- AVOIMESTI YHDESSÄ Kaarinan kaupungin ja Piikkiön kunnan kuntaliitoksen viestintäsuunnitelma Ohjausryhmä 27.2.2008
LÄHTÖKOHDAT Tämän viestintäsuunnitelman tavoitteena on ohjata Kaarinan ja Piikkiön kuntaliitoksen valmisteluun liittyvää sisäistä ja ulkoista tiedottamista ja tiedonvälitystä vuonna 2008. Muutoksen menestyksekäs toteuttaminen ja läpivienti edellyttää sitä, että myös viestintä onnistuu ja että viestintä mielletään osaksi muutoksen toteuttamista. Viestintä voi olennaisesti vähentää epävarmuutta, ohjata vastarintaa positiiviseksi muutosvoimaksi ja rohkaista ihmisiä näkemään muutoksen uutena mahdollisuutena. VIESTINNÄN TAVOITTEET Liitosviestinnän tavoitteena on, että viestinnän eri kohderyhmillä (kuntalaiset, henkilöstö, luottamushenkilöt, media, yritykset, viranomaiset, muut julkisyhteisöt) on ajantasainen, riittävä ja oikea tieto liitoksen syistä, seurauksista ja taustoista sekä liitosvalmistelujen etenemisestä. Tavoitteena on, että tieto kulloinkin valmistelun alla olevista asioista on saatavissa hyvissä ajoin ennen päätöksentekoa, jotta eri ryhmillä on mahdollisuus avoimeen keskusteluun ja päätöksiin vaikuttamiseen sekä laajentuvan Kaarinan kehittämiseen ja luomiseen. Tieto on osallistumisen perusedellytys. Kuntaliitoksen valmistelusta viestitään avoimesti, aktiivisesti, säännöllisesti, rehellisesti, selkokielisesti, vaivattomasti, usealla eri tavoin ja eri vastaanottajaryhmien tarpeet huomioiden. Lisäksi viestintä toteutetaan nykyaikaisin menetelmin. Viestintä tukee laajentuvan Kaarinan identiteetin rakentamista, henkilöstön ja kuntalaisten sitoutumista sekä sopeutumista muutokseen ja sen läpiviemiseen. Viestintä edesauttaa sitä, että laajentuvaa Kaarinaa tehdään myönteisesti tunnetuksi eri kohderyhmien keskuudessa. Liitosviestintää johtaa ja valvoo ohjausryhmä/järjestelytoimikunta. Käytännössä viestinnästä vastaa Kaarinan kaupunginjohtaja. Laajentuvan Kaarinan toimialajohtajien vastuulla on suunnitella, miten kuntaliitosviestintä hoidetaan kullakin toimialalla sekä sopia työnjaosta ja nimetä tiedotuksen vastuuhenkilöt. PÄÄVIESTIT Liitosviestinnän pääviestit ilmentävät Kaarinan ja Piikkiön yhdistymisen syitä ja tavoitteita sekä tuovat esille yhdessä valittuja vahvuuksia. Tavoitteena on toistaa näitä perusviestejä välitettäessä tietoa liitoksen valmistelusta eri kohderyhmille eri viestintäkeinoilla. Mitä johdonmukaisempaa perusviestien rummutus on, sitä luotettavampi kuva valmistelusta annetaan ja sitä paremmin eri sidosryhmät sisäistävät sen, mistä liitoksessa on kysymys. Kaarinan ja Piikkiön liitosviestinnän pääviestit ovat seuraavat: - Piikkiön kunta yhdistyy Kaarinan kaupunkiin 1.1.2009 alkaen; yhdistyminen on pitkään jatkuneen yhteistyön tulos.
