Yhteisvoimin kotona -hankkeen vertaisarviointien yhteenvetoraportti maaliskuu 2015 Heli Toroska Matti Mäkelä 1
Sisällys 1. Mitä on vertaisarviointi?... 3 2. Vertaisarvioinnin käytännön toteuttaminen... 3 3. Arviointiasetelma... 4 4. Hankekokonaisuuden pääteemojen toteutuminen kehittämisosioiden toiminnassa... 6 5. Hankekokonaisuuden tavoitteiden toteutuminen kehittämisosioiden toiminnassa... 8 6. Kehittämisosiot omien toteuttamissuunnitelmiensa valossa... 14 7. Huomioita... 19 2
1. Mitä on vertaisarviointi? Yhteisvoimin kotona -hankkeessa toteutettiin hankkeen ensimmäisen toimintavuoden loppupuolella arviointi tuettuna itsearviointina. Vertaisarvioinnista oli saatu hyviä kokemuksia aiemmin Kaste-ohjelmaan kuuluvan Toimintakykyisenä ikääntyminen - hankkeessa. Vertaisarviointi voidaan toteuttaa ulkoisena arviointina, jolloin kaksi eri organisaatioissa toimivaa, mutta riittävän samankaltaista työtä tekevää yksikköä arvioivat toisiaan. Tässä hankkeessa vertaisarviointi on kuitenkin lähempänä itsearviointia, sillä kehittämisosiot ovat saman hankkeen osatoteuttajia ja kuuluvat samaan hankekokonaisuuteen. Objektiivista näkökulmaa saatiin, kun vertaisarviointien koordinointi ja yhteenvetoraportointi ostettiin asiantuntijapalveluna ulkopuoliselta taholta. Pikassoksen kaksi työntekijää oli mukana arviointikeskusteluissa ja tekivät ulkopuolisena huomioita. Vertaisarviointi on siis tässä tapauksessa tuettua itsearviointia, jonka päätehtävänä oli auttaa kehittämisosioita tarkistamaan omia prosessejaan ja etenemään kohti tavoitteitaan. Samalla arviointikeskustelujen osapuolilla oli mahdollisuus oppia toisiltaan. Vertaisarviointikeskustelut ovat strukturoituja keskusteluja ja niissä käytetään aineistona kunkin kehittämisosion toteuttamissuunnitelmaa ja muuta kehittämistoimintaa kuvaavaa materiaalia. Kehittämisosiot ovat vuorotellen sekä arvioijan roolissa että arvioijana. 2. Vertaisarvioinnin käytännön toteuttaminen Satakunnan sairaanhoitopiiri hallinnoi Pois syrjästä ja Yhteisvoimin kotona -hankkeita. Molemmat hankkeet ovat Kaste-rahoitteisia ja niissä noudatetaan Kaste-hankkeiden hankintaohjeita. Sairaanhoitopiiri kilpailutti molempien mainittujen hankkeiden arvioinnit. Kilpailutuksen tuloksena palvelu hankittiin sosiaalialan osaamiskeskus Pikassokselta. Tarjouksessa oli mukana suunnitelma arvioinnin toteuttamiseksi. Tässä yhteenvedossa keskitytään Yhteisvoimin kotona -hankkeen vertaisarvioinnin toteutukseen. Hankkeen kehittämisosiot jaettiin kolmeksi pariksi siten, että pareina olivat tavoitteiltaan samankaltaiset kehittämisosiot. Kehittämisosiot kutsuivat arviointikeskusteluihin mahdollisuuksien mukaan sekä kehittämisosion vastuuhenkilöt että tukiryhmän jäseniä. Hanketyöntekijät sopivat arviointien ajankohdat, lähettivät kutsut, toimittivat ennakkomateriaalin ja sopivat tilavarauksesta ja tarjoilusta. Pikassoksen tehtävänä oli valmentaa hanketyöntekijät arviointiin ja vertaisarvioinnin kulkuun. Arvioinnista järjestettiin koulutusiltapäivä kesäkuussa 2014 ja vertaisarviointia käytiin läpi kehittämispäivissä joulukuussa 2014 ja tammikuussa 2015. Pikassoksen toimesta laadittiin arviointikeskustelua varten lomake, jossa oli arviointikysymykset valmiina otsikoina. Lomake toimi samalla myös arviointimuistion pohjana. Lomakkeen mallina käytettiin Toimintakykyisenä ikääntyminen hankkeen vastaavaa lomaketta. Strukturoitu lomakepohja takasi sen, että kaikissa arviointikeskusteluissa käytiin läpi vähintään sovitut lomakkeeseen kirjatut kohdat. Näiden lisäksi oli mahdollista ottaa puheeksi muita arvioijaa kiinnostavia asioita. 3
Kehittämisosiot saivat itse päättää, käytetäänkö koko päivä, jolloin arvioijana ja arvioitavana olevan kehittämisosion roolit vaihtuvat lounaan jälkeen. Toinen vaihtoehto oli sopia molemmille eri päivät. Hankkeessa käytettiin molempia vaihtoehtoja. Kehittämisosioiden työntekijät huolehtivat siitä, että sekä Pikassoksen arviointiin osallistuvilla työntekijöillä että arviointiparina toimivalla kehittämisosiolla on tarvittava materiaali käytössään riittävän ajoissa ennen arviointia. Arvioivan osion tehtävä oli huolehtia keskustelun kulusta niin, että vähintään lomakkeessa annetut kysymykset tulivat käytyä läpi. Kysymykset esitellään tarkemmin seuraavassa luvussa. Arvioivan osion edustaja teki keskustelusta muistion, joka toimitettiin sekä Pikassokseen että arvioitavan osion työntekijöille. Muistio kirjattiin samaan lomakkeeseen, jonka mukaan arviointikeskustelu eteni. 3. Arviointiasetelma Vertaisarvioinnin päätarkoitus oli kehittämisosioiden etenemislogiikan varmistaminen. Vertaisarvioinnin pääkysymyksiä ovat: - Ovatko kehittämisosioiden tavoitteet realistisia ja edelleen perusteltavia? - Ovatko kehittämistoiminnan toimenpiteet sellaisia että tavoitteet voidaan niiden avulla saavuttaa? - Mitä tuotoksia ja tuloksia kehittämisosiossa odotetaan syntyvän toimenpiteitä toteuttamalla? - Mitä vaikutuksia odotetaan ilmenevän kun tavoitteet on saavutettu sovituilla toimenpiteillä? Arviointi kohdentui koko prosessiin, tavoitteiden asettamisesta aina odotettavissa oleviin vaikutuksiin. Koska hanke on vasta melko alkuvaiheessa, oli keskustelu pääosin ennakoivaa. Tuotoksia, tuloksia tai vaikutuksia ei vielä juuri ollut havaittavissa, mutta arvioinnilla haluttiin suunnata ajattelua tulevaan ja tavoitteelliseen sekä johdonmukaiseen kehittämistoimintaan. Hankkeen alkuvaiheessa toteutettavalla arvioinnilla voidaan saada tietoa ja ymmärrystä muun muassa rajaamisen ja kehittämistoiminnan suuntaamisen tarpeista. Käymällä läpi hankeprosessi, nähdään onko hanke oikealla reitillä kohti tavoitteita. Vertaisarvioinnin kulkua ohjasivat lomakkeessa olevat kysymykset: 1. Mitkä ovat kehittämisosionne keskeiset tavoitteet? 2. Mitkä kehittämisosionne tavoitteet näyttävät olevan toteutumassa? 3. Onko joitakin tuloksia jo nähtävissä? 4. Mitä odottamatonta on ilmaantunut? 5. Mitä käytännön hyötyjä tuloksista näyttäisi nousevan esiin? 6. Onko potilas-/asiakastyössä jo nähtävissä joitakin tuloksia? Miten ne voidaan todentaa? 7. Miten tulokset näkyvät yhteistyössä omaisten, muiden ammattilaisten, kolmannen sektorin ja yksityisen sektorin näkökulmasta? Miten ne voidaan todentaa? 8. Mitkä tekijät ovat auttaneet kehittämistyön onnistumisessa tai olleet kehittämistyön esteinä? 9. Mitä haasteita kehittämistyössä on ollut? 10. Mitä kehittämistyön tuloksia on jo saatu juurtumaan käytäntöön? 11. Miten kehittämistyön tulokset on saatu juurtumaan käytäntöön? 12. Mitkä tekijät ovat edistäneet kehittämistyön juurtumista käytäntöön? 13. Mitkä tekijät ovat estäneet kehittämistyön juurtumista käytäntöön? 4
