Riihimäen kaupungin hankintastrategia 2015 2017 Khall 22.12.2014 493 Khall. 23.2.2015 77 Riihimäen kaupunginvaltuusto on 28.4.2014 37 käsitellyt valtuustoaloitetta hankintastrategian laatimisesta Riihimäen kaupungille. Kaupunginvaltuusto liitti päätökseen toivomusponnen siitä, että hankintastrategiassa otetaan huomioon Riihimäen asema Reilun kaupan kaupunkina. Kaupunginhallitus oli 14.4.2014 150 valtuustoaloitteen käsittelyn yhteydessä päättänyt perustaa hankintastrategian laatimista varten hallintojohtajan johdolla toimivan työryhmän, johon nimettiin edustus kaikista hallintokunnista ja RHL-Data Oy:stä. Työryhmän tehtävänä oli laatia hankintastrategia 31.12.2014 mennessä. Hankintastrategiaa valmistellut työryhmä kokoontui neljä kertaa. Työryhmän muistiot ovat luottamushenkilöiden luettavissa Extranetissä. Lähtökohdat Riihimäen kaupungin hankintastrategia perustuu kaupunginvaltuuston hyväksymään kaupunkistrategiaan, jossa on määritelty kaupungin arvot, visio ja strategiset päämäärät. Lisäksi hankintastrategian laadinnassa on otettu huomioon Riihimäen kaupungin palvelutuotannon kehittämisohjelma. Hankintastrategian tavoitteena on luoda edellytyksiä toimivalle ja tehokkaalle palvelutuotannolle, parantaa hankintojen laatua ja varmistaa kaupungin hankintatoimessa taloudellinen ja tehokas toimintatapa. Hankintastrategia on väline, jonka avulla hallintoa ohjataan toimimaan hankintatoimen kehittämisessä asiakirjassa määritellyn vision ja strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Hankintastrategia sisältää kannanotot siitä, mihin seikkoihin keskittymällä lähivuosien aikana kaupunkiorganisaation hankintatoimi kehittyy ja uudistuu. Keskeisiä keinoja hankintatoimen kehittämisessä ovat mm. sähköisten hankintatyökalujen ja - ratkaisujen hyödyntäminen, hankintojen ohjauksen ja työnjaon kehittäminen ja kestävän kehityksen huomioiminen hankinnoissa. Tulevat lainsäädäntöuudistukset huomioon ottaen kaupungin hankintastrategia on tässä vaiheessa järkevää laatia vuosille 2015 2017. Riihimäen kaupungin hankintatoimen nykytilakuvaus Sivistystoimi Kasvatus- ja opetustoimen ulkoiset toimintamenot vuonna 2013 olivat yhteensä 41 miljoonaa euroa. Näistä suurin osa oli henkilöstömenoja. Aine- ja tarvikehankintoihin käytettiin 2,5 miljoonaa euroa ja palveluiden ostoihin 2 miljoonaa euroa. Kasvatus- ja opetustoimessa ostetuista ulkoisista palveluista vuonna 2013 yli puolet oli kotikuntakorvauksia (muissa kunnissa peruskoulua käyvien lasten ja nuorten perusopetuksen järjestäminen), sosiaali- ja opetuspalveluiden ostoa muilta kunnilta (pääosin lastensuojelulain nojalla sijoitettujen lasten ja nuorten hoito ja perusopetus), palveluiden ostoa RHL-Data Oy:ltä tai muutoin keskitetysti kilpailutettuja hankintoja, joihin hallintokunta itse ei juuri voi vaikuttaa. Hallintokunnan päätösvallassa olevista palveluhankinnoista suurimmat yksittäiset menoerät koskivat koululaiskuljetuksia (240.000 euroa) ja ruokakuljetuksia (60.000 euroa). Muita palvelujen ostoja olivat mm. tulkkaus-, työnohjaus-, kopiointi-, pai-
