18.2.2004 ARKISTOLAITOKSEN TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA 2005-2008 HELSINKI 2004
SISÄLTÖ Sivu TOIMINTA-AJATUS 1 TULOSTAVOITTEET 1 1. Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjaus 1 2. Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen 2 3. Tietopalvelu 2 4. Muut tehtävät 3 5. Hallinto- ja tukipalvelut, ohjausjärjestelmät ja voimavarat 4 6. Kärkihankkeet - Vakka-arkistotietokanta 5 - Sähke-hanke 5 7. Henkilöstö 6 LIITE 1 Tulostavoitteet 7 LIITE 2 Menokehykset 8
1 TOIMINTA-AJATUS on asiantuntija- ja palveluorganisaatio, jonka toiminnan tuloksena yksilölle ja yhteiskunnalle merkittävä arkistoaines säilyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa ja on tehokkaasti käytettävissä. Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja niiden käytettävyys, edistää tutkimusta sekä ohjata, kehittää ja tutkia arkistotointa. TULOSTAVOITTEET 1 Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjaus Arkistolaitoksen tehtävänä on määritellä, mikä osa julkisen hallinnon arkistoihin kertyvistä asiakirjoista tulee säilyttää pysyvästi. Tavoitteena on päästä nykyisestä yli 20 %:n säilytysosuudesta keskimäärin noin 15 %:n osuuteen koko julkisen hallinnon arkistonmuodostuksesta. Vuonna 2001 suoritetun suuren kyselyn tuloksena saatuja tietoja käytetään hyväksi seulonnan tehostamisessa. on tätä silmällä pitäen kehittänyt seulontastrategiaansa. On odotettavissa, että arkistolaitokselle käsiteltäviksi tulevien seulonta-asioiden määrä lisääntyy hallinnon tehtävissä ja organisaatiossa tapahtuneiden ja edelleen jatkuvien muutosten sekä tietojärjestelmien kehittymisen seurauksena. Asiakirjahallinnon ohjaustarvetta lisäävät vuonna 2003 voimaan tullut laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa sekä julkisuuslainsäädännössä korostettu hyvän tiedonhallintatavan toteuttaminen. Julkisuuslain edellyttämät selvitykset hyvän tiedonhallintatavan toteutumisen arvioimiseksi on määrätty tätä koskevassa asetuksessa tehtäväksi arkistonmuodostussuunnitelmaa hyväksi käyttäen. Arkistotoimen ohjauskeinoina ovat norminanto ja sitä tukeva koulutus sekä viranomaisten arkistotoimen tarkastukset. Arkistotoimen painopisteitä arvioidaan mm. viranomaiskyselyiden avulla. Viranomaisten arkistotoimeen kohdistuvaa tarkastustoimintaa kehitetään edelleen tavoitteena konsultoiva ohjauskäytäntö. Myös asiakirjahallinnon ja arkistoimen konsultointia jatketaan kysynnän mukaan resurssien sallimissa puitteissa. Arkistokoulutuksessa arkistolaitos antaa edelleen peruskurssimuotoista ja täydentävää koulutusta, mm. teemapäivien muodossa. Koulutuksen määrä riippuu kysynnästä, johon osaltaan vaikuttaa myös arkistolaitoksen ulkopuolinen koulutustarjonta. Yliopistotasoisen arkistokoulutuksen alalla jatketaan yhteistyötä Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen laitoksen kanssa. Ylempää arkistotutkintoa kehitetään Tampereen koulutusohjelman rinnalla. Turun yliopiston täydennyskoulutuskeskuksen kanssa jatketaan yhteistyötä asiakirjahallinnon koulutusohjelman toteuttamisessa. osallistuu
2 ammatilliseen aikuiskoulutusjärjestelmään kuuluvan uuden asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinnon toteuttamiseen. 2 Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen Arkistolaitoksen perustoimintoihin kuuluva asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilymisen turvaaminen edellyttää arkistotilojen riittävää lisäystä valtion taloudellisten edellytysten sallimissa puitteissa. Tämä merkitsee kiinteistömenojen huomattavaa osuutta (noin 36 %) arkistolaitoksen kaikista toimintamenoista. Suunnittelukaudella arkistolaitoksen käytössä olevat arkistotilat ovat muuten riittävät, paitsi Hämeenlinnan maakunta-arkiston osalta. Hämeenlinnan maakunta-arkiston uudisrakennuksen suunnittelu käynnistyy vuonna 2004 ja valmistuminen ajoittuu, mikäli rahoituspäätökset toteutuvat, vuoden 2006 loppuun. Tarkoitukseen on Hämeenlinnan kaupunki osoittanut tontin Keinusaaren kaupunginosasta. Uudisrakennuksen talousarviovaikutus kohdistuu ensimmäisen kerran vuoteen 2007. Yksityisarkistojen valtakunnallisen hankintapolitiikan perusteiden