Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä

Sari Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä Aton-projektiin liittyvä kartoitus Projektin julkaisu nro 4 Mikkelin Ammattikorkeakoulu Informaatio- ja mediatekniikan laitos 30.9.2007 MIKKELIN AMMATTIKORKEAKOULU PL 181, 50101 MIKKELI Puh. (015) 355 61 www.mikkeliamk.fi

SISÄLLYSLUETTELO 1 JOHDANTO... 3 2 TAUSTAA...3 2.1 Metatieto on tietoa tiedosta... 3 2.2 Sähköinen asiakirja... 3 2.3 Pitkäaikaissäilytyksen metatieto... 4 3 KANSALLISET ASIAKIRJAHALLINNON JA PITKÄAIKAISSÄILYTYKSEN SUOSITUKSET, MÄÄRÄYKSET, STANDARIT JA NORMIT... 4 3.1 JHS-suositukset... 5 3.1.1 JHS 143 Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot... 5 3.1.2 JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa... 5 3.1.2.1 JHS 158 Paikkatiedon metatiedot... 5 3.2 Suomen Standardisoimisliitto SFS ry... 5 3.2.1 SFS-ISO 15489-1 Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1: Yleistä... 6 3.2.2 SFS-ISO 23081-1 Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinnan prosessit. Asiakirjojen metatieto. Osa 1: Periaatteet... 6 3.2.3 SFS 5914 Asiakirjojen metatiedot... 6 3.3 Arkistolaitokset ohjeet ja määräykset... 7 3.3.1 Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt... 7 3.3.2 Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa... 7 3.4 Valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmä - VAHTI... 7 3.4.1 Asianhallinnan tietoturvallisuutta koskeva ohje... 8 4 KANSAINVÄLISET ASIAKIRJAHALLINNON JA PITKÄAIKAISSÄILYTYKSEN STANDARIT, NORMIT JA SUOSITUKSET... 8 5 METATIEDOT MIGRAATIOSTRATEGIAN OSANA... 8 6 METATIEDOT ELKAD- JA KUNDA-HANKKEISSA... 9 6.1 ElkaD-projektin metatietomäärittely... 9 6.1.1 Dublin Core ja ElkaD Core... 9 6.2 Kunda-projekti... 11 7. POHDINTAA... 12 7 Kirjallisuutta:... 12 Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä 2 / 13 Aton-projekti

1 JOHDANTO Dokumentin tarkoituksena on esitellä millaisia kansallisia ja kansainvälisiä suosituksia, määräyksiä, ohjeita, standardeja ja normeja on muun muassa ollut käytettävissä ATON-hankkeen aikana, pohtia millaisia metatietoja sähköinen pitkäaikaissäilyttäminen vaatii ja miten metatiedot tulisi ottaa huomioon migraatiostrategiaa ja migraatiota tehdessä. Lisäksi tutkitaan ElkaD- ja Kunda-hankkeissa tallennettujen metatietojen riittävyyttä pitkäaikaissäilytyksen näkökulmasta. 2 TAUSTAA Tämän osan tavoitteena on kuvailla lyhyesti mitä metatieto on, mikä on sähköinen asiakirja ja millaisia metatietoja sähköinen pitkäaikaissäilyttäminen vaatii. 2.1 Metatieto on tietoa tiedosta Metatieto on väline tietoresurssien hallintaan. Se on rakenteista tietoa, joka kuvailee kohteen (resurssin) piirteitä. Se auttaa tunnistamaan tai kuvailemaan tietoa, dokumentoi kohteen käyttäytymistä, tarkoitusta ja käyttöä, suhdetta muihin tiedon kohteisiin sekä kertoo, miten tietoa tulisi käsitellä. Metatieto viittaa tietoon, jota hyödynnetään aineistojen luetteloinnissa, kuvailemisessa sekä muulla tavoin järjesteltäessä. Sillä kuvataan sisältöä sovitulla tavalla ja luodaan kontekstia tiedolle. Sen avulla voidaan ryhmittää samankaltaisia sisältöjä, arvioida sisällön sopivuutta tiedontarpeeseen ja hakea, käyttää tai hallita kohdetta. Metatietoa voidaan tuottaa automaattisesti dokumenttien ominaisuustiedoista ja sisällöstä rakenteisuutta hyödyntäen. Metatietojen keräämisessä pyritäänkin automatisointiin muun muassa teknisten tietojen kohdalla ja mahdollisuuksien mukaan myös sisältöön, kontekstiin ja säilyttämiseen liittyvien tietojen kohdalla. Automaattisuuden aste on riippuvainen aineistosta sekä säilytysformaatista. Metatiedon täysimääräinen hyödyntäminen vaatii metadataformaatteja ja -standardeja. Sen tulisi olla semanttisesti ja teknisesti yhdenmukaista. Metatieto onkin toimivaa vasta silloin, kun on määritelty päättelysääntöjä siitä, miten tietokoneet käsittelevät resurssien metatietokuvauksia. 2.2 Sähköinen asiakirja Metatietoa tarvitaan, jotta sähköisessä pitkäaikaissäilytyksessä voidaan säilyttää sähköisiä asiakirjoja. Asiakirjat ovat elektronisia bittijonoja, joita tulkitaan tietyn järjestelmän mukaisesti. Sama 8 bitin pätkä voidaan tulkita vähintään kuudella eri tavalla: kirjainmerkkinä, kokonaislukuna, reaalilukuna, äänenä (tietty nuotti), kuvan osana tai loogisena taulukkona (Rothenberg, 1995). Markku Mäenpää (2002) toteaa, että sähköinen asiakirja koostuu sisällöstä, rakenteesta, kontekstitiedot sekä ulkoasusta tai esitysmuodosta: Sisältö: Asiakirja koostuu esimerkiksi tekstistä (sivut, kappaleet sanat), numeroista, tauluista, kuvista, äänestä ja videosta sekä hypertekstilinkeistä. Rakenne: Rakenteella tarkoitetaan esimerkiksi otsikkotietoja, päiväystä ja laatijan nimeä. Rakenteen kuvaamiseen on kehitetty erilaisia standardeja (SGML, XML, HTML, Dublin Core). Ne määrittelevät asiakirjassa olevien tietojen merkitsemisen, jonka avulla rakenne ja asiakirjan eri osat voidaan yksiselitteisesti erottaa toisistaan, tulkita ja parantaa niiden hakuominaisuuksia. Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä 3 / 13 Aton-projekti

