District Governor-elect Survival Kit. TULEVIEN KUVERNÖÖRIEN SELVIYTYMISOPAS Rotaryvuodelle

Suomen Rotary - Finlands Rotary ry District Governor-elect Survival Kit TULEVIEN KUVERNÖÖRIEN SELVIYTYMISOPAS Rotaryvuodelle 2016 2017 Paul P. Harris 1868 1947

Sisällys 1. Johdanto... 3 2. Kuvernöörin valinta ja nimeäminen... 3 3. Tulevan kuvernöörin (DGE) valmistautuminen... 4 3.1. Toiminta piirin organisaatiossa ja tilaisuuksissa... 4 3.2. Kuvernöörin valmennus kotimaassa... 4 3.3. GETS (Governor-elect Training Seminar) ja Rotaryinstituutti... 5 3.4. International Assembly (Kansainvälinen neuvottelu)... 6 3.5. RI:n kansainväliset kongressit (International Convention)... 7 4. Piirin hallinto ja toiminnan suunnittelu... 8 4.1. Piirin visio ja strategia... 8 4.2. Piirijohtosuunnitelma (DLP)... 8 4.3. Piiriorganisaatio... 9 4.4. Toimintasuunnitelma... 11 4.5. Piirin talousarvio... 11 4.6. Kuvernöörin varat ja korvaukset RI:ltä... 12 4.7. Talousarvion perusteet... 12 4.8. Tilikirjausohje... 12 4.9. Taloudenhoidon yleisohje... 13 4.10. Rotarypiiri ry:n säännöt... 13 4.11. Yhdistysrekisteri-ilmoitus... 13 5. Piirin tilaisuuksien valmistelut... 13 5.1 PETS (President-elect Training Seminar), virkailijakoulutus ja piirineuvottelu... 13 5.2. Piirikonferenssi - Piirikokous... 14 5.3. Muut piirin järjestämät tilaisuudet... 15 6. Kuvernöörin klubivierailut... 15 6.1. Klubineuvottelu/Osa 1... 15 6.2. Klubineuvottelu/Osa 2... 16 6.3. Klubikokous/osa 3... 16 7. Klubien juhlat... 16 8. Rotaryprotokolla... 16 9. Huomionosoitukset, palkitsemiset ja muistamiset... 17 10. Tiedottaminen ja tiedonvälitys... 17 11. Rotaryn tietojärjestelmien hyväksikäyttö piirihallinnossa... 17 11.1. RI:n verkkosivut... 17 11.2. Suomen Rotaryn verkkosivut... 18 11.3. Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä... 18 11.4. Piirien ja klubien verkkosivut... 19 11.5. Kuvernöörin IT-valmiudet... 19 12. Suomen rotarypiirien palveluorganisaatio ja palvelut... 20 13. Tulevien kuvernöörien välinen yhteistyö... 21 14. Piirin arkisto... 21 15. Raportointi- ja postitusmenetelmät... 21 16. Tulevan kuvernöörin vuosikalenterit... 22 16.1. DGN-vuosi... 22 16.2. DGE-vuosi... 22 16.3. DG-vuosi... 24 16.4. IPDG-vuosi... 25 17. Rotaryvuoden vuosikello... 26 18. Tietolähteitä kuvernöörille, piirin toimihenkilöille ja klubeille... 26 18.1. Painotuotteita... 26 18.2. Rotarytietoutta Internetissä... 27 18.3. Help Desk -tukipalvelut... 27 19. Dokumentin versiohistoria... 28 2 / 28

1. Johdanto Kuvernööriksi valmistautuminen on pitkä prosessi, joka alkaa useita vuosia ennen DG-tehtävän vastaanottoa. Kuvernöörivuodenkin jälkeen on vielä velvoitteita sekä Rotary Internationalille että piirille, mm. kuvernöörin kustannusraportti RI:lle sekä piirille tilinpäätös ja toimintakertomus. Kaiken kaikkiaan kuvernöörin putki on n. 4 vuoden pituinen. Tämän jälkeenkin useat entiset kuvernöörit jatkavat vielä piirin, Suomen Rotaryn tai RI:n tehtävissä. Tämän kansanpainoksen tarkoitus on antaa tuleville kuvernööreille suuntaa antava yhteenveto ja käytännön vinkkejä kuvernöörin tehtävään valmistautumisen sekä kuvernöörivuoden keskeisistä kohdista. Valmistautumiseen liittyy kouluttautumista, omaehtoista perehtymistä ja opiskelua sekä RI:n määrittämiä määrämuotoisia ja -aikaisia tehtäviä, että myös kansallisia ja piirikohtaisia tehtäviä. RI:n julkaisemassa ja tuleville kuvernööreille toimittamassa n. 170-sivuisessa englannin, Lead Your District Governor 2016 17 (233en) on yksityiskohtaisesti kuvattuna kuvernöörivuoteen valmistautumiseen ja sen läpivientiin liittyvät kaikki tehtävät. Opas löytyy myös SR:n suojatuilta jäsensivuilta englanniksi. RI:n ja SR:n asettamat tehtävät ja niihin liittyvät määräajat voivat muuttua vuosittain ja jopa vuoden aikanakin. Tuleva kuvernööri ja kuvernööri saavat vuoden aikana RI:ltä ja SR:ltä ilmoitukset ja muistutukset näistä määräajoista. Zürichin toimisto toimittaa kuukausittain ns. CDS Newsletter uutistiedotteen, jossa näistä tärkeistä asioista muistutetaan. Tämän dokumentin lopussa on vuositaulukot tehtävineen ja määräaikoineen. Joissain kansallisissa menettelytavoissa voi Suomen eri piireissä olla toisistaan poikkeavia käytäntöjä sekä ajoituksissa että toteutuksissa. Jäljempänä kuvatut menettelyt koskevat lähinnä tulevaa kuvernööriä (DGE, District Governorelect) sekä hänen varsinaista kuvernöörin toimikautta. DGE:tä seuraavien kuvernööriehdokkaiden (DGN = District Governor-nominee ja GND = Governor-nominee Designate) valmistautuminen tulevaan kuvernöörivuoteensa on lähinnä perehtymistä yleisellä tasolla piirinsä, SR:n ja RI:n toimintaan ja menettelytapoihin. Alustava valmistautuminen kuvernöörin tehtävään kannattaa aloittaa n. pari vuotta ennen toimikauden alkua. Toimikautta edeltävänä vuotena tuleva kuvernööri saa tehtäväänsä valmistavan koulutuksen useissa eri tilaisuuksissa sekä kotimaassa että ulkomailla. Tehtävää edeltävänä vuotena laaditaan myös piirin kaikki suunnitelmat, joiden mukaan sitten varsinainen kuvernöörivuosi toteutetaan. 2. Kuvernöörin valinta ja nimeäminen Tulevan kuvernöörin nimeäminen käynnistetään siten, että istuva kuvernööri ilmoittaa klubeille elosyyskuun aikana kuukausikirjeessään hakumenettelystä ja pyytää klubeja tekemään esityksiä asetettuun määräaikaan mennessä. Klubien esitykset kuvernööriksi tehdään määrämuotoisella kirjallisella hakemuksella. Piireillä on käytössään omia hieman erilaisia hakulomakkeita. 3 / 28

Piirin tulee valita ehdokas kuvernööriksi enintään 36 kk, mutta vähintään 24 kk ennen toimeen astumispäivää. Kuvernöörin valintamenettelyt ja kelpoisuusvaatimukset ovat selostettuina Rotaryn Käsikirjassa (013fi) sekä RI:n menettelytapaohjeissa (RCP, Rotary Code of Policies). Myös SR:n suojatuilta jäsensivuilta löytyy kuvernöörin valintamenettelyistä selostus "Kuvernöörin vaali". CDS-tukihenkilö lähettää vuosittain s-postia, jossa kaikki tieto sekä lomake. Kuvernöörin nimeämiskomitea valitaan vuosittain joko piirineuvottelussa tai piirikokouksessa. Nimeämiskomitean kokoonpano vaihtelee piireittäin. Nimeämiskomitean jäsenille ei ole asetettu erityisiä kelpoisuusvaatimuksia (ei tarvitse olla entisiä kuvernöörejä tai piirineuvoston jäseniä). Siinä tapauksessa, että piirikokouksessa ei jostain syystä saada nimettyä nimeämiskomiteaa, nimeämiskomitean muodostavat viisi viimeksi palvellutta entistä kuvernööriä. Nimeämiskomitean esitys kuvernööriksi ilmoitetaan klubeille neljän vuorokauden kuluessa siitä, kun nimeämiskomitea on tehnyt päätöksensä. Klubit voivat tässä vaiheessa tehdä kilpailevia ehdotuksia kuvernööriksi mikäli tämän nimi on määräpäivään mennessä ilmoitettu nimeämiskomitealle. Prosessi on kuvattu RI:n säännöissä artikla 13:ssa. Kuvernöörin tulee ilmoittaa kuvernööriehdokkaan nimi RI:n pääsihteerille kymmenen päivän kuluessa siitä, kun hänet on valittu ehdokkaaksi (Governor-nominee Form). Lomake on ladattavissa MY Rotaryssa/District Adminstration/Forms and Instructions ja se palautetaan piirin CDS-tukihenkilölle Zürichiin. DGE:n valinnan virallinen vahvistaminen tapahtuu kuitenkin vasta toimikauttaan edellisen vuoden RI:n kansainvälisessä kongressissa. Tämä on vain muodollinen vahvistus. DGN:n on hyödyllistä osallistua perehtymismielessä PETS:iin tarkkailijana ja kouluttajana. Valintansa jälkeen DGN yleensä nimitetään heti piirineuvoston jäseneksi. DGN esitellään ja esittäytyy yleensä PETSin/piirineuvottelun ja piirikonferenssin/piirikokouksen yhteydessä. 3. Tulevan kuvernöörin (DGE) valmistautuminen Tulevan kuvernöörin koulutus, perehdyttäminen ja valmistautuminen tehtäviin ovat oleellista jatkuvuuden ja tehokkaan organisaation varmistamiseksi. Päävastuu koulutuksista on RI:llä, mutta myös Suomen Rotary Finlands Rotary ry:llä on piirien antama koulutusvelvoite. Kunkin DG:n velvollisuus on huolehtia seuraajansa opastamisesta ja tukemisesta. Lisäksi on korostettava tulevan kuvernöörin omatoimisuutta laajaan rotaryaineistoon perehtymisessä. Tämä työ on syytä aloittaa mahdollisimman varhain. Tärkeimmät koulutustilaisuudet ja -aineistot edellyttävät tulevalta kuvernööriltä ja hänen puolisoltaan kohtuullista englanninkielen suullista ja kirjallista taitoa. 3.1. Toiminta piirin organisaatiossa ja tilaisuuksissa - toiminta piirineuvostossa - tutustuminen piirin arkistoihin mm. edellisten kuvernöörien aineistot - perehtyminen edellisen piirineuvottelun ja piirikokouksen pöytäkirjoihin - tutustuminen piirin edellisiin vuosikertomuksiin ja tilinpäätöksiin - osallistuminen mahdollisuuksien mukaan muutamaan DG:n klubivierailuun tuntuman saamiseksi. 3.2. Kuvernöörin valmennus kotimaassa Suomen Rotary Finlands Rotary ry järjestää vuosittain elo-syyskuussa tuleville kuvernööreille puolisoineen kaksipäiväisen informaatio- ja valmennustilaisuuden (DGE-info). 4 / 28

