Kurttu talviseminaari 2012 Ryhmätyö: Työpaja, kunnan KA-hallintamalli 15.3.2012
Talviseminaarin sisältö Aika: torstai 15.3.2012, klo 10.00 15.00 Paikka: Kuntatalo (Toinen linja 14) Aamupäivä alustus: 10.00 12.00 Alustus JHKA (10.00 10.45) Kokonaisarkkitehtuuri ja sen hyöty kunnalle (10.45 11.30) Kuntasektorin yhteinen arkkitehtuuri (11.30 12.00) Hyöty, tehtävät, tuotokset ja organisointi Lounas 12.00 13.00 Iltapäivä työ: 13.00 15.00 (30 min. / työpaja) Työpaja 1: kuntasektorin KA tehtävät ja ensimmäiset kehittämiskohteet Työpaja 2: kunnan arkkitehtuurin hallintamalli Työpaja 3: kuntasektorin KA ja kohdealueiden KA Seminaarin päätös: 15:00 15:30 työpajojen purkaminen mallinnusvälineen esittelyä (erillinen ständi QPR) 2
Sisältö Työpaja 2: Kunnan KA-hallintamalli 3
Työpaja 2: Hallintamalli (kunnan) Aiheet: 1. Liittyminen organisaation johtamiseen 2. Sidosarkkitehtuurien hallinta 3. Hallinnan käynnistäminen Työtapa: alustus + keskustelu Alustuksen näkökulma: Menetelmä / malli: mihin menetelmään tai viitekehykseen perustuu Miten toteutettu: julkisen hallinnon KA, kunnat, valtio Kirjaukset: esitetyn mallin haasteet omassa toiminnassa, miten mallia tulisi kehittää jotta se palvelisi paremmin 4
Työpajan rakenne: Työpaja 2: Hallintamalli KA osana organisaation johtamista Sidosarkkitehtuurien hallinta Hallintamallin toteutus Menetelmät Kokemukset Kehityskohteet Esimerkit: JHKA Kuntasektori Kartturi Esimerkit: Kunnat Valtio JHKA Miten malli tai menetelmä toimii omassa organisaatiossa, mikä on sen hyöty Miten mallia tulisi edelleen kehittää jotta se palvelisi paremmin 5
Sisältö Menetelmät ja viitekehykset KA osana organisaation johtamista Sidosarkkitehtuurien hallinta Hallintamallin toteutus Menetelmät Kokemukset Kehityskohteet 6
Kartturi & kuntasektorin KA: hallintamallin yleiskuva Toiminnan johtaminen ja strateginen kehittäminen Arkkitehtuurin kehittämisen suunnittelu KA-kuvaamisen johtaminen Arkkitehtuurin johtaminen KA-linjausten tekeminen KA-viestintä KA-toiminnan jatkuva kehittäminen KA-kuvausten ylläpito Muutoksenhallinta Kehittämisprojektien arkkitehtuurinhallinta 7
Arkkitehtuurinhallinta osana kunnan johtamista Strateginen johtaminen Strategiset painopisteet, hankkeet, mittarit Missio, Visio, Arvot Arkkitehtuuriperiaatteet Sidosarkkitehtuurit KA-kehittämispolku Strateginen arkkitehtuurisuunnittelu Taktinen johtaminen Vuosibudjetti Projektisalkku Vuositason mittarit Vuosisuunnittelu KA-mittarit KA-projektisalkku Arkkitehtuurityön johtaminen Operatiivinen johtaminen Toteutukset Seuranta Arkkitehtuurilinjausten mukaiset toteutukset Arkkitehtuurinhallinta projekteissa 8
KA-työ osana kehittämissalkunhallintaa Arviointiprosessi Projektista riippumaton arviointi- ja laadunhallintaprosessi. Varmistaa kaikkien projektien laadun Ratkaisun elinkaariprosessi 0 1 2 3 4 5 6 7 8 Hallintaprosessi Projektin sisäinen laadunhallintaprosessi. Kyseisen projektin sisäinen laadunvarmistus 9
Mitä KA-kehystä olette käyttäneet KA-hallintamallin pohjana? Koko kuvaa ko. kehyksen käytön yleisyyttä Kuntasektori Kartturi Cobit JHKA Togaf FEAR Oma malli 10
