Ohjelmakauden 2007-2013 hallinto- ja valvontajärjestelmän kuvaus Välittävä toimielin: Rahasto: Ohjelmat: Kymenlaakson Liitto EAKR Alueellinen kilpailukyky- ja työllisyystavoite Etelä-Suomen EAKR-toimenpideohjelma Kuvaus laadittu (pvm): 26.9.2011 Korvaa HVJ-kuvauksen (edellisen HVJ-kuvauksen pvm): 30.7.2010 Kuvauksen laatija (vastuuyksikkö/ henkilö) aluekehitys/ Riitta Kallström Kuvauksen tiedot kuvaavat tilannetta (pp/kk/vv): 1.8.2011 HVJ kuvaus Kymenlaakso 2011
2 Kymenlaakson Liitto ja sen päätehtävät Kymenlaakson Liitto on kuntayhtymä, jonka toimialueena on Kymenlaakson maakunta ja jäsenkuntina ovat Hamina, Iitti, Kotka, Kouvola, Miehikkälä, Pyhtää ja Virolahti. Kymenlaakson Liitto toimii maakunnan kehittämis-, edunvalvonta- ja aluesuunnittelukuntayhtymänä, joka hoitaa yhteistyössä kuntien kanssa maakunnallista koulutustoimintaa sekä edistää kulttuuri- ja kotiseututyötä. Maakunnan liiton tehtävät on määritelty Alueiden kehittämislain (1651/2009) 10 :ssä. Kymenlaakson Liiton organisaatio ja aluekehitysyksikön tehtävät Maakuntavaltuusto päättää maakuntaohjelma laatimisesta, tarkistamisesta ja hyväksymisestä Maakuntahallitus päättää aluekehityslain ja -asetuksen mukaisista muista ohjelmista, maakunnan kehittämisrahan ja Liitolle osoitetun EU-rahoituksen ja siihen liittyvän valtion kansallisen vastinrahoituksen käytöstä, hyväksyy ohjelmasopimukset kuntayhtymän osalta ja antaa lain tarkoittamat lausunnot valtion aluehallintoviranomaisille. Hallintopäällikkö tekee aluekehityslain ja -asetuksen tarkoittamat Liitolle osoitetun EU-rahoituksen ja siihen liittyvän valtion kansallisen vastinrahoituksen maksatuspäätökset. Aluekehitysjohtaja tekee maakunnan kehittämisrahan maksatuspäätökset. Suunnittelujohtaja tekee päätöksen perusteettomasti maksetun avustuksen takaisinperimisestä. Aluekehityksen tulosalue jakautuu EU-rahoituksen myöntämisen osalta kahteen osaan: rahoituspäätösten valmistelu, hankkeiden ohjeistus ja seuranta sekä EAKR-ohjelman seuranta - aluekehitysjohtaja - aluekehityssuunnittelijat - kv. asiain päällikkö maksatuspäätösten valmistelu - aluekehityssihteerit - maksatustarkastaja (tekninen tuki) Projektien maksatuspäätökset ja teknisen avun kustannusseuranta hoidetaan sisäisten tukitehtävien tulosalueella (hallintopäällikkö ja taloussihteeri). Projektien jatkotoimenpiteistä vastaa aluesuunnittelun vastuualue (suunnittelujohtaja). Kymenlaakson Liiton organisaatio on jaettu neljään tulosalueeseen: aluekehityksen edistäminen, aluerakenteen ja alueidenkäytön suunnittelu, sisäiset tukitehtävät ja kesäyliopisto.
3 TOIMINTAEDELLYTYKSET Maakuntahallitus Vt. maakuntajohtaja Juha Haapaniemi ALUEKEHITYS Vs. aluekehitysjohtaja Riitta Kallström sijainen Toni Vanhala Kv. asiain päällikkö Toni Vanhala Suunnittelija Lotta Vuorinen Aluekehityssihteeri Pia Lindgren Aluekehityssihteeri Mari Lämsä Maksatustarkastaja Eija Backman- Rummukainen HALLINTO Hallintopäällikkö Ulla Silmäri sijainen Aija Kytömäki Taloussihteeri Aija Kytömäki Toimistosihteeri Kaija Kunnari Toimistosihteeri Carola Alftan-Nevalainen ALUESUUNNITTELU Suunnittelujohtaja Ari Pietarinen sijainen Frank Hering Ympäristösuunnittelija Frank Hering KESÄYLIOPISTO (JOHTOKUNTA) Kesäyliopiston johtaja Ritva Javanainen
4 A. Välittävän toimielimen hallinto- ja valvontajärjestelmää koskevat yleiset tiedot A1. Käyttöön otetut/käyttöön otettavat avustukset,tuet,luotot, takaukset jne. ja niihin liittyvät hanketyypit Avustuksen, tuen jne. nimi Lainsäädäntöperusta alueellinen kehittämistuki, perusrakenteen investointituki, opetusministeriön toimialan EAKR-hankkeet Kansallinen lainsäädäntö: Laki eräiden työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalan ohjelmien ja hankkeiden rahoittamisesta (1652/2009) sekä valtioneuvoston asetus eräiden työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalan ohjelmien ja hankkeiden rahoittamisesta (1695/2009). Alueiden kehittämislaki (602/2002) ja valtioneuvoston