Tarkastuslautakunta 15 26.04.2016 Yhtymäkokous 8 17.06.2016 Hallitus 79 28.10.2016 Yhtymäkokous 17 18.11.2016 Hallituksen vastine tarkastuslautakunnan arviosta toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta v. 2015 TARKLK 15 Tarkastuslautakunta on valmistellut vuoden 2015 arviointikertomusta kokouk sis saan 31.3. ja 21.4.2016. Kokouksessaan 21.4.2016 lautakunta päät ti, että arviointikertomus saatetaan valmiiksi viikolla 17 pidettävässä ko kouk ses sa. Tarkastuslautakunta käsittelee ja hyväksyy vuoden 2015 ar vioin ti ker to muksen yhtymäkokoukselle esittämistä varten Tarkastuslautakunta esittää yhtymäkokoukselle, että se edellyttää kun ta yhty män hallitusta käsittelemään arviointikertomuksen ja antamaan lau sunnon johtopäätöksistä sekä toimenpiteistä. Tarkastuslautakunta käsitteli ja hyväksyi vuoden 2015 ar vioin ti ker to muk sen yhtymäkokoukselle esittämistä varten. KYKOK 8 Tarkastuslautakunta esittää yhtymäkokoukselle, että se edellyttää kun ta yhty män hallitusta käsittelemään arviointikertomuksen ja antamaan lau sunnon johtopäätöksistä sekä toimenpiteistä. Tarkastuslautakunta esittää yhtymäkokoukselle, että yhtymäkokous 1. käsittelee arviointikertomuksen 2015 2. edellyttää kuntayhtymän hallituksen käsittelemään ar vio in to ker to muksen ja antamaan lausunnon johtopäätöksistä sekä toimenpiteistä. Yhtymäkokous päätti esityksen mukaisesti. KYH 79 Asian valmistelijat: kuntayhtymän johtaja Jouko Lindholm ja talousjohtaja Ka ri Mäntyharju. Arviointikertomuksessa tarkastuslautakunnan esittämät kommentit ja ke hittä mis eh do tuk set on alla olevassa tekstissä kursivoituna. Hallituksen vas tine on kirjoitettu tarkastuslautakunnan esittämän kom men tin/ke hit tä mis ehdo tuk sen jälkeen. Luksian opiskelijamäärä väheni lukuvuodesta 2014 kolmella opiskelijalla, mi tä voidaan pitää maltillisena. Sen sijaan toteutuneen opiskelijamäärän jää mi nen järjestämisluvan mukaisesta opiskelijamäärästä 137 opiskelijalla,
on lautakunnan mielestä todella huolestuttavaa. Tasekirjaan lautakunta suo sit te lee lisättäväksi taulukon opiskelijamäärien, niin järjestämisluvan mu kais ten kuin toteutuneidenkin, kehityksestä. Hallitus yhtyy tarkastuslautakunnan näkemykseen siitä, että jär jes tä mis luvan mukaista opiskelijamäärää ei ole saavutettu. Lisäksi Luksia on saanut järjestämisluvan mukaisia lisäpaikkoja 70 kpl (2 490-2 560). Järjestämisluvan mu kai ses ta opiskelijamäärästä jää mi nen riippuu osittain pien evis tä ikäluokista, lu kion vetovoimaisuuden kas vus ta suhteessa amma til li seen koulutukseen ja pääkaupunkiseudun am ma til lis ten op pi lai tos ten vetovoimasta (mm. lo gis ti set asiat). Tasekirjaan vuo del ta 2016 tulee tauluk ko toteutuneiden opis ke li ja mää rien kehityksestä suh tees sa jär jes tä mislu paan vuosilta 2013 2016. Tarkastuslautakunta pitää ensiarvoisen tärkeänä kasvattaa Luksian ve tovoi mai suut ta. Luksian markkinointiin opiskelijoille sekä henkilöstön rek rytoin tiin tulee kiinnittää erityistä huomiota. Kuntayhtymän lehti-ilmoituksia on sen vaikutusalueen lehdissä ollut, mutta varsinaisia artikkeleita kun ta yh tymäs tä ja sen hyvästä toiminnasta ei lautakunnan näkemyksen mukaan ole ko. lehdissä ollut riittävissä määrin. Lautakunta toivoo kuntayhtymän tie dotuk sel ta aktiivista otetta kuntayhtymän näkyvyyden lisäämiseksi myös