Tilaisuuden järjestämisestä vastaa Suomen Rotary Finlands Rotary ry:n hallituksen puheenjohtaja. SR maksaa osallistujien matka- ja majoituskulut sekä ruokailut. Tilaisuuden tarkoitus on: - tavata ensimmäisen kerran muiden piirien tulevat kuvernöörit ja heidän puolisot - saada opastusta, neuvoja ja käytännön kokemuksia kouluttajilta - vaihtaa ajatuksia ryhmän kesken tulevista omista suunnitelmista - saada tietoa Suomen Rotaryn ja Rotarytoimiston piireille ja kuvernööreille tarjoamista palveluista - saada ennakkotietoja tulevista kuvernöörin koulutustilaisuuksista, joita ovat vyöhyketasoinen Governor-elect Training Seminar (GETS) sekä kuvernöörikouluksi kutsuttu International Assembly San Diegossa, USA:ssa 3.3. GETS (Governor-elect Training Seminar) ja Rotaryinstituutti GETS ja Rotaryinstituutti ovat kaksi eri tapahtumaa, mutta ne järjestetään perinteisesti samassa yhteydessä. GETS ja Rotaryinstituutti järjestetään vyöhykkeittäin. Tulevien kuvernöörien vyöhykekohtaiseen koulutuksen (GETS) osallistuminen on pakollinen kaikille tuleville kuvernööreille sekä suotavaa myös puolisoille. Pohjoismaiden vyöhykkeiden 15 ja 16 GETS ja Rotaryinstituutti järjestetään vuosittain elo-syyskuussa jossain vyöhykkeen 15/16 maassa. Vuonna 2015 GETS ja Instituutti muuttuu siten, että mukana ovat myös vyöhykkeet 17 ja 18. Tilaisuus on marraskuussa 2015 Warwickshiressä, Englannissa. GETS pidetään 18. 19.11.2015 ja Instituutti 21. 22.11.2015. Yleinen käytäntö on, että GETS:n ja Instituutin aikana järjestetään samanaikaisesti seminaareja erilaisine ryhmäkokouksineen, kuten rotarysäätiöseminaari, jäsenkehitysseminaari, nuorisovaihtoseminaari, COL-seminaari jne. DGE:t osallistuvat GETS:n jälkeen varsinaiseen Instituuttiin ja sen istuntoihin ja ryhmäkokouksiin. GETS ja Rotaryinstituutti kestävät yleensä yhteensä n. 5 päivää. Instituuttiin osallistuvat yleensä myös DG ja piirien Säätiökomitean puheenjohtajat. GETS tarjoaa ensimmäisen tilaisuuden tutustua kansainväliseen Rotaryyn, sillä mukana ovat vyöhykkeiden tulevien kuvernöörien lisäksi myös rotarykoordinaattorit sekä Rotaryn hallituksen jäsen (RID). Käsiteltävät asiat ovat enemmän alueellisia kuin kansallisia. Kokous antaa samalla mahdollisuuden tutustua lisää suomalaisiin kollegoihin ja tavata tulevia kuvernöörejä myös muiden alueiden maista. GETS on myös ensimmäinen mahdollisuus sopia pohjoismaisesta vierailuvaihdosta tulevaan piirikonferenssiin. Kannattaa toimia nopeasti ja aktiivisesti näiden vaihtosopimusten kanssa, ettei jää paitsi. Pohjoismainen vierailuvaihto piirikonferenssissa ei ole pakollinen, mutta on vakiintunut käytäntö. Suomen Rotary ry ei korvaa vierailusta aiheutuvia matkakustannuksia, vaan ne on katettava piirin omasta budjetista. GETSissä on myös mahdollisuus tavata Zürichin toimiston edustaja. GETSin ryhmätyöt perustuvat vahvasti Lead your District Governor (233en) -oppaaseen, joka on ehdottomasti otettava mukaan. Ennen GETSiin menoa on syytä painattaa kuvernöörin käyntikortit. Mallit kannattaa ottaa edellisten vuosien kuvernööreiltä, kuitenkin huomioiden RI:n uudet graafiset ohjeet ja Brand Centeristä saatavia logoja. N. 500 kpl riittää alkuunsa. Käyntikorttien kustannukset voi raportoida kuvernöörin kuluihin RI:lle. RI maksaa DGE:n osallistumisen ja ylöspidon GETS:in osalta ja myös matkakulut voidaan raportoida kuvernöörin kuluihin RI:lle. Piiri maksaa DGE:n Instituuttiin ja seminaareihin osallistumiset sekä puolison kustannukset kaikilta osin. Piirikohtaisesti on erilaisia käytäntöjä DG:n, entisten kuvernöörien, rotarysäätiökomitean puheenjohtajien, piirikouluttajan jne. osallistumisesta Instituuttiin ja seminaareihin ja kustannusten korvaamisesta. 5 / 28

3.4. International Assembly (Kansainvälinen neuvottelu) Tämä kuvernöörikouluksi nimitetty koulutustilaisuus pidetään vuosittain USA:ssa ja kestää noin viikon. Assembly pidetään San Diegossa Kaliforniassa Royal Manchester Hyatt hotellissa. Assemblyn ajankohta hieman vaihtelee vuosittain. DGE saa hyvissä ajoin jo syksyllä RI:n pääsihteeriltä s-postissa International Assembly Participant Registration Book -oppaan, jossa seikkaperäisesti kerrotaan tulevasta tapahtumasta. Oppaassa on myös joukko sähköisiä lomakkeita, joissa kerätään tärkeää informaatiota liittyen osallistumiseen. Tämä opas tulee lukea tarkoin! Koulutukseen osallistuvat maailman kaikki tulevat kuvernöörit, joita on n. 530. Seuraava Assembly järjestetään 17. 23.1.2016. Tähän koulutukseen osallistuminen on DGE:lle pakollinen ja puolisolle suotava. Assemblyn pääkieli on englanti. Suomenkielen tukea ei ole, joten suullisen esityksen taito englanninkielellä ryhmätöissä on tarpeen. International Assembly on tulevien kuvernöörien koulutuksen päätapahtuma, jonka tarkoitus on antaa piirin johtamiseen tarvittavat käytännön valmiudet, inspiraatiot ja motivaatiot. Koulutuksessa käydään läpi asioita, jotka on selostettu RI:n etukäteen lähettämässä kuvernöörin oppaassa Lead Your District Governor (233en), johon tutustutaan jo GETSissä. Koulutus muodostuu täysistunnoissa (Plenary Sessions) pidetyistä alustuksista, jonka jälkeen osallistujat menevät nimettyihin työryhmiin (Group discussions), joissa jatketaan keskustelua ja pohdintoja alustetuista aiheista. Myös puolisot osallistuvat täysistuntoihin, jonka jälkeen heillä on omat koulutus- ja keskustelutilaisuudet. Assemblyn ensimmäisenä päivänä RI:n tuleva presidentti julkistaa vuositeemansa. Ennen Assemblya on mahdollisuus viettää n. viikon mittainen Homestay-vierailujakso jossain amerikkalaisessa rotaryperheessä. USA:n piirit organisoivat ja markkinoivat näitä etukäteisohjelmia. Tämä mahdollisuus kannattaa yleensä käyttää hyväksi. RITS huolehtii matkajärjestelyistä liittyen myös Homestay-viikkoon, kun se on suoraan liitettynä Assembly matkaan. DGE maksaa silloin vain hänen ja puolison poikkeavista lennoista syntyvät lisäkustannukset. Assemblyn ensimmäinen päivä on varattu ilmoittautumiseen ja majoittautumiseen. Mikäli haluaa saapua paikalle jo hieman aikaisemmin tai jäädä vielä joiksikin päiviksi Assemblyn jälkeen, niin näiden ylimääräisten päivien kustannukset on maksettava itse. Lennot Suomesta San Diegon kestävät niin kauan, ettei perille ehdi ajoissa, jos lähtee RITSin suosituksen mukaisesti saman päivän aamuna. RI järjestää ja korvaa pyydettäessä nk. forced overnight -järjestelyn esim. New Yorkissa sitä pyydettäessä. Assemblyn koulutusaikataulu on erittäin tiivis ja sen aikana on minimaalisesti omaa aikaa. Puolisoilla on hieman väljempi aikataulu. Puolisot voivat valita erityyppisten ohjelmien välillä ja osallistumismaksu on valitusta ohjelmasta riippuvainen. Puolison ohjelmavaihtoehdot ovat: 1) Rotary Champion: puoliso osallistuu kaikkiin yleisistuntoihin ja seuralaille tarkoitettuihin istuntoihin, sekä ruokailuihin. RI maksaa kaikki kulut. (=kuten ennen) 2) Rotary Ambassador: puoliso osallistuu vain yleisistuntoihin ja aterioihin (pakolliset). RI maksaa 50 % ruokailuista ja lentoliput. 3) Friend of Rotary: puoliso osallistuu vain ruokailuihin, josta ei Rotarylle synny kustannuksia (eli puoliso maksaa itse). Tällöin ruokailut tarjotaan edullisempaan pakettihintaan. 4) Puoliso ei osallistu lainkaan ohjelmaan eikä ruokailuihin, josta ei Rotarylle synny kustannuksia (eli puoliso maksaa itse). Huom! Osallistumismaksut ohjelmiin Ambassador ja Friends of Rotary tulee hoitaa ennen paikanpäälle saapumista. Rekisteröitymislomakkeessa on varattu tilaa luottokorttitiedoille. Assemblyn yhteydessä on myös tarjolla vapaaehtoisena iltaohjelmana vierailuita lähialueen klubeissa tai rotaryperheissä, jos aikataulu sallii. Assemblyssa on ollut tapana vaihtaa osallistujien kesken pieniä lahjoja. Nämä lahjat tuleva ku- 6 / 28

vernööri maksaa itse. Suosituksena on nykyään lahjojen asemesta DGE:n tekemä lahjoitus Rotarysäätiölle. Suomalaiset DGE:t ovat tehneet yhdessä käyntikortin kokoisen kortin, jossa on kaikkien suomalaisten piirien tiedot ja ilmoitus lahjoituksesta Säätiölle. Assemblyn yhteydessä pidetään International Festival Talent Night -ilta, jolloin eri maiden piirien tulevat kuvernöörit puolisoineen esittävät pienen ohjelmanumeron, joka jollain tavalla liittyy kyseisen maan tunnusmerkkeihin. Mikäli haluaa mukaan tähän vapaaehtoiseen esiintymiseen, niin esiintyminen on anottava RI:ltä ja RI päättää onko esitys sellainen, että pääsee lavalle. Kuvernöörin takin hankintatapa on hieman vaihdellut vuosittain. Ajankohtaisesta hankintamenettelystä ilmoittaa Assemblyn järjestelykomitea hyvissä ajoin. Kuvernöörin takin hankinta korvataan RI:n myöntämästä kuvernöörin määrärahasta (allocation). Myös puolisot voivat hankkia itselleen kuvernöörin takin, joka osoittautuu hyväksi ratkaisuksi kun samalla pukeutumismurheet rotarytilaisuuksissa poistuu. Takilla selviää useimmista tilaisuuksista niin Assemblyssa, Kongressissa kuin muissa tulevissa rotarytapahtumissa. Mahdollisen puolison takin kukin maksaa itse. Miespuoliset kuvernöörit saavat Assemblyn alussa vuoden teemaan liittyvän solmion sekä rouvat huivin. Assemblyssa on myynnissä myös RI:n vuositeema-postikortteja, jotka on tarkoitettu hyvän tavan mukaisesti postitettaviksi tulevan rotaryvuoden klubipresidenteille ja piiriorganisaation jäsenille. Postituksen helpottamiseksi ja nopeuttamiseksi on syytä tehdä valmiit osoitetarrat etukäteen. Osoitetarrat voi ajaa suoraan SR:n jäsentietojärjestelmästä. DGE on tavannut saada Assemblyssa pienen shekin (n. 100 USD) taskurahoiksi mm. em. korttien postitusta varten sekä elektronisen puhelinkortin, johon ladattu sisään pieni summa puhelinsoittoja varten. Assemblyn yhteydessä on myynnissä paljon erilaista Rotaryn rekvisiittaa kuten teemapinssejä, bannereita, tunnustuslahjoja jne. Näistä kannattaa hankkia klubeille jaettavaksi tarpeen mukaan. Kulut voidaan raportoida kuvernöörin kuluihin RI:lle tai ne korvataan sopimuksen mukaan piirin kongressimäärärahasta. Assembly on myös hyvä ympäristö levittää tietoa piiristään ajatellen yhteisiä kansainvälisiä projekteja sekä VTT- (Vocational Training Team) ja nuorisovaihtoa. Pohjoismaisten kollegoiden kanssa on hyvä keskustella myös mahdollisista vastavierailuista piirikonferensseissa, ellei tätä ole vielä tullut sovittua GETSin yhteydessä. Rotary International Travel Service (RITS) hoitaa kaikki matkajärjestelyt. Palvelu toimii yleensä hyvin, mutta kannattaa kuitenkin tarkastaa huolellisesti RITSin esittämät matkasuunnitelmat. Mikäli haluaa järjestää matkustamisen itse, on se hyväksytettävä RITS:llä. RI maksaa DGE:n ja puolison Assemblyyn osallistumisen, majoituksen ja matkat. Puoliso voi nykyään valita erilaisista osallistumisoptioista, jotka kustannuksiltaan vaihtelevat (katso edellisen sivun alaosa). 3.5. RI:n kansainväliset kongressit (International Convention) Vuosittain touko-kesäkuussa järjestettävä RI:n kansainvälinen kongressi on erinomainen tilaisuus DGE:lle ja DG:lle saada kokemuksia Rotaryn kansainvälisestä toiminnasta. Osallistumalla kongressin yhteydessä pidettäviin erilaisiin seminaareihin DGE saa hyviä syventäviä eväitä DGtehtävän hoitoon. Rotaryn kansainväliset toveruus- ja ystävyysverkostot syntyvät usein kongressien yhteydessä. Kongressi on tarkoitettu kaikille rotareille. Kongressiin osallistumisen kustannusten korvaamisessa on piireissä erilaisia käytäntöjä. Varsin yleinen tapa on kustantaa tuleva kuvernööri puolisoineen. Kongressi on istuvan RI Presidentin konferenssi ja siellä esitellään tuleva RI:n presidentti kaikille rotareille. Varsinaisesti hän tuli tutuksi DGE:ille jo Assemblyssa. Kongressissa, joka samalla on RI:n vuosikokous vahvistetaan tulevan hallituksen jäsenvalinnat, RI:n presidenttiehdokas sekä tulevan kauden DGE nimitykset. 7 / 28