Kontekstitiedot eli viite- ja yhteystiedot: Viite- ja yhteystiedot käsittävät esimerkiksi teknisen metatiedon (ohjelmistot, tiedostorakenteet, tietoelementtien kuvailu, tietojen yhteydet muihin tietoihin) sekä asiakirjan luoneen hallinnollisen prosessin kuvauksen. Viimeksi mainitulla kuvauksella asiakirja liitetään tiettyyn ajankohtaan, organisaatioon, henkilöihin ja asiaan. Ulkoasu tai esitysmuoto: Asiakirja koostuu tekstien ja kuvien sijoituksesta ja suhteiden hahmottelusta. Sähköisessä ympäristössä on viime aikoina yhä enemmän alettu erottaa ulkoasu ja esitysmuoto itse asiakirjasta. Esitysmuotomääritykset tehdään vasta asiakirjan jakeluvaiheessa, jolloin samalle asiakirjalle voidaan antaa erilaisia ulkoisia esitysmuotoja. Mäenpää muistuttaa vielä, että näiden neljän ominaisuuden säilyttäminen vuosikymmeniä tai satoja vuosia on erittäin vaikeaa. Pitkäaikaissäilytyksessä korostetaankin asiakirjojen sisällön sekä kontekstitietojen säilymisen tärkeyttä. Sähköisen asiakirjan alkuperäisyys, kiistämättömyys ja muuttamattomuus on aina varmistettava. 2.3 Pitkäaikaissäilytyksen metatieto Analogisen ja sähköisen maailman risteyskohdassa eletään aikaa, jolloin osasta tietoa syntyy metatietoa automaattisesti, osasta tietoa metatietoa syntyy vain, jos niistä erikseen metatietoa kerätään. Pitkäaikaissäilytyksen metatieto on aikaisemmin merkinnyt viitetietoja analogisesta materiaalista, joiden hallintaa varten on rakennettu erilaisia arkistonhallintajärjestelmiä. Kansallisarkiston Vakka-tietokannan rakenne noudattelee suomalaisia arkistojen kuvailu- ja luettelointisääntöjä. Sähköisen pitkäaikaissäilytyksen metatietoa tuotetaan parhaimmillaan siitä hetkestä lähtien, kun asia tai asiakirja syntyy. Aineistoja on totuttu kuvailemaan ylhäältä alaspäin, on kuvailtu arkistonmuodostajia, arkistoja, sarjoja, jne. Yksittäisen asiakirjan kuvaileminen on ollut harvinaista ja milteipä mahdotontakin; mitkään resurssit eivät olisi riittäneet kuvailemaan jokaista yksittäistä asiakirjaa. Sen sijaan sähköinen pitkäaikaissäilytys sen sijaan lähtee siitä oletuksesta, että sähköisessä muodossa olevat asiakirjat sisältävät aina metatietoa. Ilman metatietoja asiakirja menettää todistusvoimaisuutensa. Pitkäaikaissäilytyksen vaatiman metatiedon kerääminen alkaa olla itsestäänselvyys, mutta se mitä kerätään, minne kerätään ja miten kerätään, onkin monimutkaisempi asia. 3 KANSALLISET ASIAKIRJAHALLINNON JA PITKÄAIKAISSÄILY- TYKSEN SUOSITUKSET, MÄÄRÄYKSET, STANDARIT JA NORMIT Tämän osan tavoitteena on esitellä millaisia kansallisia suosituksia, määräyksiä, standardeja ja normeja on käytettävissä ja pohtia niiden merkitystä pitkäaikaissäilytyksessä. Suurin osa edellä mainituista koskee tällä hetkellä asiakirjahallintoa, koska sähköinen pitkäaikaissäilytys ei ole vielä päässyt käyntiin Suomessa. Arkistolaitos on antanut määräyksen asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa, mutta ensimmäistäkään asiakirjahallinnon tuottamaa sähköisessä muodossa olevaa aineistoa ei elokuussa 2007 ole vielä olemassa. Pysyvä sähköinen arkistointi edellyttää julkisella sektorilla aina arkistolaitoksen lupaa, jota on haettava, vaikka pysyvä sähköinen arkistointi tapahtuisi arkistolaitoksen ulkopuolella. Lupa on määräaikainen ja kohdistuu aina määrättyyn toimintaympäristöön, ei pelkkään järjestelmään. Tässä osiossa esiteltävät metatietomallit ovat tarkoitettu asiakirjahallinnon järjestelmissä käytettäviksi, mutta niiden käyttö on tällä hetkellä kovin vaihtelevaa ja kuluu vielä muutama hetki ennen kuin asiakirjahallinnossa on siirrytty käyttämään järjestelmiä, jotka tukevat näitä malleja. Pitkäaikaissäilytyksen järjestelmiä rakennettaessa on otettava huomioon ainakin nämä keskeiset mallit, joiden avulla asiakirjallista tietoa tullaan kuvailemaan. Näiden, lähinnä julkishallinnon käyttöön tarkoitettujen mallien lisäksi, on valmistauduttava ottamaan vastaan yksityissektorin aineistoa. Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä 4 / 13 Aton-projekti

