Budjetointi koordinaattorin näkökulma Claudia Dell Era, Grant Writer Riina Kero, Projektipäällikkö Aalto-yliopisto Tutkimus- ja Innovaatiopalvelut
Hakemusvaiheessa Claudia Dell Era, TkT Grant Writer Hakemusten kirjoittaminen yhdessä hakijan kanssa Projektin aikana Riina Kero, VTM Projektipäällikkö Tutkimusprojektien hallinnollinen koordinointi 2
Koordinaattori ehdottaa budjetin Käytännössä hyvä koordinaattori lähettää partnereille budjettiehdotuksen tarkistettavaksi ja korjattavaksi Erityisesti yritykset ja uudet osallistujat tarvitsevat tukea H2020 uudet ohjeet: osa muistaa yhä FP7:n ohjeet Alihankinta vai palveluiden osto Yleisesti koordinaattori esittelee budjetin tutkimussuunnitelmassa 3
Mistä aloitetaan? Hakutekstistä Hakutekstissä on budjettikatto Kertoo odotetun konsortion koosta Demonstrointi ja/tai pilotointi odotukset 4
ja/tai Work Programme:sta Jos hakutekstissä ei ole kattoa Kuinka monta projektia rahoitetaan? SFS-32-2017 2 (3) projekteja rahoitetaan 5
1. vaiheen budjetti Nykyään suurin osa hauista on 2-vaiheisia
1. vaihe: karkea budjettijako Ensimmäinen askel budjetin tekemisessä Komissio ei vaadi budjettia per partneri, vain koko hankkeen EU-rahoitusosuus Partnerit usein tarvitsevat budjetin sisäistä hyväksyntää varten Koordinaattori pitäisi laskea oman budjetin 1. vaiheessa Keskimääräisen kuukausipalkan kerääminen partnereilta voi tukea budjettijakoa 7
Budjettijako Katto Koordinaattorin budjetti WP vetäjät Demo/ pilotit Isot laitteet Hakukohtaiset ohjeet Korkeat kuukausipalkat 10-15% extra koordinaattorille Budjettijako 8
Varsinainen budjetti 9
Prosessi 1.vaihe tai karkea budjettijako Päävalinnat Budjettiehdotus Korjaukset Neuvottelu Lopullinen budjetti Budjetti on partnereille katto Management (Hallinnointi) Matkat WP-vetäjät Keskimääräinen vs. aito palkka Budjetissa vielä tilaa Erityisesti työkuukaudet Materiaalia Jos on matala budjettikatto, leikkaukset Yleisesti muutamat päivät ennen submittointia 10
Miten budjettiehdotus rakennetaan? 11
(A) Direct Personnel Costs = henkilöstökustannukset Aidot palkat (tärkeä erityisesti yliopistoille) Isot palkkaerot tekijöiden välillä Keskimääräiset palkat Painotettu keskiarvo työkuukauden perusteella Palkat sisältävät henkilösivukulut: tarkista että partnerit ymmärtävät tämän Henkilöstökustannus = palkka + henkilösivukulu 12
Aidot palkat 13
Keskimääräinen palkka Huom! Ei tarkoiteta unit costs 14
(B) Other Direct Costs = muut välittömät kustannukset Matkat Materiaalit (pilotit, demot) Tapahtumat Disseminaatio-kustannukset Kutsuvieraat Muut? 15
Strateginen suunnittelu - Hallinto Projektin pituus ja projektityyppi (RIA- IA- CSA) Hallinnon rakenne Pieni vs. iso projekti Kuinka monta johtoryhmää? General Assembly Executive Board Advisory ja/tai Stakeholder Board (kenen kustannukset korvataan? Ovatko kaikki kulut koordinaattorin budjetissa?) 16
Strateginen suunnittelu Kokoukset ja tapahtumat Kokoukset Management taso WP-taso Task-taso Muut Skype/ videokonferenssi Disseminaatio Omat tapahtumat (kenen vastuulla ja kenen budjetissa?) Konferenssit (aktiivinen osallistuminen) Huom! Muista myös tarjoilut ja kutsuvieraat 17
Matkat: kokouksiin ja tapahtumiin Matka = matkaliput (ml. taksit, junat) + majoitus + päivärahat Päivärahaa: https://www.veronmaksajat.fi/palkka-jaelake/paivarahat/ulkomaan-paivarahat-2017/ Oman organisaation komennuspolitiikka huomioiden Konferenssi Euroopassa = 600 liput+ 4*120 majoitus+ 700 konferenssimaksu+ 4*65 päivärahat = 2000-2500 Konferenssi USA:ssa 3500-4000 Kolmen päivän seminaari Euroopassa = 1500-2000 18