natus-, pesula-, koneiden ja kaluston kunnossapito- ja henkilöstön koulutuspalvelut. Aine- ja tarvikehankinnoista suurimman osan muodostivat ruokapalveluiden elintarvikehankinnat (1,5 milj. euroa). Muita hankintoja olivat oppikirjat (284.000 euroa), opetuksen työaineet ja tarvikkeet (236.700 euroa) sekä kirjastoaineisto (216.600 euroa). Myös aine- ja tarvikehankinnat ovat osin keskitetysti kilpailutettuja (esim. toimistotarvikkeet.) Suurin osa toimialalla tehtävistä hankinnoista on euromäärältään suhteellisen pieniä. Poikkeuksen muodostavat peruskorjauksiin liittyvät hankinnat, jolloin yksiköiden johtajat hoitavat isojakin hankintoja. Viime vuosina tavarahankinnoissa ei kilpailutuksia ole kaupungin toimesta juuri itse toteutettu, vaan pääosin on liitytty KL-Kuntahankintojen kilpailuttamiin puitesopimuksiin (mm. elintarvikkeet, oppikirjat, koulu- ja askartelutarvikkeet, toimistotarvikkeet, kalusteet, pc-, av- ja monitoimilaitteet.) Tekninen ja ympäristötoimi Tekniikan ja ympäristön toimialan aine- ja tarvikehankintoihin käyttötalouden puolella käytettiin vuonna 2013 n. 4,1 miljoonaa euroa ja palveluiden ostoihin n. 5,8 miljoonaa euroa. Tekniikan ja ympäristön toimialan hankinnat on kilpailutettu kaupungin hankintaohjeiden mukaisesti. Suurimmat aineiden ja tarvikkeiden sekä palveluiden hankinnat ovat tilayksiköllä ja katu- ja puistoyksiköllä. Aine- ja tarvikehankinnoissa suurimman osan muodostavat rakennustarvikkeet, polttoaineet, kiviainekset ja siivousaineet. Palveluiden ostoissa suurimpina ovat rakentamispalveluiden ostot (n. 1,5 miljoonaa euroa), suunnittelu- ja konsulttipalveluiden ostot (vuodesta riippuen 200 000-600 000 euroa), kone- ja kuljetuspalvelut (n. 600 000 euroa) ja puhtaanapitopalveluiden osto (n. 450 000 euroa.) Energian ostoihin kuuluvat kiinteistöjen ja kuljetusvälineiden polttoaineet (n. 1,5 miljoonaa euroa, kiinteistöjen sähkö ja katuvalaistus (1,4 milj. euroa) ja kiinteistöjen ym. vesi- ja jätevesimaksut (350 000 euroa.) Joukkoliikenteen hankinta (600.00 euroa) perustuu lakiin joukkoliikenteen järjestämisestä. Ympäristölautakunnan alaisuudessa olevat rakennusvalvonta ja ympäristönsuojeluyksikkö ovat pieniä yksiköitä. Näissä yksiköissä palveluiden ostot olivat vuonna 2013 87 000 euroa ja aineet ja tarvikkeet n. 15 000 euroa. Palveluiden ostot ovat lähinnä konsulttityönä tilattuja palveluiden ostoja. Aineet ja tarvikkeet ovat lähinnä koulutus- ja toimistotarvikkeita. Hallintoyksikössä, kaavoitusyksikössä ja kartta- ja tonttiyksiköissä palveluiden ostot ovat lähinnä suunnittelu- ja konsulttipalveluiden ostoa sekä aine- ja tarvikehankintoja yhteensä n. 600 000 euroa. Kaupungin varaston kautta on kilpailutettu vuosittain aine- ja tarvikehankintoja n. 700 000 euroa edestä. Kilpailuttaminen on pääosin toteutettu RHL-Data Oy:n kautta yhteistyönä sekä hyödynnetty KLkuntahankintojen kilpailuttamisen puitesopimuksia. Kaupungin investointihankkeet kulkevat tekniikan ja ympäristön toimialan kautta. Tilahankkeet ovat olleet suurimpina kohteina. Tilahankkeet vuonna 2013 olivat 3,5 miljoonaa euroa ja kunnallistekniikan rakentaminen oli 2,6 miljoonaa euroa. Nämä rakennushankkeet ovat yleensä rakennusurakoita, jotka ovat kilpailutettu ulkopuolisilla urakoitsijoilla. Ra-
kennusurakkahankkeisiin liittyy yleensä suunnittelupalveluiden hankintaa. Rakennushankkeet kilpailutetaan tehtyjen suunnitelmien mukaisesti tai kokonaisurakkana. Kilpailuttamista ohjaa hyvin pitkälle rakennusalan yleiset sopimusehdot. Sosiaali- ja terveystoimi Riihimäen kaupunki ostaa terveydenhuollon palvelut Riihimäen seudun terveyskeskuksen kuntayhtymältä ja Kanta-Hämeen sairaanhoitopiiriltä. Riihimäen kaupungin terveyspalvelujen palvelu- ja tavarahankinnat ovat vuositasolla yhteensä noin 52,7 M. Sosiaalitoimen tavarahankinnat ovat noin 500 000 euroa vuodessa. Näistä kilpailutettuja ja sopimuksen piirissä ovat pääosin lääkkeet ja hoitotarvikkeet, siivous ja puhdistusaineet sekä toimistotarvikkeet. Elintarvikkeet