3.1 JHS-suositukset JHS-järjestelmän mukaiset suositukset koskevat valtion- ja kunnallishallinnon tietohallintoa. Sisällöltään suositus voi olla julkishallinnossa käytettäväksi tarkoitettu yhtenäinen menettelytapa, määrittely tai ohje. Järjestelmän tavoitteena on parantaa tietojärjestelmien ja niiden tietojen yhteentoimivuutta, luoda edellytykset hallinto- ja sektorirajoista riippumattomalle toimintojen kehittämiselle sekä tehostaa olemassa olevan tiedon hyödyntämistä. 3.1.1 JHS 143 Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot JHS 143 Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot -suositus on tarkoitettu asiakirjahallinnon tarpeisiin sekä julkisen hallinnon asiakirjojen julkaisemiseen erityisesti verkkojulkaisuina. Suositus on syytä huomioida asiakirjojen hallinta- ja julkaisujärjestelmäsovellusten suunnittelussa. Suosituksen kohderyhmänä ovat erityisesti asiakirjahallinnon tietojärjestelmien ja julkaisujärjestelmien suunnitteluun ja hankintaan osallistuvat sekä järjestelmätoimittajat. Suositus on sovellettavissa myös yksityissektorilla esimerkiksi kun määritellään metatietoja dokumenttienhallintajärjestelmiä varten. 3.1.2 JHS 156 Asiakirjojen ja tietojen rekisteröinti sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnassa Suosituksen tarkoituksena on auttaa viranomaista luomaan toimiva perusta sähköisen asioinnin ja asiankäsittelyn tiedonhallinnalle. Suosituksessa ei tarkastella koko asiankäsittelyprosessia, vaan tarkastelun kohteena on asioiden ja asiakirjojen rekisteröinti, rekisteröintiin liittyvät normit, vaatimukset ja ohjeet sekä se, miten rekisteröintiä voidaan hyödyntää asiakirjallisen tiedon käsittelyssä. Sähköisten palveluiden rakentaminen vaatii yleensä palveluprosessien mallintamista ja niissä apuna käytettävien tietojärjestelmien määrittelyä. Tällöin myös yleensä ratkaistaan asioiden ja asiakirjojen rekisteröintitarve kyseisessä käsittelyprosessissa. Asioiden ja asiakirjojen käsittelyyn vaikuttaa merkittävä määrä lakeja, asetuksia ja muuta ohjeistusta. JHS 156 auttaa identifioimaan keskeiset asiakirjahallinnon asettamat perusvaatimukset, joita rekisteröinnin suunnittelutyölle on asetettu, sekä listaa näihin vaatimuksiin liittyvän keskeisen ohjeistuksen. 3.1.3 JHS 158 Paikkatiedon metatiedot Suosituksessa määritellään vektori- ja rasterimuotoisten paikkatietojen metatiedon sisältö ja annetaan ohjeita paikkatiedon kuvaamiseen ja metatiedon dokumentoimiseen. Suositus koskee ensisijaisesti digitaalisia paikkatietoja. Sen tarkoituksena on luoda yhtenäinen käytäntö paikkatietojen ja paikkatietopalveluiden kuvailemiseksi. Suositus on tarkoitettu erityisesti paikkatiedon tuottajille, jotka ovat tiedon tuotantoprosessin yhteydessä velvollisia dokumentoimaan tietoaineistoa koskevat metatiedot. 3.2 Suomen Standardisoimisliitto SFS ry Suomen Standardisoimisliitto SFS on standardisoinnin keskusjärjestö maassamme. Jäseninä liitossa on elinkeinoelämän järjestöjä ja Suomen valtio. Se on jäsenenä kansainvälisessä standardisoimisjärjestössä ISOssa (International Organization for Standardization) ja eurooppalaisessa standardisoimisjärjestössä CENissä (European Committee for Standardization). Liitto huolehtii siitä, että Suomeen luodaan standardikokoelma, joka vastaa maan tarpeita ja sisältää kansainvälisten ja eurooppalaisten sopimusten edellyttämät kansalliset standardit. Liitto ohjaa ja koordinoi kansallista standardisoimistyötä ja vahvistaa kansalliset SFS-standardit. Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä 5 / 13 Aton-projekti

3.2.1 SFS-ISO 15489-1 Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1: Yleistä SFS-ISO 15489-1 Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1: Yleistä standardi on sekä julkisen että yksityisen sektorin kattava asiakirjahallinnon kansainvälinen standardi. Se kuvaa asiakirjahallinnon toimintaperiaatteet kansallisesta soveltamisesta sekä eri toimialojen ja organisaatioiden erityispiirteistä riippumattomista yhteisistä ja yleisistä lähtökohdista. Se määrittelee asiakirjat tiedoksi, jonka hallinnassa on keskeistä autenttisuuden, luotettavuuden, eheyden ja käytettävyyden varmistaminen. Tällainen tieto on liiketoiminnan resurssi ja pääoma, joka tukee tehtäviä ja päätöksentekoa, ja takaa toiminnan todennettavuuden ja vastuullisuuden nykyisille ja tuleville intressiryhmille. Asiakirjahallinnossa on tärkeää tunnistaa normiympäristö, joka vaikuttaa organisaation toimintaan ja toiminnan dokumentointiin. Liiketoiminnan erilaisten muotojen ja tarpeiden lisäksi juuri normiympäristö on tekijä, jonka seurauksena asiakirjahallinnon käytännön sovellukset ja menetelmät ovat erilaiset