Tapaamisen järjestäminen 2-päivän General Assembly tapaaminen + seminaari 25 projektihenkilöä 5 kutsuvierasta (ulkopuolisten matkat = liput + majoitus) Päivä 1 Päivä 2 Vuokra 500 500 Lounas 1 500 1 500 Kahvit 600 600 Illallinen 2 700 Kutsuvieraat 3 800 Yhteensä 11 700 19
Strateginen suunnittelu Muu Disseminaatio Open science strategia Open Access maksut 2000-2500 per artikkeli Tiedon säilyttämisen kulut ja kenen budjettiin Nettisivut (sisäinen ja ulkoinen 6000-8000 ) Muut kanavat: esim. esitteet, tiedotteet jne. Tulostus- ja painokustannukset (2000 per partneri) Logo ja muut design kulut (1000 2000 ) Videot (2000 per video) 20
Muut kustannukset, esim. Tilintarkastus (kontribuutio > 325 000 ) Varaa riittävästi rahaa, 3000-3500 Puhelinkonferenssikulut Käännöspalvelun kulut Patentit- ja muut IPR-suojauksen kulut WP ja projektikohtaiset materiaalit ja laitteet Partneri osaa parhaiten, koordinaattori antaa kattosumman Isot kulut jos on demoja, pilotteja, mittauksia Esim. kemikaalit, ohjelmat, työkalut kyselyille jne. 21
(C) Direct Costs of Subcontracting Alihankinnat Erottelu alihankinnat vs. palvelut vaikea Partnerit muistavat vielä FP7-ohjeet Nettisivut Kemialliset analyysit Tapahtuman järjestely Datan keräys, kuten esim. haastattelut satelliittikuvat kyselyt 22
Form A Harvinainen Partnerit osaavat kertoa Riippuu projektityyppistä Hakukohtainen 23
(D) Direct Costs of Providing Financial Support to Third Parties Lisätietoja löytyy hakutekstistä 24
Muut kustannuskategoriat (E) Costs of in-kind contributions not used on the beneficiary s premises 3. osapuoli tuo palvelut tai muut projektille, mutta ei työtä Esim. liikkuvuus Ei käytetty rahoituksensaajan/osallistujan tiloissa ei yk:ta Kustannukset ilmoitetaan kahdesti: sarakkeet B ja E Sarake E varmistaa, ettei yk:ta lasketa (G) Special Unit Costs covering direct and indirect costs Esim. infrastruktuurikustannukset access costs for providing transnational access to research infrastructures Kliininen tutkimus 25
3. osapuolet (B) Other Direct Costs Service provider Financial support to third parties Consortio (D) Direct Costs of Providing Financial Support to Third Parties Subcontractor (C) Direct Costs of Subcontracting Linked third party Same as beneficiary Third party in-kind contribution (B) Other Direct Costs + (E) Costs of in-kind contributions not used on the beneficiary s premises or only (B) 26
Budjettiehdotus on valmis! 27
Viimeistely 1.vaihe tai karkea budjettijako Päävalinnat Budjettiehdotus Korjaukset Neuvottelu Lopullinen budjetti Budjetti on partnereille katto Management (Hallinnointi) Matkat WP-vetäjät Keskimääräinen vs. aito palkka Budjetissa vielä tilaa Erityisesti työkuukaudet Materiaalia Jos on matala budjettikatto, leikkaukset Yleisesti muutamat päivät ennen submittointia 28
Budjetti Part B:ssa 29
Taulukko 3.4b Sum of the costs for travel, equipment and goods and services exceeds 15% of the direct personnel costs. 30
31
Hyvä pitää mielessä! Matkakulut, lähes aina alibudjetoitu Ovatko kaikki Advisory board kulut koordinaattorin budjetissa? Kokousten suunnittelu: Kiertävä isännöinti => kulut jakautuvat Koordinoidut projektit: kuka ja millä resursseilla hoidetaan hallinnollinen työ? Riittävästi työkuukausia Management WP Kenen vastuulla ja budjetissa on disseminaatio, nettisivut, open science kulut? Vaikeasti ennustettavat kulut? Realistinen budjetointi: onko varauduttava omarahoitukseen? 32
KIITOS! 33