ovat osittain kaupungin kilpailuttamia, osittain ostetaan suorahankintana. Kalusto ja koneet ostetaan osittain RHL-Datan kautta, jolla on kilpailutettuja laite- ym. sopimuksia. Osa kalusto- ja konehankinnoista kilpailutetaan tai ostetaan suorahankintana. Työvälineet ja vaatteisto ostetaan suorahankintoina. Sosiaalitoimen palveluhankinnat ovat vuositasolla noin 17.500.000 euroa. Suurimmat palvelujen hankintakohteet ovat mm. lastensuojelun laitossijoitukset, vammaispalvelujen asumispalvelut ja tilapäishoito, vanhusten tehostettu palveluasuminen ja ravitsemuspalvelut. Sosiaalipalveluista osa on kilpailutettu, etenkin lastensuojelun puolella. Valtaosa sosiaali- ja vammaispalveluista sekä koti- ja vanhuspalveluista on kuitenkin hankittu suorahankintoina tai asiakaskohtaisten maksusitoumuksien kautta. Edellä mainitut palvelut tullaan suurimmalta osaltaan kilpailuttamaan vuosien 2014-2015 aikana. Ravitsemuspalvelut, kuljetuspalvelut ja pesulapalvelut on kilpailutettu. Tieto- ja viestintätekniikka tilataan RHL-Datan kautta, joka hoitaa tarvittavat kilpailutukset. Siivouspalvelut on pääosin kilpailutettu kaupungin toimesta. Asiantuntijapalvelut ja terveyspalvelut ostetaan lähes kokonaan suorahankintoina Toimenpideohjelma Hankintastrategian tavoitteiden saavuttamiseksi työryhmä on määritellyt useita toimenpiteitä, joiden toteuttamisella kaupungin hankintatoimintaa pyritään tehostamaan, hyödyntämään paikallisia yrityksiä mahdollisimman laajasti, toteuttamaan hankinnat mahdollisimman ympäristöystävällisesti, parantamaan hankintahenkilökunnan osaamista, kiinnittämään huomiota hankintasopimusten hallintaan ja seurantaan ja tarjouspyynnön vertailuperusteiden asettamiseen ja riskienhallintaan. Tässä vaiheessa strategialuonnoksesta pyydetään lautakuntien ja muiden yhteistyötahojen lausunnot. Lausuntojen perusteella strategiaan tehdään tarvittavat muutokset ja täsmennykset. Hankintastrategia on tarkoitus tuoda valtuuston käsittelyyn maaliskuussa 2015. Luonnos Riihimäen kaupungin hankintastrategiaksi 2015 2017 on LIITTEENÄ. (js) Ehdotus/HJ:
Kaupunginhallitus päättää pyytää hankintastrategialuonnoksesta lausunnon tekniseltä lautakunnalta, ympäristölautakunnalta, sosiaali- ja terveyslautakunnalta, sivistyslautakunnalta, vesihuoltoliikelaitoksen johtokunnalta, Riihimäen seudun terveyskeskuksen kuntayhtymältä, Riihimäen kaupungin elinkeinojohtajalta ja Riihimäen Yrittäjät ry:ltä. Lausunnot pyydetään toimittamaan kaupungin kirjaamoon 31.1.2015 mennessä. Päätös: Ismo Portin ehdotti, että liitteenä olevan Riihimäen hankintastrategia - luonnoksen sivun 3 osioon Hankintastrategian toimenpideohjelma kohdan c) Kestävän kehityksen periaatteiden huomioiminen, innovatiiviset ratkaisumallit toinen pallukka: "Merkittävien hankintojen yhteydessä arvioidaan sosiaalisen kestävyyden vaikutukset. Hankinnoilla tuetaan esimerkiksi työttömien ja toimintakyvyltään rajoittuneiden ja muiden vastaavien ryhmien työllistämistä. Sosiaaliset kriteerit pyritään sisällyttämään tarjouspyyntöön, kun se on taloudellisesti perusteltua." muutetaan sanamuotoon: "Merkittävien hankintojen yhteydessä arvioidaan sosiaalisen kestävyyden vaikutukset. Hankintojen sosiaalisilla näkökohdilla tarkoitetaan toimenpiteitä, joilla taataan perusoikeuksien, yhdenvertaisen kohtelun ja syrjimättömyysperiaatteen noudattaminen. Hankinnoilla tuetaan esimerkiksi työttömien ja toimintakyvyltään rajoittuneiden ja muiden vastaavien ryhmien työllistämistä. Sosiaaliset kriteerit pyritään sisällyttämään tarjouspyyntöön, kun se on taloudellisesti perusteltua tai niillä voidaan kohentaa hyvinvointia kaupungissa.". Ehdotus hyväksyttiin ja kaupunginhallitus yksimielisesti hyväksyi Ismo Portinin ehdottaman sanamuotomuutoksen. Khall. 