julkisella ja yksityisellä sektorilla ja eri toimialoilla toimivissa organisaatioissa. Yleistä osa sisältää ohjeistuksen asiakirjojen käsittelyyn julkisissa ja yksityisissä organisaatioissa niiden sisäisten ja ulkoisten asiakkaiden tarpeisiin. Se soveltuu organisaation tehtävien hoidon yhteydessä laadittujen tai saapuneiden asiakirjojen hallintaan, olivatpa ne missä formaatissa tai millä tietovälineellä tahansa, ja olipa kysymyksessä mikä tahansa julkinen tai yksityinen organisaatio. Tämä koskee myös yksityishenkilöitä, joiden on laadittava ja säilytettävä asiakirjoja. Se ohjaa organisaatioiden vastuiden määrittelyä asiakirjoja sekä niihin liittyviä toimintaperiaatteita, menettelytapoja, järjestelmiä ja prosesseja koskevissa kysymyksissä. Se ohjaa asiakirjahallintaa siten, että se tukee standardien ISO 9001 ja ISO 14001 mukaisia laatuprosesseja sekä asiakirjajärjestelmien suunnittelua ja toteutusta. 3.2.2 SFS-ISO 23081-1 Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinnan prosessit. Asiakirjojen metatieto. Osa 1: Periaatteet SFS-ISO 23081-1 Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinnan prosessit. Asiakirjojen metatieto. Osa 1: Periaatteet - standardi määrittelee asiakirjahallinnan metatiedon luomisen, hallinnan ja käytön puitteet sekä selvittää niitä ohjaavat periaatteet. Se on opas metatiedon ymmärtämiseen, tuottamiseen ja käyttämiseen asiakirjahallinnon standardin ISO 15489 määrittelemissä puitteissa. Se käsittelee asiakirjahallinnan metatiedon merkitystä liiketoimintaprosesseissa, ja metatiedon erilaisia liiketoiminnan ja asiakirjahallinnan prosesseja tukevia rooleja ja tyyppejä. Se määrittelee myös metatiedon hallinnan puitteet. Standardi ei määrittele asiakirjojen hallinnan pakollisia metatietoelementtejä, koska tarvittava metatieto eroaa yksityiskohdiltaan riippuen organisatorisista tai juridiseen toimintaympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Standardissa kuitenkin arvioidaan keskeiset olemassa olevat metatietomäärittelyt ISO 15489 vaatimuksiin perustuen. Standardin ISO 23081-1:n tämä osa määrittelee asiakirjahallinnan metatiedon luomisen, hallinnan ja käytön puitteet sekä selvittää niitä ohjaavat periaatteet, jotka koskevat elinkaaren kaikissa vaiheissa asiakirjoja ja niiden metatietoja, kaikkia näihin vaikuttavia prosesseja, kaikkia järjestelmiä, joissa ne ovat ja kaikkia organisaatioita, jotka vastaavat niiden hallinnasta. 3.2.3 SFS 5914 Asiakirjojen metatiedot SFS 5914 Asiakirjojen metatiedot -standardi määrittelee asiakirjatason eli yksittäisten asiakirjojen metatiedot. Se sisältää SFS 5895:2001 Dublin Core metadataformaatin suomalainen versio standardin määrittelemät metatietokentät ja sitä täydennetty SFS-ISO 23081-1:2007 standardin periaatteista johdetuilla asiakirjojen hallinnan edellyttämillä perusmetatiedoilla. Standardi on tietojärjestelmissä hallittavien sähköisten ja paperiasiakirjojen määrittely, jonka pohjalta voidaan rakentaa yksittäisen organisaation toiminnan ja asiakirjatiedon hallinnan edellyttämä perusmetatietorakenne. Standardissa huomautetaan, että julkishallinnossa on otettava Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä 6 / 13 Aton-projekti

huomioon asiakirjojen metatietoja koskevat määräykset, ohjeet ja suositukset. Lisäksi asiakirjojen kuvailu ja hallinta saattavat edellyttää myös muita, liiketoiminta-alue- ja organisaatio- sekä asiakirjatyyppikohtaisesti määriteltyjä metatietoja, jotka on määriteltävä tietojärjestelmäkohtaisesti. 3.3 Arkistolaitokset ohjeet ja määräykset Arkistolaitos vastaa arkistolaissa (831/94) ja julkisuuslainsäännössä (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/99 ja asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/99) määriteltyjä asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yleistavoitteita yksityiskohtaisemmasta tavoiteasettelusta. Arkistolaitos antaa arkistolain piiriin kuuluville organisaatioille asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtäviin liittyviä määräyksiä, ohjeita ja yleisluontoisia suosituksia (normiohjaus). Arkistolaitoksen norminantovaltuudet on määritelty arkistolaissa (831/94) ja asetuksessa arkistolaitoksesta (832/94). Arkistolaitoksen tavoitteena on tukea erityisesti viranomaisten sähköiseen asiakirjahallintoon siirtymistä. Arkistolaitos tarjoaa viranomaisten asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen liittyvää neuvontaa, jonka tarkoituksena on edistää säädösten ja normien asettamien tavoitteiden toteutumista ja tukea viranomaisten asiakirjahallinnon ja arkistotoimen yleistä kehittämistä. 