Länsi-Uudenmaan kuntien aiesopimus seudullisen tietohallinnon yhteistyöstä

Länsi-Uudenmaan kuntien aiesopimus seudullisen tietohallinnon yhteistyöstä

Sisällys Johdanto...3 Taustaa...3 Tietohallintoyhteistyön strategiset periaatteet...4 Tietohallinnon vastuulla olevat tehtävät...5 Yleistä...5 Palvelujen ja prosessien kehittäminen...6 Toimialakohtainen kehittäminen...7 Arkkitehtuurin kehittäminen...7 Tietotekniikkapalvelujen järjestäminen ja ohjaus...7 ICT-hankintojen, -sopimusten ja toimittajahallinnan tuki ja valmistelu...8 Hankehallinta...8 Organisointitapa...9 Päätöksenteon mekanismit...9 Hallintomalli... 11 Taloudelliset puitteet... 12 Tietohallintoyhteistyön kustannukset ja rahoitus... 12 Henkilöstö... 13

Johdanto Länsi-Uudenmaan kuntatoimijat (kunnat, kuntayhtymät) ovat tehneet yhteistyötä tietotekniikan alueella jo pitkään. Yhteistyön laajuus ja toimintamallit ovat vaihdelleet, samoin niiden kuntatoimijoiden joukko, jotka kulloiseenkin järjestelyyn ovat osallistuneet. Keväällä 2015 Länsi-Uudenmaan tietohallinnon uuden toimintamallin suunnittelu -projektissa Hangon kaupunki, Inkoon kunta, Karkkilan kaupunki, Lohjan kaupunki, Raaseporin kaupunki, Siuntion kunta, Vihdin kunta sekä perusturvakuntayhtymä Karviainen pohtivat mahdollisuuksia toteuttaa alueen tietohallintofunktio seudullisesti. Projektin tuloksena syntyi kuvaus seudullisen tietohallinnon tavoitetilasta ja tavoitetilan toteutussuunnitelma, jotka dokumentoitiin kolmen dokumentin muotoon: 1. Aiesopimus tietohallintoyhteistyöstä (tämä dokumentti), jossa kuvataan seudullisen tietohallinnon lähtökohdat, tavoitteet ja strategiset toimintaperiaatteet 2. Toimintamalli, jossa seudullisen tietohallinnon käytännön toteutusmalli kuvataan yksityiskohtaisemmin 3. Kehittämissuunnitelma, jossa kuvataan uuden toimintamallin käynnistämisen edellyttämät toimenpiteet ja toiminnan käynnistymisen jälkeisen vaiheen ensimmäiset sovitut toimenpiteet Taustaa Tässä Aiesopimus tietohallintoyhteistyöstä -dokumentissa kuvataan Hangon kaupungin, Inkoon kunnan, Karkkilan kaupungin, Lohjan kaupungin, Raaseporin kaupungin, Siuntion kunnan, Vihdin kunnan sekä perusturvakuntayhtymä Karviaisen kesken kehitetyt uuden seudullisen tietohallinnon lähtökohdat, tavoitteet ja strategiset toimintaperiaatteet. Kuvattu toimintamalli perustuu lähtötilanteeseen, jossa kuntatoimijat vastaavat kukin tietohallinnostaan itsenäisesti joko omalla henkilöstöllään tai ostopalvelua hyödyntäen (Vihti, Karkkila, Karviainen). ITpalvelutuotannossa Lohja 1, Vihti, Karkkila ja Karviainen käyttävät ensisijaisesti ostopalvelua, kun taas muilla on toiminnan perustana omaa IT-henkilöstöä. Uuden seudullisen tietohallinnon tavoitetilan mukaisen toimintamallin lähtökohtana on Länsi- Uudenmaan kuntatoimijoiden yhteinen tietohallintotoimija, joka vastaa yhteisten ICT-toimintaa koskevien arkkitehtuurilinjausten ja kehittämisperiaatteiden laadinnasta. Yhteinen tietohallinto toimii tiiviissä yhteistyössä kuntatoimijoiden ylimmän johdon kanssa sen varmistamiseksi, että kuntatoimijoiden strategiset tavoitteet ja edut tulevat huomioiduksi ja edistetyksi kaikessa tietohallinnollisessa kehittämisessä sekä IT-palvelutuotannon järjestelyissä. Dokumentissa kuvataan ylätason toimintamalli ja periaatteet, joiden mukaan Länsi-Uudenmaan kuntatoimijat järjestävät keskinäisen tietohallinto- ja tietotekniikkayhteistyönsä tulevaisuudessa (tarkempi aikataulu sovitaan syksyllä 2015). Toimintamallikuvauksen painotus 1 Lohja on varautunut ottamaan mahdollisesti jo syksyllä 2015 takaisin omaan organisaatioonsa sen IThenkilöstön, joka vuoden 2013 alussa siirrettiin Kuntien Tieran Länsi-Uudenmaan Paikallispalveluun.