asetus alueiden kehittämistoimenpiteiden rahoituksesta (1225/2002). Tukijärjestelmän/ tuen käyttöönottoajankohta Jos tukea myönnetään yrityksille, tukijärjestelmän/ tuen osalta sovellettavat valtiontukisäännöt 1.1.2010 Valtiontukisäädös: Komission asetus (EY) N:o 1998/2006 perussopimuksen 87 ja 88 artiklan soveltamisesta vähämerkityksiseen tukeen (de minimis), kun on kyse valtiontueksi katsottavasta tuesta (taloudellista toimintaa harjoittavien tuensaajien osalta) Kumottu 29.12.2009. Kumottua lainsäädäntöä sovelletaan ennen 1.1.2010 käynnissä olleisiin hankkeisiin niiden koko toteutusajan hankkeiden päättymiseen asti. A2. Rakennerahastovarojen hallinnointitehtävien organisointi välittävässä toimielimessä Tehtävät Tehtävästä vastuussa oleva yksikkö A2.1 Muut kuin välittävän toimielimen itse toteuttamat hankkeet Selvitys eriyttämisvaatimuksen toteuttamisesta Tuen myöntämiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät aluekehitys (rahoittaja) - valmistelu aluekehityssuunnittelija, kv. asiain päällikkö, ympäristösuunnittelija - esittely maakuntahallitukselle maakuntajohtaja - päätös maakuntahallitus - yksityiskohtainen projektipäätös (EURA:n päätös) aluekehitysjohtaja Tuen maksamiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät aluekehitys (maksaja) - valmistelu aluekehityssihteeri Tuen maksuun määrääminen (maksuunpanomääräys) hallinto hallintopäällikkö
5 Tuen maksaminen sisäiset tukitoimet taloussihteeri Paikan päällä tehtävä tarkastus aluekehitys aluekehityssuunnittelija ja aluekehityssihteeri yhdessä Takaisinperintätehtävät ja muut jatkotoimenpiteet - valmistelu hallinto kv. asiain sihteeri - takaisinperintäpäätös luesuunnittelu suunnittelujohtaja Varainkäytön todentamiseen liittyvät tehtävät (menoilmoitus) aluekehitys aluekehitysjohtaja A2.2 Välittävän toimielimen itse toteuttamat hankkeet (muut kuin tekninen tuki) Tuen hakeminen (toteuttaja) Hankeessa syntyvien laskujen hyväksyminen ja maksaminen (toteuttaja) alueidenkäytön vastuualue, Kymenlaakson kesäyliopisto alueidenkäytön vastuualue, Kymenlaakson kesäyliopisto aluekehitys Tuen myöntämiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät itse aluekehityssuunnittelija toteutettavissa hankkeissa (rahoittaja) - valmistelu aluekehitys aluekehityssuunnittelija - päätös maakuntahallitus Maksatuksen hakeminen (toteuttaja) alueidenkäytön vastuualue, Kymenlaakson kesäyliopisto Tuen maksamiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät itse toteutetuissa hankkeissa (maksaja) Itse toteutettavia hankkeita koskeva paikan päällä tehtävä tarkastus (tuen maksamiseen liittyvä hallinnollinen tehtävä) aluekehitys aluekehityssihteeri aluekehitys aluekehityssuunnittelija ja sihteeri yhdessä Tuen maksuun määrääminen (maksuunpanomääräys) sisäiset tukitoimet hallintopäällikkö Tuen maksaminen sisäiset tukitoimet taloussihteeri A2.3 Teknisen tuen hankkeet Tuen hakeminen (toteuttaja) aluekehityksen aluekehityssuunnittelija vastuualue Hankeessa syntyvien laskujen hyväksyminen ja aluekehityksen aluekehitysjohtaja maksaminen (toteuttaja) vastuualue Tuen myöntämiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät maakuntajohtaja teknisen tuen hankkeissa (rahoittaja) Maksatuksen hakeminen (toteuttaja) aluekehitys aluekehityssuunnittelija Tuen maksamiseen liittyvät hallinnolliset tehtävät itse aluekehitys maksatustarkastaja toteutetuissa hankkeissa (maksaja) Teknisen tuen hankkeita koskeva paikan päällä tehtävä aluekehitys maksatustarkastaja tarkastus (tuen maksamiseen liittyvä hallinnollinen tehtävä) Tuen maksuun määrääminen (maksuunpanomääräys) sisäiset tukitoimet hallintopäällikkö Tuen maksaminen sisäiset tukitoimet taloussihteeri A3. Rakennerahastovarojen hallinnointia koskevat välittävän toimielimen omat hallinnolliset määräykset ja ohjeet
