen Red Bull -tytöt. Päätettiin, että laskiaisena ei järjestetä toimintaa. 19.Vappu Keskusteltiin, että MMYL ry voisi näkyä tulevana vappuna Ulliksella teltan ja kuohuviinin merkeissä. Myös laitoksille voisi viestiä MMYL ry:n vapputeltasta. Päätettiin, että Alpo selvittää seuraavaan kokoukseen telttamahdollisuuksia. Päätettiin hankkia myös megafoni. Keskusteltiin Zetorin vedon alkamisajan siirtämisestä hieman myöhemmäksi. 20.Ilmoitusasiat MMYL ry:n tilinpäätös pitää lähettää Niklas Arajärvelle ei Nia Englundille. Tahlo -tunnukset löytyy edelliseltä taloudenhoitajalta. 21.Muut esille tulevat asiat Toimiston avaimet ovat Osmo Suomisella, Matti Peltolalla ja Christina Maksimowilla. Puheenjohtaja tiedustelee B- ja A-talon ja toimiston avaimia vahtimestarilta. Sihteeri hoitaa verhon toimistolle. 22.Seuraava kokous Päätettiin pitää seuraava kokous 8.2.2011. klo 18:00. Paikka selviää myöhemmin. 23.Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 22:29. Pöytäkirjan vakuudeksi!!! Puheenjohtaja!!!!! Sihteeri!!! Nimenselvennys!!!!! Nimenselvennys
Liite 1. Toimintasuunnitelman luonnostelu Opintoasiat - Hallintovaalit - Edustajistovaalit - Opintotoimikuntapiiri vuodessa kaksi tapaamista - Torikokoukset - Tiedekunnan tyyppi puhuu - Opintovaliokunta - Opinto-ohjaus - Pitäisikö asiaan puuttua - Nettikysely? Leena Suominen - MMYL ottaa kantaa - Arvostelun aikataulu - Miksi tulokset viipyy - Kauanko saavat roikkua? - Yhteistyö laitoksen kanssa - Excel-kurssi - Vanhojen kurssimateriaalien ja -kirjojen kierrättäminen - Weboodi - Kalenteri, tulostaminen ja siirtäminen - Kurssien kuvaukset - Liian paljon oppimisympäristöjä - Ainejärjestöpäivän kehittäminen - Kuka järjestää ja kenen avulla? Kehy ja ympäristö - Toimiston roskien jaottelu - Tapahtumien jätteet - Yritetään saada osallistujat keräämään roskat - Ympäristövaliokunnan s-posti - Vihreiden s-posti - Hankinnat - Kertisten käyttö - Kokoustarjottavat - Ympäristömerkki - Luomu, lähituotanto - Ympäristötapahtuma - LAWRAn ja MMYLin yhteinen tapahtuma - Ympäristöohjelma - Toimii esimerkkinä jäsenjärjestöille - LAWRA kasvojenkohotus - Tiedotuksen laajentaminen? Tapahtumat - Viikki-GP - Vappu - Zetorin veto - Fuksiaiset - Pikkujoulut - Teemabileet - Paneelikeskustelu - Vuosijuhlat - Heli (Lipidi) voisi olla halukas auttamaan - Ainejärjestöiltapäivä - Ympäristötapahtuma
- Tapahtumien yhteyteen enemmän MMYL-mainosta - Haalarimerkki - Sedulat - Vieläkö jatketaan? Sopimus on uusittava, vuoden sopimus - Voidaan hakea myös joku muu - Muutos voisi olla hyvä - Sopimuksen tulee olla vähintään yhtä hyvä KV-asiat - Ei saanut vielä perehdytystä - Lisää näkyvyyttä - Yhteistyö järjestöjen kanssa - Ainejärjestöjen KV-vastaavat - IAAS-vaihtareille toimintaa - MMYL-KV-lista - Vaihtarit ei saa tarpeeksi tietoa bileistä - Vaihtarit ei tiedä listoista tai järjestöistä - Esittäytyminen vaihtareille heidän tullessa Viikkiin Urheilu - Ei ole saanut perehdytystä - PM-kisat - Hinta riippuu järjestäjistä, Ruotsista - Haluttaisiin isompi porukka lähtemään - Saa lähteä 100 henkeä - Syyskuussa - Yhteiset PM-kisasivustot? Millaiset nykyiset ovat? - - Ainejärjestöyhteistyö - Hiihtokisat - Sampsalla kiinnostusta - Koko tdk:n tapahtuma? Myös WiSki mukaan? Tiedotus - Nettisivujen - Kokonaan - Tapahtumakalenteri - Työryhmä - Sähköpostilistat - MMYL-hallitus - MMYL-kv tulevaisuus? - MMYL-english tulevaisuus? Jätetään tämä - MMYL-opinto - MMYL-iaas? Ei tiedetä kuka päivittää? - MMYL-pj siirretään Paavon hallintaan - Hallitukselle omat s-posti-osoitteet - Facebook - Tiedottaminen s-postin lisäksi - Tiedottajien kanssa yhteistyö