Vuoden 2016 kongressi pidetään 29.5. 1.6.2016 Korean Soulissa. Vuoden 2017 kongressi pidetään 10. 14.6.2017 USA:ssa Georgian Atlantassa Vuoden 2018 kongressi pidetään 24. 27.6.2018 Kanadassa Ontarion Torontossa Vuoden 2019 kongressi pidetään 1. 5.6.2019 Saksan Hampurissa Vuoden 2020 kongressi pidetään 7. 10.6.2020 USA:ssa Havaijin Honolulussa 4. Piirin hallinto ja toiminnan suunnittelu Piirin toiminnan lyhyen ja pitkän aikavälin suunnittelu ja vuosibudjetointi on syytä aloittaa jo DGE-kauden alussa eli heti kesälomien jälkeen. Piiriorganisaation rakentamiseen on syytä varata aikaa. RI edellyttää, että piiriorganisaatio on ilmoitettu My Rotaryyn/District Administration viimeistään DGE-kauden joulukuussa. DGE laatii piirin taloussuunnitelman yhteistyössä talouskomitean kanssa. Suunnitelma hyväksytetään PETSin yhteydessä pidettävässä piirineuvottelussa. On suositeltavaa, että piirin strategiasuunnitelma, DLP (piirijohtosuunnitelma), toimintasuunnitelma, talousarvio, taloudenhoidon ohjeet ja piiriorganisaatio esitetään piirineuvostolle kommentoitavaksi DGE-vuoden syksyllä ja piirijohdon koulutusseminaarissa helmikuussa, jotta niihin ehditään vielä tekemään tarvittaessa muutoksia ennen piirineuvottelua. Toimintasuunnitelmat, piiriorganisaatio ja talousarvio on tiedotettava tuleville klubipresidenteille hyvissä ajoin ennen PETSin yhteydessä pidettävää piirineuvottelua, jossa nämä suunnitelmat käsitellään ja virallisesti hyväksytään. Piirineuvottelun hyväksytty pöytäkirja ja siinä mainittujen liitteiden kopiot (talousarvio, organisaatio jne.) lähetetään piirineuvostolle sekä Rotarytoimistoon. Alkuperäinen pöytäkirja jää piirin arkistoon. 4.1. Piirin visio ja strategia Piirin tavoitteiden ja toiminnan pitkän aikavälin suuntaviivat helpottavat vuosisuunnittelua sekä kuvaavat piirin pitkän aikavälin tavoitteita ja painopisteitä. Joissain piireissä on strategiatoimikunta, jonka tehtävänä on tarkastella ja laatia pitkän aikavälin suuntaviivat ja painopisteet yksittäisiä kuvernöörivuosia pidemmälle ajalle. Luontevaa on, että ainakin DG, DGE ja DGN vuosittain yhdessä tarkistavat piirin kolmivuotissuunnitelman. 4.2. Piirijohtosuunnitelma (DLP) Piirijohtosuunnitelma (DLP = District Leadership Plan) kuvaa piirihallinnon ja johtamisjärjestelmän rakenteen ja menettelytavat. Piirin toimintasuunnitelma täydentää piirijohtosuunnitelmaa kuvaten kauden toiminnan tavoitteet. RI edellyttää, että jokainen piiri on laatinut piirijohtosuunnitelman, jonka muodoista säädetään RCP kokoelman artiklassa 17.030. Piirijohtosuunnitelmassa määritellään apulaiskuvernöörien määrä ja tehtävät, pätevyysvaatimukset, valintamenettely ja koulutus sekä piirin komiteoiden tarve ja tehtäväalue, komiteoiden puheenjohtajien ja jäsenten pätevyysvaatimukset ja valintamenettely. Piirijohtosuunnitelmassa on kuvattava myös miten piiri edesauttaa ja tukee vastaavaa suunnitelmaa ja suunnittelua klubitasolla. Piirijohtosuunnitelma tarkistetaan vuosittain ja hyväksytetään PETSin yhteydessä pidettävässä piirineuvottelussa. Klubijohtosuunnitelma (CLP = Club Leadership Plan) on uusi suunnitteluväline ja sen sisäänajoa klubeihin kannustetaan. Hyvä opas tähän tarkoitukseen on Eläväisen klubin eväät, klubijohtosuunnitelmasi (245fi). Kyseinen opas ja muuta aiheeseen liittyvää aineistoa löytyy SR:n suojatuilta jäsensivuilta. 8 / 28

4.3. Piiriorganisaatio Toiminnan suunnittelu kannattaa yleensä aloittaa piiriorganisaation kokoamisella, koska toiminnan vuosisuunnittelu on suunnitelmiin sitoutumisen kannalta hyvä laatia yhteistyössä komiteoiden vetäjien ja apulaiskuvernöörien kanssa. Piiriorganisaation rungon muodostaa piirineuvosto, jonka puheenjohtajana toimii istuva kuvernööri ja jäseninä yleensä 1-2 edellistä kuvernööriä, DGE, DGN, talouskomitean puheenjohtaja, rotarysäätiökomitean puheenjohtaja ja piirisihteeri. Piirineuvoston kokoonpano sekä komitearakenteet vaihtelevat piireittäin. Piiriorganisaatiota ei tule paisuttaa tarpeettomilla osilla, joilla ei ole käytännön toimintaa. Piirijohtosuunnitelmassa on määritelty piirin organisaation perusrakenne ja tehtävät. Piiriorganisaatio ja sen miehitys on ilmoitettava RI:lle (My Rotary/District Administration) joulukuun loppuun mennessä. Mikäli organisaatio on tällöin vielä joiltain osin auki, niin sitä voi täydentää myöhemmin. Seuraavia elimiä on yleensä pidetty hyödyllisinä: * Piirineuvosto Piirineuvosto on kuvernöörin johdolla työskentelevä neuvoa-antava toimikunta, joka tukee kuvernööriä tämän esille ottamissa asioissa. Piirineuvosto ei ole päättävä elin, vaan piirin päätösvalta on yksin kuvernöörillä perustuen piirineuvottelussa ja piirikokouksessa tehtyihin päätöksiin. Piirineuvoston kokoonpano on määriteltynä piirijohtosuunnitelmassa. Piirineuvosto toimii useissa piireissä myös kuvernöörin valintakomiteana. Jos piirineuvostossa on kuvernöörin lisäksi kaksi viimeisintä entistä kuvernööriä ja kaksi tulevaa kuvernööriä (Governor-elect ja Governor-nominee), siinä on runsaasti kokemusta. Tulevat kuvernöörit saavat piirineuvoston jäseninä hyvää kokemusta ennen toimikautensa alkua. Piirin Rotarysäätiökomitean puheenjohtajan tulisi myös olla piirineuvoston jäsen. * Talouskomitea Piirissä tulee olla vähintään kolmijäseninen talouskomitea. Talouskomitean tehtävänä on tukea tulevaa kuvernööriä talousarvion laadinnassa sekä valvoa ja raportoida taloussuunnitelman toteutumista. Talouskomitean puheenjohtaja on yleensä joku entinen kuvernööri, ei kuitenkaan edellinen kuvernööri. Talouskomitean kokoonpanossa on erilaisia piirikohtaisia käytäntöjä. Piirin laskut hyväksyy ja tiliöi pääsääntöisesti kuvernööri. Kuvernööri ei voi hyväksyä itse aiheuttamiaan kululaskuja, vaan ne hyväksyvät piirin talouskomitean puheenjohtaja. Hyväksymisen jälkeen laskut lähetetään Rotarytoimistoon maksettavaksi piirin tililtä. Piirin tilien tarkastamisen hoitavat piirineuvottelussa DGE:n esittämät ja hyväksytyt tilintarkastajat (yleensä samat tilintarkastajat kuin Suomen Rotary Finlands Rotary ry:llä). Piireillä on omia piirin taloudenpitoa koskevia ohjeita, kuten piirin taloudenhoidon yleisohjeet. * Rotarysäätiökomitea Rotarysäätiökomitea on yksi piirin tärkeimmistä ja vaativimmista komiteoista. Rotarysäätiökomitean tehtävänä on suunnitella, koordinoida ja arvioida kaikkia säätiöön liittyviä piirin toimintoja sekä avustaa tulevaa kuvernööriä piirin rotarysäätiötavoitteiden asettamisessa ja lahjoitustilanteen seurannassa. Rotarysäätiökomitean puheenjohtajana toimii tavallisesti joku entinen kuvernööri. Rotarysäätiökomitean puheenjohtajan toimikausi on kolme vuotta. Komitea huolehtii yhdessä piirineuvoston kanssa siitä, että piiri täyttää Rotarysäätiön kanssa tehdyn yhteistyösopimuksen (MOU) mukaiset ehdot ja pysyy sertifioituna. Yhteistyösopimuksen ehtona on sekä nykyisen että tulevan kuvernöörin ja rotarysäätiökomitean puheenjohtajan kouluttautuminen My Rotaryssa esitettyjen ehtojen mukaisesti. 9 / 28

Rotarysäätiöltä anottavien apurahojen ja stipendien hakemiseen liittyy useita määräaikoja ja lomakkeita. Rotarysäätiön ohjelmat ovat kuvattuina Rotarysäätiön käsikirjassa (219fi), joka löytyy SR:n verkkosivuilta. Piirin jakamien Piiriapurahojen (District Grants) käytöstä päättää piirin Rotarysäätiökomitea. Varojen käytön valvonnasta vastaa MOU:n mukainen piirin Säätiön tilintarkastuskomitea. Piirin DG-politiikan määrittelee piirin johto. Uusien Rotarysäätiöehtojen mukaisesti piirin ja Globaaleja apurahoja käyttävien klubien on oltava sertifioituja. Piiri voi vaatia sertifioinnin myös niiltä klubeilta, jotka haluavat käyttää Piiriapurahoja. Rotarysäätiökomitea vastaa piiritasolla Rotarysäätiötä koskevien asioiden kouluttamisesta ja tunnetuksi tekemisestä piirissä ja klubeissa sekä pitää yhteyksiä klubien rotarysäätiökomiteoiden puheenjohtajiin sekä tukee ja auttaa klubeja rotarysäätiöasioissa. Esille tuodaan erityisesti rotarysäätiölahjoitusten merkitys sekä Rotarysäätiön tarjoamien tukirahoitusmuotojen hyödyntämismahdollisuudet ja -tavat klubien humanitaarisissa projekteissa. Rotarysäätiökomitea suunnittelee ja organisoi piirin rotarysäätiöseminaarit yhteistyössä kuvernöörin ja apulaiskuvernöörien kanssa. * Ammattikoulutustiimit-komitea Ammattikoulutustiimit (Vocational Training Team/VTT). Kyseessä on ammattiryhmien välinen vaihto siten, että ryhmä tekee tai kouluttaa vierailunsa ajan ammattinsa mukaisia tehtäviä. Ammattikoulutustiimivaihto ei ole enää vastavuoroista, mutta voidaan suunnitella niinkin. Toiminta rahoitetaan Globaaleilla apurahoilla. Siten rahoitus sisältyy DDF:ään ja Maailmanrahaston vastaantuloon (kaksinkertaistava). Ammattiryhmien käyttöä voidaan toteuttaa myös osana jotakin kansainvälistä Globaaleilla apurahoilla rahoitettua projektia, johon koulutus oleellisena osana kuuluu. Ammattikoulutustiimikomitea suunnittelee ja vastaa yhteistyössä tulevan kuvernöörin kanssa VTT-vaihdon toteutuksesta. * Nuorisovaihtokomitea Nuorisovaihto on Suomessa organisoitu kaikkia piirejä palvelevan nuorisovaihdon monipiiriorganisaation kautta. Nuorisovaihdon monipiiriorganisaatioon valitaan edustajia kustakin piiristä. Kansallisen tason nuorisovaihtokoulutuksen lisäksi piirit järjestävät omia nuorisovaihdon koulutus- ja informaatiotilaisuuksia. Nuorisovaihtokomitean puheenjohtajan toimikausi on kolme vuotta. Nuorisovaihdon toteuttaminen edellyttää nykyisin, että vaihtavassa klubissa on kolmen hengen nuorisovaihtotiimi, jonka jäsenistä vähintään yksi on vuosittain koulutettu kunkin piirin järjestämissä koulutustilaisuuksissa. Tiimissä tulee olla kumpikin sukupuoli edustettuna. Mikäli klubissa on vain miesjäseniä, niin rotarin puoliso voi olla yksi tiimin jäsen. * Apulaiskuvernöörit Rotarypiiri jaetaan tavallisesti 6-8 klubia käsittäviin alueisiin, joihin kuhunkin tuleva kuvernööri nimittää kokeneen rotarin (entisen presidentin) apulaiskuvernööriksi. Apulaiskuvernöörien tehtävät on määritelty piirijohtosuunnitelmassa, jota täydentää Piirin johtaminen Apulaiskuvernööri (244fi) -opas, jonka viimeisin suomenkielinen painos löytyy SR:n suojatuilta jäsensivuilta. Apulaiskuvernöörin suositeltava toimikausi on kolme rotaryvuotta. * Piirien edustajat Suomen Rotaryn toimikunnissa Suomen Rotaryn toimikunnat muodostuvat piirien edustajista. - Koulutustoimikunta tuottaa piireille tarkoitettuja suomen- ja ruotsinkielisiä koulutusaineistoja sekä kehittää koulutustoimintaa. Jäseninä ovat piirien piirikouluttajat. 10 / 28