ar tikke lei den muodossa. Hallitus yhtyy tarkastuslautakunnan näkemykseen Luksian ve to voi mai suuden kasvattamisesta. Hallitus on useaan kertaan kuullut markkinoinnista vas taa via henkilöitä markkinoinnin toteuttamisesta. Hallituksen saaman tiedon mukaan "Pääosa Luksian kohderyhmistä on siirtynyt käyttämään tiedon han kin taan sa internettiä. Siksi myös Luksian viestintä on siirtynyt pääosin viestinnän ja mark ki noin nin osalta sähköisen median käyttöön. Luk sias sa on so si aa li sen me dian suunnitelma, joka sisältää niin sosiaalista mediaa (Facebook, Flickr, Instagram) sekä internetin tarjoamia mai nos tusmah dol li suuk sia ku ten alueellisen Google-mainonta ja Studentum". In ternet-si vus to on uusittu vuoden 2015 aikana ja otet tu käyttöön vuoden 2016 alus sa. Suhteita toiminta-alueen lehdistön suuntaan tulee kehittää. Lehdistö viimekädessä kui ten kin päättää sen, mitä se julkaisee. Oppilaitoksen fyysinen saavutettavuus on merkittävä tekijä opis ke lu paik kaa valittaessa. Lautakunnan näkemyksen mukaan kuntayhtymän tulisi omal la aktiivisuudellaan pyrkiä ylläpitämään julkisen liikenteen toimivuus vai ku tusalu eel laan. Luksian keinot julkisen liikenteen ylläpitämiseen alueella ovat erittäin ra jal liset. Luksia pyrkii omalla toiminnallaan edistämään julkisen liikenteen toi mivuu den lisäämistä omalla vaikutusalueellaan osallistumalla yh teis työ ti laisuuk siin, jossa asiaa käsitellään ja tuomalla selkeästi esille julkisen lii kenteen mer ki tyk sen ammatillisen koulutuksen saavutettavuuteen. Kuntayhtymässä valmistui uusi sisäisen valvonnan ohje 2015, mutta oh-jeen hyväksyminen siirtyi vuodelle 2016. Lautakunta pitää hyvin va li tetta va na, että uuden sisäisen valvonnan ohjeen soveltaminen ja jal kaut ta minen siirtyivät yli vuoden vaihteen. Lautakunta edellyttää, että hallitus saattaa asian loppuun ensitilassa.
Sisäisen valvonnan ohje hyväksyttiin kuntayhtymän hallituksessa 29.4.2016. Tarkastuslautakunnan havainnon mukaan henkilöstön mielipiteitä ky sytään, mutta epäselväksi jäi miten henkilöstön mielipiteet huomioidaan päätök sen teos sa. Lisäksi henkilöstölle tapahtuvaa tiedottamista olisi tarpeen ke hit tää. Osalla toimialueilla työvälineet, eli tietokoneet ja ohjelmistot, eivät ol leet toivotulla tasolla. Laitteita ei ollut riittävästi ja ohjelmat eivät toi mineet. Henkilöstön mielipiteiden huomioonottamista voidaan varmasti kehittää. Hen ki lös tön mielipiteet huomioidaan päätöksenteossa eri kanavien kautta. Täs tä on esimerkkinä kuntayhtymän uuden strategian luominen, jossa henki lös tön mielipiteet otettiin huomioon ja niitä jalostettiin ja vietiin sys te maatti ses ti eteenpäin strategian jatkovalmisteluissa. Tietokoneiden saatavuutta ja ohjelmistojen käytettävyyttä on parannettu vuo den 2016 aikana ja parannetaan myös tulevana vuonna 2017. Oh jelmis to jen käytettävyyteen on kiin ni tet ty huomiota uuden opis ke li ja hal lin to järjes tel män sekä vuonna 2017 käyt töön otet ta vien uuden taloushallinto- se kä hen ki lös tö hal lin to jär jes tel män hankinta- ja käyttöönottoprosessin yh tey dessä. Tarkastuslautakunta tapasi marraskuussa 2015 myös opiskelijoiden edusta jia ja keskusteli heidän kanssaan kuntayhtymän ajankohtaisista asioista hei dän näkökulmastaan. Keskusteluissa nousi ongelmina esiin kun ta yh tymän toimitilat, oppilaiden