selvittämistä jatketaan valmistelemalla yhteinen strategia, jossa sovitaan työnjaosta ja yhteistyöstä keskeisten yksityisarkistoja keräävien laitosten kanssa. Arkistolaitoksen aineistojen mikrokuvausta ja digitointia jatketaan vuosille 2001-2005 laaditun 5-vuotissuunnitelman mukaisesti. Vuodesta 2006 lähtien laaditaan uusi 5-vuotissuunnitelma. Digitoitujen aineistojen kuvatietokanta on omana kokonaisuutenaan, mutta Vakka-arkistotietokanta sisältää sitä koskevat viitetiedot. Korttimuotoisten kirkonkirjamikrofilmien kopiointia ja mikrofilmien digitointia jatketaan. Vanhentunutta mikrokuvauslaitteistoa uusitaan. Suomen ja Venäjän arkistolaitosten välisenä yhteistyönä pyritään Venäjältä hankkimaan mikrofilmejä Suomea koskevista arkistoaineistoista. seuraa muissa ns. muistiorganisaatioissa suunniteltavia ja toteutettavia kansallisen kulttuuriperinnön digitointihankkeita. Asiakirjojen konservointia toteutetaan aikaisemmassa laajuudessa. 3 Tietopalvelu Tutkijakäyntien määrän odotetaan suunnittelukaudella pysyvän sillä korkealla tasolla, jolla se on 1990-luvulla ja 2000-luvun alussa ollut. Internetin kautta käytettävissä olevat arkistoaineistojen hakutiedot edistävät aineistojen tunnettavuutta ja lisäävät kiinnostusta arkistolaitoksessa säilytettävää alkuperäisaineistoa sekä arkistolaitoksen tarjoamia palveluita kohtaan. Kansallisarkiston
3 kävijämääriin vaikuttavat myös keskushallinnosta Kansallisarkistoon siirrettyjen suurien kartta- ja piirustusaineistojen kysyntä. Koko arkistolaitoksen kävijämääriä lisännevät edelleen uusien kirkonkirjamikrofilmien kopiointi asiakaskäyttöön. Asiakaspalvelun kehittämisessä on tavoitteena lisätä sähköisten hakujärjestelmien käyttöä sekä toteuttaa sähköisen asioinnin palveluja. Tämä aiheuttaa muutostarpeita sekä tutkijapalvelutiloissa että kalustuksessa. Tämä koskee suunnittelukaudella erityisesti maakunta-arkistoja, koska Kansallisarkistossa näitä muutoksia on jo voitu toteuttaa. Selvitysten ja kaukolainojen kokonaiskysyntä pysynee lähes entisellä tasolla. Enin osa maksullisista selvityksistä on julkisoikeudellisia selvityksiä virallista tarkoitusta varten ja niiden toimitusaika on enintään kaksi viikkoa. Maksullisten jäljenteiden kysynnän odotetaan lisääntyvän mm. uusien kirkonkirjamikrofilmien saatavuuden parannuttua ja toteutettujen suurien karttaaineistosiirtojen vuoksi. Kirjastopalveluja parannetaan liittämällä arkistolaitoksen kirjastot tieteellisten kirjastojen tietokantoihin. 4 Muut tehtävät Tiedotus- ja julkaisutoiminnan alueella arkistolaitos julkaisee edelleen arkistoalan ammattilaisille ja tutkijayhteisölle suunnattua tiedotuslehteä, jota pyritään kehittämään asiakirjahallinnon ja arkistotoimen aikakausjulkaisuksi, sekä arkistohakemistoja hallussaan olevista arkistoaineksista. Internet-kotisivulla tiedotetaan arkistolaitoksen palveluista ja välitetään arkistoalaa koskevaa ajankohtaista tietoa. Näyttelytoiminnalla ja muulla aktiivisella tiedotustoiminnalla pyritään edelleen lisäämään arkistolaitoksen tunnettavuutta. Arkistolaitoksen toiminnan kehittäminen edellyttää alan kansainvälisen kehityksen tiivistä seurantaa ja osallistumista Kansainvälisen arkistoneuvoston, Euroopan unionin, Pohjoismaiden ja muiden tahojen järjestämään arkistoalan kansainväliseen yhteistoimintaan sekä naapurimaiden ja lähialueiden väliseen arkistoalan yhteistyöhön. Arkistolaitoksen kansainvälisessä yhteistyössä perinteinen pohjoismainen yhteistyö on voimistunut ja monipuolistunut. vastaa toistaiseksi pohjoismaiden arkistolaitosten yhteisen arkistojulkaisun Nordisk Arkivnyttin toimittamisesta. Lähialueyhteistyötä harjoitetaan edelleen Joensuun ja Mikkelin maakunta-arkistojen sekä Karjalan tasavallan Kansallisarkiston ja Viipurin alueellisen keskusarkiston välillä. Muussa kansainvälisessä yhteistyössä painopisteenä on osallistuminen Kansainvälisen arkistoneuvoston komiteoiden ja muiden elimien työskentelyyn, sen järjestämiin kongresseihin sekä EU-maiden väliseen arkistoyhteistyöhön. osallistuu myös ns. Baltic Bonds -projektiin, mikäli hanke tulee saamaan EU-rahoitusta. Hankkeen vaatima rahoitus on 20 000 euroa vuosina 2005-2007.
