TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA

2.10.2008 AL/6211/00.01.00/2008 TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA 2010-2013 KANSALLISARKISTO

S I S Ä L T Ö sivu 1 1 JOHDANTO 2 2 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOS 2 3 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGINEN SUUNNITELMA 4 4 TOIMINNAN TULOSALUEKOHTAISET LINJAUKSET 6 4.1 Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjaus 6 4.2 Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen 8 4.3 Tietopalvelu 11 4.4 Kärkihankkeet 12 4.5 Muut tehtävät 13 4.6 Hallinto- ja tukitoiminnot, ohjausjärjestelmät ja voimavarat 15 5 TALOUSSUUNNITELMA 17 6 TUNNUSLUKUTAULUKKO 19 LIITE VAPA-projektin toteuttaminen 2009 2011 20

1 JOHDANTO 2 Arkistolaitoksen toiminta- ja taloussuunnitelma on laadittu valtion talousarviolain ja -asetuksen mukaisesti sekä valtioneuvoston, valtiovarainministeriön ja opetusministeriön antamiin määräyksiin ja ohjeisiin perustuen. Valtioneuvoston 13.3.2008 päättämät menokehykset, tuottavuusohjelman mukaiset vähennykset ja hallitusohjelma on otettu huomioon toiminta- ja taloussuunnitelman laadinnassa. Toiminta- ja taloussuunnitelman tarkoituksena on tukea toiminnan ja talouden tuloksellisuutta, antaa perusteita menokehysten ja vuotuisen talousarvion laadinnalle ja tulostavoitteiden asettamiselle sekä tukea arkistolaitoksen johtamista ja arkistotoimen ohjausta. Arkistolaitoksen toiminta- ja taloussuunnitelman keskeisinä lähtökohtina ovat arkistolaitoksen vuoteen 2010 (osittain vuoteen 2020) ulottuva strategia sekä opetusministeriön ja arkistolaitoksen välisiin tulossopimuksiin sisältyvät linjaukset sekä vuoden 2006 alussa valmistuneen arkistolaitoksen ulkoisen arvioinnin suositukset. Toiminta- ja taloussuunnitelma sisältää toimintaympäristön muutosten kuvauksen, strategisen suunnitelman keskeiset tavoitteet ja keinot, tulosaluekohtaiset toiminnan linjaukset painopisteineen 4-vuotiskaudelle sekä taloussuunnitelman ja tunnusluvut. 2 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOS Tietoteknologian käyttöönotto edistää sähköistä asiointia ja korostaa entisestään asianhallintajärjestelmien merkitystä ja muuttaa olennaisesti asiakirjahallinnon ja aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen totuttuja käytäntöjä. Tiedonhallinta ja tietojenkäsittely mahdollistavat julkisen hallinnon palveluprosessien huomattavan tehostamisen. Arkistolaitokselle eri konteksteissa ja erilaisilla järjestelmillä ja laitteistoilla tuotettujen aineistojen koko elinkaaren hallinta, vastaanotto ja aineistoihin kohdistuvien tietopalveluiden järjestäminen edellyttävät pitkäjänteisyyttä ja mahdollisuutta vaikuttaa ennakoivasti julkisen hallinnon ratkaisuihin. Riittävien voimavarojen osoittaminen sähköisen asiakirjahallinnon edellyttämään aineistojen hallinnan ohjaamiseen, vastaanottamiseen ja niiden pysyvään säilyttämiseen on keskeinen edellytys arkistolaitoksen kyvylle vastata omasta tehtävästään. Arkistolaitoksen kuten muidenkin tietopalvelulaitosten on omassa tietopalvelussaan kyettävä vastaamaan sähköisten palveluiden lisääntyvään kysyntään kehittämällä omia tietoteknisiä palveluitaan. Hallinnon sähköisen toimintaympäristön suunnittelussa painotetaan yhteisten menettelytapojen ja koordinoinnin kehittämistä sekä yhteisten palveluiden rakentamista ja käyttöönottoa, jotta tietojär-

3 jestelmien ja niiden sisältämien tietojen yhteentoimivuus voidaan mahdollisimman tehokkaasti varmistaa. Valtioneuvoston 15.6.2006 antaman valtionhallinnon IT-toiminnan kehittämisen periaatepäätöksen mukaisesti arkistolaitoksen johdolla kehitetään avoimiin standardeihin perustuva sähköisten aineistojen pysyvän säilyttämisen vastaanotto ja palvelujärjestelmä (VAPA). Valtioneuvoston periaatepäätöksessä 21.6.2007 kansallisen tietoyhteiskuntakehityksen periaatteista vuosille 2007 2011 tavoitteeksi asetetaan mm. kansallisen digitaalisen kirjaston perustaminen digitoimalla ja siirtämällä verkkoon museoiden, arkistojen ja kirjastojen keskeiset digitaalisessa muodossa olevat kulttuuriaineistot. Laaditaan ja toimeenpannaan kansallinen digitointistrategia. Julkishallinnon strategisiin tavoitteisiin kuuluvat toiminnan tuottavuuden ja taloudellisuuden lisääminen sekä toimintojen alueellistaminen ja hallinnon uudelleen organisointi vaikuttavat merkittävästi arkistolaitoksen toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin. Sisäisessä tehtäväjaossa maakunta-arkistoille osoitettavat valtakunnalliset tehtävät sekä tarkoituksenmukaiset kumppanuushankkeet palvelevat parhaiten niin alueellistamis- kuin tuottavuustavoitetta. Sitä tukee myös pyrkimys kehittää rakenteellista yhteistyötä valtionapua saavien yksityisten arkistojen sekä muiden tietopalveluorganisaatioiden kanssa. Arkistoissa säilytettävä asiakirja-aineisto ja arkistojen tuottamat tietopalvelut ovat keskeinen osa humanistisen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen perusinfrastruktuuria. Sekä Suomi että Euroopan yhteisö ovat kiinnittäneet erityistä huomiota tutkimuksen infrastruktuurien kehittämiseen. Tavoitteena on vahvistaa tieteen ja teknologian perusrakenteita pitkäjänteisellä ja määrätietoisella kehittämispolitiikalla, joka parantaa Euroopan kykyä kilpailla korkeatasoisista tutkijoista ja tuottaa tieteellisesti merkittäviä tuloksia. Tämä edellyttää arkistolaitokselta kiinteää ja aktiivista yhteyttä tiedeyhteisöön, jotta arkistolaitoksen toiminta tukee infrastruktuurien kehittämiselle asetettavia tavoitteita ja palvelee tutkimuksen tarpeita. Arkistolaitokseen siirrettävän, 40 vuotta vanhemman aineiston määrän voimakas lisääntyminen lähivuosikymmeninä edellyttää toiminnan voimavarojen huolellista suunnittelua sekä toiminnallisen ja taloudellisen lisäarvon saavuttamista keskittämällä toimintoja ja pyrkimällä luomaan voimakkaampaa synergiaa sekä arkistolaitoksen omien yksikköjen välillä että muiden toimijoiden kesken. Kysymys voimavarojen riittävyydestä ja oikeasta kohdentamisesta on suunnittelukaudella arkistolaitoksen keskeisin haaste. Valtionhallinnon organisaation suuremmat muutokset, kuten virastojen yhdistämiset ja lakkauttamiset sekä liikelaitostaminen ja alueellistaminen vaikuttavat arkistolaitoksen arkistotilan tarpeeseen, arkistoimen ohjauksen ja neuvonnan tarpeeseen sekä tietopalveluun.