on tietohallinnon johtamisessa; tietotekniikkapalvelujen (IT-palvelut) tuotannon järjestämisestä esitetään vain pääpiirteet. Yksityiskohtaisemmin asiat kuvataan Toimintamalli-dokumentissa. Dokumentti tulee toimimaan pohjana myöhemmin tehtävälle yhteistyösopimukselle ja työssä mukana olleet kuntatoimijat ovat sitoutuneet viemään yhteistyösopimuksen päätöksentekoon viimeistään keväällä 2016. Tietohallintoyhteistyönstrategisetperiaatteet Strategiset pääperiaatteet ja tavoitteet Länsi-Uudenmaan tietohallinto- ja tietotekniikkayhteistyölle ovat: 1. Kuntien ydintoiminta on yhä kriittisemmin riippuvaista tietotekniikasta. Kuntatoimijat sitoutuvat nostamaan tietohallinnon strategisesti tärkeäksi toiminnoksi ydintoimintojensa hoitamiseen ja kehittämiseen liittyvissä asioissa. 2. Tietohallinnon ja ydintoiminnan yhteistyötä edistetään ja syvennetään määrätietoisesti asteittain, hyväksi tunnettuja käytäntöjä ja toimintamalleja käyttäen. 2 3. Kukin yhteistoimintaan osallistuva kuntatoimija sitoutuu noudattamaan yhteisen tietohallinnon valmistelemia tietojenkäsittelyyn liittyviä arkkitehtuurilinjauksia. 4. Tietohallinnon johtamisen ja IT-palvelujen sisällöllinen kattavuus ja laatutaso saatetaan kansallisen vertailun näkökulmasta vähintään hyvälle keskitasolle. 5. Kaikki ne IT-palvelut, joissa yhdistämisellä voidaan alueen kokonaisuus huomioiden saavuttaa etua esim. kustannussäästöjen tai palvelutason nousun muodossa, yhdistetään ja/tai yhtenäistetään (harmonisoidaan). Etenemisen aikataulu, priorisoinnit ja kuntatoimijakohtainen mukaantulo määritellään tarkemmin erillisissä kehittämissuunnitelmissa, joiden päivityssykli määritetään tietohallinnon vuosikellossa. 6. Yhteisten tai yhteisesti suunniteltujen IT-palvelujen tulee olla riittäviä ja kyllin laadukkaita, jotta ne mahdollistavat kuntatoimijoille niiden strategiaan ja lakisääteisiin vaatimuksiin perustuvan ydintoiminnan hyvän hoitamisen 7. IT-palveluihin kohdistuvista lakisääteisistä vaatimuksista ei tingitä. 8. Yhteiset IT-palvelut järjestetään siten, että ne mahdollistavat kaksikielisen (tai monikielisen) toiminnan ja hallinnon kunnissa, joilla on siihen lakisääteinen velvoite tai muu strategisesti merkittävä intressi. 9. IT-palvelutuotanto järjestetään kustannustehokkaasti hyödyntäen sekä yhteisiä (pääsääntö) että kuntatoimijakohtaisia (poikkeus) tuotantorakenteita. 2 Käytetään apuna esimerkiksi Kuntien Tieran kuntien tietohallinnon johtamista varten laatimia toimintamalleja sekä alan kansainvälisiä ja kansallisia standardeja tai vastaavia viitekehyksiä.

