Certia-asiakkuus ja Jyväskylän yliopiston sisäiset prosessit Henkilöstöhallinto
Tiedotustilaisuus 20.4.2009 Mitä merkitsee Jyväskylän yliopiston siirtyminen Certian asiakkaaksi? Kuinka henkilöstö- ja taloushallinnon sisäiset toimintatavat muuttuvat ja uudistuvat? Muutoksen vaikutukset henkilöstö- ja talousasioita hoitavan henkilöstön työnkuvaan?
Jyväskylän yliopiston Certia asiakkuus Ohjausryhmä Erkki Tuunanen, hallintojohtaja, JY Päivi Seppä, talouspäällikkö, JY Sanna Hirvola, hallintopäällikkö, JY Sakari Liimatainen, suunnittelupäällikkö, JY Marja Leena Immonen, henkilöstöpäällikkö, JY Irja Rissanen, taloussuunnittelija, JY Ulla Kauppi, johtaja, Certia Markku Kivioja, henkilöstöpäällikkö, Certia Pikko Kero-Kangasluoma, talouspäällikkö, Certia Heikki Syrjälä, tietohallintopäällikkö, Certia Merja Poutanen, asiakaspalvelupäällikkö, Certia Jussi Hiltunen, asiakaspalvelupäällikkö, Certia Mari Holmsten, johdon assistentti, Certia puheenjohtaja projektipäällikkö, Heha projektipäällikkö, Taha sihteeri
Certia / Heha työryhmän kokoonpano Marja Leena Immonen, henkilöstöpäällikkö JY projektipäällikkö Pirjo Koikkalainen, hallintoamanuenssi JY Sari Kärki, henkilöstösihteeri JY Tarja Lyytinen, henkilöstösihteeri JY Tuula Paukama, henkilöstösuunnittelija JY Eine Pentti, henkilöstösihteeri JY Marja Sarvilinna, kehittämispäällikkö JY Kaisa Äijänen, osastosihteeri JY Merja Poutanen, asiakaspalvelupäällikkö Certia projektipäällikkö Jussi Hiltunen, asiakaspalvelupäällikkö Certia Heikki Syrjälä, tietohallintopäällikkö Certia
Jyväskylän yliopiston Certia asiakkuus Tavoitteet Palvelusopimus (palvelukuvaukset, menettelytavat, vastuunjakotaulukot, käsitteistö, palvelujen hinnoittelu, tietojärjestelmät) Toimintakäsikirja (palvelusopimuksen tarkennus, mm. yhteyshenkilöt, asiointitavat, ohjeistus, lomakkeet ) Asiakkuuden aloitus Certiassa Taloushallinto 1.9.2009 alkaen Henkilöstöhallinto 1.10.2009 alkaen
Henkilöstöhallinnon palvelut Certiassa 1.10.2009 alkaen Palvelusuhdeasiat osittain, mm. henkilötiedot, lomat, poissaolot Palkkojen, palkkioiden, apurahojen maksatus Palkka-ajot Viranomaistilitykset (sotu, verot, eläkkeet ) Pääkäyttäjätoiminnot ja järjestelmän ylläpito
Mitä jää yliopistolla hoidettavaksi syksyn 2009 aikana? Nimityskirjat ja nykyiset työsopimukset Nimikirjojen ylläpito Sivutoiminen tuntiopetus Sivutoimi-ilmoitukset Uuden yo-lain edellyttämien työsopimusten tekeminen
Henkilöstöhallinnon palvelut Certiassa 1.1.2010 alkaen Ei lisäpalveluja, mutta tarkennuksia Personec Fortime / uudet tilipuitteet, rajapinta AdeEko - ja SAP järjestelmiin Lakimuutosten vaikutukset Fortime - järjestelmään Virkasuhteet työsopimussuhteisiksi Henkilöstöhallinnon vastuulla olevat vuoden 2009 tilinpäätöksen liitetiedot tuotetaan yhteistyössä Certian ja yliopiston kesken
Yo-lain mukanaan tuomat muutokset Yhteistyö Certian kanssa Eläkevakuuttamiseen liittyvät muutokset (Valtiokonttori ja uusi eläkelaitos) Lakisääteinen vakuuttaminen (tapaturmavakuutus, ryhmähenkivakuutus, työnantajan ja työntekijän työttömyysvakuutus) Vuosilomasäädösten päivittäminen järjestelmään Nimikirjoista ja vakanssihallinnosta luopuminen Henkilöstöjärjestelmän ja uusien järjestelmien rajapintojen läpikäynti