- Julkaisutoimikunta vastaa Suomen Rotaryn vuosittaisen matrikkelin tuottamisesta sekä SR:n verkkosivujen julkisen osan sisältötuotannosta. - Käännöstoimikunta vastaa sovittujen RI:n oleellisten julkaisujen kääntämisestä suomeksi ja niiden painatuksesta sekä avustaa Rotarytoimiston klubeille jaettavan informaation kääntämisestä ruotsiksi. - IT-toimikunnan tehtävänä on tehdä ehdotuksia Suomen Rotaryn tietojärjestelmien kehittämiseksi, osallistua mahdollisiin kehityshankkeisiin sekä tukea piirejä ja klubeja järjestelmien käytössä. Jäseninä ovat piirien IT-vastaavat. - TRF-toimikunnan tavoitteena on saada aikaan piirien yhteisiä TRF-hankkeita, vaihtaa piirien välisiä hyviä käytäntöjä sekä järjestää mahdollisia valtakunnallisia säätiöseminaareja. Jäseninä ovat piirien TRF-komiteoiden puheenjohtajat. - ICC-toimikunnan (kansainvälinen ystävyysklubitoiminta) tehtävänä on edistää ystävyysklubitoimintaa. Sen jäseniä ovat piirien kansainvälisten komiteoiden vetäjät. Suomen Rotaryn hallitus vahvistaa toimikuntien kokoonpanon rotaryvuosittain. Tavoitteena on, että piirien edustajat toimivat näissä toimikunnissa useamman vuoden. 4.4. Toimintasuunnitelma Tulevan rotaryvuoden toiminnan suunnittelu on hyvä käynnistää kuvernöörin toimikautta edeltävänä syksynä. Suunnitelmaan sitoutumisen ja toteutumisen kannalta on suositeltavaa, että tuleva kuvernööri kuuntelee sitä tehdessään piirin eri komiteoiden vetäjiä. Toimintasuunnitelman muoto ja sisältö vaihtelevat vuosittain riippuen tulevasta kuvernööristä. Toimintasuunnitelmaa rakennettaessa on muistettava myös sen yhteys piirijohtosuunnitelmaan ja vaikutus piirin talousarvioon. 4.5. Piirin talousarvio Talousarvio on rahaksi muunnettu toimintasuunnitelma, joten talousarviota tehtäessä on toimintasuunnitelma pidettävä mielessä. Tuleva kuvernööri laatii talousarvioesityksen yhteistyössä talouskomitean kanssa. Piirin tulevan kauden talousarvion hyväksyminen päätetään PETSin yhteydessä piirineuvottelussa. Ennen rotaryvuoden alkua on hyödyllistä tutustua edellisten vuosien budjetteihin ja tilinpäätöksiin, jotta budjetti pysyy linjassa edellisten vuosien kanssa. Talousarvio perustuu osittain eriin, joihin kuvernööri ei suoraan voi vaikuttaa ja osittain toimintasuunnitelmasta johdettuihin lukuihin. Talousarvio tulee toimittaa klubeille hyvissä ajoin (vähintään kuukausi) ennen piirineuvottelua. Silloin klubeille jää riittävästi aikaa ottaa siihen kantaa hallituksessa ja tarvittaessa myös klubien kokouksissa. Tulevan kuvernöörin on alusta lähtien pidettävä tarkkaa kirjanpitoa kaikesta kuvernöörin tehtävän hoitoon liittyvistä kulueristä sekä piirin että RI:n osalta. Kuvernöörin osalta piirin budjetissa on vain sellaiset kuvernöörin tehtävien hoitoon liittyvät kuluerät, joita RI ei korvaa kuvernöörin määrärahasta. Piirien tilinpäätöksien tekemisestä ja tilien tarkastuttamisesta vastaa SR/Rotarytoimisto. Kuvernöörin toimikauden päättyessä on kaikki ko. rotaryvuotta koskevat suoritukset toimitettava hyväksyttyinä Rotarytoimistoon maksuun ja kirjanpitoon 30.6. mennessä. Piirien tilit tarkastetaan syyskuun alkupuolella. Tilintarkastuksen yhteydessä tarkastetaan myös piirin toiminta, minkä vuoksi edellisen kauden toimintakertomukset tulisi toimittaa Rotarytoimistoon syyskuun alkuun mennessä. Tilinpäätösasiakirjat ja toimintakertomus kulkevat käsi kädessä. Piirin tarkastettu tilinpäätös on toimitettava piirin klubeille kolmen kuukauden kuluessa rotary- 11 / 28

vuoden päättymisestä eli 30.9. mennessä (Rotarytoimisto hoitaa tämän). Tilinpäätös, tilintarkastajien lausunto sekä toimintakertomus on esitettävä kuvernöörin toimikautta seuraavan piirikokouksen hyväksyttäväksi piirin syyskokouksessa. Kuvernöörin tehtävien hoitoon liittyy myös sellaisia vapaaehtoisia kulueriä, jotka jäävät maksettavaksi omasta pussista. Arvio on, että kuvernöörivuosi tule maksamaan itselle muutama tuhat euroa. 4.6. Kuvernöörin varat ja korvaukset RI:ltä RI:n puolesta on mahdollista siirtää kuvernöörin määrärahat joko piirin tilille tai kuvernöörin erikseen tarkoitukseen avaamaansa tilille. RI:n toimittamassa määrärahalomakkeessa on molemmat vaihtoehdot mainittu ja vapaasti valittavissa. Selvintä on, että tuleva kuvernööri avaa nimissään olevan oman pankkitilin RI:n rahaliikenteen hoitamiseksi ja ilmoittaa nämä pankkiyhteystiedot RI:lle (District Governor Payee Information Form) lokakuun loppuun mennessä. Samalla RI pyytää perustietoja (arviot eri liikennevälineiden käytöstä ja hotelliyöpymiset) tulevan toimikauden määrärahan suuruuden määrittämiseksi. RI:n myöntämä kuvernöörin määrärahan suuruus vaihtelee piireittäin ja noudattaa yleensä edellisten vuosien linjaa. Tuleva kuvernööri saa RI:ltä kesäkuun aikana ennakkoilmoituksen vuosibudjettinsa suuruudesta. Heinäkuussa tulee RI:n määrittämästä vuosibudjetista 70 % kuvernöörin tätä tarkoitusta varten avaamalle pankkitilille. Loput 30 % eivät tule automaattisesti, vaan perustuvat kuvernöörikauden päätyttyä raportoituihin kustannuksiin (official RI/TRF Expense Statemant). Apulaiskuvernöörien (AG) koulutuksen järjestämisestä ja siitä aiheutuvien kulujen kattamiseksi ei ole erillistä määrärahaa vaan siitä aiheutuneet kulut raportoidaan kuvernöörin kuluihin RI:lle. Parasta on varata tarkoitukseen riittävä määräraha piirin kustannusarviossa. DGE vastaa koulutuksen järjestämisestä. AG-koulutus pidetään usein PETSin yhteydessä. DG:n on raportoitava/tehtävä tilityksensä RI:lle koko saamastaan summasta (70 % + maks. 30 %) heti toimikautensa päätyttyä, kuitenkin viimeistään 31.7. Tilitys tapahtuu RI:lle Expense-raportilla (nykyään tarvitaan vain yksi raportti). Raportin voi tehdä sähköisenä suoraan RI:ltä saatuun tilikirjaan, jonka voi kauden päätyttyä liitteineen lähettää s- postissa Zürichiin. DG:n on syytä pitää omaa juoksevaa kirjanpitoa RI:n myöntämien varojen käytöstä ollakseen tietoinen, paljonko siitä kulloinkin on vielä jäljellä. Ajopäiväkirjaa ja muuta tilikirjaa kannattaa tehdä sitä mukaa kun kuluja syntyy. Näin lopputilityksen tekeminen on helppoa. On varottava piirin, RI:n ja oman pussin rahaliikenteen sotkemista toisiinsa! Tuleva kuvernööri saa RI:ltä toimikautensa määrärahat (70 %) käyttöönsä vasta heinäkuussa, mutta jo sitä ennen voi olla kuluja, jotka RI tulee aikanaan korvaamaan. Joissain piireissä on käytäntö, että DGE voi veloittaa piiriltä RI:n aikanaan maksamia ennakkokuluja ja palauttaa sitten tämä ennakko piirille heti, kun on saanut RI:ltä määrärahansa. RI:lle voi raportoida kuluja DGN, DGE sekä DG kaudelta. On syytä säästää kaikki kuitit loppuraportointia varten. Epäselvyyksiä voi kysellä Zürichin toimistosta. 4.7. Talousarvion perusteet Pelkkä numeraalinen talousarvio ei välttämättä aukea kaikille, joten on hyödyllistä laatia kirjallinen selonteko talousarvion perusteista eli mitä numerot asiallisesti pitävät sisällään ja mihin budjettisummat perustuvat. Tämä selvitys saa numeraalisen budjetin ymmärrettävämpään muotoon nopeuttaen näin talousarvion käsittelyä piirineuvottelussa. 4.8. Tilikirjausohje Piirien tilipuitteet ovat nykyisin pääosin samanlaiset, mutta erojakin on (lähinnä kulupuolella). Ro- 12 / 28

tarytoimistossa otettiin käyttöön rotaryvuoden 2006 07 alussa uusi kirjanpitojärjestelmä, missä yhteydessä myös yhtenäistettiin eri piirien tilipuitteiden päärakenne. Piireillä voi kuitenkin olla omia eritystarpeisiin perustettuja alatilejä. Kullakin piirillä tulisi olla piirin tileihin sovellettava kirjausohje, jonka mukaan kuvernööri tiliöi itse laskut, jolloin kuvernöörin ei tarvitse arvuutella tai kysellä Rotarytoimistosta, mitä eriä millekin tilille ja talousarvion momentille on kirjattu. Tilipuitteiden ja talousarvion välinen yhteys tulee olla yksikäsitteinen. 4.9. Taloudenhoidon yleisohje Taloudenhoidon yleisohje on piirin pysyväisohje taloudenhoidon menettelytavoista. Taloudenhoidon yleisohje on hyväksytettävä vuosittain piirineuvottelussa. 4.10. Rotarypiiri ry:n säännöt Kaikki Suomen piirit ovat rekisteröityjä yhdistyksiä, joilla on yhdistyssäännöt. Melkein kaikki piirit ovat uudistaneet sääntönsä ja toimivat tavallisten yhdistysten tapaan. Piiriyhdistykset muodostavat Suomen Rotary Finlands Rotary ry:n jäsenkunnan. 4.11. Yhdistysrekisteri-ilmoitus Piiriyhdistyksen nimenkirjoitusoikeudet muuttuvat vuosittain ja nämä tiedot tulee saattaa ajan tasalle Patentti- ja rekisterihallitukselle lähetettävällä muutosilmoituksella, joka voidaan tehdä sähköisesti PRH:n verkkosivuilla. 5. Piirin tilaisuuksien valmistelut Piirin tärkeimpien tilaisuuksien (piirijohdon koulutusseminaari, PETS ja piirineuvottelu sekä piirikonferenssi ja piirikokous) ajankohdat ja pitopaikat on sovittava hyvissä ajoin, mielellään jo n. 1,5 vuotta ennen kuvernöörikauden alkua. On suositeltavaa koordinoida ja sopia piirin päätilaisuudet myös muiden piirien tulevien kuvernöörien kanssa päällekkäisten ajankohtien minimoimiseksi. RI:lle on toimitettava DGE-vuoden 1.10. mennessä ilmoitus, jolla ilmoitetaan PETSin, piirineuvottelun sekä mahdollisten jäsenkehitys- ja säätiöseminaarien ajat ja paikat. 5.1 PETS (President-elect Training Seminar), virkailijakoulutus ja piirineuvottelu PETS ja virkailijakoulutus ovat kaksi eri koulutustapahtumaa, jotka voidaan pitää eri ajankohtina. Suomessa on vakiintunut käytäntö, että ne pidetään samassa yhteydessä kestäen 1-2 päivää (la-su) riippuen piirin käytännöstä. PETSin ja piirin koulutusseminaarin ajankohdaksi suositellaan helmi-maaliskuuta. Tuleva kuvernööri vastaa näiden tilaisuuksien suunnittelusta ja johdosta. PETS ja piirin koulutusseminaari ovat tuleville klubipresidenteille, sihteereille ja muille klubivirkailijoille suunnattu koulutustilaisuus tulevaan rotaryvuoteen valmentautumiseksi. PETS on klubipresidenteille pakollinen, jotta he voivat ottaa vastaan presidentin tehtävät. Mikäli piirin oma PETS-koulutuksen ajankohta on tulevalle presidentille sopimaton, hänen pitää osallistua jonkun toisen piirin PETSiin, joka on eri ajankohtana. Mikäli tämäkään ei onnistu, niin AG:n on annettava vastaava koulutus kyseiselle klubipresidentille. PETSin ja virkailijakoulutuksen puitteiden järjestelyistä vastaa joku piirin klubi (tai klubit) ja tilaisuuden sisällöstä (koulutusohjelma ja kouluttajat/alustajat) vastaa DGE yhdessä piirikouluttajan kanssa. Koulutusohjelma tulee perustua PETS-koulutusaineistoon ( Leaders Guide ) jonka RI toimittaa piirille. Näin RI varmistaa, että ajankohtaiset teemat ja painopisteet ovat tiedossa. SR:n käännöstoimikunta vastaa siitä, että suuri osa klubeille suunnatusta aineistosta on käännetty suomeksi. PETSin ja virkailijakoulutuksen osallistumiskustannusten veloitusmenettelyt vaihtelevat piireittäin. 13 / 28