10. IT-tuotantokustannusten nousu sallitaan, jos se on välttämätöntä sovitun tasoisten palvelujen tuottamiseksi tai jos kohtuullisten lisäpanostusten avulla saadaan aikaan kokonaistaloudellista etua. 11. Yhteistyön ensisijainen motiivi on alueen kokonaisetu kuntatoimijakohtaisen osaoptimoinnin sijasta. Tämän edistämiseksi osapuolet sitoutuvat keskinäiseen avoimuuteen tiedonvaihdossa sekä kutakin osapuolta koskevien etujen ja haittojen objektiiviseen arviointiin ilman ns. kotiin päin vetoa. Tietohallinnonvastuullaolevattehtävät Yleistä Tietohallinnon tehtävänä on varmistaa, että organisaation tieto- ja viestintätekniikka tukee mahdollisimman hyvin ja tehokkaasti muun organisaation toimintaa ja että asiakkaat saavat laadukkaita palveluja. Tietohallinnon tehtävänä on myös huolehtia, että tietohallinnon kustannukset ovat hallittuja ja ne kohdennetaan oikein ja läpinäkyvästi. Yhteisen tietohallinnon tehtäväkenttää määriteltäessä käytetään apuna Kuntien Tieran kehittämää tietohallintomallia. 3 3 Tieran kehittäessä tietohallintomalliaan kuntatoimijoiden tarpeiden mukaisesti otetaan uudistukset soveltuvin osin huomioon myös Länsi-Uudenmaan tietohallintoyhteistyössä.

Kuva 1 Tietohallinnon kehittyminen kohti johdon strategista kumppanuutta Tavoitteena on varmistaa ja vakiinnuttaa aluksi kuvassa Kuva 1 Tietohallinnon kehittyminen kohti johdon strategista kumppanuutta esitetty palvelevan tietohallinnon toteutuminen riittävällä kuntatoimijoiden tarpeiden mukaisella tasolla ja sitten edetä 2 3 vuoden kuluessa hallitusti Kuva 1 mukaiselle toimintaa kehittävän tietohallinnon tehtäväalueelle. Tämä vaiheistus huomioidaan myös tietohallinnon johtamisen resursoinnissa (henkilötyön määrässä) ja siihen liittyvien ostopalvelujen mitoituksessa. Eteneminen ja sen aikataulu tarkennetaan tietohallinnon kehittämissuunnitelmissa vuosittain. Palvelujenjaprosessienkehittäminen Tavoitetilassaan yhteinen tietohallinto osallistuu aktiivisena osapuolena kuntatoimijoiden yhteisiin palvelujen ja prosessien kehittämistoimiin. Lisäksi se tukee tai ainakin koordinoi tärkeimpiä kuntatoimijakohtaisia kehittämishankkeita. Vrt. hankehallinta.