23.2.2015 77 Sosiaali- ja terveyslautakunnan, ympäristölautakunnan, teknisen lautakunnan, sivistyslautakunnan, vesihuoltoliikelaitoksen johtokunnan, Riihimäen seudun terveyskeskuksen, Riihimäen yrittäjien ja Riihimäen Tilat ja Kehitys Oy:n lausunnot ovat OHEISENA. Annettujen lausuntojen perusteella hankintastrategialuonnokseen on tehty täsmennyksiä ja tarkennuksia. Luonnos kaupungin hankintastrategiaksi (v.1.3/16.2.2015) on LIITTEENÄ. Arvio hankintastrategian vaikutuksista Sähköiset hankintavälineet tuovat merkittävän apuvälineen hankintaprosessin tehokkaaseen läpivientiin lainsäädännön ja ohjeiden edellyttämällä tavalla. Hankintastrategian arvioidaan lisäävän kilpailua ja parantavan paikallisten toimittajien mahdollisuuksia osallistua kaupungin järjestämiin tarjouskilpailuihin. Lisääntynyt kilpailu kaupungin hankinnoista vaikuttaa myönteisesti kaupungin hankkimien tavaroiden ja palveluiden hintaan ja laatuun. Hankintastrategian täytäntöönpanon arvioidaan myös lisäävän ympäristötietoisuutta ja parantavan mm. kestävän kehityksen periaatteiden huomioimista kaupungin toteuttamissa hankinnoissa. Hankinnoista vastaavien henkilöiden kouluttaminen ja systemaattinen sopimuksenhallinta tehostaa kaupungin hankintatoimen järjestämistä ja toteuttamista. Tehostunut sopimushallinta ja juridisen asiantuntemuksen käyttö sopimusehdoista pienentää kaupungin sopimusriskiä ja sopimuksista mahdollisesti aiheutuvia taloudellisia vahinkoja. Toimenpideohjel-
man täytäntöönpano tulee edellyttämään määrältään pieniä taloudellisia panostuksia sähköisten hankintavälineiden ja hankintakoulutuksen järjestämiseksi. Riihimäen kaupungin hankintastrategia tukee kaupunkistrategian toteuttamista. (js) Ehdotus/HJ: Kaupunginhallitus päättää hyväksyä Riihimäen kaupungin hankintastrategian (v 1.3/16.2.2015) ja esittää asiakirjan edelleen valtuuston hyväksyttäväksi. Kaupunginhallitus velvoittaa hankintastrategiaa valmistelleen työryhmän raportoimaan hankintastrategian toimenpideohjelman toteuttamisesta. Selvitys toimenpiteiden toteutumisesta on toimitettava kaupunginhallitukselle 31.12.2015 mennessä. Päätös Kalevi Pullinen ehdotti Riku Bitterin kannattamana hallintojohtajan pohjaehdotuksen hyväksymistä lisäyksellä, että Toimenpideohjelmassa pitää huomioida palvelusetelin käyttömahdollisuus.. Koska oli tehty hallintojohtajan pohjaehdotuksesta poikkeava kannatettu ehdotus, josta ei oltu yksimielisiä, puheenjohtaja määräsi toimitettavaksi äänestyksen tehden samalla seuraavan äänestysesityksen: ne, jotka kannattavat hallintojohtajan ehdotusta, äänestävät jaa, ja ne, jotka kannattavat Kalevi Pullisen ehdotusta, äänestävät ei. Äänestys toimitetaan kätten nostolla. Äänestysesitys hyväksyttiin. Suoritetussa äänestyksessä annettiin kolme (Räty, Hirviniemi ja Nahkuri) jaa-ääntä ja kuusi (Takala, Bitter, Snellman-Tenhunen, Portin, Pullinen ja Ovaskainen) ei-ääntä. Näin ollen puheenjohtaja totesi kaupunginhallituksen hyväksyneen pohjaehdotuksen Pullisen ehdotuksen mukaisesti täydennettynä. Kvalt. 19 Päätös: Täytäntöönpano päätösote (+hankintastrategia liite)/hallintokunnat (suppea jakelu), elinkeinojohtaja, RHL-Data Oy/Rantanen, Alaräihä Muutoksenhaku ei muutoksenhakuoikeutta (KuntaL 91 ) Lähempiä tietoja antaa hallintojohtaja Jussi Savola, puh. 019 758 4011