6 Asiakirjan nimi Laatimispvm Kymenlaakson Liitto kuntayhtymän voimaantulo perustamissopimus 1.2.2009, lisäykset 1.8.2010 Kymenlaakson Liiton taloussääntö voimaantulo 1.1.1997 Kymenlaakson Liiton tarkastussääntö voimaantulo 1.1.1997 Maakuntavaltuuston työjärjestys 1.1.2001 Kymenlaakson Liiton hallintosääntö voimaantulo 1.9.2011 Maakunnan yhteistyöryhmän työjärjestys vahvistettu 15.10.2007 Tiedonhallinnan suunnitelma eli hyväksytty 2.3.2009 arkistonmuodostussuunnitelma päivitettävänä A4. Rakennerahastojen hallinnoinnissa käytettävät tietojärjestelmät (käyttöoikeudet, yhteydet järjestelmien välillä jne.) Tietojärjestelmän nimi EURA2007 -järjestelmä, Wepa2007/Valtteri -järjestelmä Tietojärjestelmällä hoidettavat toiminnot projektien hallinnointi Tietojärjestelmästä vastaava organisaatio TEM ja Kymenlaakson Liitto kirjanpitojärjestelmä Pro Economica viraston kirjanpito Kymenlaakson Liitto IGM-järjestelmä asiakirjojen säilytys, Kymenlaakson Liitto diaari A5.Välittävän toimielimen käytettäväksi tarkoitetut hallintoviraomaisen ohjeet (täytäntöönpanoasetuksen 1828/2006 21 artiklan mukaisen hallinto- ja valvontajärjestelmän kuvauksen mallin liite XII kohta 2.2.2.) 1. Hallintoviranomaisen ohjeet Päivämäärä Sisältö Hallintoviranomaisen ohje 1/2009 645/023/2009 Hallintoviranomaisen ohje 2/2010 3369/09.10.02/2010 27.2.2009 kumottu 22.12.2010 Ohje komission asetuksen (EY) N:o 1828/2006 13 6.3.2009 artiklan edellyttämistä paikan päällä tehtävistä tarkastuksista 645/023/2009 Hallintoviranomaisen ohje. Korjaavat toimenpiteet rakennerahastoista myönnetyissä EU-osarahoitteisissa 11.7.2011 (aik. kumottu) tuissa Rahoituksen ajantasaisuuden ja täsmäävyyden raportointi TEM/1861/572/2009 30.9.2009 Ohje tarkastusraporttien käsittelystä 241/09.10.92/2010 18.3.2010 Ohje prosenttimääräisenä korvattavista välillisistä 12.5.2011 kustannuksista (Flat rate) 1136/03.01.04/2011 Rakennerahastojen tiedotusohje Tiedotusohje EAKR- ja ESR-hankkeiden toteuttajille 2007-2013 Rakennerahastokauden 2007-2013 graafinen ohjeistus hankkeiden toteuttajille ja viranomaisille
7 B. Rakennerahastovarojen hallinnointiin liittyvän välittävän toimielimen prosessin kuvaus osaprosesseittain ja tehtävittäin B1.Myöntämisvaltuuden/-valtuuksien vastaanottaminen TEM:n jakokirje kirjataan saapuneeksi, tarkistetaan ovatko myöntämisvaltuudet yhteistyöasiakirjan mukaisia. Tarkistetaan ovatko myöntämisvaltuudet Wepa2007 -järjestelmässä jakokirjeen mukaisia ja vastaanotetaan ne. Aluekehitys/ aluekehityssihteeri B2. Määrärahan/-rahojen vastaanottaminen TEM:n jakokirje kirjataan saapuneeksi. Rakennerahastotilille tulleet rahat kuitataan vastaanotetuiksi ja siirretään Kymenlaakson Liiton kirjanpitoon kyseisille kustannuspaikoille. Sisäiset tukitoimet/ taloussihteeri B3. Tiedottaminen ja julkistaminen (täytäntöönpanoasetus 1828/2006 5-7 artiklat) Kymenlaakson EAKR-ohjelman myöntövaltuudet ja rahoitetut projektit ovat nähtävissä maakunnan yhteistyöryhmän pöytäkirjoista Kymenlaakson Liiton kotisivuilta. Aluekehitys/ aluekehityssuunnittelija B4. Koulutus, ohjaus ja neuvonta (Yleisasetus 1083/2006 art. 56, art 60 c,d, f ja täytäntööpanoasetus 1828/2006 13 art 1-kohta) Ohjeita ja neuvoja annetaan Kymenlaakson Liiton nettisivuilla. Ohjeita saa myös puhelimitse ja sähköpostitse. Tarvittaessa järjestetään neuvottelu hakijan kanssa. Aluekehitys/ aluekehitysjohtaja ja -suunnittelija. B5. Kuvaus menettelytavoista, joiden avulla toimet valitaan ja hyväksytään sekä varmistetaan, että toimet ovat koko niiden täytäntöönpanoajan niitä koskevien yhteisön ja kansallisten sääntöjen mukaiset (yleisasetus (EY) N:o 1083/2006 60 art a-kohta ja art 65 a ) ja täytäntöönpanoasetus 1828/2006 art 13 1-kohta) Täytäntöönpanoasetuksen 21 artiklan mukaisen hallinto- ja valvontajärjestelmän kuvauksen mallin liite XII:n kohta 2.2.3. B5.1Hankkeiden valintaa koskevat kirjalliset menettelytapa- ja muut ohjeet Asiakirjan nimi Laatimispvm Sisältö B5.1.1. Hallintoviranomaisen ohjeistus Hallintoviranomaisen ohje 2/2010 22.12.2010 Hankkeiden valintaa koskeva ohjeistus. B5.1.2. Ministeriön hallinnonalalleen antama käyttöön otettuja kansallisia tukijärjestelmiä
