Toimialoille ja liikelaitoksille KASSANHOITO OHJE 1 Yleistä Tämä ohje on kassanhoitoa ja käteisen rahan käsittelyä koskeva yleisohje, jota toimialojen ja liikelaitosten (jäljempänä toimialojen) tulee noudattaa kassatoiminnassaan. Kukin toimiala voi määritellä omat, yksityiskohtaiset menettelytavat ja ohjeistuksen oman toimintansa lähtökohdista, kuitenkin nämä ohjeet huomioiden. Kaupungin maksuliikenne hoidetaan ensisijaisesti pankkitilien välityksellä käteisen käsittely minimoiden. Käteismaksuja otetaan vastaan, mikäli se on asiakaspalvelun ja toiminnallisen syyn vuoksi välttämätöntä tai maksuja ei ole taloudellista laskuttaa. Kun kassatoiminta on laajamittaista tai päivittäistä, tulee käyttää kassajärjestelmää. Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän talouspalvelut hoitaa kaupungin käteiskassojen koordinoinnin ja ohjeistuksen Kainuun sote kuntayhtymän ja Kajaanin kaupungin hallinnon tukipalveluiden järjestämistä koskevan sopimuksen kohdan 1.6. mukaisesti. 1.1 Toimialojen oma kassaohjeistus Kassatoiminnan luonne, esim. kassatapahtumien suuruus ja määrä, vaihtelee toimialoittain ja toimialan eri kassapisteidenkin välillä. Tästä johtuen on perusteltua, että jokainen toimiala määrittelee halutessaan oman kassatoimintansa keskeiset puitteet. Toimialan omat kassaohjeet annetaan tiedoksi Kainuun sote kuntayhtymän maksuliikenteeseen ja kaupungin taloussihteerille. Toimialan omissa ohjeissa tulee määritellä ainakin: kassatoimipisteet kassatoiminnan vastuut ja vastuuhenkilöt kassan tilityskäytännöt kassaerojen käsittely ja hyväksyntä kassoissa säilytettävien varojen enimmäismäärä kassakirjanpito ja arkistointi 1
kassojen tarkastuksesta vastaavat henkilöt kassojen tarkastuksen ohjeet: aikaväli ja kassantarkastuksesta pöytäkirjan laatiminen rahankuljetukset turvallisuusohjeet 1.2 Kassojen määrittely Kassat ovat kassapäätejärjestelmä kassoja tai yksiköiden toimintaan liittyviä lipaskassoja. Kaupungin kassat ovat pääosin tulokassoja. 1.3 Kassanhoitaja ja hänen vastuunsa Tässä ohjeessa kassanhoitajalla tarkoitetaan henkilöä, joka hoitaa kassaa varsinaisena työnä tai muun työnsä ohella. Jokainen kassanhoitaja vastaa omasta kassastaan. Kassaa hoitava henkilö ei saa tehdä itseään koskevia kassatapahtumia. Kassaohjelmalla hoidettavissa kassoissa käytetään henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia. Toiminnallisista syistä voi useampi henkilö yhdessä käyttää samaa kassaa tai kassalipasta. Vuoron vaihtuessa kassa lasketaan. Yhteiskassojen ollessa käytössä kassanhoidon tarkat vastuukysymykset ja toimintamalli selvitetään toimialan omassa, hyväksytyssä kassaohjeessa. Maksukorttitapahtumissa toimitaan pankkien ja luottokorttiyhtiöiden ohjeiden mukaisesti. Jos kassalla ei ole käytettävissä rahan tunnistamislaitetta, suurin vastaanotettava seteli on 100 euroa. 1.4 Kassatapahtumien kirjaaminen Kassatapahtumat dokumentoidaan ja viedään kirjanpitoon kassajärjestelmän avulla aina, kun sähköinen järjestelmä on käytössä. Jos sähköistä kassajärjestelmää ei ole käytössä tai se ei toimi: tulojen vientiluettelona käytetään numeroituja asiakaskuitteja ja perintälomakkeita, joihin merkitään maksun aihe ja euromäärä toimiala antaa tarvittaessa omat ohjeet kassapistekohtaisista käytännöistä. 2
1.5 Kassan täsmääminen, kassavirheet ja -erot Kassan saldo on täsmättävä työpäivän tai työvuoron päätteeksi noudattaen Kainuun sote kuntayhtymän talouspalveluiden ja toimialan omia ohjeita. (Liite 1 CPU kassaohje rahansiirrosta ja kassan päivänpäätöksen tekemisestä) Kassavirheestä ja erosta on ilmoitettava esimiehelle mahdollisimman pian. Kassaeron kirjanpitokirjaus hyväksytetään samalla tavalla kuin toimialan/liikelaitoksen muutkin tositteet. Kaikkiin kassatapahtumien korjauskuitteihin tulee kirjoittaa lyhyt selvitys korjauksen syystä. Korjauskuittiin pyydetään aina asiakkaan allekirjoitus, mikäli asiakkaalle palautetaan rahaa kassasta. 