14. Miten kehittämistyön juurtumisen edellytyksiä voisi parantaa? 15. Onko kunnassanne tehty päätöksiä siitä, mitkä kehittämisosion avulla aloitetut toiminnat vakiinnutetaan kunnan toiminnaksi ja onko juurrutettavat asiat sisällytetty seuraavaan talousarvioon? 16. Miten tavoitteet ovat toteutuneet keskimäärin asteikolla erinomaisesti, hyvin, tyydyttävästi, välttävästi, ei lainkaan? Arvioiva kehittämisosio antaa lisäksi palautetta vastaamalla seuraaviin kysymyksiin: 17. Mikä teki arvioitavassa kehittämisosiossa vaikutuksen? 18. Mihin kiinnittäisin huomiota ja mitä kehittämisvinkkejä antaisin? 19 Mitä opimme? Kehittämisosiot ovat laajemman hankekokonaisuuden tavoitteiden toteuttajia. Tästä syystä niiden toimintaa peilattiin myös hankekokonaisuuden yhteisiin teemoihin ja tavoitteisiin. Yhteisvoimin kotona - hankekokonaisuudella on kaksi pääteemaa, joiden tulee kulkea hankesuunnitelman mukaan kaikkien kehittämisosioiden läpi: 1. Moniammatillisen arviointiosaamisen kehittäminen 2. Yhtenäisten kuntoutusketjujen kehittäminen Hankekokonaisuudella on seitsemän tavoitetta: 1. Vahvistetaan iäkkään henkilön osallisuutta ja hänen omaistensa mahdollisuutta vaikuttaa hänelle järjestettävien sosiaali- ja terveyspalvelujen sisältöön ja toteuttamistapaan. Lisätään ikääntyneiden ja heidän omaistensa toimijuutta ja osallistumista mm. kehittämällä asiakkaiden palautejärjestelmää. 2. Luodaan moniammatillinen, organisaatiorajat ylittävä, kuntoutustarpeet huomioiva palvelutarpeen arviointimalli, joka on asiakaslähtöinen ja kokonaisvaltainen. 3. Yhtenäistetään kuntoutusketjuja ja kehitetään ennakoivaa kuntoutusta. 4. Kehitetään joustavaa ja nopeasti tarpeisiin vastaava konsultointimalli mm. videoyhteyksiä hyödyntäen. Mahdollistetaan reaaliaikainen etäkonsultaatioesimerkiksi vanhuksen kotona ja vakiinnutetaan muutakin palvelujen laatua ja kustannustehokkuutta parantavan teknologian käyttöä. 5. Kehitetään kuntoutus- ja palvelusuunnitelmien seurantaa. 6. Eri toimijoiden ja erikoisalojen välille luodaan yhteistyöverkostoja, jotka vahvistavat toimijoiden osaamista kuntoutuksen kokonaisvaltaisessa arvioinnissa ja toteuttamisessa. 7. Lisätään henkilöstön verkostoitumista, osaamista ja toimintakykyä ylläpitävän työotteen omaksumista. Hankekokonaisuuden tavoitteet on pääosin poimittu hankesuunnitelmaan yhteisinä nimittäjinä kehittämisosioiden suunnitelmissa ilmaistuista tavoitteista. Tavoitteet toteutuvat hankesuunnitelman mukaisesti, jos kehittämisosioiden tavoitteet eivät merkittävästi muutu ja kehittämisosiot saavuttavat omat tavoitteensa. Hankekokonaisuuden projektipäällikkö voi hankkeen sisällöllisellä johtamisella ohjata jossain määrin kehittämisen tavoitteellisuutta. Hankevalmistelun tavasta johtuen on tässä kokonaisuudessa kunnioitettava kehittämisosioiden omia tavoitteita. Valmistelu lähti siis kuntien tarpeista ja tavoitteista ja niistä johdettiin kokonaisuuden tavoitteet. Kokonaisuus on siis ikään kuin osilleen alisteinen. Toinen vaihtoehto hankevalmistelulle olisi ollut sopia Länsi-Suomen Kaste-alueelle kuntien kanssa joitakin yhteisiä tavoitteita, jotka selkeästi olisivat ohjanneet mukaan tulevien kuntien ja kuntayhtymien kehittämistä. Tässä tapauksessa tavoitteiden saavuttamista olisi helpompi arvioida. 5
4. Hankekokonaisuuden pääteemojen toteutuminen kehittämisosioiden toiminnassa Hankekokonaisuuden pääteemat ovat: 1. Moniammatillisen arviointiosaamisen kehittäminen 2. Yhtenäisten kuntoutusketjujen kehittäminen Näiden teemojen tulisi hankesuunnitelman mukaan toteutua kaikissa kehittämisosioissa. Seuraavaksi tarkastelemme, miten nämä teemat näkyvät kehittämisosioiden suunnitelmissa ja suunnitelmien mukaisessa kehittämistoiminnassa. Hankevalmistelun lähtökohtana olivat kuntien ilmaisemat kehittämistarpeet. Näistä tarpeista lähdettiin kokoamaan yhteistä hanketta. Joitakin kuntien kehittämisajatuksia karsiutui yhteisessä valmistelussa pois. Mukaan valmisteluun jäivät ne, joiden tarpeet olivat siinä tilanteessa riittävän samankaltaiset synergiavaikutusten aikaansaamiseksi. On siis otettava huomioon, että edellä mainitut kaksi yhteistä teemaa eivät olleet hankevalmistelun lähtökohtana. Teemat nousivat kuntien kehittämistarpeista ja hankeaihioista. Niiden perusteella valmistelutyöryhmä saattoi todeta, että Varsinais-Suomen ja Satakunnan alueelta mukaan tulevilla kunnilla on riittävän samankaltaisia kehittämispyrkimyksiä, jotta yhteinen hanke voidaan saada aikaan. Arvioinnissa teemojen asema on syytä huomioida. Teemojen sitovuutta kunkin kehittämisosion kannalta tai niiden vaikutusta kunkin osion omiin tavoitteisiin ei ole hankkeen aikana käyty läpi. Jos hankevalmisteluprosessiin olisi ollut aikaa enemmän tai jos hankekokonaisuuden projektipäällikkö ei olisi vaihtunut kahta kertaa ensimmäisen vuoden aikana, olisi yhteisten teemojen merkitykseen voitu paneutua paremmin. Hankkeen sisällön johtamisen kannalta tässä on haastetta, jotta hankkeesta muodostuisi yhtenäinen eikä irrallisten palojen kokoelma. Hankeaikaa on vielä jäljellä, joten onnistuminen on täysin mahdollista. Projektipäällikkö kutsuu kehittämisosioita noin kerran kuukaudessa yhteisiin kehittämispäiviin. Nämä päivät ovat mainio tilaisuus yhteiseen oppimiseen ja hankkeen koossa pitämiseen. Hankesuunnitemassa on lueteltu myös toimenpiteitä ja kuvattu mihin toimenpiteisiin kukin kehittämisosio on sitoutunut omassa suunnitelmassaan. Näiden hankekokonaisuuden toimenpiteiden toteutumista ei tässä arvioinnissa seurata erikseen. Ne tulevat huomioiduksi kunkin kehittämisosion toimintalogiikan kautta. 6