Toimialakohtainenkehittäminen Toimialakohtainen kehittäminen perustuu ensisijaisesti yhteisen tietohallinnon koordinoimiin kuntayhteisiin kehittäjäryhmiin tai -verkostoihin (vrt. Kuva 2 Päätöksentekomalli seudullisessa tietohallintoyhteistyössä). Myös kuntatoimijakohtaiset toimialojen kehittämisehdotukset alistetaan kuntayhteisten ryhmien arvioitavaksi ennen toimeenpanon aloittamista. Näin varmistetaan, että toimialakohtaisessakin kehittämisessä tulevat aina huomioiduksi tehdyt yhteiset arkkitehtuurilinjaukset ja (ensisijaisesti) kuntayhteisten ratkaisujen mahdollisuus. Arkkitehtuurinkehittäminen Yhteinen tietohallinto tukee ja koordinoi kuntatoimijoiden kokonaisarkkitehtuurityötä ja määrittelee tietoteknisen yhteistyön "selkärangaksi" arkkitehtuurilinjaukset ja -periaatteet, joihin yhteistyö perustuu ja joihin jokainen osallistuja sitoutuu osaltaan. IT-infrastruktuuria koskevat arkkitehtuurilinjaukset yhteistä kehittämistä ohjaavat arkkitehtuurilinjaukset teknologiaa koskevat arkkitehtuurilinjaukset tietoturvaa ja tietosuojaa koskevat arkkitehtuurilinjaukset hankintamalleja ja -kanavia koskevat arkkitehtuurilinjaukset linjaukset koskien kuntatoimijakohtaisen tekemisen ja yhteisen tekemisen rajapintoja sekä ulkoisten toimittajien ja kuntatoimijoiden rajapintoja Kukin kuntatoimija sitoutuu noudattamaan yhteisiä arkkitehtuurilinjauksia toimintansa järjestämisessä ja kehittämisessä. Tietotekniikkapalvelujenjärjestäminenjaohjaus Yhteinen tietohallinto vastaa tietotekniikkapalveluiden järjestämisestä ja ohjauksesta ohjausryhmältä saamissaan puitteissa. Tietohallinto vastaa tietotekniikkapalveluiden sopivimman järjestämistavan valinnasta linjaa, mitkä palvelut ovat kuntayhteisiä ja mitkä kuntatoimijakohtaisia ja missä määrin. Linjaukset ovat kuntatoimijoita sitovia ja vain erikseen sovittavissa tapauksissa kuntatoimija voi perustellusta syystä ja omalla kustannuksellaan poiketa tehdyistä linjauksista. määrittelee yhteisten ja tarvittaessa myös kuntatoimijakohtaisesti toteutettavien ITpalvelujen sisällöt ja palvelutasot

Kuntatoimijoiden siirtyminen aiemmasta paikallisesta tuotantomallista yhteisen palvelutuotannon piiriin tehdään suunnitelmallisesti ja tarpeen mukaan vaiheistaen ja porrastaen. Tietotekniikkapalvelujen järjestämistä ja ohjausta linjataan tarkemmin toimintamallidokumentissa ja tarkennetaan edelleen vuosikellon mukaisesti työstettävissä yhteisissä kehittämissuunnitelmissa. Yhteisiin ja kuntakohtaisiin jaoteltu palveluvalikoima kirjataan sitovaa yhteistyösopimusta tehtäessä riittävällä tarkkuudella 4 yhteistyön ensimmäiset vuodet kattavaan kehittämissuunnitelmaan. ICT-hankintojen,-sopimustenja toimittajahallinnantukijavalmistelu Hankehallinta Yhteinen hankinta suunnittelee ja valmistelee (esim. tarve- tai esiselvitysten, vaatimusmäärittelyjen, markkinatilanteen arviointien, kustannus-hyöty-analyysien muodossa) ICT-hankintoja, joissa yhteistyön arvioidaan erityisesti kannattavan. Tarvittaessa se tarjoaa kuntatoimijoille asiantuntijatukea myös näiden omissa ICT-hankinnoissa. Yhteinen tietohallinto auttaa kuntatoimijoita valvomaan ICT-ostopalvelujen tuotannon sopimuksenmukaisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta, niiden oikeaa mitoitusta ja niiden kehittymistä kuntatoimijoiden tarpeiden mukaisesti. Tähän kuuluu myös varautuminen sopimusten elinkaaren mukaisiin muutostilanteisiin sekä vuorovaikutus toimittajien kanssa (seuranta- ja kehitystapaamiset) sekä tarvittaessa reklamointi. Yhteinen tietohallinto ei kuitenkaan toimi varsinaisena hankintayksikkönä, joten juridinen vastuu hankinnoista pysyy kuntatoimijoilla. Yhteinen tietohallinto koordinoi kuntatoimijoiden ICT-keskeisiä ja -sidonnaisia kehittämishankkeita, tarkoituksenaan parantaa kehittämisen tavoitteellisuutta ja tuloksellisuutta sekä mahdollistaa erilaisten hankkeiden vertailut, priorisoinnin ja aikataulullisen yhteensovittamisen. Kokonaisvaltaisen kehittämisen edellytyksenä on ainakin jonkin tasoinen projektisalkunhallinta, joka puolestaan edellyttää projektimaista työskentelyä niin yhteisessä kuin kuntatoimijakohtaisessakin ICT-kehittämisessä. 4 Minimitarkkuus on palveluluettelo ja siihen perustuvat palvelujen yleiskuvaukset. Varsinaiset palvelu- ja prosessikuvaukset tehdään erikseen, ja niitä katselmoidaan ja ylläpidetään säännöllisesti.