8 koskeva ohjeistus - B5.1.3. Välittävän toimielimen oma ohjeistus - B5.2 Tuen hakemista koskevat menettelyt B5.2.1. Tuen hakua koskevien ilmoitusten julkaiseminen Kymenlaakson Liitolla on jatkuva haku. Ohjelma-asiakirja, linkki hakulomakkeisiin ja ohjeisiin (EURA2007- järjestelmä) löytyy Liiton kotisivulta www.kymenlaakso.fi. Hakijoiden aktivoimiseksi ilmoitetaan lehdissä silloin tällöin mahdollisuudesta hakea EAKR ja ESR-rahoitusta. Lisäksi järjestetään muutamia infotilaisuuksia. Aluekehitys/ aluekehitysjohtaja ja suunnittelija. B5.2.2. Saapuneiden hakemusten vastaanottaminen ja rekisteröinti Allekirjoitetut paperiset hakemukset merkitään Kymenlaakson Liiton diaariin ja kirjataan sen jälkeen saapuneiksi EURA2007-järjestelmään, josta hakija saa tiedon hakemuksen käsittelyvaiheesta. Jos hakemuksessa on korjattavaa, siitä ilmoitetaan sähköpostilla hakijalle. Sisäiset tukitoimet/ toimistosihteeri ja aluekehitys/ alukehitysjohtaja ja suunnittelija. B5.2.3. Hakemusten arviointi Kymenlaakson Liitossa on ennen MYR:n sihteeristön käsittelyä sisäinen palaveri, jossa keskustellaan hankkeen sopivuudesta Etelä-Suomen EAKR-ohjelmaan, maakuntaohjelman ja toteuttamissuunnitelman painopisteisiin sekä hakijan taloudellisesta ja tiedollisesta kapasiteetista hankkeen toteuttamiseksi. Aluekehitysjohtaja päättää hakemuksen käsittelijän, joka tekee EURA2007-järjestelmään hankkeen arvioinnin. Pisteytys tehdään ohjelma-asiakirjan ja seurantakomitean hyväksymien valintakriteerien perustella. Hakemuksen on saatava vähintään puolet maksimipisteistä. Pisteytys perustellaan kirjallisesti. Ympäristövaikutusten arviointi tehdään kaikista hankehakemuksista. Aluekehitys/ aluekehitysjohtaja ja aluekehityssuunnittelija, kv.asiain päällikkö sekä aluesuunnittelu/ Liiton ympäristösuunnittelija. B5.2.4. Rahoitettavien hankkeiden valinta (ml. maakunnallinen käsittely) Käsittelijä valmistelee ehdotuksen maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristön käsittelyyn. Maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristö tekee hankkeesta joko myönteisen tai kielteisen päätöksen, esittää hankkeen jättämistä pöydälle lisäselvityksiä varten tai esittää hakemuksen siirtämistä toiselle viranomaiselle. Päätös perustellaan. Sihteeristön käsittelyllä varmistetaan mm. se, että samaa tai samanlaista hanketta ei ole rahoitettu aiemmin toisen viranomaisten toimesta ja toisen ohjelman kautta. Ylimaakunnalliset hankkeet, maakunnan kehittämisen kannalta strategisesti merkittävät hankkeet tai laajat hankekokonaisuudet viedään maakunnan yhteistyöryhmän kokoukseen päätöksentekoa varten. Aluekehitys/ aluekehitysjohtaja (esittely sihteeristölle) ja aluekehityssuunnittelija (toimii sihteeristön sihteerinä),
9 maakuntajohtaja (esittely maakunnan yhteistyöryhmälle) ja hallintopäällikkö (toimii MYR:n sihteerinä) B5.2.5. Rahoituspäätöksen tekeminen Kymenlaakson maakuntahallitus tekee päätöksen maakunnan yhteistyöryhmän tai sihteeristön esityksestä. Esittelijänä toimii maakuntajohtaja. Maakuntahallituksen tekemän myönteisen rahoituspäätöksen (ote maakuntahallituksen pöytäkirjasta) mukana hakijalle lähetetään EURA2007 järjestelmässä tehty projektipäätös, joka sisältää hyväksymisen, rahoittamisen ja maksamisen ehdot. Päätöksen mukaan liitetään oikaisuvaatimusosoitus, tukikelpoisuusohje ja tiedotusohje. Päätös toimitetaan hakijalle viipymättä. Esittely (maakuntajohtaja), päätöksen kirjaaminen (hallintopäällikkö, hallituksen pöytäkirjanpitäjä), ote pöytäkirjasta ja projektipäätös (aluekehitysjohtaja), toimenpiteet WEPA2007- ja EURA2007-järjestelmissä (aluekehityssuunnittelija, kv. asiain päällikkö). B5.3.Riittävän informaation ja ohjauksen antaminen rahoituspäätöksen saaneelle tuensaajalle (yleisasetus art 56 ja art 60 c)d) ja f ja täytäntöönpanoasetus art 13 1-kohta Ohjeet toimitetaan rahoituspäätöksen mukana. Hankkeen toteuttajan