käyttöön tarkoitetut ohjelmistot sekä kou lu kiu saami nen. Toimitiloja ei koettu motivoiviksi, ohjelmistot eivät olleet toi min ta varmo ja ja koulukiusaamista esiintyi joillakin opintoaloilla runsaasti. Kes keytyk sis tä keskusteltaessa joidenkin opettajien toimet keskeyttämisien eh käise mi sek si saivat kiitosta oppilailta. Riippumatta siitä missä määrin kou lu kiusaa mis ta esiintyy, lautakunta näkee sen ongelmana, johon kun ta yh ty män henkilökunnan tulee puuttua kaikin käytettävissä olevin keinoin. Opis ke li jat, heidän lukumääränsä, valmistumisensa, työllistymisenä sekä mah dol li set keskeyttämisensä määrittelevät kuntayhtymän tulevaisuuden nä ky mät. Lautakunta toivoo, että näiden kuntayhtymän asiakkaiden näkemykiä kuullaan ja huomioidaan riittävästi kuntayhtymän päätöksenteossa. Luksiassa toteutetaan kouluterveystutkimus joka toinen vuosi. Kou lu terveys tut ki muk ses sa 2015 ilmeni, että siihen vastanneista opiskelijoista 4 9 % kokivat tulleensa kiusatuiksi. Kuntayhtymässä puu tu taan kou lu kiusaa mi seen ja sen suhteen on olemassa nollatoleranssi. Jo kai sel la op pi laitos yh tei sön aikuisilla jäsenillä on velvollisuus puuttua kiu saa mis ti lan tei siin ja selvittää kohtaamansa kiusaamistilanne. Kiusaamisen eh käi se mi sek si ja ti lan tei siin puuttumisen tueksi on tehty ohjeistus Suun ni tel ma opis ke li joiden suojaamiseksi väkivallalta, kiusaamiselta ja häi rin näl tä. Hen ki lö kunnal le on laadittu myös pikaohjeistus asiasta. Kiu saa mis ti lan teet do ku mentoi daan ja niiden seurannan osalta laaditaan suun ni tel ma, joka niin ikään do ku men toi daan. Suunnitelma velvoittaa selvittelyn jäl keen tarkistamaan / seu raa maan että kiusaaminen on loppunut. Ta voit tee na on saattaa eri osapuo let saman pöydän äärelle, käsitellä kiu saa mis ti lan ne ja mah dol lis taa kiusaajan ja kiusatun yhdessä toimiminen jatkossa.
Oppilas- ja opiskeluhuoltolaki painottaa ennaltaehkäisevän ja yhteisöllisen opis ke lu huol lon merkitystä. Oppilaitoksen hyvinvointityöryhmät suun nit te levat oppilaitoksen yhteisöllistä opiskeluhuoltoa ja sitä tukevaa toimintaa. Hyvin voin ti työ ryh mää johtaa rehtori ja siihen kuuluu opiskeluhuollon edus tajat, opettajien edustus ja opiskelijoiden edustus. Tarvittaessa mukana voi ol la myös verkostotahoja. Kaikkien oppilaitoksessa opiskelijoiden kanssa työs ken te le vien sekä opiskeluhuoltopalveluista vastaavien viranomaisten ja työntekijöiden on tehtävissään edistettävä opiskelijoiden ja op pi lai tosyhtei-sön hyvinvointia (= kasvatustyötä). Tämä kuuluu jokaiselle op pi lai tos yhtei sön toimijalle omasta tehtäväkuvasta käsin. Lisäksi hyvinvointityöryhmät or ga ni soi vat yhteisöllistä toiminta yksiköissä esim. hyvinvointi virtaa viikko ja ennaltaehkäisevä päihdetyön viikko. Yhteisöllistä toimintaa tukevat myös opiskelijaryhmien ryhmäytykset, joita toteutetaan sekä opintoalojen, opiske lu huol lon ja verkoston toimesta ja osittain myös yhteistyönä. Lisäksi opis ke li joil le annetaan myös informaatiota (opiskeluhuollon infot) ja toi minta oh jei ta miten viestittää kiusaamisesta henkilökuntaa jos sellaista il me nee. Luksiassa toimii opiskelijakunta, jonka hallitus koostuu yksiköiden opis ke lija jä se nis tä. Opiskelijakunnan hallituksen toimintaa koordinoi opis ke li ja kunta koor di naat to