Mitä kehyksistä puuttuu? On noussut esiin, että pienissä organisaatioissa ei ole arkkitehtuuria tekeviä henkilöitä kovin paljon. Mallit tuntuvat pelottavan raskailta Missä viipyy KA-hallintamalli light Ei ole ollut tietohallintolain valmistelussakaan tarkoitus, että hallintamallit olisivat velvoittavia nämä pitää sovittaa organisaation resursseihin ja toimintatapoihin Hallintamallin ajatus on päästä kiinni toimialoille ja heidän tarpeisiin Joskus on kokonaisarkkitehtuuri-sana kokonaan unohdettu, kuuluuko tämä tietohallinnon alle. KA pitää uittaa johdon tasolle Kuntasektorin hallintamallissa ei ole otettu juuri kantaa projektitoimintaan Hankesalkunhallinta pitäisi ottaa paremmin huomioon Malli ei ota huomioon politiikkaa Miten KA-hallinta liitetään muuhun hallintaan ja laatumenettelyyn miten johto ja johtaminen otetaan tähän aidosti mukaan Ilman projektinhallintamallia tämä ei toimi sen ei pidäkään kuulua arkkitehtuurinhallintaan, vaan on itsenäinen laatumenettelynsä Esim. Espoo on tehnyt quick&dirty IT-hankintaprosessin, joka kytketään kehittämiseen Puuttuuko kokonaisarkkitehtuurimenetelmä kunnan vuosisuunnittelun suosituksissa. Voiko tämän kytkeä talousarvioprosessiin 11
Sisältö Kokemukset KA osana organisaation johtamista Sidosarkkitehtuurien hallinta Hallintamallin toteutus Menetelmät Kokemukset Kehityskohteet 12
Kokemuksia KA-hallinnasta: KA-johtaminen ja kytkentä kunnan johtamiseen Mikä on jollakin tavalla toiminut + Ajatus on otettu positiivisesti vastaan + KA tuo kehittämisen ja johtamisen työkalupakkiin uusia mahdollisuuksia. + KA on jo itsessään johtamisen väline + Joissakin kunnissa tämä on saatu ylimmän johdon tietoisuuteen, jonkinasteista hyväksyntää asialle on saatu + Saadaan projektit läpinäkyvämmäksi näkymättömiä asioita on vaikea hallita tai auttaa + Kokonaisarkkitehtuuri voi nostaa esiin, että kunta tai rajattu kohde ei ole yksin maailmankaikkeudessa, vaan se tulee kytkeytyä ympäristöönsä + Jos pääsee mukaan kehitykseen, niin se on tosi tehokasta + Johto voidaan saada ymmärtämään tietojärjestelmähankintojen välilliset kulut + On saatu käytyä läpi strategisen johtamisen jalkauttamista ohjelmien ja projektien ja KA:n kautta + Jos organisaatiossa on yhteisen tekemisen kulttuuri, KA otetaan hyvin vastaan KA-hallinnan ja KA-toiminnan haasteet Substanssilla voi olla vaikea ymmärtää, mistä on kysymys Miten tämä myydään ylös liiketoimintajohtoon auttaisiko kytkentä laatujärjestelmään Mistä resurssit ja oikeat tekijät Tietohallinnon ei pitäisi ehkä ollenkaan omistaa kokonaisarkkitehtuuria, se pitäisi saada osaksi toiminnan kehittämistä Kehittäminen ei yleensäkään ole kunnassa täysin homogeenistä Kuvaamisen tason löytäminen voi olla vaikeaa kokonais-, viite-, kohdearkkitehtuuri jne. Mallin tulee mukautua organisaation toimintamalliin federatiivinen, keskitetty, hajautettu Mistä toiminta-arkkitehti 13