4 Sota-arkiston vuoden 2008 alusta toteutettu liittäminen arkistolaitokseen on merkinnyt lisätehtäviä arkistolaitokselle puolustushallinnon 10 vuotta vanhemman asiakirja-aineksen säilyttämisessä ja sen käytettävyyden kehittämisessä sekä puolustushallinnon asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjauksessa. Tosin liitoksen myötä arkistolaitokseen siirtyivät 34 virkaa puolustushallinnosta sekä Sotaarkiston toimitilat. Sota-arkiston toiminnat on sulautettu Kansallisarkistoon ja sen henkilöstö on siirtynyt Kansallisarkiston yksiköihin. Lisäksi puolustushallinto on sitoutunut huolehtimaan Sotaarkiston vanhan järjestämättömän aineiston kunnostamisesta. Sitä on jo ryhdytty toteuttamaan Mikkelissä Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston tiloissa puolustusministeriön rahoituksella. Työn on arvioitu kestävän viidestä kuuteen vuoteen. Kunnostettu ja luetteloitu arkistoaines siirretään Kansallisarkistoon vuosittain. Valtioneuvoston kanslian yhteydessä toimivan ns. väliarkiston liittäminen arkistolaitokseen on myös toteutettu vuoden 2008 alusta lukien. Liitoksen yhteydessä siirtyivät väliarkiston tehtävät, tilat ja ne resurssit, joilla valtioneuvoston arkistossa on väliarkistotehtävät tähän asti hoidettu. Henkilötyövuosia siirtyi kolme. Kansallisarkisto on tehnyt ministeriöiden ja Valtioneuvoston kanslian kanssa arkistopalveluista sopimukset, joiden mukaan ministeriöt voivat siirtää 2 vuotta vanhempaa arkistoaineistoaan väliarkistosäilytykseen, josta ne siirretään 25 vuoden ikäisinä Kansallisarkiston muihin tiloihin. Kansallisarkisto vastaa väliarkistosäilytyksessä oleviin aineistoihin kohdistuvasta tietopalvelusta. Ministeriöiden hallussa olevien 25 vuotta vanhempien arkistoaineistojen järjestämistä selvitetään. Arkistolaitos on esittänyt ulkoasiainministeriölle Suomen edustustojen arkistojen pysyvää sijoittamista Joensuun maakunta-arkistoon. Asian valmistelua on jatkettu työryhmässä. Edustustoarkistojen lisäksi arkistolaitos varautuu ottamaan huomioon myös muiden ulkoasianhallinnon asiakirjojen siirtämisen arkistolaitokseen. Arkistolain uusimistarve tulee arvioitavaksi suunnittelukauden alussa. 3 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGINEN SUUNNITELMA Arkistolaitoksen strateginen suunnitelma koostuu toiminta-ajatuksesta, visiosta, arvoista sekä strategiasta vuoteen 2010. Toimitiloja koskevilta osin strategia ulottuu vuoteen 2020. Strategian uusimistyö aloitetaan vuoden 2008 aikana.

5 Toiminta-ajatus Arkistolaitos on asiantuntija- ja palveluorganisaatio, jonka toiminnan tuloksena yksilölle ja yhteiskunnalle merkittävä arkistoaines säilyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa ja on tehokkaasti käytettävissä. Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja niiden käytettävyys, edistää tutkimusta sekä ohjata, kehittää ja tutkia arkistotointa. Arkistolaitoksen tulee osaltaan vastata siitä, että kunkin aikakauden yhteiskunnallisesta todellisuudesta säilyy tutkimukselle aito ja todistusvoimainen kuva. Arvot Arvot muodostavat arkistolaitoksen toiminnan perustan ja ohjaavat suhtautumista asiakkaisiin, sidosryhmiin ja työtovereihin. Arkistolaitoksen arvot pohjautuvat kansainvälisesti hyväksyttyihin yleisinhimillisiin arvoihin sekä arkistoalan ja tutkimusyhteisön ammattieettisiin periaatteisiin. Arkistolaitoksen keskeisiä arvoja ovat: - Avoimuus ja luottamuksellisuus, tasapuolisuus sekä riippumattomuus Visio Arkistolaitos on julkisen sektorin asiakirjahallinnon, asiakirjojen pitkäaikaisen säilyttämisen ja asiakirjallisen kulttuuriperinnön merkittävin asiantuntijaorganisaatio Suomessa sekä kansallisesti tärkeä tietopalvelulaitos, jonka osaaminen on myös kansainvälisesti arvostettua. Arkistolaitoksen strategiset tavoitteet 1. Kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyvyys ja käytettävyys on turvattu. 2. Asiakirjahallinnon ohjeistus on selkeää, asiantuntevaa ja ajantasaista. 3. Verkon kautta tarjotut tietopalvelut ovat keskeinen osa asiakaspalvelutoimintaa. 4. Sähköisten aineistojen vastaanottojärjestelmien kehittämiseen ja aineistojen pitkäaikaissäilytykseen on riittävä osaaminen ja riittävät voimavarat. 5. Yksityisarkistojen hankintapolitiikka turvaa laajan, tasapuolisen ja riittävän aineiston saamisen yhteiskunnan eri toimijoilta ja eri aikakausilta.

6 6. Arkistolaitoksen tilantarve on arvioitu ja rakentamisaikataulu suunniteltu pitkäjänteisesti vuoteen 2020 saakka. 7. Henkilöstö on tehtäviinsä motivoitunutta ja arkistolaitoksen ammatillinen osaaminen kaikilla toiminta-alueilla on korkeatasoista. Strategian toteuttamisen keskeiset keinot ovat: 1. Toiminnan pitkäjänteinen suunnittelu ja asetettujen tavoitteiden järjestelmällinen seuranta toiminnan menestyksellisyyttä kuvaavien indikaattorien avulla. 2. Keskeisiin toiminta-alueisiin kohdistettu säännöllinen arviointitoiminta. 3. Toiminnan tuottavuutta ja tuloksellisuutta lisäävä rakenteellinen yhteistyö muiden tietopalvelulaitosten kanssa. 4. Arkistolaitoksen aseman vahvistaminen julkishallinnon sähköisen asiakirjahallinnon ja aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen kokonaisvaltaisessa suunnittelussa. 5. Uusien ja vapautuvien henkilöresurssien kohdentaminen strategisten tavoitteiden mukaisesti sekä osaamispohjaa tukeva ja vahvistava koulutus ja rekrytointi. 6. Innovatiivisuutta, dynaamisuutta, päämäärätietoisuutta ja ammatillista osaamista arvostavan ilmapiirin voimistaminen henkilökunnan keskuudessa. 7. Vahva sisäinen ja ulkoinen viestintä. 4 TOIMINNAN TULOSALUEKOHTAISET LINJAUKSET 4.1 Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjaus Arkistotoimen ohjauskeinoina ovat norminanto, sitä tukeva koulutus, konsultointi ja neuvonta sekä viranomaisten arkistotoimen tarkastukset. Arkistolaitos vastaa asiakirjojen koko elinkaaren huomioon ottavasta asiakirjahallinnon norminannosta. Painopistealueena on viranomaisten sähköisen asiakirjahallinnon kehittäminen sekä aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen ja käytettävyyden turvaaminen. Arkistolaitoksen tehtävänä on määritellä, mikä osa julkisen hallinnon arkistoihin kertyvistä asiakirjoista tulee säilyttää pysyvästi. Tavoitteena on päästä nykyisestä yli 20 % säilytysosuudesta noin 15 %:n osuuteen koko julkisen hallinnon arkistonmuodostuksesta. On odotettavissa, että arkistolaitokselle käsiteltäväksi tulevien seulonta-asioiden määrä lisääntyy hallinnon organisaatiomuutosten ja tietojärjestelmien kehittymisen seurauksena. Arkistolaitoksen kansainvälisen arvioinnin seurantara-