Taulukossa näkyy, missä kehittämisosioiden omissa tavoitteissa hankkeen yhteiset teemat ovat mukana. Tavoitteet on poimittu kehittämisosioiden tarkennetuista toimintasuunnitelmista, joiden mukaan kehittämistyö arviointiajankohtana etenee. 1. Teema: moniammatillisen arviointiosaamisen kehittäminen Ksthky PoSa Satshp Huittinen Parainen Akseli - Moniosaamiseen - Gerontologisen - Ikääntyvien - Tuen tarpeen - Yhtenäiset mallit perustuva kokonaisarvioin- asiakkaiden, arviointi palvelutarpeen - Arviointijärjestelmän palvelukokonaisuus nin mallin omaishoitajien ja omaishoidossa arviointiin - Seudullinen sosiaali- kehittäminen työntekijöiden kotihoidossa kehittäminen, ja terveydenhuollon - Moniammatillinen kuntouttavan huomioidaan voimavaralähtöisen ja erityisesti kokonaisvaltainen hyvinvoinnin ja arviointiryhmä osaamisen riskitekijät, niin palvelutarpeen vahvistaminen aktuaaliset kuin arviointimalli potentiaaliset. Ennakoiva näkökulma 2. Teema: yhtenäisten kuntoutusketjujen kehittäminen - Kotona asumista tukeva resepti ja sen vaikuttavuuden seuraaminen. ( Ennalta ehkäisevää, raportin kirjoittajan kommentti) - Kotiutusfysioterapeutin toimintamalli riskiasiakkaiden tunnistamiseen - Kuntoutusyksikön perustaminen -Yhteistyön kehittäminen kuntoutuksen ketjun yhtenäistämiseksi ja ikääntyvän asiakkaan osallisuuden parantamiseksi -Omaishoitajien tuen kehittäminen sisältää myös kuntoutuksen kehittämistä silloin kun on tarpeen omaishoitajan jaksamisen kannalta - Yhtenäiset käytännöt kotihoidossa sisältävät myös kuntoutusketjun - Hoito- ja palvelusuunnitelma n (HOPS) seurantaja arviointijärjestelmää kehitetään sisällöltään toimintakykyä tukevaksi ja tavoitteelliseksi suunnitelmaksi 7
5. Hankekokonaisuuden tavoitteiden toteutuminen kehittämisosioiden toiminnassa Tavoitteet nousivat valmisteluvaiheessa kunnissa ja kuntayhtymissä tehdyistä hankesuunnitelmista. Myös hankkeen valmisteluryhmässä käytiin keskustelua yhteisistä kehittämislinjoista. Hankekokonaisuuden tavoitteiden asema suhteessa kehittämisosioihin ei ole kaikilta osin sitova. Kehittämisosiot ovat vain valitsemiensa tavoitteiden ja toimenpidekokonaisuuksien osalta vastuutahoja. Kaikki kehittämisosiot ovat sitoutuneet vastuutahoiksi ensimmäisen ja viimeisen tavoitteen toteutumisessa. Muiden tavoitteiden osalta vastuutahot vaihtelevat. Seuraavassa taulukossa kuvataan kehittämisosioiden vastuita hankekokonaisuuden tavoitteiden suhteen. Ongelmana tätä yhteenvetoa tehdessä oli se, että hankesuunnitelman toimenpidekokonaisuudet ja tavoitteet eivät olleet kahden osalta yhtenevät. Viides ja kuudes tavoite ja vastaavasti viides ja kuudes toimenpidekokonaisuus poikkesivat toisistaan. Toimenpidekokonaisuudet on mainittu Yhteisvoimin kotona -hankkeen hankesuunnitelmassa. Muilta osin ne olivat sisällöltään samanlaiset. Vastuutahot näihin kahteen tavoitteeseen on raportin kirjoittajan toimesta poimittu kehittämisosioiden suunnitelmista. x= kehittämisosio on vastuutahona tavoitteen osalta tavoite 1. Vahvistetaan iäkkään henkilön osallisuutta ja hänen omaistensa mahdollisuutta vaikuttaa hänelle järjestettävien sosiaali- ja terveyspalvelujen sisältöön ja toteuttamistapaan. Lisätään ikääntyneiden ja heidän omaistensa toimijuutta ja osallistumista mm. kehittämällä asiakkaiden palautejärjestelmää. 2. Luodaan moniammatillinen, organisaatiorajat ylittävä, kuntoutustarpeet huomioiva palvelutarpeen arviointimalli, joka on asiakaslähtöinen ja kokonaisvaltainen. 3. Yhtenäistetään kuntoutusketjuja ja kehitetään ennakoivaa kuntoutusta. 4. Kehitetään joustavaa ja nopeasti tarpeisiin vastaava konsultointimalli mm. videoyhteyksiä hyödyntäen. Mahdollistetaan reaaliaikainen etäkonsultaatioesimerkiksi vanhuksen kotona ja vakiinnutetaan muutakin palvelujen laatua ja kustannustehokkuutta parantavan teknologian käyttöä. 5. Kehitetään kuntoutus- ja palvelusuunnitelmien seurantaa. Keski- Satakunta PoSa Satshp Huittinen Parainen Kuntayhty mä Akseli x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 8
6. Eri toimijoiden ja erikoisalojen välille luodaan yhteistyöverkostoja, jotka vahvistavat toimijoiden osaamista kuntoutuksen kokonaisvaltaisessa arvioinnissa ja toteuttamisessa. 7. Lisätään henkilöstön verkostoitumista, osaamista ja toimintakykyä ylläpitävän työotteen omaksumista. x x x x x x x x x x x Arvioitaessa kehittämisosioiden merkitystä suhteessa hankekokonaisuuteen on siis otettava huomioon, että kokonaisuuden kutakin tavoitteen toteutumista tulee arvioida vain niiden kehittämisosioiden toiminnan tuloksena jotka kyseiseen tavoitteeseen ovat sitoutuneet omien tavoitteidensa kautta. Vertaisarvioinnin tehtävänä oli tarkastella kehittämisosioiden etenemistä suhteessa omiin tavoitteisiinsa ja jossain määrin kokonaisuuden kahden yhteisen teeman huomioimisessa. Teemat esiteltiin luvussa neljä, sivulla kuusi. Oletuksena on, että jos kehittämisosiot etenevät omien tavoitteidensa mukaisesti, tulevat ne myös toteuttamaan hankekokonaisuuden tavoitteet. Jos vertaisarviointi alustavan option mukaan toteutetaan myös hankkeen loppupuolella, on silloin mahdollista käyttää kahta vaihtoehtoista näkökulmaa. Ensimmäisessä tarkastellaan kehittämisosion sisäisen logiikan näkökulmasta kehittämisprosessia ja sen tuloksellisuutta suhteessa kehittämisosion omiin tavoitteisiin. Toisessa näkökulmassa tarkastellaan hankekokonaisuuden tuloksellisuutta eri kehittämisosioiden tuloksellisuuden summana. Yhteisvoimin kotona -hankkeen projektipäällikkö vaihtui heti hankkeen alussa. Uuden projektipäällikön aloittaessa, olivat