PETSin yhteydessä pidettävässä virallisessa piirineuvottelussa käsitellään ja hyväksytään tulevan rotaryvuoden piirijohtosuunnitelma, piiriorganisaatio sekä talous- ja toimintasuunnitelmat. On suositeltavaa, että DGE esittää kaikki suunnitelmansa piirineuvostolle kommentoitavaksi jo piirineuvottelua edeltävän vuoden loppupuolella, jotta näihin ehtii tarvittaessa tekemään vielä täydennyksiä. PETSin yhteydessä pidetään usein myös piirijohdon koulutustilaisuus (AG-koulutus). Joissain piireissä tämä koulutus järjestetään erikseen. Piirineuvottelun kutsu ja asialista on toimitettava klubeille hyvissä ajoin ennen piirineuvottelua. Suositus on vähintään kuukautta ennen tapahtumaa. Piirineuvottelussa esitettävät suunnitelmat seuraavalle rotaryvuodelle kannattaa hyvän hallintotavan mukaan saattaa tiedoksi klubeille hyvissä ajoin etukäteen perehtymistä varten. Piirineuvottelusta eli piirin kevätkokouksesta säädetään tarkemmin rekisteröidyn piirin säännöissä. Mikäli mahdollista, niin myös kuvernöörin klubivierailuohjelman ehdotus on hyvä lähettää klubeille ennen PETSiä, jotta se voidaan varmistaa PETSin yhteydessä. Piirineuvottelun tarkastettu ja allekirjoitettu pöytäkirja liitteineen (budjetti, organisaatio jne.) tulee toimittaa Rotarytoimistoon ennen alkavaa uutta rotaryvuotta. Piiriorganisaatio on matrikkelikirjaa varten toimitettava Rotarytoimistoon jo tammikuun loppuun mennessä. 5.2. Piirikonferenssi - Piirikokous Piirikonferenssi on piirin rotaryvuoden päätapahtuma. Se pidetään normaalisti huhtikuussa ja on yleensä 2-päivinen (la su). Piirikonferenssi on juhlatilaisuus puheineen, illallisineen, kaupungin vastaanottoineen jne. Piirikonferenssin yhteydessä pidetään monasti myös piirikokous, jossa käsitellään ja hyväksytään edellisen kauden tilinpäätös ja toimintakertomus sekä esitellään muita virallisia ajankohtaisia asioita. Useimmat piirit ovat kuitenkin hyväksyttäneet uudet säännöt PRH:lla, jolloin kyseiset tilinpäätös- ja vastuuasiat käsitellään piirin syyskokouksessa. Kevään piirineuvottelu on näissä säännöissä määritelty yhdistyksen kevätkokoukseksi. Tällaista käytäntöä puoltaa se, että tällöin edellisen vuoden kuvernöörille myönnettävä tili- ja vastuuvapaus ei jää niin pitkäksi aikaa auki ja piirikonferenssin luonne juhlatilaisuutena korostuu. Piirikokouksessa käsiteltävä tilintarkastajien tarkastama piirin tilinpäätös on oltava valmiina kolmen kuukauden kuluessa tilivuoden päättymisestä eli viimeistään 30.9. mennessä. Tilinpäätöstiedot tulee lähettää kullekin piirin klubille 30.9. mennessä. Rotarytoimisto hoitaa tämän lähetyksen. Piirikokouksen kutsu ja asialista on toimitetta klubeille hyvissä ajoin ennen kokousta piirin sääntöjen määräämällä tavalla. Kokouksessa käsiteltävät aineistot tulisi hyvän hallintotavan mukaan tiedottaa klubeille riittävän ajoissa etukäteen, jotta ne voisivat ennakkoon perehtyä käsiteltäviin asioihin nopeuttaen näin myös kokouksen kulkua. Piiriyhdistyksen vuosikokouksen vaatimukset on määritelty Rotarypiiri ry:n säännöissä. Piirikonferenssissa on mukana piirin klubien osallistujien lisäksi vierailevia edustajia, joita ovat Suomen jonkun toisen piirin kuvernööri, mahdollisesti sovittu pohjoismaisen piirin kuvernööri sekä RI:n presidentin virallinen edustaja. Näistä kaksi ensiksi mainittua vierailua on DGE:n itse sovittava hyvissä ajoin esim. GETS:n yhteydessä. RI ehdottaa aina jonkun arvovaltaisen rotarin viralliseksi RI:n presidentin edustajaksi piirikonferenssiin. DGE voi halutessaan esittää RI:lle toivomuksen virallisesta edustajasta, mutta lopullisen päätöksen tekee aina RI. RI kustantaa RI:n edustajan ja seuralaisen piirikonferenssimatkan kustannukset ja loput jää piirin maksettavaksi. Edustajan ja seuralasien matkat tulee varata ja hyväksyttää RITS:n toimesta. Hotelli, ateriat ja mahdolliset rekisteröitymiskustannukset maksaa piiri. Virallista edustajaa tulee informoida asiasta. Lisätietoja saa osoitteesta presidential.services@rotary.org. Jos RI:n presidentin edustajan valinta annetaan RI:n tehtäväksi, niin pyrkimyksenä on valita henkilö lähialueilta. RI 14 / 28

antaa tarkat ohjeet siitä, miten RI:n presidentin virallisesta edustajasta on huolehdittava. Sekä RI:n viralliselle edustajalle että pohjoismaiden edustajalle on nimettävä kielitaitoiset adjutantit (aide), jotka avustavat heitä mm. tulkkina. Näille piirin ulkopuolisille kutsuvieraille luovutetaan yleensä muistolahjat piirikonferenssin lopussa. Piirikonferenssi on myös oivallinen tilaisuus jakaa huomionosoitukset ja palkitsemiset piirin toimihenkilöiden ja klubien erinomaisista suorituksista. Suomen Rotary ei enää kustanna kuvernöörin matkakustannuksia puolisoineen mahdollisesti sovittuun pohjoismaiseen piirikonferenssiin, vaan piirin tulee huomioida nämä omassa budjetissaan. Majoituskustannuksista vastaa isäntämaan piiri, ellei muuta ole sovittu. Yleinen käytäntö on, että piirin vaihto-oppilaat ja stipendiaatit ovat mukana ja esittäytyvät piirikonferenssissa. Vaihto-oppilaille järjestetään piirikonferenssin yhteydessä omaa ohjelmaa. Mikäli piirin ulkomainen ja/tai lähtevä VTT-ryhmä sattuu olemaan Suomessa piirikonferenssin aikana, niin myös heidät kutsutaan vierailulle ja esittäytymään. Piireillä on erilaisia käytäntöjä muiden kutsuvieraiden kuten entiset kuvernöörit, Inner Wheel, Rotaract jne. kutsumisessa. RI suosittaa, että kuhunkin piiriin on perustettu entisten kuvernöörien neuvosto. Kuvernöörin tulisi kutsua tämä neuvosto koolle vähintään kerran vuodessa. Joissain piireissä tämä on hoidettu kutsumalla entiset kuvernöörit piirikonferenssiin. Piirikonferenssin jälkeen 30 päivän kuluessa on DG:n laadittava RI:lle raportti, joka tehdään My Rotaryssa/District Administration. Mikäli RI:n presidentin edustaja on mukana piirikonferenssissa, niin tällöin hänestä tehdään arviointiraportti samassa paikassa. RI:n edustaja laatii piirikonferenssista oman arviointiraporttinsa RI:lle. 5.3. Muut piirin järjestämät tilaisuudet Piiritasolla järjestetään lisäksi seminaareja nuorisovaihdosta, rotarysäätiöstä ja jäsenkehitysasioista, piirijohdon koulutuksia, RYLA-seminaareja, IT-seminaareja jne. Nämä käytännöt vaihtelevat piireittäin. On suositeltavaa, että kuvernööri osallistuu mahdollisuuksiensa mukaan piirinsä em. tilaisuuksiin. On yleistä ja suositeltavaa, että apulaiskuvernöörit kutsuvat kokoon alueensa klubipresidentit yhteiseen neuvonpitoon muutaman kerran vuodessa ja raportoivat tästä kuvernöörille. Hyvä käytäntö on myös se, että DGE ja AG kutsuvat alueensa tulevat presidentit ja mahdollisesti muitakin klubivirkailijoita yhteiseen neuvonpitoon ja suunnittelutilaisuuteen jo ennen PETS-koulutusta. Tällainen eräänlainen pre-pets mahdollistaa varsinaisen PETSin läpiviennin tehokkaammin ja tuloksellisemmin. 6. Kuvernöörin klubivierailut Lähetä esityksesi klubivierailujen ajankohdiksi tuleville presidenteille mahdollisimman hyvissä ajoin ennen kuvernöörivuotesi alkua (ennen PETS:iä) ja pyydä määräpäivään mennessä kunkin presidentin vahvistus tai muutosesitys. PETS on sopiva tilaisuus DGE:n klubivierailuaikataulun vahvistamiseksi. Vahvistettu klubivierailuohjelma on suotavaa tiedottaa piirin kaikille klubeille (tuleville presidenteille ja sihteereille). Ajan tasalla oleva klubivierailuohjelma on hyvä panna nähtäväksi piirin verkkosivuille. Mikäli piirissä on rotaractklubeja, niin kuvernöörin kannattaa vierailla myös niissä. On myös mahdollista, että isommilla paikkakunnilla, joissa on useita klubeja, kuvernöörin vierailu on klubien yhteistilaisuus, jolloin kuvernööri ei vieraile erikseen kaikissa paikkakunnan klubeissa. Kuvernöörin klubikohtainen vierailu käsittää tavallisesti kolme osaa: 6.1. Klubineuvottelu/Osa 1 Klubineuvottelu (n.1 tunti) presidentin ja sihteerin kanssa. 15 / 28