7 portissa (2008) esitetään seulonnan tavoitteiden saavuttamiseksi ja toteutumisen seurantaan kehitettäväksi toimivia menettelyjä ja mittareita. Seulonta-asioiden lisääntyminen ja niiden vaikeusasteen kohoaminen merkitsevät sitä, että tähän toimintaan joudutaan jatkossa irrottamaan lisäresursseja muista arkistotoimen ohjaustehtävistä tai muilta tulosalueilta. Arkistolaitoksen antama koulutus on ensisijaisesti tutkintoon tähtäävää ammatillisen pätevyyden antavaa arkistotoimen ja asiakirjahallinnon erityiskoulutusta. Tämän ohella arkistolaitoksen henkilökunnalle sekä arkistoalan ja asiakirjahallinnon tehtävissä työskenteleville suunnataan ammatillista jatko- ja täydennyskoulutusta. Ajantasainen ja korkeatasoinen koulutus tukee arkistolaitoksen norminantoa sekä parantaa viranomaisten valmiuksia hoitaa asiakirjahallintoaan mahdollisimman tehokkaasti. Keskeisellä sijalla on sähköistä asiakirjahallintoa tukeva koulutus. Koulutuksessa käytetään hyväksi arkistolaitoksen ulkopuolista asiantuntemusta ja tehdään yhteistyötä koulutusorganisaatioiden kanssa. Annettavan koulutuksen määrä riippuu toisaalta kysynnästä ja toisaalta käytettävissä olevista resursseista. Julkishallinnon virastojen ja laitosten asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävissä toimiville suunnattu asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinto antaa perustan tehtävien hoidon edellyttämälle ammatilliselle osaamiselle. Vastaavan ammatillisen osaamisen voi saavuttaa myös suorittamalla näyttötutkintona asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinnon sitä järjestävissä oppilaitoksissa. Arkistolaitoksessa suoritettava ylempi arkistotutkinto on tarkoitettu vaativissa asiantuntijatehtävissä toimiville. Yliopistolaitoksessa on vuodesta 2007 alkaen ollut arkistoalan koulutusohjelmia, jotka arkistolaitos on hyväksynyt ylemmän arkistotutkinnon korvaaviksi opintosuorituksiksi. Arkistolaitos vahvistaa vuosittain vastuullaan olevien koulutusohjelmien oppisisällöt ja vastaa siitä, että ne ovat ajanmukaisia. Arkistolaitos tukee arkistotieteen kehittämistä ja osallistuu alan tieteellisen jatkokoulutuksen järjestämiseen yhdessä yliopistojen ja muiden tietopalvelulaitosten kanssa. Viranomaisten asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tarkastusten tavoitteena on tukea kohteena olevien virastojen ja laitosten toimintaa siten, että niiden tiedonhallinta ja asianhallinta on tehokkaasti toteutettu ja pysyvään säilytykseen luovuttama aineisto on arkistolaitokseen tullessaan asianmukaisesti seulottu, järjestetty ja luetteloitu. Tehokkaan tarkastustoiminnan tavoitteena on varmistaa se, että arkistolaitos saavuttaa norminannolleen ja ohjaustoiminnalleen asettamansa tavoitteet. Tarkastustoimintaa toteutetaan vuosittain laadittavan tarkastussuunnitelman mukaisesti. Toteutetut ja tulossa olevat hallinnon organisaation muutokset vähentävät tarkastuskohteiden lukumäärää, mutta uusien organisaatioiden tarkastus- ja ohjaustarve toisaalta kasvaa.

8 4.2 Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen Paperimuodossa olevan, arkistolaitokseen siirrettävän asiakirja-aineksen määrä kasvaa nykytasosta noin 35 40 %:lla vuoteen 2020 mennessä. Vuonna 2006 toteutetun valtion viranomaisten arkistotoimen tilaa koskevan kyselyn perusteella viranomaisten hallussa on 506 000 hm paperimuodossa olevia asiakirjoja, joista pysyvästi säilytettäviä on kaikkiaan 161 800 hm (32 %). Näistä tulee siirtoikään arkistolaitokseen siirtoa varten vuoteen 2010 mennessä 27 000 hm ja vuoteen 2020 saman verran lisää. Vaikka tilaa arkistolaitoksessa onkin kyseisille määrille, niiden saaminen siirtokuntoon ja syöttäminen tietokantaan vaatii huomattavia resursseja sekä luovuttajalta että vastaanottajalta. Siirrettävän aineiston määrää ei voida ennalta täysin tarkasti arvioida, sillä asiakirjojen luovutukseen vaikuttavat julkishallinnossa toteutettavat järjestelyt, kuten virastojen lakkauttamiset, alueellistaminen ja liikelaitostaminen, joiden vaikutuksesta arkistolaitoksen yksiköt saattavat joutua ottamaan vastaan 40 vuotta uudempaakin aineistoa. Kartuntaan vaikuttaa myös seulonnalle asetettujen tavoitteiden toteutuminen. Ulkoisen arvioinnin suositusten mukaisesti arkistolaitos on ryhtynyt selvittämään asiakirjojen siirtosyklin lyhentämistä 25 vuoteen. Arkistolaitos on toteuttanut 30.6.2008 selvityksen, jossa laskettiin digitoidun aineiston säilyttämisen kustannuksia ja verrattiin niitä paperisäilyttämisen kustannuksiin. Laskelmat täsmentyvät vuoden 2008 loppuun mennessä, jonka pohjalta päätetään jatkotoimenpiteistä. Arkistolaitokseen otetaan lisäksi vastaan vuosittain noin 600 hm yksityisarkistoja. Arvioitaessa vuoteen 2020 saakka arkistolaitokseen otetaan noin 7 000 hm yksityisarkistoja, jotka on laskettava tilantarvetta arvioitaessa viranomaisarkistosiirtojen päälle. On odotettavissa, että sähköisen tiedonhallinnan lisääntyessä virastot tarvitsevat yhä vähemmän analogisia aineistojaan ja ovat valmiita siirtämään ne suunniteltua aikaisemmin pysyväissäilytykseen. Aineistojen määrän lisääntyminen virastojen omissa arkistoissa ja arkistotiloille asetetut erityisvaatimukset tekevät myös säilytys- ja tietopalveluiden ostamisesta arkistolaitokselta entistä houkuttelevamman vaihtoehdon. Myös yksityiset palveluntarjoajat ovat lisääntyvässä määrin kiinnostuneita arkistopalveluiden tarjoamisesta. Arkistolaitos antaa maksua vastaan käyttöön arkistotiloja viranomaisten 40 vuotta nuoremmalle paperimuotoiselle aineistolle. Arkistolaitoksen yksiköistä Hämeenlinnan maakunta-arkistolle valmistuvat uudet toimitilat 1.5. 2009 lukien. Hankkeen laajuus on 5 200 htm 2 ja kustannusarvio 9,5 milj. euroa. Arkistotilaa rakennukseen mahtuu 28 000 hyllymeriä. Hämeenlinnan kaupungilta valtiolle ostetulla tontilla on tämän jälkeen rakennusoikeutta 3 000 k-m 2, mikä mahdollistaa arkistotilojen lisärakentamisen. Näitä tiloja