- Kuntien yhdistyessä muodostuu elinvoimaisempi, merellisempi, 30.000 asukkaan pikkukaupunki - Lähipalvelut, kuten terveyspalvelut, ovat edelleen lähellä kuntalaista ja ne ovat laadukkaita - Yhdistyminen varmistaa piikkiöläisten ja kaarinalaisten palvelut myös 2020-luvulla - Kaarinan kaupungin, Piikkiön kunnan ja Kaarinan-Piikkiön terveyskeskuksen henkilöstön työpaikat on turvattu vuoden 2013 loppuun saakka - Elinkeinoelämällä ja yrityksillä on entistä paremmat toimintaedellytykset laajenevassa Kaarinan kaupungissa - Tulevaisuutta tehdään, yhdessä! Näiden perusviestien lisäksi liitostiedon välittämisessä on tavoiteltava sitä, että vastataan kysymyksiin: mitä, missä, milloin, miksi, kuka? KOHDERYHMÄT Viestinnän eri kohderyhmät ja ryhmien erilaiset tiedontarpeet huomioidaan kuntaliitosviestinnässä. Kuntalaiset Kuntalaiset ovat tärkein kuntaliitosviestinnän kohderyhmä. He käyttävät laajentuvan kunnan palveluja, osallistuvat ja vaikuttavat kunnan toimintaan ja heillä on oikeus tietää ja vaikuttaa, miten palvelut muuttuvat Kaarinan ja Piikkiön yhdistyessä. Henkilöstö Kaarinan kaupungin, Piikkiön kunnan ja Kaarinan-Piikkiön terveyskeskuskuntayhtymän henkilöstö on kuntalaisten ohella tärkeässä asemassa. Sisäisellä viestinnällä varmistetaan, että koko henkilöstöllä on oman työnsä tekemisen kannalta olennainen tieto liitosvalmistelujen etenemisestä. Hyvin toimiva sisäinen viestintä luo yhteishenkeä ( Kaarina-henki ) ja sitouttaa henkilöstön muutokseen. Keskeistä tiedon välittämisessä on se, että henkilöstölle tiedotetaan ensimmäisenä päätöksistä ja tulevista muutoksista.
Luottamushenkilöt Myös luottamushenkilöille välitetään tietoa mahdollisimman tehokkaasti valmistelutyön etenemisestä ja päätösten toimeenpanosta. Tieto sitouttaa ja motivoi toimimaan yhteisten tavoitteiden puolesta. Luottamushenkilöillä on keskeinen rooli kuntakuvan rakentajana. Yritykset, muut viranomaiset ja julkisyhteisöt, järjestöt Viestinnässä on huomioitava myös mm. paikallisten yritysten, muiden viranomaisten ja julkisyhteisöjen (esim. seurakunta) sekä järjestöjen liitokseen liittyvät tiedon tarpeet. Tiedotusvälineet Merkittävä osa laajentuvaa Kaarinaa koskevista tiedoista ja arvioista välittyy joukkotiedotusvälineiden kautta. Tiedotusvälineet ovat merkittäviä mielipidevaikuttajia sekä laajentuvan Kaarinan julkisuuskuvan muovaajia. Lisäksi tiedotusvälineet tarjoavat foorumin julkiselle keskustelulle. VIESTINTÄKANAVAT JA -KEINOT Suluissa on merkitty viestinnästä vastaava henkilö. Kuntaliitoksen ohjausryhmän/ järjestelytoimikunnan kokoukset ja niiden pöytäkirjat ja tiedotteet Ohjausryhmän/ järjestelytoimikunnan kokousten esityslistat ja pöytäkirjat sekä tiedotteet ovat luettavissa välittömästi niiden valmistuttua Kaarinan kaupungin www-sivuilta ja linkin välityksellä Piikkiön kunnan www-sivuilta. (ohjausryhmän sihteeri ja Kaarinan kaupungin tiedottaja). Kuntaliitosta valmistelevien työryhmien muistiot ja tiedotteet Kuntaliitosta valmistelevien työryhmien muistiot sekä tiedotteet ovat luettavissa välittömästi niiden valmistuttua Kaarinan kaupungin www-sivuilta (valmisteluryhmien sihteerit ja Kaarinan kaupungin tiedottaja). Tiedotus luottamushenkilöille Lehdistötiedotteet välitetään ohjausryhmän/ järjestelytoimikunnan jäsenille sekä kunnan- /kaupunginhallitusten sekä valtuustojen jäsenille sähköpostitse (ohjausryhmän sihteeri). Ohjausryhmän/ järjestelytoimikunnan sekä hallitusten ja valtuustojen jäseniä informoidaan kokouksissa liitosvalmistelujen etenemisestä (kunnanjohtajat, toimialajohtajat). Lautakuntien/ yhtymähallituksen jäseniä informoidaan kokouksissa toimialasuunnitelmien valmistelun etenemisestä (lautakuntien esittelijät).