3.3.1 Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt Vuonna 1997 julkaistu Arkistojen kuvailu- ja luettelointisääntöjen tarkoituksena oli arkistoaineiston käytettävyyden parantaminen hakemistojen tietosisältöä kehittämällä sekä hakemistojen tietosisällön ja tietojen esittämistavan yhdenmukaistaminen. Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt laadittiin ohjaamaan arkistohakemistojen laadintaa arkistolaitoksessa, mutta tavoitteena oli, että se voi palvella myös yleisenä arkistoaineiston kuvailua ja luettelointia ohjaavana standardina. Arkistolaitoksen määräyksessä asiakirjojen siirtämisestä arkistolaitokseen (3/06/96 19.8.1996) edellytetään, että valtion viranomaiset toimittavat siirron yhteydessä myös kuvailu- ja luettelointitiedot siirrettävästä aineistosta. Analogisen aineiston kohdalla arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt ovat edelleen ajankohtaiset. 3.3.2 Asiankäsittelyjärjestelmiin sisältyvien pysyvästi säilytettävien asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessä muodossa Arkistolaitoksen määräys niistä vaatimuksista ja ominaisuuksista, jotka ovat edellytyksenä asiankäsittelyjärjestelmiin sisältävien pysyvästi säilytettävien tietojen säilyttämiselle yksinomaan sähköisessä muodossa, sekä tuotettavan siirtotiedoston muodostamisesta. 3.4 Valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmä - VAHTI Yksi merkittävä osa metatiedoista on tietoturvaan, käyttäjähallintaan ja tunnistautumiseen liittyvä metatieto. Valtiovarainministeriö vastaa valtion tietoturvallisuuden ohjauksesta ja kehittämisestä. Valtionhallinnossa on laaja yhteinen tietoturvallisuusohjeisto, joka kattaa kaikki tietoturvallisuuden osa-alueet. Ministeriö on asettanut Valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmän (VAHTI) hallinnon tietoturvallisuuden yhteistyön, ohjauksen ja kehittämisen elimeksi. Valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmä käsittelee valtionhallinnon tietoturvallisuutta koskevat määräykset, ohjeet, suositukset ja tavoitteet sekä muut tietoturvallisuuden linjaukset. Valtionhallinnon lisäksi VAHTIn toiminnan tuloksia hyödynnetään laajasti myös kunnallishallinnossa, yksityisellä sektorilla, kansalaistoiminnassa ja kansainvälisessä yhteistyössä. VAHTI on tunnettu muun muassa tietoturvajulkaisuista ja -ohjeista sekä tietoturvahankkeistaan. Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä 7 / 13 Aton-projekti

3.4.1 Asianhallinnan tietoturvallisuutta koskeva ohje Sähköisessä toimintaympäristössä asioiden ja asiakirjallisten tietojen laatuun liittyvät vaatimukset toteutetaan järjestelmän toiminnallisuutena. Toiminnallisuutta toteutetaan pitkälti tietojärjestelmän metatietomäärittelyn avulla. Ohjeessa määritellään myös asianhallinnan tietoturvallisuutta toteuttavat metatiedot. Ohjeessa korostetaan, että luotettavan asianhallinnan näkökulmasta on tärkeää, että metatietoarvot tallentuvat tietojärjestelmään mahdollisimman automaattisesti ja että käyttäjät tallentavat metatietoarvoja rajoitetusti. Ohjeen tavoitteena on edistää organisaatioiden asianhallinnan ja sitä tukevien tietojärjestelmien (asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmien ja työryhmäohjelmistojen) tietoturvallisuutta. Ohje on suunnattu julkishallinnon organisaatioiden asiakirjahallinnon suunnittelu- ja kehittämistehtävissä sekä tietohallinnossa toimiville henkilöille. Tarkoituksena on kiinnittää erityistä huomiota tietoturvaominaisuuksien toteuttamiseen asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmien määrittelyja käyttöönottovaiheessa. 4 KANSAINVÄLISET ASIAKIRJAHALLINNON JA PITKÄAIKAISSÄI- LYTYKSEN STANDARIT, NORMIT JA SUOSITUKSET Kansainvälisiä standardeja, normeja ja suosituksia on käytetty jo pitkään kansallisten standardien, normien ja suosituksien pohjana, onhan arkistointi ja varsinkin sähköinen pitkäaikaissäilytys kansainvälistä toimintaa. Lähteinä on käytetty muun muassa MoReqia (Model Requirements for the Management of Electronic Records), OAIS-mallia Reference Model for an Open Archival Information System), Premisiä (PREservation Metadata: Implementation Strategies), METSiä (Metadata Encoding and Transmission Standard) sekä ISO 15489 -standardeja. Muita mainittavia ovat Dublin Core, ISAD(G) (General International Standard Archival Description), ISAAR(CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families) ja EAD (Encoded Archival Description). 