voidaan vuokrata muille valtion laitoksille siihen saakka, kun arkistolaitos tarvitsee ne omaan käyttöönsä. 9 Myös Joensuun maakunta-arkiston tilat täyttyvät vuosikymmenen loppuun mennessä. Lisätilojen (laajennus) hankesuunnitelman laadinta on käynnistynyt. Rakennuksen valmistumisen tavoitevuosi on 2011. Laajennuksen tavoiteltava laajuus on 2 000 htm 2 ja alustava kustannusarvio on 3,5 milj. euroa. Vaasan maakunta-arkiston toimitilojen laajennuksen tai uusien tilojen suunnittelu aloitetaan vuonna 2010 ja Turun maakunta-arkiston lisätilan suunnittelu 2012. Kansallisarkiston arkistotilat täyttyvät nykyisen siirtoajan puitteissa 2010-luvun loppupuolella, mutta jos siirtosykli muutetaan 25 vuoteen, tilat loppuvat jo aikaisemmin. Vastaanotettavien aineistojen määrä riippuu myös Kansallisarkiston henkilöstöresurssien riittävyydestä ottaa vastaan, säilyttää ja hoitaa tietopalvelu merkittävästi lisääntyvän uuden aineiston osalta. Kansallisarkiston tilatarpeen suunnittelu käynnistetään vuonna 2010. Suunnittelukaudella esitetään lisäksi erityisen saamelaisarkiston perustamista Inariin Saamelaisen kulttuurikeskuksen yhteyteen. Arkisto toimisi Oulun maakunta-arkiston alaisuudessa. Arkistoon siirrettäisiin yksityisluontoisten arkistojen (mm. saamelaisalueen paliskuntien arkistot) lisäksi myös viranomaisarkistoja, kuten Saamelaiskäräjien ja Saamelaisalueen koulutuskeskuksen arkistot. Aluksi saamelaisarkistossa työskentelisi yksi henkilö. Arkistolaitos on esittänyt 200 m2:n tilavarausta saamelaisarkistolle. Arkiston toimintamenot olisivat vuositasolla noin 120 000 euroa. Arkistolaitos vastaa omien tilatarpeittensa lisäksi 12 valtionapua saavan yksityisen arkiston tila- ja toimintaresursseihin valtion talousarviossa vuosittain myönnetyn määrärahan jakamisesta ja tukee niiden tilojen pitkäjänteistä suunnittelua. Valtionapua saavien yksityisten arkistojen tilasuunnittelussa pyritään ratkaisuihin, jotka ovat kustannustehokkaita ja lisäävät laitosten välistä yhteistyötä aineistojen säilyttämisessä ja tietopalvelun hoitamisessa. Tärkein haaste näiden arkistojen tulevalle toiminnalle on niiden toimintamenojen huomattava kasvupaine. Työväen Arkiston uusien toimitilojen käyttöön otto (2009 lopulla) ja Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran arkistotilojen laajennus lisäävät niiden toimintamenoja. Mainittujen hankkeiden lisäksi useilla muilla valtionapua saavilla yksityisillä arkistoilla on laajennustarvetta lähivuosina. Lisääntyvät tilakustannukset tulee ottaa huomioon valtionapubudjetissa.

10 Kansallisarkiston yhteydessä toimii yksityisarkistoasiain neuvottelukunta, jonka tarkoituksena on kehittää valtakunnallista yksityisarkistopolitiikkaa, yksityisarkistojen tutkimuskäytön edistämistä ja yksityisarkistoja säilyttävien laitosten välistä yhteistyötä. Konservoinnin, mikrokuvauksen ja digitoinnin avulla turvataan aineistojen säilyvyys ja parannetaan niiden saatavuutta ja käytettävyyttä. Digitointi on osa arkistolaitoksen säännöllistä toimintaa, mutta aineistojen laajamittainen, takautuva digitointi edellyttää yhteiskunnan voimakasta lisäpanostusta. Arkistolaitoksen digitointi pohjautuu keväällä 2008 hyväksyttyyn digitointistrategiaan. Strategian toteuttamista tuetaan kolmivuotisella digitointi- ja mikrokuvausohjelmalla, jota vuosittain tarkennetaan. Arkistolaitoksen digitaaliarkisto on osa arkistolaitoksen perustoimintaa, joka nivotaan entistä kiinteämmäksi osaksi arkistolaitoksen tietopalveluita ja sähköistä säilyttämistä. Arkistolaitoksen aineiston laajamittaiseen digitointiin ei ole toistaiseksi myönnetty rahoitusta. Arkistolaitoksen mikrokuvaustoimintaa toteutetaan vuosille 2006-2010 laaditun mikrokuvausohjelman mukaisesti, joka on päivitetty koskemaan vuosia 2008-2010. Mikrokuvaaminen on osa digitointiprosessia siten, että kaikki mikrokuvattava aineisto myös digitoidaan. Mikrokorttikuvaamisesta on luovuttu, ja mikrokuvaus on keskitetty rullafilmille. Mikrofilmien digitointi vähentää niiden kopiointi- ja lainaustarvetta. Suomen ja Venäjän arkistolaitosten välisenä yhteistyönä on opetusministeriön myöntämän rahoituksen turvin ryhdytty vuodesta 2007 lähtien hankkimaan Venäjältä mikrofilmejä Suomea koskevista arkistoaineistoista. Hankinnat perustuvat arkistolaitoksen toimeksiannosta tehtyyn selvitykseen Venäjällä olevasta, Suomea koskevasta arkistoaineistosta. Selvityksen mukaan Venäjältä on hankittu Suomeen varsin niukasti asiakirjajäljenteitä. Hankinnan tehostamiseksi arkistolaitos solmi keväällä 2005 Venäjän Rosarhivin kanssa runkosopimuksen, jossa on määritelty mikrofilmien hankintaa ja maksamista koskevat käytännöt. Niin ikään keväällä 2005 Kansallisarkisto asetti asiantuntijatyöryhmän koordinoimaan mikrofilmien hankkimista Venäjältä. Työryhmä on määritellyt prioriteetit Venäjältä hankittaville kokoelmille. Hankkeeseen esitetään suunnitelmakaudelle jatkorahoitusta taloussuunnitelmasta ilmenevällä tavalla. Suunnittelukaudella arkistolaitoksen konservointitoiminta keskittyy aineistolle vuosina 2008-2009 totutetun kuntokartoituksen pohjalta laadittuun kokonaissuunnitelmaan, jossa myös konservoinnin tavoitteet yhdistetään toteutettaviin digitointi- ja mikrokuvausohjelmiin. Kokonaissuunnitelmassa kartoitetaan myös mahdollisuudet tehdä yhteistyötä muiden tietopalvelulaitosten kanssa.

11 Arkistolaitoksen paperiaineiston kuntokartoituksessa arvioidaan paperiaineiston materiaalikoostumusta ja säilyvyyden edellytyksiä, sekä kartoitetaan käyttöön ja säilyttämiseen liittyviä riskejä arkistonmuodostaja- ja makasiinikohtaisesti. Kuntokartoituksen valmistuttua käynnistyy pitkäjänteinen aineiston säilyvyyden edellytysten parantaminen, johon liittyy suojamateriaalien laadun kohottamista sekä valikoidun aineiston osalta pitkäaikaissäilyttämistä muita viileämmissä ja kuivemmissa olosuhteissa. Kuntokartoituksen tulosten perusteella haurasta kysyttyä aineistoa priorisoidaan digitointiin ja mikrokuvaukseen. Kuvatut aineistot voidaan suojata ja säilyttää viileässä käyttökiellossa. Kuntokartoituksen tulosten kirjaamiseen on toteutettu Vakka-aineistotietokantaan pohjautuva tietokanta. Konservoinnin dokumentointiin on tarkoitus toteuttaa oma Vakkaan pohjautuva tietokantansa. Molemmat tietokannat sisältävät myös toimintoja tulosmittaamista varten. Suunnittelukaudella käynnistetään kehittämishanke Kansallinen pelastusvalmius vesivahinkojen varalle. Hankkeessa koulutetaan arkistolaitoksen konservaattorit sekä vapaaehtoista henkilökuntaa toimimaan välittömästi kun arkisto- ja kirjastoaineistoa koskeva vesivahinko on tapahtunut. Hankkeessa ylläpidetään valmiusvarastoa materiaaleja sekä toteutetaan tyhjiöpakastuslaitteisto aineiston turvalliseen kuivaamiseen. Pelastusvalmiuden avulla kastunutta kulttuuriperintöä saadaan edullisesti ja hallitusti kuivattua ilman aineiston vaurioitumista, kuten homehtumista, jonka konservointi edellyttää kalliita konservointitoimenpiteitä. 4.3 Tietopalvelu Arkistolaitoksen tietopalvelujen kehittäminen rakentuu suunnittelukaudella tietopalvelun osaprosessien tavoitetilojen määrittelyyn ja analysointiin. Keskeinen väline palveluiden kehittämisessä on sähköinen asiakaspalvelu- ja tilausjärjestelmä, joka rakennetaan valmiiksi suunnittelukauden alkupuolella. Sähköinen tilausjärjestelmä edellyttää rahoitusta, mitä on esitetty taloussuunnitelmassa. Tutkijakäyntien odotetaan suunnittelukaudella edelleen jonkin verran laskevan nykytasosta. Kuluvan vuoden tilanne osoittaa tutkijakäynneissä edellisen vuoden tasoa, kun tulosta verrataan arkistolaitoksen vanhojen toimipisteiden edellisen vuoden tietoihin. Vuoden 2008 alusta toteutetut Sotaarkiston ja Valtioneuvoston väliarkiston suoritteet lisäävät volyymitietoja vuoden 2008 arviossa. Tutkijakäynnit korvaantuvat entistä enemmän verkkokäynneillä.

