Hankkeen toiminnot työsuunnitelman laatiminen Työsuunnitelma Työsuunnitelmassa kuvataan mitä projektissa tehdään, jotta tuotokset valmistuvat/tulokset saavutetaan. Kuvaus siitä, millaisia toimintoja hankkeen eri vaiheissa on ja miten työt on järjestetty. Työvaiheiden kestot (aloitus ja lopetus) Mikä partneriorganisaatio on vastuussa? Mitkä partneriorganisaatiot osallistuvat? Resurssit: työpäivät, matkat, alihankinnat Työvaiheilla selkeät ja mitattavat tulokset seuranta ja arviointi Linkittyy projektin tuloksiin ja tuotteisiin Pohjana budjetin laatimiselle
Työsuunnitelma hakemuksessa Hakulomakkeen osa G Implementation: Please elaborate on the methodology you intend to apply in your project. Please also provide detailed information about the project activities that you will carry out with the support of the grant requested under the item "Project Management and Implementation Kuvaa hankkeen toimintoja ja päävaiheita ja miten työt on järjestetty hankkeessa. Kuvaa myös projektihallinnon järjestelyjä pääpiirteissään. Suosittelemme liittämään hankesuunnitelmaan myös tarkemman työsuunnitelman Hakemukseen tulee liittää erillinen aikataulu (GANTT Chart tai vastaava) Pohja CIMOn sivuilla Millainen työsuunnitelma (1)? Prosessiorientoituneille hankkeille riittää projektin keskeisten työvaiheiden/tapahtumien kuvaaminen osiossa G Suositeltavaa on laatia tarkempi työsuunnitelmaliite, jossa kuvataan projektin työvaiheita, esimerkiksi: Partnerikokoukset Workshopit = learning activities (jos tällaisia järjestetään) Työpajojen sisällön valmisteluun liittyvät työvaiheet (esim. oppimistehtävien ym. laatiminen opiskelijoiden workshoppeja varten) Työpajojen välillä tapahtuva työskentely ja tapahtumat (esim. kansalliset tapahtumat/kokoukset tms.) Tuotosten tekemiseen liittyvät työvaiheet Levitykseen liittyvät keskeiset toimenpiteet Toiminnan arvioinnin ajankohdat
Esimerkki 1 Esimerkki CIMOn sivuilla Millainen työsuunnitelma (2)? Tuoteorientoituneissa hankkeissa suositellaan tarkempaa työsuunnitelmaa, joka sisältää työpaketit (work packages) ja niiden työvaiheet (tasks) Tarkempi työsuunnitelma helpottaa hankkeen toteuttamista, tuotteisiin liittyvän kehittämistyön eteenpäin viemistä sekä työnjaon suunnittelua partnerien kesken
Työpaketit ja tehtävät Työsuunnitelma Työpaketti 1 Tehtävä 1.1 Tehtävä 1.2 Tehtävä 1.3 Tehtävä 1.4 Työpaketti 2 Tehtävä 2.1 Tehtävä 2.2 Tehtävä 2.3 Tehtävä 2.4 Työpaketti 3 Tehtävä 3.1 Tehtävä 3.2 Tehtävä 3.3 Tehtävä 3.4 Työpaketti 4 Tehtävä 4.1 Tehtävä 4.2 Tehtävä 4.3 Tehtävä 4.4 Esimerkki 2 Esimerkki CIMOn sivuilla
Työpaketit (work packages) Työpaketin nimi Kuvaus työpaketin tavoitteista Työpaketin toiminnot tehtävät (tasks) Aikataulu/kesto Vastuupartneri + osallistuvatpartnerit Mieti myös resursseja (työpäivät, muut kustannukset, esim. alihankinnat, testauksen kustannukset jne.) Esimerkkejä työpaketeista Tuotteisiin liittyvät työpaketit (esimerkiksi curriculum and course design, learning material for students, handbook for teachers) Hallinto (Administration) Arviointi ja laadunvarmistus (Quality Management /Evaluation) Testaus/pilotointi Levitys ja käyttöönotto (dissemination and exploitation)
Workshopit/koulutustilaisuudet =Learning/Teaching/Training Activities (osio G Implementation) Valitse alasvetovalikosta yes, jos hanke sisältää workshoppeja/koulutustilaisuuksia, jotta saat osioon liittyvät kysymykset esiin Workshopit/koulutustilaisuudet =Learning/Teaching/Training Activities Kuvaa osaamisen tunnistamiseen ja tunnustamiseen liittyviä käytäntöjä liikkuvuuden osalta, esimerkiksi: Opiskelijoiden osalta linkit opetussuunnitelmaan/opintoihin Asiantuntijoiden osalta linkit osaamisen kehittämiseen yksilö- /organisaatiotasolla jne. Käytettävät työkalut
Workshopit/koulutustilaisuudet Osio G. Implementation > Learning/Teaching/Training Activities Valitse alasvetovalikosta yes, jos hanke sisältää workshoppeja/koulutustilaisuuksia. ko. toimintoihin liittyvät kysymykset tulevat hakulomakkeessa esiin. Kuvaa miten liikkuvuustoiminta tukee hankkeen tavoitteiden saavuttamista ja mitä lisäarvoa se tuo. Kuvaa tässä myös konkreettisesti workshoppien sisältöä/ohjelmaa. Jokainen workshop/koulutustilaisuus kuvataan erikseen Aikataulu Aikataulu on hakemuksen pakollinen liite Voi esittää GANTT Chart muodossa (komission pohja) tai tehdä oman aikataulun excelillä tms. Sisältää esimerkiksi: toimintojen/työvaiheiden kestot tuotteisiin liittyvät kehittämisvaiheet kokoukset, workshopit/työpajat levitysseminaarien ajankohdat arvioinnin ajankohdat jne. Jos työpaketteja: mieti myös keskinäinen järjestys ja linkittyminen toisiinsa > mitäoltava valmiinaennen seuraavaa vaihetta?