5 METATIEDOT MIGRAATIOSTRATEGIAN OSANA Sähköisen asiakirjan metatietoja on parhaimmillaan kertynyt asiakirjan luomishetkestä lähtien. Asiakirjaan liittyvistä asioista on metatietoa jopa ennen varsinaisen asiakirjan syntymistä. Asia on viety järjestelmään, tehty toimenpiteitä ja lopulta asiakirjoja, joiden metatiedot ovat vain yksi osa siitä metatietomassasta, joka liittyy yksittäiseen resurssiin. Jos asiakirja ei ole alun perin sähköinen, sen digitoinnista sekä itse asiakirjasta on kerätty tietoa a/d-muunnoksen yhteydessä. Sähköisessä pitkäaikaissäilytyksessä metatietojen yhtenä merkittävänä tarkoituksena on kiinnittää yksittäinen asiakirja provenienssiperiaatteen mukaisesti arkistoon (asiayhteyteen), johon se kuuluu. Arkisto on oma kokonaisuutensa, joka sisältää vain kokonaisuuteen kuuluvia asiakirjoja. Eheys taataan sillä että kuvaillaan sekä arkistoa että yksittäistä dokumenttia, arkiston ja arkistoyksikön väliset suhteet sekä tarvittaessa eri arkistojen väliset suhteet sekä eri arkistoyksikköjen väliset suhteet. Sähköisen pitkäaikaissäilytyksen haasteena ei tällä hetkellä ole enää se, etteikö olisi olemassa malleja, joita noudattaa vaan pikemminkin se, että niitä on niin paljon. Aton-projektin aikana on tutkittu sekä kansallisia että kansainvälisiä malleja, pyrkimyksenä perehtyä saada käsitys siitä mitä metatietoja pitää ottaa talteen ja missä niitä säilytetään ja miten metatiedot käyttäytyvät migraatiossa. Seuraavassa esitellään kaksi hanketta, joiden aikana on voitu tutkia metatietojen käyttäytymistä. Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä 8 / 13 Aton-projekti

6 METATIEDOT ELKAD- JA KUNDA-HANKKEISSA Mikkelin ammattikorkeakoulun sähköisen arkistoinnin hankkeissa on tutkittu pitkäaikaissäilytyksessä tarvittavia metatietoja kahdessa eri hankkeessa. ElkaD-hankkeen tavoitteena oli määritellä metatiedot av-materiaalia varten. Tässä Mikkelin ammattikorkeakoulun (MAMK) ja Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston (Elka) yhteisprojektissa pelastettiin digitoinnin avulla tuhoutumassa olevia ääni- ja videonauhoja sekä filmi- ja monimedia-aineistoja. Kunda-hankkeen tavoitteena oli tutkia miten Kansallisarkiston Sähke-määrittely soveltuu pitkäaikaissäilytykseen. ElkaD on Suomen Elinkeinoelämän keskusarkistoa varten rakennettu palvelu, jonka avulla voidaan hallita sähköisessä muodossa olevaa audio- ja videomateriaalia. Kunda on kuntaaineistoa varten rakennettu palvelu, johon on tuotettu ensi alkuun aineistoa digitoimalla ja myöhemmin tavoitteena on saada myös alun perin sähköisessä muodossa oleva aineisto Kundaarkistopalvelun piiriin. Vuonna 2007 toteutettiin Kunda-hankkeen puitteissa myös sähköisen kotiseutuarkiston metatietomäärittely ja rakennettiin sen pohjalta yhdistyksille ja yksityishenkilöille tarkoitettu arkistopalvelu. 6.1 ElkaD-projektin metatietomäärittely ElkaD-projektissa työstettiin metatietomääritelmä av-aineistojen sähköistä arkistointia varten. Sen ytimenä on Dublin Core -metadataformaatin suomalainen versio. DC-formaattia on täydennetty sähköisen pitkäaikaisarkistoinnin vaatimuksilla. Projektissa digitoitiin av-aineistoa ja tutkittiin mitä sähköisen arkistoinnin kannalta tarpeellista Dublin Core-standardin mukaisista metatiedoista jää puuttumaan. Vertailukohteina olivat myös Sähke-määrittely, JHS 143, Arkiston luettelointi- ja kuvailusäännöt, Encoded Archival Description (EAD), MARC-formaatin eri versiot, PvAHmetatietomäärittely sekä Kamut2-raportti. Lisäksi taustatietoja hankittiin monista artikkeleista ja pro graduista, muun muassa Jani Stenvallin gradusta Metadata elektronisten julkaisujen pitkäaikaissäilytyksessä. Hankkeessa perehdyttiin myös Sähkeen ja JHS 143:n lähteisiin: Model for an Open Ar-chival Information System (OAIS), Metadata and the OAIS Information Model, OCLC/RLG, Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq), Metadata Encoding & Transmission Standard (METS), Information and documentation Records management, ISO 15489. 6.1.1 Dublin Core ja ElkaD Core Dublin Core (SFS 5895) standardilla ei pystytty kuvaamaan tilaan, julkisuuteen, säilytysaikaan, säilytyshistoriaan, tapahtuma- ja muutoslokiin, vastuutahoon, asiakirjan alkuperäisyyteen ja eheyden toteamiseen sekä asiakirjan sähköiseen allekirjoittamiseen liittyviä metatietoja, joten lisättiin elementit määrittelyyn ja ne nimettiin ElkaD Coreksi, joka on yhdistelmä Sähkemäärittelyä sekä JHS 143-suositusta. Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä 9 / 13 Aton-projekti