ri. Hallitus valitsee keskuudestaan jäsenet ke hit tä mis tii meihin ja johtotiimeihin, opiskelijakunnan hallitus ottaa myös pyydettäessä kan taa erilaisiin suunnitelmiin ja ohjeistuksiin. Opiskelijakunnan hallitus orga ni soi opiskelijan järjestämiä Luksia tasoisia tapahtumia. Jokaisella toi mipis teel lä toimii myös paikallistason opiskelijakunta, jonka toimintaa vetää opis ke li ja kun nas ta vastaava opettaja. Paikallistason opiskelijakunnat järjes tä vät yhdessä tapahtumia ja tempauksia kampuksilla. Kuntayhtymän toimitilastrategian mukaiseen etenemiseen varaudutaan vuo den 2017 talousarviossa 500 000 eurolla ja suunnitteluvuosina 2017 2019 yhteensä 10 milj. eurolla. Toimitilastrategia tarkoittaa mo ni toimi ti lo jen rakentamista, mikä mahdollistaa eri opintoalojen tilojen yh teis käytön. Tarkastuslautakunta pitää hyvänä kuntayhtymässä käynnissä olevaan inves toin tien laajamittaista suunnittelua sekä joidenkin suunniteltujen in vestoin tien jäädyttämisen toimitilaratkaisujen ollessa vielä kesken. Tar kas tuslau ta kun ta perääkin investointien talousarviosuunnittelussa tarkkaa har kintaa. Talousarvion investointimäärärahojen toteutuminen on osoitus suun nitel mal li suu des ta ja onnistuneesta harkinnasta. Investoinneista tulee olla todelliseen tarpeeseen perustuva suunnitelma, jon ka toteutuminen tulisi olla hallituksen erityisseurannassa. Tar kas tus lauta kun nan näkemyksen mukaan investointien suunnittelun tulee olla pitkän täh täi men suunnittelua, karkealla tasolla aikajanana vähintään viisi vuotta. Investointimäärärahojen suunnittelussa on pyritty ottamaan huomioon keski pit kän ai ka vä lin tarpeet, Luksian rahoituksellisen aseman kiristyminen val tion toi men pi teis tä johtuen (tulorahoitus), investointien vaikutus käyt tö talou teen suun ni tel man mukaisten poistojen kautta sekä am mat ti kou lu tuskun ta yh ty män toimintaympäristön muut muutokset (digitalisaatio, tilojen mo ni käyt töi syys, verkko-opetus jne.). Investointien ja projektien seurantaa ja hal lin noin tia varten on perustettu moniammatillinen hanketoiminnan ohjaus ryh mä syyskuussa 2016. Kiinteistöinvestointien suunnittelussa Luksian
kiin teis tö jen pitkän aikavälin ylläpito- ja kunnostusohjelma on asia, jonka laa ti mi nen/do ku men toi mi nen on viivästynyt pyynnöistä huolimatta. Vuoden 2014 arviointikertomuksessaan tarkastuslautakunta esitti laa dit tavak si kuntayhtymään IT-strategiaa. Tuolloin lautakunta perusteli esitystään seu raa vas ti: Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan IT-järjestelmien ke hit tä mi nen tulee tehdä kokonaisuus ja todellinen tarve huomioiden. IT-inves toin tien toteuttaminen tulisi tehdä käyttäjien ehdoilla ja uusien jär jes telmien käyttöönotossa ei tule unohtaa käyttäjien opastuksen mer ki tys tä. Tarkastuslautakunta esittää, että kuntayhtymässä laaditaan lä hi tu le vai suuden IT-strategia. Vuoden 2015 aikana käytyjen keskustelujen pe rus teel la, lautakunta toistaa esityksensä IT-strategian laatimisesta. Kuntayhtymän uusissa strategisissa tavoitteissa it-järjestelmien ke hit tä minen on huomioitu. Järjestelmien käyttöönotto ja opastus niiden käyt töön on myös huomioitu strategian tavoitteissa. Erillistä it -stra te gi aa ei ole kun ta yhty mäs sä tehty, sillä tietohallinto on olennainen osa ope ra tii vis ta johtamista, jo