4 5 Hallinto- ja tukipalvelut, ohjausjärjestelmät ja voimavarat Tulosohjauksen toteuttamiseksi arkistolaitos on jaettu tulosyksiköihin, joita Kansallisarkistossa on seitsemän. Maakunta-arkistot muodostavat kukin oman tulosyksikkönsä. Tulosohjausta varten on käytössä keskeisten tehtävien osalta toiminnan tuloksellisuutta kuvaavat indikaattorit ja suoritteiden määrällisen kehityksen seurantajärjestelmä. Suoritteiden tuottamisesta aiheutuvien kustannusten laskemiseksi käytetään työajanseurantaa ja sisäistä laskentaa. Tulosohjausta kehitetään työnsä päättäneen opetusministeriön tulosohjaustyöryhmän laatimien suuntaviivojen mukaisesti. Vuonna 2006 suoritetaan arkistolaitoksen ulkopuolinen evaluointi. toteuttaa toiminnassaan vuonna 2004 valmistuvaa toimintastrategiaansa, joka on osa opetusministeriön tiedepolitiikan strategiaa. Erityisenä painopisteenä on saattaa arkistolaitoksen näkemykset osaksi opetusministeriön tietohuollon kehittämisstrategiaa. Maksullisen palvelutoiminnan tulojen arvioidaan ainakin suunnittelukauden alussa olevan vähintään entistä tasoa. Liiketaloudellisten suoritteiden kustannusvastaavuus ja asetettu tuottovaatimus otetaan huomioon suoritteiden tuottamisessa ja hinnoittelussa. Suoritteiden ja palveluiden valikoima pysyy vähintään nykyisen laajuisena. Maksullisten verkkopalveluiden tarjoaminen saattaa tulla ajankohtaiseksi suunnittelukaudella. Arkistolaitoksen tietojärjestelmien kehittämistä jatketaan vuosille 2003-2006 laaditun tietohallinnon kehittämissuunnitelman mukaisesti. Suunnittelukauden tärkeimmät hankkeet liittyvät arkistotietokannan täydentämiseen, arkistoaineiston tilausjärjestelmän automatisointiin, mikrokuvattujen digitoitujen aineistojen kuvatietokannan laajentamiseen sekä sähköisen aineiston pitkäaikaissäilytysjärjestelmän ja käyttöpalvelun kehittämiseen. Sähköinen tilausjärjestelmä voidaan ottaa käyttöön vasta, kun VAKKA-arkistotietokanta on vanhojen tietojen osalta lähes valmis eli vuoden 2007 loppuun mennessä. Sisäisessä tiedonvälityksessä on Intranet keskeisellä sijalla. Arkistolaitoksen verkossa siirrettävien tietomassojen oleellinen kasvu pakottaa uudistamaan käyttöjärjestelmiä, uusimaan laitekantaa ja sisäverkkokaapeloinnit sekä lisäämään keskuskoneen kapasiteettia. Mainitut hankinnat aiheuttavat huomattavia kustannuksia. Myös kehittämishankkeiden vaatima ohjelmointityö joudutaan ostamaan ulkopuolisena palveluna. selvittää suunnittelukaudella omalta osaltaan mahdollisuuksia osallistua valtion keskushallinnon alueellistamishankkeeseen. Lisääntyvien tehtävien johdosta arkistolaitos tarvitsee suunnittelukaudella lisäresursseja asiantuntijatehtäviin. Vuosille 2005-2007 esitetään henkilöstömenoihin lisäystä asiantuntijatehtäviin seuraavien tehtävien osalta: Arkistolaitoksen tietojärjestelmien suunnittelu, sähköisessä muodossa olevan aineiston säilytys- ja palvelujärjestelmän suunnittelu ja ylläpito, viranomaisten sähköisten aineistojen käsittelyä ja säilyttämistä koskeva ohjaus ja normien valmistelu. Yhteensä edellä mainitut henkilöstömenojen lisäykset ovat vuonna 2005