Tarvittaessa järjestetään tiettyyn aiheeseen liittyviä seminaareja, joissa laajoja asiakokonaisuuksia voidaan käsitellä kattavasti ja syvällisesti (valmisteleva johtoryhmä). Tiedotus- ja keskustelutilaisuudet koko henkilöstölle Kaarinan, Piikkiön ja Kaarinan-Piikkiön terveyskeskuskuntayhtymän henkilöstölle yhteisiä tiedotustilaisuuksia järjestetään kaksi viikkoa ennen niitä ohjausryhmän kokouksia, joissa päätetään lopullisesti organisaatiosta, toimitiloista ja henkilöstösuunnitelmasta. Muita yhteisiä tiedotustilaisuuksia järjestetään tarpeen mukaan (valmisteleva johtoryhmä). Vuoden 2008 joulukuussa Kaarinan, Piikkiön ja terveyskeskuskuntayhtymän henkilöstölle järjestetään yhteinen tervetulotilaisuus, johon henkilöstö kutsutaan Kaarinan kaupunginjohtajan ja Piikkiön kunnanjohtajan allekirjoittamalla henkilökohtaisella kutsulla. Yksikkö- ja toimialapalaverit Valmistelevan johtoryhmän jäsenet osallistuvat tarvittaessa työpaikkakokouksiin. Kaarinan työyhteisön kehittämisryhmän (Kehry) toimintaan osallistuvat vuoden 2008 aikana myös Piikkiön ja Kaarinan-Piikkiön terveyskeskuskuntayhtymän yt-elimet. Kehryssä kuntaliitoksen etenemistä käsitellään säännöllisesti joka kokouksessa ja tavoitteena on näin varmistaa tiedon kulku eri organisaatioihin. Kehityskeskustelut Kehityskeskustelujen yhteydessä esimiesten velvollisuus on välittää tietoa liitoksen valmistelutilanteesta erityisesti omalla toimialallaan. (lähiesimiehet) Seminaarit ja koulutustilaisuudet Lähiesimiesten rooli muutoksen läpiviennissä ja henkilöstön sitouttamisessa on keskeinen. Tämän vuoksi Kaarinan, Piikkiön ja terveyskeskuskuntayhtymän esimiehille järjestetään kevään 2008 aikana koulutustilaisuus, joka keskittyy erityisesti muutosviestintään. (ohjausryhmän sihteeri ja Kaarinan kaupungin tiedottaja) Tapahtumat Eri tapahtumissa (mm. Piikkiö-päivät 24.5.2008 ja Kaarina-markkinat 9/2008) kuntaliitosasiaa pidetään esillä, esim. järjestetään kyselymahdollisuus luottamushenkilöiltä, johtavilta viranhaltijoilta. (valmisteleva johtoryhmä ja tapahtumavastaavat)
Tiedotus- ym. tilaisuudet kuntalaisille ja yrityksille Syksyn 2008 aikana järjestetään asukastilaisuuksia laajentuvan Kaarinan eri alueilla. Lisäksi Kaarinan ja Piikkiön yrittäjäyhdistysten tilaisuuksissa informoidaan liitoksen vaikutuksista erityisesti yrittäjien ja elinkeinoelämän näkökulmasta (kaupunginjohtaja, kunnanjohtaja). Lisäksi jokainen toimiala vastaa omien sidosryhmiensä informoinnista (valmistelevat toimialajohtajat). Intranet Liitoshanketta varten luodaan Piikkiön, Kaarinan ja kuntayhtymän intranettiin oma osio. Intranettiin perustetaan palaute-sivusto, jonka välityksellä esitettyihin kysymyksiin vastataan ja lisäksi pidetään yllä "yleisimpien kysymysten listaa". (intran päivittäjät). Tavoitteena on välttää päällekkäisten tietojen tallentaminen internettiin ja intranettiin. Intranettiin keskitetään aineisto, joka koskee erityisesti henkilöstöä. (Valmisteleva johtoryhmä ja Kaarinan kaupungin tiedottaja). Selvitetään mahdollisuus nykyisen Piikkiön kunnan ja terveyskeskuksen henkilöstölle kirjautua Kaarinan kaupungin intranettiin (Kantriin) jo vuoden 2008 