kanssa pidetään aloituspalaveri rahoituspäätöksen tekemisen jälkeen. Aloituspalaverissa määritellään toteuttajaorganisaation ja rahoittajan väliset toimivaltuudet ja vastuut sekä projektin toimintaperiaatteet. Lisäksi selvitetään toimintaan liittyvä ohjeistus ja säädökset. Aluekehitys/ aluekehityssuunnittelija, kv.asiain päällikkö tai ympräristösuunnittelija (projektin yhdyshenkilö). Aloituspalaverissa mukana myös aluekehityssihteeri (maksatus). B6. Hankkeen toteutuksen seuranta ja valvonta Rahoituspäätöksessä nimetty Kymenlaakson Liiton edustaja projektin ohjausryhmässä on läsnäolo- ja puheoikeuden omaava asiantuntija, joka osaltaan huolehtii tiedonkulusta projektin ja rahoittajan välillä. Asiantuntijana hän antaa neuvoja esimerkiksi menettelytavoista. Ohjausryhmätyön seuranta on projektien hallinnollista valvontaa. Valvonta- ja sen jatkotoimenpiteet dokumentoidaan ja säilytetään projektiaineistossa. Projektin nimettyä yhteyshenkilöä kuullaan maksatushakemusten käsittelyn yhteydessä. Aluekehitys/ aluekehityssuunnitelija, kv.asiain päällikkö tai ympäristösuunnittelija (projektin yhteyshenkilö) seuraa projektin tavoitteiden toteutumista ja aluekehityssihteeri (maksajaviranomainen) projektin tukikelpoisia kustannuksia ja rahoituksen toteutumista. B7. Korvaushakemusten käsittely: Neuvoston asetuksen (EY) N:o 1083/2006 60 art b kohta ja N:o 1828/2006 13 art b kohta) Täytäntöönpanoasetuksen 21 artiklan mukaisen hallinto- ja valvontajärjestelmän kuvauksen mallin liite XII:n kohta 2.2.5. B7.1. Maksatushakemusten käsittelyyn annetut kirjalliset menettelytapa- ja muut ohjeet Asiakirjan nimi Laatimispvm B7.1.1. Hallintoviranomaisen ohjeistus Hallintoviranomaisen ohje 2/2010 22.12.2010 Ohje tukikelpoisista menoista, ohje
10 EURA2007-järjestelmän ohjeet Wepa2007 Valtteri järjestelmän ohjeet maksatushakemuksista, Kunta-, muu julkinen ja yksityinen rahoitus, ESR- ja EAKR-kustannusten tukikelpoisuustarkastus Wepa 2007 Valtteri järjestelmässä maksatushakemus- ja rahoitusseurantalomakkeen viranomaiskäsittely, maksatuspäätöksen viranomaiskäsittely B7.1.2. Ministeriön hallinnonalalleen antama käyttöön otettuja kansallisia tukijärjestelmiä koskeva ohjeistus - B7.1.2. Välittävän toimielimen oma ohjeistus - B7.2. Maksatushakemusten vastaanottaminen Allekirjoitettu alkuperäinen Kymenlaakson Liittoon saapunut maksatushakemus merkitään diaariin. Diarioinnin jälkeen projektin yhteyshenkilö tarkistaa maksatushakemuksen ja merkitsee sen saapuneeksi EURA 2007 järjestelmään. Sisäset tukitoimet/ toimistosihteeri, aluekehitys/ aluekehityssuunnittelija, kv. asiain päällikkö B7.3. Maksatushakemusten käsittely B7.3.1. Hankkeen sisällön ja toimenpiteiden tukikelpoisuustarkastus (rahoittaja) Projektin yhteyshenkilö tekee maksatushakemukseen perustuvan projektin sisällön toimenpiteiden tukikelpoisuustarkastuksen. Yhdyshenkilö antaa maksatushakemuksen käsittelijälle lausuntonsa siitä, että projektisuunnitelman sisällöllisestä toteutumisesta ei löydy estettä maksatukselle. Yhteyshenkilö pyytää tarvittaessa projektin toteuttajalta lisäselvityksiä, mikäli lausunnon antaminen sitä edellyttää. Käsittelyn ensimmäisen vaiheen jälkeen projektin yhteyshenkilö siirtää tiedot maksajaviranomaisen käsittelyyn Wepa 2007 -järjestelmän Valtteri-osioon. Mikäli maksatushakemuksessa havaitaan puutteita tai virheitä vasta sen jälkeen, kun se on siirretty käsittelyyn Valtteriin, palautetaan maksatushakemus Valtterista takaisin EURA 2007 -käsittelyyn, jonka jälkeen maksatushakemusta voidaan jälleen käsitellä EURA 2007 - järjestelmässä. Aluekehitys/ aluekehityssuunnittelija, kv.asiain päällikkö (rahoittajaviranomainen) B7.3.2. Maksatushakemuksen kustannusten tukikelpoisuuden tarkastaminen (maksaja) Projektin yhteyshenkilön annettua lausunnon maksatushakemuksesta, hakemus siirtyy maksatusviranomaiselle kustannusten tukikelpoisuuden tarkastamista varten. Maksatushakemuksen