ElkaD:n metatietomallin ytimenä käytetty Dublin Core (SFS 5895) standardi: 1. nimeke tekijän tai julkaisijan antama tallenteen nimi 2. tekijä henkilö tai yhteisö, joka on ensisijaisesti vastuussa tallenteensisällöstä 3. aihe tallenteen sisällön aihealueen kuvaus 4. kuvaus tallenteen sisällön kuvaus 5. julkaisija organisaatio, henkilö, joka on julkaissut tai asettanut tallenteen käytettäväksi 6. muu tekijä toissijainen tekijä 7. päivämäärä aikamääre, joka liittyy tallenteen johonkin elinkaaren vaiheeseen 8. laji tallenteen luonne tai sisällön tyyppi 9. formaatti tallenteen fyysinen tai digitaalinen ilmiasu 10. identifikaatiotunnus tunnus, joka identifioi kuvailtavan tallenteen yksiselitteisesti 11. lähde tallenne, johon kuvailtava tallenne perustuu kokonaan tai osittain 12. kieli tallenteen kieli 13. suhde viittaus muuhun tallenteeseen, joka liittyy kuvailtavaan tallenteeseen 14. kattavuus - tallenteen sisällön kattavuus 15. tekijänoikeudet tallenteeseen liittyvien oikeuksien ilmaus ElkaD-metatietomalliin lisätyt pääelementit: 1. Tila 2. Julkisuus 3. Säilytysaika 4. Säilytyshistoria 5. Tapahtuma- ja muutosloki 6. Vastuutaho 7. Asiakirjan alkuperäisyys ja eheys todettu 8. Asiakirjan sähköinen allekirjoitus ElkaD-metatietomäärittelyn pääelementit: Nimeke (dc:title) Tekijä (dc:creator) Muu tekijä (dc:contributor) Julkaisija (dc:publisher) Aihe (dc:subject) Kuvaus (dc:description) Tila (ec:status) Julkisuus (ec:publicity) Säilytysaika (ec:retention) Säilytyshistoria (ec:preservation) Tapahtuma- ja muutosloki (ec:audittrail) Vastuutaho (ec:organisationresponsible) Laji (dc:type) Asiakirjan alkuperäisyys ja eheys todettu (ec:authenticity) Kieli (dc:language) Kattavuus (dc:coverage) Identifiointitunnus (dc:identifier) Aika (dc:date) Lähde (dc:source) Suhde (dc:relation) Oikeudet (dc:rights) Formaatti (dc:format) Asiakirjan sähköinen allekirjoitus (ec:signature) Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä 10 / 13 Aton-projekti

Kun digitoitu aineisto vietiin ElkaD-arkistoon käytettiin hyväksi Elkan Elma-tietojärjestelmässä olevia viitetietoja. Tiedostoista kerätään automaattisesti tietoja sekä ne yhdistetään Elkan Elmasta saatuihin tietoihin, jonka jälkeen ne viedään ElkaD-arkistoon. 6.2 Kunda-projekti Kundassa vertailtiin menetelmiä ja toimintamalleja, joista valittiin sopivimmat kunnan alkujaan digitaalisen aineiston arkistointiin sekä paperilla olevan arkistoaineiston digitointiin. Siinä tutkittiin kunnan informaatiovirtojen hallintaa, tuotettiin uuden kunnan arkistonmuodostussuunnitelma, tutkittiin uuden arkiston suhteet aiempiin kuntiin, kartoitettiin ja valittiin käsiteltävä materiaali, digitoitiin yhden kunnan arkistomateriaali seulonnan jälkeen kokonaan (Virtasalmi) sekä digitoitiin valittuja osia Pieksämäen maalaiskunnan aineistosta. Pieksämaan kunta yhdistyi vuoden 2007 alusta Pieksämäen kaupunkiin. Kundan metatietomäärittelyn pohjana toimii Sähke, mutta on muistettava, että määrittelyn mukaisia asiankäsittelyjärjestelmiä ollaan vasta rakentamassa (kesä 2005) ja Mikkelin sähköiseen arkistoon on tarve vastaanottaa aineistoa, joka ei noudata Sähkettä. Kundan metatietomäärittely noudattelee Sähkettä, joten kaikki Sähkeen metatietoelementit löytyvät Kundasta. Sähke on suunniteltu aktiiviajan käyttöä varten, joten se aiheuttaa jonkin verran soveltamista arkiston päässä. Lisäksi Sähkeessä on määritelty vain tekstimuotoisten asiakirjojen metatietoja. ElkaD:ssa on määritelty metatiedot av-aineistolle. Lisäksi pyrimme säilyttämään Dublin Corestandardin elementit. Määrittelyssä on otettu myös huomioon termien nimien ja tunnusten yhdenmukaisuus Sähkeen, JHS 143: ja Dublin Coren kanssa. Ensisijaisena lähteenä on käytetty Sähkettä, toissijaisena JHS 143 ja Dublin Corea. Metatietoelementit vastaavat suurimmalta osaltaan Sähkemäärittelyä, mutta dokumentin esitystapa poikkeaa siitä. Metatiedot kuvataan tietorakenteina. Kuvauksissa ei oteta kantaa tekniseen toteutustapaan eli muodostetaanko metatiedoista elementtejä vai attribuutteja XML-/RDFrakenteessa. Elementit on kuvattu siten, että pääelementti on otsikkona ja osaelementit/attribuutit esitellään taulukossa. Huomioita kohtiin on kirjoitettu pohdintoja elementin käytöstä. Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä 11 / 13 Aton-projekti