aikana. Tällä luotaisiin pohjaa yhteisöllisyydelle ja Me-hengen luomiselle jo ennen liitoksen virallista toteutumista. (Kaarinan tietohallintojohtaja) Kaarinan ja Piikkiön Internet-sivut Kuntaliitostiedotus keskitetään Kaarinan kaupungin www-sivuille. Piikkiön kunnan wwwsivuilta pääsee linkin välityksellä Kaarinan kaupungin www-sivustoon. Kaarinan kaupunki ylläpitää sivustollaan keskustelu- ja palautepalvelua, johon kuntalaiset ja muut asiasta kiinnostuneet voivat lähettää viestejä. (Kaarinan kaupungin tiedottaja). Kaarinan internetsivuille tehdään verkkolehti, joka keskittyy pelkästään liitoshankkeeseen (ulkopuolinen konsultti). Uuden Kaarinan tiedotuslehti kuntalaisille ja muille sidosryhmille Kaarina tiedottaa palsta julkaistaan kerran kuukaudessa Kaarina-lehden yhteydessä. Palstaa hyödynnetään myös kuntaliitostiedottamisessa. Kaarina-lehti, jossa on Kaarina tiedottaa -palsta, jaetaan myös piikkiöläisiin talouksiin vuoden 2008 aikana (ohjausryhmän sihteeri ja Kaarinan kaupungin tiedottaja). Verkkolehteä julkaistaan myös tarvittaessa painetussa muodossa niin, että lehti jaetaan jokaiseen piikkiöläiseen ja kaarinalaiseen talouteen.
Lehdistötiedotteet Jokaisen ohjausryhmän kokouksen jälkeen laaditaan lehdistötiedote (ohjausryhmän sihteeri). Tavoitteena on, että tiedote toimitetaan tiedotusvälineille kokousta seuraavan päivän aamulla. Toimialat laativat lehdistötiedotteita tarvittaessa ja informoivat näiden avulla valmistelun etenemisestä. (valmistelevat toimialajohtajat). Lehdistötilaisuudet Tiedotustilaisuuksia järjestetään silloin, jos aiheilla on laajentuvan Kaarinan kannalta tärkeä merkitys tai mikäli halutaan kertoa asioiden taustoista laajemmin. Kutsut tiedotustilaisuuksiin lähetetään hyvissä ajoin etukäteen, mielellään jo viikko ennen tilaisuutta ja kutsu uusitaan viimeistään tiedotustilaisuutta edeltävänä päivänä (valmistelevat toimialajohtajat). Toimittajakontaktit Tiedotusvälineille tarjotaan aktiivisesti laajentuvan Kaarinan valmisteluun liittyviä uutisvinkkejä. Tiedotusvälineitä palvellaan avoimesti, nopeasti, luotettavasti ja tasapuolisesti (valmistelevat toimialajohtajat). Yleisönosastokirjoituksiin vastaaminen Liitosvalmistelua käsitteleviin yleisönosastokirjoituksiin vastataan pääsääntöisesti aina, mikäli kirjoitus pitää sisällään asiallisen kysymyksen. Kirjoitukseen vastaa se laajentuvan Kaarinan toimialajohtaja, jonka toimialaa yleisönosastokirjoitus koskee. Mikäli kirjoitus on yleisluonteinen, siihen vastaa Kaarinan kaupunginjohtaja tai hänen valtuuttamansa henkilö. Kaarinan kaupungin tiedottaja koordinoi kirjoituksiin vastaamista. Liitosviestinnän tulosten seuranta Viestinnän vaikutuksia arvioidaan vähintään kerran vuoden 2008 aikana sekä tehdään tarvittavat muutokset arvioinnin pohjalta. Ulkoisen viestinnän onnistumista arvioidaan seuraamalla paikallisia tiedotusvälineitä ja tarkkailemalla julkisuuden määrää ja sävyä (Kaarinan kaupungin tiedottaja ja ohjausryhmän sihteeri). Sisäisen viestinnän onnistumista arvioidaan järjestämällä sähköinen henkilöstökysely maaliskuussa 2008 (Kaarinan henkilöstöpäällikkö, ohjausryhmän sihteeri ja tietohallintojohtaja).