kehittämisosiot jo hyvässä vauhdissa ja edenneet ilman yhteistä koordinaatiota. Kehittämisosiot ovat alkuvaikeuksista huolimatta käynnistäneet toimenpiteensä suunnilleen aikataulussa ja edenneet omien suunnitelmiensa mukaan, kuten seuraavassa luvussa tarkemmin kuvataan. Sen sijaan hankekokonaisuus ei välttämättä hahmottunut ja muotoutunut kehittämisosioita tukevaksi rakenteeksi heti hankkeen alusta alkaen. Samalla kokonaisuuden yhteiset teemat ja tavoitteet eivät ohjanneet ja linjanneet kehittämistoimintaa alussa. Tämän ongelman korjaamiseen on vielä aikaa nykyisen projektipäällikön toimesta. Seuraavassa on koottu vertaisarvioinnissa syntyneitä huomioita kehittämisosioiden toiminnasta hankekokonaisuuden tavoitteisiin nähden. Tavoitteet ovat samat jotka esiteltiin luvussa kolme. Tavoite1. Vahvistetaan iäkkään henkilön osallisuutta ja hänen omaistensa mahdollisuutta vaikuttaa hänelle järjestettävien sosiaali- ja terveyspalvelujen sisältöön ja toteuttamistapaan. Lisätään ikääntyneiden ja heidän omaistensa toimijuutta ja osallistumista mm. kehittämällä asiakkaiden palautejärjestelmää. Kaikki kehittämisosiot vastuutahoina Asiakkaiden osallisuus on mukana myös jokaisen kehittämisosion omassa hankesuunnitelmassa. Osallisuudessa näyttää olevan kysymys suuresta toimintakulttuurin muutoksesta ja askeleet sitä kohti ovat pieniä. Positiivisia pyrkimyksiä lisätä asiakasosallisuutta ovat esimerkiksi seuraavat asiat: 9
- Akselissa kootaan asiakasfoorumi asiakkaiden kuulemiseksi ja keinona osallistaa asiakkaat palvelujen suunnitteluun. - Paraisilla ja Akselissa kehitetään asiakaspalautejärjestelmää, jossa mennään pelkkää palautekyselyä syvempään asiakasymmärrykseen. - Keski-Satakunnassa kokeillaan asiakaskehittäjäryhmää suunnittelemaan eläkkeelle jäävien hyvinvoinnin edistämisen informaatiopakettia. - Satakunnan sairaanhoitopiirissä korostetaan potilaan olevan oman tilanteensa asiantuntija erikoissairaanhoidossa kotiutusta ja kuntoutusta suunniteltaessa. Ehdotus: Rohkeutta kysyä asiakkailta mitä mieltä he ovat, mitä he tarvitsevat, mikä tekee palvelusta tai toiminnasta heidän arjessaan vaikuttavan tai mikä estää toivotun vaikutuksen syntymistä. Samalla kun painotamme kuntalaisen vastuuta omasta hyvinvoinnistaan, voisi kuntalaisille antaa myös valtaa sanoa, mitä he tarvitsevat hyvinvointinsa tueksi. Tavoite 2. Luodaan moniammatillinen, organisaatiorajat ylittävä, kuntoutustarpeet huomioiva palvelutarpeen arviointimalli, joka on asiakaslähtöinen ja kokonaisvaltainen. Vastuutahoina Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymä (Kshtky), Posa, Satakunnan sairaanhoitopiiri (satshp), Kuntayhtymä Akseli ja Parainen Palvelutarpeen arviointimalleja on kehitetty paljon niin Kaste-rahalla kuin kuntien perustyönäkin. Myös lainsäädäntö edellyttää palvelun tarpeen arviointia ja jopa määräajassa. Esimerkiksi vanhuspalvelulain 15 edellyttää palvelutarpeen arviointia viivytyksettä laissa erikseen mainituissa tapauksissa. Hyviä pyrkimyksiä tämän tavoitteen saavuttamiseksi ovat esimerkiksi seuraavat kehittämisosioiden toimet: - Paraisilla ja Akselissa työstetään työpajoissa toimintaympäristöön sopiva toiminnan kehittämisen malli. Työpajojen etuna on, että myös työntekijöitä kuullaan, ja uuden toimintatavan sisäistäminen on tehokasta. Muutosvastarinta on vähäisempää, koska työntekijän vaikutusmahdollisuudet ovat paremmat. Työpajoissa on Akselissa suunniteltu arviointimallia ja moniammatillista hoito- ja palvelusuunnitelmakäyntiä ja liikuntasopimusmallia. - Satakunnan sairaanhoitopiirissä otetaan käyttöön iäkkäiden kehitysvammaista lastaan kotona hoitavien iäkkäiden omaisten ennakoiva tuen tarpeen kartoittaminen. - Satakunnassa erikoissairaanhoidon osastoilla pilotoidaan kotiutuksen mallia, jossa kuntoutus alkaa potilaan tullessa vuodeosastolle. Potilaan omaa asiantuntijuutta omassa tilanteessaan kunnioitetaan. - Paraisilla mallinnetaan moniammatilliset arviointikäynnit ja prosessit arviointijärjestelmäksi. - Pohjois-Satakunnassa otetaan käyttöön gerontologinen kokonaisarvio ikäihmisen kuntoutusmalli. Pohjana on Jaakko Valvanteen kehittämä malli, jota muokataan Pohjois- Satakuntaan sopivaksi. - Keski-Satakunnassa kehitetään seudullinen sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisvaltainen hyvinvoinnin ja palvelutarpeen arviointimalli. Malli kattaa kaikki ikäluokat alkaen 65- vuotiaista juuri eläkkeelle jääneistä kuntalaisista. 10
Ehdotus: Olisiko hankkeessa mahdollista tehdä vertailua eri arviointimenetelmien välillä yhteistyössä kehittämisosioiden ja mahdollisesti projektipäällikön toimesta. Sote-uudistuksen näkökulmasta olisi tarkoituksenmukaista ottaa käyttöön hyväksi havaittu yhteinen arviointikäytäntö ainakin maakuntakohtaisesti. Tavoite 3. Yhtenäistetään kuntoutusketjuja ja kehitetään ennakoivaa kuntoutusta. Vastuutahoina Ksthky, Posa, Satshp Kuntoutusketjut ovat osa saumattomien palveluketjujen kehittämiskokonaisuutta valtakunnallisesti. Tässä hankkeessa on erityisesti nostettu kehittämisen kohteeksi myös ennakoiva kuntoutus. Lupaavia avauksia ovat esimerkiksi: - Keski-Satakunnassa otetaan käyttöön hyvinvointisopimus, johon asiakasta motivoidaan sitoutumaan. Sopimus tehdään arvioinnin tai kotikäynnin perusteella ja se painottuu erityisesti ennakoivaan kuntoutukseen. - Keski-Satakunnassa suunnitellaan yhdessä asiakkaiden kanssa eläkkeelle lähiaikoina siirtyvien ohjaus ja informaatiokokonaisuus, jonka tavoitteena on herättää motivaatio oman fyysisen kunnon sekä sosiaalisen ja psyykkisen hyvinvoinnin ylläpitämiseen. - Satakunnan sairaanhoitopiirissä paneudutaan yhteistyön kehittämiseen kuntoutuksen ketjun yhtenäistämiseksi ja ikääntyvän asiakkaan osallisuuden parantamiseksi. Ketju kattaa palvelut erikoissairaanhoidosta kunnan peruspalveluihin. Kuntoutuksen ketju alkaa potilaan tullessa osastolle. - Satakunnan sairaanhoitopiiri kehittää etsivän kehitysvammatyön mallia. Kohderyhmänä