Tämä on tarkoitettu luottamukselliseksi keskusteluksi, jossa voidaan käsitellä klubin erityisiä ongelmia ja valmistella asioita, joita sitä seuraavassa klubineuvottelussa ja klubikokouksessa on syytä ottaa esille. 6.2. Klubineuvottelu/Osa 2 Klubineuvottelun toinen osa (noin 1 tunti), johon osallistuvat hallitus ja toimikuntien puheenjohtajat ja mielellään kaikki muutkin virkailijat. Tässä neuvottelussa tarkastellaan klubin toimintaa klubin vuosisuunnitelman sekä klubin pitkän aikavälin suunnitelman pohjalta. Klubien on toimitettava suunnitelmansa kuvernöörille sekä alueensa apulaiskuvernöörille jo ennen rotaryvuoden alkua. Kuvernöörin keskeinen tehtävä on klubien auttaminen, tukeminen, virkailijoiden rotarytietouden parantaminen ja uusien ideoiden esittäminen. Klubineuvottelun em. osat voidaan myös yhdistää pidettäväksi yhtenä kokouksena, tai osa 1 voidaan hoitaa myös apulaiskuvernöörin toimesta ennen virallista vierailua. 6.3. Klubikokous/osa 3 Kuvernööriltä odotetaan klubikokouksessa innostavaa puhetta. Sen ei tarvitse noudattaa määrättyä kaavaa, mutta siinä olisi hyvä käsitellä ainakin RI:n presidentin teemaa, kuvernöörin omia tavoitteita ja niitä ajatuksia, jotka klubikokousta edeltäneissä neuvotteluissa nousivat keskeisiksi. Kuvernööri voi halutessaan tai klubin kutsusta ottaa puolisonsa mukaan klubivierailulle. Tällöin siitä on hyvä ilmoittaa ja sopia etukäteen. Tämä antaa klubille mahdollisuuden järjestää kuvernöörin puolisolle omaa ohjelmaa klubineuvotteluiden ajaksi. Lähetä vierailusi jälkeen klubin presidentille kiitoskirje tai kortti! Perinteinen postikortti on kohteliaampi ja huomaavaisempi tapa lähettää kiitokset kuin s-posti. Klubivierailuilla mukana oleva apulaiskuvernööri laatii vierailuista raportit My Rotaryyn Rotary Club Central osioon. Kuvernööri tekee niihin vielä mahdollisia lisämerkintöjään. 7. Klubien juhlat Kuvernööri osallistuu luonnollisesti jokaisen uuden klubin perustamisjuhlaan. Lisäksi on varauduttava osallistumaan klubien vuosijuhliin, kun kysymyksessä on tasaisten vuosikymmenien juhliminen. Varaudu viemään juhlivalle klubille pieni lahja ja pitämään onnittelupuhe tai lähettämään onnitteluadressi ellet voi olla läsnä tai et saa kutsua tilaisuuteen. Jos et voi noudattaa saamaasi kutsua, lähetä kyseiseen tilaisuuteen edustajasi (esim. klubin alueen apulaiskuvernööri). Hanki ennen kuvernöörivuotesi alkua luettelo muistettavista klubien vuosijuhlista ja varmista näiden klubien osalta viettävätkö ja koska vuosijuhlaansa. Piirin klubien vuosipäiväkalenterin saa Rotarytoimistosta. Zürichin toimisto lähettää kuvernöörille vuosipäiviä (25, 50 ja 75v) viettäville klubeille annettavat onnittelukirjeet 8. Rotaryprotokolla Rotarytilaisuuksissa on noudatettava tiettyä arvojärjestystä ja protokollaa. On huomattava, että piirikonferenssissa vierailevaa RI:n presidentin (häntä ei tule kutsua maailmanpresidentiksi) edustajaa tulee kohdella samalla tavalla kuin itse RI:n presidenttiä kohdeltaisiin. Niinpä hänen käyttöönsä tulee varata piirikonferenssin ajaksi kielitaitoinen avustaja (aide) sekä sviittitasoinen hotellihuone. RI:n presidentin edustaja tulee useimmiten puolisonsa kanssa. Piirikokoukseen osallistuu yleensä joukko tärkeitä kotimaisia Rotaryyn kuulumattomia henkilöitä kutsuvieraina tai esiintyjinä. Heitä esim. illallispöytiin sijoitettaessa voidaan pitää pääsääntönä sitä, että piirikonferenssi on rotarytilaisuus, jossa korkeassa asemassa oleva rotari sijoitetaan korkeassa asemassa olevan ulkopuolisen vieraan edelle. Niinpä RI:n presidentin edustaja voitaneen sijoittaa suomalaisen maaherran edelle. 16 / 28

Aina kannattaa kuitenkin harkita, onko olemassa erityisiä syitä, esimerkiksi poikkeukselliset ansiot, joiden vuoksi yleissäännöstä on viisasta poiketa. Piirin juhlatilaisuuksiin on hyvä laatia ainakin kutsuvieraille "plaseeraukset" esim. illallispöytään. 9. Huomionosoitukset, palkitsemiset ja muistamiset Suunnittele jo ennen kauden alkua millaiset huomionosoitusmenettelyt otat käyttöön, ellei piirilläsi ole vakiintunutta tapaa näiden asioiden hoitamiseksi: mitä otat viemisiksi klubien vuosijuhliin, miten onnittelet henkilöitä ja klubeja, millaisia palkitsemismuotoja käytät erinomaisista suorituksista (RI:n ja TRF:n tarjoamia ja/tai omia). Ns. District Governor s Citation kunniakirjaa voidaan menestyksellä käyttää huomionosoituksena. Kysy edelliseltä kuvernööriltä onko sellaisia pohjia piirillä jo valmiina. Esim. piirikonferenssi on sopiva tilaisuus tunnustusten ja palkitsemisten jakamiseksi. Palkitsemisissa ja muistamisissa on hyvä olla systemaattinen ja johdonmukainen menettelytapa, jotta ei tarvitse joka tilanteeseen miettiä asiaa erikseen. 10. Tiedottaminen ja tiedonvälitys Kuvernöörin pääasiallinen tiedottaminen tapahtuu kuvernöörin kuukausikirjeillä, jotka nykyisin joko lähetetään klubeille (presidentit ja sihteerit) s-postilla tai/ja ne julkaistaan piirin verkkosivuilla. Laajoissa s-postijakeluissa tulee aina muistaa sijoittaa vastaanottajien osoitteet piilokopiokenttään, näin vältetään suurten jakelulistojen joutumista esim. roskapostilähettäjien käsiin. Kunkin kuukauden alussa julkaistava kuukausikirje tulisi olla jokaisen jäsenen luettavissa. Kuvernöörin kuukausikirjeiden tavoitteena on kannustaa ja aktivoida klubeja sekä tiedottaa RI:n ja piirin ajankohtaisista asioista. Zürichin toimisto vastaanottaa myös mielellään kuvernöörin kuukausikirjeen, mutta lukee ne ilmoituksensa mukaan myös piirin verkkosivuilta. Kuvernöörin oppaassa (Lead Your District Governor) on lueteltu kuukausikirjeiden asiasisältöön liittyviä ideoita. Kuvernöörin kuukausikirjeet eivät kuitenkaan yksin ole riittävä kanava ajantasaisen tiedon välittämiseen. S-posti on sopiva tapa välittää yksittäisiä tai erityisiä ajankohtaisia asioita. Kuvernöörin kannattaa tehdä itselleen klubien s-postijakelulistoja s-postiohjelmaansa. Nämä jakelulistat saa otettua helposti haluttujen toimihenkilöiden osalta Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmästä tai pyytämällä Rotarytoimistosta, jolloin ei tarvitse itse ylläpitää omaa osoitteistoa. Piirin verkkosivut tarjoavat erinomaisen ympäristön ylläpitää klubeille piirikohtaista tiedote- ja palvelutarjotinta. Piirin verkkosivujen sisältö ja ajankohtaisuus ovat viimekädessä kuvernöörin vastuulla. Suomen Rotaryn, nuorisovaihdon monipiiriorganisaation ja Suomen Rotaryn Lääkäripankin verkkosivut täydentävät piirikohtaisia asioita piiristä riippumattomilla yhteisillä asioilla. Mikäli kuvernööri ei itse päivitä piirin verkkosivuja, on tärkeää, että piirin sivujen ylläpitäjä toimii tiiviissä yhteistyössä kuvernöörin kanssa ja suorittaa tarvittavat päivitykset viiveettä. Tiedottamisen ja tiedonvälityksen ajoittaminen, kohdentaminen ja ajantasaisuus ovat perustavaa laatua jäsenkunnan pysymiseksi ajan hermolla sekä toiminnan sujumiseksi kitkattomasti. Erilaisista tilaisuuksista, määräajoista jne. tulee tiedottaa muutama kuukausi ennen ko. ajankohtaa ja sitten vielä lähempänä muistuttaa asiasta. Ajankohtaisia teemoja löytää Zürichin CDS-tukihenkilön kuukausittaisesta uutiskirjeestä. 11. Rotaryn tietojärjestelmien hyväksikäyttö piirihallinnossa 11.1. RI:n verkkosivut Rotaryn tietojärjestelmät tarjoavat nykyisin erinomaisia apuvälineitä kuvernöörin tehtävien hoi- 17 / 28

toon keventäen huomattavasti erilaisia raportointeja, tilastotietojen etsintää jne. Rotaryn maailmanlaajuinen virallinen tietojärjestelmäympäristö löytyy osoitteesta www.rotary.org. Em. sivustoilta löytyy nykyisin lähes kaikki kuvernöörin tehtävien hoidossa tarvittavat ohjeet ja raportointilomakkeet. RI:n sivustot jakautuvat kahteen osaan, julkiseen ja käyttöoikeuksilla rajoitettuun osaan. RI:n vain jäsenille tarkoitettuun osaan My Rotary pääsee vain luomalla sinne oma tili ja sitten tunnuksilla kirjautumalla sivuille. Tarjotut valikot ovat tehtäväkohtaisia ja saatavat palvelut voivat vaihdella ajankohdan mukaan. Jokainen uusi käyttäjä tulee rekisteröityä ensimmäisellä käyttökerralla. Piiritason oikeuksilla voi selailla, tulostaa ja imuroida piirinsä tietoja. Tehtäväkohtaiset oikeudet alkavat automaattisesti 1.7. ja loppuvat 30.6. tehtävän ja toimikauden pituuden mukaisesti. DG:llä ja AG:lla on Edit oikeudet Rotary Club Centralissa. DG:n tulee DGE-kaudellaan ilmoittaa AG:t ja piirin toimihenkilöt My Rotaryssa. DGE:llä on jo laajennetut oikeudet. Toimikauden ulkopuolella tunnuksilla pääsee tavallisen rivirotarin valikoihin. Kaikki klubeja ja klubien jäseniä koskevat päivitykset saa tehdä vain Suomen Rotaryn järjestelmään (FIMDA). On suositeltavaa, että kuvernööri yhdessä apulaiskuvernöörien kanssa tutustuvat My Rotaryn Rotary Club Central -palveluun, johon voidaan viedä klubi- ja säätiötavoitteita sekä seurata niiden toteutumista. 11.2. Suomen Rotaryn verkkosivut Suomen Rotaryn verkkosivuilta www.rotary.fi löytyy yleistä julkista rotarytietoutta ja rotarylinkkejä sekä vain jäsenkunnalle (jäsenet, klubit, piirit) suunnattua aineistoa, johon pääsee SR:n verkkosivuilta kohdasta Suojatut jäsensivut, käyttäjätunnuksella rotary ja salasanalla ratas. Näiltä sivuilta löytyy runsaasti aineistoa klubi- ja piirihallinnon tueksi sekä eri alueiden koulutusaineistoja käytettäväksi PETS:ssä ja muissa piirien koulutustilaisuuksissa. Myös SR:n tietojärjestelmien kuvaukset ja käyttöohjeet löytyvät näiltä sivustoilta. Sivustojen sisällöstä ja ajantasaisuudesta vastaa SR:n toimikunnat. Uusitut Suomen Rotaryn verkkosivut mahdollistavat käyttöliittymäkielen valinnan suomen, ruotsin, englannin ja viron kielten välillä (Viron valinta ohjaa suoraan Viron rotarysivuille). Suojattujen jäsensivujen sisältö on pääosin suomenkielistä ja lisäksi suureksi osaksi käännettynä myös ruotsiksi. Jonkin verran sieltä löytyy myös RI:n tuottamaa englanninkielistä aineistoa. 11.3. Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä Suomen Rotaryn Internetin kautta toimiva ajantasainen jäsentietojärjestelmä (online matrikkeli) tarjoaa erinomaiset palvelut sekä klubi- että piirihallinnon tueksi. DG:llä sekä DG:n valtuuttamilla piirin toimihenkilöillä on piiritason käyttöoikeudet piirinsä tietojen selailuun, tulostamiseen ja imurointiin. Kullekin piirille on annettu yhdet piiritason käyttöoikeustunnukset, joiden antaminen myös piirin muille toimihenkilöille on DG:n harkinnassa. Suositeltavaa on, että DG antaa piiritason kirjautumistunnukset ainakin DGE:lle, DGN:lle, apulaiskuvernööreille ja piirisihteerille. Järjestelmästä on saatavissa piirikohtaisesti klubien, klubin toimihenkilöiden ja jäsenten yhteystiedot, postitusluettelot, s-postiosoitteistot halutuista klubivirkailijoista, piirien jäsentilastot, kuukausittaiset piirin läsnäolotilastot jne. Jäsentietojärjestelmään sisään meno löytyy SR:n verkkosivuilta/suojatut jäsensivut. Piirin käyttöoikeuksien käyttäjätunnus ja salasana on annettu piireille jo aiemmin. Mikä nämä piirin kirjautumistunnukset ovat hukassa, niin Rotarytoimistosta saa apua. Vuosittain julkaistavan matrikkelikirjan klubi- ja jäsentieto-osuudet perustavat tähän SR:n jäsentietojärjestelmään, joten mahdolliset puutteet ja virheet johtuvat oman klubin virkailijoista. DG:n 18 / 28