ka kulkee matriisina läpi koko organisaation. Ensisijaisten hakijoiden määrässä Nummentien tulosalue on tar kas tus lauta kun nan näkemyksen mukaan onnistunut hyvin sekä talousarvioon että ver tai lu vuo teen verrattuna. Kiitosta tulosalue ansaitsee myös henkilöstöön liit ty vien tavoitteiden hyvästä toteutumisesta. Sen sijaan tehokkaan kou lutus pro ses sin mittareiden (valmistuneiden osuus aloittaneista sekä kes keyttä neet) jäämistä esitetyssä määrin tavoitteistaan tarkastuslautakunta pitää huo les tut ta va na. Luksiassa on linjattu, että kannamme vastuumme yhteiskuntatakuun ta voittei den mukaisesti ja käytännössä se tarkoittaa sitä, että hakijoiden kar sintaa ei juuri ole. Opiskelijoiden erilaiset oppimisen esteet ovat mo ni muo toistu neet ja lisääntyneet. Tähän olemme tuloskortin tulosten ja käytännön koke mus ten johdosta panostaneet tehostamalla erityisopetuksen tu ki toi mia erityisesti opintojen aloitusvaiheessa. Lisäksi Nummentien tu los alu eel le on palkattu ammatillinen ohjaaja, joka toimii opettajien ja opis ke li ja huol lon apuna keskeyttämisten ehkäisemiseksi. Näillä keinoilla tavoittelemme laske vaa keskeyttämisprosenttia ja nousevaa valmistumisprosenttia. Tuloskortissa esitetty pienempi (55 %) valmistumisprosentti kertoo elokuus sa 2012 aloittaneiden opiskelijoiden valmistumisesta kolmen ja puolen vuo den määräajassa. Jos opiskelija on keskeyttänyt opintonsa esim. tervey del li sis tä tai siirtynyt toiselle alalle jatkamaan opintojaan ja opinnot viiväs ty vät siitä syystä, nämä henkilökohtaiset ratkaisut pienentävät tu los kortin tunnuslukua. Opiskelija saattaa siis valmistua kolmen ja puolen vuoden opis ke lu ajan jälkeen ja hänen valmistumisensa otetaan huomioon tu los kortin valmistuneiden kokonaisluvussa ja isommassa val mis tu mis pro sent ti luvus sa (77 %). Ensisijaisten hakijoiden määrässä Toivonkadun tulosalue on tar kas tus lauta kun nan näkemyksen mukaan onnistunut hyvin sekä talousarvioon että ver tai lu vuo teen verrattuna. Keskeyttäneiden mittaritavoite toteutui, mutta toi saal ta mittaritavoite on asetettu matalalle ja keskeyttäneitä on hä lyt tä vän paljon.
Opiskelupaikkoja on tarjolla koko jäsenkuntiemme ikäluokalle ja se tar koittaa sitä, että karsintaa joihinkin perustutkintoihin ei juuri ole. Lisäksi opis keli joi den erilaiset oppimisen esteet ovat monimuotoistuneet ja li sään ty neet. Tähän olemme tuloskortin tulosten ja käytännön kokemusten joh dos ta panostaneet tehostamalla erityisopetuksen tukitoimia ja opiskelijan oh jaamis ta tutkinnosta toiseen, jos sellaiseen on esim. terveydellisten syiden takia perusteita. Lisäksi etsimme mahdollisuuksia opintojen hen ki lö koh tais tami seen opiskeluaikaa pidentämällä ja muilla henkilökohtaisilla va lin noil la. Kyj Hallitus päättää antaa yllä olevat vastineet tarkastuslautakunnan vuoden 2015 arviointikertomuksessa esittämiin havaintoihin ja ke hit tä mis eh do tuksiin yhtymäkokoukselle tiedoksi. Hallitus päättää tarkastaa tämän asian kokouksessa. Hallitus päätti esityksen mukaisesti. KYKOK 17 Hallitus käsitteli asiaa kokouksessaan 28.10.2016. Yhtymäkokous päättää merkitä tiedoksi hallituksen vastineen tar kas tus lauta kun nan vuoden 2015 arviointikertomuksessa esittämiin havaintoihin ja ke hit tä mis eh do tuk siin. Yhtymäkokous päätti esityksen mukaisesti.