ovat perheet, joissa iäkkäät vanhemmat hoitavat kehitysvammaista lastaan kotona. - Huittisissa kehitetään omaishoitoperheiden tuen ja kuntoutuksen mallia. - Pohjois-Satakunnan gerontologinen kokonaisarvio sisältää myös kuntoutusketjujen ja ennakoivan kuntoutuksen kehittämisen. Ehdotus: Ne kehittämisosiot, jotka ovat sitoutuneet tähän tavoitteeseen, voisivat tehdä yhteistyötä erilaisten olemassa olevien mallien kartoittamisessa, vertailussa ja pilotoinnissa. Tavoite 4. Kehitetään joustavaa ja nopeasti tarpeisiin vastaava konsultointimalli mm. videoyhteyksiä hyödyntäen. Mahdollistetaan reaaliaikainen etäkonsultaatioesimerkiksi vanhuksen kotona ja vakiinnutetaan muutakin palvelujen laatua ja kustannustehokkuutta parantavan teknologian käyttöä. Vastuutahoina Ksthky, Satshp Mobiililaitteista ja etäkonsultaatiosta on jo saatavissa jossain määrin tietoa ja käyttäjäkokemuksia. Teknologian käyttöön sosiaali- ja terveyspalveluissa sisältyy haasteita, jotka liittyvät ainakin henkilöstön osaamiseen, asiakkaiden asenteisiin ja laitteiden ja teknologian luotettavuuteen hoito- ja hoivatyön tukena. Toimintakykyisenä ikääntyminen -hankkeessa kokeiltiin erilaisia kotona selviytymisen tueksi tarkoitettuja laitteita. Laitteiden 11
ei todettu soveltuvan toimintaympäristöön, mutta saatiin hyvää kokemusta niiden käytöstä. Myös henkilöstön, asiakkaiden ja omaisten asenteet teknologiaa kohtaan muuttuivat myönteisemmiksi, kun asia tuli tutummaksi. Yhteisvoimin kotona -hankkeessa teknologian mahdollisuuksia selvitetään seuraavasti: - Keski-Satakunnan kunnissa ollaan kuntien perustyönä ottamassa käyttöön kotihoidon, mobiili toiminnanohjausjärjestelmä Nakkilaa lukuun ottamatta. Hanke tukee järjestelmän edellyttämän toimintakulttuurin muutosta ja kotihoidon resurssien uudelleen arviointia ja kohdentamista. - Muilla kehittämisosioilla ei hankesuunnitelmissaan ollut teknologian käyttöön liittyviä tavoitteita tai toimenpiteitä. - Akselissa on kuntien perustyönä otettu kotihoidon toiminnan ohjausjärjestelmä käyttöön tammikuussa 2015. Hankkeessa sen vaikutuksia seurataan kehittämisosion tavoitteiden näkökulmasta mm. optimoinnin vaikutuksia omahoitajuuden toteutumiseen sekä välittömän työajan lisääntymiseen ja sen siirtymiseen asiakkaan hyödyksi esim. liikuntasopimusten toteutukseen. Ehdotus: Kiinnitetään huomiota kokemusten dokumentointiin. Tavoite 5. Kehitetään kuntoutus- ja palvelusuunnitelmien seurantaa. Vastuutahoina kehittämisosioiden suunnitelmien mukaan Satshp, PoSa, Ksthky, Akseli Kuntoutus- ja palvelusuunnitelma-malleja on kehitetty viime vuosina runsaasti. Uusia ei todennäköisimmin tarvitse kehittää, vaan parantaa ja soveltaa olemassa olevia. Käytännössä lienee ongelmana suunnitelmien seurannan puutteet. Siksi on erittäin hyvä, että tässä hankkeessa paneudutaan seurantaan. Seuraavassa esimerkkejä tämän tavoitteen mukaisesta toiminnasta: - Akselissa kehitetään hoito- ja palvelusuunnitelmien arviointijärjestelmä, joka sisältää myös suunnitelmien seurannan. - Satakunnan sairaanhoitopiirissä kuntoutussuunnitelman seurannan tehostaminen on osa kokonaisvaltaista kuntoutusprosessia, joka käynnistyy jo vuodeosastolle tultaessa. - Pohjois-Satakunnan kokonaisvaltainen gerontologinen arviointimalli huomioi myös suunnitelmien seurannan. - Hankkeiden suunnitelmien perusteella voi päätellä, että seuranta sisältyy kehitettäviin prosesseihin, mutta kovin tarkkaan sitä ei ole ilmaistu kaikkien kehittämisosioiden tavoitteissa tai toimenpiteissä. Ehdotus: On syytä tarkistaa hankesuunnitelman logiikka ja sen suhde kehittämisosioiden suunnitelmiin. Tämä tavoite oli melko heikosti esillä kehittämisosioiden suunnitelmissa. 12
Tavoite 6. Eri toimijoiden ja erikoisalojen välille luodaan yhteistyöverkostoja, jotka vahvistavat toimijoiden osaamista kuntoutuksen kokonaisvaltaisessa arvioinnissa ja toteuttamisessa. Vastuutahot kehittämisosioiden suunnitelmien mukaan ovat. Ksthky, Posa, Satshp, Parainen ja Akseli Tähän tavoitteeseen kohdentuvia omia tavoitteita ja toimenpiteitä löytyi kolmen kehittämisosion omista asiakirjoista. - Pohjois-Satakunnassa kokeillaan moniammatillisen arviointiryhmän käyttöä arvioimaan ja suunnittelemaan kotiutujan palvelu- ja kuntoutustarvetta. - Keski-Satakunnassa luodaan moniosaamiseen perustuva palvelukokonaisuus, jossa sosiaalija terveydenhuollon perus- ja erityisosaajien yhteistyö saadaan hyödynnettyä asiakkaan parhaaksi. - Satakunnan sairaanhoitopiirissä kehitetään yhteistyötä kuntoutuksen ketjun yhtenäistämiseksi ja ikääntyvän asiakkaan osallisuuden parantamiseksi. Ehdotus: Olisi aiheellista nyt hankeen alkuvaiheessa keskustella mitä tämä tavoite käytännössä tarkoittaa. Miten kehittämisosioissa tehdään työtä tämän tavoitteen suuntaisesti ja miten muut voivat hyötyä tehdystä kehittämistyöstä. Yhteistyöverkostot ovat hyvä tuki ja apu silloin kun niiden tehtävä on selkeä ja riittävän tärkeäksi koettu. Tavoite 7. Lisätään henkilöstön verkostoitumista, osaamista ja toimintakykyä ylläpitävän työotteen omaksumista. Vastuutahoina kaikki kehittämisosiot Tämän ja edellisen tavoitteen ero lienee siinä, että tässä seitsemännessä tavoitteessa halutaan painottaa erityisesti toimintakykyä ylläpitävän työotteen omaksumista ja sen osaamisen lisäämistä. Verkostoituminen tässä kohdentunee samoin toimintakykyä ylläpitävään osaamiseen, kun se edellisessä tavoitteessa kohdentui kuntoutuksen arviointiin ja toteuttamiseen. Tarkoituksena tuskin kuitenkaan on, että muodostetaan erilaisia verkostoja osaamistarpeiden ympärille. Tarkoituksenmukaisempaa lienee käyttää jo olemassa olevia verkostoja, joiden tehtäviä ja toimintaa tarkennetaan. Kaikissa kehittämisosioiden suunnitelmissa oli mainintoja tähän tavoitteeseen liittyen. Vertaisarvioinneissa osaamisen lisääminen tuli esiin lähinnä koulutusten järjestämisenä ja Paraisilla työpajatyöskentelynä. Ehdotus: Olisi hyvä miettiä miten koulutuksissa saatu oppi siirtyy yksilön osaamisesta työyhteisön ja organisaation osaamiseksi. Esimerkiksi Paraisten ja Akselin työpajatyöskentelyä voisi esitellä myös muille kehittämisosioille. Verkostoitumisen tarkoituksen kirkastaminen saattaa olla paikallaan, jotta ei synnytetä päällekkäisiä verkostoja, joihin ei ehditä osallistua. 13