Jyväskylän yliopiston Henkilöstöhallinnon sisäiset prosessit Työryhmän kokoonpano Marja Leena Immonen, henkilöstöpäällikkö, työryhmän puh.joht. Kerttu Käkönen, osastosihteeri Sari Kärki, henkilöstösihteeri Soili Leskinen, amanuenssi Tarja Lyytinen, henkilöstösihteeri Piia Löppönen, kehittämispäällikkö Matti Myllykoski, hallintopäällikkö Eine Pentti, henkilöstösihteeri Tuula Paukama, henkilöstösuunnittelija, työryhmän sihteeri
Jyväskylän yliopiston Henkilöstöhallinnon sisäiset prosessit Laatia esitys palvelussuhteeseen liittyvien henkilöstöhallinnon tehtävien työn- ja vastuunjaosta tiedekuntien ja erillislaitosten palvelukeskusten ja hallintoviraston välillä ottaen huomioon yliopistojen palvelukeskus Certiaan siirtyvien tehtävien vaikutus
Jyväskylän yliopiston Henkilöstöhallinnon sisäiset prosessit Tavoitteena tehokkaat, taloudelliset ja joustavat prosessit (prosessilla on omistaja ja johtaja) Lähtökohtana asiantuntemuksen vahvistaminen, laadukas asioiden hoito sekä riskien ja virheiden minimointi
Mihin muuhun Certia asiakkuus vaikuttaa? Mitä muutoksia yo-laki tuo mukanaan? Henkilöstöresurssit (hallintokeskus, sisäiset palvelukeskukset) Henkilöstöhallinnon tehtäväkuvat (hallintokeskus/sisäiset palvelukeskukset, roolit, tehtävät, vastuut, prosessit ja työnjako) Työehtosopimuksiin liittyvien sisäisten ohjeiden päivitys Rekrytointiin liittyvät menettelytavat ja mahdollinen sähköinen rekrytointijärjestelmä Työsopimusten tekeminen sähköisesti Ulkomailla työskentely, ulkomaalaisten verotus ja sosiaaliturva
Mitä muutoksia yo-laki tuo mukanaan? Vakuuttamisasiat Henkilökunta, opiskelijat, Normaalikoulun oppilaat Lakisääteiset vakuutukset (tapaturmavakuutus, ryhmähenkivakuutus, työnantajan ja työntekijän työttömyysvakuutus Vastuuvakuutus Matkustaminen Ajoneuvot Irtaimisto, koneet, laitteet, kalusto Kiinteistövakuuttaminen jää uudelle yhtiölle
Koulutus ja ammatillisen osaamisen vahvistaminen muuttuvassa tilanteessa Henkilöstöasioita tulevaisuudessa hoitava henkilöstö Omien tehtävien ja oman roolin tunnistaminen? Oman osaamisen kartoittaminen ja vahvistaminen? Laitosjohto ja esimiehet Mistä ammatillinen tuki? Yliopiston työntekijät Missä asioidaan?, Kenen kanssa?, Millä tavoin?
Koulutus ja ammatillisen osaamisen vahvistaminen muuttuvassa tilanteessa Uusiin prosesseihin ja käytänteisiin liittyvät sisältöasiat Uusien menettelytapojen ja ohjeiden läpikäyminen (mm. Certia asiakkuuden toimintakäsikirja) Työsuhteeseen liittyvä koulutus Työehtosopimukset ja siihen liittyvä lainsäädäntö
Yhteenveto toimenpiteistä Heha -sisäiset prosessit esitys hallintojohtajalle 31.5.2009 Certia -yhteyshenkilöiden nimeäminen kesäkuu 2009 15.6. 2.8.2009 määritelty loma-ajaksi Certian ja yliopiston väliseen työnjakoon liittyvien prosessien läpikäynti elo-syyskuu 2009 Certia / Taha toimintakäsikirjaluonnos 31.8.2009 Taloushallinto Certiaan 1.9.2009 Certia / Heha toimintakäsikirjaluonnos 30.9.2009 Henkilöstöhallinto Certiaan 1.10.2009 Henkilöstöportaalin (www-sivut ja ohjeet) rakenne Certia -asiakkuutta varten elokuu 2009 Prosessien, sisäisten menettelytapojen ja työnjakojen selkiyttäminen syksy 2009 Uusi yo-laki voimaan 1.1.2010
Lisätietoja Henkilöstöhallinto Marja Leena Immonen, henkilöstöpäällikkö Puh. 1012, marja.leena.immonen@jyu.fi Tuula Paukama, henkilöstösuunnittelija Puh. 1186, tuula.m.paukama@jyu.fi Taloushallinto Irja Rissanen, taloussuunnittelija Puh. 1090, irja.rissanen@jyu.fi https://www.jyu.fi/hallinto/kehi/certia