11 käsittely suoritetaan käyttäen hyväksi Valtteri-järjestelmään täytettävää määrämuotoista maksatushakemuksen tarkistuslistaa. Maksatushakemukseen tehdään kustannusten numerotarkistus, jolla varmennetaan maksatukseen haettavien kustannusten oikeellisuus vertaamalla maksuun haettavia eriä kirjanpidon otteisiin, liitetietoihin, aiemmin maksettuihin eriin sekä rahoituspäätöksillä projektille myönnettyyn rahoitukseen. Lisäksi tehdään asiatarkastus, vientikohtaisten kustannusperusteiden tarkistaminen, tarvittaessa tositekopioihin perustuvan käsittelyn, projektin kustannustoteuman ja tarkastushavaintojen seuraaminen sekä maksatuspäätöksen valmistelu. Projektin toteuttajalta pyydetään tarvittaessa lisätietoja. Mikäli maksatushakemus on kokonaan palautettava täydennettäväksi projektin toteuttajalle, se palautetaan EURA 2007 järjestelmän viranomaisen palveluihin, josta se siirretään viranomaisen toimesta EURA 2007 -järjestelmän toteuttajan palveluihin projektin toteuttajan korjauksia varten. Maksatushakemuksen käsittelyä jatketaan korjausten tekemisen tai lisätietojen toimittamisen jälkeen viipymättä. Mikäli osa kustannuksista edellyttää tarkastusta paikan päällä, siitä tehdään merkintä järjestelmään. Merkinnät otettaan huomioon paikalla tehtäviä tarkastuksia tehtäessä. Ennen projektin viimeistä maksatusta on varmistettava, että tarvittavat paikan päällä tehtävät tarkastukset on suoritettu. Valtteri järjestelmään merkitään kustannuslajikohtaisesti tukikelpoisena hyväksyttävät kustannukset ja rahoituserät samoin kuin hylättävät summat perusteluineen. Lisäksi merkitään projektille maksettavasta summasta mahdollisesti vähennettävät erät, esim. takaisinperinnät. Kun maksatushakemus on käsitelty valmiiksi Valtteri-järjestelmässä, tiedot siirretään EURA 2007 järjestelmään maksatuspäätöksen laatimista varten. Aluekehitys/ aluekehityssihteeritja teknisen tuen osalta maksatustarkastaja. B7.3.3. Maksatuspäätöksen tekeminen (ml. maksatuspäätöstä koskeva muutoksenhaku sekä päätöksen teknisen ja asiavirheen korjaaminen) Maksatuspäätös tehdään EURA 2007 -järjestelmässä sen jälkeen, kun maksatushakemus on käsitelty täysin valmiiksi Valtteri-järjestelmässä ja tarvittavat tiedot ovat siirtyneet EURA 2007 -järjestelmään. EURA-tietojärjestelmästä ilmenevät käsittelyn välitoimet, mm. projektin toteuttajalta pyydetyt lisäselvitykset. Pyydetyt lisätiedot ja selvitykset esim. sähköpostiviestintä dokumentoidaan ja säilytetään päätöksen valmisteluasiakirjoissa. Päätöksessä kerrotaan projektin toteuttajalle maksajan tekemä tukikelpoisuusratkaisu; kuinka paljon maksatushakemuksella ilmoitetuista kustannuksista ja rahoituseristä on hyväksytty ja hylätty. Hylätyt kustannukset ja rahoituserät eritellään ja perustellaan Valtteri-järjestelmässä. Hylätyt kustannukset yksilöidään ja perustellaan kunkin kustannuksen osalta selvästi, jotta hakijalla on mahdollisuus saada muutos päätökseen joko oikaisupyynnöllä tai hallintoriita-asiana. Perustelemisvelvollisuus koskee aina myös summaa, joka päätetään maksaa erisuuruisena kuin se on haettu. Maksatuspäätöksessä ilmoitetaan maksuun hyväksyttävä summa, joka on tukiprosentin mukainen osuus kyseisen maksatuskauden osalta hyväksytyistä tukikelpoisista projektin nettokustannuksista. Mikäli projektilla on luontoissuorituksia eikä projekti toteudu täysimääräisenä, maksettava tuki projektin toteutusajalta ei saa ylittää projektin kirjanpidossa olevia, toteuttajan maksamia tukikelpoisia nettokustannuksia. Maksettavasta summasta vähennetään myös mahdolliset muut vähennettävät erät esim. takaisinperinnät, jotka ilmoitetaan maksatuspäätöksessä. Maksettava summa voi olla korkeintaan projektille rahoituspäätöksellä myönnetyn rahoituksen jäljellä oleva määrä. Kun maksatuspäätös on täysin valmis, se hyväksytään. Tämän jälkeen maksatuspäätös tulostetaan ja lähetetään allekirjoitettuna liitteineen projektin toteuttajalle. Maksatuspäätöksen liitteenä toimitetaan oikaisuvaatimusosoitus.