6. Kehittämisosiot omien toteuttamissuunnitelmiensa valossa Vertaisarviointikeskusteluista laadittiin muistiot. Arvioivassa roolissa olevan osion työntekijä laati muistion. Muistio toimitettiin arvioitavan kehittämisosion työntekijöille. Oman kehittämisosion muistiosta kukin voi tarkistaa, mitä keskustelua oma kehittämisosio on saanut aikaan, mitä on ihmetelty, mikä on tehnyt vaikutuksen ja mitä kehittämisvinkkejä on saatu arvioijalta. Tässä raportissa ei käydä yksityiskohtaisesti kehittämisosioittain saatua palautetta läpi. Sen voi kukin tarkistaa muistiosta. Vertaisarviointikeskustelut käytiin hyvin luottamuksellisessa hengessä. Luottamuksellisuuden säilymiseksi tässä raportissa käsitellään kaikkia kehittämisosioita kokonaisuutena, joka se hankesuunnitelman mukaan onkin. Seuraavista arviointituloksista kannattaa ottaa harkiten opiksi. Seuraavassa on koottu vertaisarviointikeskustelujen tuloksia keskusteluissa esitettyjen kysymysten alle. Mitkä ovat kehittämisosionne keskeiset tavoitteet ja mitkä niistä näyttävät olevan toteutumassa? Missä alustavasti on jo syntymässä tuloksia tai käytännön hyötyjä? (Vertaisarviointilomakkeen kysymykset 1, 2, 3 ja 5) Kunnat ja kuntayhtymät ovat lähteneet Yhteisvoimin kotona -hankkeeseen harkitusti ja paneutuneet tavoitteiden miettimiseen huolella ja todellisista tarpeista lähtien. Joissakin tapauksissa on kehittämistyön alkamisen jälkeen tullut ilmeisen tarpeelliseksi rajata tavoitteita. Kehittämistyön on ajateltu olevan haasteellisempaa monestakin syystä. Muutosvastarinnan voimakkuutta voi olla vaikea arvioida etukäteen. Työyhteisöissä on meneillään monenlaisia muutoksia ja hankkeelle ei välttämättä jää aikaa siten kuin oli suunniteltu. Työyhteisöt kohtaavat myös tilanteita, joihin tulee reagoida välittömästi, jolloin hanke jää hetkittäin sivuun. Hankesuunnitelma on asiakirja, joka on esitetty rahoitusta haettaessa ja siinä mielessä sitova. Hankesuunnitelman pohjalta on kuitenkin hyödyllistä tehdä toteuttamissuunnitelma. Tähän suunnitelmaan voidaan tehdä rajauksia ja tarkennuksia, jotka eivät vaikuta rahoituksen myöntämisen perusteisiin. Suuremmat muutokset on hyväksytettävä hankkeen määrätyn protokollan mukaan esimerkiksi ohjausryhmässä, hankehallinnossa ja rahoittajan edustajalla. Rajaukset ja tarkennukset voivat olla kuitenkin hankkeen onnistumisen kannalta hyödyllisiä. Seuraavat kehittämistyön tavoitteet näyttävät arvioinnin perusteella olevan toteutumassa ja niissä voidaan nähdä merkkejä ensimmäisistä tuloksista. - Pohjois-Satakunnassa (PoSa) on toteutumassa gerontologinen kokonaisarvioinnin malli ja käytäntö. - Keski-Satakunnassa (Ksthky) sosiaali- ja terveydenhuollon yhteistyö asiakastyössä on saanut hyvää palautetta. - Hyvinvointisopimus tai arkiliikuntasopimus ollaan ottamassa osaksi ennaltaehkäisevää kuntoutusta Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymässä Pohjois-Satakunnan peruspalvelukuntayhtymässä ja kuntayhtymä Akselissa. - Matalan kynnyksen palvelu, yhteistyö kolmannen sektorin ylläpitämän seniorineuvolan kanssa on jo vakiintunut PoSa:n alueella. - PoSa:ssa kehitetään kuntouttava päivätoiminnan malli, joka jää pysyväksi. 14
- Kuntoutusosaston toimintamallin käyttöön otto PoSa:ssa. - Kotiutusfysioterapeutin työnkuvaa ja toiminnan mallinnusta jatketaan PoSa:ssa, koska se on koettu tarpeelliseksi. - Akselin alueella ja Paraisilla ollaan kehittämässä ja ottamassa käyttöön palvelutarpeen arviointijärjestelmä ja yhtenäinen käytäntö koko kotihoitoon. - Satakunnan sairaanhoitopiirin alueella kehitetään ja otetaan käyttöön etsivän kehitysvammatyön malli. - Kuntoutuksen yhtenäistä ketjua erikoissairaanhoidosta peruspalveluihin ja edelleen kotihoitoon kehitetään sairaanhoitopiirin kehittämisosiossa. - Huittisissa omaishoitajien tuen malli on valmistumassa. Sairaanhoitopiirissä kohderyhmänä ovat erityisesti kehitysvammaisten iäkkäät omaiset. - Paraisilla ja Akselissa kehitetään asiakaspalautejärjestelmää. Mitä odottamatonta on ilmaantunut? (Vertaisarviointilomakkeen kysymys 4) Tällä kysymyksellä halutaan kannustaa hanketyössä mukana olevia havainnoimaan ja dokumentoimaan toimintaympäristön ilmiöitä ja tapahtumia. Heikotkin signaalit voivat olla merkityksellisiä ennakoinnin kannalta. Kehittämisosioiden toimijat mainitsivat arvioinnissa seuraavia odottamattomia asioita: - Vanhusneuvostot ovat aktiivisia. - Yhteistyötahojen asenne on positiivinen. - Hanketyön osa-aikaisuudessa on pulmana esim. 50 % työajan rajallisuus suhteessa tavoitteisiin. - Koulutusten järjestämisessä on ollut suuri työ. Työntekijät halusivat koulutusta pääasiassa sellaisista asioista, joista heillä jo on tietoa. Sairaanhoitopiirin kehittämisosio teki asiasta alkukartoituksen hankkeen alussa. - Kehittämisen kohteena olevan asian odotettua huonompi tilanne on ollut joillekin kehittämisosioille yllätys. - Hankkeen tavoitteiden painoarvon tarkentaminen on vienyt voimavaroja. - Kuntien kanssa tehtävä yhteistyö on hidasta. - Taloudelliset resurssit ovat olleet odotettua rajallisemmat. - Kuntayhtymän kuntien erilaisista valmiuksista olla mukana on syntynyt kulttuurien yhteentörmäyksiä. - Tukiryhmässä käyttöön otettu työpajatyöskentely on antanut paljon. On voitu puhua ja on saatu luotua keskusteluyhteys eri tahojen välille. Osallistettu enemmän osallistujia. - Hankkeen alussa on ilmennyt tarve tehdä suuria muutoksia hankesuunnitelmaan. - Joidenkin tavoitteena olevien asioiden kohtaama vastustus onko aiheellista luopua niistä? 15