12 Arkistolaitokselta tilattujen selvitysten kysynnän odotetaan suunnittelukaudella pysyvän nykyisellä tasolla, mikäli asiakirjojen siirtosykli pysyy nykyisessä 40 vuodessa. Enin osa maksullisista selvityksistä on julkisoikeudellisia selvityksiä virallista tarkoitusta varten ja niiden toimitusaika on enintään kaksi viikkoa. Kaukolainojen kysyntä mikrofilmilainojen osalta on edellisen vuoden laskun jälkeen hieman lisääntynyt. Suunnittelukauden lopulla mikrofilmien kaukolainaustarve vähenee, kun mikrofilmien digitointiohjelma edistyy. Kirkonkirjamikrofilmien digitointitoiminta on valtakunnallisesti käynnistymässä. Maksullisten jäljenteiden kysynnän odotetaan myös vähenevän digitointiohjelmien edistyessä. Kansallisarkiston kirjasto on valtakunnallinen arkistoalan tieteellinen erikoiskirjasto, joka on osa erikoiskirjastojen kansallista kirjastoverkkoa. Arkistolaitoksen kirjastojen kokoelmien tietokantaluettelointia, kuvailuja sekä tietopalveluita kehitetään osana Suomen tieteellisten kirjastojen toiminnallista kokonaisuutta. Arkistolaitos järjestää näyttelyjä vuosittaisen näyttelysuunnitelman mukaisesti. Normaalin näyttelytoiminnan lisäksi toteutetaan myös verkkonäyttelyitä. 4.4 Kärkihankkeet Kansallinen sähköinen vastaanotto- ja palvelujärjestelmä (VAPA) hanke (LIITE) Hallituksen tietoyhteiskuntaohjelmaan ja tuottavuusohjelmaan sekä Valtioneuvoston 15.6.2006 antamaan valtionhallinnon IT-toiminnan kehittämistä koskevaan periaatepäätökseen ja valtiontalouden kehyspäätökseen sisältyvä sähköisten aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmä (VAPA) on arkistolaitoksen vastuulla. Sähköisen vastaanotto- ja palvelujärjestelmän tavoitteena on modulaarinen palvelujärjestelmä, joka mahdollistaa arkistonmuodostussuunnitelmaan pohjautuvan tiedonhallinnan asiakirjan synnystä sen määräaikaiseen säilyttämiseen ja hävittämiseen tai pysyvään säilyttämiseen. VAPA-hankkeessa tehdyt määrittelyt ovat osa tätä kokonaisuutta, jota toteutetaan valtionhallinnon konsernitavoitteiden mukaisesti. Lähtökohtana on, että arkistolaitos omistaa toimintamallin, mutta teknisesti ratkaisu

voidaan toteuttaa tarkoituksenmukaisimmalla tavalla. Tavoitteena on, että palvelujärjestelmää voidaan soveltuvin osin hyödyntää koko julkisessa hallinnossa. 13 Hankkeeseen on valtion talousarvioissa vuosille 2007 ja 2008 osoitettu 1,2 milj. euroa ja talousarvioesityksessä vuodelle 2009 2,4 miljoonaa euroa. Vuodelle 2010 esitetään 2,2 milj. euroa. VAPAjärjestelmän toteuttamiseksi on asetettu hanke, jonka toimiaika on 1.10.2008 31.12.2010. Hankkeen päätyttyä sen tehtävät siirtyvät arkistolaitoksen vastuualueiden tehtäviksi. VAKKA ja verkkopalveluiden kehittäminen Vakka arkistotietokanta on arkistolaitoksen verkkopalveluiden ja aineistonhallinnan pysyvä väline ja ydin. Vakka koostuu toistaiseksi ensisijaisesti manuaalisista arkistoluetteloista tallennetuista tiedoista, mutta sen avulla on mahdollista päästä selaamaan myös arkistolaitoksessa digitoitua aineistoa. Vakassa on tällä hetkellä yli 90 % järjestystä aineistosta, lukuun ottamatta entisen Sota-arkiston aineistoa ja kartta-aineistoja. Vakka on arkistolaitoksen tärkein tietokantasovellus, jota muut järjestelmät hyödyntävät. Näitä ovat digitaaliarkisto, kuntokartoitustietokanta ja suunnitteilla oleva asiakaspalvelu- ja tilausjärjestelmä, jossa kehitetään uudenlaisia, asiakaslähtöisiä digitaalisiin aineistoihin pohjautuvia tieto- ja verkkopalveluita. Näiden palveluiden kehittäminen edellyttää kuitenkin huomattavasti nykyistä laajempaa aineistojen digitointia. Vakka-tietokantaan kuuluu myös extranet-sovellus, jonka avulla viranomaiset voivat tallentaa arkistolaitokseen siirrettävien asiakirjojen tiedot suoraan Vakkaan. Näin voidaan helpottaa asiakirjojen siirtoprosesseja ja tuottaa kustannussäästöjä. Vakasta on tehty vuonna 2008 evaluointi, jonka tulokset otetaan huomioon Vakka-tietokannan jatkokehittämisessä arkistolaitoksen strategian pohjalta. Kehitystyössä keskeisiä ovat määritykset, joita tuotetaan tietopalveluorganisaatioissa meneillään olevissa sähköisten palveluiden kehittämishankkeissa. Kehitteillä on digitaaliseen aineistoon pohjautuvia uudenlaisia tietopalveluita, joissa Kansallisarkisto on mukana. Tällaisia hankkeita ovat mm. Euroopan digitaalinen kirjasto (Europeana, EDL) ja siihen liittyvät portaalihankkeet (Epa.net, Athena) sekä Kansallinen digitaalinen kirjasto (KDK). VAKKA on jo liitetty MichaelPlusjärjestelmään, jonka kautta voidaan hakea Euroopan maiden taide- ja kulttuuriperintöalan muistiorganisaatioiden, kirjastojen, arkistojen ja museoiden kokoelmatason tietovarantoja maailmanlaajuisesti Internetin välityksellä. Arkistolaitoksen strategiaan kuuluu olla aktiivisesti mukana tietopalve-