Sähkeen siirtotiedoston muodostamisohjeissa ei ole selkeästi määritelty mitä tehdään hävitettyjen asiakirjojen metatiedoille, lähetetäänkö ne arkistoon siirtotiedoston mukana vai jääkö tieto hävitetyistä asiakirjoista vain organisaation omaan järjestelmään. Kundan määrittelyssä lähdetään siitä, että sähköisessä arkistossa hävittäminen kuuluu säilytyshistoriaan ja järjestelmässä säilytetään tiedot hävitettyjen asiakirjojen metatiedot, kuten aktiiviaikanakin Sähkeen mukaisissa asiankäsittelyjärjestelmissä tehdään. 7 POHDINTAA ElkaD- ja Kunda-hankkeissa kummassakin toteutettiin oma metatietomäärittely, jotka pohjasivat sekä kansallisiin että kansainvälisiin malleihin. Kummassakin hankkeessa sekä digitoitiin että vastaanotettiin alun perin sähköistä aineistoa. Aineistosta tehtiin sekä arkisto- että käyttökappaleet. Jo näiden hankkeiden aikana kävi selväksi, ettei tiedostoissa oleva metatieto välttämättä siirry konversiossa tiedostosta toiseen. Tämä onkin hyvä osoitus siitä mitä metatieto on: tietoa tiedosta. Tiedosta erikseen kerättävä tieto on elintärkeää, tiedossa itsessään oleva metatieto on myös tärkeää, mutta ei niin elintärkeää kuin se, että tiedosta on tietoa tiedon ulkopuolellakin. Kävi ilmi, että Dublin Core taipuu hyvin audiovisuaalisten aineistojen metatietomalliksi, mutta sitä oli laajennettava sähköisen pitkäaikaissäilytyksen vaatimilla tiedoilla. Lisäksi formaatti ja lähde-kenttiä on laajennettava, jotta aineistosta pystytään keräämään tarvittava määrä teknistä tietoa. Tekniset tiedot elävät aineiston migraation aikana. ElkaD ja Kunda-hankkeissa päädyimme tiettyihin rajattuihin ratkaisuihin. Kummassakin metatietomäärittelyssä edettiin tietyn projektin määräämän aikataulun mukaisesti ja samanaikaisesti sekä kansalliset ja kansainväliset mallit menivät vauhdilla eteenpäin. Hankkeiden aikana ovat uusiutuneet mm. JHS 143, Dublin Core, Premis ja MoReq. Kummankin hankkeen aikana luodut järjestelmät ovat sellaisia, että niissä olevat tiedot voidaan joustavasti siirtää seuraavaan malliin tai järjestelmään. Sähköinen aineisto sisältää ne metatiedot, joita minimissään tarvitaan siihen, että asiakirjojen alkuperäisyys ja eheys voidaan todentaa. 8 KIRJALLISUUTTA Arkistolaki 831/1994 Arkiston luettelointi- ja kuvailusäännöt 1997. Arkistolaitos. Helsinki. Asetus arkistolaitoksesta 832/1994 Asetus viranomaisten julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/1999 Bearman, D., & Trant, J., 1998. Authenticity of Digital Resources: Towards a Statement of Requirements in the Research Process, D-Lib Magazine, June 1998. Dublin Core metadataformaatin suomalainen versio 2002. Gilliland-Swetland, Anne J. 2000. Setting the Stage: Defining Metadata in Introduction to Metadata: Pathways to Digital Information, Murtha Baca, ed. (Los Angeles: Getty Information Institute), second edition. Gilliland-Swetland, Anne J. and Philip Eppard 2000. Preserving the Authenticity of Contingent Digital Objects: The InterPARES Project. D-Lib Magazine 6 no.7. Henttonen, P. 2004. Arkistotiede suomalaisessa kontekstissa - terminologisia ja käsitteellisiä ongelmia: evidence, accountability, continuum, capture Arkisto. Arkistoyhdistyksen julkaisuja 9. Arkistoyhdistys: Helsinki. Henkilötietolaki 523/1999 Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä 12 / 13 Aton-projekti

Henttonen, P. 2004. Työssä on aina teoria - joko oma tai jonkun toisen. Miksi arkistoalan teorian tutkimus on tärkeää. Arkistoviesti 3/2004. Information and documentation Records management ISO 15489 JHS 143 Asiakirjojen kuvailuformaatti 2005. Kamut 2 Muistiorganisaatioiden tietovarannot yhteiskäyttöön. Toteuttamismahdollisuudet ja toimenpidesuositus 2004. Museovirasto. Helsinki. Kilkki, J. 2002. Bearmania kansallisten arkistokäytäntöjemme tieteellisenä kuorrutuksena. Arkisto. Arkistoyhdistyksen julkaisuja 8. Arkistoyhdistys: Helsinki. Kilkki, J. 2004. Metatieto sähköisten asiakirjojen hallinnassa: auto ei ole vaunu ilman hevosia. Arkisto. Arkistoyhdistyksen julkaisuja 9. Arkistoyhdistys: Helsinki. Kilkki ym. 2003. PvAH-metatietomäärittely. Puolustusvoimien asiakirjojen hallinnan metatietomäärittely, versio 1.2. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999 Metadata and the OAIS Information Model Metadata Encoding & Transmission Standard (METS) Model for an Open Archival Information System (OAIS) Model Requirements for the Management of Electronic Records (MoReq) 2001. Moisio ym. 2005. Sanastot siltana saumattomalle tiedonvaihdolle. Tietojärjestelmien semanttisen yhteentoimivuuden kehittämismalli. Valtiovarainministeriö hallinnon kehittämisosasto. Työryhmä muistioita 3/2005. Preservation Metadata for Digital Objects: A Review of the State of the Art Stenvall, J. 2001. Metadata elektronisten julkaisujen pitkäaikaissäilytyksessä. SÄHKE-hanke. Abstrakti mallintaminen 2005 Tikkanen, J. 2005. Arkistolaitoksen näkökulma sähköiseen asiakirjahallintoon - alustus Mikkelin ammattikorkeakoululla 16.-17.9.2004 pidetyssä seminaarissa. Järn: Metatiedot pitkäaikaissäilytyksessä 13 / 13 Aton-projekti