Onko potilas- /asiakastyössä jo nähtävissä joitakin tuloksia, miten ne voidaan todentaa? Miten tulokset näkyvät yhteistyössä omaisten, muiden ammattilaisten, kolmannen sektorin ja yksityisen sektorin näkökulmasta ja miten ne voidaan todentaa? (Vertaisarviointilomakkeen kysymykset 6 ja 7) Vertaisarviointikeskusteluissa näissä kysymyksissä eniten tuotti hankaluutta todentaminen. Kehittämisosioita haluttiin tällä kysymyksellä kannustaa mututuntuman sijaan selvittämään tulosten pätevyys eri näkökulmista siten että voidaan esittää näyttöä tulosten oikeellisuudesta. Arviointitilaisuuksissa keskusteltiin esimerkiksi palautekyselyistä, asiakkaista koottujen arviointiryhmien käytöstä, tilastoista ja vaihtoehtoisten skenaarioiden kustannuslaskelmista todentamisen keinoina. Seuraavia tuloksia on nähtävissä kysymysten määrittelemässä yhteistyössä: - Omaiset ovat ilmaisseet tyytyväisyytensä moniammatillisesti toteutettujen kotikäyntien yhteydessä. Tyytyväisyyden todentamista, dokumentointia ei ole tehty. Ksthky, Akseli - Vanhusneuvostojen rooli on entistä ryhdikkäämpi, edustaja on mukana moniammatillisessa työryhmässä. Ksthky (Kokemäki). Yhteistyö vanhusneuvoston kanssa on parantunut, ei vielä konkreettista näyttöä. Parainen - Kuntoutuksen tuloksellisuus on todennettu mittauksia ja niistä saadut tulokset osoittavat sen vaikuttavuuden. Pohjois-Satakunnan peruspalvelukuntayhtymä. - Asiakkaan on vaikea ottaa kantaa palvelujärjestelmään. Kyselylomake jätetään arviointikäyntien yhteydessä. Edelleen kehitteillä. Akseli - Yhteistyötä muun muassa liikuntasopimuksen osalta on tehty kotihoidon tukipalvelujen kanssa ja kunnan liikuntatoimen kanssa vertaisliikuttajatoiminnassa. Todentamisen keinoja ei vielä ole. Akseli - Hankkeen toteutuksessa on koko ajan mukana kumppanuusajatus, joten eri toimijoiden näkökulmat ovat mukana kehittämisessä. Satshp - Asiakaspalautejärjestelmän kehittäminen tuo jatkossa ratkaisun todentamisen kysymykseen. Parainen - Huittisissa omaishoitajien ryhmätoimintaan osallistuneiden arviointiryhmä arvioi omaishoitajien tuen vaikutuksia. Suunnitteilla on myös palautekysely. Tukitapaamisiin osallistuneiden lukumääriä seurataan. - Huittisissa tehdään yhteistyötä vapaaehtoisten kanssa omaishoitajien tukemisessa. - Huittisissa on kaksi päätoimista hoitajaa omaishoitoperheiden käytössä. Omaishoidon tuen vaikutusten todentamiseen etsitään keinoja. Mitkä tekijät ovat auttaneet kehittämistyön onnistumista tai olleet kehittämistyön esteenä? Mitä haasteita kehittämistyössä on ollut? (Kysymykset 8 ja 9) Mitkä tekijät ovat auttaneet kehittämistyön onnistumista: - Yhteinen innostus on ollut eteenpäin vievänä voimana. - Omat mielipiteensä on ilmaistava rohkeasti. - Tukiryhmän osallisuus ja osallistuminen on auttanut onnistumaan. - Vanhuspalvelujohtajalta on saatu vahva tuki. - Hanketyöntekijöillä on toisiaan tukevaa erilaista osaamista. - Työyhteisössä on positiivinen asenne kehittämistä kohtaan. - Hanke vaatii paljon itsenäistä työskentelyä. - Tarvitaan harkintaa ja malttia. 16
- Työyhteisössä on hyvä työporukka - Hankkeen aihe on aina ajankohtainen - Työryhmien kehittäjäpersoonat, muutosagentit ovat tarpeen. - Projektisuunnittelijan läsnäolo kentän työntekijöiden arjessa koetaan tärkeäksi. Mitkä tekijät ovat olleet kehittämistyön esteenä? Mitä haasteita kehittämistyössä on ollut: - Ajanpuute hankaloittaa, mm palaverien aikojen sopiminen on vaikeaa. - Aikataulu ei ole pitänyt, on liikaa töitä yhdellä kertaa. - Vanhustenhuollon johtaja kokee, ettei ehdi osallistua kehittämiseen niin paljon kuin haluaisi. - Henkilöstön asenne ja että hankkeeseen yritetään sälyttää sille kuulumattomia tehtäviä. - Hanketyöntekijöille olisi pitänyt tehdä tehtäväkuvaukset heti alussa. - Kuntayhtymän laajuus ja erilaiset toimintakulttuurit ovat olleet haasteena. - Henkilöstövaihdokset ja projektipäällikön vaihtuminen ovat ainakin hidastaneet kehittämistyötä. - Hankebyrokratia on raskasta. Työmäärä koetaan suuremmaksi kuin aikaisemmissa hankkeissa. - Hanke on todella laaja, on vaikeaa saada se hallintaan. - Kilpailutusten teko on vaikeaa. - Budjetti on niukka. - Kuntayhteistyö on hidasta, aikataulutus on vaikeaa. - Muut samanaikaisesti toteutettavat muutokset ja uudistukset kuntaorganisaatiossa vievät aikaa ja huomiota. - Yhteinen ymmärrys on vielä hakusessa, mm liikuntasopimuksen merkityksessä. Mitä kehittämistyön tuloksia on saatu juurtumaan ja miten ne on saatu juurtumaan? Mitkä tekijät ovat edistäneet tai estäneet kehittämistyön juurtumista käytäntöön? (Kysymykset 10 ja 11) Hanke on tätä vertaisarviointia tehdessä vielä siinä vaiheessa, että jo juurrutettuja kehittämistyön tuloksia ei juuri ole. Sen sijaan keskustelu juurruttamisesta ja sen edellytyksistä on tarpeellista. Maaperää tulee muokata hankkeen alusta alkaen jotta, juurtumisen edellytykset ovat kunnossa. Juurtumassa olevia kehittämistyön tuloksia ovat: - Huittisissa omaishoitajien hyvinvointikyselyt ja kotikäynnit ja hyvinvointikyselyn yhteydessä jaettava omaishoidon opas omaishoitajille näyttävät juurtuvan pysyviksi - Pohjois-Satakunnassa kuntouttava päivätoiminta ja kuntoutumisyksikkö ovat jäämässä pysyviksi. Ne on myös huomioitu talousarviossa. - Keski-Satakunnassa halutaan juurruttaa kotikäyntien yhteistyömalli. Juurtumista edistävinä tekijöinä pidettiin vertaisarviointikeskusteluissa: - Riittävän pitkä hankeaika on edellytys juurtumiselle. - Aktiivinen asenne on tärkeää, huolehditaan ja pidetään kiinni sovituista käytännöistä. - Esimies on tärkeässä asemassa. - Pitää olla näyttöä tuloksellisuudesta tai vaikuttavuudesta. - Uutta mallia kokeillaan käytännössä ja sitä voidaan korjata. 17