tulisi muistuttaa klubeja jäsentietojensa juoksevasta ajan tasalla pitämisestä. Erityisesti klubeja tulisi muistuttaa matrikkelitietojensa tarkistamisesta viimeistään kunkin vuoden tammikuun loppuun mennessä, koska tämän jälkeen tiedot menevät jäsentietojärjestelmästä matrikkelin jatkokäsittelyyn eli taittoon, oikolukuun ja kirjapainoon. Kalenterivuoden 2012 alussa otettiin käyttöön RI:n ja Suomen jäsentietojärjestelmien integrointi (FIMDA = Finlands Multidistrict Access), mikä tarkoittaa sitä, että jäsentiedot raportoidaan vain Suomen järjestelmään, josta ne automaattisesti päivittyvät RI:n tietokantaan. Tämä järjestelmien yhteen liittäminen helpottaa oleellisesti sihteerin työtä sekä varmistaa kahden eri järjestelmän tietojen samalla tasolla olemisen. Koska vastaavaa järjestelyä ei ole käytössä läheskään kaikissa maissa, niin RI:ltä tulee klubi- ja jäsentietojen päivittämisestä poikkeavia ohjeita erityisesti klubilaskun maksuun liittyen. 1.1.2015 alkaen RI:lle ei enää kysele puolivuotisraportteja (SAR) vaan toimittaa klubeille kahdesti vuodessa klubilaskun (Club Invoice) joka ei enää edellytä klubeilta oikaisua vaan lasku perustuu suoraan jäsentietojärjestelmässä olevaan klubien jäsentilanteeseen 1.1. ja 1.7. Siksi on erityisen tärkeää, että klubit päivittävät jäsentietonsa hyvissä ajoin ennen näitä päivämääriä. Päivitykset tehdään aina ja vain SR:n jäsentietojärjestelmään. Lukekaa ohjeet SR:n verkkosivuilta. 11.4. Piirien ja klubien verkkosivut Kaikilla piireillä ja suurimmalla osalla klubeista on omat verkkosivut. Piirin verkkosivut ovat kuvernööreille erinomainen tiedotuskanava. Piirien verkkosivut ovat myös oivallinen paikka isojenkin aineistojen tallettamiseen ja tarjoamiseksi jäsenkunnan käyttöön. S-postilla ei tule lähettää isoja liitteitä. Kuvernöörin tulisi kehottaa klubeja pitämään klubinsa verkkosivut ajankohtaisina ja ajan tasalla. Klubien verkkosivuilla tulisi entistä enemmän tuoda Rotarya esille ns. suurelle yleisölle. Pelkät jäsenpalvelut eivät kiinnosta muita kuin rotareita. Piirin tulisi hyödyntää myös muita sosiaalisen median välineitä, kuten Facebookia. 11.5. Kuvernöörin IT-valmiudet Kuvernöörin tehtävien hoitamista helpottavat oleellisesti tietotekniikan hyväksikäytön perusvalmiudet. Perusvarustukseen kuuluu asianmukaiset tietokonelaitteistot ja yleisesti käytetyt perusohjelmat sekä riittävän nopeat tietoliikenneyhteydet (laajakaista). RI:n ja SR:n tarjoamien tietojärjestelmäpalveluiden tuntemus, hallinta ja hyväksikäyttö auttavat suuresti kuvernöörin tehtävien hoidossa. RI suhtautuu nykyisin varsin suopeasti kuvernöörin tietotekniikkaan liittyviin hankintoihin. Kuvernöörin tehtävissä tarvittavien toimisto-ohjelmien hankinnat esim. Microsoftin Office-paketti, tietoliikennekustannukset (data ja puhelut), tulostuspaperit, tulostimien värikasetit, CD-romput, ym. käyttötarvikkeet voi raportoida kuvernöörin kuluihin RI:lle. Kuvernööri voi raportoida kaikki kulunsa kuvernöörin kuluraportissa RI:lle, jos niin haluaa. Budjetti on kiinteä summa. Jos yhteen asiaan kuluttaa enemmän rahaa, niin toiseen jää jäljelle vähemmän. Siksi RI suosittelee, ettei määrärahaa käytetä esim. kannettavan PC:n tai tulostimen hankintaan. Enää ei ole listoja siitä mitä on hyväksyttävää tai ei. RI edellyttää, että kuvernööri käyttää määrärahansa kattamaan välttämättömiä peruskustannuksia, jotka syntyvät GND/DGN-, DGEja erityisesti DG-kaudella. 19 / 28

12. Suomen rotarypiirien palveluorganisaatio ja palvelut Suomen rotarypiirien kansallista yhteistyötä varten sekä kuvernöörien ja klubien palvelemiseksi on RI:n toimiluvalla perustettu monipiiriorganisaatio, Suomen Rotary Finlands Rotary ry (Multidistrict Administration Group, MDAG). Suomen Rotary Finlands Rotary ry:n hallinnolliseen alaisuuteen kuuluvat myös nuorisovaihdon monipiiriorganisaatio sekä Suomen Rotaryn Lääkäripankin monipiiriorganisaatio omina yksikköinään. Suomen Rotary Finlands Rotary ry:n ja Rotarytoimiston säännöistä, ohjeista ja toiminnasta on kuvaukset Suomen Rotaryn toimintaohjeissa, jotka jaetaan hallituksen jäsenille sekä tuleville kuvernööreille syksyisin SR:n järjestämän DGE-infon yhteydessä. Yhdistyksen ylin päätösvalta on yhdistyskokouksella, jonka edustajat piirit valitsevat rotaryvuosittain. Yhdistyskokousedustajan suositellaan olevan RI:n virkailija (kuvernööri). Suomen Rotary Finlands Rotary ry:n operatiivista toimintaa johtaa hallitus, jonka jäseninä ovat piirien esittämät ja yhdistyskokouksen vahvistamat edustajat. Hallitustyöskentelyn jatkuvuuden varmistamiseksi hallituksen jäsenyys on kaksivuotinen. Vuosittain vaihtuu puolet hallitusjäsenistä. Hallituksen vuosittain valittava puheenjohtaja valitaan erovuoroisten hallitusjäsenten joukosta. Varapuheenjohtajana toimii joku valittu seuraavan vuoden erovuoroinen hallitusedustaja. Piirit valitsevat seuraavan rotaryvuoden SR:n yhdistyskokousedustajansa ja hallitusjäsenensä joko piirineuvottelussa tai piirikokouksessa. Suomen Rotaryn ja Rotarytoimiston juoksevasta toiminnasta ja henkilöstöstä vastaa hallituksen vuosittain valitsema Suomen Rotaryn pääsihteeri. SR:n pääsihteeri toimii myös hallituskokousten sihteerinä ilman äänivaltaa sekä avustaa hallitusta ja toteuttaa hallitukselta saamillaan valtuuksilla hänelle osoitettuja tehtäviä. Vuosittain vahvistettava SR:n pääsihteerin tehtävä on enintään 3-vuotinen. Rotarytoimiston palveluista näkyvimmät ovat piirien talousasioiden hoitaminen (piirimaksujen laskutus, piirien maksuliikenteen hoito ja kirjanpito), jäsenistön perustietojärjestelmästä ja siihen perustuvan matrikkelin koostamisesta ja julkaisemisesta vastaaminen sekä kuvernöörien kuukausikirjeiden ja muiden tiedotteiden välittäminen klubeille. Matrikkeliin tulevat piirien tiedot (kuvernöörin esittely ja piiriorganisaatio) on toimitettava Rotarytoimistoon DGE-vuoden tammikuun loppuun mennessä käyttäen Rotarytoimiston antamia rakennerunkoja. 20 / 28

Klubien tulevan rotaryvuoden matrikkelitietojen on oltava ajan tasalla tammikuun loppuun mennessä. 13. Tulevien kuvernöörien välinen yhteistyö On erittäin hedelmällistä, jos tulevilla kuvernööreillä on mahdollisuus järjestää ennakkotapaamisia jo tulevan rotaryvuoden suunnitteluvaiheessa. Näiden tapaamisten yhteydessä voidaan saada toinen toisiltaan neuvoja ja apua liittyen esim. tulevan vuoden suunnitteluun, raportointeihin jne. Vaikkakin jokaisen piirin toiminnassa on omia piirteitä, niin yhteisiä ja samoja asioita sekä ongelmia on runsaasti ja näistä keskusteleminen ja tiedonvaihto auttavat alkuun pääsemisessä. Näiden tapaamisten yhteydessä kannattaa myös koordinoida ja sopia piirien PETSien ja Piirikonferenssien ajankohdista, jotta ne eivät menisi liiaksi päällekkäin eri piireissä. Samoin piirien väliset vastavierailut piirikonferensseissa voidaan sopia jo tässä vaiheessa. Tulevien kuvernöörien yhteisten tapaamisten aihe ennen Assemblya voi olla myös Assemblyn yhteydessä pidettävän International Festival Talent Night -esityksen suunnittelu ja harjoittelu, jos tulevat kuvernöörit ovat sopineet osallistuvansa esityksellään tähän tapahtumaan ja RI on sen hyväksynyt. Tulevat kuvernöörit voivat käyttää kokouksiinsa myös Suomen Rotaryn verkkokokoustekniikkaa. Kuvernöörivuoden aikana syntyneet läheiset ystävyyssuhteet toisten saman vuoden kuvernöörikollegoiden kanssa jatkuvat yleensä kuvernöörivuoden jälkeenkin mm. vuosittain järjestettävillä yhteisillä tapaamisilla ja tilaisuuksilla. 14. Piirin arkisto Tutustu piirisi edellisten kuvernöörien aineistoihin, jotta saat yleiskuvan piiristä ja piirin klubeista. Tee itsellesi arkistointisuunnitelma, ellet saa sitä edeltäjältäsi. Varaa riittävästi mappeja ja mapita arkistoitavat paperit juoksevasti. Tee tietokoneellesi selkeä hakemistorakenne kuvernöörivuotesi aineistojen taltiointiin. Muista ottaa näistä elektronisista arkistoistasi määräajoin varmistuskopiot. Toimita Rotarytoimistoon arkistoitavaksi piirisi viralliset asiakirjat (kuten piirineuvottelun ja piirikokouksen pöytäkirjat liitteineen). Myös kopiot piirineuvoston pöytäkirjoista tulee lähettää toimistoon, missä ne ovat tilintarkastajien käytettävissä. Varaudu jättämään järjestetty säilytettävä materiaali kuvernöörivuotesi päätyttyä piirisi käyttämään arkistointipaikkaan. Valitettavan usein järjestämätön materiaali jää kuvernöörille. On suotavaa, että kuvernöörien aineistot siirretään Maakunta-arkistoon säilytettäväksi. 15. Raportointi- ja postitusmenetelmät Lähes kaikki tulevan kuvernöörin raportit sekä RI:lle että SR:lle löytyvät nykyisin sähköisessä tietokoneella täytettävässä ja tallennettavassa muodossa tai ne voidaan lähettää s-postin liitetiedostoina. Luonnollisesti perinteinen kirjeposti ja telefax myös käyvät ellei tietoliikenneyhteyksiä ole. Kuvernöörin kunkin kuukauden alussa lähettämät kuukausikirjeet lähetetään klubeille (presidentille ja sihteerille) nykyisin vain sähköisessä muodossa joko s-postilla tai viemällä aineistot piirin verkkosivuille. S-postilla lähetettäviin aineistoihin ei tulisi upottaa esim. kuvia, koska ne kasvattavat tiedostokoon niin isoksi, että joillain vastaanottajilla voi tulla vaikeuksia ottaa ne vastaan tai ne tukkivat hänen postilaatikkonsa (esim. hitaat tietoliikenneyhteydet tai pieni s-postilaatikko). S-postijakelua huomattavasti sujuvampi ja tehokkaampi tiedonvälityskanava on piirin verkkosivut, koska sinne mahtuu laajojakin aineistoja ja lisäksi piirin verkkosivut ovat kaikkien jäsenien luettavissa (spostilla lähetetyt kuvernöörin kirjeet ja tiedotteet klubeille tavoittavat vain klubin presidentin ja sihteerin). Kuukausikirjeet liitteineen (läsnäolotilastot ym.) voi myös toimittaa RI:lle Zürichin toimistoon, mutta he lukevat niitä yhtä hyvin myös piirin verkkosivuilta. Kuvernööri voi käyttää Rotarytoimis- 21 / 28

ton postivälityspalveluita (s-posti tai kirjeposti) klubeille kuukausikirjeittensä ja muiden tiedotteiden jakeluun tai lähettää ne vastaanottajille suoraan itse. Rotarytoimisto veloittaa näistä palveluista käytön mukaan. Mikäli käyttää Rotarytoimiston lähetyspalveluita, on sinne annettava jakeluohjeet/jakelulistat. Kaikkien rotaryasioissa lähetettävien s-postien Aihe(Subject)-kohtaan kannattaa laittaa ensimmäiseksi sanaksi Rotary ja henkilötietosuojasyistä joukkopostitusten vastaanottajien s-posti-osoitteita ei pidä panna näkyviin, vaan osoitteet tulee panna s-postiohjelman piilokopiokenttään (Bcc). 16. Tulevan kuvernöörin vuosikalenterit (Huom. Mainittuihin ajankohtiin voi rotaryvuosittain ja rotaryvuoden aikanakin tulla muutoksia, joista ilmoitetaan erikseen.) 16.1. GND/DGN-vuosi GND/DGN-vuosi Kesä Osallistu RI:n kongressiin (vapaaehtoinen) Governor-nominee Form RI:lle 10 päivän kuluessa valinnasta. Osallistu piirineuvoston toimintaan ja piirin tilaisuuksiin 16.2. DGE-vuosi Heinä Elo Syys DGE-vuosi RI:ltä tulee Lead Your District Governor -opas ym. opiskeluaineistoa Rekisteröityminen RI:n My Rotary -järjestelmään (jos et jo ole) RI:ltä tulee runsaasti lisää ohjekirjoja (PETS, Piirikonferenssi, DT, ym.) Aseta PETS järjestelytoimikunta Aseta Piirikonferenssin järjestelytoimikunta Teetä käyntikortit, kirjelomakkeet ja -kuoret Tilaa kuvernöörin takki. Takin voi tilata myös puolisolle. Ohjeet väristä RIPE! Kirje joko Lead your District manuaalissa taikka/ja s-postina pääkonttorista Suomen Rotary Finlands Rotary ry:n järjestämä DGE-info/koulutus, avec elokuussa (la-su). Ilmoittaudu International Assemblyyn (DG-koulutus). Lähetetään joskus myös myöhemmin. Aloita yhteistyö muiden piirien tulevien kuvernöörien kanssa, koordinoikaa PETSien, piirineuvotteluiden ja piirikonferenssien ajankohdat Seuraavat päivämäärät voivat vaihdella vuodesta toiseen: Ilmoita 1.10. mennessä RI:lle DG:n ja RI:n välisen rahaliikenteen pankkiyhteystiedot (avaa tähän käyttöön oma pankkitili) Tee 1.10. mennessä RI:lle arvioilmoitus DG-vierailujen matkakustannuksista (Estimated Allocation Questionnaire) Tee 1.10. mennessä RI:lle ilmoitus piirin tilaisuuksien ajankohdista ja paikoista (District Meeting Dates) Loka 22 / 28