luorganisaatioiden välisessä yhteistyössä kansallisesti ja kansainvälisesti. Arkistolaitos vastaa tietopalvelulaitosten kansallisissa kehityshankkeissa pysyvän säilyttämisen ratkaisuista. 14 4.5 Muut tehtävät Viestintä Viestinnän pääasiallisena kanavana ovat arkistolaitoksen Internetissä olevat kotisivut. Arkistoammattilaisille suunnattu Arkistoviesti välittää arkistoalaan ja arkistotieteeseen perustuvaa tietoa painetussa muodossa. Arkistolaitoksen viestintä ottaa huomioon maakunta-arkistojen ja Kansallisarkiston yksiköiden erityistarpeet ja tukee niiden tiedotusta. Arkistolaitoksen viestintä tuottaa asiakirjalliseen kulttuuriperintöön perustuvaa tietoa keskeisistä historiallisista tapahtumista sekä verkossa että järjestämällä näyttelyitä, luentoja ja muita tilaisuuksia. Viestinnässä pyritään aktiiviseen yhteistoimintaan keskeisten sidosryhmien, kuten muiden arkistojen, museoiden ja kirjastojen kanssa. Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen esittelyt eri asiakas- ja kansalaisryhmille sekä asiakirjanäyttelyt ovat vakiintunut osa arkistolaitoksen toimintaa. Kansainvälinen toiminta Arkistolaitoksen kansainvälinen arkistoalan yhteistyö tukee omien toimintojen kehittämistä. Kansainvälisessä toiminnassa tärkeimpiä ovat yhteydet Pohjoismaihin ja niihin muihin maihin, joiden arkistolaitokset ovat tehtäviltään ja toiminnoiltaan lähellä Suomen arkistolaitosta. Toinen painopistealue ovat Euroopan unionin jäsenmaat, joiden keskinäisen toiminnan kehittämiseen Suomi aktiivisesti osallistuu. Voimakkaasti lisääntyneen kansainvälisen toiminnan tarpeet otetaan huomioon arkistolaitoksen tulosneuvotteluissa ja voimavarojen kohdentamisessa. Pohjoismaisen yhteistyön puitteissa toteutetaan mm. vuosittain vertaisarviointeja arkistotoimen eri alueilta. Vuosina 2006 2007 on toteutettu pohjoismaiden arkistolaitosten digitointitoiminnan vertaisarviointi. Vuonna 2008 on järjestetty pohjoismaiden kesken kaksi asiantuntijaseminaaria, joista toinen käsitteli seulontaa ja toinen arkistorakentamista. Arkistolaitos osallistuu EU:n hankkeiden, kuten European Digital Libraryn, kansalliseen toteuttamiseen siten kuin opetusministeriön kanssa erikseen sovitaan.

Tutkimustoiminta 15 Arkistolaitos on historiantutkimuksen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen keskeinen infrastruktuuri. Arkistolaitos toteuttaa tehtäväänsä parantamalla aineistojen käytettävyyttä, ennen muuta digitoimalla tutkimuksen kannalta keskeisiä asiakirjakokonaisuuksia ja saattamalla niitä tutkijoiden käytettäväksi internetin tai arkistolaitoksen sisäisen verkon välityksellä. Erityisenä tavoitteena on yhdessä tutkijayhteisön kanssa tehostaa humanistisen ja yhteiskunnallisen tieteen kykyä käyttää laskennallisten tieteiden nopeasti kasvavaa tiedonhallintakapasiteettia kullekin tutkimusalalle ominaisella tavalla. Arkistolaitos osallistuu voimavarojensa mukaan yliopistojen ja tutkimuslaitosten pyrkimykseen kehittää informaatiologistiikkaansa ja kykyään hallita tutkimustiedon koko elinkaarta. Arkistolaitos osallistuu Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen laitoksen koordinoiman yhteiskunnan muistifunktioiden tutkijankoulutusverkoston, Memornetin, toimintaan. Sen keskeisenä tavoitteena on kouluttaa tutkijoita, joilla on valmiuksia kehittää ennen muuta tieteellisen tutkimuksen tarvitsemia aineistoja sähköisessä muodossa. Memornet tukee arkistolaitoksen lakisääteisiin tehtäviin kuuluvaa arkistotoimen tutkimusta, etenkin vaativaa käsitteenmuodostusta nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä, missä uudenlaisen, tieteelliseen näkemykseen perustuvan teorianmuodostuksen merkitys on keskeinen. Arkistolaitoksen oma tutkimustoiminta suuntautuu niihin tutkimusteemoihin, joissa edellytetään mahdollisuutta käyttää laajoja asiakirjakokonaisuuksia ja tuottaa muun tutkimuksen tarvitsemaa tietoaineistoa. Tutkimustoiminta perustuu ensisijaisesti ulkopuoliseen tutkimusrahoitukseen. Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot pyrkivät tutkimusrahoitukseen sisältyvää yleiskustannuslisää vastaan osoittamaan tiloja arkistojen palveluita erityisesti tarvitseville tutkijoille. Tutkimuspalveluilla pyritään tehostamaan tutkimustoimintaa ja vähentämään erityisaineistojen turhaa siirtämistä ja sijoittamista muulle yleisölle avoimiin tiloihin. Tavoitteena on toteuttaa toimintamalli, joka mahdollistaa tutkijakollegiomaisen työskentelyn. 4.6 Hallinto- ja tukitoiminnot, ohjausjärjestelmät ja voimavarat Arkistolaitos toteuttaa toiminnassaan vuonna 2004 vahvistettua toimintastrategiaa sekä omalla toiminta-alueellaan opetusministeriön tiedepolitiikan strategiaa. Strategian uusiminen aloitetaan vuoden 2008 aikana ja otetaan käyttöön 2010. Tulosohjausta kehitetään opetusministeriön tulosohjaustyöryhmän laatimien suositusten ja myöhemmin sovittujen suuntaviivojen mukaisesti. Arkistolai-

toksen toimintaa kehitetään myös vuonna 2008 suoritetun sisäisen arvioinnin sekä vuonna 2006 valmistuneen ulkoisen arvioinnin ja sen vuoden 2008 alussa toteutetun seuranta-arvioinnin esiin tuomien kehittämistarpeiden mukaisesti. 16 Arkistolaitos valmistelee kaudelle 2009 2012 omaa tietohallintostrategiaansa, jossa otetaan huomioon valtionhallinnon yleiset tiedonhallintaa ja tietotekniikkaa koskevat suunnitelmat ja linjaukset. Arkistolaitoksen omalla tietohallinnolla ja tietotekniikalla tuetaan arkistolaitoksen ydinprosesseja. Henkilöstön osaamisen, motivoinnin, työkyvyn ja hyvinvoinnin edistämiseksi arkistolaitoksessa on kokonaisstrategiaa tukeva henkilöstöstrategia. Henkilöstön ammatillisen osaamisen kartoitus ja kehittämissuunnitelman laadintatyö on käynnistetty. Henkilöstövoimavarojen tilaa ja käyttöä mitataan ja analysoidaan suunnitelmallisesti. Johtamiseen kiinnitetään erityistä huomiota ja sen tasoa arvioidaan. Johtamiskoulutuksessa painotetaan prosessien hallintaa ja muutosjohtamista. Sisäistä koulutusta kehitetään vastaamaan niihin erityistarpeisiin, joita ei voida täyttää arkistolaitoksen normaalilla omalla tai ulkopuolisella koulutustarjonnalla. Arkistolaitos on usean vuoden ajan esittänyt toiminta- ja taloussuunnitelmissaan ja talousarvioesityksissä lisäresurssien tarvetta sähköisen asiakirjahallinnon kehittämisessä, ohjauksessa ja koulutuksessa, VAPAN kehittämisessä sekä siihen liittyvän lupajärjestelmän hoitamisessa, aineistojen digitoinnissa sekä nopeasti kasvavan asiakirjamäärän hakutietojen päivittämisessä ja syöttämisessä tietokantoihin ja näiden aineistojen käyttöön asettamisessa. Valtionhallinnon tuottavuusohjelman toteuttaminen on vienyt mahdollisuuden esittää resurssilisäyksiä, vaikka arkistolaitoksen edellä mainitut hankkeet ovat koko hallinnon läpäiseviä tuottavuushankkeita. Arkistolaitokselle on asetettu tuottavuusohjelman toteuttamiseksi 15 henkilötyövuoden vähennys ajalla 2007 2011. Arkistolaitos on tehnyt henkilöstön vähentämissuunnitelman koko kaudelle. Talous- ja henkilöstöhallinnon rutiinitehtävien hoitaminen on siirretty opetusministeriön päätöksen mukaisesti Valtiokonttorin palvelukeskukseen vuoden 2008 aikana nopeutetussa aikataulussa. Näistä tehtävistä vapautuvat voimavarat (1-2 htv:tta) siirretään substanssitehtäviin. Arkistolaitoksessa on mm. palkanmaksatus ulkoistettu jo aikaisemmin.