Visuaalinen ilme Liitosviestintää varten rakennetaan oma visuaalinen ilmeensä yhteistyössä Turun AMK:n tai muun oppilaitoksen kanssa. Harkittu visuaalinen ilme luo osaltaan kuntakuvaa. Lisäksi sillä luodaan viestinnälle ulkoinen yhtenäisyys ja tunnistettavuus. AIKATAULU Liitosviestinnässä keskitytään seuraaviin teemoihin vuoden 2008 aikana: Helmikuu Organisaation vastuualueet Maaliskuu Henkilöstön sijoittuminen Huhtikuu Organisaatio ja ehdotus toimintojen sijoittumisesta Toukokuu Talousarvion valmistelu Kesäkuu Henkilöstön kehittäminen ja henkilöstösuunnitelma Elokuu Kaarinan strategia- ja palvelustrategiatyön eteneminen Syyskuu Talousarvion valmistelu Lokakuu Kunnallisvaalit Marraskuu Laajentuvan kaupungin valmistelutyön tilanne (tietoverkot, henkilöstöasiat yms.) Joulukuu Talousarvio ja toimitilamuutokset Liitteenä on liitosviestinnän alustava työsuunnitelma vuodelle 2008.
LIITOSVIESTINNÄN TYÖSUUNNITELMA Aihe ja päivä Mitä? Miten? Kuka? Milloin (viimeistään)? teemat ohjausryhmän kokous 27.2 Esityslista Kaarinan kaupungin verkkosivuille internet testinkäsittelijä Esityslistan valmistuttua (Kehry) kokous 4.3 ORGANISAATION VASTUUALUEET 5.3 Infoa kuntaliitosvalmistelujen etenemisestä sanomalehti ohjausryhmän sihteeri ja tiedottaja aineisto viimeistään 29.2 ohjausryhmän kokous 27.3 Esityslista Kaarinan kaupungin verkkosivuille internet testinkäsittelijä Esityslistan valmistuttua Henkilöstökysely maaliskuussa Sähköinen kysely henkilöstölle liitosviestinnästä. intranet ohjausryhmän sihteeri, henkilöstöpäällikkö, tietohallintojohtaja HENKILÖSTÖN SIJOITTUMINEN 2.4 Infoa kuntaliitosvalmistelujen etenemisestä sanomalehti ohjausryhmän sihteeri ja tiedottaja aineisto viimeistään 28.3 (Kehry) kokous 8.4 Henkilöstöinfo 23.4 Kutsu s-posti, intranet Kaarinan kaupungin organisaatiosta Muistio-/infomateriaali Kaarinan, Piikkiön, tk:n intranettiin intranet Henkilöstöpäällikkö valmistelee kutsun. Kaarina, Piikkiö, tk vastaavat kutsun toimittamisesta henkilöstölleen (tiedottaja ja intranetin päivittäjät tk:ssa ja Piikkiössä) kutsut lähetetään 16.4.2008 tiedottaja, intarnetin päivittäjät tk:ssa ja Piikkiössä Infoa seuraavana päivänä Muutosviestintäkoulutus maaliskuu Koulutusta muutosviestinnästä esimiehille Ulkopuolinen kouluttaja. Ohjausryhmän sihteeri ja Kaarinan kaupungin tiedottaja vastaavat tilaisuuden järjestelyistä s-posti Kaarina, Piikkiö, tk vastaavat kutsun toimittamisesta esimiehilleen kutsut lähetetään noin kuukautta ennen tilaisuutta 7.5 Infoa kuntaliitosvalmistelujen etenemisestä sanomalehti ohjausryhmän sihteeri ja tiedottaja aineisto viimeistään 2.5 ohjausryhmän kokous 8.5 Esityslista Kaarinan kaupungin verkkosivuille internet testinkäsittelijä Esityslistan valmistuttua Lehdistötilaisuus 9.5 Mediakutsu s-posti Ohjausryhmän sihteeri noin viikkoa ennen ajankohtaa Kaarinan kaupungin organisaatiosta Mediatiedote lehdistötilaisuudessa tiedottaja lehdistötilaisuudessa (Kehry) kokous 15.5 Piikkiö-päivät 24.5 Kysy kuntaliitoksesta - päättäjät vastaavat Valmisteleva johtoryhmä ja tapahtumavastaavat suunnittelevat liitostempauksen sisällön. ilmoitus Kaarina-lehdessä ja Kunnallislehdessä "Kuntaliitosastosta" ohjausryhmän sihteeri ja tiedottaja noin viikkoa ennen tempausta ohjausryhmän kokous 29.5 Esityslista Kaarinan kaupungin verkkosivuille internet testinkäsittelijä Esityslistan valmistuttua 4.6 Infoa kuntaliitosvalmistelujen etenemisestä sanomalehti ohjausryhmän sihteeri ja tiedottaja aineisto viimeistään 30.5 JA ORGANISATIO TALOUSARVION VALMISTELU
LIITOSVIESTINNÄN TYÖSUUNNITELMA Aihe ja päivä Mitä? Miten? Kuka? Milloin (viimeistään)? teemat (Kehry) kokous 12.6 ohjausryhmän kokous 26.6 Esityslista Kaarinan kaupungin verkkosivuille internet testinkäsittelijä Esityslistan valmistuttua Lehdistötilaisuus 27.6 Mediakutsu s-posti Ohjausryhmän sihteeri noin viikkoa ennen ajankohtaa Talousarvioraamista ja liitoshankkeen etenemisestä Mediatiedote lehdistötilaisuudessa tiedottaja lehdistötilaisuudessa HENKILÖSTÖN KEHITTÄMINEN J HENKILÖSTÖSUUNNITELMA 13.8 Infoa kuntaliitosvalmistelujen etenemisestä sanomalehti ohjausryhmän sihteeri ja tiedottaja aineisto viimeistään 8.8 ohjausryhmän kokous 28.8 Esityslista Kaarinan kaupungin verkkosivuille internet testinkäsittelijä Esityslistan valmistuttua Lehdistötilaisuus 29.8 Mediakutsu s-posti Ohjausryhmän sihteeri noin viikkoa ennen ajankohtaa Kunnallisvaalien järjestämisestä ja liitoshankkeen etenemisestä Mediatiedote lehdistötilaisuudessa tiedottaja lehdistötilaisuudessa STRATEGIA- JA PALVELUSTRATEGIATYÖN ETENEMINEN 3.9 Infoa kuntaliitosvalmistelujen etenemisestä sanomalehti ohjausryhmän sihteeri ja tiedottaja aineisto viimeistään 29.8 (Kehry) kokous 4.9 Henkilöstöinfo 10.9 Kutsu s-posti, intranet henkilöstösuunnitelmasta ja toimitiloista Muistio-/infomateriaali Kaarinan, Piikkiön, tk:n intranettiin intranet Henkilöstöpäällikkö valmistelee kutsun. Kaarina, Piikkiö, tk vastaavat kutsun toimittamisesta henkilöstölleen (tiedottaja ja intranetin päivittäjät tk:ssa ja Piikkiössä) kutsut lähetetään 3.9.2008 tiedottaja, intarnetin päivittäjät tk:ssa ja Piikkiössä Infoa seuraavana päivänä ohjausryhmän kokous 25.9 Esityslista Kaarinan kaupungin verkkosivuille internet testinkäsittelijä Esityslistan valmistuttua TALOUSARVION VALMISTELU Lehdistötilaisuus 26.9 Mediakutsu s-posti Ohjausryhmän sihteeri noin viikkoa ennen ajankohtaa veroprosenteista ja liitoshankkeen etenemisestä Mediatiedote lehdistötilaisuudessa tiedottaja lehdistötilaisuudessa Kaarina-markkinat syyskuussa Kysy kuntaliitoksesta - päättäjät vastaavat Valmisteleva johtoryhmä ja tapahtumavastaavat suunnittelevat liitostempauksen sisällön. 8.10 Infoa kuntaliitosvalmistelujen etenemisestä sanomalehti ohjausryhmän sihteeri ja tiedottaja aineisto viimeistään 3.10 (Kehry) kokous 9.10 ohjausryhmän kokous 30.10 Esityslista Kaarinan kaupungin verkkosivuille internet testinkäsittelijä Esityslistan valmistuttua KUNNALLISVAALIT Lehdistötilaisuus 31.10 Mediakutsu s-posti Ohjausryhmän sihteeri noin viikkoa ennen ajankohtaa liitoshankkeen etenemisestä Mediatiedote lehdistötilaisuudessa tiedottaja lehdistötilaisuudessa 5.11 Infoa kuntaliitosvalmistelujen etenemisestä sanomalehti ohjausryhmän sihteeri ja tiedottaja aineisto viimeistään 31.10 NAN ATSAUS