Marras Joulu Tammi Helmi Maalis Huhti Touko Kesä RI:ltä tulee PETSiä varten runsaasti painotuotteita. Voidaan toimittaa myös aikaisemmin. Vaihtelee vuodesta toiseen. Vuoden 2015 GETS ja Instituutti Warwickshiressä, Englannissa. GETS pidetään 18. 19.11.2015 ja Instituutti 21. 22.11.2015. Perehdy RI:n kustantamien, SR:n käännöstoimikunnan tuottamiin oppaiden ja muiden painotuotteiden valikoimaan (luettelo SR:n verkkosivuilla) Laadi tulevien presidenttien ja sihteereiden yhteystietoluettelot (pyydä Rotarytoimistosta, ellet itse lataa niitä SR:n jäsentietojärjestelmästä) Ilmoittaudu RI kongressiin Toimita 31.12. mennessä piiriorganisaation ja komitearakenteen tiedot RI:lle (District Committee Appointments/My Rotary/District Administration) Muistuta: klubien tulee päivittää tulevan vuoden klubivirkailijat Suomen jäsentietojärjestelmään 31.12. mennessä. SR:ltä/käännöstoimikunta toimittaa Rotaryn käsikirjat, presidentti-, sihteeri- ja komiteaoppaat ym. aineistoa PETSiä ja piirineuvottelua varten Toimita tammikuun loppuun mennessä Rotarytoimistoon matrikkelia varten tuleva piiriorganisaatio ja kuvernöörin esittely (Rotarytoimisto antaa rakennerungot) International Assembly, San Diego, USA Piirijohdon koulutusseminaari (DGE järjestää yhdessä DG:n kanssa) RI:ltä tulee runsaasti lisää aineistoa PETSiin SR:n käännöstoimikunta lähettää RI:n presidentin teemaesitteiden suomennokset klubeja varten Assemblyn jälkeen PETS- ja piirineuvottelukutsujen ja suunnitelmien lähetys klubeille PETS, piirin koulutusseminaari ja piirineuvottelu Piirineuvottelun/PETS pöytäkirja + budjetti Rotarytoimistoon (maalishuhtikuu) RI:lle Assemblyn lisäkustannusraportti (esim. taksikulut) viimeistään 60 päivää Assemblyn jälkeen RI and TRF Expense Statement Lähetä piirikokouksen pöytäkirjat liitteineen Rotarytoimistoon Laita My Rotaryn Rotary Club Centraliin klubien jäsenlisäystavoitteet Laita My Rotaryn Rotary Club Centraliin klubien rotarysäätiölahjoitusten tavoitteet. Klubien on toimitettava viimeistään 1.7. mennessä alueensa apulaiskuvernöörille sekä tulevalle kuvernöörille toimintasuunnitelmansa Muistuta klubeja RI:n heinäkuun klubilaskusta. HUOM! jäsentiedot päivitettävä SR:n jäsentietojärjestelmään viimeistään 30.6. mennessä. Näistä em. ajankohdista on aiheellista muistuttaa istuvan DG:n toukokesäkuun kuukausikirjeessä. Osallistu RI:n kansainväliseen kongressiin (touko-kesäkuussa), suositellaan DGE- ja DG-vuoden tärkeät päivämäärät ovat CDS-tukihenkilön kuukausittaisessa uutiskirjeessä. Lisäksi RI lähettää runsaasti kirjepostia ja muistutuksia. 23 / 28

16.3. DG-vuosi DG-vuosi Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu Tammi Helmi Maalis Huhti DG-toimikausi alkaa RI:ltä tulee 70 % DG-kauden määrärahasta Ensimmäinen kuvernöörin kuukausikirje lähetetään klubeille. Klubien on hoidettava RI:n maksut (klubilaskut) 120 päivän sisällä, viimeistään 30.10. Ellei maksettu 1,11, niin klubi erotetaan. DGN hakuaika alkaa, klubit pyydetään toimittamaan ehdotuksia 15.7. alkaen DG:n klubivierailut alkavat Jäsenistön ja laajennustyön kuukausi Seuraava DGN hakuun. Hakuaika oltava vähintään 2 kuukautta Osallistuminen on vapaaehtoista, mutta suositeltavaa. Peruskoulutuksen sekä luku- ja kirjoitustaidon kuukausi DGN kandidaattien hakupaperit toimitettava DG:lle Talouskehityksen ja yhteiskunnallisen kehittämisen kuukausi Piirin syysseminaari ja piirikokous (syys-lokakuussa). Käytäntö vaihtelee piireittäin. Tulevan kuvernöörin nimeämiskomitean kokous DG:n klubivierailut päättyvät yleensä marras-joulukuussa Rotarysäätiön kuukausi Osallistuminen RI:n vyöhyke 15 16 Instituuttiin ja seminaareihin Warwickshiressä, Englannissa 21. 22.11.2015. Muistuta klubeja RI:n tammikuun klubilaskusta. HUOM! jäsenmuutokset päivitettävä Suomen jäsentietojärjestelmään 31.12. mennessä! Klubien pidettävä vuosi-/vaalikokous viimeistään joulukuussa Klubien Official Directory-tiedot (tulevan kauden presidentti, sihteeri, rahastonhoitaja ja TRF-komitean puheenjohtaja) päivitettävä Suomen jäsentietojärjestelmään 31.12. mennessä (HUOM: ei RI:n järjestelmään!) Sairauksien ehkäisyn ja hoidon kuukausi Palauta DGN-lomake (Governor-nominee Form) allekirjoituksineen RI:lle viimeistään kesäkuun loppuun mennessä Klubeille ilmoitetaan RI:n klubilaskusta tammikuussa, maksettava 30.4. mennessä. Jos ei maksettu 1.5., niin klubi erotetaan. Tammikuun loppuun mennessä klubien matrikkelitiedot ajan tasalle SR:n jäsenrekisteriin. Muistutus klubeille! Ammattipalvelun kuukausi Rauhantutkimuksen ja konfliktien ehkäisyn/sovittelun kuukausi Rotaryn syntymäpäivä 23.2. Vesi- ja saniteettihuollon kuukausi RI:n presidentin kunniamainintalomakkeet kuvernöörille. Piirikonferenssi ja piirikokous. Ajankohta vaihtelee piireittäin, vuosittain. Äidin ja lapsen terveyden kuukausi 24 / 28

Touko Kesä Rotarysäätiö Ajankohta vaihtelee Lähetä 30 päivän sisällä piirikonferenssista klubeille piirikonferenssiraportti Raportoi presidential.services@rotary.com virallisen edustajan toimista 15.5. mennessä AG:n klubiraportit (Rate Clubs) My Rotaryyn Rotary Club Central osioon. RI ei aseta ehdotonta määräpäivää. Touko-kesäkuussa Zürichin toimisto lähettää sähköisen kyselyn, jolla pyrkivät selvittämään kuvernöörien tyytyväisyyden saamiinsa palveluihin Nuorisopalvelun kuukausi Kuvernöörin arvostelut ja kommentit klubivierailuista My Rotaryn osioon Rotary Club Central Rate Clubs kohtaan Kaikki piirin maksusuoritukset on hoidettava Rotarytoimistoon kirjanpitoon 30.6. mennessä Muistuta klubeja tulevasta RI:n klubilaskusta (HUOM! jäsentiedot kuntoon SR:n jäsentietojärjestelmään viimeistään 30.6.) Osallistuminen RI:n kansainväliseen kongressiin (vapaaehtoinen). Toimikausi päättyy 30.6., kuvernöörin käätyjen vaihtotilaisuus Rotaryn toveruusryhmien kuukausi Katso Rotarysäätiön apurahojen ohjeet ja määräajat Rotarysäätiön käsikirjasta (219fi). Tämä löytyy mm. SR:n verkkosivujen suojatuilta jäsensivuilta rotarysäätiöosiosta. Lähetä Governor-nominee Form valintakomitean allekirjoituksin RI:lle kymmenen päivän kuluessa valinnasta Tee My Rotaryssa RI:lle District Conference Report 16.4. IPDG-vuosi Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu IPDG-vuosi 31.7. mennessä (mieluusti jo heti kauden päätyttyä) DG:n kuluraportti (Governor s Expense Report). Jos et pysty saamaan kuluraporttia valmiiksi 31.7. mennessä ilmoita siitä Zürichin toimistoon ja kysy lisäajan mahdollisuudesta. Järjestä kuvernöörivuotesi aineistot ja luovuta ne piirisi arkistoon. Piirin arkistot tulisi ajoittain siirtää maakunta-arkistoon. Piirin edellisen kauden tilit tarkastetaan syyskuun aikana, jolloin tilintarkastajilla tulisi tilinpäätöstietojen lisäksi olla käytettävissään myös edellisen kauden toimintakertomus Piirin tarkastetun tilinpäätöksen tulee olla valmiina ja lähetettynä klubeille 30.9. mennessä. Rotarytoimisto hoitaa tilien tarkastuttamisen ja tilinpäätöstietojen lähetyksen klubeille. Tilinpäätös ja toimintakertomus käsitellään seuraavassa piirikokouksessa Osallistu syys-marraskuussa pidettävään Rotaryinstituuttiin (vyöhykkeet 15 & 16), vapaaehtoinen. 25 / 28

17. Rotaryvuoden vuosikello 18. Tietolähteitä kuvernöörille, piirin toimihenkilöille ja klubeille Rotary toimittaa runsaasti tietoa organisaation käyttöön. Osa siitä julkaistaan painotuotteina, joita jaetaan RI:n ja/tai SR:n toimesta kuvernöörien välityksellä klubeille, osa julkaistaan vain sähköisessä muodossa internetissä. Alkuperäiset julkaisut ja ohjeet löytyvät Rotaryn verkkosivuilla osoitteessa www.rotary.org My Rotary -osiossa. Suomen Rotaryn käännöstoimikunta kääntää RI:n valtuutuksella suuren osan ns. oleellisista käsikirjoista ja oppaista suomeksi. Keskeiset PETS:ssä jaettavat suomenkieliset oppaat toimitetaan kuvernööreille painettuina. Osa käännöksistä löytyy vain sähköisessä muodossa SR:n suojatuilla jäsensivuilla. SR:n koulutustoimikunta toimittaa lisäksi joukon ohjeita ja tarkennuksia suomeksi ja ruotsiksi, jotka kaikki julkaistaan vain SR:n suojatuilla jäsensivuilla. Kuvernöörillä on tärkeä tehtävä informoida klubeja siitä, mistä yllämainittua aineistoa on saatavissa. Piirien ja klubien verkkosivuilla ei tule julkaista yllä mainittuja tietolähteitä, jotka pidetään ajan tasalla vain RI:n ja SR:n sivuilla! 18.1. Painotuotteita RI lähettää DGE:lle heinä-elokuussa Lead Your District Governor -oppaan (233en) sekä runsaasti muita englanninkielisiä esitteitä ja oppaita. Jos olet ilmoittanut ykköskieleksesi ruotsin, niin osa aineistosta tulee ruotsinkielisenä. DGE saa kalenterivuoden loppupuolella ja seuraavan vuoden alussa runsaasti PETS:iin liittyviä oppaita ja painotuotteita sekä RI:ltä että Suomen Rotaryn käännöstoimikunnalta. Suomen Rotaryn käännöstoimikunta toimittaa kalenterivuoden vaihteessa DGE:lle tai hänen ni- 26 / 28