17 5 TALOUSSUUNNITELMA TTS 2010 2013 ARKISTOLAITOS MENOKEHYKSET Mom. 296002 Menot TAE 2009 TTS 2010 TTS 2011 TTS 2012 TTS 2013 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 euroa euroa euroa euroa euroa Henkilöstö 1 10 600 10 534 10 468 10 518 10 518 Toimitilavuokrat 2 7 188 7 600 7 752 8 242 8 407 Indeksikor. 2% Muut toimintamenot 3 1 257 1 600 1 550 1 550 1 550 Kalusto- ja laiteinvestoinnit 4 300 200 200 200 200 uuden kaluston ja laitteiden hankinta ja vanhan kaluston uusiminen Kehittämis-ja erillishankkeet: 5 Kansallinen sähköinen vastaanotto-ja palvelujärjestelmä VAPA 2 400 2 200 400 400 400 Digitointi 0 300 300 300 300 Venäjä-hanke erillisrahoitus 100 100 100 100 Yht. bruttom. 21 745 22 534 20 770 21 310 21 475 Tulot 630 630 630 630 630 Nettomenot 21 115 21 904 20 140 20 680 20 845 1 Valtion tuottavuusohjelman mukaisesti on vähennetty 66 000 euroa TTS-vuosina 2010-2011. Vuodesta 2012 lähtien on lisätty Saamelaisarkiston palkkamenoihin 50 000 euroa. 2 Vuodesta 2009 on kiinteistömenoissa lisäyksenä Hämeenlinnan maakunta-arkiston uudisrakennuksen vuokramenoja 8 kuukauden vuokrina 575 000 euroa ja vuodesta 2010 267 000 euroa 4 kk:n vuokramenojen lisäyksenä vuoden 2008 tasoon. Tällöin koko vuoden vuokramenojen lisäys on 803 000 euroa verrattuna vuoden 2008 tasoon. Vuodesta 2012 lähtien on lisätty 300 000 euroa Joensuun maakunta-arkiston lisärakennuksen vuokriin sekä Saamelaisarkiston vuokriin 35 000 euroa.

3 IT-menot ovat mukana näissä menoissa(vuositasolla 500 000 euroa.tähän kohtaan sisältyvät myös kiinteistönhoitomenot 490 000 euroa vuositasolla (siivous-, sähkö- ja muut kiinteistömenot). Sähköisen asiakaspalvelu- ja tilausjärjestelmän hankintaan esitetään vuodelle 2010 75 000 euroa. 4 Maakunta-arkistojen kalusto- ja laitehankinnat. Suurin osa menoista on välttämättömiä mikrokuvauslaitteiden, muiden laitteiden ja kaluston uusimista. Turun maakunta-arkiston tutkijapalvelutilojen muutostöiden kalustomenot ovat vuonna 2010 30 000 euroa. Hämeenlinnan maakunta-arkiston varustamismenot ovat vuonna 2009 300 000 euroa. 5 Venäjä-hankkeen yhteydessä esitetty 100 000 euroa vuosittain on tarkoitettu käytettäväksi mikrofilmijäljenteiden hankkimiseen Suomea koskevista asiakirjoista. 18

19 6 TUNNUSLUKUTAULUKKO VAIKUTTAVUUS 2007 toteutu ma 2008 arvio 2009 tavoite 2010 tavoite 2011 tavoite 2012 tavoite 2013 tavoite Arkistoainesten kokonaismäärä (hm) 115 149 152 000 157 000 162 000 167 000 172 000 177 000 TUOTOKSET JA LAADUNHALLINTA Seulontapäätökset 27 27 27 30 30 30 30 Annettu koulutus - luentotunteja - osallistujia 990 1 718 800 1 500 800 1 500 700 1 200 700 1 200 700 1 200 700 1 200 Kurssipalautteet 4,12 > 3,5 > 3,5 > 3,5 > 3,5 > 3,5 > 3,5 Tarkastukset (lkm) Järjestetyt arkistot (hyllymetriä) 98 100 80 80 80 80 80 1 301 1 600 1 600 1 600 1 600 1 600 1 600 Tutkijakäynnit 61 202 66 000 66 000 66 000 66 000 66 000 66 000 Annetut todistukset ja selvitykset 16 463 20 000 20 000 20 000 20 000 20 000 20 000 Asiakastyytyväisyys (tutkijasalipalvelut) > 3,5 > 3,5 > 3,5 > 3,5 > 3,5 > 3,5 Arkistotietokanta VAKAN ulkopuoliset käyttökerrat 142 000 140 000 140 000 140 000 140 000 140 000 140 000 Digitointi (tiedostojen kokonaismäärä) TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS Kokonaistuottavuuden muutos (keskeisillä suoritteilla) Arkistoaineksen kokonaismäärä (hm/htv) 1013000 1300000 1600000 1900000 2200000 2300000 2600000 positiivinen positiivinen 482 594 620 635 643 683 702 positiivinen HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA Henkilötyövuodet 238,75 261 258 255 252 253 253 Sairauspäivät/htv 11,8 < 12 < 12 < 12 < 12 < 12 < 12-2,39 positiivinen positiivinen positiivinen Työtyytyväisyysindeksi 3,31 > 3,4 > 3,5 > 3,6

20 LIITE VAPA PROJEKTIN TOTEUTTAMINEN 2009-2011 Arkistolaitoksen kärkihanke - VAPA Opetusministeriön ja arkistolaitoksen välisessä tulossopimuksessa on sovittu, että Arkistolaitos toteuttaa sähköisten aineistojen vastaanotto- ja palvelujärjestelmän (VA- PA). Hanke on arkistolaitoksen kärkihanke. VAPA toteuttamisprojekti ja sen resursointi Arkistolaitos on asettanut VAPA - toteuttamisprojektin 1.10.2008 31.12.2010. Projektissa syntyy VAPA tietojärjestelmä ja sen käyttöönotto, ylläpito-, rahoitus- ja hallinnointimalli. Projektin toteuttaminen edellyttää 4,6 miljoonan euron rahoitusta vuosille 2009 2010 sekä sen jälkeen vuotuista ylläpito- ja käyttömaksua vuodesta 2011 eteenpäin 400 000 euroa vuosi. Rahoituksessa hyödynnetään vuodelta 2008 siirtyvää määrärahaa. Vuodelle 2009 tarvittava lisärahoitus on 2,4 miljoonaa euroa ja vuodelle 2010 lisärahoitus on 2,2 miljoonaa euroa. Vuodesta 2011 vuotuinen rahoitustarve on 400 000 euroa. Rahoitus kohdennetaan VAPAn toimintamallin suunnittelukustannuksiin sekä tietojärjestelmän määritys- ja hankintakustannuksiin. VAPAn ylläpito-, kehittämis- ja hallinnointikustannukset riippuvat sovittavasta toimintamallista, joka hyväksytään vuoden 2009 loppuun mennessä. Toimintamallin määrittelyn yhteydessä selvitetään se, miten organisaatiot voitaisiin velvoittaa käyttämään VAPA palvelua ja minkä ikäisenä aineisto VAPA palveluun tallennetaan. Arkistolaitos hankkii VAPA tietojärjestelmän ja siihen liittyvän ylläpidon palveluna valtion IT linjausten mukaisesti. Rahoitusta tarvitaan VAPA toteuttamisprojektiin osallistuvien henkilöiden palkkasekä projektin toteuttamisen yleiskustannuksiin. VAPAsta saavutettavat hyödyt VAPA järjestelmä mahdollistaa ja tukee sähköisten aineistojen arkistolaitokseen siirtämistä, vastaanottoa ja säilyttämisen sekä tukee arkistolaitoksen sähköisten tietopalveluiden kehittämistä. VAPA järjestelmää pystyvät hyödyntämään ensisijaisesti valtionhallinnon organisaatiot. VAPA järjestelmä mahdollistaa ja tukee arkistolaitoksen toimintojen, tehtävien ja prosessien sähköistämistä ja kehittämistä sekä edistää arkistolaitoksen tuottavuutta. Ennen VAPA toteuttamisprojektin hankintavaihetta keväällä 2009 laaditaan VAPAn kustannus-hyöty laskelma järjestelmän käyttöönotosta ja käytöstä saatavista hyödyistä ja vaikutuksista.