LIITOSVIESTINNÄN TYÖSUUNNITELMA Aihe ja päivä Mitä? Miten? Kuka? Milloin (viimeistään)? teemat (Kehry) kokous 13.11 Asukastilaisuudet marraskuussa Keskustelutilaisuudet kuntalaisille kaupunginjohtaja ja kunnanjohtaja Mediakutsu s-posti, Internet tiedottaja noin viikkoa ennen tilaisuuksia kutsu kuntalaisille Kaarina-lehdessä ja Kunnallislehdessä, internet, Kaarina tiedottaa -palsta ohjausryhmän sihteeri ja tiedottaja noin viikkoa ennen tilaisuuksia kaupunginhallituksen kokous 1.12 Esityslista Kaarinan kaupungin verkkosivuille internet testinkäsittelijä Esityslistan valmistuttua Mediatiedotejakelu medialle, valtuuston ja hallituksen jäsenille s-posti hallituksen sihteeri kokousta seur. päivä Mediatiedote Kaarinan kaupungin verkkosivuille internet hallituksen sihteeri ja tiedottaja kokousta seur. päivä LAAJENTUVAN KAARI VALMISTELUN TILANNEKA 3.12 Infoa kuntaliitosvalmistelujen etenemisestä sanomalehti ohjausryhmän sihteeri ja tiedottaja aineisto viimeistään 28.11 Lehistötilaisuus 9.12 Mediakutsu Tiedottaja kutsu noin viikkoa ennen tilaisuutta kaupunginjohtajan talousarvioesityksestä Mediatiedote Kaarinan kaupungin verkkosivuille internet tiedottaja (Kehry) kokous 11.12 Henkilöstötilaisuus joulukuu Tervetulotilaisuus laajentuvan Kaarinan kaupungin henkilöstölle kutsu postitse, intra Henkilöstöpäällikkö valmistelee kutsun. Kaarina, Piikkiö, tk vastaavat kutsun toimittamisesta henkilöstölleen (tiedottaja ja intranetin päivittäjät tk:ssa ja Piikkiössä) kutsut lähetetään viimeistään kahta viikkoa ennen tilaisuutta TALOUSARVIO JA TOIMITILAMUUTOKSET Tilaisuuden järjetelyistä vastaavat henkilöstöpäällikkö ja ohjausryhmän sihteeri Lisäksi: Työryhmien muistiot Muistiot Kaarinan kaupungin verkkosivuille internet työryhmien sihteerit muistio valmistuttua Johtoryhmien informointi Tilannekatsaus johtoryhmien norm. kokoukset kaupunginjohtaja, alajohtoryhmissä toimialajohtaja joka kokouksessa Henkilöstön informointi Tilannekatsaus tiimien omat kokoukset, työpaikkakokoukset esimiehet joka kokouksessa palautepalsta intra tiedottaja Luottamushenkilöiden informointi Tilannekatsaus toimielimien kokoukset kunnanjohtajat, esittelijät joka kokouksessa Yrittäjäyhdistysten informointi Tilannekatsaus yrittäjäyhdistysten tilaisuudet kunnanjohtajat Kuntalaisten informointi Keskustelu- ja palautepalvelu internet tiedottaja Verkkolehti Tiedotuslehti internet lehti tiedottaja, ohjausryhmän sihteeri, ulkopuolinen konsultti tiedottaja, ohjausryhmän sihteeri, ulkopuolinen konsultti