- Kehittämiseen osallistuvat kaikki ne, joita toiminta koskee. - Tiedottamisen merkitys on suuri. - Se miten kunnat tarttuvat haasteeseen, vaikuttaa hankkeen tuotosten juurtumiseen. - Perustelut juurrutettavalle toiminnalle olivat olemassa, hanke vahvisti ja todensi tarpeen. - Hankkeen kautta järjestettävät kuntoutuskoulutukset ovat olleet tarpeellisia. - Hanketyössä olevat ovat myös käytännön työssä. - Innokkuus. - Ne ihmiset tekevät jatkossakin, jotka tekevät nyt hankkeessa, silloin juurtuminen tapahtuu automaattisesti. - Ei suunnitella projektityöntekijöiden varaan eikä uusien vakanssien varaan. - Riittävät resurssit ovat olemassa tai luvattuna jo kehittämisvaiheen alkaessa. Juurtumista estävinä tekijöinä pidettiin vertaisarviointikeskusteluissa: - Hanketyöntekijän osa-aikaisuus, ei ole aikaa juurrutukseen. - Miten uusi toiminta tulee rutiiniksi, jos potilaiden välillä voi olla aikaa jopa 3kk? - Asenteet työyhteisössä. - Henkilöstön sitoutumattomuus on juurtumisen este. Vertaisarviointikeskusteluissa pohdittiin sitä, kenen tehtävänä on henkilökunnan sitouttaminen. Onko esimiehen, hanketyöntekijän, hankkeen tukiryhmän vai kenen tehtävä? - Asenteet ja uuden pelko, esimerkiksi mobiilin käytössä, tuottavat vaikeuksia. Juurtumisen edellytyksiä voidaan parantaa arviointikeskustelujen mukaan: - Suunnitelmallisuudella. - Tulosten mittaaminen, vaikuttavuuden osoittaminen, kustannusvaikuttavuuslaskelmat parantavat edellytyksiä. - Sopivilla työskentelytavoilla, esimerkiksi työpajatyöskentely, työryhmätyöskentely. - Jatkuva vaihtoehtoja vertaileva keskustelu luo juurtumiselle edellytyksiä. - Koulutuksella, tiedonkululla ja työyhteisön hyvässä hengessä toteutettavilla kehittämispäivillä voidaan luoda maaperää uuden juurtumiselle. - Hyväksytäänkö muutoksen tarve paremmin, jos myös asiakkaat ilmaisevat sen olevan hyväksi? - Perehdytyksessä on otettava huomioon uudet toimintatavat. - Tehdään konkreettinen mallinnus uudesta toimintamallista, käytettään prosessikaavioita ja havainnollistetaan asioita. 18
7. Huomioita Edellisessä luvussa pitäydyttiin vertaisarviointikeskusteluissa puhuttuun ja kehittämisosioiden työntekijöiden ja tukiryhmien edustajien näkemyksiin. Lähdemateriaalina olivat vertaisarviointikeskustelujen muistiinpanot ja muistiot. Tässä luvussa olevat huomiot ovat vertaisarviointikeskusteluihin osallistuneiden Pikassoksen työntekijöiden Heli Toroskan ja Matti Mäkelän omia. Kehittämisosiot ovat edenneet hyvin tavoitteidensa mukaisesti. Työntekijöillä on selvästi vahvaa sisällöllistä osaamista osioiden kehittämissisällöissä. Kehittämisosioiden suunnitelmat ovat syntyneet todellisesta tarpeesta, mikä vahvistaa kehittämisen asemaa organisaatiossa. Hanke- ja projektityön logiikassa on kehittämisosioilla vielä opittavaa. Loogisesti rakentuva suunnitelma on selkeä runko kehittämiselle ja siksi erittäin tärkeä ja lopulta myös työntekijän jaksamista parantava. Suunnitelma on hyvä rakentaa siten, että siinä on selkeästi ilmaistu tavoite eli toivottu asiantila. Sen lisäksi luetellaan ne perustellut toimenpiteet, jotka suorittamalla tavoite halutaan saavuttaa. Mietitään, mitä konkreettisia tuotoksia syntyy ja mitä tuloksia saadaan kun tavoitteet toimenpiteiden myötä saavutetaan. Visioidaan, mitä vaikutuksia ja hyötyjä saadaan näkyviin sitten kun ollaan tavoitteen mukaisessa tilanteessa. Kaiken aikaa on hyvä itse arvioida, onko se mitä tehdään (toimenpiteet) linjassa sen kanssa mitä pitää tehdä (tavoitteet). Lisäksi pitää miettiä, miten erityisesti hyödyt ja vaikutukset saadaan konkreettisesti näkyviin. Asiakkaiden kokemusta kannattaa rohkeasti kysyä! Riskeinä joissakin kehittämisosioissa on laaja hankesuunnitelma, joka myöhemmässä hankevaiheessa voi kostautua aikapulana. Kannattaa harkita kehittämisosion rajaamista. Asiasta on keskusteltu vertaisarviointien arviointien yhteydessä. Tavoitteiden tulkinnanvarainen ilmaisu hankaloitti arviointia. Esimiesten tuki on tärkeä. Se luo edellytyksiä sekä henkilöstön jaksamiselle että tulosten juurtumiselle. Hankebyrokratia koettiin raskaaksi erityisesti kun työntekijä on osa-aikainen. Projektipäällikön vaihtuminen on haitannut hankkeen toimintaa. Projektipäällikön ja hankehallinnon koettiin antaneen ristiriitaisia ohjeita. Syynä oli todennäköisesti projektipäällikön vaihtuminen alkuvaiheessa. Kehittämisosioiden toiminnan painopisteet hukkuvat helposti perustyönä tehtävän kehittämisen sisälle, jolloin on vaara että tehdään kunnan perusvelvoitteisiin kuuluvia asioita. Selkeä ero mikä on perustyötä ja mihin kohdentuu hankekehittäminen. Tukiryhmien merkitys voi olla parhaimmillaan koko kehittämistyön onnistumista ja tulosten juurtumista edistävä. Tukiryhmän kokoonpano ja työtavat on hyvä miettiä tarkkaan. Kun tukiryhmä 19
muodostuu hankkeen tulosten juurtumisen ja käyttöönoton kannalta keskeisistä henkilöistä, tukee se parhaiten kehittämistyötä. Tukiryhmää kannattaa osallistaa kehittämistyöhön. Osallisuus on huomioitu aika ohuesti kehittämisosioissa. Näyttää siltä, että tehdään perinteisen asetelman mukaan kehittämistyötä ammattilaisilta asiakkaille. Olisi myös mahdollista tehdä enemmän yhdessä asiakkaiden ja palvelujen käyttäjien kanssa. Kehittämisosioiden suunnitelmissa puhutaan kehittämisestä silloinkin kun on kysymys olemassa olevan mallin käyttöön ottamisesta. Sen sijaan, että kokeillaan ja arvioidaan jo kehitettyjä malleja (esimerkiksi palvelutarpeen arviointi), ilmaistaan asia ikään kuin aiottaisiin kehittää uusi oma malli. Tässä saattaa olla kysymys vain sanallisen ilmaisun epätarkkuudesta. Arviointikeskustelujen mukaan ns. omat mallit ovat tosiasiassa enimmäkseen olemassa olevien mallien sovelluksia omaan toimintaympäristöön. Kehittämisosioiden kannattaisi tehdä enemmän yhteistyötä. Esikerkiksi arviointimalleja, liikuntasopimusten eri versioita voisi selvittää ja arvioida yhdessä. Näin kertyneellä tiedolla on hyvin dokumentoituna käyttöä myös muille. Hankkeen puitteissa olisi mahdollista valmistautua etukäteen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelurakenneuudistukseen ottamalla käyttöön maakunnallisesti yhtenäisiä käytäntöjä. Kehittämistyö saisi tällöin voimaa kuntien välisestä yhteistyöstä. Kehittämisosioissa tehdään kuntatai kuntayhtymäkohtaista omaa kehittämistä. 20