Organisointitapa Tietohallinnon yhteistoiminta toteutetaan verkosto-organisaationa, jonka resurssit koostuvat seuraavista kokonaisuuksista: A. kuntien oman tietohallintohenkilöstön kaikille toimijoille kohdistama työpanos, joka tietoisesti, suunnitellusti ja mitattavissa olevin menettelyin kohdistetaan yhteisiin tietohallintotehtäviin B. ostopalveluna yhteisesti hankitut tietohallinnon asiantuntijat, jotka palvelusopimukseen tarkemmin kirjattavalla tavalla toimivat asiakkaidensa tietohallintona Ulkoisen asiantuntijatyön (B) rahoittamisjärjestelyissä huomioidaan, mitkä kunnat osoittavat yhteiseen tietohallintotyöhön myös omia henkilöresurssejaan (A), siitä erillistä korvausta vaatimatta. Yksityiskohtaisemmin organisoitumisesta linjataan Toimintamalli-dokumentissa. Päätöksenteonmekanismit Yhteinen tietohallinto verkostomaisesti toteutettuna ei ole toimivaltainen viranomainen eikä voi siksi käyttää itsenäisesti kunnille kuuluvaa päätösvaltaa. Sen sijaan tietohallinto tekee kuntatoimijoiden päätöksenteon avuksi suunnittelu- ja valmistelutyötä, jonka lähtökohta on tietohallintoa koskeva yhteistyösopimus ja jonka tarkemmat sisällöt perustuvat kulloinkin voimassa oleviin tietohallinnon työ- ja kehittämissuunnitelmiin. Kuntatoimijoiden omat päätöksentekomallit ja yhteisen tietohallinnon valmistelu sovitetaan yhteen seuraavan kuvan mukaisesti:

Kuva 2 Päätöksentekomalli seudullisessa tietohallintoyhteistyössä 1. Yhteisen, seudullisen tietohallinnon toimintaa ohjaa kuntien ja kuntatoimijoiden johdosta muodostuva ohjausryhmä. 2. Yhteinen tietohallinto, kuntien toimialat ja toimialan palveluja tuottavat toimijat määrittelevät yhdessä kehittämisen tarpeet sekä esittävät seudullisesti käynnistettävät hankkeet, niiden vaikuttavuustavoitteet ja yhteistyössä tietohallinnon kanssa tehdyt budjetointiehdotukset. Yhteinen tietohallinto tukee toimialakohtaista kehittämissuunnittelua tietohallintomallin mukaisilla menettelyillä sekä omalla toimiala- ja markkina-/ratkaisutuntemuksellaan. Tietohallinto koostaa ja jalostaa toimialatarpeet jatkokäsittelyyn huomioiden toimialojen väliset synergiaedut ja mm. kansalliset mahdollisuudet. 3. Tietohallinto järjestää ja kehittää palveluita huomioiden toimialojen tarpeet, IT-palvelujen yleisen markkinatilanteen ja kansalliset ratkaisumahdollisuudet. Tietohallinto vastaa tietohallinnon palveluhankinnoista ja toimittajahallinnasta (palvelusopimukset ja tietojärjestelmäsalkku). 4. Ohjausryhmä priorisoi hankkeet ja sopii jatkokäsittelyyn ja toimijoiden päätöselimiin menevät esitykset seudullisesti käynnistettävistä hankkeista.