Toteutusprojektin keskeiset tarkistuspisteet - VAPAn vaatimusmäärittelyiden kommentointikierros 3/2009 mennessä - opetusministeriön kanssa tehtävä tulossopimus 4/2009 - päätös VAPA:n tarjouspyyntökierroksen käynnistämisestä 5/2009 - vuoden 2010 valtion budjetti - VAPA tarjouspyyntöjen hyväksyminen 9/2009 - VAPAn ylläpito-, käyttöönotto-, kehittämis-, rahoitus- ja hallinnointimallin hyväksyminen 12/2009 - opetusministeriön TTS käsittely 10/2009 - opetusministeriön kanssa tehtävä tulossopimus 4/2010 - opetusministeriön TTS käsittely 10/2010 - vuoden 2011 valtion budjetti. 21 Aikataulu - 10/2008 VAPA toteuttamisprojektin käynnistäminen - 10/2008-1/2009 VAPA toteuttamisen vaatimusmäärittelyiden tarkentaminen - 1/2009 3/2009 VAPA vaatimusmäärittelyistä kommentointikierros - 4/2009 VAPA vaatimusmäärittelyiden hyväksyminen - 3-4/2009 VAPA:n toteuttamisen kustannus hyöty arviointi - 4/2009 OPM ja AL:n tulossopimus; VAPAn hankintaprosessin käynnistäminen - 5/2009 VAPA tarjouspyyntökierroksen käynnistäminen - 9/2009 VAPA tarjouspyyntöjen hyväksyminen - 9/2009 VAPA tietojärjestelmän hankintasopimuksen tekeminen - 10/2009 VAPA toteutuksen käynnistäminen - 10/2009 5/2010 VAPA toteutus - 10/2009 12/2009 Ylläpitopalvelun ja palvelumittareiden määrittely, ylläpitopalvelun hankinta ja palvelusopimuksen tekeminen - 12/2009 VAPAn hallinnointi-, ylläpito-, kehittämis- ja rahoitusmallin hyväksyminen - 5/2010 11/2010 VAPAn testaaminen - 12/2010 VAPA toimintakunnossa RAHOITUKSEN KOHDENTAMINEN VAPAn toteuttaminen vuonna 2009 2010 VAPAn tekninen toteuttaminen käynnistyy vuoden 2009 alusta, ja VAPA on toimintakunnossa vuoden 2010 loppuun mennessä. VAPA perusvaatimusmäärittelyiden täsmentäminen VAPA vaatimusmäärittelyt on täsmennettävä ottaen huomioon sähköisten asiakirjaaineistojen elinkaaren hallinta kokonaisuudessaan asiakirjan synnystä pitkäaikaissäilyttämiseen saakka. Täsmentämisen yhteydessä otettava huomioon ainakin seuraavat asiat. Osa selvityksistä on jo toteutettu vuoden 2008 aikana. 1. Sähköinen arkistonmuodostus (eams)

22 o valtionhallinnon eams vaatimusmäärittelyt 2. Sähköinen säilyttäminen /sähköinen pysyväsäilyttäminen o määriteltävä sähköisen pysyvän säilyttämisen vaatimusmäärittelyt 3. Yhteys operatiivisiin järjestelmiin o asiakirjoja luovuttavat tietojärjestelmät ja siirtomekanismi o yhteydet Valdaan o dokumentinhallinnan vaatimusmäärittelyt ja VAPA 4. Tietopalveluvaatimukset, o VAPAssa olevien tietojen hyödyntäminen ja uudelleen käyttö o yhteydet Europeana 5. Suhde olemassa oleviin standardeihin ja mahdolliset muutokset 6. Yhteydet opetusministeriön Kansallinen digitaalinen kirjasto hankkeen yhteydessä käynnistettyyn pitkäaikaissäilyttämisen (PAS) projektiin 7. Vanhat sähköiset muodossa olevat aineistot 8. Rekisterit ja tietokannat Vuosi 2009 - VAPA vaatimusmäärittelyiden hyväksyminen yhteensä 62 000 euroa o konsultointi o muut kustannukset - VAPA kustannus hyöty laskelma; yhteensä 50 000 euroa o konsultointi tms. - VAPAn hankintaprosessit; yhteensä 88 000 euroa o konsultointi (Hansel) - VAPAn toteutuksen käynnistäminen, yhteensä 2 000 000 euroa o konsultointi o laitteistohankinnat VAPA toteutusprojektin henkilökustannukset, yhteensä 200 000 euroa Vuosi 2010 - VAPAn tietojärjestelmän toteutus, yhteensä 1 850 000 euroa o konsultointi o laitteistokustannukset - VAPAn käyttöönoton suunnittelu, yhteensä 150 000 euroa o konsultointi VAPA toteutusprojektin henkilökustannukset v. 2010, yhteensä 200 000 euroa

23 VUOSI 2011 - - VAPAn käyttöönotto, ylläpito ja hallinnointi, yhteensä 350 000 euroa o konsultointi o ylläpito- yms. maksut /vuosi VAPA palvelun vuosittaiset henkilökustannukset v. 2011 ; yhteensä 50 000 euroa VAPA toteuttamisprojektin organisointi VAPA -hankkeen johtoryhmänä toimii arkistolaitoksen johtoryhmä. Arkistolaitosta koskevat laajakantaiset ja periaatteelliset asiat päättää arkistolaitoksesta annetun asetuksen (832/1994) nojalla arkistolaitoksen pääjohtaja. Arkistolaitoksessa päätöksentekoa tukee asiantuntijaelimenä toimiva arkistolaitoksen neuvottelukunta. VAPA -hankkeelle asetetaan ajalle 1.10.2008 31.12.2010 ohjausryhmä, johon nimetään edustajat, jotka edustavat sähköisestä asioinnista ja sähköisten aineistojen pitkäaikaissäilytyksen kehittämisestä vastaavien ministeriöiden ja muiden organisaatioiden edustajista. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii arkistolaitoksen pääjohtaja Jussi Nuorteva ja sihteerinä VAPA -hankkeesta vastaava kehittämisjohtaja Päivi Happonen. VAPA -hankkeen toteuttamisen tueksi asetetaan ajalle 1.10.2008 31.12.2010 projektiryhmä, joka raportoi ohjausryhmälle. Projektiryhmään nimetään valtionhallinnon keskeiset sähköisten aineistojen tuottajien asiantuntijaedustajia sekä muiden sähköisestä tiedonhallinnasta ja sähköisten aineistojen pysyväissäilytykseen liittyvistä kysymyksistä vastaavien organisaatioiden asiantuntijaedustajat. Projektiryhmän puheenjohtajana toimii arkistoneuvos Markku Nenonen ja sihteerinä kehittämisjohtaja Päivi Happonen. Käytännön tasolla määritys- ja toteutustyö tehdään VAPA -hankkeessa sekä sen tueksi erikseen asetettavissa työryhmissä, joihin kutsutaan sekä arkistolaitoksen edustajia että ulkopuolisia asiantuntijoita. Projektin liittymät muihin julkisen hallinnon hankkeisiin tai projekteihin Projektilla on liittymät ainakin seuraaviin julkisen hallinnon projekteihin Valtiovarainministeriö - Valda - Valtion IT palvelukeskus (VIP) - Arkkitehtuurityö - Sähköisen asioinnin palvelualusta Sosiaali- ja terveysministeriö - KANTA potilasarkistojärjestelmä Opetusministeriö - Pitkäaikaissäilyttäminen (PAS) - OpetusTIME Valtionhallinto kokonaisuudessaan

- valtionhallinnon asianhallinnan ja dokumentinhallinnan tietojärjestelmät ja hankkeet - kaikki valtion tietojärjestelmät, jossa käsitellään asiakirjallista tietoa Kuntasektori - kuntien asianhallinnan ja dokumentinhallinnan tietojärjestelmät ja hankkeet - kaikki kuntien tietojärjestelmät, jossa käsitellään asiakirjallista tietoa 24