5 85 000 euroa, vuonna 2006 85 000 euroa ja vuonna 2007 85 000 euroa. Digitoinnin osalta esitetään erillistä 300 000 euron määrärahaa vuodesta 2005 alkaen. Tähän sisältyy myös henkilöstömenoja. Lisäksi maakunta-arkistojen virkarakennetta pyritään suunnittelukaudella kehittämään. 6 Kärkihankkeet VAKKA-arkistotietokanta Arkistolaitoksessa säilytettävien arkistoainesten hallintaa ja tietopalvelua palvelevaa arkistotietokantaa täydennetään arkistoluettelojen sarja- ja yksikkötason- sekä kuvailutiedoilla. Uudet virka-arkistot luetteloidaan ja kuvaillaan suoraan tietokantaan. Lisäksi vanhojen arkistojen kuvailuja täydennetään. Arkistolaitoksen yksityisarkisto-, mikrofilmi- ja karttarekisterit sekä hakuja helpottava asiasanasto on liitetty arkistotietokantaan. Valtakunnallista yksityisarkistorekisteriä kehitetään ja täydennetään viitetiedoilla muualla säilytettävistä yksityisarkistoista. Arkistotietokantaan lisätään myös viitetiedot digitoimalla tuotetuista kuvatiedostoista. Arkistotietokantaa kehitetään edelleen mm. parantamalla tietokannan hakuominaisuuksia ja raportointia sekä liittämällä siihen järjestämistä ja luettelointia palveleva ominaisuus. Lisäksi selvitetään mahdollisuutta toteuttaa tietokantaan liittyvä automaattinen asiakirjojen tilausjärjestelmä tutkijasali- ja kaukolainauksessa. Tavoitteena on saada tallennetuksi tietokantaan vuoden 2007 loppuun mennessä pääosin kaikki tiedot arkistolaitoksessa säilytettävistä aineistoista lukuun ottamatta kartta-aineistoja. Sähköisten aineistojen pitkäaikaissäilytys -hanke (SÄHKE) Valtioneuvoston tietohallinnon kehittämistä koskevan periaatepäätöksen mukaisesti arkistolaitos ryhtyi vuoden 2001 lopulla selvittämään sähköisten tietoaineistojen käsittelyyn ja pitkäaikaissäilytykseen sopivia menetelmiä ja välineitä. Tarkoitusta varten Kansallisarkisto perusti sähköisten tietoaineistojen käsittelyn ja pitkäaikaissäilytyksen kehittämishankkeen (SÄHKE). Hankkeen tuloksena sopimuskaudella suunnitellaan ja toteutetaan sähköisten aineistojen säilytys- ja palvelujärjestelmä, jonka avulla voidaan ottaa vastaan sähköisiä aineistoja ja asettaa ne tarvitsijoiden käyttöön. Kansallisarkisto julkaisee vuoden 2005 aikana asiankäsittelyjärjestelmän tietomallin, jossa on otettu huomioon pitkäaikaissäilytyksen edellyttämät toiminnalliset vaatimukset sekä antaa pitkäaikaissäilytystä koskevia määräyksiä ja ohjeita. Hankkeen tuloksia hyödynnetään myös koulutettaessa viranomaisia sähköisten aineistojen käsittelyssä ja säilytyksessä. Viranomaisten siirtyessä hallintotoiminnassaan enenevässä määrin asiankäsittelyjärjestelmien käyttöön sähköisessä muodossa pysyvästi säilytettävien tietoaineistojen määrä lisääntyy merkittävästi.
6 7 Henkilöstö Henkilöstön kokonaismäärään ei ole ehdotettujen lisäresurssien lisäksi odotettavissa olennaisia muutoksia. Arkistolaitoksen henkilöstön keski-ikä on hieman korkeampi kuin valtion henkilöstön keskimäärin. Lähivuosina vaihtuu huomattava osa henkilöstöstä eläkkeelle siirtymisien vuoksi. Johtamisen kehittämisen apuvälineenä toimivaa uutta palkkausjärjestelmää kehitetään edelleen kannustavaan ja palkkakilpailukykyä parantavaan suuntaan. Henkilöstön työkyvyn ja osaamisen ylläpitoon sekä johtamisen kehittämiseen varataan suunnittelukaudella toimintamenoista vuosittain erillinen rahoitus.