Tietohallintoyhteistyön toivottujen tulosten ja hyötyvaikutusten saavuttamiseksi tarvitaan kuntatoimijoiden yhdenmukaista (ristiriidatonta) päätöksentekoa. Tämän vuoksi kuntatoimijoiden tulee hyväksyä, että tietohallintoasioissa kuntatoimijoiden itsenäistä päätöksentekoa eräin osin ohjaavat jatkossa mm. yhteiset arkkitehtuurilinjaukset ja kehittämissuunnitelmat, joihin tietohallinnon yhteistyösopimuksessa periaatetasolla jo ennakoivasti sitoudutaan. Hallintomalli Tietohallinnolle nimetään kuntayhteinen ohjausryhmä, johon kukin osallistuva kuntatoimija saa asettaa yhden jäsenen, jolle on asetettava varajäsen. Ohjausryhmän puheenjohtaja valitaan 1-2 vuodeksi kerrallaan. Ohjausryhmän tehtävät (ja päätöksentekovaltuudet): Yhteisen tietohallinnon vuosittaiset resurssit: o kuntatoimijoille annettavat linjaukset siitä, millaisin henkilövarauksin niiden tulee osallistua yhteistyöhön o kuntatoimijoille annettavat linjaukset siitä, millaisin määrärahavarauksin niiden tulee osallistua yhteistyöhön Yhteiseen tietohallintoon nimettävien henkilöiden valinnan hyväksyntä o sekä ostopalveluhenkilöiden että kuntatoimijoiden yhteistyöhön osoittamien virka- tai työsuhteisten henkilöstön osalta Yhteisen tietohallinnon valmistelemien työ- ja kehittämissuunnitelmien hyväksyminen Yhteisen tietohallinnon laatimien arkkitehtuurilinjauksien hyväksyminen Linjaukset yhteisten kehittämishankkeiden priorisointi- ja toteuttamiskriteereistä sekä rahoitusmenettelyistä tarvittaessa myös yksityiskohtainen hankkeiden priorisointi ja toteutuspäätökset Ohjausryhmä raportoi kuntatoimijoille vähintään seuraavasti: Kokousmuistiot ja mahdolliset erilliset päätöskirjaukset toimitetaan viipymättä kuntatoimijoiden johtoryhmien saataville Tiivistelmä yhteisen tietohallinnon työstä ja aikaansaannoksista liitettäväksi (tarpeen mukaan) kuntatoimijoiden osavuosikatsauksiin sekä vuositason yhteenveto tilinpäätösten vaatimassa aikataulussa Aktiivinen vuorovaikutus kunkin ohjausryhmän jäsenen oman organisaation ylimmän johdon ja toimialajohdon vastuuhenkilöiden kanssa myös riippumatta siitä, mikä on kokousten tai muun raportoinnin aikataulu

Taloudellisetpuitteet Kuntayhteistyössä, jossa kullakin osapuolella on itsenäinen päätösvalta, on väistämättä myös riski, että yksi tai muutama kuntatoimija periaatetason sitoumuksistaan huolimatta kieltäytyy kokonaisuuden kannalta hyvästä yhteisratkaisusta itseään koskevien taloudellisten rasitteiden vuoksi. Tämän välttämiseksi noudatetaan tietohallintoyhteistyön ja siihen perustuvien yhteisten tietotekniikkapalvelujen rahoituksessa (kustannusvastuissa) periaatteita, joilla pyritään estämään kustannusvaikutuksiin perustuvan osaoptimoinnin ehkäisy: 1. Yhteisratkaisuissa, jotka tuottavat taloudellista kokonaishyötyä verrattuna kuntatoimijakohtaisiin erillisratkaisuihin, kenenkään ei tarvitse maksaa yhteisratkaisusta enempää kuin vaihtoehtoisesta (saman hyödyn toteuttavasta) kuntatoimijakohtaisesta ratkaisusta. Ne, joille yhteisratkaisu on välittömästi edullisempi kuin vaihtoehtoinen kuntatoimijakohtainen ratkaisu, ottavat kantaakseen ne lisäkustannukset, jotka yhteisratkaisu muutoin toisille aiheuttaisivat. 2. Yhteisratkaisuissa, jotka vaativat yhteenlaskettuna taloudellisia uhrauksia, voidaan osa (X %) tarvittavasta lisäpanostuksesta jakaa suhteessa vaihtoehtoiseen kuntatoimijakohtaiseen kustannustasoon, ja osa (100 - X %) jaetaan tasan tai suhteessa kunkin kuntatoimijan volyymiin. Tarkoituksena on keventää niiden kuormaa, joille yhteisratkaisuun siirtyminen aiheuttaa eniten kustannuksia. Menettely edellyttää kiistatonta laskelmaa siitä, miten yhteisen ratkaisun kustannusvaikutus poikkeaa vaihtoehtoisesta kuntatoimijakohtaisesta erillisratkaisusta. 3. Tapauskohtaisia hyöty- ja haittavaikutuksia sekä niiden kompensaatioita laskettaessa on huomioitava myös mahdolliset laadulliset tai sisällölliset erot kunkin kuntatoimijan lähtötilanteen ja uuden yhteisratkaisun välillä. Kun näitä periaatteita sovelletaan moniin eri tapauksiin, kertyvien hyötyjen ja kompensaatioiden jakauma tasaantuu. Silloin pitkällä aikavälillä kaikki hyötyvät, eikä kukaan joudu lyhyellä aikavälillä kohtuuttomaan tilanteeseen tapauskohtaisten lisäkustannusten vuoksi. Tietohallintoyhteistyönkustannuksetjarahoitus Yhteisen tietohallinnon aiheuttamat kustannukset ovat pääasiassa seuraavia: Yhteisen tietohallinnon henkilötyö virkatyönä Yhteisen tietohallinnon henkilötyö ostopalveluna Tilakustannukset Työvälinekustannukset Matkakustannukset Kehittämishankkeiden kustannukset