Kokemuksia KA-hallinnasta: Arkkitehtuurisuunnittelu ja KAlinjaukset Mikä on jollakin tavalla toiminut + Prosessikuvaukset ja KA-menetelmän hyödyntäminen toimivat hyvänä kommunikaation välineenä eri toimijoiden välillä + KA-kuvauksilla voidaan välittää tietoa systemaattisesti eteenpäin esim. toimittajille + On saatu käytyä projektien edustajien kanssa keskustelua tämä kasvattaa osaamista ja ymmärrystä + Linjaamiskäsite on täsmentynyt + Päätöksentekorakenne on pitänyt kirkastaa + Arkkitehtuurijohtoryhmäksi on saatu tietohallinnon johtoryhmä näin on saatu KApäätöksenteko osaksi normaalia päätöksentekoa + Jo pelkkä kehittämisen listaus ja visualisointi konkretisoi johdolle missä mennään tämä mahdollistaa priorisoinnin KA-hallinnan ja KA-toiminnan haasteet Linjausten yhteydessä tulee täsmentää, mihin tätä linjausta käytetään Varsinaisia linjauksia on vielä liian vähän Kokonaisarkkitehtuuri on sanana hankala esim. yhteentoimivuus on sanana helpompi niellä IT-hankkeet saadaan kiinni, mutta muita kehittämishankkeita ei saada kiinni Projektit ja hankkeet on melko hyvin hallussa, mutta miten saadaan muu kehittäminen mukaan Aikaisemmin osa linjauksista on aika piileviä tai niitä ei ole koottu Miten eri tahojen ja päätöksentekotasojen linjaukset otetaan huomioon vrt. sidosarkkitehtuurit 14
Kokemuksia KA-hallinnasta: Resurssit ja arkkitehtuurikuvausten hyödyntäminen Mikä on jollakin tavalla toiminut + Teknologia- ja tietojärjestelmäarkkitehti löytyy yleensä melko helposti, mutta toiminta-arkkitehtia ei niin helposti löydykään KA-hallinnan ja KA-toiminnan haasteet Jos linjausta tehdessä ei mietitä riittävästi, miten tätä käytetään, hyödyntäminen voi olla vaikeaa Mitä tapahtuu linjaamisen jälkeen: Kuka näitä vahtii, millä mandaatilla 15
Sisältö Kehityskohteet KA osana organisaation johtamista Sidosarkkitehtuurien hallinta Hallintamallin toteutus Menetelmät Kokemukset Kehityskohteet 16
KA-hallinnan kehittämiskohteet Puhutaan yhteentoimivuudesta Hallintamalli on myyvä kuten myös myyjä KA on vaikea termi Puhutaan liiketoiminnan kehittämisen menetelmistä ja sen linjauksista Mietitään nyt, mitä me tarvitaan, ennen kuin ostellaan mitään Voisiko tiedon ja toiminnan osuudet tuotteistaa erikseen? Korostetaan kokonaisuutta vältetään osaoptimointia Miten aidosti jalkauttaa hallintamalli Lähdetään johdosta liikkeelle Puhutaan organisaation laatujärjestelmästä, KA on sen osa Tiedolla johtaminen keskeiseksi Hyödyt ja vaikuttavuus selkeästi esiin Mukaan rooleja, joilla on riittävästi painoarvoa KA:lla saadaan strategiat todellisuudeksi Muistetaan hyödyt myös hallintokunnille 17
KA-hallinnan kehittämiskohteet KA:n liittäminen johtamiseen Hyödynnetään edelläkävijöitä, joilla on painoarvoa Diplomi-insinööri johtoon (myös valtuustoon) Houkuttele talousjohtaja mukaan Liitä KA osaksi ohjelmajohtamista Mistä löydät oikeat sidosarkkitehtuurit Listaa nämä aktiivisesti edellyttää ajattelua Etsi juuri kehittämiskohteeseen liittyvät sidosarkkitehtuurit Kokoa omat sidosarkkitehtuurisi yhteen paikkaan Kansallisten kohdealueiden arkkitehtuurit yhteen paikkaan myös tieto tekeillä olevista Valtion hankkeet kootaan yhteen salkkuun 18
Muita kommentteja KA-hallinnasta Keskushallinnon ei pitäisi viedä mallia sellaisenaan kuntiin, vaan kuntien tulee itse nähdä hyödyt ja sovittaa mallit omaan toimintaansa Diplomi-insinööri kaupunginjohtajana auttaa 19