12 Aluekehitys/ aluekehityssihteeri ja teknisen tuen osalta maksatustarkastaja, sisäiset tukitoimet/ hallintopäällikkö B7.3.4. Tuen maksuun määrääminen (maksuunpanomääräys) ja tuen maksaminen EURA2007 -järjestelmästä tulostetaan maksuunpanomääräys. Hyväksytty maksuunpanomääräys toimitetaan taloussihteerille tuen maksamista varten. Tuki maksetaan maksuunpanomääräyksen mukaisesti maksun saajan pankkitilille ja tositteelle merkitään maksupäivä. Maksu kirjataan Kymenlaakson Liiton kirjanpitoon. Maksaja merkitsee tilitykselle maksupäivän WePa2007 /Valtteri järjestelmään, maksupäivä merkitään seuraavan kuukauden 16. päivään mennessä. Aluekehitys/ aluekehityssihteeri, sisäiset tukitoimet/ taloussihteeri B8. Toimien tarkastaminen Täytäntöönpanoasetuksen 21 artiklan mukaisen hallinto- ja valvontajärjestelmän kuvauksen mallin liite XII:n kohta 2.2.4. (neuvoston asetuksen (EY) N:o 1083/2006 60 art b kohta ja N:o 1828/2006 13 art b kohta) B8.1. Paikan päällä tehtäviä tarkastuksia koskevat kirjalliset menettelytapa- ja muut ohjeet Asiakirjan nimi Laatimispäivämäärä B8.1.1. Hallintoviranomaisen ohjeistus Ohje komission asetuksen (EY) N:o 1828/2006 13 artiklan edellyttämistä paikan päällä tehtävistä tarkastuksista 645/023/2009 6.3.2009 Ohje paikan päällä tehtävistä tarkastuksista B8.2. Vuosittainen tarkastussuunnitelma Tarkastussuunnitelma sisältää TEM:n otantamenetelmällä poimitut projektit, jotka voidaan tarkastaa projektin ollessa käynnissä. Lisäksi Kymenlaakson Liitto tarkastaa kaikki päättyneet projektit ennen niiden viimeistä maksatusta. Tarkastettavat projekti kirjataan tarkastussuunnitelmaan, joka laaditaan vuosittain helmikuun loppuun mennessä. Aluekehitys/ aluekehitysjohtaja B8.3.Paikan päällä tapahtuvan tarkastuksen suorittaminen
13 Paikan päällä tehtävällä tarkastuskäynnillä tarkastetaan riittävä määrä tositteita, jotta saadaan riittävä varmuus maksamishakemuksen perusteena esitettyjen menojen tosiasiallisuudesta. Tarkastettavien tositteiden määrästä päätettäessä otetaan huomioon projektille/toteuttajalle annettu riskiluokitus ja aiemmat havainnot. Jos kaikkia tositteita ei tarkasteta, tarkastettavat tositteet valitaan otannalla. Otantamenetelmä kuvataan projektikohtaisesti. Jos tositetarkastuksessa tulee esiin virheitä, joiden perusteella on syytä olettaa, että virheitä esiintyy otoksen ulkopuolisessa aineistossa, otosta laajennetaan. Jos kyseessä on rahoitukseltaan pieni, teknisluonteinen projekti, jonka toiminnasta/olemassa olosta saadaan riittävä varmuus tulosten perusteella (tehty työ konkretisoituu esim. raportteina tai selvityksinä), ei sille välttämättä suoriteta paikalla tehtävää tarkastusta. Teknisen tuen projekteille ei välttämättä suoriteta paikan päällä tehtävää tarkastamista. Tarkastustiedot tallennetaan viipymättä Valtteri-tietojärjestelmään, jotta sieltä saatavat tiedot ovat ajantasaisia. Aluekehitys/ aluekehityssuunnittelija (rahoitus/projektin yhteyshenkilöt) ja aluekehityssihteeri (maksatus). B8.4.Paikan päällä tehdyn tarkastuksen dokumentointi Tehdyt paikan päällä tapahtuvan tarkastuskäynnin toimenpiteet, tarkastuksen tulokset sekä niiden johdosta tehdyt korjaavat toimenpiteet tarkastuksen suorittaja kirjaa TEM:n vahvistamaan paikan päällä tehtävien tarkastusten tarkistuslistaan. Tarkastustiedot tallennetaan viipymättä Valtteri-tietojärjestelmään, jotta sieltä saatavat tiedot ovat ajantasaisia. Aluekehitys/ aluekehityssihteeri B8.5. Paikan päällä tehtyä tarkastusta koskevien korjaavien toimenpiteiden suorittaminen ja seuranta Jos tarkastuksessa havaitaan puutteita ja virheitä ryhdytään välittömästi toimenpiteisiin, jotka ovat tuen maksamisen lopettaminen, tuen takaisinperintä tai tuen määrääminen palautettavaksi. Aluesuunnittelu/ suunnittelujohtaja B9. Hankkeiden seuranta- ja tulostietojen kerääminen Projektien tulee toimittaa seurantalomakkeet puolivuosittain EURA2007-järjestelmän kautta rahoittajalle tiedoksi. Seurantatiedot tarvitaan maksatusten suorittamiseksi. Aluekehitys/ aluekehityssuunnittelija, kv. asiain päällikkö, ympäristösuunnittelija (projektien yhteyshenkilöt). B10.Tukiin liittyvät korjaustoimet ml. takaisinperintä B10.1. Takaisinperintäpäätöksen tekeminen (ml. muutoksenhaku sekä päätöksen teknisen ja asiavirheen korjaaminen)