Tietohallintoyhteistyön perusrahoituksen jakoperusteena käytetään kuntatoimijoiden vakituisen henkilöstön lukumäärää. Tietohallintoyhteistyössä sovittavien kehittämishankkeiden hyöty- ja kustannusvaikutukset (ns. business case) lasketaan aina hankekohtaisesti mahdollisimman luotettavasti etukäteen. Samalla määritetään hankekohtaisesti perusteet kuntatoimijakohtaisille rahoitusosuuksille hankkeiden vaatimissa ja niihin perustuvissa jatkuvien palvelujen hankinnoissa. Rahoitusosuuksien laskentatapaan voivat vaikuttaa mm. hankkeen luonne, kunnan osuus hankinnan kokonaisvolyymissä, kunnan lähtötilanteen ja yhteiseksi sovitun tavoitetilan välinen ero. Lisäksi käytetään tarvittaessa yllä otsikon Taloudelliset puitteet alla kuvatun kaltaisia kompensaatiomenetelmiä kustannusvaikutusten tasaamiseksi tilanteissa, joissa yhteinen etu voisi olla ristiriidassa yksittäisen kuntatoimijan edun kanssa. Kukin kuntatoimija sitoutuu yhteistyön perusteella vuosittain budjetoimaan riittävästi määrärahoja yhteistyön ylläpitämiseen, yhteisiin IT-palveluihin ja yhteisen kehityssuunnitelman mukaisiin kehittämishankkeisiin. Ohjausryhmän jäsenten velvollisuutena on edistää ja valvoa tämän toteutumista kuntatoimijakohtaisessa talousarvion valmistelussa. Henkilöstö Henkilöstön osalta voidaan noudattaa kahta vaihtoehtoista menettelyä: 1. Yhteisen tietohallinnon rooleja hoitavat henkilöt jatkavat nykyisen kuntaorganisaationsa palveluksessa, jolloin kyseiset kuntatoimijat osallistuvat yhteisen tietohallinnon rahoitukseen (ainakin osittain) tällä panoksella eikä henkilösiirtoja tehdä. 2. Kunnat ostavat yhteisen tietohallinnon rooleja hoitavien henkilöiden työpanoksen ostopalveluna, jolloin myös henkilösiirtoja voidaan tarvita. Tämä voidaan toteuttaa myös niin, että nykyistä henkilöstöä siirtyy ostopalvelua tuottavan organisaation työntekijäksi Yhteinen tietohallinto voidaan muodostaa myös näiden menettelyjen yhdistelmänä.