7 TTS 2005 2008 TULOSTAVOITTEET 2005 2008 (keskeiset suoritteet) LIITE 1 Tulossopimus TTS Tulosalue 1: 2003 2004-06 2005(-2008) (toteutumat) (tavoite/v.) Asiakirjojen seulontapäätökset kpl 36 25 25 Annettu koulutus, luentotunteja kpl 1 015 750 750 Asiantuntijatehtävät ja neuvonta (kertoja) kpl 2 886 2 500 2 500 Tarkastukset kpl 75 50 50 Tulosalue 2: Arkistosiirrot hm - virka-arkistot hm 2 571 1300 1 300 - yksityisarkistot hm 739 500 500 Järjestetyt arkistot hm - virka-arkistot hm 1 457 1 300 1 300 - yksityisarkistot hm 389 200 200 Mikrofilmiotokset kpl 181 679 200 000 200 000 Mikrofilmikopiot kpl 52 557 55 000 55 000 Digitoidut kuvatiedost. kpl 4 804 9 000 9 000 Konservoidut arkit kpl 45 835 40 000 40 000 Tulosalue 3: Tutkijasalipalvelu: - tutkijakäynnit kpl 79 382 78 000 78 000 - toimitetut arkistoyksiköt kpl 75 589 75 000 75 000 Selvitykset kpl 18 016 17 000 17 000 Kaukolainat kpl 117 359 120 000 120 000 (annetut ja saadut) Maksulliset jäljenteet kpl 273 309 220 000 220 000 Kärkihankkeet VAKKA-arkistotietokanta - säilytysyksiköt kpl/v 88 277 100 000 100 000 - kartat ja piirustukset kpl/v 21 656 4 500 4 500 SÄHKE-hanke (ei toistaiseksi määrällisiä tavoitteita) M:\NETRA\TTS2005.wpd
8 LIITE 2 M:\NETRA\TTS2005.wpd
9 TTS 2005-2008 ARKISTOLAITOS MENOKE- HYKSET Mom. 298822 Menot TA 2004 TAE 2005 TTS 2006 TTS 2007 TTS 2008 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 euroa euroa euroa euroa euroa Palkkaus 1 7 367 7 480 7 585 7 690 7 795 Kiinteistö 2 5 467 5 550 5 605 6 400 6 460 indeksikorotus vuosittain 1 % Atk 550 700 700 700 700 SÄHKE-hanke 60 700 1 400 2 100 2 100 Digitointi 300 300 300 300 Muut toimintamenot 890 1 220 1 120 1 120 1 120 Kulutusmenot Kalusto- ja laiteinvestoinnit 0 100 100 443 uuden kaluston ja laitteiden hankinta sekä 100 vanhan kaluston uusiminen Yht. bruttom. 14 334 16 050 16 810 18 753 18 575 TA 14 102 Vajaus 232 Tulot 590 590 590 590 590 Nettomenot 13 744 15 460 16 220 18 163 17 985 HTV:t 216 218 220 222 224 1 Sähköisten aineistojen säilytys- ja palvelujärjestelmän sekä viranomaisten sähköisen asiakirjahallinnon ohjauksen edellyttämien tietoteknisten asiantuntijatehtävien palkkamenoihin lisäyksenä 85 000 euroa vuosittain sekä korkeakouluharjoittelijoiden palkkaukseen 20 000 euroa vuosittain. Uuden palkkausjärjestelmän edellyttämä, valtiovarainministeriön tarjoama rahoitusosuus ei sisälly yllä oleviin palkkamenolaskelmiin. Ko. summa ei ole valtiovarainministeriön kannan mukaan julkinen tieto. 2 Vuodelle 2005 kohdistuu talousarvioehdotuksessa esitettyjä menolisäyksiä 117 000 euroa. Vuodelle 2007 on kiinteistömenoihin lisätty Hämeenlinnan maakunta-arkiston uudisrakennuksen M:\NETRA\TTS2005.wpd
10 vuokramenoja 712 000 euroa 3 Maakunta-arkistojen kalusto- ja laitehankinnat, mikrokuvauslaitteet, KA:n puhelinvaihteen vuokramenot vuonna 2005. Vuosina 2006-2007 jatketaan mikrokuvauslaitteiden hankkimista sekä maakuntaarkistojen kaluston- ja laitteiden uusimista. Hämeenlinnan maakunta-arkiston varustamiseen esitetään vuodelle 2007 300 000 ja muuttokuluihin 43 000 euroa. M:\NETRA\TTS2005.wpd