Taulukkoon voi lisätä rivejä toiminnoille GANTT Chart Vaihtoehtoisesti voit tehdä oman aikataulun! Työsuunnitelman linkki budjettiin Budjetti rakennetaan työsuunnitelman ja toimintojen pohjalta: tuotteet ja/tai toiminnot resurssit vastuut resurssien jakaminen partnerien kesken Työsuunnitelmalla perustellaan hankkeen kulut läpinäkyvästi (jos tarvetta, voit liittää hakemukseen erillisen budjettiliitteen) Työpakettien/toimintojen hinta?
Työsuunnitelman arviointikriteerit (1) The clarity, completeness and quality of the work programme, including appropriate phases for preparation, implementation, monitoring, evaluation and dissemination The proposal shows that all phases of the project have been properly designed in order for the project to realise its objectives. The work programme is clearly defined, comprehensive and realistic. The project contains a clear and well planned timetable. The consistency between project objectives and activities proposed The proposed activities are well suited to address the identified needs and reach the objectives that were set for the project. The quality and feasibility of the methodology proposed The proposed methodology is realistic and appropriate for producing the expected results. The methodology builds on solid arguments/evidence basis and takes account of existing knowledge and practice. Työsuunnitelman arviointikriteerit (2) The existence and relevance of quality control measures to ensure that the project implementation is of high quality, completed in time and on budget The proposal foresees appropriate evaluation activities at critical stages of the project, which will allow to measure the progress and quality of the project activities and outcomes, the appropriate use of funds. The quality control measures will allow the project to take any necessary corrective measures in time. The extent to which the project is cost effective and allocates appropriate resources to each activity The proposal provides value for money in terms of the results planned as compared to the grant requested. The grant request is realistic for a good quality implementation of the planned activities.
Työsuunnitelman arviointikriteerit (3) If the project plans training, teaching or learning activities: The extent to which these activities are appropriate to the project's aims and involve the appropriate number of participants In case transnational teaching, training or learning activities are proposed, these contribute directly to the objectives of the project and are strongly embedded in the project logic as a whole. The teaching, training or learning activities proposed are of the appropriate volume, bring an added value and will have a direct impact on the achievement of the project results. The mobility activities are well conceived, i.e. the proposal demonstrates good quality management, support and practical arrangements, selection and preparation of participants, training, teaching or learning agreements, monitoring of mobilities, ensuring the safety of participants. The quality of arrangements for the recognition and validation of participants' learning outcomes, in line with European transparency and recognition tools and principles In case transnational teaching, training or learning activities are proposed, relevant transparency and recognition tools and/or policy approaches developed in the framework of policy cooperation at European level will be used for recognising and validating the learning outcomes of participants, such as: European / national qualifications frameworks; European framework of key competences and the European guidelines for the validation of non formal and informal learning. Survival Kit for Lifelong Learning Projects The Survival Kit provides guidance, tools, links and references for education professionals for: 1. Scoping and planning 2. Organising and implementing 3. Monitoring and evaluating 4. Disseminating and sustaining www.european-project-management.eu/
Pohdittavaksi 1. Hahmottele oman hankkeesi päävaiheet 2. Tämän jälkeen kirjaa hankkeelle alustava työsuunnitelma: päävaiheet/työpaketit niihin liittyvät tehtävät tuotteet/tuotokset alustava työnjako (päävastuullinen ja osallistuvat partnerit)