Kuntayhtymän hallitus 65 23.03.2016 Opiskelijoita ja henkilökuntaa koskevien salassa pidettävien ja arkaluontoisten tietojen käsittely 41/07.01.01/2012 Kuntayhtymän hallitus 65 Opetustoimessa sovelletaan yleisiä säännöksiä viranomaisten toiminnan jul ki suu des ta, salassapidosta ja henkilötietojen käsittelystä. Yleis sään nökset ovat viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999, julkisuuslaki) ja henkilötietolaissa (523/1999). Näiden lisäksi ope tus toi men salassa pidettävien tietojen ja asiakirjojen käsittelystä on sään nök siä mm. laissa ammatillisesta peruskoulutuksesta (AKL), oppilasja opiskelijahuoltolaissa (1287/2013) ja lastensuojelulaissa (417/2007) esim. 25, 25a. Julkisuuslaissa on säännöksiä mm. viranomaisen toiminnan tietojen ja asia kir jo jen julkisuudesta, salassapidosta, tietojenkäsittelystä ja luo vut tami ses ta. Lähtökohtaisesti koulutuksen järjestäjän hallussa olevat kou lu tusteh tä vien hoitamiseen liittyvät asiakirjat ovat julkisia. Julkisuuslain 22 :n mu kaan viranomaisen asiakirja on pidettävä salassa, jos se mainitussa laissa tai muussa laissa on säädetty salassa pidettäväksi. Koulutuksessa tärkeim mät salassapitoperusteet perustuvat julkisuuslain 24 :n, pe rus tus lain 40 :n, AKL:n 42 :n, oppilas- ja opiskelijahuoltolakiin. Hen ki lö kun taa kos kien salassapidettävien ja arkaluontoisten tietojen käsittelystä on jul kisuus lain lisäksi säännöksiä laissa yksityisyyden suojasta työelämässä. Lainsäädännössä on ekseen määtelty arkaluontoiset tiedot ja niiden käsit te ly. Henkilötietolain 11 :n mukaan arkaluonteisia henkilötietoja ovat mm. monet henkilön rotua tai etnistä alkuperää, yhteiskunnallista toimintaa, poliittista tai uskonnollista va kau mus ta tai ammattiliittoon kuulumista, kollista tekoa, rangaistusta tai muuta koksen seuraamusta, terveydentilaa, sairautta tai vammaisuutta taikka häneen koh dis tettu ja hoitotoimenpiteitä tai niihin verrattavia toimia, seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä, sosiaalihuollon tarvetta koskevat tiedot. Arkaluontoisiin tietoihin nnastetaan myös henkilötunnus. Ar ka luon toisten henkilötietojen käsittely on pääsääntöisesti kielletty. Niiden käsittely on sallittu ainoastaan silloin, kun siitä on ekseen mainittu laissa. Poik keuk set arkaluontoisten henkilötietojen käsittelykieltoon luetellaan mm. hen ki lö tieto lain 12 :ssä. Koulutuksen järjestäjän oikeus käsitellä opis ke li jaa koskevia arkaluontoisia tietoja perustuu AKL:n mukaiseen kou lu tus teh tä vään tai opiskelijan antamaan suostumukseen. Ammatillisesta koulutuksesta annetun lain (jatkossa AKL) 42 :n mu kaan opiskelijaksi pyrkivän ja opiskelijan terveydentilaa koskevia opiske lu oi keu den peruuttamista ja palauttamista sekä huumausainetestiä (AKL:n 27 b, 32 a, 32 b ja 34 a ) koskevia tietoja saavat käsitellä vain ne,
Henkilökunnan henkilötietojen käsittely jot ka valmistelevat tai tekevät päätöksen opiskelijaksi ottamisesta, opis kelu oi keu den peruuttamisesta, opiskeluoikeuden palauttamisesta tai ku n pidos ta taikka antavat lausuntoja mainituista asioista. Opiskelijan kos re kiste otet ta koskevaa 32 a mukaista tietoa saavat käsitellä vain ne, jotka valmis te le vat tai tekevät päätöksen opiskeluoikeuden peruuttamisesta. AKL:n mukaan koulutuksen järjestäjän tulee määtellä tehtävät, joihin sisäl tyy arkaluontoisten tietojen käsittelyä. Lisäksi AKL:ssä (esim. 43 :ssä) ja oppilas- ja opiskelijahuoltolaissa sää detään, mille tahoille ja keille tietoja voidaan toimittaa salassapitosään nös ten es tä mät tä. Opiskelijoita ja heidän huoltajia koskevia henkilötietoja kerätään myös kou lu tus kun ta yh ty män projekteissa. Tietojenkäsittelyoikeus perustuu ESR-ase tuk sen 1304/2013, joka antaa jäsenmaille oikeuden kerätä ja kä sitel lä henkilöitä koskevia tietoja ohjelman toteuttamisen seurantaa, ra portoin tia ja arviointia varten. Projekteihin osallistujista rekisteröityjä tietoja ei ole oikeutta käyttää tai luovuttaa mihinkään muihin tarkoituksiin, koska ky se on salassa pidettävistä tiedoista. Tietojen salassapidon turvaamiseksi on tarkoituksenmukaista määtellä tehtävät, joihin sisältyy projekteihin liit ty vien arkaluontoisten tietojen käsittelyä. Yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain mukaan työnantaja saa kä si tel lä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henki lö tie to ja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja vel vol li suuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka joh tu vat työtehtävien etyisluonteesta. Tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa työntekijän suostumuksella. Henkilötiedot tulee kerätä en si si jaises ti työntekijältä itseltään. Laissa on säännöksiä työntekijän ter vey den tilaa, henkilöluottotietoja, huumausainetestejä ja henkilö- ja so vel tu vuus arvioin ti tes tei hin liittyen tietojen käsittelystä. Lain 5.1 :n mukaan terveydentilaa koskevia tietoja saavat käsitellä vain ne hen ki löt, jotka näiden tietojen perusteella valmistelevat tai tekevät työ suhdet ta koskevia päätöksiä taikka panevat niitä toimeen. Työnantajan on nimet tä vä nämä henkilöt tai määteltävä tehtävät, joihin sisältyy ter vey denti laa koskevien tietojen käsittelyä. Tietoja käsittelevät henkilöt eivät saa ilmais ta näitä tietoja sivulliselle työsuhteen aikana eivätkä sen päättymisen jäl keen. Päätösehdotus 1. Opiskelijaksi pyr ki vän ja opis ke li jan ter vey den ti laa Lisätietoja: kuntayhtymän johtaja Ilkka Pirskanen, puh. 050 566 9301, ilkka.pirskanen(at)pkky.fi. Kuntayhtymän johtaja: Hallitus päättää nimetä tehtävät, joissa saadaan käsitellä edellä mainittuja ar ka luon toi sia tietoja seuraavasti: Käsittelijät AKL:n mukaan näitä tietoja saa vat käsitellä hen ki löt, PKKY:ssä rehto koulutusjohtaja, ai kuis kou lu-
kos ke via AKL:n 27 b, 32 a, 32 b mu kai sia opis kelu oi keu den pe ruut ta miseen ja pa laut ta mi seen liit ty viä tietoja jot ka val mis te le vat tai te kevät pää tök sen opiskelijaksi ot ta mi ses ta ja hen ki löt, jotka val mis te le vat tai tekevät pää tök siä opis ke lu oi keu den pe ruut ta mi ses ta tai pa lautta mi ses ta tai ku n pi dos ta taik ka antava lau sun to ja mai ni tuis ta asiois ta tus joh ta ja, koulutuspäällikkö, tii mi koor di naat to, jonka tehtäviin ko. asia kuuluu hakuvaiheesta vastaava opinto toi mis to hen ki lös tö opiskelijahuollon koordinaatto toimikunnan asioi ta opiskelijatietojärjestelmän yllä pi tä jä arkistonhoitaja Opiskelijaksi pyr ki vän ja opis ke li jan ter vey den ti laa kos ke via AKL:n 34 a :n (huu maus ai ne tes taus) mu kai sia tie to ja saavat kä si tel lä AKL:n mukaan näitä tietoja saa vat käsitellä hen ki löt, jot ka val mis te le vat tai te kevät pää tök sen opiskelijaksi ot ta mi ses ta ja hen ki löt, jotka val mis te le vat tai tekevät pää tök siä opis ke lu oi keu den pe ruut ta mi ses ta tai pa lautta mi ses ta tai ku n pi dos ta taik ka antava lau sun to ja mai ni tuis ta asiois ta rehto joh ta ja, koulutuspäällikkö, tii mi koor di naat to, jonka teh tä viin ko. asia kuuluu toimikunnan asioita opiskelijahallintotietojärjestel män ylläpitäjää 2. Opiskelijan kos re kis te otet ta kos ke vaa AKL 32 a mukaista tietoa Opiskelijan kos re kis te otet ta kos ke vaa 32 a mukais ta tie toa saa vat käsitellä vain ne, jot ka val mis te le vat tai tekevät pää tök sen opiske lu oi keu den pe ruut ta mises ta. rehto joh ta ja, tiimikoordinaatto, jon ka tehtäviin ko. asia kuuluu opiskeluasioiden toimikunnan asioi ta valmistelevat sihtee toimikunnan jä se net ja
pöytäkirjanpitäjä 3. Muiden opiskelijaa kos kevien ar ka luon tois ten henki lö tie to jen käsittely Yksilöidyn opis ke li jan opetuk sen jär jes tä mi ses tä ja tuki toi mia valmistelevat ja niis tä päät tä vät hen ki löt rehto joh ta ja, koulutuspäällikkö, tii mi koor di naat to ryhmänohjaaja ja ohjaava opettaja ammatillinen ohjaaja, kou lunkäyn ti oh jaa ja asuntolanhoitajat toimikunnan asioita opintotoimistohenkilöstö asuntolanhoitaja opiskelijahallintotietojärjestel män ylläpitäjä arkistonhoitaja sisäinen tarkastaja 4. Opiskelijan ter vey den ti laa ja toi min ta ky kyä kos ke via ja teh tä vien hoi don kannal ta vält tä mät tö miä tietoja (AKL 43 ) kä sitte le vät hen ki löt tietojen luovutus henkilölle opiskelijan sekä työssäoppimispaikan henkilöstön ja asiakkaiden turvallisuuden varmistamiseksi työssäoppimisesta vastaava opet ta ja tietojen luovutus henkilölle välittömän turvallisuuden ar vioi mi sek si tai mikäli opis ke li jan todetaan ter veyden ti lan ar vioin nis sa olevan vaa rak si mui den tur val lisuu del le. turvallisuuspäällikkö 5. Projekteihin osal lis tu jis ta ke rät tä vien ar ka luon toisten tie to jen kä sit te ly projektipäällikkö han ke as sis tent ti hankkeissa opiskelijan ohjaus ta te ke vä henkilö ar kis to pääl lik kö
6. Henkilökunnan ter veyden ti la tie to jen kä sit te ly esimiehet henkilöstöpäällikkö päätöksiä, lausuntoja yms. val mis te le vat sihtee palkkasihtee controlle henkilöstösihtee arkistopäällikkö Tämä päätös kumoaa hallituksen päätökset 25.1.2012 6, 30.1.2013 12 ja 28.8.2013 147. Päätös Kuntayhtymän hallitus: Hyväksyttiin yksimielisesti.