14 Rahoituspäätöksessä havaitut virheet korjataan välittömästi. EURA2007 järjestelmästä tulostettu muutettu projektipäätös lähetetään tuen saajalle. Jos tukikelvoton meno sisältyy vireillä olevaan maksatushakemukseen, meno vähennetään maksusta hyväksyttävistä menoista. Mikäli havaitaan, että projektille on maksettu avustusta perusteettomasti, se peritään takaisin. Takaisinperintäpäätöksen teossa noudatetaan hallintolain menettelytapasäännöksiä.. Aluekehitys/ aluekehitysjohtaja (rahoituspäätöksen virheet) Aluekehitys/ hallintopäällikkö (maksatuksen virheet) Aluesuunnittelu/ suunnittelujohtaja (rahoituskorjaukset ja jatkotoimenpiteet) B10.2. Tuen takaisinperintä (täytäntöönpano, toimenpiteiden toteutumisen seuranta ja raportointi korjaustoimenpiteiden edistymisestä rakennerahastolaki 46 1 mom.) Takaisinperintäpäätös oikaisuvaatimusohjeineen, lasku perittävästä avustuksesta ja korkolaskelma toimitetaan avustuksen saajalle viipymättä. Jos maksua ei suoriteta, Kymenlaakson Liitto hakee hallintooikeudelta ulosottopäätöksen, jonka perusteella ulosottovirasto perii saatavan. Aluesuunnittelu/ suunnittelujohtaja (takaisinperintäpäätös) B11. Sääntöjenvastaisuuksiin liittyvä raportointi (yleisasetus artikla 61, 70, 98; täytäntöönpanoasetus artiklat 20, 27-37; rakennerahastoasetus 15, 20; rakennerahastolaki 15, 46 1 mom.) Sääntöjenvastaisuudet, jossa arvioitu tai toteutunut EU:n rahoitusosuus on vähintään 10 000, ilmoitetaan heti ensimmäisen hallinnollisen tai oikeudellisen havainnon jälkeen todentamisviranomaiselle. Kymenlaakson Liitto ilmoittaa sääntöjenvastaisuuden vaatimat toimenpiteet ja niiden raportoinnit jatkoilmoituksilla todentamisviranomaiselle. Tiedot sääntöjenvastaisuuksista toimitetaan kunkin vuosineljänneksen päättymistä seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä todentamisviranomaiselle. Tiedot sääntöjenvastaisuuksista tallennetaan EURA 2007 -seurantajärjestelmään ja niitä vastaavat rahoituskorjaukset tehdään Valtteri-järjestelmässä. Todentamisviranomainen on antanut ohjeen sääntöjenvastaisuukiin liittyvästä raportoinnista 16.10.2009. Aluesuunnittelu/ suunnittelujohtaja B12.Todentamisviranomaiselle esitettävät varainkäytön todentamiseen liittyvät tiedot (Rakennerahastolaki 1401/2006 14 2 mom ja 54 ) Kymenlaakson Liitto vahvistaa todentamisviranomaiselle tuensaajien maksamat tukikelpoiset menot, jotka sisältävät mahdolliset rahoituskorjaukset, ja on eritelty rahoituslajeittain. Menot vahvistetaan EURA2007 järjestelmän raportilla nro 10. Aluekehitys/ aluekehitysjohtaja B13. Tarkastusviranomaisen tarkastusraporttien ja muiden tarkastushavaintojen käsittely
15 VM/ Valtiovarain controller toiminto (VVC) lähettää valmistuneet hanketarkastusraportit toimenpiteitä varten ao. välittävälle toimielimelle sekä samanaikaisesti tiedoksi hallinto- ja todentamisviranomaiselle. Kymenlaakson Liitto ryhtyy tarkastusraportin edellyttämiin toimenpiteisiin ja kirjaa tekemänsä korjaavia toimenpiteitä koskevat tiedot EURA2007-järjestelmään. VVC lähettää järjestelmätarkastukset välittävälle toimielimelle ja hallinto- ja todentamisviranomaiselle. Jos järjestelmätarkastuksessa on havaittu virheitä, korjataan toimintaa koskevat epäkohdat välittömästi. Tieto tehdyistä korjaustoimenpiteistä kirjataan EURA2007-järjestelmään. Aluesuunnittelu/ suunnittelujohtaja B14. Riittävästä jäljitysketjusta (audit trail) huolehtiminen Diarisointi ja dokumenttien säilytys Kymenlaakson Liiton arkistonmuodostussuunnitelman mukaan. EURA2007 järjestelmän arkistointi ja säilytys. Projektien jäljitysketjun aukottomuus varmistetaan siten, että kaikiin projektin asiakirjoihin on merkitty projektikoodi. Sisäiset tukitoimet/ toimistosihteeri KYMENLAAKSON LIITTO Juha Haapaniemi vt. maakuntajohtaja