1.6 Kassavarojen säilytys Kassatiloissa ei saa säilyttää enempää varoja kuin mitä toiminta vaatii. Käteisvarojen määrä tulee suhteuttaa päivittäiseen rahaliikenteen määrään sekä asiakasmäärään. Kunkin toimialan on annettava kassoilleen ohjeet kassoissa säilytettävien ja esillä pidettävien käteisvarojen enimmäismäärästä. Kassan aukioloaikojen ulkopuolella rahavarat tulee säilyttää turvallisesti toimipisteessä. 1.7 Kassatulojen tilitykset Kassatulot tilitetään kaupungin pankkitilille riittävän usein. Toimitiloissa ei säilytetä suuria rahamääriä tarpeettomasti. Pienet summat voidaan tilittää harvemmin, etteivät käsittelykustannukset muodostu korkeiksi, kuitenkin aina vähintään kuukauden vaihtuessa. Kassatulojen tilityksissä käytetään vakioitua tilityslomaketta sekä tilityspussia. Tilityspussin tarkistenumero tulee säilyttää mahdollisia selvittelyjä varten. Sote kuntayhtymän talouspalvelut antaa lomakkeeseen merkittävien tilityksen yksilöintitietojen ohjeistuksen. (Liite 2 Pankin ohje rahojen tilittämisestä) Alitilittäjä on toimialan johtajan päätöksellä nimetty viranhaltija tai työntekijä, jonka tehtäväksi on annettu kaupungin tulojen periminen. Kainuun sote kuntayhtymän talouspalvelujen maksuliikenne pitää yllä luetteloa toimialojen johtajien nimeämistä alitilittäjistä ja pohjakassoista. Luettelo löytyy Kajaanin kaupungin Intrasta. 3
1.8 Rahakuljetukset Kassoihin kertyneet käteisvarat tilitetään pankkiin pääsääntöisesti arvokuljetuspalvelun avulla. 1.9 Arkistointi Toimialojen kassatoimintaan liittyvän tositeaineiston asianmukaisesta arkistoinnista vastaa sote kuntayhtymän talouspalvelut. 1.10 Kassan tarkastus Kassat on tarkastettava toimialan sisäiseen valvontaan liittyvänä tarkastuksena tarpeen mukaan ja kassatoiminnan laajuuden edellyttämällä tiheydellä, kuitenkin aina vähintään puolivuosittain. Toimialat nimeävät kassantarkastajat. Jäljennös kassantarkastuspöytäkirjasta toimitetaan jokaisen tarkastuksen jälkeen kaupungin taloussihteerille. (Liite 3 Kassan tarkastuskertomus) Toimialan omissa kassanhoito-ohjeissa on määriteltävä kassatoiminnan vastuut sekä kassantarkastuksesta vastaavat henkilöt ja tarkastusten tiheys. 2 Kassan perustaminen ja lopettaminen Toimialan on ennen kassan hankintaa varmistettava, että kyseinen kassaohjelma on yhteensopiva olemassa olevien järjestelmien kanssa. Varmistusta varten on otettava yhteys kaupungin tietohallintopäällikköön. 2.1 Kassan perustaminen Kassan perustamisesta päättää toimialan/liikelaitoksen johtaja tai hänen nimeämänsä henkilö. Kassan perustamisesta on ilmoitettava kaupungin taloussihteerille ja Kainuun Sote -kuntayhtymän talouspalveluihin maksuliikenteen hoitajalle. Kassoista on pidettävä luetteloa toimialoittain. Kassan perustamispäätöksen yhteydessä, (Liite 4 Lomake_Kassan perustaminen) määritellään toiminnan laajuus huomioiden kyseisen kassan: pohjakassan määrä (pääsääntöisesti enintään 300 euroa) kassassa säilytettävien varojen enimmäismäärä. 2.2 Kassan lopettaminen Kassan lopettamisesta päättää toimialan/liikelaitoksen johtaja tai hänen nimeämänsä henkilö. Kassan lopettamisesta on ilmoitettava kaupungin taloussihteerille ja Kainuun Sote -kuntayhtymän talouspalveluihin maksuliikenteen hoitajalle. 4
3 Yleiset kassatoiminnan turvallisuusohjeet Kun toimiala laatii kassapistekohtaiset ohjeet, on tärkeää tiedostaa riskit ja niiden todennäköisyys sekä minimoida väärinkäytösten mahdollisuus turvallisuusohjeilla. Riskien arvioinnissa on tarvittaessa syytä käyttää asiantuntijaa. Jokaisen uuden kassatoimihenkilön on perehdyttävä esimiehen antamiin turvallisuusohjeisiin ennen kassatyön aloittamista. LIITTEET Liite 1 CPU kassaohje rahansiirrosta ja kassan päivänpäätöksen tekemisestä Liite 2 Pankin ohje rahojen tilittämisestä Liite 3 Kassan tarkastuskertomus Liite 4 Lomake_Kassan perustaminen 5